EASYGEST GESTIONE PIANO DEI CONTI, CLIENTI E FORNITORI GESTIONE PIANO DEI CONTI - CLIENTI - FORNITORI Questa procedura permette l'introduzione, la variazione, l'annullamento dei dati relativi al Piano dei Conti, ai clienti ed ai fornitori. Nel nostro caso specifico il Piano dei Conti è organizzato su tre livelli: Gruppi, Conti e Sottoconti. Il gruppo è un archivio che raccoglie tutte le scritture contabili relative ad un gruppo di conti. Esempi di gruppo possono essere "Crediti", "Debiti". Ect. Ogni gruppo è definito da un codice di due caratteri di tipo alfanumerico. Il conto è un archivio che raccoglie tutte le scritture contabili relative ad un oggetto:
Esempi di conto possono essere "Conto Clienti, "Conto Fornitori", ecc. Ogni conto è definito da un codice di due caratteri di tipo alfanumerico. I sottoconti sono delle descrizioni dettagliate dei Conti. Ogni Conto è quindi divisibile in più Sottoconti. Per esempio il Conto Fornitori conterrà uno per uno tutti i fornitori; il Conto Banche conterrà una per una le banche utilizzate dall'azienda. Il codice dei Sottoconti è formato da 12 caratteri alfanumerici, i primi due dei quali devono coincidere con il codice del Gruppo di appartenenza ed il terzo ed il quarto con il Conto di appartenenza. NUOVO: - codice (questo campo è stato definito nella precedente descrizione del Piano dei Conti) - descrizione (è un campo di 50 caratteri da utilizzarsi per descrivere per esteso il nome dei Gruppi, Conti o dei Sottoconti) - tipo conto (è un campo alfanumerico di un carattere utilizzabile per partizionare le voci in gruppi distinti, più precisamente in) PATRIMONIALI ECONOMICI CLIENTI FORNITORI AGENTI (per l'inserimento dei clienti e/o fornitori vedere l'apposita sezione che si trova piè di documento) CORREZIONE e/o ELIMINAZIONE: Per modificare e/o eliminare un Gruppo, Conto o Sottoconto dobbiamo dal menu Piano dei Conti, cliccare su modifica. Ci verrà proposta una finestra di ricerca, una volta individuato il dato da modifica basta fare doppio click sul dato stesso e potremo in questo modo riaprire la finestra d'inserimento dati. Selezionando il tipo Conto "Cliente" o "Fornitore" si visualizzera una serie di tag dove sarà possibile l'inserimento dei dati suddivisi per tipologia:
"DATI GENERALI" per ogni cliente o fornitore sono richiesti i seguenti dati: ***************************************************************** - indirizzo - città (cliccando su lista si avrà l'elenco completo delle regioni) - provincia - regione - cap - nazione (cliccando su lista si avrà l'elenco completo delle nazioni) - partiva iva (viene effettuato il controllo di congruità) - codice fiscale (viene effettuato il controllo di congruità) - codice iva (in questo campo si specifica il codice IVA solitamente usato dal Cliente o dal Fornitore)
- codice pagamento (in questo campo si specifica il tipo di pagamento solitamente effettuato dal Cliente o per il Fornitore) - categoria (in questo campo si specifica il tipo di categoria merceologia alla quale appartiene il Cliente o il Fornitore) - listino (in questo campo si specifica il listino sul quale si procede a fatturazione per il Cliente, i listini possibili sono 5 dal nr.1 al nr.5) - sconto 1 - sconto 2 (n questi due campi si specificano gli eventuali sconti da applicare al cliente) - fido (spuntando questo campo si indica che il cliente è soggetto ad un massimo di fido) - addebito spese (spuntando questo campo le eventuali spese che si avranno per l'emissione delle fatture verranno addebitate al cliente) - banca - abi - cab - gg val (n questi campi si specificano gli estremi della banca d'appoggio che ci ha fornito il cliente per l'emissione delle ricevute bancarie) - destinazione - indirizzo - città (in questi campi si specifica l'eventuale destinazione diversa della merce rispetto alla sede legale del cliente, se le destinazioni sono più di una allora è preferibile utilizzare la procedura apposita che si trova nel menù generale -> archivi -> destinazioni) - barcode (in questo campo è possibile associare al codice classico del cliente un codice a barre) - dilazione gg (campo testuale utilizzato prevalentemente per i fornitori per specificare l'eventuale dilazione in giorni dei pagamenti, questo campo viene poi riportato sulle stampe dello scadenziario passivo raggruppato per banche) - non affidabile (spuntando questo campo si specifica che il cliente e/o il fornitore non risulta affidabile finanziariamente -nel caso del cliente- o come consegne -nel caso del fornitore-, i clienti e/o i fornitori spuntati sono evidenziati nello scadenziario con colorazione diversa) - destinazioni multiple (in questo campo si specifica che il cliente potrà avere destinazioni multiple) - cliente di destinazione merce (in questo caso si specifica se il cliente è stato inserito solo come destinazione merce) - note importanti - attivo (in questi campi si indicano le eventuali note importanti e spuntando la voce attivo queste verranno riportate in emissione DDT e/o Fatture)
"DATI ACCESSORI" per ogni cliente o fornitore sono richiesti i seguenti dati: ***************************************************************** - fattura singolarmente i ddt (spuntando questo campo tutti i ddt del cliente saranno fatturati singolarmente indipendentemente dalla casuale e dalla tipologia di pagamento) - responsabile - orario di apertura - orario di consegna - telefono 1 - telefono 2 - fax - e.mail - http - note (in questi campi si specificano i dati che sono di uso comune nelle relazioni commerciali)
- legale rappresentante - nato a - il - residente in - località residenza - codice fiscale - tipo documento identità - numero documento - rilasciato da - il (in questi campi si specificano gli eventuali dati relativi al rappresentate legale del cliente e/o del fornitore) - cliente predefinito (spuntando questo campo ogni qualvolta si emette un DDT questo verrà automaticamente intestato al cliente medesimo con possibilità di variazione) - gg di chiusura (in questo campo si specifica l'eventuale giorno di chiusura del cliente) - codice agente (in questo campo si specifica l'eventuale agente che gestisce i rapporti commerciali con il cliente) - storico agenti (cliccando su questo campo si otterrà visualizzato lo storico agenti di questo cliente con l'indicazione di tutti gli agenti che lo hanno gestito e la data del cambio)
"ALTRI DATI" per ogni cliente o fornitore sono richiesti i seguenti dati: **************************************************************** - sconto finanziario - altra categoria - file 155 - spedita - codice zona - codice merceologico - agente precedente - data del cambio - data creazione - ulteriore agente - km di percorrenza - tempo percorrenza medio (in questi campi si specificano altri dati accessori utili per poter classificare il cliente in modo omogeneo)
"DESC X EFFETTI" per ogni cliente o fornitore sono richiesti i seguenti dati: ***************************************************************** - destinazione diversa per Riba S/N - ragione sociale - indirizzo - cap - città - provincia (se il cliente desiderà ricevere gli avvisi di pagamento in un luogo diverso da quello della sede legale si dovrà effettuare la spunta e inserire i dati per la nuova destinazione)
"NOTE" per ogni cliente o fornitore sono richiesti i seguenti dati: **************************************************************** - note (in questo campo si possono riportare note puramente informative)
"SCHEDA PRODUTTIVA" per ogni fornitore sono richiesti i seguenti dati: ***************************************************************** - produttore di beni (in questo campo si specifica se questo fornitore abitualmente ci fornisce servizi relativi alla produzione di beni) - fatturato giornaliero (in questo campo si specifica la media del fatturato giornaliero che il fornitore realizza, questo valore assume un importanza strategica nel calcolo del lavoro da assegnare al fornitore medesimo tramite la gestione delle bollette di lavorazione) - fase 1 / minuti 1 - fase 2 / minuti 2 - fase 3 / minuti 3 - fase 4 / minuti 4 - fase 5 / minuti 5 - fase 6 / minuti 6 (in questi campi si specificano quali sono le fasi di lavoro per le quali il fornitore è abilitato per maggiori dettagli si veda le distinte basi- e quale è il costo minuto relativo)
- unità produttive interne - unità produttive esterne (in questi campi si specificano quanti sono gli addetti alla produzione all interno dell azienda e all esterno presso i fornitori, tali dati sono importanti per effettuare il calcolo relativi ai minuti residui da lavorare per maggiori dettagli si vedano le distinte basi-) - periodo chiusura inizio - periodo chiusura termine (in questi campi si specifica l intervallo di tempo nei quali l azienda interrompe l attività per le ferie estive e/o quelle natalizie, tali dati sono importanti per effettuare il calcolo relativi ai minuti residui da lavorare per maggiori dettagli si vedano le distinte basi-)
"SCHEDA COMMERCIALE" per ogni fornitore sono richiesti i seguenti dati: ***************************************************************** - SEDE OPERATIVA (nei campi relativi a questa sottoscheda si inseriscono gli estremi dell indirizzo della sede operativa del fornitore) - REFERENTE (nei campi relativi a questa sottoscheda si inseriscono i nominativi relativi ai vari referenti commerciali del fornitore) - DATI RAPPRESENTANTE (nei campi relativi a questa sottoscheda si inseriscono gli estremi anagrafici del rappresentante del fornitore che gestisce i rapporti con la nostra azienda) - ORDINI (nei campi relativi a questa sottoscheda si inserisco in modo dettagliato tutte le procedure e i termini di gestione e consegna degli ordini che rimettiamo a i nostri fornitori) - NOTE (nei campi relativi a questa sottoscheda si inserisco delle note a corredo delle schede commerciali)