Archiviazione
Archiviazione
Archiviazione Produttore Multimedia It s.n.c. Distributore TeamSystem s.r.l. Caratteristiche Tecniche Linguaggio di programmazione VISUAL BASIC, VISUAL C++ Sistema operativo Rete MICROSOFT WINDOWS 95/98/NT Peer to Peer, Server Novell Netware, Windows NT, Reti dotate di NFS Configurazione minima Processore: PENTIUM 166 RAM: 16 MB (consigliata 32 MB) Occupazione programma: 40MB Occupazione archivi: doc. A4 da scanner 50KB; doc A4 da spool 4KB HD: 1GB (50.000 documenti A4) Monitor: Colore SVGA 800x600 Unità CD-Rom Stampante: Aghi, Laser, Getto d inchiostro Scanner: tutti gli scanner dotati di Twain compatibile Caratteristiche Funzionali L attività di ogni impresa è incentrata sull assoluta necessità di una integrazione logica delle informazioni, resa difficile dalla verticalizzazione delle competenze, dalla forte interazione nei processi e la concomitanza delle funzioni. In tale scenario in cui qualità, tempestività, innovazione, globalizzazione, sono i parametri su cui misurarsi, il vantaggio competitivo passa anche attraverso l immediata e assoluta disponibilità di dati nella forma più completa e funzionale, in tutti i dipartimenti aziendali al fine di consentire risposte immediate ai processi aziendali. L istantaneo accesso ai documenti archiviati mente si contrappone ai lunghi tempi di ricerca ed aggregazione di informazioni basate su documenti cartacei. E arduo aumentare la produttività di un azienda quando la ricerca ed il trattamento delle pratiche richiedono giorni o mesi. L archivio elettronico Archivia Plus è il software in ambiente Windows che consente la classificazione e l archiviazione di qualsiasi tipo di documento, sia esso un documento proveniente da procedure gestionali, un immagine, un testo, un disegno, un file, un fax, un suono, un video, un messaggio. La sua struttura modulare lo rende flessibile e adattabile a tutte le aziende che vogliono organizzare il loro patrimonio di documenti e razionalizzare la ricerca, la visualizzazione, la stampa e la spedizione. Aderenza agli standard Al fine di consentire un continuo adeguamento della utenza agli strumenti informatici che la tecnologia mette a disposizione, Archivia Plus utilizza i formati e le compressioni dei documenti riconosciuti dall AIPA, strutture relazionali standard e documentate. Non vi è nessun vincolo sulla scelta del database e del sistema operativo. Archivia Plus supporta Microsoft Windows 95/98, Windows NT. Nei rispettivi ambienti ed in funzione della operatività richiesta il database potrà essere MS Access, SQL Server. Per ogni utente del sistema vengono definiti i permessi di accesso, modifica, lettura, copia. L organizzazione gerarchica della gestione utenti consente di segretare i documenti agli utenti di livello inferiore. Conformità alla modalità di lavoro Archivia Plus non costringe l utente a modificare le proprie modalità di lavoro: integra e si integra nelle procedure di ufficio e di lavoro, preleva i dati provenienti dagli spool di stampa ed automaticamente genera le connessioni logiche tra documenti (es. lega le fatture alle relative bolle e/o le inserisce nel dossier del cliente). Nel caso di gestione dei tabulati li segmenta logicamente, gestendo vari livelli di codici di rottura e vi applica ricerche di tipo testuale. Personalizzazione del sistema II sistema può essere personalizzato dall utente che definisce gli archivi dei documenti da utilizzare (dichiarazioni fiscali, cedolini paga, bolle, fatture, circolari etc.), le chiavi di ricerca ad esse connesse e gli eventuali vincoli o dizionari aziendali. Con le medesime modalità può definire quali tipi di cartelle utilizzare e con quali regole associare i documenti. Un flessibile sistema di protocollo automatico può essere usato nel caso di archiviazione ricevuti. p/01
Elenco Moduli Archivia plus pag. 3 - Modulo Base 4 - Spool 5 - Collegamento ai programmi gestionali 6 - Master 6 - Protocollo 7 - Join 7 - Print 7 - Fax 7 - Storico Amministrazione e Contabilità Acquisizione documenti da scanner Documenti prodotti internamente Dichiarazioni Fiscali ARCHIVIA plus Paghe e Stipendi Riproduzione documenti con stampante laser Vendite e Acquisti p/02
Modulo base Archiviazione Gestione Archivi, viene presentato l elenco degli archivi documenti disponibili, sono attive le funzioni per crearne di nuovi ed effettuare la manutenzione di quelli esistenti. Gestione Documenti, viene visualizzato l elenco presenti in archivio, sono disponibili i comandi per ricercare, visualizzare, stampare, modificare, spedire, inserirne di nuovi tramite spool, scanner, import. Creazione di Archivi Il Modulo Base di Archivia Plus fornisce gli strumenti per configurare in completa autonomia la struttura degli archivi da utilizzare e definire i singoli campi, gli indici di ordinamento, la dislocazione fisica dei files e attivare funzioni automatiche di acquisizione dati di sistema. Gli archivi generati con Archivia Plus sono protetti da letture o modifiche non autorizzate e possono essere resi compatibili con lo standard Microsoft Access. Con il programma vengono forniti archivi già pronti per l utilizzo con le procedure gestionali Gamma, Gecom Multi, Gecom Paghe, Gecom Redditi. Inserimento documenti di qualsiasi tipo Definiti gli archivi da utilizzare, il programma permette di inserire in ogni record di ogni archivio un documento e le informazioni necessarie per la sua individuazione. Il documento può essere una immagine, un testo, un semplice file, un file multimediale, un documento proveniente da spool o da procedure come Word, Excel, Corel Draw, Acrobat. Il documento viene registrato nell archivio e il file associato viene posizionato nelle directory protette di Archivia Plus. Ricerche rapide e complete Funzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in pochi secondi. Sono supportate ricerche complesse che utilizzano il linguaggio SQL e semplici ricerche di stringhe di testo, sia su singoli campi, sia sull intero archivio. Nel caso di documenti archiviati come files, può anche essere attivata la ricerca di testo all interno, sono supportati tutti i file che contengono testo non compresso come Word, Excel, PageMaker, Html e numerosi altri. La ricerca a tutto testo, può essere utilizzata anche sui documenti archiviati da Spool di Stampa con il modulo Archivia Plus Spool. Gestione Scanner Il programma è dotato di un menù per la gestione di Scanner con interfaccia Twain e di funzioni per l acquisizione di documenti multi pagina, l inserimento e l esclusione di singoli fogli, l accodamento, l acquisizione programmata del fronte e retro. Le immagini acquisite con Scanner sono memorizzate in massima compressione fino ad occupare 50/80 Kb a pagina (A4 b.n.). Standard Grafico Il sistema di memorizzazione dei documenti grafici, utilizza i formati standard TIFF e DCX che consentono la gestione di documenti multi pagina. Il programma è dotato di un proprio visualizzatore interno che permette di accedere direttamente ai file multi pagina TIFF, DCX, ai documenti generati da spool di stampa, alle immagini archiviate in numerosi formati. Tutti gli altri tipi di documenti archiviati, possono essere visualizzati utilizzando programmi esterni ad Archivia Plus definibili in fase di configurazione del programma e indipendenti dalle associazioni fornite a livello di sistema operativo. Una apposita funzione consente di generare report dei dati inseriti. Altre funzioni consentono l esportazione dei singoli documenti o di parte degli archivi stessi. Collegamento con Microsoft Exchange Archivia Plus dispone di un comando per l invio del documento via fax e/o via e-mail con il sistema di posta Microsoft Exchange. L invio avviene richiamando una icona all interno della visualizzazione di Archivia Plus. Archivia Plus Save Archivia Plus Save è un agente di Archivia Plus e viene attivato ogni volta che un file viene memorizzato nell area di lavoro del programma. Indipendentemente dalla provenienza del file, viene visualizzato un menù che permette di scegliere l archivio dove si vuole inserire il documento e di digitarne i dati identificativi. Archivia Plus Save è utilizzabile con qualsiasi programma che genera un file. Il vantaggio è notevole consentendo all utente di inserire in un unico archivio documenti provenienti da applicativi diversi. Archivia Plus Save è utilizzabile con Word, Excel, Corel Draw, Autocad, e numerosi altri programmi. In rete con controllo Archivia Plus consente l installazione di archivi condivisi tra più utenti. E utilizzabile su Server Novell Netware, Windows NT e su reti Peer to Peer. Il modulo Archivia Plus Users consente di controllare l accesso agli archivi. Possono essere definite autorizzazioni a livello di singoli utenti e di gruppi. p/05
Spool Archiviazione Selezione dello schema per l archiviazione di spool di stampa. Gli spool possono essere archiviati singolarmente dalla gestione documenti o automaticamente con il collegamento diretto agli applicativi. Archiviazione di Spool di Stampa Il modulo Archivia Plus Spool dispone di tutti i collegamenti necessari per archiviare agevolmente e rapidamente i documenti prodotti dalle procedure gestionali TeamSystem. Vengono forniti archivi, schemi e logotipi già pronti per l utilizzo rendendo semplice ed immediata l operatività. Stampando i documenti su File (opzione presente in tutti i programmi TeamSystem) questi vengono automaticamente prelevati da Archivia Plus Spool e inseriti nell apposito archivio, senza intervento dell operatore. Se è presente il modulo Archivia Plus Print, il documento viene automaticamente stampato su stampante laser o su stampanti a colori. Il marchio dell azienda che viene aggiunto alla fincatura del documento, può anche essere colorato. Un metodo veloce, affidabile, sicuro Ogni documento viene formattato e memorizzato individualmente per consentire all utente, se necessario, di rileggerlo con programmi propri. Lo schema di lavorazione consente di definire tutti i parametri necessari per la interpretazione dello spool di stampa, quelli per il layout, per la sovrapposizione dei grafici e per la definizione dei campi di ricerca da compilare. Gli archivi di documenti ottenuti con Archivia Plus Spool sono conformi alla normativa AIPA. Esempio di visualizzazione di documento proveniente da spool. Il visualizzatore presenta il file sovrapposto al logotipo. Sono disponibili comandi per l avanzamento delle pagine, lo zoom, la rotazione, la ricerca di testo nel documento e la stampa. p/06
Collegamento ai programmi gestionali Archiviazione Collegamento a Gecom Multi Nel caso di collegamento di Archivia Plus al programma Gecom Multi, si hanno a disposizione gli strumenti per archiviare immediatamente : Documenti Contabili, partitari, prima nota, tabelle, giornali contabili, IVA 11, libro cespiti. Documenti Fiscali, per l archiviazione di contratti, verbali, certificati, e altri documenti utili. Documenti Inviati, archivio generico per l archiviazione in uscita. Documenti Ricevuti, archivio generico per l archiviazione dei documenti ricevuti. Collegamento a Gecom Paghe Se si utilizza il programma Gecom Paghe, sono attivabili gli schemi per l archiviazione di: Cedolini, Modelli Inps, Inail. Collegamento a Gecom Redditi Per l archiviazione delle dichiarazioni fiscali prodotte dagli studi commerciali, è stata predisposta una soluzione specifica, che consente l archiviazione automatica dei modelli UNICO, 750, 760, ICI e IRAP, e viene data la possibilità di integrare il documento archiviato da Spool, con le immagini acquisite con scanner degli eventuali altri documenti allegati (modulo Archivia Plus Join). Visualizzazione di spool senza logotipo e del modello Unico 98. Collegamento a Gamma Nel caso di collegamento di Archivia Plus al programma Gamma, oltre alle soluzioni Contabili ed agli archivi generici Inviati e Ricevuti, si hanno a disposizione gli strumenti per : Documenti di Vendita, con schemi e logotipi per archiviare ordini Clienti, Documenti di trasporto, Fatture. Documenti di Acquisto, con schemi per ordini a fornitori, partitari di Magazzino, Schede articoli. Scheda documento archivio vendite. p/07
Master/Protocollo Archiviazione Esempio di preparazione per la masterizzazione. Archivia Master - Creazione Cd-Rom E il modulo che permette di generare Cd Rom contenenti gli archivi ed i documenti archiviati unitamente ad un mini programma per la ricerca, la visualizzazione e la stampa dei documenti. Nel caso di archiviazione fiscale, sul Cd vengono memorizzati anche il nome del responsabile dell archiviazione, data e ora di generazione del Cd, numero di serie, versione del programma che ha effettuato l archiviazione, il tutto nel rispetto della normativa A.I.P.A. vigente (Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione). Con la realizzazione del Cd Rom il programma aggiorna gli archivi dei documenti e registra il nome, il numero e la serie del Cd Rom in cui il documento è stato archiviato. Si potrà così continuare ad effettuare ricerche anche sui documenti archiviati, in caso di richiesta di visualizzazione di un documento masterizzato, verrà richiesto di inserire il cd relativo o di indicare il percorso per la ricerca. Il percorso va indicato solo la prima volta, dopo che il programma ha individuato il drive da cui prelevare i documenti la visualizzazione avverrà come se fosse residente ancora sui dischi magnetici. Con Archivia Master è possibile distribuire archivi e documenti su più supporti magnetici e ottici, il programma consente di ricercare e visualizzare i documenti indipendentemente dalla loro disposizione fisica nella rete e dal supporto su cui sono memorizzati. Archivia Plus non ha un limite nel numero archiviabili, è ovvio che nel caso di utilizzo di archivi molto consistenti (oltre i 50.000 documenti per archivio) è opportuno utilizzare uno dei server di data base consigliati. Ogni documento archiviato da Spool occupa da 1kb a 4kb, mentre un documento archiviato da Scanner occupa mediamente 50 kb a pagina. Con Archivia Master si possono creare Cd Rom con 100.000/200.000 documenti da spool o 10.000 immagini. Archivia Plus Protocollo - Protocollo generale E il modulo aggiuntivo che permette di gestire il protocollo generale dei documenti ricevuti ed inviati, il programma offre alcune facility per l inserimento dei dati : 1 - il numero protocollo viene assegnato dal sistema; 2 - i dati relativi al Destinatario o al Mittente, vengono aggiornati ad ogni inserimento per consentire, ai successivi, di scegliere i dati da una tabella anziché digitarli ogni volta. L archivio di base fornito con il programma prevede alcuni campi fondamentali ma può essere ampliato con altri campi definibili dall utente al momento della installazione del programma. I documenti protocollati vengono inseriti negli archivi di Archivia Plus. Gli utenti collegati in rete possono, con una semplice interrogazione, visualizzare e stampare i documenti a loro indirizzati. I dati inseriti dall ufficio protocollo, possono essere integrati da ulteriori informazioni inserite dagli altri utenti (non possono essere sostituiti) al fine di fornire maggiori possibilità di identificazione del documento. Gestione del protocollo, videata della registrazione del documento e tabella dei mittenti. p/08
Join/Print/Fax/Storico Archiviazione Esempio di unione tra bolle acquisite da spool di stampa e bolle acquisite da scanner. Esempio di pianificazione della archiviazione da spool, della ricezione e spedizione dei Fax. Archivia Plus Join Consente di abbinare documenti i cui dati di classificazione provengono da procedure di stampa (Archivia Plus Spool) e le immagini da acquisizione con scanner, ideale per l archiviazione di bolle, fatture di acquisto, ordini di clienti. Unisce la praticità dell archiviazione da spool con la fedeltà dell immagine acquisita con lo scanner, indispensabile per quei documenti che contengono firme o dati aggiunti dopo la stampa. Archivia Plus Print Il modulo Archivia Plus Print consente di stampare automaticamente gli originali al momento dell archiviazione. La stampa è completamente automatica e può essere programmato sia il numero di copie sia la stampante di destinazione. Le ristampe effettuabili dall archivio inseriranno automaticamente la dicitura copia di archivio su ogni documento. Archivia Plus Print può essere utilizzato solo con i programmi Gecom Multi/Parcellazione e Gamma. Archivia Plus Fax La ricezione dei fax effettuata con il personal computer ed il programma Microsoft Exchange, può essere collegata al programma Archivia Plus per archiviare automaticamente tutti i fax ricevuti. Può essere programmata la stampa automatica di una copia. I dati inseriti automaticamente dal programma possono essere implementati dall operatore con ulteriori informazioni aggiuntive che facilitino la ricerca del documento fax. Con il modulo Archivia Plus Fax spedizione, è possibile programmare la spedizione automatica a mezzo fax dei documenti archiviati. Anche in questo caso il programma si collega con Microsoft Exchange per la gestione dei messaggi e per la generazione del formato fax. E in corso di implementazione la gestione automatica delle spedizioni a mezzo Email. Archivia Plus Storico Archivia Plus Storico è un modulo di Archivia Plus dedicato agli uffici tecnici ed ai gestori di progetti. Consente di generare automaticamente le revisioni e storicizzare i documenti revisionati, dopo l approvazione. Sono previste 3 tipologie di Utenti Revisionatori : il Revisore, il Certificatore, il Controllore. Il nuovo documento può essere inserito nell archivio solo dopo l approvazione da parte dei Revisionatori. Il programma provvede ad inserire automaticamente il numero di revisione nel documento e ad inviare quello revisionato nell archivio storico, contestualmente viene registrato, in apposito giornale, il movimento di revisione con data ora e nominativi che hanno partecipato alla certificazione. p/09
TeamSystem s.r.l. 61100 Pesaro Via Gagarin, 205/206 tel. 0721/400700 fax 0721/400502 TeamSystem s.r.l. 60019 Senigallia (AN) Via Caduti sul Lavoro, 1 tel. 071/79081 fax 071/7920604 - Studio Stefano Pieri Graphic Designer - Timbro Rivenditore