Bilancio a 4 mesi (settembre dicembre) Premessa: Chi, Perché, Quando Chi La presente è rivolta alle scuole che devono chiudere il consuntivo al 31/08 e devono aprire un nuovo anno con validità settembre - dicembre. Perché Queste scuole si trovano a dover gestire due anni finanziari nello stesso anno solare, uno valido fino al 31/8 e l'altro dal 01/09 al 31/12. Dato che i programmi Contabilità e Magazzino non permettono di collegare allo stesso Istituto due anni finanziari uguali (prima del 2010 il problema non si presentava perché le scuole dovevano aprire un nuovo anno a 16 mesi anziché a 4), facciamo aprire temporaneamente alla scuola il nuovo anno a 16 mesi e successivamente, con il lancio di un apposita utility, Utility 4 mesi, spostiamo tutti i dati gestiti fino al 31/8 su un istituto secondario e trasformiamo l'anno a 16 mesi in anno a 4 mesi. Quando L Utility 4 mesi non deve essere necessariamente lanciata al 01/09, anzi. L utility va lanciata solo quando sono state eseguite tutte le operazioni descritte nei paragrafi seguenti. Nel frattempo, la scuola può comunque lavorare nella Contabilità, creando il nuovo anno a 16 mesi dove imposta il Programma Annuale del periodo Settembre Dicembre (creazione Mod. B e A) e può movimentare (caricare, stampare, trasmettere mandati/reversali). Può inoltre, come se fosse una qualsiasi altro anno, procedere con l elaborazione del consuntivo al 31/08. Operatività 1. Nella Contabilità:Impostazione degli anni di finanziari menu Strumenti/Nuovo Anno Operando nell anno di lavoro corrente (2014), andare sul menu Strumenti / Nuovo Anno e selezionare l anno 2014. Nel dettaglio, spuntare la voce impostazioni personalizzate, nel campo Fine inserire la data 31/08/2014, confermare le modifiche. Creare quindi l anno 2015, spuntare anche in questo caso la dicitura impostazioni personalizzate, nel campo Inizio inserire la data 01/9/2014 e nel campo Fine inserire la data 31/12/2015. 2. Nella Contabilità: Impostazione dell Istituto/i Cassiere e della Cassa Istituto menu Archivi di base / Ist. Cassiere Portarsi nell'anno di lavoro 2015 e nel menu Archivi di base / Ist. Cassiere, controllare la validità e la correttezza delle coordinate bancarie dell Istituto/i Cassiere. Per ciascun Istituto Cassiere attivo, portarsi sotto nella sezione Cassa, aggiungere l esercizio finanziario 2015, digitare il Fondo di cassa iniziale, confermare. menu Archivi di base /Cassa Selezionare l anno 2015, portarsi nel campo Fondo di Cassa Iniziale, premere il pulsante Somma o digitare l importo nel campo. 3. Nella Contabilità: Impostazione del Programma Annuale Caricamento veloce dei Mod.B e A: portarsi nell anno 2014, andare nel menu 4 mesi, Mod. B e A. Impostare l istituto e l anno di destinazione (2015) quindi proseguire. Nella videata successiva appare l elenco dei Mod. B gestiti nell anno 2014. Selezionare i Mod. B da portare nel 2015 proseguire seguendo le indicazioni a video.
Caricamento tradizionale Mod. B e A.: E sempre comunque possibile impostare creare i Mod. A e B con le solite funzioni disponibili nel menu Programma Annuale, creando uno ad uno i Mod. B. A tal fine, portarsi nell'anno di lavoro 2015 e impostare come per un qualsiasi altro anno il Programma Annuale creando i Mod. B e il Mod. A. 4. Nella Contabilità: passaggio dei residui in competenza Impostare l istituto e l anno di destinazione. Portarsi nella colonna Da passare S/N e digitare S in corrispondenza degli impegni/accertamenti da portare in competenza bilancio 4 mesi. Non è necessario portare tutti gli impegni/accertamenti contemporaneamente; l operazione di passaggio può essere fatta più volte all occorrenza.
5. Nel Magazzino Per le scuole che usano la Contabilità e ANCHE il MAGAZZINO, nel programma Magazzino: 1. stampare il giornale di magazzino; 2. nel menu Chiusura, fare la chiusura al 31/08. Per le scuole che usano SOLO il MAGAZZINO, nel programma Magazzino: 1. Impostare gli anni finanziari. Operando nell anno di lavoro corrente (2014), andare sul menu Strumenti / Nuovo Anno e selezionare l anno 2014. Nel dettaglio, spuntare la voce impostazioni personalizzate, nel campo Fine inserire la data 31/08/2014, confermare le modifiche. Creare quindi l anno 2015, spuntare anche in questo caso la dicitura impostazioni personalizzate, nel campo Inizio inserire la data 01/9/2014 e nel campo Fine inserire la data 31/12/2015; 2. stampare il giornale di magazzino; 3. nel menu Chiusura, fare la chiusura al 31/08. 6. Dal Client di Amministrazione: creare un Istituto secondario Nel Client di amministrazione, lanciare IsDesktop, connettersi con l'utente ADMIN e in "Amministrazione / Sedi ed Istituti / Istituti", creare un Istituto secondario dove verranno spostati tutti i dati della Contabilità e del Magazzino fino al 31/08.
Per facilitarne l'identificazione, si suggerisce di inserire nella descrizione di questo Istituto il riferimento alla denominazione/codice ministeriale VALIDO fino al 31/08 e/o diciture del tipo ISTITUTO XXX FINO AL 31/08/2014. Compilare il campo Istituto e Tipo, Ordine, Grado e confermare. Lasciare l anno di INIZIO validità proposto dal programma e confermare con OK. In Istituti Sedi collegare all'istituto appena creato la Sede principale.
Selezionare la Sede principale e confermare con OK. 6. Eseguire un backup manuale standard del database Dal Client di amministrazione e/o dal Server eseguire un backup standard del database. 7. In Contabilità/Magazzino: Lanciare Utility 4 mesi Dopo aver eseguito tutti i punti di cui sopra è possibile lanciare l'utility per la gestione del Programma Annuale a 4 mesi (menu Utility / Utility 4 mesi): se la scuola usa solo il Magazzino, l utility deve essere lanciata dal Magazzino: menu Utility / Utility 4 mesi; in tutti gli altri casi (la scuola usa solo la Contabilità oppure usa sia la Contabilità che il Magazzino, l utility deve essere lanciata dalla Contabilità: menu Utility / Utility 4 mesi. In concreto cosa fa l'utility 4 mesi?: 1. collega i dati della Contabilità e Magazzino gestiti fino al 31/08/2014 (tutti i dati da gennaio a agosto e tutti gli anni precedenti) all'istituto che fa capo all'istituto valido fino al 31/8 2. trasforma l'anno 2015 creato in precedenza (01/09/2014-31/12/2015) nell'anno 2014 con validità da 01/09/2014 a 31/12/2014. Ne segue che per consultare e lavorare sui dati del periodo gennaio agosto 2014 e anni precedenti, l'utente deve impostare nel menu Strumenti/Parametri/Istituto l'istituto che fa capo all'istituto valido fino al 31/8/2014; per lavorare sui dati del periodo settembre - dicembre 2014 e anni successivi, deve impostare nei parametri l'istituto principale. IMPORTANTE Per poter eseguire l'utility 4 mesi è necessario digitare un codice di controllo. Per il rilascio del codice contattate telefonicamente il personale INFOSCHOOL dell'assistenza Area Risorse al numero 0424 5073. Prima di contattare INFOSCHOOL per il rilascio del codice, si raccomanda di aver eseguito tutti i punti di cui sopra compreso il backup manuale standard del database.