MANUALE di GESTIONE della SICUREZZA

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1 SOMMARIO: 1. PREMESSA Scopo e campo di applicazione Struttura del Sistema di Gestione della Sicurezza Attività e struttura dell Azienda Definizioni e altre abbreviazioni POLITICA DI PREVENZIONE DEGLI INCIDENTI RILEVANTI Aspetti Generali Responsabilità e azioni Documentazione di riferimento PIANIFICAZIONE Identificazione e valutazione dei pericoli rilevanti Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento Prescrizioni legali Principi generali Responsabilità e azioni Documentazione di riferimento Obiettivi, traguardi, programmi Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di riferimento ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO Organizzazione interna: ruoli, responsabilità e autorità Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento Gestione delle risorse umane: formazione e consapevolezza Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento Comunicazione e Consultazione Comunicazione e Consultazione Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento Gestione della documentazione e delle registrazioni Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento Controllo Operativo Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento Preparazione e risposta alle emergenze Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento VERIFICA Sorveglianza e misurazione (compresa sorveglianza del rispetto delle prescrizioni normative) Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento Non conformità, azioni correttive e preventive Principi Generali Responsabilità e azioni Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 1 di 30

2 5.2.3 Documentazione di Riferimento Verifiche Ispettive Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento RIESAME Principi Generali Responsabilità e azioni Documentazione di Riferimento REVISIONE DATA CONTENUTO DELLA MODIFICA 0 18/06/07 Prima emissione Copia CONTROLLATA N 1 Rilasciata a/il 18/06/07 Avvertenze Il presente Manuale Qualità Ambiente non può essere riprodotto o trasferito ad altri senza l'autorizzazione scritta della GALIM. Il possessore dovrà restituirlo alla GALIM nel caso di specifica richiesta. Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 2 di 30

3 1. PREMESSA Il Sistema di Gestione della Sicurezza (SGS) descritto nel presente Manuale è stato progettato, per quanto riguarda le sue linee generali, sulla base di quanto previsto dal D.M del 09/08/2000 Linee guida per l attuazione del sistema di gestione della sicurezza. La struttura adottata dal sistema è quella prevista dalla norma ISO 14001:2004 per i sistemi di gestione ambientale (come ammesso all art. 4, comma 3 del suddetto decreto); le attività di tipo più operativo sono state definite sulla base degli scenari incidentali e delle valutazioni contenute nel rapporto di sicurezza predisposto ai sensi della Legge Regionale 19/ Scopo e campo di applicazione Con riferimento alla situazione descritta nella revisione corrente del rapporto di sicurezza, le sostanze che determinano l assoggettabilità dell azienda alla normativa sul rischio d incidenti rilevanti sono: - Anidride cromica sono inoltre presenti, benché in quantitativi significativamente inferiori alle specifiche soglie previste dal D-Lgs 334/99: - VANGUARD SOLBIL WH Il SGS si applica alle attività connesse alla gestione e all utilizzo dei prodotti contenenti cromo esavalente, come individuate dal rapporto di sicurezza (scenari incidentali), dalle Linee Guida e dalla norma di riferimento utilizzata per la strutturazione del sistema. Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 3 di 30

4 1.2 Struttura del Sistema di Gestione della Sicurezza Lo schema sotto riportato definisce la struttura del SGS, le relazioni fra i suoi diversi elementi, la correlazione con le pertinenti sezioni del presente Manuale. Sez. 6 RIESAME DELLA DIREZIONE Sez.. 2 POLITICA DI PREVENZIONE DEI RISCHI D INCIDENTE RILEVANTE sez. 5 SORVEGLIANZA E REAZIONE - Definizione di attività per la verifica e il controllo dell efficacia delle regole definite, nonché per il monitoraggio di adempimenti normativi di natura periodica - Gestione di non conformità, incidenti, quasi incidenti. sez. 3 PIANIFICAZIONE - Redazione e Aggiornamento della Scheda Tecnica - Gestione delle prescrizioni legali e degli aggiornamenti normativi - Obiettivi, traguardi, programmi di miglioramento sez. 4 ATTIVITA GESTIONALI E DI CONTROLLO OPERATIVO - Definizione di risorse, responsabilità e autorità per la conduzione delle attività di sistema - Gestione formazione: definizione necessità formative, erogazione, verifica di efficacia - Gestione di documenti e registrazioni - Gestione della comunicazione, interna ed esterna - Definizione di regole per la conduzione di attività operative critiche: movimentazione e immagazzinamento di sostanze pericolose, manutenzione, etc. - Definizione di regole per la gestione di modifiche relative a prodotti, impianti, attività - Definizione di regole per la gestione di emergenze Al fine di evidenziare la conformità del presente Manuale (redatto secondo la struttura della norma ISO 14001:2004) e quindi del SGS con i criteri espressi dal Decreto Ministeriale 09/08/2000, è stata predisposta la seguente tabella di correlazione. UNI EN ISO : 2004 SEZIONE MANUALE SGS D.M. 09/08/2000 Titolo III (contenuti del Sistema di gestione della Sicurezza) I. Organizzazione e personale II. Identificazione e valutazione dei rischi rilevanti III. Controllo operativo IV. Gestione delle modifiche V. Pianificazione di emergenza VI. Controllo delle prestazioni VII. Controllo e revisione 4.2 Politica Ambientale 2. Politica di Prevenzione degli Incidenti Rilevanti Aspetti Ambientali 3.1 Identificazione e valutazione Prescrizioni legali e altre prescrizioni Obiettivi, traguardi, programmi dei pericoli rilevanti 3.2 Prescrizioni legali 3.3 Obiettivi, traguardi, programmi Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 4 di 30

5 UNI EN ISO : 2004 SEZIONE MANUALE SGS D.M. 09/08/2000 Titolo III (contenuti del Sistema di gestione della Sicurezza) Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Competenze, formazione, consapevolezza 4.1 Risorse, ruoli, responsabilità e autorità 4.2 Gestione delle risorse umane: formazione e consapevolezza Comunicazione 4.3 Comunicazione Documentazione 4.4 Gestione della documentazione e delle registrazioni Controllo dei documenti 4.4 Gestione della documentazione e delle registrazioni Controllo Operativo 4.5 Controllo Operativo Preparazione e risposta alle emergenze 4.6 Preparazione e risposta alle emergenze Sorveglianza e misurazione 5.1 Sorveglianza e misurazione Valutazione del rispetto 5.1 Sorveglianza e misurazione delle prescrizioni Non conformità, azioni 5.2 Non conformità, azioni correttive e preventive correttive e preventive Controllo delle 4.4 Gestione della registrazioni documentazione e delle registrazioni Verifiche ispettive 5.3 Verifiche ispettive interne 4.6 Riesame della Direzione 6 Riesame I. Organizzazione e personale II. Identificazione e valutazione dei rischi rilevanti III. Controllo operativo IV. Gestione delle modifiche V. Pianificazione di emergenza VI. Controllo delle prestazioni VII. Controllo e revisione Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 5 di 30

6 1.3 Attività e struttura dell Azienda L azienda opera nel settore metalmeccanico eseguendo lavorazioni di rettifica e trattamento superficiale dei metalli (cromatura a spessore). Nello stabilimento prestano servizio 14 dipendenti. Le principali funzioni aziendali coinvolte nelle attività gestionali del sistema sono identificate all interno del manuale dalle sigle qui sotto riportate. Sigla D RSGS RSPP RLS I CR RE Funzione Direzione Rappresentante della Direzione per il SGS Resp. Servizio Prevenzione e Protezione Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza Impiegati Cromatori Rettificatori 1.4 Definizioni e altre abbreviazioni SOSTANZE PERICOLOSE = le sostanze, miscele, o preparati elencati nell allegato I del D.Lgs 334/1999, parte 1, o rispondenti ai criteri fissati nell allegato I, parte 2, che sono presenti come materie prime, prodotti, sottoprodotti, residui o prodotti intermedi, ivi compresi quelli che possono ragionevolmente ritenersi generati in caso di incidente. INCIDENTE RILEVANTE = un evento quale un emissione, un incendio o un esplosione di grande entità, dovuto a sviluppi incontrollati che si verificano durante l attività dello stabilimento e che dia luogo a un pericolo grave, immediato o differito, per la salute umana o per l ambiente, all interno o all esterno dello stabilimento, e in cui intervengano una o più sostanze pericolose. GESTORE = la persona fisica o giuridica che gestisce o detiene lo stabilimento e l impianto ASPETTI DI SICUREZZA = elementi di attività, prodotti, servizi aziendali che possono concorrere, direttamente o indirettamente, alla determinazione di un incidente rilevante. SGS = Sistema di Gestione della Sicurezza (per la Prevenzione dei Rischi d incidente Rilevante) Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 6 di 30

7 2 - POLITICA DI PREVENZIONE DEGLI INCIDENTI RILEVANTI 2.1 Aspetti Generali Il documento di Politica definisce i criteri e i principi, generali e specifici, ai quali il Gestore intende attenersi nel campo della prevenzione e del controllo degli incidenti rilevanti. In particolare, il documento deve esplicitare: l impegno del gestore a realizzare, adottare, mantenere attivo un sistema di gestione per la prevenzione dei rischi d incidente rilevante l impegno a rispettare la normativa vigente in materia di prevenzione dei rischi d incidente rilevante la norma utilizzata come riferimento per l articolazione del Sistema l articolazione del Sistema l eventuale adesione a normative tecniche, regolamenti, norme non richieste dalla normativa cogente gli obiettivi specifici sui quali il gestore si impegna per il perseguimento di un miglioramento delle proprie prestazioni/capacità di prevenzione dei rischi il programma per l implementazione del SGS e, una volta che questo sia a regime, per il conseguimento degli obiettivi di miglioramento. 2.2 Responsabilità e azioni D Definisce inizialmente, e successivamente riesamina regolarmente (in occasione del Riesame periodico del SGS -vedi sez.6), la politica per la prevenzione dei rischi d incidente rilevante, garantendo che sia sempre coerente con i requisiti individuati nella sezione 2.1, con gli obiettivi e le strategie aziendali, con le risorse disponibili. RSGS /RSPP - RLS Collaborano con GS alla definizione e al riesame della Politica RLS Approva la Politica. RSGS Garantisce il funzionamento del SGS, in coerenza con i principi generali e particolari espressi dal documento di Politica. Garantisce la diffusione della politica a tutto il personale: creando momenti di informazione e sensibilizzazione, nel corso dei quali consegnare al personale copia del documento e discuterne contenuti (vedi anche sez. 4.2) esponendo il documento in aree opportune all interno dello stabilimento. 2.3Documentazione di riferimento Documento Input Output Rapporto di sicurezza Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 7 di 30

8 Politica per la prevenzione dei rischi d incidente rilevante Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 8 di 30

9 3 - PIANIFICAZIONE 3.1 Identificazione e valutazione dei pericoli rilevanti Principi Generali L analisi dei rischi d incidente rilevante prevede l individuazione e la valutazione: delle sostanze, degli impianti e dei processi che costituiscono un pericolo rilevante ai sensi della specifica normativa vigente, degli scenari incidentali ipotizzabili del possibile danno determinato dagli incidenti stessi, ed è formalizzata nel rapporto di Sicurezza predisposto ai sensi della Legge Regionale 19/2001 e del D.Lgs 334/99. Tale rapporto è soggetto ad aggiornamenti: periodici, con cadenza quinquennale, in occasione dell introduzione di modifiche che potrebbero portare a un aggravio del preesistente livello di rischio (si veda anche sez ). Il processo di identificazione e valutazione dei pericoli rilevanti (analisi dei rischi) si avvale anche dell analisi dell esperienza operativa dell impianto e di informazioni disponibili su banche-dati, come descritto nella sezione dedicata al Riesame periodico del SGS (sez.6). I risultati dell analisi dei rischi sono alla base della definizione delle attività di controllo operativo e monitoraggio, come descritte nelle sezioni 4 e 5 del presente manuale Responsabilità e azioni RSGS Cura, con il supporto di supporti esterni qualificati, l aggiornamento quinquennale della scheda tecnica. RSGS /RSPP Preliminarmente all introduzione di modifiche: dei processi e/o degli impianti (anche a livello di lay-out) dove vengono utilizzate sostanze pericolose, o di impianti a questi collegati, delle aree e dei criteri di deposito delle sostanze pericolose, della tipologia e dei quantitativi delle sostanze pericolose detenute (vedi sez. 1.4), nelle modalità di movimentazione delle sostanze pericolose, concernenti l introduzione di altre sostanze pericolose (non necessariamente soggette ai disposti della normativa sui rischi d incidente rilevante, ma suscettibili di interagire pericolosamente con le sostanze pericolose già detenute, come emerso dall analisi delle schede di sicurezza) dei dispositivi di sicurezza adottati, altre, che individuino come potenzialmente critiche in base alla loro esperienza, valutano congiuntamente, con il supporto delle eventuali altre risorse interne interessate la situazione dal punto di vista dell aggravio, o della modifica di rischio d incidenti rilevanti. Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 9 di 30

10 Se necessario, coinvolgono a supporto della valutazione le opportune risorse qualificate esterne. Nel caso evidenziassero criticità (aggravio del pericolo o cambiamenti qualitativi relativi alla tipologia di incidenti rilevanti ipotizzabili) valutano le possibili situazioni alternative. Approvano congiuntamente la soluzione definitiva: in caso di disaccordo, o di soluzioni che comportino comunque un aggravio o una modifica del rischio, sottopongono la situazione a GS. D Approva le modifiche di cui al punto precedente, decide relativamente a situazioni di disaccordo sulle possibili opzioni di modifica. RSGS/RSPP Individua, con il supporto dei consulenti, gli adempimenti amministrativi e legislativi connessi all intervento da realizzare (vedi anche sez.3.2). Coordina le attività necessarie per l espletamento degli adempimenti individuati, aprendo, in caso di adempimenti complessi, opportune azioni preventive (vedi sez. 5.2). Supporta le risorse esterne qualificate incaricate dell aggiornamento della Scheda Tecnica e degli eventuali ulteriori adempimenti individuati. Apre una o più azioni preventive (vedi sez. 5.2), per adeguare alla nuova valutazione del rischio le attività pianificate di controllo, monitoraggio, gestione dell emergenza, come previste nelle sezioni 4 e 5 del presente manuale Documentazione di Riferimento Documento Input Output Rapporto di Sicurezza Procedura P01 Modifiche e interventi di manutenzione soggetti ad autorizzazione Azioni preventive Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 10 di 30

11 3.2 Prescrizioni legali Principi generali Il corretto funzionamento del SGS prevede un costante allineamento informativo della Direzione, del Responsabile del Sistema/RSPP e delle altre risorse responsabili in merito ai requisiti della normativa cogente in materia di rischi d incidente rilevante Responsabilità e azioni RSGS/RSPP Consulta le fonti informative di riferimento: comunicazioni trasmesse da Associazioni di categoria, comunicazioni e circolari trasmesse dai consulenti. Effettua una prima valutazione dell applicabilità dei disposti segnalati, con la collaborazione, se ritenuto opportuno, dei consulenti esterni. Si procura, in formato elettronico o cartaceo, copia dei disposti individuati come applicabili o potenzialmente applicabili. Individua, sempre con il supporto dei consulenti esterni, gli adempimenti specifici per l azienda. Apre, in relazione agli adempimenti individuati, opportune azioni Preventive, volte a garantire: che gli adempimenti individuati siano espletati, che gli eventuali documenti di sistema interessati (Scadenziari, etc.) siano modificati. Aggiorna l Elenco delle Norme, Leggi e regolamenti Archivia copia delle norme, leggi e regolamenti che hanno rilevanza per il sistema di gestione Documentazione di riferimento Documento input output Fonti di informazione normativa Disposti normativi Registro della legislazione applicabile Azioni preventive Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 11 di 30

12 3.3 Obiettivi, traguardi, programmi Principi Generali Il conseguimento degli obiettivi specifici dichiarati nel documento di Politica (sez. 2) viene pianificato in un programma, che esplicita, per ogni obiettivo: una opportuna quantificazione dello stesso (risultato atteso per un indicatore associato, quando risulti possibile definirlo), le attività previste (comprese quelle di verifica), e un loro calendario di massima, gli eventuali traguardi intermedi previsti, la persona responsabile, le risorse messe a disposizione (umane, tecniche, economiche, ). Il programma di miglioramento viene emesso nel corso del riesame periodico del SGS (sez. 6), ed è oggetto di regolari attività di monitoraggio e verifica (sez. 5); costituisce inoltre uno degli elementi in ingresso per valutare il funzionamento del SGS nel successivo riesame Responsabilità e azioni RSGS/RSPP Individua i possibili obiettivi di miglioramento, anche sulla scorta: dei suggerimenti richiesti ad altre funzioni aziendali (a RLS in particolare), delle indicazioni relative a programmi e piani d investimento relativi a interventi sugli impianti, i processi, le infrastrutture aziendali. Definisce, con la collaborazione delle altre figure coinvolte, un programma di massima per il conseguimento degli obiettivi individuati, fornendo in particolare una prima stima delle risorse necessarie. Sottopone a D, in sede di riesame del SGS, le proposte sviluppate. Valuta l eventuale necessità di proporre modifiche alla politica, per mantenerla coerente alle azioni di miglioramento. Comunica agli interessati il loro coinvolgimento negli specifici programmi di miglioramento, trasmettendo ai responsabili copia del programma medesimo e dei suoi aggiornamenti. Mantiene aggiornato il programma, informando Ddi eventuali modifiche o ritardi. D Valuta le proposte di obiettivi e programmi di miglioramento, e decide in merito agli stessi. Firma il programma ambientale definitivo e i suoi successivi aggiornamenti, per approvazione. Garantisce la disponibilità delle risorse necessarie per realizzare il programma ambientale Documentazione di riferimento Documento input output Politica Programma di miglioramento Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 12 di 30

13 4 ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO 4.1 Organizzazione interna: ruoli, responsabilità e autorità Principi Generali L organizzazione per la gestione del rischio d incidente rilevante viene definita dalla Direzione e formalizzata: nelle lettere di nomina, controfirmate dagli interessati (RSPP, RSGS, Addetti al primo soccorso; Addetti antincendio; Addetti all evacuazione), in un organigramma funzionale e nominativo che evidenzia le figure chiave per il funzionamento del SGS, all interno del presente manuale, dove vengono individuate, a) le principali attività gestionali di competenza, b) i principali flussi informativi, c) i principali momenti di coordinamento generale (sez. 4.2), d) le regole generali per la gestione della comunicazione (sez. 4.2), in ulteriori documenti specifici del SGS (procedure, istruzioni) tra i quali, di particolare rilevanza, il Piano di Emergenza, nella prescritta comunicazione all ASL (RSPP). La nomina del Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), le cui prerogative sono definite dalla legislazione vigente, è formalizzata all interno del relativo verbale di elezione Responsabilità e azioni D Effettua le nomine. Approva l organigramma con le responsabilità rilevanti per la gestione della sicurezza. Approva le modalità organizzative previste, formalizzate all interno della documentazione del Sistema. Affida il funzionamento del Sistema a un proprio rappresentante (RSGS), al quale attribuisce l autorità e le risorse necessarie per a) Assicurare che i requisiti del SGS siano stabiliti, applicati e mantenuti, in conformità ai principi espressi nella politica b) Riferire alla Direzione sulle prestazioni del SGS al fine del riesame (sez.6) e del miglioramento Documentazione di Riferimento Documento Nomine Organigramma Documentazione organizzativa del SGS (manuale, procedure, istruzioni, P.E.) input output Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 13 di 30

14 4.2 Gestione delle risorse umane: formazione e consapevolezza Principi Generali Il personale operante all interno dello stabilimento, anche non dipendente della ditta GALIM, viene: informato e sensibilizzato circa gli aspetti di sicurezza presenti nell azienda o correlati alle attività della stessa, informato, sensibilizzato e formato circa gli aspetti di sicurezza associati alle attività previste dalle proprie mansioni, addestrato alla conduzione delle attività delegate, qualora a queste siano associati aspetti di sicurezza di particolare rilevanza, informato e all occorrenza formato e addestrato all utilizzo dei Dispositivi di Protezione Individuale di competenza, informato sui principi di funzionamento del Sistema di Gestione adottato, e sulle diverse funzioni responsabili all interno di questo, informato e addestrato circa il comportamento da mantenere in situazioni di emergenza. Le attività di formazione, informazione e addestramento sono pianificate su base annuale in un apposito Programma, che viene approvato da GS in sede di riesame del SGS (sez. 6). Le attività specifiche relative ai rischi d incidente rilevante sono erogate trimestralmente, e possono consistere in: interventi formativi- di addestramento tradizionali, richiami delle regole e delle procedure operative, analisi di incidenti e quasi incidenti interni o verificatisi in realtà consimili, analisi dei risultati delle prove e degli addestramenti effettuati, altro. La formazione del personale neoassunto avviene contestualmente all inizio dell attività lavorativa e comprende almeno i seguenti punti: sensibilizzazione e informazione generale sul Rischio di Incidente Rilevante, esposizione della Politica, esposizione e consegna della scheda informativa (completa di politica e pianta dello stabilimento con vie di fuga), formazione e responsabilizzazione riguardante l uso dei D.P.I, esposizione e consegna dello stralcio del piano di emergenza interno. Tutte le attività di formazione e addestramento sono seguite da verifiche di efficacia, registrate Responsabilità e azioni RSGS /RSPP Predispone e mantiene aggiornate la Scheda Mansione /Competenze, che specifica le competenze necessarie per svolgere le diverse mansioni in condizioni di sicurezza (dal punto di vista del rischio d incidente rilevante, in particolare). Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 14 di 30

15 Mantiene aggiornata la scheda, dove registra la formazione/le competenze delle risorse aziendali in materia di sicurezza e prevenzione dei rischi d incidente rilevante In collaborazione con RLS, sentiti i preposti, e sulla base di quanto registrato nelle schede Mansione/ Competenze e Risorse/Competenze, predispone il Piano di Formazione e Addestramento. Sottopone il piano di formazione a GS in occasione del Riesame annuale del Sistema (vedi sez. 6). Organizza gli interventi di formazione e addestramento, con la collaborazione di eventuali formatori esterni, definendo tra l altro le opportune modalità di erogazione della formazione e le modalità di verifica di efficacia. Provvede che gl interventi di formazione-sensibilizazioneaddestramento interni, tenuti da lui medesimo o da altre risorse aziendali, siano verbalizzati sul modello dedicato Mantiene il Piano aggiornato, in funzione delle modifiche e delle necessità emerse in corso di esercizio. Cura che il personale delle ditte appaltatrici attive presso il sito riceva le informazioni necessarie in merito ai rischi d incidente rilevante, - allegando la scheda informativa per i lavoratori e la popolazione alla documentazione predisposta dal RSPP per le aziende appaltatrici e art. 7 D.Lgs 626/94 - richiedendo formalmente che sulla base di questa il datore di lavoro dell appaltatrice provveda alla formazione e all informazione di tutto il suo personale coinvolto nel lavoro in appalto. Effettua, a campione, verifiche sull effettiva informazione del personale delle appaltatrici in merito ai rischi d incidente rilevante. RLS Collabora con RSGS nella definizione del piano di formazione. D Approva il piano di formazione le sue modifiche Documentazione di Riferimento Documento Input Output Matrice delle competenze MM03_mc Storico individuale attività formative/di addestramento MM08 Incontro formativo MM09 Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 15 di 30

16 4.3 Comunicazione e Consultazione Principi Generali Comunicazione interna e consultazione dei lavoratori Le responsabilità, i destinatari gli eventuali strumenti delle principali comunicazioni interne necessarie all efficace funzionamento del SGS sono individuate e definite all interno dei diversi documenti del SGS (si vedano, fra l altro, le sez. 2, 3.2, 4.3, 5.3 del presente manuale). Per garantire il coordinamento e l allineamento informativo fra le funzioni aziendali maggiormente coinvolte nella gestione della sicurezza e della prevenzione dei rischi d incidente rilevante, sono comunque previste delle riunioni periodiche per confrontarsi sulla situazione aziendale per la gestione della sicurezza. Oggetto di questi incontri sono, fra l altro: l aggiornamento dei documenti, il coinvolgimento del personale, l attuazione del programma di formazione, lo stato di avanzamento di azioni di miglioramento, azioni correttive e preventive (vedi anche sez. 5.2), i risultati di monitoraggi e attività di controllo (vedi anche sez. 5.1) l adeguatezza dei DPI, I lavoratori sono inoltre consultati, direttamente o tramite il RLS, in merito ad alcune scelte di tipo operativo o gestionale di interesse generale. Tale consultazione riguarda in particolare: i contenuti della politica della sicurezza il programma di miglioramento il programma di formazione, la definizione di regole di tipo operativo (istruzioni, etc) che coinvolgano i lavoratori medesimi. Comunicazione esterna Per quanto riguarda i destinatari esterni: la descrizione dello scenario e delle conseguenze di un ipotetico incidente rilevante ad uso della popolazione interessata è delegato alla Scheda Informativa per i lavoratori e la popolazione, che viene trasmessa in copia al comune; le indicazioni relative alle comunicazioni da effettuare in caso di incidente sono contenute all interno del Piano di Emergenza; il personale delle appaltatrici e i visitatori sono informati dei rischi presenti all interno dello stabilimento e del comportamento da tenere in caso di emergenza in conformità a quanto previsto nel presente manuale (sez ) e in una apposita procedura Responsabilità e azioni Comunicazione Interna e consultazione dei lavoratori RSGS/RSPP Garantisce, con il supporto di risorse esterne qualificate, che la Scheda Informativa per la Popolazione e per i Lavoratori sia revisionata e aggiornata ogni cinque anni in occasione di modifiche che comportino un aggiornamento del rapporto di sicurezza Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 16 di 30

17 Garantisce che le attività per la gestione della sicurezza, come descritte all interno della documentazione del SGS, definiscano con chiarezza i flussi informativi relativi alle attività gestionali e operative critiche. Sensibilizza il personale all importanza di effettuare segnalazioni su situazioni di potenziale pericolo (vedi anche sez. 5.2). Provvede, nell ambito delle attività di formazione e informazione (vedi sez.4.2) a mantenere il personale informato circa modifiche nel funzionamento operativo o negli scenari incidentali individuati. Nell ambito di tali incontri provvede alla diffusione e alla spiegazione dei contenuti della Scheda Informativa. Indice, con cadenza trimestrale e all occorrenza, le riunioni del Comitato per la Sicurezza. Garantisce il coinvolgimento del RLS e/o dei lavoratori in merito alle decisioni e alle scelte individuate al punto Verifica che il Piano di Emergenza (vedi sez. 4.6) espliciti le responsabilità, i canali, i destinatari delle comunicazioni interne da effettuare in caso di incidenti. RLS, I, CR, RE Partecipano e contribuiscono al Comitato della Sicurezza Comunicazione Esterna RSGS/RSPP Provvede, con il supporto di risorse esterne qualificate, che la Scheda Informativa per la Popolazione e per i Lavoratori sia revisionata e aggiornata ogni cinque anni in occasione di modifiche che determino un aggiornamento del rapporto di Sicurezza Verifica che il Piano di Emergenza (vedi sez. 4.6) espliciti le responsabilità, i canali, i destinatari delle comunicazioni da effettuare verso l esterno in caso di incidenti. Nel caso di lavorazioni in appalto presso l azienda, provvede a trasmettere al rappresentante della Ditta Appaltatrice: La documentazione richiesta e. Art7 D.Lgs. 626/94 La Scheda Informativa per la Popolazione e per i Lavoratori, unitamente alla richiesta, al datore di lavoro dell appaltatrice, di provvedere alla formazione e all informazione del proprio personale in merito ai contenuti della stessa Documentazione di Riferimento Documento Input Output Rapporto di sicurezza Scheda informativa per il personale e la popolazione Piano di emergenza Verbali dei Comitati della Sicurezza Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 17 di 30

18 4.4 Gestione della documentazione e delle registrazioni Principi Generali Con il termine Gestione di documenti e registrazioni è da intendersi la definizione di responsabilità e di regole relative a: Emissione dei documenti (specifica di chi deve preparare acquisire nel caso di documenti di origine esterna - il documento, distribuirlo e ritirare il documento superato) Verifica dei documenti (è un controllo di adeguatezza dei documenti effettuato da un soggetto coinvolto nell utilizzo del documento stesso, ma non responsabile della sua approvazione) Approvazione dei documenti (in generale spetta a D per i documenti di tipo più organizzativo, a RSGS / RSPP, a RLS, ai preposti della fabbrica per i documenti più operativi) Luogo di archiviazione di documenti e registrazioni Tempo di archiviazione dei documenti e delle registrazioni superate Distribuzione dei documenti. Sono oggetto di gestione controllata le seguenti tipologie di documenti e registrazioni : Le Schede di Sicurezza Prodotti utilizzati, Le Planimetrie I Documenti cogenti ai sensi del D.Lgs 334/99 e delle sue successive modifiche e integrazioni (Rapporto di Sicurezza, Scheda informativa per i lavoratori e la popolazione, piano di emergenza, piano di evacuazione, Documento di valutazione dei rischi, ). La Documentazione descrittiva e di pianificazione del SGS: a) Manuale b) Procedure operative c) Istruzioni d) altri documenti (scadenziario, etc.) Le registrazioni che attestano lo svolgimento delle attività previste dal SGS Le norme utilizzate come riferimento per il SGS Manuali di funzionamento delle aparecchiature Responsabilità e azioni RSGS/RSPP Individua tutta la documentazione e le registrazioni d interesse per il SGS. Compila e mantiene aggiornato il registro della documentazione e delle registrazioni Elimina, o provvede a rendere comunque chiaramente identificabili come tali, i documenti superati del SGS Documentazione di Riferimento Documento Input Output Rapporto di sicurezza, Piano di Emergenza, Scheda informativa, Manuale, procedure, istruzioni, moduli, documenti di registrazione, Formato per la gestione della documentazione e delle registrazioni del SGS Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 18 di 30

19 Modulo per registrare la consegna della documentazione di sistema Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 19 di 30

20 4.5 Controllo Operativo Principi Generali Con il termine Controllo operativo si intendono: 1. le regole definite per lo svolgimento di attività individuate come critiche all interno del rapporto di sicurezza (conseguenze di errore umano negli scenari sviluppati all interno del rapporto di sicurezza), 2. la pianificazione degli interventi di manutenzione ordinaria relativi ad attrezzature, apparecchi dispositivi dai quali dipende la prevenzione dei rischi d incidente rilevante (conseguenze di mancato funzionamento o rottura negli scenari sviluppati all interno del rapporto di sicurezza) e la prevenzione incendi, 3. le regole per lo svolgimento in sicurezza degli interventi di manutenzione, 4. le regole per la gestione delle appaltatrici attive presso il sito, finalizzate in particolare a garantire la sicurezza del personale delle appaltatrici stesse e della ditta GALIM a fronte degli scenari di incidente rilevante, 5. altre regole di tipo operativo, la cui osservanza contribuisce al rispetto della politica di prevenzione dei rischi d incidente rilevante Responsabilità e azioni Conduzione attività operative RSGS/RSPP Individua le attività che è opportuno condurre secondo regole e modalità operative predeterminate. Definisce, con la collaborazione del personale coinvolto, i criteri, le responsabilità e le modalità di svolgimento delle attività stesse. Formalizza quanto sopra in procedure, istruzioni operative ed eventuali altri documenti, che provvede a consegnare e a illustrare al personale che li utilizzerà. Manutenzione preventiva RSGS/RSPP Individua le attrezzature, i dispositivi e gli impianti che è necessario assoggettare a interventi di manutenzione periodica. Definisce la frequenza e i contenuti degli interventi di manutenzione, con la collaborazione di UT e CO e con riferimento a: indicazioni contenute nel libretto/manuale d uso e manutenzione (fondamentali) criticità dell attrezzatura/dispositivo/impianto (impianti e attrezzature più critiche richiederanno in generale maggiori controlli) esperienza aziendale (storico dei guasti, etc.). Predispone e mantiene aggiornato il Piano annuale della Manutenzione, che fornisce in copia ai responsabili delle attività. D Collaborano con RSGS/RSPP nel corso della definizione del programma di manutenzione. Garantiscono, in funzione delle responsabilità definite, lo svolgimento degli interventi pianificati, attivando gli eventuali fornitori esterni. Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 20 di 30

21 4.5.3 Documentazione di Riferimento Documento input output Rapporto di sicurezza Manuali d uso e manutenzione di impianti e attrezzature Programma di manutenzione Registri delle manutenzioni effettuate Procedura P01 Modifiche e interventi di manutenzione soggetti ad autorizzazione Procedura P02 Imprese appaltatrici Istruzioni per il controllo operativo: Manutenzione impianto di cromatura Registro prevenzione incendi Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 21 di 30

22 4.6 Preparazione e risposta alle emergenze Principi Generali Per ognuno degli scenari incidentali individuati: all interno del rapporto di sicurezza, nei documenti relativi alla prevenzione incendi, Devono essere definiti piani e/o istruzioni per la gestione dell emergenza che definiscano i ruoli, i compiti e le necessità in merito ad ogni azione necessaria devono essere definite in modo univoco. Il Piano e le istruzioni di emergenza devono inoltre soddisfare i seguenti requisiti: Coerenza, i singoli documenti devono essere coerenti al loro interno (non riportare indicazioni contradditorie) e con gli altri documenti con i quali si interfacciano, o ai quali sono delegate la descrizione di attività particolari specifiche. Essenzialità, memorizzabilità e chiarezza, la documentazione deve contenere solo l'indispensabile. Ogni addetto dello stabilimento, indipendentemente dalla preparazione tecnica, deve essere in grado di consultarla e comprenderla, individuando le informazioni indispensabili. Le indicazioni operative devono essere facilmente memorizzabili poiché non si può ipotizzare che la documentazione venga consultata durante l'emergenza. Poiché la capacità di risposta in condizioni di emergenza dipende in modo importante dalle conoscenza, dagli automatismi e dall affiatamento di tutti i componenti della squadra, le squadre devono essere composte da personale opportunamente formato e addestrato (vedi sez. 4.2); e il piano e le istruzioni devono essere periodicamente provati. I risultati delle simulazioni, come anche degli interventi effettuati a fronte di incidenti reali, vengono analizzati (vedi anche sez. 5.2) per individuare errori e possibilità di miglioramento Responsabilità e azioni RSGS/RSPP Predispone e mantiene aggiornati, con la collaborazione dei consulenti esterni, il Piano e le Istruzioni di emergenza. Verifica la coerenza tra i diversi documenti gestionali (Piano, istruzioni) che trattano le emergenze. Valuta l esito delle prove dell emergenza e degli eventuali interventi effettuati a fronte di emergenze reali. Definisce le eventuali azioni correttive/preventive (vedi anche sez. 5.2).. Pianifica le prove delle emergenze (evacuazione, antincendio, fuoriuscita di sostanze pericolose,..) e le attività di formazione, informazione e addestramento specifiche (vedi anche sez. 4.2). D Nomina gli addetti alle emergenze (vedi sez. 4.1) Documentazione di Riferimento Documento input output Rapporto di sicurezza Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 22 di 30

23 Piano di Emergenza Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 23 di 30

24 5 VERIFICA 5.1 Sorveglianza e misurazione (compresa sorveglianza del rispetto delle prescrizioni normative) Principi Generali Sono oggetto di attività di sorveglianza e misurazione, quando opportune o necessarie per dare confidenza del controllo di aspetti significativi per la prevenzione dei rischi d incidente rilevante: I parametri chimici o fisici rilevanti (di processo, se necessari a garantire il controllo rispetto al rischio suddetto, o relativi alle emissioni dell azienda, come la concentrazione di CrVI in uscita dal sistema di trattamento delle acque, dai camini delle vasche aspirate, etc.); il corretto funzionamento e il buono stato di strutture o apparecchiature (per esempio: l integrità delle vasche di processo; le attrezzature per la prevenzione degli incendi, i sistemi di rilevazione e allarme, etc (vedi anche sez 4.5) gli adempimenti agli obblighi di Legge e le scadenze autorizzative (come per esempio l aggiornamento della scheda tecnica, il rispetto dei limiti dichiarati in merito alle sostanze pericolose detenute, etc.) lo stato di avanzamento di interventi di miglioramento - azioni correttive e preventive, livello di conseguimento di obiettivi e traguardi, dati o indicatori relativi a infortuni - quasi incidenti - non conformità l esposizione del personale ad agenti chimici pericolosi (sorveglianza sanitaria) e l idoneità dello stesso alle mansioni, l andamento, in generale, di indicatori significativi per misurare l efficienza e l efficacia del SGS. La frequenza delle attività di sorveglianza e misurazione è in generale definita in funzione di: criticità delle attività da controllare per la prevenzione dei rischi d incidente rilevante presenza di eventuali scadenze imposte dalla legislazione o espresse dai programmi di miglioramento dell Azienda caratteristiche intrinseche di variabilità dei parametri/delle attività da monitorare indicazioni delle funzioni direttamente interessate altri eventuali fattori individuati come rilevanti. Le attività decise sono quindi pianificate all interno dei documenti più appropriati: I piani delle manutenzioni, nel caso di verifiche che è ragionevole svolgere in questo ambito di attività I formati per la pianificazione delle azioni di miglioramento, correttive e preventive, Il piano di sorveglianza, negli altri casi Responsabilità e azioni RSGS/RSPP Individua, in collaborazione con I, CR, RE, RLS le attività da sottoporre a sorveglianza o monitoraggio e gli elementi da tenere sotto controllo. Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 24 di 30

25 Definisce, in collaborazione con I, CR, RE, RLS la responsabilità, la frequenza, eventuali altre specifiche della sorveglianza e dei monitoraggi. Definisce gl indicatori, di prestazione e di sforzo, da tenere sotto controllo. Nel caso di controlli che esulino dalle competenze interne dell azienda, individua in collaborazione con I, CR, RE, RLS, le strutture esterne alle quali delegarli operativamente. Definisce le responsabilità per lo svolgimento dei controlli e le modalità di registrazione. Predispone ed emette il piano di sorveglianza e i programmi delle manutenzioni, che trasmette alle funzioni responsabili per la loro attuazione (diretta o tramite fornitori). Medico competente Effettua la sorveglianza sanitaria e la valutazione dell idoneità psicofisica alle mansioni Documentazione di Riferimento Documento input output Manutenzione macchina Azioni di miglioramento, correttive e preventive Piano dei monitoraggi Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 25 di 30

26 5.2 Non conformità, azioni correttive e preventive Principi Generali Il monitoraggio degli eventi che esprimono un disallineamento rispetto ai requisiti definiti per la prevenzione dei rischi d incidente rilevante, è un attività di fondamentale importanza per individuare i punti di debolezza della gestione della sicurezza e per migliorare le capacità di prevenzione del SGS. Analogamente, è opportuno effettuare un monitoraggio periodico delle informazioni relative a incidenti e altri eventi significativi consimili verificatisi in realtà interessate dalla medesima tipologia di rischi rilevanti, in modo da potere speculativamente valutare se la realtà aziendale ne possa essere a sua volta soggetta. In generale, si definiscono: non conformità tutte le situazioni nelle quali si evidenzi la mancanza di un requisito previsto relativo alla gestione della sicurezza, come per esempio l omissione di attività previste dal sistema o la realizzazione delle stesse con modalità differenti rispetto a quelle previste. incidenti eventi indesiderati con conseguenze, non necessariamente rilevanti, per cose e persone (per esempio: sversamenti di sostanze pericolose e altri prodotti pericolosi, liberazione di fumi o vapori non controllati, incendi, infortuni, etc.) quasi incidenti eventi indesiderati che non hanno avuto conseguenze per cose e persone, ma potenzialmente molto pericolosi (per esempio: collisioni che abbiano interessato fusti di anidride cromica senza tuttavia che si siano aperti) Tutte le situazioni sopra descritte, comunque emerse o segnalate, sono soggette a un iter di gestione che prevede: la registrazione dell evento la definizione di un eventuale primo trattamento (se utile e ancora non effettuato con efficacia ) per ridurne le conseguenze l analisi delle cause la definizione di opportune azioni correttive o preventive. Si definiscono azioni correttive tutte quelle azioni intraprese per eliminare le cause di non conformità, incidenti o quasi incidenti avvenuti, al fine di prevenirne il ripetersi; azioni preventive quelle azioni intraprese per eliminare le cause di potenziali non conformità, anomalie o quasi incidenti, al fine di prevenire il verificarsi. Per ogni azione correttiva/preventiva vengono definite: le attività da svolgere, i responsabili delle stesse, i tempi, le risorse necessarie, i risultati attesi i momenti di verifica dell efficacia Responsabilità e azioni RSGS/RSPP Sensibilizza e forma il personale all individuazione di non conformità, incidenti e quasi incidenti, e a quanto necessario per la loro corretta gestione. Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 26 di 30

27 D Registra le segnalazioni ricevute (o emerse nel corso di verifiche ispettive- vedi) sul formato Rapporto di Non Conformità. Valuta la necessità di un eventuale (ulteriore) trattamento, che, nel caso, definisce in collaborazione con la persona delegata allo stesso. In caso di trattamenti complessi, che richiedano risorse estese, coinvolge il Gestore. Analizza, con la collaborazione delle funzioni interessate le cause dell evento, definendo le conseguenti azioni correttive. Preparando il Riesame periodico del SGS (vedi sez. 6), provvede a raccogliere, con il supporto dei consulenti esterni e la consultazione di banche-dati, informazioni relative a incidenti o altri eventi critici verificatisi in aziende consimili. Sulla base di quanto emerso nella ricerca di cui sopra, di modifiche introdotte nelle attività, nei processi, nell organizzazione dell azienda, valuta l opportunità di definire azioni preventive. Trasmette copia delle azioni correttive e delle azioni preventive e degli eventuali aggiornamenti a tutti i soggetti responsabili per le attività definite. Monitora l avanzamento delle azioni correttive e preventive aperte. Approva azioni correttive e preventive Documentazione di Riferimento Documento input output Rapporto di non conformità Modulo azioni correttive e preventive Report consulenti e banche dati in merito a incidenti verificatesi in realtà consimili Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 27 di 30

28 5.3 Verifiche Ispettive Principi Generali L applicazione delle regole definite per il SGS, e più in generale l efficacia e l efficienza del SGS nel perseguimento degli obiettivi individuati in Politica, vengono verificate nel corso di audit delle attività oggetto di verifica. La pianificazione degli audit deve soddisfare i seguenti requisiti: Periodicità. Nell arco dell anno, tutte le attività del SGS devono essere verificate almeno una volta, per quanto a campione. Attenzione alle attività critiche. Le attività individuate come critiche (per la loro importanza nel meccanismo di prevenzione, per il fatto di essere nuove e quindi poco consolidate, per aver rivelato nel corso di precedenti audit delle debolezze, o per altri motivi), devono essere oggetto di verifiche più frequenti. Indipendenza dell auditor. Colui che conduce l audit deve essere indipendente (nel senso di non essere coinvolto operativamente) nell attività stessa. Competenza dell auditor. Chi conduce l audit deve avere delle competenze minime, definite internamente dall azienda (vedi sez. 4.2) I rilievi emersi nel corso di queste verifiche vengono registrati sul verbale della verifica medesima, e classificati come non conformità qualora sia stata evidenziata una sistematica mancanza di applicazione di un requisito, e/ o la mancanza sia recidiva, e/o le conseguenze della mancanza possano essere gravi; come osservazione quando la mancanza non ha carattere di sistematicità/gravità/recidività, oppure quando. I risultati delle verifiche sono portati a conoscenza del Gestore Responsabilità e azioni RSGS Pianifica le verifiche ispettive, su base annuale, e sottopone al Gestore il piano in occasione del riesame annuale del SGS. Comunica il calendario approvato delle VI a tutte le funzioni interessate. Effettua, con l eventuale supporto di consulenti esterni, le verifiche alle altre funzioni aziendali interessate al funzionamento del Sistema. Definisce, con le funzioni verificate, il trattamento dei rilievi emersi: quali siano da trattare con azioni correttive formali, e quali possano essere risolti con semplice registrazione delle decisioni prese su copia del verbale medesimo. D Approva il programma annuale delle VI. Altre risorse qualificate (interne o esterne) per effettuare VI Effettuano le VI relative alla funzione RSGS Documentazione di Riferimento Documento input output Piano annuale delle verifiche Verbali di verifica ispettiva Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 28 di 30

29 6 RIESAME 6.1 Principi Generali Il riesame del Sistema di Gestione viene indetto con cadenza annuale; ulteriori momenti di riesame possono tuttavia essere previsti in occasione di importanti interventi organizzativi, tecnologici o strutturali, o all evidenziarsi di particolari problemi, o a seguito di una specifica richiesta del RSGS/ RSPP o del RLS. Nel corso del riesame, al quale partecipano D, RSGS/RSPP, RLS, ed eventuali altre figure individuate da RSGS come utili, vengono analizzati i dati e le informazioni interne ed esterne allo scopo di: Valutare il livello di funzionamento del sistema, i suoi punti di forza e di debolezza, la sua capacità di garantire il conseguimento degli obiettivi dati, il soddisfacimento dei principi espressi nella politica. Definire i programmi e gli obiettivi relativi al prossimo ciclo di funzionamento del SGS, nonché le eventuali modifiche necessarie per le attività pianificate. Vengono quindi analizzati e valutati: 1. Eventuali modifiche intervenute nelle attività, nei prodotti, nell organizzazione negli impianti aziendali, e le conseguenze che queste hanno comportato o comporteranno per le attività del SGS. 2. Eventuali modifiche della legislazione applicabile in materia di incidenti rilevanti, e gli interventi a queste conseguenti. 3. Eventuali informazioni di letteratura relative a eventi incidentali di tipologia analoga a quelli che potrebbero verificarsi in azienda, come acquisiti dalla società esterna che fornisce questo tipo di informazione, e gli interventi da queste suggeriti. 4. Eventuali informazioni di letteratura relative a strumenti tecnologici o organizzativi utili per migliorare il controllo sugli aspetti di sicurezza, come acquisiti dalla società esterna che fornisce questo tipo di informazione,, e gli interventi da queste suggeriti. 5. L andamento degli indicatori predisposti. 6. I risultati delle Verifiche Ispettive effettuate, il nuovo programma delle VI. 7. I risultati delle azioni correttive intraprese a fronte delle non conformità rilevate. 8. Il livello di conseguimento degli obiettivi di adeguamento o di miglioramento, e le proposte di nuovi obiettivi e relativi programmi. 9. I risultati dei programmi di formazione e informazione dei lavoratori, il nuovo programma di formazione, l inserimento di nuove risorse. 10. Altro (relazioni relative ad eventuali emergenze verificatesi, etc). 11. Il rispetto dei principi e degli obiettivi espressi nel documento di Politica, ed eventuali proposte di modifica agli stessi. 6.2 Responsabilità e azioni RSGS/RSPP Relaziona sul funzionamento del Sistema, articolata secondo i punti espressi nella sez. precedente. Predispone, in bozza: - il piano annuale di formazione, per quanto attinente le problematiche di sicurezza - il piano annuale delle visite ispettive Revisione: 01 Data di emissione : 18/06/07 Pagina 29 di 30