L ABC DELLA FATTURA ELETTRONICA

L ABC DELLA FATTURA ELETTRONICA Nonostante il notevole sviluppo tecnologico in campo amministrativo, che offre modalità sempre più innovative nell'emissione, gestione e conservazione dei documenti, ancora oggi regna molta confusione riguardo a fatture e documentazione in formato elettronico. Basti pensare che molte persone, quando ricevono una fattura in formato word via email, sono convinte di aver ricevuto una fattura elettronica, nel senso proprio del termine. Con l'intento di far chiarezza sulla differenza tra documenti/fatture elettroniche, analogiche e digitali, lo Studio ha predisposto questa breve guida, facilmente comprensibile anche da chi sia a digiuno di nozioni informatiche, fiscali ed amministrative. Innanzitutto, dobbiamo capire la differenza tra documento informatico e documento analogico. DOCUMENTO INFORMATICO: è un insieme di bit (simboli binari), che deve essere INTERPRETATO da un sistema di elaborazione dati. DOCUMENTO ANALOGICO: si tratta di un'entità, materializzata su supporti di vario tipo e genere (come carta/pellicola fotografica/nastro magnetico); non deve essere interpretato, ma solo riprodotto, per la sua lettura non è necessaria alcuna elaborazione informatica. Il documento analogico è trasformato in DOCUMENTO DIGITALE mediante l'acquisizione della relativa immagine (ad esempio mediante uno scanner, con un software che converta l'immagine in bit). Approfondiamo ora le caratteristiche che un DOCUMENTO INFORMATICO deve necessariamente possedere. La normativa lo qualifica come una rappresentazione informatica di atti/fatti/dati giuridicamente rilevanti. Esso deve essere: i) statico ed immodificabile; ii) emesso con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica (per garantire l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità); iii) su richiesta, deve essere reso leggibile e disponibile su supporto cartaceo, o ancora esibito per via telematica, per esigenze di controllo; iv) memorizzato su un supporto che garantisca l'ordine cronologico; v) consentire funzioni di ricerca ed estrazione informazioni, utilizzando come criteri nome / cognome / denominazione, Codice Fiscale, partita Iva, Data. Analizziamo, ora, le tre diverse modalità di conservazione della documentazione: MEMORIZZAZIONE: trasposizione, su qualsiasi idoneo supporto, attraverso una procedura di elaborazione, di documenti analogici o informatici. ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, univocamente identificati con un codice di riferimento (antecedente al processo di conservazione);l'archiviazione elettronica è eventuale ed antecedente, rispetto alla conservazione in senso stretto dei documenti informatici. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI: memorizzazione, su supporti ottici o comunque idonei, della documentazione, che termina con sottoscrizione elettronica e marcatura temporale sui documenti o sul loro insieme. Soffermiamoci, adesso, sul significato di tre termini che spesso vengono fraintesi. DEMATERIALIZZARE-DIGITALIZZARE: significa trasformare un documento da analogico a digitale (ad esempio, come descritto sopra, con la scansione). CONSERVARE DIGITALMENTE: organizzare un archivio gestibile da un sistema informatico (ovvero organizzare files in cartelle, e creare un database mediante un programma di gestione, per poter effettuare ricerche immettendo campi chiave). 1

CONSERVARE SOSTITUTIVAMENTE: si tratta di una modalità che si evolve secondo la normativa, incentrata su due formalità: firma digitale e marcatura temporale. La loro apposizione garantisce: immodificabilità, certezza d'identità, data ed ora della generazione. Chiarite queste nozioni fondamentali, sarà facile comprendere le differenze tra fattura elettronica e analogica. FATTURA ANALOGICA: ha le stesse caratteristiche del documento analogico. Generalmente, è creata con un programma di videoscrittura, come Word, convertita in PDF ed inviata via email; può essere stampata e custodita su supporto cartaceo, oppure può usufruire della conservazione sostitutiva (ovvero elettronica), come la fattura elettronica. FATTURA ELETTRONICA: ha le stesse caratteristiche del documento informatico. L'emittente ha obbligo di emissione e conservazione in formato elettronico (cioè, sostitutivo). Il ricevente, invece, ha l'obbligo di conservazione elettronica solo se ha fornito il suo consenso a ricevere le fatture in tale formato; in questo caso, sarà obbligato alla conservazione sostitutiva per tutte le fatture, in virtù del principio di omogeneità nelle modalità di conservazione. Quale che sia la modalità, si dovrà osservare, ovviamente, l'ordine cronologico. Fatta chiarezza sul piano terminologico, possiamo passare all esame della disciplina attualmente vigente. LA NUOVA DISCIPLINA IN MATERIA DI FATTURAZIONE ELETTRONICA (DALL 1.1.2013) La Direttiva 2010/45/UE ha riformato la cosiddetta Direttiva Iva (Direttiva 2006/112/CE, relativa al sistema comune d imposta sul valore aggiunto) per quanto concerne la disciplina in materia di fatturazione: lo scopo di tale intervento è semplificare e armonizzare modalità e contenuto della fatturazione per i Paesi dell Unione Europea. Tra i vari interventi in materia di fatturazione, uno dei più innovativi concerne la fatturazione elettronica: all esame di queste novità normative sono dedicati i paragrafi che seguono, nei quali saranno illustrate prima le modifiche apportate nel diritto europeo, poi quelle relative all ordinamento interno. I principi europei in materia di fatturazione Le regole europee poggiano su alcuni principi comuni, enunciati nei considerando della Direttiva 2010/45/UE: - ritenendo che la fatturazione elettronica possa incrementare la competitività delle imprese mediante una riduzione dei costi, gli obblighi Iva devono essere rivisti per eliminare gli oneri e le barriere esistenti che ostacolano il ricorso a tale tipo di fatturazione (VIII considerando); - fatture cartacee ed elettroniche devono ricevere il medesimo trattamento, anche con riguardo alle competenze delle autorità fiscali (VIII e IX considerando); - sia per le fatture cartacee, sia per quelle elettroniche deve essere assicurata l autenticità dell origine (comprovando l identità dell emittente), l integrità del contenuto (come identificato dalle norme europee) e la leggibilità (X considerando). - al fine ultimo di assicurare la sussistenza dei tre requisiti sopra menzionati, i controlli di gestione possono essere utilizzati per creare piste di controllo affidabili tra fatture e cessioni o prestazioni (X considerando); - l autenticità e l integrità delle fatture elettroniche possono essere assicurate anche ricorrendo a talune tecnologie esistenti, quali la trasmissione elettronica di dati (Electronic Data Interchange EDI) e le firme elettroniche avanzate; tuttavia, poiché esistono altre tecnologie, i soggetti passivi non dovrebbero essere obbligati a ricorrere ad una particolare tecnologia di fatturazione elettronica (XI considerando); - qualora un soggetto passivo archivi le fatture da esso emesse o ricevute tramite un mezzo elettronico, oltre allo Stato membro nel quale il soggetto passivo è stabilito anche lo Stato membro nel quale è dovuta l imposta ha diritto ad accedere a tali fatture per eventuali controlli (XII considerando). La nuova disciplina europea in materia di fatturazione elettronica In base alla nuova disciplina contenuta nella Direttiva Iva, per fattura elettronica si intende una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico (art. 217 Direttiva Iva). 2

Al fine di garantire la parità di trattamento tra fatturazione elettronica e fatturazione cartacea, si impone agli Stati membri di accettare come fattura ogni documento o messaggio cartaceo o elettronico che soddisfi le condizioni stabilite nella Direttiva Iva (art. 218 Direttiva Iva). Il ricorso ad una fattura elettronica è subordinato all accordo del destinatario (art. 232 Direttiva Iva). Autenticità dell origine, integrità del contenuto e leggibilità di una fattura, sia essa cartacea o elettronica, sono assicurate dal momento dell emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura (art. 233, 1, Direttiva Iva). Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare i tre requisiti; tale obiettivo può essere realizzato attraverso controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi (art. 233, 1, Direttiva Iva). Costituiscono esempi di tecnologie che assicurano l autenticità dell origine e l integrità del contenuto di una fattura elettronica (art. 233, 2, Direttiva Iva): la firma elettronica e la trasmissione elettronica di dati (Electronic Data Interchange EDI). Gli Stati membri possono stabilire condizioni specifiche per l emissione per via elettronica di fatture relative a cessioni di beni o a prestazioni di servizi effettuate nel loro territorio, a partire da un Paese con il quale non esiste alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza (art. 235 Direttiva Iva). In caso di lotti comprendenti una pluralità di fatture elettroniche trasmesse allo stesso destinatario o messe a sua disposizione, le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere menzionate una sola volta, nella misura in cui, per ogni fattura, la totalità delle informazioni sia accessibile (art. 236 Direttiva Iva). La disciplina italiana Dal Decreto Salva Infrazioni alla Legge di stabilità per il 2013 Le modifiche al diritto europeo sono state recepite nell ordinamento interno con il cosiddetto Decreto Salva Infrazioni (d.l. 11 dicembre 2012, n. 216), così denominato perché volto ad evitare l applicazione di sanzioni nei confronti dell Italia a seguito del ritardo nell allineamento della disciplina nazionale a quella dell Unione Europea. La conclusione anticipata della Legislatura ha indotto il Governo a non procedere con la conversione in legge del Decreto Salva Infrazioni e a trasferirne le disposizioni nella Legge di Stabilità per il 2013 (l. 24 dicembre 2012, n. 228). Conformandosi alle nuove regole europee, il Legislatore nazionale ha promosso l utilizzo della fatturazione elettronica mediante la sua equiparazione alla fatturazione cartacea e consentendo la conservazione elettronica delle fatture anche nei casi in cui siano state emesse in forma cartacea. Le modifiche all art. 21, d.p.r. n. 633 del 1972 La nuova disciplina della fatturazione è stata introdotta sostituendo e ampliando le regole già enunciate nell art. 21, d.p.r. 26 ottobre 1972, n. 633: con effetto dal 1 gennaio 2013 (art. 1, comma 335, l. n. 228 del 2012) sono stati sostituiti i commi da 1 a 6 e sono stati aggiunti i nuovi commi 6 bis e 6 ter. La definizione di fattura elettronica Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico (art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973). La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente (art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973). Nella circolare del 19 ottobre 2005, n. 45, l Agenzia delle Entrate ha precisato che la fattura elettronica inoltrata per via telematica si ha per emessa nel momento della sua trasmissione, ossia nel momento in cui il documento informatico è trasmesso per via elettronica al destinatario [ ]. Peraltro, l emissione della fattura può coincidere con il momento in cui la fattura elettronica è messa a disposizione del destinatario al quale venga inviato un semplice messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove la fattura è reperibile. In tal modo il destinatario, collegandosi al sito, può effettuare in qualsiasi momento il download della fattura, ossia scaricare il documento elettronico. Nel caso di più fatture elettroniche trasmesse in unico lotto allo stesso destinatario da parte dello stesso cedente o prestatore, le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia accessibile la totalità delle informazioni (art. 21, comma 3, d.p.r. n. 633 del 1973). L accettazione del destinatario Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario (art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973). In primo luogo, bisogna osservare che la disciplina europea usa una diversa espressione, vale a dire accordo del destinatario (art. 232 Direttiva Iva). In secondo luogo, è necessario rilevare che la manifestazione di volontà da parte del destinatario non soggiace a forme particolari: è quindi ragionevole ritenere che essa possa avvenire anche successivamente 3

all emissione e per fatti concludenti, ad esempio mediante il pagamento del corrispettivo o la registrazione del documento contabile. Il contenuto della fattura Come è già stato ricordato sopra, la Direttiva Iva richiede che la fattura elettronica non soltanto sia emessa e ricevuta in formato elettronico, ma includa anche le informazioni individuate nella stessa Direttiva Iva (cfr. art. 217 Direttiva Iva). In base al nuovo comma 2 dell art. 21, d.p.r. n. 633 del 1972, la fattura sia essa cartacea o elettronica deve contenere le seguenti indicazioni: a) data di emissione; b) numero progressivo che la identifichi in modo univoco; c) ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; d) numero di partita Iva del soggetto cedente o prestatore; e) ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; f) numero di partita Iva del soggetto cessionario o committente ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell Unione Europea, numero di identificazione Iva attribuito dallo Stato membro di stabilimento; nel caso in cui il cessionario o committente residente o domiciliato nel territorio dello Stato non agisce nell esercizio d impresa, arte o professione, codice fiscale; g) natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell operazione; h) corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono; i) corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono; l) aliquota, ammontare dell imposta e dell imponibile con arrotondamento al centesimo di euro; m) data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se si tratta di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi; n) annotazione che la stessa è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo. Controllo di gestione, firma elettronica, sistemi EDI e altre tecnologie Il soggetto passivo assicura l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione (art. 21, comma 3, d.p.r. n. 633 del 1973). Autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante (art. 21, comma 3, d.p.r. n. 633 del 1973): - sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile; - apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente - sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati; - altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati. La conservazione elettronica delle fatture La conservazione delle fatture è disciplinata dall art. 39, d.p.r. n. 633 del 1972, anch esso modificato dalla Legge di stabilità per il 2013. La modalità elettronica di conservazione è imposta per le fatture elettroniche, mentre è soltanto facoltativa per le fatture creati in formato elettronico e quelle cartacee. La nuova disciplina prevede infatti quanto segue: - le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze adottato ai sensi dell art. 21, comma 5, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 ( Codice dell amministrazione digitale ); - le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l accesso automatizzato all archivio e che tutti i documenti ed i 4

dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l autenticità e l integrità delle fatture, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. CINQUE REGOLE PER IMPOSTARE I PROCESSI DI DEMATERIALIZZAZIONE la digitalizzazione di processi e documenti nelle imprese e nella pubblica amministrazione non è un attività che si possa improvvisare. Esiste una ricetta costituita da 5 importanti regole che è bene seguire nell impostazione dei progetti di Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento. Questa ricetta, secondo le analisi della School of Management del Politecnico di Milano, consente di cogliere il massimo dei benefici ottenibili. Vediamo tali 5 regole più in dettaglio. 1. Puntare all integrazione di processo con una visione d insieme I benefici che si ottengono dall allargamento dell ambito di progetto dalla sola Conservazione Sostitutiva all invio elettronico delle Fatture in formato strutturato, fino all integrazione con le fasi di Ordine, Consegna e Pagamento sono estremamente più significativi dei soli benefici di ottimizzazione locale. Per implementare i modelli di Dematerializzazione più completi è possibile procedere per passi, partendo dai progetti più semplici, ma avendo da subito una visione d insieme su come raggiungere il traguardo finale. 2. Prestare estrema attenzione ad accuratezza e qualità del processo La maggior parte degli errori che si riscontrano nelle Fatture dipende da sviste, dati mancanti, disallineamenti che si verificano nelle fasi a monte del processo. In particolare, quasi nel 50% dei casi questi errori sono riconducibili al disallineamento nei dati anagrafici e commerciali che regolano le transazioni. Come ovviare a questi problemi? Agendo consapevolmente sulla qualità dei dati: quando si originano, come si registrano, come si aggiornano e quando vengono trasferiti, lungo l intero processo. 3. Puntare a un unico processo interno con diversi canali di interfaccia verso clienti o fornitori La varietà dei canali di comunicazione con clienti o fornitori (EDI, portali Web, PEC, fax, carta) non impedisce di concentrare gli sforzi progettuali sulla creazione di un unico processo interno ottimizzato che realizzi, per esempio, un unica procedura di riconciliazione Fatture-Ordini, indipendente dal canale con cui sono stati trasmessi i diversi documenti. 4. Dare il giusto peso ai diversi benefici I benefici tangibili di recupero di efficienza sono in grado di garantire tempi di ripagamento degli investimenti molto rapidi, generalmente inferiori a 2 anni e spesso anche a 1 anno. Questi benefici, tuttavia, sono conseguibili se i volumi di documenti dematerializzati superano una soglia minima di massa critica. Questa soglia può essere identificata, per esempio, in circa 10.000 documenti all anno (sommando ordini, conferme d ordine, documenti di trasporto, Fatture e avvisi di pagamento) oppure in circa 3.500 Fatture (attive o passive) all anno. Nel caso non si raggiunga questa massa critica, è indispensabile approfondire altri potenziali benefici tangibili, come per esempio la riduzione dei tempi complessivi per la gestione del processo, oppure la capacità di gestire in modo più efficace il magazzino riducendo il capitale circolante. Inoltre, non vanno trascurati i benefici intangibili. Alcuni esempi possono essere: maggiore qualità, quantità e tempestività dei dati a disposizione; maggiore capacità di controllo e analisi del processo; miglioramento della propria immagine verso i partner commerciali; possibilità di offrire un maggior livello di servizio ai clienti. 5. Prestare attenzione a come tradurre in concreto valore i benefici ottenuti Parte dei benefici è legata a un immediato risparmio sui materiali e alla disponibilità di nuove risorse (spazi, informazioni). La maggior parte dei benefici conseguibili attraverso questi progetti, tuttavia, deriva da un significativo incremento nell efficienza sui processi, che porta a una riduzione dei tempi di manodopera dedicati alle cosiddette attività non a valore aggiunto. È esattamente su quest ambito di attività che si gioca la partita più importante: liberare tempo al personale saturo. Per creare valore dalla maggior produttività del personale è però necessario affrontare il processo anche da un punto di vista organizzativo, spostando le persone da mansioni operative a mansioni di controllo verifica e riallocando le risorse su attività a maggior valore per il business (in genere più stimolanti e gratificanti per le persone). Somma Lombardo (VA) - Aggiornato alla data del 5.4.2013 5