Gennaio 2010 www.estv.admin.ch Info IVA concernente la prassi 06 Nuovo diritto contabile; contabilità semplificata e limitata in relazione con l IVA Dipartimento federale delle finanze DFF Amministrazione federale delle contribuzioni AFC
Info IVA concernente la prassi 06 Osservazioni preliminari Espressioni che possono indicare una forma femminile o maschile non verranno distinte nella presente pubblicazione ma saranno utilizzate nell una o nell altra forma e sono considerate equivalenti. Abbreviazioni AFC Amministrazione federale delle contribuzioni AFD Amministrazione federale delle dogane art. articolo AS Aliquota/e saldo CC Codice civile Svizzero del 10 dicembre 1907 (RS 210) CHF Franchi svizzeri CO Legge federale del 30 marzo 1911 di complemento del Codice civile svizzero (Libro quinto: Diritto delle obbligazioni; RS 220) cpv. capoverso DFF Dipartimento federale delle finanze IVA Imposta sul valore aggiunto lett. lettera LIVA Legge federale del 12 giugno 2009 concernente l imposta sul valore aggiunto (RS 641.20) n. numero NDC Nuovo diritto contabile OIVA Ordinanza del 27 novembre 2009 concernente l imposta sul valore aggiunto (RS 641.201) Olc Ordinanza del 24 aprile 2002 sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; RS 221.431) RS Raccolta sistematica del diritto federale 2
Nuovo diritto contabile; contabilità semplificata e limitata in relazione con l IVA Spiegazioni introduttive La presente info IVA concernente la prassi funge da complemento all info IVA Contabilità e fatturazione già esistente e per le imprese che hanno il diritto di allestire una contabilità semplificata sotto forma di rendiconto delle entrate e delle uscite (compreso lo stato patrimoniale) in virtù del nuovo diritto contabile (NDC). Le basi legali della contabilità figurano all articolo 70 LIVA e agli articoli 122 125 OIVA. In merito alla contabilità vanno inoltre osservate le disposizioni di cui all articolo 128 capoverso 1 lettera b OIVA. In seguito all introduzione del nuovo diritto contabile dal 1 gennaio 2013 l articolo 70 capoverso 2 secondo periodo LIVA Contabilità e conservazione è stato adeguato come segue: È fatto salvo l articolo 958f del Codice delle obbligazioni. L articolo 958f CO disciplina la tenuta e la conservazione dei libri di commercio. Al riguardo vanno osservate anche le spiegazioni della cifra 4 qui di seguito. Le numerose pubblicazioni in ambito dell IVA (p. es. info IVA, info IVA concernenti i settori, testi e/o moduli sul sito internet dell AFC), contenenti all occorrenza spiegazioni sul nuovo diritto contabile (contabilità e presentazione dei conti), saranno adeguate nel corso del 2013 e 2014. I rinvii al Codice delle obbligazioni contenuti nella presente info IVA concernente la prassi riguardano gli articoli entrati in vigore il 1 gennaio 2013. 3
Info IVA concernente la prassi 06 Indice delle materie 1 Generalità sulla contabilità semplificata in base alle entrate e alle uscite (compresa l indicazione dello stato patrimoniale)... 5 1.1 Introduzione... 5 1.2 Base legale (art. 957 CO).... 5 1.3 Definizione di cifra d affari.... 6 1.4 Microimprese ai sensi dell articolo 957 capoverso 2 CO... 8 1.4.1 Definizione di microimprese... 8 1.4.2 Liberi professionisti e loro obbligo di tenere una contabilità nel nuovo diritto contabile.... 8 2 Contabilità delle entrate e delle uscite... 9 2.1 Principi di tenuta di una contabilità conforme (art. 957a cpv. 2 n. 1 5 CO)... 9 2.2 Struttura di una contabilità delle entrate e delle uscite... 9 2.3 Prova dello stato patrimoniale (art. 957 cpv. 2 CO), rispettivamente patrimonio aziendale all inizio e alla fine di un periodo fiscale (art. 128 cpv. 1 lett. b OIVA).. 11 3 Ordinanza sui libri di commercio e documenti contabili... 11 3.1 Ordinanza sui libri di commercio... 11 3.2 Documenti contabili ai sensi dell articolo 957a capoverso 3 CO... 12 4 Tenuta e conservazione dei libri e dei documenti contabili (art. 958f CO)... 12 4
Nuovo diritto contabile; contabilità semplificata e limitata in relazione con l IVA 1 Generalità sulla contabilità semplificata in base alle entrate e alle uscite (compresa l indicazione dello stato patrimoniale) 1.1 Introduzione Le microimprese (per la definizione di microimprese v. la cifra 1.4.1) possono ricorrere alla contabilità semplificata, rispettivamente limitata, sotto forma di rendiconto delle entrate e delle uscite (compresa l indicazione dello stato patrimoniale). Per motivi di semplificazione, nelle spiegazioni qui di seguito viene utilizzato soltanto il termine di contabilità delle entrate e delle uscite. La seguente cifra 1.2 riprende il tenore dell articolo 957 CO. I capoversi 2 e 3 riguardano le microimprese che possono ricorrere alla contabilità delle entrate e delle uscite. Le seguenti cifre abborderanno in maniera più dettagliata entrambi questi capoversi. 1.2 Base legale (art. 957 CO) 1 Devono tenere la contabilità e presentare i conti conformemente alle disposizioni seguenti: 1. le imprese individuali e le società di persone con una cifra d affari di almeno 500 000 franchi nell ultimo esercizio; 2. le persone giuridiche. 2 Devono tenere soltanto la contabilità delle entrate e delle uscite e la contabilità del patrimonio: 1. le imprese individuali e le società di persone con una cifra d affari inferiore a 500 000 franchi nell ultimo esercizio; 2. le associazioni e le fondazioni che non hanno l obbligo di farsi iscrivere nel registro di commercio; 3. le fondazioni liberate dall obbligo di designare un ufficio di revisione conformemente all articolo 83b capoverso 2 CC. 3 Alle imprese di cui al capoverso 2 si applicano per analogia i principi della tenuta regolare dei conti. 5
Info IVA concernente la prassi 06 1.3 Definizione di cifra d affari All articolo 959b CO viene tra l altro utilizzato, per la forma di presentazione del conto economico, il termine di importo netto dei ricavi da forniture e prestazioni. Le nozioni importo netto e cifra d affari netta sono identiche al criterio di grandezza utilizzato dall articolo 957 CO, rispettivamente alla nozione di cifra d affari. Per determinare l entità della cifra d affari, le diminuzioni della controprestazione devono essere dedotte dall afflusso di denaro e di beni provenienti da forniture e prestazioni di servizi. Costituiscono possibili diminuzioni della controprestazione i ribassi, gli sconti, i difetti della cosa, le perdite su debitori, gli abbuoni sulla cifra d affari, i premi di fedeltà, i bonifici per ribassi, i rimborsi, gli storni, la ripresa di imballaggi ecc. Per stabilire se un impresa sottostà all obbligo (integrale) di tenere la contabilità e di presentare i conti (art. 957 cpv. 1 CO) oppure a quello della contabilità semplificata ai sensi dell articolo 957 capoverso 2, la cifra d affari, rispettivamente gli importi netti dei ricavi, devono sempre essere considerati IVA esclusa. Lo scorporo dell IVA è sempre effettuato con le pertinenti aliquote legali (2,5 %, 3,8 % o 8 %) anche quando viene applicato il metodo delle aliquote saldo o delle aliquote forfetarie (v. anche il seguente esempio). I flussi di mezzi finanziari enumerati nell articolo 18 capoverso 2 LIVA sono considerati cosiddette non controprestazioni ai sensi dell IVA e non sottostanno pertanto all imposta, rispettivamente non devono essere imposti. Tuttavia, simili flussi di mezzi finanziari costituiscono di norma cifre d affari ai sensi del Codice delle obbligazioni, e l obbligo di tenere una contabilità semplificata o una contabilità completa ai sensi dell articolo 957 CO deve essere esaminato approfonditamente a seconda della situazione. Ai sensi dell IVA i ricavi da dividendi costituiscono non controprestazioni ai sensi dell articolo 18 capoverso 2 lettera f LIVA. Ai sensi invece del Codice delle obbligazioni si tratta di cifre d affari e sussiste (l eventuale) obbligo di tenere una contabilità e di presentare i conti. 6
Nuovo diritto contabile; contabilità semplificata e limitata in relazione con l IVA Le cifre d affari non sono costituite soltanto da ricavi netti provenienti da forniture e prestazioni, ma anche da altri ricavi d esercizio e ricavi estranei all esercizio, come i ricavi finanziari (ricavi da interessi o dividendi oppure utili di corso sui titoli), ricavi immobiliari e valori patrimoniali estranei all esercizio dell azienda che producono un ricavo. Esempio Calcolo della cifra d affari determinante applicando il metodo delle aliquote saldo Emilio Mattei (impresa individuale con due collaboratori, metodo di rendiconto delle aliquote saldo e sistema di rendiconto secondo le controprestazioni ricevute) esercita un impresa di installazioni sanitarie nella zona di Bellinzona. I ricavi secondo il conto economico per l esercizio 2013 sono i seguenti: in CHF Controprestazioni ricevute da prestazioni (compresa IVA 8 %) 525 000 Aumento saldo debitori (compresa IVA 8 %) 10 000 Diminuzione delcredere (senza IVA) 2 000 IVA dovuta (2,9 % AS su CHF 525 000) - 15 225 Ricavi finanziari (interessi e dividendi) 1 000 Cifra d affari totale nel 2013 522 775 Per valutare se sussiste l obbligo integrale di tenere la contabilità e di presentare i conti conformemente all articolo 957 capoverso 1 CO occorre in particolare prendere in considerazione i ricavi da lavori, IVA esclusa (con l aliquota legale), senza la diminuzione del delcredere. in CHF Controprestazioni ricevute da prestazioni (compresa IVA 8 %) 525 000 dedotto IVA 8 % (CHF 525 000 : 108 x 8) - 38 889 Totale intermedio, ricavi netti, IVA esclusa 486 111 Aumento saldo debitori (compresa IVA 8 %) 10 000 dedotto IVA 8 % (CHF 10 000 : 108 x 8) - 741 Totale intermedio saldo debitori, IVA esclusa 9 259 Ricavi finanziari (interessi e dividendi) 1 000 Cifre d affari rilevanti nel 2013 (art. 957 cpv. 2 CO) 496 370 Nell ipotesi che nel 2013 abbia tenuto la propria contabilità delle entrate e delle uscite, Emilio Mattei può continuare nello stesso modo anche nel 2014. 7
Info IVA concernente la prassi 06 1.4 Microimprese ai sensi dell articolo 957 capoverso 2 CO 1.4.1 Definizione di microimprese Sono potenziali microimprese: imprese individuali (p. es. Istituto di Bellezza Nicoletti, Bruno Falchetti, Albergo del Sole oppure Enzo Mattei radio-tv) e società di persone (Verdi & Puccini oppure Rossi & Co.) con una cifra d affari annua inferiore a 500 000 franchi; associazioni e fondazioni non volte al conseguimento di un utile (p. es. Società Bandistica Momo, Protezione Gatti, Coro Gospel XY, Società Federale di Ginnastica Verzasca, oppure fondazioni ecclesiastiche o di famiglia) che non hanno l obbligo di farsi iscrivere nel registro di commercio (condizione della non iscrizione al registro di commercio: l associazione o la fondazione non esercita un impresa in forma commerciale); e fondazioni liberate dall obbligo di designare un ufficio di revisione. L obbligo di tenere una contabilità integrale e di presentare i conti (di norma l obbligo di allestire un bilancio e un conto economico) sussiste, anche se un impresa individuale o una società di persone è iscritta al registro di commercio, soltanto a contare da una cifra d affari di almeno 500 000 franchi all anno (v. in merito l art. 957 cpv. 1 CO; cifra 1.2). 1.4.2 Liberi professionisti e loro obbligo di tenere una contabilità nel nuovo diritto contabile Le persone fisiche che esercitano una libera professione non devono farsi iscrivere nel registro di commercio. Rientrano ad esempio nel concetto di libera professione gli avvocati, i notai, gli architetti, gli ingegneri, i geometri, i medici, i farmacisti o i droghieri. Va tuttavia osservato che nel nuovo diritto contabile l obbligo di tenere una contabilità non dipende più dall obbligo di iscriversi al registro di commercio. Le persone fisiche, rispettivamente le persone che esercitano un attività lucrativa indipendente che svolgono una libera professione e realizzano per questo tramite una cifra d affari di almeno 500 000 franchi, sottostanno conformemente all articolo 957 capoverso 1 CO all obbligo di tenere una contabilità e devono quindi anche osservare le disposizioni in materia di presentazione dei conti (presentazione del bilancio e del conto economico, valutazione ecc.). 8
Nuovo diritto contabile; contabilità semplificata e limitata in relazione con l IVA 2 Contabilità delle entrate e delle uscite 2.1 Principi di tenuta di una contabilità conforme (art. 957a cpv. 2 n. 1 5 CO) Occorre garantire che la contabilità delle entrate e delle uscite sia tenuta in maniera completa, senza lacune e fedele. La registrazione delle operazioni deve essere effettuata in maniera sistematica e la prova documentata delle singole registrazioni contabili deve essere disponibile (art. 957a cpv. 2 n. 1 5 CO). Per tutte le entrate e tutte le uscite vanno indicati, oltre alla data dell operazione, il nome del fornitore o prestatore di servizi nonché del destinatario della prestazione. Nel caso delle uscite va sempre indicato il motivo o lo scopo del pagamento. La contabilità delle entrate e delle uscite deve peraltro essere allestita in maniera opportuna e adeguata all importanza dell impresa. La tracciabilità e la verificabilità, devono essere garantite in ogni momento. Per verificabilità si intende la possibilità di seguire le operazioni partendo dal singolo giustificativo (documenti contabili; cifre 3.2 e 4), risalendo attraverso la contabilità delle entrate e delle uscite fino al rendiconto IVA e viceversa. F Ulteriori dettagli sulla verificabilità possono essere desunti dall info IVA Contabilità e fatturazione. 2.2 Struttura di una contabilità delle entrate e delle uscite La contabilità delle entrate e delle uscite deve essere allestita per ogni conto dei mezzi liquidi dell impresa in base al libro di cassa, di posta o di banca o di una registrazione equivalente. Servono come registrazione equivalente, rispettivamente come parte integrante della contabilità delle entrate e delle uscite, anche gli originali degli estratti dei conti della posta e/o della banca. Essi sono di norma completati con le annotazioni contabili interne (conto, codice IVA, all occorrenza prelevamenti o versamenti privati ecc.). Nella tenuta del libro di cassa, di posta o di banca deve essere garantita l integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione) ai sensi dell articolo 3 Olc (v. cifra 3.1). 9
Info IVA concernente la prassi 06 Il contribuente deve tenere i propri libri di commercio, in questo caso la contabilità delle entrate e delle uscite, in maniera conforme e allestirli in maniera tale che consentano di accertare in modo facile e attendibile i fatti determinanti per accertare l assoggettamento, così come per il calcolo e la dichiarazione delle cifre d affari, delle prestazioni soggette all imposta sull acquisto e delle imposte precedenti deducibili (comprese le correzioni della deduzione dell imposta precedente). Per quanto riguarda l IVA devono essere allestiti, oltre alla contabilità delle entrate e delle uscite, un riassunto di tutte le entrate (suddivise in cifre d affari imponibili, esenti dall imposta, escluse dall imposta, vendite di mezzi d esercizio e non controprestazioni) e di tutte le uscite (p. es. pagamenti per spese di merci e di materiali, spese del personale e altre spese d esercizio) per esercizio commerciale (v. anche cifra 2.3). Può servire da base a questo riassunto il questionario complementare per indipendenti senza contabilità delle competenti amministrazioni cantonali delle contribuzioni (denominato qui di seguito questionario cantonale ) che deve essere obbligatoriamente compilato di volta in volta sulla scorta della dichiarazione personale d imposta. A seconda dei Cantoni tale questionario viene anche designato formulario o modulo. Il questionario cantonale deve essere completato con i dati e le indicazioni rilevanti ai fini dell IVA (v. spiegazioni più sopra). Il questionario cantonale completato serve da base per la finalizzazione da effettuare annualmente ai sensi degli articoli 72 LIVA e 126 129 OIVA (segnatamente il termine di 6 mesi). La tenuta di un libro di cassa come parte integrante della contabilità delle entrate e delle uscite è indispensabile per le microimprese con forte movimento di denaro in contanti (p. es. imprese del settore della ristorazione, imprese take-away, mercanti ambulanti, mediatori diretti sul mercato, saloni di parrucchieri, chioschi, negozi di articoli coloniali e simili). Il libro di cassa è la base di tutte le registrazioni. Le entrate e le uscite devono essere registrate in ordine cronologico, senza lacune e in maniera aggiornata nel libro di cassa che va controllato regolarmente tramite il numerario di cassa. A titolo di esempio un ristorante deve registrare quotidianamente nel libro di cassa il totale delle entrate secondo la ricapitolazione del registratore di cassa. 10
Nuovo diritto contabile; contabilità semplificata e limitata in relazione con l IVA 2.3 Prova dello stato patrimoniale (art. 957 cpv. 2 CO), rispettivamente patrimonio aziendale all inizio e alla fine di un periodo fiscale (art. 128 cpv. 1 lett. b OIVA) Oltre alla contabilità delle entrate e delle uscite devono essere registrate separatamente le consistenze iniziali e finali degli attivi (come ad es. i mezzi liquidi [cassa, posta, banca], i crediti, le scorte, i lavori in corso [comprese le prestazioni di servizi non ancora fatturate], l attivo fisso e i debiti per forniture e prestazioni). Ulteriori attivi potrebbero essere gli anticipi ai fornitori per scorte o attivi fissi (con deduzione dell imposta precedente). Gli anticipi dei clienti devono essere dichiarati come cifra d affari al loro ricevimento e devono essere presi in considerazione in vista dell accertamento di un eventuale assoggettamento. Gli anticipi dei clienti devono essere dedotti come posizioni negative dagli attivi (in maniera analoga alle fatture dei fornitori). Il questionario cantonale potrebbe nuovamente servire da base al rilevamento delle consistenze iniziali e finali ( cifra 2.2). Quali registrazioni debbano essere necessariamente o opportunamente effettuate per il rilevamento continuo dei singoli elementi patrimoniali dipende dalla natura e dall importanza dell impresa. 3 Ordinanza sui libri di commercio e documenti contabili 3.1 Ordinanza sui libri di commercio L ordinanza sui libri di commercio (Olc) è stata adeguata per quanto riguarda la conservazione della corrispondenza commerciale. Si tratta di un adeguamento puramente formale dell Olc alle nuove prescrizioni dell articolo 958f CO. In numerosi casi la corrispondenza commerciale non ha un corrispondente valore probatorio ai fini della contabilità e della presentazione dei conti. Per questo motivo il concetto di corrispondenza commerciale è stato stralciato da diversi articoli dell Olc. Ulteriori spiegazioni in merito alla corrispondenza commerciale e alla sua conservazione sono indicate alla cifra 4. 11
Info IVA concernente la prassi 06 3.2 Documenti contabili ai sensi dell articolo 957a capoverso 3 CO Sono considerati documenti contabili i documenti scritti, redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile. In questo senso ad esempio si considerano documenti contabili anche le fatture di debitori o di fornitori. La corrispondenza commerciale può costituire parzialmente o integralmente un documento contabile ai sensi dell articolo 957a capoverso 3 CO. Ogni allibramento deve poter essere documentato (art. 957a cpv. 2 n. 2 e 5 CO). 4 Tenuta e conservazione dei libri e dei documenti contabili (art. 958f CO) I libri e i documenti contabili, come pure la relazione sulla gestione e il rapporto di revisione, devono essere conservati per dieci anni. Il termine di conservazione comincia a decorrere dalla fine dell esercizio commerciale. La relazione sulla gestione e il rapporto di revisione devono essere conservati per scritto e firmati. Ai fini della conservazione vanno osservate le disposizioni dell articolo 70 capoverso 2 LIVA (v. spiegazioni in Osservazioni preliminari ), adeguate nel quadro del nuovo diritto contabile. Conformemente all articolo 70 capoverso 3 in relazione con l articolo 42 LIVA i documenti commerciali riguardanti beni immobili vanno conservati per 20 anni. I libri e i documenti contabili possono essere conservati su supporto cartaceo, elettronico o in forma analoga, sempreché per questo tramite sia garantita la concordanza con le operazioni e le altre fattispecie cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento. In futuro la corrispondenza commerciale dovrà ancora essere conservata soltanto se assume la funzione di documento contabile. Vanno inoltre osservate le disposizioni dell ordinanza del DFF concernente dati ed informazioni elettronici (OelDI) (art. 122 125 OIVA). 12
Si considerano ad esempio documenti (contabili): ordini, fatture di fornitori, copie di fatture in uscita, contratti di acquisto e di locazione, giustificativi di pagamento, nastri di registratori di cassa, duplicati di quietanze, decisioni d imposizione all importazione o all esportazione dell AFD (i file elettronici delle decisioni d imposizione devono essere conservati in maniera corrispondente; cosiddette DIe), libri ausiliari, giustificativi interni come rapporti di lavoro, schede di officina, buoni di ritiro di materiale, riassunti di costi di costruzione o piani di costruzioni, dettagli dei rendiconti IVA, rendiconti IVA, come pure la corrispondenza commerciale, che abbia la funzione di documento contabile. Edito dall Amministrazione federale delle contribuzioni, Berna Giugno 2013 605.535.06 I Webcode: d_05015_it