UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI BERGAMO Corso di Gestione dell Informazione Aziendale prof. Paolo Aymon Casi Aziendali (esercitazione n. 1 sistema di controllo manageriale - struttura funzionale e indicatori)
Riorganizzazione struttura e gestione per obiettivi Prisma spa Settore meccanica di precisione (oleodinamiica e automotive) Lavorazioni in conto pieno su commessa Dimensione 180 persone Plant produttivi siti in Italia ed all estero L obiettivo Definire una struttura organizzativa che sia congruente con la necessità aziendale di ottimizzare i flussi organizzativi Ottimizzazione delle funzioni e dei ruoli specie nella struttura in staff ed in line con la Direzione Ottimizzazione delle operatività nelle unità produttive con individuazione di funzione di controllo centrale Definizione indicatori ed obiettivi funzionali Il progetto prevede Analisi flussi organizzativi Mappatura delle funzioni Mappatura del mansionario Analisi competenze e potenziale delle risorse coinvolte Obiettivi ed indicatori pagina 2
ORGANIGRAMMA FUNZIONALE) PRESIDENTE AMMINISTRATORE DELEGATO RISORSE UMANE DIREZIONE AMMINISTRAZIONE E FINANZA ASSICURAZIONE QUALITA' SISTEMI INFORMATIVI SECURITY SAFETY AMBIENTE RICERCA E SVILUPPO DIREZIONE COMMERCIALE DIREZIONE ACQUISTI TECHNICAL SUPPORT ENGINEERIG LOGISTICA & PIANIFICAZIONE PLANT1 PLANT 2 PLANT 3 PLANT 4 MAINTENANCE ENGINEERING DI PROD. PROGRAMMAZIONE DI FABBRICA ENGINEERING DI PROD. PROGRAMMAZIONE DI FABBRICA MAINTENANCE pagina 3
Follow-up Le attività Struttura organizzativa che rispecchi gli obiettivi prefissati in particolare Riduzione dei riporti diretti alla Direzione (da 13 a 4) Definizione delle funzioni di primo (board esecutivo) e di secondo livello Definizione della funzione di Direzione delle Operazioni Industriali come punto di riferimento e controllo centrale delle unità produttive In questa ottica si sono definiti i ruoli e le funzioni di attività operative trasversali a supporto delle varie unità operative con particolare riferimento alla Logistica centrale e all Engineering di processo e di prodotto Ridisegnato i plant in ottica di unità produttive Ridisegnata la funzione di Ricerca e Sviluppo in ottica di Strategia ed Innovazione Definita, a staff dell Operation Manager, l attività di Reporting Operativo quale strumento di controllo nella logica di processo delle decisioni di business pagina 4
Le attività Analisi del potenziale Conclusa l attività di analisi delle potenzialità e delle competenze delle risorse in funzione del loro specifico coinvolgimento nella riorganizzazione. Assegnazione delle risorse alle opportune funzioni Strumenti Indicate le linee guida per la messa a punto degli obiettivi da definire all interno di una politica di incentivi. Impostati indicatori di misura e controllo. Impostate le linee guida per la configurazione di un Reporting Operativo Impostati progetti di realizzazione degli strumenti operativi a supporto della struttura e delle funzioni di controllo (Reporting, Indicatori e Progetti Obiettivo). Allo scopo si è definito il team di progetti ed i relativi team leader Impostazione e start-up Progetto Reporting e Progetto Indicatori MBO pagina 5
PIANIFICAZIONE & LOGISTICA Partendo dal portafoglio ordini ha il compito di analizzare lo stesso in termini di classe d ordine (chiuso o call-off, previsionale cliente e previsionale commerciale). Sulla base di queste informazioni l output è il programma di produzione con visibilità rolling 4 mesi da cui derivano il programma principale di produzione con visibilità a due week (una congelata) e la schedulazione di fabbrica su base settimanale congelata di responsabilità delle singole officine. Partendo dal programma di produzione ha la responsabilità delle verifiche delle giacenze materiale e delle conseguenti RdA da gestire con ufficio acquisti a cui è demandata la responsabilità di emissione ordini ai fornitori/terzisti. Ha il compito di verificare le consegne del materiale ordinato in qualità di expediting coordinando gli approvvigionatori in funzione dei tempi di montaggio e consegna fissati e concordati. Ha la responsabilità della supply chain intesa come gestione in/out dei magazzini (materiali, semilavorati e prodotti finiti) e procedure inventariali Riporta alla Direzione Operations pagina 6
ENGINEERING Ha la responsabilità di coordinare le attività di preventivazioni per definizione dei cicli e dei tempi e quindi dei relativi costi in funzione delle tecnologie richieste per la realizzazione del prodotto previa analisi di fattibilità sui processi. Crea le distinte base strutturate per produzione, valorizzandole in termini di materiale e lavorazioni creando procedure di codifiche parlanti codici. Definisce con Ricerca & Sviluppo nuovi processi e realizzazione prototipi definendo i tempi di realizzazione in funzione delle esigenze produttive. Ha la responsabilità di gestire varianti tecniche e modifiche di processo/prodotto richieste dal cliente. Fa da supporto alle funzioni di engineering di prodotto localizzate nelle officine produttive Riporta alla Direzione delle Operations pagina 7
R&D strategico Ha la responsabilità di verificare linee di prodotto e tecnologie innovative con focus sull innovazione.(r&d strategico) Ha la responsabilità di definire le specifiche di prodotto con il referente tecnico del cliente in collaborazione, se richiesto, con Technical Support. Supporto tecnico all area commerciale (collaborando nella stesura e/o controllo preventivazioni specie per nuove produzioni) Ha la diretta responsabilità del coordinamento per la realizzazione di customizzazioni su specifiche applicazioni verificando modalità e tempistiche con engineering e con operation Ha la responsabilità della gestione dell area retrofit ed aggiornamento macchine Collabora con Direzione Commerciale, Operation e Acquisti per la gestione del portafoglio e definizione del budget Definisce in accordo con la DG la politica degli investimenti e la gestione delle risorse Riporta alla DG pagina 8
DIREZIONE COMMERCIALE Definisce in accordo con la DG listini e le politiche commerciali. Marketing Operativo e Marketing strategico Ha la responsabilità di tutta l area commerciale e sua gestione (area manager e agenti). Con obiettivo di definire, in accordo con la DG, le performance e loro misurazione Risponde dei risultati in termini di vendite (costo/volumi/prezzi/margini ed assorbiti) Ha la responsabilità di controllo e coordinamento attività della funzione Technical Support per lo sviluppo di prodotto e definizione specifiche. Collabora con Operations e Acquisti per le attività legate alla pianificazione e preventivazione Collabora con Ricerca e Sviluppo, Acquisti ed Operation per la gestione del portafoglio e definizione del budget Definisce in accordo con la DG la politica degli investimenti e la gestione delle risorse Risponde alla DG pagina 9
TECHICAL SUPPORT Supporto tecnico all area commerciale. Ha la responsabilità di definire con il cliente le specifiche di prodotto. In particolare deve definire gli standard produttivi per tutte le nuove produzioni fino allo start-up di preserie Collabora con R&D per la definizione di nuove realizzazioni di customizzazioni su specifiche applicazioni. Collabora con Operation per la definizione di nuovi standard da applicare a nuove linee produttive. Riporta alla DC pagina 10
ACQUISTI Ha la responsabilità del marketing di acquisto inteso come fasi negoziali e trattative per la definizione di contratti quadro e definizione dei listini e ritorno di rebate (costi/volumi) Coordina i buyer per emissione ordini e gestione RdA elaborate dalla Logistica & Pianificazione Supporto per verifica alternative tecniche e per individuazioni di obsolescenze e allocazioni di mercato definendo i LT reali. Definisce in accordo con la DG la politica degli investimenti e la gestione delle risorse Collabora con la Direzione Commerciale, Ricerca & Sviluppo e Operation per la gestione del portafoglio e definizione del budget Riporta alla DG pagina 11
OPERATION Ha la responsabilità diretta di tutti i plant produttivi in termini di gestione e coordinamento dei singoli responsabili per il raggiungimento dei risultati produttivo-economici e qualitativi Coordinamento della funzione LOGISTICA e ENGINEERING al servizio dei plant in termini di programmazione della produzione e definizione dei cicli da applicare alle produzioni. Ha la responsabilità diretta della gestione di tutta la Supply Chain dall accettazione dell ordine alla consegna del prodotto finito coordinando tutte le risorse coinvolte. Coordina l attività di reporting e di controllo di gestione operativo per analisi e valutazione indicatori aziendali attuando il conseguente processo decisionale atto alla correzione di driver fuori controllo Collabora con la Direzione Commerciale, Acquisti e Ricerca & Sviluppo la gestione del portafoglio e definizione del budget Definisce in accordo con la DG la politica degli investimenti e la gestione delle risorse Riporta alla DG pagina 12
ALTRE ASSICURAZIONE QUALITA» A cui delegare la gestione della funzione di Safety e Ambiente SISTEMI INFORMATIVI» A cui delegare la funzione Security CONTROLLO DI GESTIONE» A cui rispondono le funzioni di Amministrazione e Finanza oltre che Sistemi Informativi RISORSE UMANE» A cui delegare oltre la responsabilità della gestione amministrativa anche la gestione dei piani di formazione nonché collabora con la DG nelle fasi di trattative sindacali e rapporto con i dipendenti pagina 13
ORGANIGRAMMA FUNZIONALE) PRESIDENTE AMMINISTRATORE DELEGATO COMITATO DI DIREZIONE RISORSE UMANE DIREZIONE CONTROLLO DI GESTIONE ASSICURAZIONE QUALITA' SAFETY AMBIENTE AMMINISTRAZIONE E FINANZA SISTEMI INFORMATIVI SECURITY DIREZIONE COMMERCIALE DIREZIONE ACQUISTI OPERATIONS REPORTING OPERATIVO RICERCA E SVILUPPO TECHNICAL SUPPORT ENGINEERIG LOGISTICA & PIANIFICAZIONE PLANT1 PLANT 2 PLANT 3 PLANT 4 MAINTENANCE ENGINEERING DI PROD. PROGRAMMAZIONE DI FABBRICA ENGINEERING DI PROD. PROGRAMMAZIONE DI FABBRICA MAINTENANCE pagina 14
ORGANIGRAMMA OBIETTIVI/INDICATORI PRESIDENTE COMITATO DI DIREZIONE AMMINISTRATORE DELEGATO CONTROLLO DI GESTIONE ASSICURAZIONE QUALITA' SAFETY AMBIENTE RISORSE UMANE DIREZIONE PROGETTO REPORTING OPERATIVO COSTI NC DIREZIONE COMMERCIALE DIREZIONE ACQUISTI OPERATIONS REPORTING OPERATIVO RICERCA E SVILUPPO TECHNICAL SUPPORT FATTURATO E CLASSE (NUOVI CLIENTI, INCREMENTO CLIENTI CONSOLIDATI, PERDITA CLIENTI) FATTURATO, SAVING COST, REBATE, ASSORBITO, VENDOR RATING FATTURATO, OEE, COSTI NON QUALITA' FATTURATO, NUOVI PROGETTI PROGETTO TRASFERIMENTO ENGINEERIG LOGISTICA & PIANIFICAZIONE PLANT1 PLANT 2 PLANT 3 PLANT 4 OTD, OEE, IF, COSTI NON QUALITA' OTD, OEE, IF, RENDIMENTO, UTILIZZO, EFFICIENZA, COSTI NON QUALITA' pagina 15