2014 Guida alla Navigazione e Utilizzo dell Area Fattura PA Alpha Team Via Grotta delle Fate, 41 int. 23 57128 Livorno c/o Centro Commerciale "Le Fate" Tel. 0586 426184 (centralino) Fax. 0586 449413 Email: commerciale@alphateam.it
CONTENUTI Area Fatture PA... 3 Accesso all Area Fatture PA... 3 Area Fattura PA in DigitHub... 3 Flussi di Importazione... 4 Risorse da Firmare... 5 Risorse Firmate... 6 Fatture... 7 Inserisci Fattura (ReDigit)... 8 Selezione del Fornitore o Cedente/Prestatore... 8 Compilazione dei dati del Destinatario e di Testata... 9 Compilazione dei Termini di Pagamento e dettagli del conto... 9 Inserimento dei Riferimenti ad altri documenti ivi inclusi CIG e/o CUP... 10 Compilazione del Corpo del Documento Fiscale (per singola riga)... 10 Riepilogo IVA e definizione IVA Differita o Immediata... 13 Totale Imponibile, Imposta e Documento... 13 Inserire Allegati al Documento Fiscale... 14 Cosa accade dopo l invio di un Documento Fiscale con ReDigit?... 14 Alpha Team - 2 -
Area Fatture PA Dalla propria Area Riservata è possibile accedere all Area Fattura PA dove è possibile prendere visione del proprio flusso di fatture verso i propri clienti della PA e dello stato di ogni fattura. Accesso all Area Fatture PA I punti di accesso sono visibili nella seguente immagine: Area Fattura PA in DigitHub Questo è l ingresso per ReDigit, compila una fattura online Contiene le Fatture in formato leggibile, il loro stato riferito all invio alla PA e alcuni metadati di riferimento Questa sezione contiene le fattura in Formato PA (XML-PA) prima di essere firmate. Possono essere scaricate ed inserite nel proprio flusso di firma e conservazione. Questa sezione contiene le fattura in Formato PA già firmate, come verranno mandate alla PA. Si possono scaricare ed eventualmente mandare in Conservazione nei propri sistemi. Da qui si torna all Area Riservata Alpha Team - 3 -
FLUSSI DI IMPORTAZIONE In questa sezione sono presenti le fatture pervenute tramite i seguenti canali/servizi: ScanDigit (via Carta) myscandigit (immagini scansite) DigiFax (via Fax) ReDigimail InDigita DigiConnect OB Ogni flusso in ingresso è rappresentato da una riga e che ha la seguente struttura: Codice univoco assegnato da DigitHub al singolo Flusso Indica il canale attraverso il quale è pervenuto il flusso (vedi sopra) Questo è lo stato di conversione della fattura Il Cedente/Prestatore è il fornitore della PA La pagina dei Flussi riporterà un elenco di oggetti, ognuno dei quali rappresenta quindi una fattura pervenuta con i suoi allegati. Se si clicca su uno degli oggetti identificati dai parametri sopra descritti si apre una finestra di dettaglio Numero di Fatture presenti nel Flusso di Ingresso Se una o più Fatture sono scartate dal MappoTeam. Si può scaricare la fattura originale inviata Creato: data di arrivo del flusso In Elaborazione: Ricerca Mappatura pre-esistente o creazione In Verifica: Applicazione Mappatura e gestione eccezioni Completato: XML-PA generato oppure Fattura Scartata (vedi a sx) Nella fase di elaborazione viene effettuata l estrazione dei dati dalla fattura originale e contestualmente prende luogo la conversione della fattura in formato XML-PA. Alpha Team - 4 -
In questo formato la fattura viene inoltre integrata con le informazioni richieste dalla norma che risiedono nell area delle Informazioni per Fatture PA di ogni fornitore (Cedente/Prestatore). Subito dopo la fattura subisce un processo di convalida dove vengono effettuate alcune verifiche di esistenza e congruità: Date Scadenza e Termini Pagamento Imponibili parziali e totale in Fattura Parziali IVA per aliquota e Totale IVA Esistenza Codice Univoco (ed eredità del Codice Fiscale da IndicePA) Duplicazione Numero di Fattura Qualora vi sia una sola non conformità dei parametri sopra descritti, la Fattura rimane in Stato In Verifica fino alla risoluzione che generalmente avverrà previo invio di una nuova fattura corretta da parte del Fornitore della PA. Lo Stato Completata si riferisce sia al positivo completamento del processo di convalida che al negativo, in cui la fattura viene scartata per non conformità. ATTENZIONE : Se il flusso viene interrotto a questo stadio sarà possibile inviare nuovamente una fattura con lo stesso numero della precedente perché il blocco è avvenuto da parte di Digithera prima della presa in carico da parte di SdI o della PA destinataria. Risorse da Firmare In questa sezione di DigitHub pervengono le fatture dopo essere state convertite, integrate con dati complementari e convalidate dal punto di vista formale. Qui si potrebbero caricare fatture XMLPA già firmate dal fornitore o altro emittente P.IVA Fornitor e Cliente Destinat ario Codice di Invio del Flusso N.ro Fattura presente nel documento inviato Data della Fattura presente nel documento inviato. SdI per Fattture PA Data in cui è stata creata la fattura in formato XMLPA Selezionando una o più Fatture, si possono scaricare. In questo punto termina il Servizio Converti e Convalida. Alpha Team - 5 -
E possibile selezionare una o più fatture in questa sezione e cliccando sul pulsante scarica risorse tutte le fatture selezionate vengono scaricate in un unico file ZIP, contenente appunto una serie di file XML. Il Servizio Conversione e Convalida prevede proprio che il risultato del processo sia disponibile in questa sezione e che quindi i file possano essere scaricati all occorrenza, firmati e inviati al Sistema di Interscambio direttamente dall Utente dell Azienda. Per le fatture per le quali è stato acquistato un Servizio Tutto Compreso è previsto un passaggio automatico, dopo la convalida, all apposizione della firma digitale e successivamente vengono posizionate nella sezione successiva. Risorse Firmate In questa sezione sono presenti tutte le fatture per le quali Digithera provvede alla apposizione della firma digitale e all invio al Sistema di Interscambio. Questa Area è analoga a quella delle Risorse da Firmare con la differenza che i file XML-PA sono firmati digitalmente quindi hanno estensione.p7m Selezionando una o più Fatture si può possono scaricare. Dopo essere state firmate le fatture vengono inviate al Sistema di Interscambio e gli stati relativi sono visibili nella sezione Fatture. Alpha Team - 6 -
Fatture 2 3 1 Rispetto alle sezioni precedenti, tutte le fatture in questa area hanno le caratteristiche minime per essere inviate al Sistema di Interscambio. Oltre ai parametri disponibili nelle altre sezioni qui si trova il valore della fattura (1) e lo stato (2). Se si clicca su una singola fattura si apre una finestra di dettaglio, come segue: Scaricare e Vedere la Fattura Convertita in XMLPA Ogni notifica da SdI è decodificata Gli allegati alla fattura sono visibili qui. In questa sezione viene mostrato l elenco degli stati che la fattura assume nei vari passaggi, ed il momento in cui lo stato viene assunto. Alpha Team - 7 -
L ultima sezione in basso indica quando la Fattura è andata in Conservazione Sostitutiva. Gli stati che una fattura può assumere sono indicati nella tabella in Appendice. Inserisci Fattura (ReDigit) Nella precedente immagine al punto indicato con (3) c è un area dove si può compilare una fattura direttamente online, corrispondente al Servizio ReDigit. Questa è l area dove si può compilare una fattura online. SELEZIONE DEL FORNITORE O CEDENTE/PRESTATORE Nel caso di Commercialista o Software House, la lista conterrà tutti gli assistiti. Selezionare quello per cui si vuole compilare la fattura. Alpha Team - 8 -
Inizia ora la compilazione del documento fiscale che può essere quindi una Fattura o una Nota, secondo le quattro tipologie gestite, come si può vedere dal menù di seguito. COMPILAZIONE DEI DATI DEL DESTINATARIO E DI TESTATA Codice fornito dalla PA Cliente o da www.indicepa.gov.it Informazione fornita da PA, specie per INPS e INAIL Dati della PA Cliente, Attenzione alla coerenza CODICE FISCALE-IPA Vedi varianti in appendice Definire il tipo di documento che si sta compilando! LA lista indica i possibili tipi gestiti Esempio Numero Fattura Clicca per vedere il Calendario Dopo la definizione del tipo di documento si inseriscono le informazioni su Termini di Pagamento, scegliendo la modalità tra una lista composta di 17 voci standardizzate, i termini di pagamento (Scadenza) indicandoli come si è abituati a scriverli (es. 90 DFFM) e poi l IBAN del cedente/prestatore (fornitore della PA). COMPILAZIONE DEI TERMINI DI PAGAMENTO E DETTAGLI DEL CONTO Appendice Alpha Team - 9 -
INSERIMENTO DEI RIFERIMENTI AD ALTRI DOCUMENTI IVI INCLUSI CIG E/O CUP Qualora la fattura abbia, come molto spesso accade, riferimenti ad altri documenti (es. Ordine, Contratto, DDT, ecc), la sezione di seguito permette l inserimento ordinato di tali riferimenti, permettendo qui l associazione del CIG e del CUP qualora siano da inserire. Scegliere Ordine se si ha un ordine a cui fare riferimento o altra voce. Qui va la data del documento di riferimento (es. data ordine) Inserire Codice CIG di 10 caratteri, quando disponibile. NB: Allargare lo schermo se non leggibile. Qui va il numero del documento di riferimento indicato prima (es. nr ordine) Inserire Codice CUP di 15 caratteri, quando disponibile. NB: Allargare lo schermo se non leggibile. NOTA DI COMPILAZIONE : Se si inserisce un codice CIG o CUP, le regole tecniche della PA richiedono obbligatoriamente di indicare un documento di riferimento con relativo numero che, se non disponibile, può essere in sequenza partendo da 1. E possibile inserire più documenti ed informazioni di riferimento, semplicemente salvando ogni singola riga. Il Sistema le elenca nella sezione sottostanti in modo ordinato e visibile. COMPILAZIONE DEL CORPO DEL DOCUMENTO FISCALE (PER SINGOLA RIGA) Dopo questo punto comincia l inserimento del corpo del documento fiscale, inserendo le righe una per una. NOTA DI COMPILAZIONE : Se la fattura non ha corpo ma solo testata, va compilata solo una riga, in cui il codice articolo va valorizzato con il numero 1. Se comunque non sono disponibili o applicabili codici articolo, indicare nel campo codice articolo numeri in sequenza per ogni riga(1, 2, ecc). Le informazioni da inserire nella parte sinistra della maschera sono auto-esplicative, mentre per quelle a destra si deve fare riferimento all oggetto della propria cessione/prestazione. Alcune di queste informazioni sono già presenti nella propria Area Riservata quindi quelle inserite qui hanno la precedenza, qualora diverse. Alpha Team - 10 -
1 2 La ritenuta può essere selezionata solo quando compilata nella propria area riservata, Naturalmente la compilazione di ogni riga segue logiche indipendenti anche da punto di vista di aliquota e esigibilità IVA (1). Per l aliquota ho la scelta tra quelle ammesse dalla legge: Se poi si è in presenza di un caso di Aliquota IVA pari a zero, va specificata la natura dell esenzione. Ciò si può fare attraverso il menù a tendina sottostante: Quando si è in assenza di IVA si può voler specificare, digitandolo nel campo (vedi XXYYZZ) un riferimento normativi specifico che verrà salvato nel menù a tendina del singolo cedente / prestatore, per utilizzi futuri. E possibile inserire ulteriori dettagli (2) per singola riga qualora siano presenti: codici prodotto appartenenti a standard riconosciuti Sconti o Maggiorazioni da applicare alla singola riga, in % oppure in valore assoluto. La % si applica all imponibile della riga definito nella sezione base (Q.tà x Prezzo Unitario) Altri dati di natura gestionale (Richiesti ad esempio da INPS o INAIL) Cliccando quindi su dettagli compare il seguente menù con le tre sezioni indicate Alpha Team - 11 -
Una volta inserite le informazioni di dettaglio secondo lo schema sopra indicato, si avrà una o tutte le sezioni come mostrato nell immagine seguente: Naturalmente dopo aver cliccato so conferma ed aver terminato la compilazione di altri dettagli della riga, il risultato è visibile nell immagine sottostante, dove risultano già applicati gli sconti inseriti. Qualora sia stata inserita la Cassa Previdenziale e l aliquota nella propria sezione delle Informazioni relative a Fatture PA, comparirà una sezione a questa componente dedicata: Ricordando che la cassa previdenziale è sempre soggetta ad IVA, vengono precompilate le informazioni salvate nella propria area, con possibilità di modifica. Questa si può applicare anche a singole righe della Fattura e non necessariamente a tutta. NB: E possibile gestire anche il caso di casse previdenziali multiple e gestione separata. Qualora vi siano le condizioni per l applicazione dell imposta di bollo, è possibile indicare quanto richiesto dalle regole tecniche nell apposita sezione : Alpha Team - 12 -
Inserire Codice Autorizzazione E possibile gestire documenti fiscali in cui sia prevista la ritenuta di acconto per singole righe del corpo dello stesso. E sufficiente scegliere SI alla voce Ritenuta di Acconto e verrà aperta in calce una sezione per la compilazione dei relativi dettagli: Appendice A titolo di esempio, l immagine di seguito riporta il corpo di una fattura composta da tre righe, ognuna delle quali con una aliquota IVA diversa, in particolare la terza pari a zero. SI RIEPILOGO IVA E DEFINIZIONE IVA DIFFERITA O IMMEDIATA La sezione successiva è dedicata proprio al riepilogo IVA, inclusa l indicazione di IVA Differita o Immediata. Scelgo tra Differita e Immediata 1 Clicco su questo pulsante per la riga su cui la voglio cambiare 2 E l esigibilità cambia riga per riga.. 3 TOTALE IMPONIBILE, IMPOSTA E DOCUMENTO La sezione sottostante indica i valori caratteristici di natura economica di un documento fiscale : Alpha Team - 13 -
Totale della Ritenuta di Acconto Somma degli imponibili del corpo Somma delle componenti IVA relative alle varie aliquote E per concludere la possibilità di inserire degli allegati, creando un archivio.zip anche nel caso di singolo documento allegato, attraverso l apposita sezione: INSERIRE ALLEGATI AL DOCUMENTO FISCALE Quando il documento fiscale sarà completamente compilato e pronto per l invio, sarà sufficiente cliccare sul pulsante INVIA FATTURA, in fondo alla pagina sotto la sezione allegato. COSA ACCADE DOPO L INVIO DI UN DOCUMENTO FISCALE CON REDIGIT? Tutti i controlli formali al documento fiscale inserito (es. Fattura) sono stati effettuati proprio mentre la fattura veniva compilata. Quindi eventuali incongruenze o non conformità saranno stato identificati prima di riuscire ad inviare il documento. Quando la fattura viene inviata, questa viene immediatamente convertita in formato XMLPA, integrando i dati compilati con quelli presenti in anagrafica, e posizionata nella sezione Flussi ed attende la sua coda per andare in firma digitale per poi essere inviata al Sistema di Interscambio ed entrare quindi nel flusso ordinario di una fattura XML-PA. Nel caso di Servizio Solo Conversione e Convalida la fattura si troverà pronta per il Download nella sezione Risorse da Firmare. ATTENZIONE: Dopo la compilazione di ReDigit la Fattura si manifesta immediatamente nella sezione Fatture. Qualora lo stato di questa fattura sotto la colonna denominata SDI non sia rappresentato da una icona ma risulti vuoto si sta manifestando un problema, la cui natura può dipendere dall assenza di dati fondamentali nella propria area riservata o dal fatto che non sia stato ancora attivato il canale di interscambio, ad esempio a causa di un mancato pagamento verso Digithera. In Questo caso contattare il Supporto Digithera via mail a supporto@digithera.it. Alpha Team - 14 -
STATO DI INVIO DELLE FATTURE La tabella mostra la legenda delle icone che caratterizzano gli stati di una Fattura nella sezione Fatture sotto la colonna SDI. Cliccando sulla Fattura sarà possibile leggere il dettaglio decodificato delle notifiche/ricevute e scaricare il messaggio in XML firmato inviato da SdI. Fattura Impedita (Causa Dati o Canali) Formato XML-PA pronta da Firmare Fattura Duplicata (stesso numero) Pronta per la Consegna a SdI (SLA 24 h) Fattura Non Valida, rifiutata da SdI Notifica Mancata Consegna (SdI ritenta) Fattura Consegnata alla PA Termini di Notifica Scaduti (15 gg) Fattura Accettata dalla PA (entro 15 gg) Fattura Rifiutata dalla PA (entro 15 gg) Nel primo caso contattare il Supporto Digithera per capire il motivo del blocco. I 15 giorni partono dalla Data di Consegna. In caso di Fattura non Valida o Rifiutata dalla PA è possibile re-inviarla corretta e con la stessa numerazione di quella originale. Alpha Team - 15 -
APPENDICE REGIME FISCALE (pag. 12) Alpha Team - 16 -
APPENDICE CAUSALE PAGAMENTO RITENUTA DI ACCONTO (pag. 12) Alpha Team - 17 -
APPENDICE RELATIVA A MODALITA DI PAGAMENTO (pag. 9) Alpha Team - 18 -