LE STAMPANTI E L INVIO DI E-MAIL

LE STAMPANTI E L INVIO DI E-MAIL All interno del programma, sono preinstallate alcune stampanti che permettono di riprodurre alcune tipologie di stampa definite all interno del programma. È possibile, comunque, inserirne altre o modificare quelle presenti, lavorando all interno del menù Servizi Configurazioni Stampanti. Le stampanti preinstallate sono riportate nella videata seguente: La stampante Video è la predefinita, infatti, al termine di ogni stampa (a meno di stampe che non è possibile stampare a video come ad esempio la stampa definitiva dei registri IVA) si apre una videata simile alla seguente: Premendo il pulsante Stampa si apre un documento pdf con la stampa. Se, invece, si vuole stampare su altri dispositivi utilizzare il pulsante Cambia Stampante (F8 da tastiera). Si apre così l elenco delle stampanti disponibili, non tutte le stampe possono essere stampate su tutti i dispositivi. Pagina 1 di 13

LE STAMPANTI PREINSTALLATE Vediamo di seguito le caratteristiche delle diverse stampanti preinstallate. FILE Questa stampante genera un file nel formato.txt e lo salva in una cartella da specificare al momento della stampa. Si può modificare il formato di stampa da testo ad un altro dei formati disponibili: e si può impostare una cartella predefinita in cui salvare i file, premendo il pulsante Impostazioni dispositivo (F5 da tastiera) e scrivendo il percorso nel campo Nome file WORD E EXCEL Queste stampanti inviano la stampa all applicazione associata all estensione. La stampa Word avviene in formato.rtf ed in Windows il file viene aperto con Word. La stampa Excel avviene in formato.xml ed in Windows il file viene aperto con Excel. Quando una stampa è disponibile su questi dispositivi, compaiono i relativi tasti nella videata di conferma. Pagina 2 di 13

DOCUVISION Stampando con questo dispositivo, la stampa sarà archiviata in Docuvision e potrà essere consultata in qualsiasi momento. I documenti stampati su Docuvision possono essere facilmente ricercati cliccando sul tasto Docuvision della barra strumenti. Così facendo nell area tastiera compaiono le tipologie di stampa disponibili (dette classi). Si possono aggiungere ulteriori classi nella ricerca rapida (si veda la guida su Docuvision). STAMPANTE PREDEFINITA Questa stampante, invia il documento alla stampante predefinita della macchina sulla quale si sta lavorando, la cosiddetta stampante di sistema. La stampa avviene su carta. Pagina 3 di 13

STAMPANTE DA RICHIEDERE Questa stampante, invia il documento a una delle stampanti installate sulla macchina sulla quale si sta lavorando, si deve scegliere quale. Alla selezione della stampante, si apre questa finestra e con il pulsante Elenco (F2 da tastiera) si apre l elenco delle stampanti installate: La stampa avviene su carta. INVIO E-MAIL Questa stampante permette di inviare per mail le stampe eseguite se l installazione è LIVE. Il servizio viene gestito dal programma utilizzando un servizio SMTP Live integrato alla procedura e gestito in Server Farm Passepartout. Esso spedisce ai vari destinatari per conto del mittente definito nella finestra richiamabile con il pulsante Impostazioni dispositivo (F5). Occorre impostare l indirizzo di posta dello studio: Al mittente possono ritornare mail di bounce, ovvero notifiche di mancata consegna dell Email. VIDEO La stampante video è la predefinita del programma e apre le stampe in formato.pdf tramite l'applicazione associata all'estensione (es. Acrobat Reader per Windows). Pagina 4 di 13

Se sulla macchina che si sta utilizzando non è installato alcun software che gestisce tale estensione, si può attivare l anteprima integrata Passepartout AGGIUNGERE STAMPANTI In aggiunta alle stampanti preinstallate si possono aggiungere nuove stampanti con il pulsante Nuova (F4); oppure copiare una stampate presente con il pulsante Duplica (F5) per poi successivamente personalizzarla. Come prima cosa occorre scegliere il Dispositivo di stampa tra quelli disponibili: Abbiamo illustrato nel paragrafo precedente le tipologie Video (V), File (F), Email (E), Word (R) ed Excel (X). Con la tipologia Email, si può anche impostare l invio delle stampe tramite Outlook invece che con il servizio integrato di Passepartout. La tipologia Stampante solo testo (S) si utilizza per stampare F24 e Dichiarazioni. La tipologia Stampante (W) permette di configurare una stampante fisica che tutti gli utenti potranno utilizzare. É utile se c è una stampante condivisa. Pagina 5 di 13

INVIO E-MAIL CON OUTLOOK In alternativa al servizio di invio mail di Passepartout per le installazioni non live, è possibile utilizzare l invio di Email attraverso tecnologia MAPI (Messaging Application Programming Interface). Si tratta di un insieme di funzioni proprietarie Microsoft tramite cui Passepartout interagisce con un client di posta. MAPI ha il vantaggio di mantenere traccia di tutte le Email inviate da Passepartout, proprio come se fossero inviate direttamente dal client di posta. Di contro può essere utilizzato solo su una macchina in cui è installato e configurato Microsoft Outlook in una delle versioni supportate (2003, 2007, 2010 32 bit, 2013 32 bit). Non è utilizzabile se è installato MS Outlook a 64 bit o un qualsiasi altro client di posta (Outlook Express, Windows Mail, Eudora, Lotus Notes, etc.). Per configurare questo dispositivo, aggiungere una nuova stampante con il pulsante Nuova (F4) e scegliere il dispositivo Email (E) ed il formato: - testo (T): per inviare F24 - pdf (P): per tutte le altre stampe (notule/parcelle, bilanci, liquidazioni, ecc ) Premere poi in sequenza i pulsanti: Impostazioni dispositivo (F5) e Impostazioni Server di posta (F5). Nella videata che si apre modificare il parametro Tipo server da S ad M. Pagina 6 di 13

Impostando S sul campo Visual. Interat, all atto di stampa si apre la finestra di bozza Email di Outlook, tramite la quale si può modificare la mail che sarà inviata. Impostando viceversa il parametro a N, la procedura spedisce automaticamente l Email senza alcuna interfacciamento con Outlook. STAMPANTE SOLO TESTO (S) Il dispositivo S (solo testo) deve essere aggiunto per poter stampare F24 e Dichiarazioni cartaceee. La procedura invia i dati direttamente alla stampante senza appoggiarsi ai driver Windows. Passepartout utilizza lo standard aghi IBM-Centronics. Le stampe laser fiscali richiedono linguaggio PCL5 o superiore. Le stampanti laser raccomandate devono essere compatibili con modalità di stampa PCL5 o superiori. E' richiesta una stampante Laser con RAM MINIMA 4Mb. La velocità di stampa è quella dichiarata dal costruttore. Non sono richieste memorie FLASH o dischi interni. Per configurare questo dispositivo, aggiungere una nuova stampante con il pulsante Nuova (F4), e scegliere il dispositivo Stampante solo testo (S). Premere poi il pulsante Impostazioni dispositivo (F5) per accedere a questa videata: Sul campo Device/stampante aprendo l elenco (F2 da tastiera) si potrà scegliere direttamente la stampante laser da utilizzare, oppure si può impostare una delle seguenti opzioni: - [Da richiedere]: all atto della stampa si potrà scegliere tra le stampanti installate sulla macchina; - [Predefinita]: la stampa sarà inviata alla stampante predefinita di sistema. Per le stampe su formati PCL non occorre effettuare altre impostazioni. Per qualsiasi altro tipo di stampa laser NON PCL, premere il pulsante Impostazioni Formato [F6] ed impostare il campo Caratteri di controllo su L = Predefinito stampante Laser Pagina 7 di 13

STAMPANTE (W) Aggiungere una nuova stampante con il pulsante Nuova (F4), e scegliere il dispositivo Stampante (W). Premendo Invio compare il nuovo campo Stampante e con l elenco si visualizzano le stampanti installate nella macchina per scegliere quella che si vuole configurare. INVIO EMAIL Le e-mail (sia inviate tramite Outlook che tramite il tramite server cloud Passepartout) sono personalizzabili impostando Oggetto, Testo e Firma. Pertanto, si consiglia di duplicare questa stampante e personalizzare tali campi. In particolare, se si utilizza il servizio cloud integrato, la mail sarà inviata senza alcuna anteprima ed è bene che la stampante sia impostata correttamente, onde evitare di inviare ad esempio una mail con allegata una fattura ma con oggetto Invio bilancio. Al momento della stampa, selezionare Modifica stampante e scegliere la corretta stampante dall elenco: INVIO DELEGA F24 Posizionarsi sulla stampate invio e-mail e premere il pulsante Duplica (F5). Pagina 8 di 13

Modificare il nome stampante e impostare come Formato di stampa T (Testo). Tramite il pulsante Impostazioni dispositivo (F5) verificare che sia compilato il campo Email mittente e se assente inserire l indirizzo di posta dello studio. Questo dato è richiesto se l invio sarà tramite server cloud Passepartout. Impostare nei campi Email destinatario e File allegati l opzione [Azienda/Pratica]. Integrare i campi Oggetto/Testo/Firma con un testo che sarà riportato nella e-mail da inviare. Cliccando sul pulsante Impostazioni server (F5) attivo nella videata, impostare, in caso di server MAPI, la visualizzazione interattiva a N in modo da non aprire la finestra di bozza Email di Outlook ad ogni invio e-mail (utile in particolare quando la stampa è eseguita da STD per tutte le aziende/pratiche). Pagina 9 di 13

IMPORTANTE: La mail sarà inviata solo ed esclusivamente se nell anagrafica dell azienda cliente (Aziende Anagrafica Azienda) è indicato l indirizzo di posta elettronica. Se invece non c è azienda, ma si gestisce solo la Dichiarazione, l indirizzo deve essere impostato nei Dati Generali Pratica richiamabile con il pulsante F8 da scelta quadri. INVIO DI NOTULE/PARCELLE O ESTRATTI CONTO Posizionarsi sulla stampate invio e-mail ; premere il pulsante Duplica (F5) e impostare come Formato di stampa P (pdf). Nel campo Nome stampante inserire una descrizione che permetta di riconoscere che la stampante sarà da utilizzarsi per l invio dei documenti. Premere il pulsante Impostazioni dispositivo (F5) e verificare che sia compilato il campo Email mittente e se assente inserire l indirizzo di posta dello studio. Questo dato è richiesto se l invio sarà tramite server cloud Passepartout. Compilare il campo Email destinatario utilizzando il pulsante Speciali[F2]. Selezionare con il pulsante Seleziona (Invio da tastera), l opzione [IntestocStp Autom] che corrisponde all intestatario del documento che (il cliente). Pagina 10 di 13

IMPORTANTE: la mail sarà inviata solo ed esclusivamente se nell anagrafica del cliente è indicato l indirizzo di posta elettronica. Completare la videata del Dispositivo aggiungendo l oggetto ed il testo della E-mail e definendo il nome dell allegato (se non si imposta nulla, il documento sarà inviato con il nome pagina001, pagina002, ecc ) Nei tre campi, tramite delle variabili, si può comporre il riferimento del documento: Impostando il campo Oggetto con la seguente stringa: Invio [des] nr. [nd] del [gdd]/[mdd]/[add] da parte di STUDIO COMMERCIALE si ottiene il seguente risultato: Invio PARCELLA nr. 000114 del 17/11/2014 da parte di STUDIO COMMERCIALE Impostando il campo Testo con la seguente stringa: Spett.le [rcf], ci pregiamo di inviarvi nostra [des] con numero [sd]/[nd] emesso il [gdd]/[mdd]/[add]. Cordiali saluti si ottiene il seguente risultato: Spett.le Rossi Mario, ci pregiamo di inviarvi nostra PARCELLA con numero 01/000114 emessa il 17/11/2014. Cordiali saluti Pagina 11 di 13

Indicando [rif] nel campo Nome allegato, la procedura comporrà automaticamente il nome del file allegato con i riferimenti del documento (nell esempio pa114del20141117). E infine possibile impostare anche la propria firma. La mail ricevuta dal cliente, sarà: Per inviare l estratto conto al cliente, duplicare questa stampante e modificare: - Nome stampante - Oggetto - Testo - Nome allegato (sostituire [rif] con Estratto conto ) INVIO DI ALTRE STAMPE (BILANCI, LIQUIDAZIONI, ECC ) Posizionarsi sulla stampate invio e-mail e premere il pulsante Duplica (F5). Modificare il nome stampante e impostare come Formato di stampa P (pdf). Tramite il pulsante Impostazioni dispositivo (F5) verificare che sia compilato il campo Email mittente e se assente inserire l indirizzo di posta dello studio. Questo dato è richiesto se l invio sarà tramite server cloud Passepartout. Impostare nel campo Email destinatario l opzione [Azienda/Pratica]. Integrare i campi Oggetto/Testo/Firma/Allegato con un testo che sarà riportato nella e-mail da inviare, ad esempio: Pagina 12 di 13

LIMITI CLIENT WEB-DESK Se si utilizza il programma da Browser con WebDesk, non possono essere utilizzate le stampanti di tipo W e S, ossia le stampanti locali. Sono invece disponibili tutte le altre (File, Word, Excel, Email, Video). Pagina 13 di 13