Il Key Management e la Semplicità Il Breviario della gestione chiavi

www.gestionechiavi.net il sito della gestione chiavi Alessandro Sposi Il Key Management e la Semplicità Il Breviario della gestione chiavi

LA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLE CHIAVI NELLE ORGANIZZAZIONI COMPLESSE *** ENORMI BENEFICI A TUTTI I LIVELLI La gestione informatizzata delle chiavi di stabilimento è produttrice di enormi benefici a tutti i livelli di una organizzazione complessa. Essa risponde in pieno alle aspettative di qualsiasi moderno management, perché: semplifica la gestione delle chiavi, a tutti i livelli (SEMPLICITA nella gestione) incrementa la sicurezza fisica (difesa del patrimonio) incrementa l efficienza operativa nelle attività di stabilimento (sicurezza d esercizio) facilita il rispetto delle regole di accesso ai dati aziendali (sicurezza industriale) innalza gli standard di Protezione e Prevenzione tutela la privacy. Implementare una gestione informatizzata delle chiavi, significa potenziare la capacità gestionale dell ente in tutti quei servizi che vengono svolti grazie all utilizzo della chiave: difesa del patrimonio, logistica, gestione emergenze, manutenzioni, accesso ai dati, eccetera. Attraverso gli strumenti di sintesi, quali reports statistici sullo stato di disponibilità istantanea delle chiavi, sullo storico delle transazioni (ovvero dei loro passaggi di mano) e sui titoli di possesso, l amministratore potrà facilmente mantenere in efficienza la loro gestione. Utilizzando una bacheca elettronica od altri strumenti informatizzati, è possibile certificare il rispetto delle regole imposte dall amministrazione (o dagli auditors) nella gestione e nella conservazione delle chiavi.

L automazione consente di eliminare gli errori e garantisce enormi possibilità di controllo, grazie alla interfaccia software dalla quale è facile ottenere: la redazione dei giornali di prelievo e riconsegna delle chiavi lo stato di presenza all istante le segnalazioni di allarmi per mancanza di chiavi informazioni per mancate riconsegne informazioni di prelievo di chiavi speciali la verifica di uno storico senza limiti la prenotazione di chiavi (ad esempio di automezzi di servizio) e molte altre utili informazioni e statistiche. Riduzione dei rischi Si capisce come le funzionalità sopra descritte possano avere un impatto positivo anche nell abbattimento dei rischi tipici di una organizzazione complessa. Le chiavi, infatti, intervengono in tutti i processi gestionali sui quali ricadono anche le prescrizioni di norme speciali e di grande rilevanza, che individuano in capo all imprenditore importanti responsabilità personali di natura penale e civile: D.Lgs. 231/2001: risk management D.Lgs. 81/2008: protezione e prevenzione D.Lgs. 196/2003: privacy *** Nelle pagine che seguono tracceremo il processo per la rimozione delle COMPLESSITA nella gestione delle chiavi di stabilimento ed individueremo gli strumenti che la Tecnologia ci mette oggi disposizione.

Le Organizzazioni Complesse sono alle prese con una sfida assai ardua: la SEMPLICITA. Il bisogno di ridurre i costi e di espandere le attività ed i mercati; le procedure imposte dai regolamenti e dalle norme tecniche sempre più esigenti; le nuove possibilità offerte dall informatica e dalle reti telematiche; tutto concorre alla creazione di sempre nuove COMPLESSITA. Destrutturazione, elasticità, tempo, risparmio, mobilità, leggerezza sono i concetti moderni che dominano la filosofia dei processi gestionali e che ci invitano a ricercare, come soluzione comune, la SEMPLICITA. Le nostre proposte, sinteticamente rappresentate qui sotto, tendono alla riduzione delle complessità nella Gestione delle Chiavi, per favorire il suo processo verso la SEMPLICITA. Le 4 regole della SEMPLICITA La semplicità è a portata di mano, quando si applicano le facili regole che qui introduciamo: RIDUCI ORGANIZZA GESTISCI IMPARA Nelle pagine seguenti vedremo anche come l utilizzo di nuove tecnologie ci offra un importante aiuto nello svolgimento di questo processo. Non dimentichiamo, però che la tecnologia è di per sé una complessità, che deve essere efficacemente dominata per poterne sfruttare al meglio i vantaggi verso la conquista della SEMPLICITA

Riduzione del numero di Chiavi Circolanti Regola 1: RIDUCI La prima regola prevede di ridurre le complessità in un processo gestionale, eliminando le funzionalità superflue, senza però dover pagare costi significativi. ELIMINA le complessità inutili: le serrature non necessarie gli inutili passaggi di mano di chiavi i registri manuali mal compilati le chiavi rimaste senza serrature. Per selezionare il superfluo, è necessario procedere ad una Ricognizione delle serrature e delle chiavi di stabilimento, nonché alla loro Codifica. Da queste attività emergeranno quali serrature e chiavi sono superflue nell organizzazione e, quindi eliminabili dalla stessa. Questo è il primo passo verso la Semplicità, che si esaurirà piuttosto presto e con una minima influenza sulla Complessità. Perciò, quando tutto l eliminabile è stato rimosso e non possiamo più togliere altri elementi della nostra complessità, si può proseguire l azione di semplificazione grazie ad ulteriori metodi, favoriti anche dalla tecnologia. Rimpicciolisci Nascondi Incorpora Il ricorso alla Tecnologia rende agevole ciò che appariva un impresa impossibile. La Tecnologia oggi consente di Rimpicciolire gli strumenti, di Nascondere alcune funzioni complicate e di Incorporarne delle nuove, mettendo ad esempio in un unico strumento, che occupa lo spazio di una sola mano, capacità di rilevamento, di analisi, di archiviazione e di comunicazione.

Nel nostro caso selezioneremo le tecnologie meccaniche ed elettroniche che ci consentiranno di produrre le ulteriori riduzioni di complessità. RIMPICCIOLISCI il sistema ed i suoi componenti: elimina la maggior parte delle chiavi circolanti, riducendo interi mazzi ad una sola chiave; riduci la dimensione e la capacità delle bacheche esistenti; riduci il rischio della esistenza di copie chiavi non autorizzate ; NASCONDI le complessità necessarie, quelle che non puoi eliminare: nascondi in una stessa chiave più titoli di accesso; fai gestire ad un sistema automatizzato, nascosto nella tecnologia, la tenuta di un registro dei prelievi ed il riconoscimento degli utenti autorizzati; rendi disponibili con la massima semplicità alcune chiavi là dove servono; nascondi le complessità nelle procedure, per potervi attingere solo quando necessario; INCORPORA nel sistema nuove qualità disponibili nelle tecnologie adottate, per compensare le eventuali rinunce e gli oneri sostenuti: incorpora nel sistema nuove qualità tecnologiche per maggiori standard di sicurezza, quali profili chiavi brevettati, cilindri resistenti alle manomissioni, bacheche elettroniche in allestimento blindato, eccetera; incorpora nel sistema le funzionalità tipiche dell informatica, estendendo alla gestione delle chiavi l informatizzazione dei processi di controllo già applicata ad altre funzioni; incorpora la possibilità di interazione con altri sistemi gestionali e tecnologici, per ridurre al massimo l intervento operativo del personale; Le istruzioni suggerite dalla regola 1. RIDUCI trovano piena rispondenza nei sistemi di serrature a Chiave Maestra, che realizzano la riduzione del numero di chiavi circolanti di stabilimento e, quindi, un grande passo verso la SEMPLICITA.

Applicazione tecnica 1: Più controllo? Con meno chiavi! Un sistema di serrature a Chiave Maestra, con cilindro codificato e profilo brevettato non diffuso sul mercato, per garantire la certezza del numero di copie esistenti e per poterne controllare il possesso da parte dei soli autorizzati. Caratteristiche tecniche salienti: cilindro codificato profilo esclusivo per il cliente sistema meccanico o misto elettronico emissione di Chiavi Maestre con titoli di accesso superiori pieno e sicuro controllo di emissione delle copie di chiavi poche chiavi che operano su molte serrature Chiavi Maestre con Titoli di Accesso Personalizzati L emissione di appropriate Chiavi Maestre, che hanno in sé titoli di accesso a molte serrature, ridurrà il numero di chiavi necessarie a svolgere le diverse attività di specifiche funzioni, contribuendo a eliminare una grande quantità di chiavi attualmente circolanti in stabilimento: Chiave Maestra di linea, di reparto, di area, di stabilimento; Chiave Maestra per manutenzioni; Chiave Maestra per ispettori; Chiave Maestra per gestione emergenze; Chiave Maestra per Vigili del Fuoco; Chiave Maestra della Vigilanza; Eccetera.

Il sistema misto elettronico Il sistema può essere realizzato anche impiegando una parte i cilindri dotati di tecnologia RFID, e, quindi, elettronici. Questi consentono l accesso a chiavi che siano dotate di Chip di identificazione RFID e, quindi, aggiungono una ulteriore possibilità di controllo informatizzato. Il loro costo però è elevato e non sempre il loro impiego è giustificato. Inoltre dobbiamo sempre ricordarci di rispettare il nostro primo obiettivo: la SEMPLICITA. La Chiave Maestra è efficienza Questa razionalizzazione è produttrice di una grande efficienza organizzativa, di alti standard di sicurezza, e della massima libertà operativa. Chiave Maestra e Gestione Informatica Benefici che verranno amplificati dall utilizzo di strumenti Informatici utili a tracciarne i prelievi e le riconsegne da parte degli utenti autorizzati, garantendo così, senza incertezze le seguenti possibilità: la disponibilità al prelievo da parte degli operatori quando a loro necessario ; la redazione automatica di registri informatizzati; il controllo via LAN da parte dei responsabili di sistema; la consegna della chiave a distanza ; eccetera. Come meglio spiegheremo nel seguente capitolo che affronta il processo di informatizzazione dell attività di gestione delle chiavi.

Procedura ed Organizzazione Regola 2: ORGANIZZA L organizzazione fa sì che un sistema composto da molti elementi appaia costituito da pochi. Organizza i processi attraverso una Procedura, per stabilire le reali esigenze di ogni reparto e, dopo aver eliminato il superfluo, armonizzarle con quelle degli altri reparti per la definizione di una Procedura Unica di stabilimento. La procedura svolge le seguenti operazioni: Ordina Etichetta Integra Assegna Vediamo come applicare questa regola alla Gestione delle Chiavi di stabilimento. ORDINA: o ordina le serrature a cui sono destinate le chiavi, attraverso un censimento delle stesse; o ordina i diritti di accesso delle persone o delle funzioni alle serrature censite, attraverso la redazione di un piano di aperture; o i dati in un sistema informatizzato ETICHETTA: o codifica le serrature durante il censimento; o codifica le persone o le funzioni durante la redazione del piano di aperture; o etichetta le chiavi, prima di metterle a disposizione degli utenti; o marca, segna, accendi, rimuovi, protocolla sul data base informatizzato, per un registro sempre attuale delle operazioni svolte.

INTEGRA funzioni simili o sequenziali: o integra in una singola Chiave Maestra i titoli di accesso a tutte le serrature associate alla persona o funzione; o integra il sistema di serrature meccaniche al sistema di bacheche elettroniche, abbinando le chiavi ai portachiavi elettronici, per cui la chiave diventa un dato nel software gestionale; o integra sul badge di identificazione del personale anche le credenziali di accesso alle chiavi conservate nelle bacheche elettroniche; o integra le funzioni del sistema gestionale informatizzato con le procedure in uso. ASSEGNA: o assegna agli utenti le priorità di accesso alle chiavi secondo le esigenze operative generali; o assegna la massima facilità di prelievo alle chiavi legate ad attività di emergenza; o assegna procedure ristrette di accesso alle chiavi di siti di particolare importanza; o assegna esclusività di accesso alle chiavi agli utenti che si sono prenotati per primi; o assegna fasce temporali proprie a persone od a chiavi; La TECNOLOGIA ci aiuta ad applicare la regola 2. Organizza, informatizzando l applicazione della procedura, con il pieno e certo Tracciamento delle concessioni delle autorizzazioni ed il pieno e certo Tracciamento delle operazioni di prelievo delle chiavi. La Chiave e la Serratura sono beni aziendali di prima importanza: sono strumenti necessari alla gestione delle attività e del patrimonio aziendale. Pertanto dobbiamo gestirle al pari di ogni altro cespite considerato come strategico. Vediamo come nella applicazione tecnica descritta nelle seguenti pagine, dove si tratta del controllo informatizzato del possesso delle chiavi dai PC su rete, attraverso le bacheche elettroniche ed i loro software di governo.

Applicazione tecnica 2: La chiave al chiodo elettronico! Il Mercato delle Tecnologie offre gli strumenti utili al nostro scopo, che noi potremo impiegare per le nostre esigenze per: o Ordinare o Etichettare o Integrare o Assegnare le priorità o Automatizzare e o Registrare tutti i dati necessari alla gestione della Complessità, rendendoli poi fruibili con estrema Semplicità attraverso le risorse tecnologiche delle IT. SISTEMA AUTOMATICO In assenza di personale Il Principio: Controllo assoluto I Vantaggi Accessori: Investimento presto Ammortizzato Mettere Definitivamente sotto Controllo l Accesso alle Chiavi, con un Sistema Automatizzato e l Aiuto delle Information Technology, Oggi è Possibile. Anzi Imperativo! Quanto Costa la Gestione Manuale dei Controlli? Lo sa Bene l Attento Manager che Risponde del Risultato d Impresa. Investimento Ammortizzato nei 18/24 mesi, Garantito! Benefici Irrinunciabili anche per il Servizio Protezione e Prevenzione.

SISTEMA SEMI-AUTOMATICO Il Principio: Il Portiere Informatizzato I Vantaggi Accessori: Investimento subito Ammortizzato Leggero ed Economico Un aiuto concreto al Portiere di un Grande Stabile. La Consolle KeyTracer Guida la Concessione delle Chiavi. Un Registro Informatizzato è Consultabile da Rete. NO Errori Umani! NO Registrazioni Manuali! Quanto Costa la Gestione Manuale dei Controlli? Lo sa Bene l Attento Manager che Risponde del Risultato d Impresa. Investimento Ammortizzato nei 12 mesi, Garantito! Benefici Irrinunciabili anche per il Servizio Protezione e Prevenzione. Presupposti tecnologici: la RFID Uno dei presupposti per la informatizzazione del processo di controllo e governo è il tracciamento automatico delle chiavi di stabilimento, attraverso la tecnologia di identificazione RFID. La RFID è la soluzione moderna alle esigenze di tracciamento nella logistica grazie alle sue intrinseche qualità applicative e gestionali: facile integrazione fisica dei suoi componenti all interno di strumenti, macchine ed apparati in genere; nessuna manutenzione richiesta agli elementi di identificazione passiva; alto livello di protezione del codice di identificazione; eliminazione del contatto fisico tra elemento tracciato e lettore; immunità agli elementi di disturbo: atmosferici (polveri, umidità, agenti chimici), a quelli industriali (oli, polveri metalliche, solventi) ed a quelli umani (sudore).

Il Porta-Chiavi RFID Il nostro progetto ruota intorno alla capacità di tracciare la singola chiave di stabilimento, grazie all utilizzo di un porta-chiavi codificato, ovvero dotato di un TAG passivo affogato nella fusione plastica dello stesso. Al porta-chiavi codificato sono legate una o più chiavi per mezzo di un sigillo numerato a rottura, che ne garantisce il seguente sodalizio: codice porta chiavi = codice chiave La Bacheca Informatizzata Le chiavi sono quindi gestite da una BACHECA INFORMATIZZATA, nella quale ogni porta-chiave codificato ha un proprio punto di alloggiamento, dotato di un LETTORE RFID: ogni chiave viene quindi monitorata nel proprio punto di alloggiamento, con rilevamento dei prelievi e delle riconsegne effettuati. La Consolle Informatizzata Quando il completo automatismo non fosse necessario e quando il numero di chiavi da gestire fosse eccessivo, una valida ALTERNATIVA è costituita dalla consolle KeyTracer, che può gestire grandi quantità di chiavi ad un MINIMO COSTO, aiutando l operatore di portineria nella Gestione delle Chiavi e sollevandolo dai rischi di errori nella distribuzione delle chiavi e nella compilazione dei registri. Il Software Il software che governa entrambe i sistemi gestisce il data base degli utenti ed i loro titoli di possesso delle chiavi, secondo finestre temporali ed autorizzazioni in stati di esercizio ordinario e di emergenza. Esso redige un giornale di prelievi e riconsegne, segnala gli allarmi nei casi di mancato rispetto delle procedure ed in caso di assenza prolungata delle chiavi. Consente la supervisione da parte degli amministratori ed il governo di più strumenti distribuiti sulla Rete Aziendale. Alcuni esempi di chiavi che SICURAMENTE necessitano di gestione informatizzata: responsabili di reparto magazzini funzioni speciali di controllo ed ispezione manutenzioni pulizie vigilanza emergenza

Il Key Management informatizzato Regola 3: GESTISCI Ovvero: introduci un sistema software in grado di gestire la funzione di key-management aziendale attraverso una interfaccia semplificata, integrabile con altri sistemi gestionali aziendali ed in linea con le esigenze delle imprese moderne, come già rilevate in premessa: destrutturazione elasticità tempo risparmio mobilità leggerezza. Un sistema software Web Based, sul quale viene impostata la progettazione esecutiva dell impianto a Chiave Maestra, sul quale viene importata la Procedura Unica di gestione delle chiavi ed al quale sono interfacciate le Bacheche Elettroniche, per: 1) gestire le serrature e le chiavi di stabilimento: o come beni aziendali; o come sistema oggetto di manutenzioni; o come strumenti funzionali alle diverse attività aziendali; o come elementi della procedura; 2) governare i dispositivi elettronici (ad esempio le bacheche) utilizzati attraverso una unica interfaccia e nel rispetto della procedura; 3) gestire il Registri Utenti in integrazione con il sistema di gestione del personale e con quello dell anagrafica fornitori, per poter essere aggiornato in automatico, con semplificazione del processo; 4) fungere da Regia di sistema. La regia del sistema deve essere affidata ad un apposito servizio gestito da personale che non necessita di essere già in possesso di speciali competenze, ma che può essere formato dal fornitore in un percorso on the job durante la progettazione e la messa in funzione del sistema.

Le Funzioni svolte dal regista del sistema sono: la formazione degli operatori (utenti del sistema) il monitoraggio del rispetto delle procedure la rilevazione di necessarie modifiche al sistema ed alle procedure la redazione di reports e statistiche la gestione di infrazioni e di errori. 1 - Chiave 2 - Dato 4 - Gestione 3 - Rete Klavis The Key Management System 6

Conoscenza significa SEMPLICITA Regola 4: IMPARA Poiché la COMPLESSITA si genera con lo sviluppo delle nostre attività, essa non potrà essere eliminata definitivamente, ma tornerà a proporsi in ogni fase di evoluzione delle nostre organizzazioni. L alternanza di COMPLESSITA e SEMPLICITA, che fluttuano con un andamento sinusoide, ci impone perciò una continua attività di formazione, per IMPARARE a dominare il rinnovarsi della COMPLESSITA. Formazione del Servizio di Gestione Chiavi La formazione di uno specifico e specializzato Servizio di Gestione Chiavi faciliterà la conduzione del sistema e ne garantirà l efficienza nel tempo, perché i responsabili di tale servizio avranno tutti gli strumenti per poterlo adattare alle mutabili esigenze organizzative ed alle nuove procedure che ne dovessero derivare. Il percorso formativo viene progettato a quattro mani con l Ente ed è finalizzato alla formazione di Formatori Interni, grazie ai quali potrà essere strutturato un Servizio di Gestione Chiavi in grado di istruire e guidare gli Utenti del sistema. Gli utili strumenti di supporto alla attività di formazione saranno: 1. il testo della procedura di gestione delle chiavi della Metro di Milano; 2. il software di sistema, con istruzioni all operatore e con la necessaria modulistica per lo svolgersi dei processi gestionali; 3. il contratto di assistenza con il fornitore, che prevede anche le attività di modifica delle procedure secondo le mutevoli esigenze dell ente e le attività di formazione continua dei formatori, affinché siano mantenuti gli standard di efficienza del sistema. 4. un eventuale centro di ascolto, messo a disposizione dal fornitore. Il trasferimento di CONOSCENZA è la fornitura più importante che si possa ricevere!

Tabella di sintesi di un progetto per la Gestione delle Chiavi Semplificata Riduciamo ulteriormente ed organizziamo i concetti principali di questo progetto in una tabella di sintesi, per dargli una maggiore evidenza. Servizi Interessati al Progetto Servizi Generali, Manutenzione, Facility Servizio Prevenzione e Protezione Procedura a garanzia del Rispetto delle Competenze Individuali e Facilitazione degli Accessi Gestione Emergenze Servizio Security Difesa del Patrimonio Servizio Economato 1. Riduzione n Chiavi Circolanti ed Assegnazione alle Chiavi di Specifiche Competenze; Abbattimento dei Costi causati da: Inefficienze Operative; Duplicazione Chiavi; Attraverso un Sistema di Serrature a Chiave Maestra Obiettivi del Progetto 2. Gestione Informatizzata del Parco Chiavi e Serrature, come altri Cespiti Aziendali; Attraverso il Software di Gestione del Sistema 3. Protezione Centralizzata delle Copie Chiavi di Scorta, Normalmente non Utilizzate; Attraverso un Armadio di Sicurezza Allestito con Pannelli Portachiavi 4. Formazione di uno Specifico Servizio di Gestione Chiavi Attraverso un Percorso Formativo Personalizzato

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