Servizio di Posta Elettronica Certificata. Manuale Operativo

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1 Servizio di Posta Elettronica Certificata Manuale Operativo Redatto da: Adriano Santoni Responsabile Sicurezza Verificato da: Maurizio Cassi Direttore Generale Data Approvato da: Gianni Utili Presidente Data Codice documento: Distribuzione: ACCPEC PUBBLICA Data

2 Servizio di Posta Elettronica Certificata ACCPEC Manuale operativo LEGENDA DI COPERTINA Stato del documento Le firme sulla copertina del presente documento fanno riferimento allo standard interno di Actalis per la gestione della documentazione di servizio: hanno lo scopo di permetterne il controllo di configurazione e di indicarne lo stato di lavorazione. Si segnala che la firma di approvazione autorizza la circolazione del documento limitatamente alla lista di distribuzione e non implica in alcun modo che il documento sia stato revisionato e/o accettato da eventuali Enti esterni. In particolare, il documento è da intendersi REDATTO se provvisto della/e firma/e di chi lo ha redatto; VERIFICATO se ha superato con esito positivo la verifica interna e quindi provvisto della/e firma/e di verifica che ne autorizza il rilascio alla GESTIONE DELLA CONFIGURAZIONE. Nel caso in cui la revisione abbia esito negativo il documento viene modificato e verificato, con un nuovo numero di versione e una nuova data di emissione. Il documento è da intendersi APPROVATO se provvisto della firma di approvazione che si aggiunge alle altre. Un documento sprovvisto di firme è in uno stato indefinito, e non può essere messo in circolazione. Distribuzione La distribuzione di un documento può essere: STORIA DELLE MODIFICHE APPORTATE Modifiche dalla versione 1 alla versione 2 del documento: Data Modifica Versione Paragrafo Tipo Modifica Autore Frontespizio Modifica Verificatore e Alessandra Antolini documento Approvatore del documento Paragrafo 1.3 Inserito Riferimento Codice Alessandra Antolini Pa digitale Paragrafo 2.1 Modifica rappresentante Alessandra Antolini legale dell Azienda Paragrafo 3.1 Modifica Figura 1 e Alessandra Antolini commenti alla figura Paragrafo Inserimento riferimento al Codice riservato personale per accedere ai servizi di perdita password e richiesta informazioni sui log dei messaggi. Alessandra Antolini Pagina ii

3 Paragrafo 5 Inserimento commento Alessandra Antolini relativo all indipendenza del prezzo della casella dal traffico effettuato su di essa Paragrafo 6 Eliminati i riferimenti ai Alessandra Antolini protocolli di accesso alla casella di posta, in quanto descritti nei paragrafi successivi Paragrafo Modifica istruzioni di Alessandra Antolini creazione account di posta Paragrafo 0 Modifica istruzioni di Alessandra Antolini configurazione client di posta Paragrafo 7 Inserimento commento a Alessandra Antolini garanzia invio messaggi Paragrafo 10.2 Eliminato ultimo capoverso Alessandra Antolini Paragrafo 10.3 Eliminato riferimento al Alessandra Antolini Manuale della qualità Paragrafo Eliminato riferimento al Alessandra Antolini Piano per la sicurezza Paragrafo 11.1 Inserito riferimento al Codice riservato personale Alessandra Antolini Modifiche dalla versione 2 alla versione 3 del documento: Data Modifica Versione Paragrafo Tipo Modifica Autore Frontespizio Modifica Redattore ed Alda Mariotti Approvatore documento Paragrafo 1.3 Inserimento Circolare CNIPA Alda Mariotti [CR/ ] e D.lgs 196/ Paragrafo 2.4 Modifica responsabile Alda Mariotti Manuale Operativo Paragrafo 5 Inseriti nuovi acronimi Alda Mariotti Inserito Paragrafo Descritta la modalità di Alda Mariotti vendita on line caselle di PEC su dominio actalispec Paragrafo Eliminato riferimento al Alda Mariotti [DPR 445/2000] Paragrafo 9.1 Sostituito riferimento al Alda Mariotti [DPR 445/2000] con riferimento al [D.Lgs 82] Paragrafo 10.1 Eliminati riferimenti agli standard di sicurezza BS ISO/IEC 17799:2000 BS :2000 Alda Mariotti Pagina iii

4 Paragrafo Eliminati riferimenti alla policy di sicurezza delle informazioni ed inseriti riferimenti all addestramento connesso all erogazione del servizio Paragrafo 10.6 Eliminati riferimento alla denominazione della sala in cui sono ubicati i sistemi di monitoraggio Paragrafo e Eliminati paragrafi gestione della documentazione dei servizi e Gestione della capacity planning e rassegnata la numerazione. Alda Mariotti Alda Mariotti Alda Mariotti Paragrafo 10.9 Inserite precisazioni Alda Mariotti sull accesso fisico Paragrafi ed Eliminato riferimento Alda Mariotti 11 all Allegato Inseriti nuovi acronimi. Alda Mariotti Revisionato intero Alda Mariotti contenuto del paragrafo Eliminato riferimento ai Alda Mariotti documenti di riconoscimento Inserite specifiche Alda Mariotti sull Organizzazione Inserito riferimento a Alda Mariotti nuova modalità di accesso applicativo , 4.2 Inserito riferimento alla Alda Mariotti generazione di più domini per uno stesso cliente Inserite precisazioni sulla Alda Mariotti facoltatività del servizio Eliminata l indicazione Alda Mariotti precisa della grandezza delle caselle di PEC. Inserita specifica sulla vendita online Inserite specifiche sulle Alda Mariotti porte 25 e Inserite specifiche sui protocolli sicuri Eliminato la descrizione dettagliata della configurazione del client Outlok Express Alda Mariotti Pagina iv

5 Eliminato riferimento alle Alda Mariotti caselle di 100 Mb Inseriti obblighi del Cliente Alda Mariotti sulla riservatezza Inserito nuova paragrafo su Alda Mariotti informativa e consenso Inserito contenuto ne Alda Mariotti parag Inserito nuova paragrafo su Alda Mariotti responsabilità del Gestore Inserito nuova paragrafo su Alda Mariotti responsabilità contenuti e dati trasmessi Inserito nuova paragrafo su Alda Mariotti responsabilità del cliente e degli utenti Sostituto cancellazione Alda Mariotti con disattivazione Previsto il ripristino della casella disattivata e precisata la procedura Inserito nuovo paragrafo Alda Mariotti Precisate modalità di aggiornamento Alda Mariotti Modifiche dalla versione 3 alla versione 4 del documento: Data Modifica Versione Paragrafo Tipo Modifica Autore Inseriti acronimi CCIAA, Alda Mariotti SPC Storia delle Allineati Alda Mariotti modifiche riferimenti/contenuti alle modifiche apportate con la versione 3 del documento Specificate modalità di Alda Mariotti fruizione del servizio antispam Specificate modalità di Alda Mariotti identificazione dell utente Specificate modalità di Alda Mariotti identificazione del titolare Specificate modalità di Alda Mariotti richiesta/evasione dei log dei messaggi Inserito paragrafo sulle liste Alda Mariotti di distribuzione Integrato paragrafo 4.5 con parag Alda Mariotti Pagina v

6 Inserito paragrafo sull archiviazione Alda Mariotti Modifiche dalla versione 4 alla versione 5 del documento: Data Modifica Versione Paragrafo Tipo Modifica Autore 08/02/ Modificato il frontespizio Adriano Santoni Modificato il responsabile del Manuale Operativo 2.1 Aggiornati i dati identificativi di Actalis Pagina vi

7 Servizio di Posta Elettronica Certificata ACCPEC Manuale operativo INDICE 1. INTRODUZIONE Scopo del documento Convenzioni di lettura Riferimenti normativi per la verifica dei contenuti Riferimenti agli standard DATI GENERALI Dati identificativi del Gestore Uffici di registrazione Versione del manuale operativo Responsabile del manuale operativo Reperibilità ed aggiornamento del Manuale Operativo Definizioni, abbreviazioni, termini tecnici DESCRIZIONE SINTETICA DEL SERVIZIO Funzionamento del servizio standard Attivazione del servizio Singoli utenti Organizzazione Modalità di accesso al servizio ELEMENTI DI OFFERTA PREVISTI DAL GESTORE Caselle di Posta Elettronica Certificata sul dominio actaliscertymail Caselle di Posta Elettronica Certificata su un dominio dedicato al cliente Servizio antispam Personalizzazione della webmail Liste di distribuzione Archiviazione MODALITÀ DI OFFERTA ALLA CLIENTELA MODALITÀ DI ACCESSO AL SERVIZIO Accesso tramite client di posta Creazione account di Posta Elettronica Certificata Accesso tramite webmail Autenticazione al servizio tramite webmail LIVELLI DI SERVIZIO MODALITÀ DI PROTEZIONE DEI DATI DEI TITOLARI Modalità di protezione della riservatezza dei dati Archivi contenenti dati personali Misure di tutela della riservatezza Pagina vii

8 8.1.3 Informativa e consenso ex Dlgs.196/ REGOLE GENERALI: DEFINIZIONE DEGLI OBBLIGHI, RESPONSABILITÀ, ESCLUSIONI E DELLE EVENTUALI LIMITAZIONI AGLI INDENNIZZI RELATIVE AI SOGGETTI INDICATI NELL ART. 2 DEL DPR Obblighi del gestore di posta certificata Definizione delle responsabilità e delle eventuali limitazioni agli indennizzi Responsabilità del gestore Limitazioni di responsabilità Responsabilità contenuti e dati trasmessi Obblighi del mittente e del destinatario Responsabilità del cliente e degli utenti INDICAZIONE DEGLI STANDARD TECNOLOGICI, PROCEDURALI E DI SICUREZZA UTILIZZATI DAL GESTORE NELL EROGAZIONE DEL SERVIZIO Standard adottati Standard tecnologici Standard procedurali Principi di sicurezza adottati Inventario e classificazione degli asset Personale Sicurezza fisica Gestione ed erogazione dei servizi Controllo accessi logici Risorse utilizzate per l erogazione Hardware e Software di Base Software di gestione e controllo Attività di governo del servizio Gestione della Configurazione Manutenzione Hardware, Software, TLC Gestione dei Rilasci Gestione della Sicurezza Gestione dei Backup Recupero e Ripristino Dati Indicatori per la misurazione dei livelli di servizio MODALITÀ DI REPERIMENTO E PRESENTAZIONE DELLE INFORMAZIONI PRESENTI NEI LOG DEI MESSAGGI Modalità per la richiesta dei log dei messaggi da parte del titolare ASPETTI OPERATIVI Note sull organizzazione del personale Modalità di identificazione e registrazione degli utenti Pagina viii

9 12.3 Utenti del servizio di posta certificata Tipologie di attività Richiesta di registrazione Modalità evasione richiesta Livelli di servizio Disattivazione della casella di posta certificata MODALITÀ DI GESTIONE DELL ASSISTENZA Utenti del servizio di Posta Elettronica Certificata Disponibilità del servizio di assistenza Tipologie di problemi MODALITÀ PER L APPOSIZIONE E LA DEFINIZIONE DEL RIFERIMENTO TEMPORALE Pagina ix

10 INDICE DELLE FIGURE Figura 1: Funzionamento del servizio 18 Figura 2: Schema generale dei processi Actalis 35 Figura 3: Indicatori per valutazione livelli di servizio 40 Pagina x

11 1. INTRODUZIONE 1.1 Scopo del documento Questo documento è il Manuale Operativo relativo al servizio di Posta Elettronica Certificata erogato da Actalis S.p.A. ai sensi del DPR dell'11 febbraio 2005, n. 68 e successive modifiche ed integrazioni e del DM 2 Novembre Questo documento è l aggiornamento della versione del Manuale consegnato al CNIPA insieme con la domanda di iscrizione di Actalis S.p.A. nell elenco dei gestori di Posta Elettronica Certificata. Il Manuale operativo individua le regole generali e le procedure seguite da Actalis, gestore di Posta Elettronica Certificata, nello svolgimento della propria attività a garanzia dell affidabilità dei servizi offerti ai propri utenti e ai loro corrispondenti. Il Manuale operativo segue le indicazioni fornite dalla circolare CNIPA 49/2005 nella sezione Requisiti tecnico organizzativi. 1.2 Convenzioni di lettura L azienda Actalis S.p.A., erogatrice del servizio di Posta Elettronica Certificata, è indicata con la sola sigla Actalis. Col termine Manuale Operativo si intende sempre fare riferimento alla versione corrente del Manuale Operativo (vedere la sezione 2.3). 1.3 Riferimenti normativi per la verifica dei contenuti DPR 68/2005 DM 2 Novembre 2005 Circolare CNIPA n Decreto del Presidente della Repubblica 11 Febbraio 2005 n. 68, Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3, pubblicato su G.U. del 28 aprile 2005, n. 97. Decreto Ministeriale 2 novembre 2005: Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della Posta Elettronica Certificata, pubblicato su GU del 15 novembre 2005, n. 266 Modalità per la presentazione delle domande di iscrizione nell elenco pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificata (PEC) di cui all art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, pubblicata su G.U. del 5 dicembre n. 283 Pagina 11 di 48

12 DPR 445 del 28 Dicembre 2000 Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa, pubblicato su GU n. 42 del 20 febbraio Supplemento ordinario n. 30 D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale e successive modifiche ed integrazioni (D. Lgs. 4 Aprile 2006, n. 159), pubblicati rispettivamente su GU n. 112 del 16 maggio Supplemento Ordinario n. 93, e GU n. Circolare CNIPA/CR/ del 29 Aprile 2006 supplemento ordinario n Espletamento della vigilanza e del controllo sulle attività esercitate dagli iscritti nell'elenco dei gestori di Posta Elettronica Certificata (PEC), di cui all'articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, «Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della Posta Elettronica Certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3». D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali, pubblicato nel Supplemento Ordinario n.123 della Gazzetta Ufficiale n. 174, 29 luglio Nel seguito del presente documento i riferimenti normativi di cui sopra saranno nominati rispettivamente [DPR], [DM], [CR/ ], [DPR 445/2000], [D.Lgs 82], [CR/ ], [D.Lgs 196]. 1.4 Riferimenti agli standard Vengono di seguito riportati gli standard di riferimento delle norme tecniche, le cui specifiche sono riportate nell allegato tecnico al [DM]. RFC 1847 Security Multiparts for MIME: Multipart/Signed and Multipart/Encrypted RFC 1891 SMTP Service Extension for Delivery Status Notifications RFC 1912 Common DNS Operational and Configuration Errors RFC 2045 Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) Part One: Format of Internet Message Bodies RFC 2049 Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) Part Five: Conformance Criteria and Example RFC 2252 Lightweight Directory Access Protocol (v3): Attribute Syntax Definitions RFC 2315 PKCS#7: Cryptographic Message Syntax Version 1.5 RFC 2633 S/MIME Version 3 Message Specification RFC 2660 The Secure HyperText Transfer Protocol RFC 2821 Simple Mail Transfer Protocol RFC 2822 Internet Message Format Pagina 12 di 48

13 RFC 2849 RFC 3174 RFC 3207 RFC 3280 ISO/IEC :2001 The LDAP Data Interchange Format (LDIF) Technical Specification US Secure Hash Algorithm 1 - SHA1 SMTP Service Extension for Secure SMTP over Transport Layer Security Internet X.509 Public Key Infrastructure Certificate and Certificate Revocation List - CRL Profile Open System Interconnection The Directory: Public-key and attribute certificate frameworks Pagina 13 di 48

14 2. DATI GENERALI 2.1 Dati identificativi del Gestore Il servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC) è erogato dall organizzazione identificata come segue: Denominazione sociale: Actalis S.p.A. Indirizzo della sede legale: Via dell Aprica, Milano Legale rappresentante: Gianni Utili (Presidente) N di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano: N di Partita IVA: N di telefono (centralino): DUNS number: Sito web generale (informativo): Sito web del servizio di Posta Elettronica Certificata: (informativo): info@actalis.it 2.2 Uffici di registrazione L attività di registrazione dei dati delle caselle di PEC avviene tramite canale diretto o partner con cui sono stati definiti accordi di natura tecnico-commerciale. 2.3 Versione del manuale operativo Il presente documento è il Manuale Operativo relativo al servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC) erogato da Actalis ai sensi del [DPR] e del [DM]. Il codice interno di questo documento è riportato sul frontespizio. Come versione corrente del Manuale Operativo si intenderà esclusivamente la versione in formato elettronico disponibile sul sito web del servizio di Posta Elettronica Certificata del Gestore Actalis. Il documento è pubblicato in formato PDF protetto in modo tale da assicurarne l integrità ed autenticità. Pagina 14 di 48

15 2.4 Responsabile del manuale operativo Il responsabile del Manuale Operativo è: Adriano Santoni Actalis S.p.A. Via dell Aprica Milano Per ogni comunicazione relativa al presente Manuale Operativo si può fare riferimento al responsabile, inviando un messaggio di posta elettronica all indirizzo sopra indicato. 2.5 Reperibilità ed aggiornamento del Manuale Operativo Questo documento è pubblicato sul sito web del Gestore Actalis nella sezione dedicata al servizio di Posta Elettronica Certificata, ed è quindi consultabile telematicamente. Le informazioni relative al servizio di Posta Elettronica Certificata sono reperibili all indirizzo precedentemente indicato, nella sezione dedicata alla Posta Certificata. Modifiche ed integrazioni al presente documento sono apportate da Actalis per: esigenze tecniche; modifiche alle procedure a seguito di: evoluzioni normative o di regolamenti; ottimizzazioni dei processi lavorativi. Ogni nuova versione del Manuale Operativo annulla e sostituisce le precedenti versioni, che rimangono tuttavia applicabili alle caselle PEC attivate durante la loro vigenza e fino alla prima scadenza delle stesse. La pubblicazione del presente documento sul sito di Actalis fa sempre seguito alla verifica dello stesso da parte del CNIPA. 2.6 Definizioni, abbreviazioni, termini tecnici Il seguente elenco riporta il significato di acronimi ed abbreviazioni usati in questo documento: API Application Program Interface CA Certification Authority CCIAA Camera di Commercio Industria Artigianato Agricoltura CNIPA Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione CMS Cryptographic Message Syntax Pagina 15 di 48

16 CNS CRL DN DNS DM DPS DUNS FQDN GU HTTP HTTPS IEN IETF ITSEC XML LDAP LDIF PKCS RFC SMS SMTPS SPC SSL TLS TCP UCE URL UTC Carta Nazionale dei Servizi Certificate Revocation List Distinguished Name Domain Name System Decreto Ministeriale Documento Programmatico per la Sicurezza Data Universal Numbering System Fully Qualified Domain Name Gazzetta Ufficiale HyperText Transfer Protocol HyperText Transfer Protocol Secure Istituto Elettrotecnico Nazionale Internet Engineering Task Force Information Technology Security Evaluation Criteria extensible Markup Language LDAP Lightweight Directory Access Protocol LDAP Data Interchange Protocol Public Key Cryptography Standard Request For Comments Short Message System Simple Mail Transfer Protocol Sistema Pubblico di Connettività Secure Sockets Layer Transport Layer Security Transport Control Protocol Unsolicited Commercial Uniform Resource Locator Universal Time Coordinated Pagina 16 di 48

17 3. DESCRIZIONE SINTETICA DEL SERVIZIO Il servizio di Posta Elettronica Certificata erogato da Actalis, Actaliscertymail, è un servizio conforme alla normativa italiana. Il servizio fornisce al titolare della casella di Posta Elettronica Certificata che invia una mail, la ricevuta di accettazione e la successiva ricevuta di avvenuta consegna. Le suddette ricevute attestano, rispettivamente, l avvenuto invio del messaggio e l avvenuta consegna nella casella di Posta Elettronica Certificata del destinatario. Actalis, in qualità di Gestore PEC, tiene traccia delle ricevute per un periodo di 30 mesi. In fase di invio di un nuovo messaggio un utente, come previsto dalla normativa, può scegliere la tipologia di avvenuta ricevuta (sintetica, completa, breve). Opzionalmente un cliente Actalis può fruire dei seguenti servizi aggiuntivi: conservazione sostitutiva dei messaggi; antispamming 3.1 Funzionamento del servizio standard Il funzionamento del servizio è illustrato nella Figura 1: Pagina 17 di 48

18 Figura 1: Funzionamento del servizio 1 1a - l utente invia una al Punto di accesso (PdA) 1b - il PdA restituisce al mittente una Ricevuta di Accettazione (RdA) 2a - il PdA crea una Busta di Trasporto (BdT) e la inoltra al Punto di Ricezione (PdR) del Gestore destinatario 2b - il PdR verifica la BdT e crea una Ricevuta di Presa in Carico (RdPiC) che viene inoltrata al PdR del Gestore mittente 2c - il PdR verifica la validità della RdPiC e la inoltra al PdC 2d - il PdC salva la RdPiC nello store delle ricevute del Gestore 3 - il PdR inoltra la BdT al Punto di Consegna (PdC) 4a - il PdC verifica il contenuto della BdT e la salva nello store (mailbox del destinatario) 4b - il PdC crea una Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC) e la inoltra al PdR del Gestore mittente 4c - il PdR verifica la validità della RdAC e la inoltra al PdC 1 La Figura 1 ed i relativi commenti sono estratti dal documento Regole Tecniche di cui al DM 2 Novembre Pagina 18 di 48

19 4d - il PdC salva la RdAC nella mailbox del mittente 5 - l utente destinatario ha a disposizione la inviata 3.2 Attivazione del servizio Sono previste due categorie di utenti con diverse modalità di attivazione: singoli utenti Organizzazione (società privata o Pubblica Amministrazione) Singoli utenti Sul sito web del gestore ( è possibile acquistare on line caselle di Posta Elettronica Certificata sul dominio actalispec.it. Nelle pagine del sito è disponibile la documentazione di cui il richiedente deve prendere visione (condizioni contrattuali, informativa sulla privacy, ecc.). Le caselle di posta attivate saranno del tipo: indirizzo@actalispec.it. Tale modalità è fruibile sia per singoli utenti che per Organizzazioni. Actalis si riserva la facoltà, prima di attivare il servizio, di effettuare delle verifiche, anche telefoniche, sull autenticità del richiedente Organizzazione A differenza dei singoli utenti, per i quali la casella viene attivata sul dominio istituzionale di posta certificata Actalis, le Organizzazioni (Società di diritto privato e Pubbliche Amministrazioni) hanno la possibilità di richiedere la creazione di un dominio personalizzato su cui registrare le caselle di Posta Elettronica Certificata dei propri utenti (ad esempio Regione_X.it). Il rappresentante legale o persona da quest ultimo formalmente delegata, in qualità di Titolare del servizio PEC della propria Organizzazione, è identificato allegando al modulo di richiesta compilato la fotocopia di un documento di riconoscimento. Actalis si riserva di fare delle opportune verifiche prima di procedere con l attivazione del servizio (ad es. per le Organizzazioni di diritto privato verifica c/o gli archivi delle CCIAA). Nell ambito dell Organizzazione che ha richiesto il servizio, verrà individuato un Operatore, denominato Amministratore del dominio che avrà il compito di comunicare ad Actalis l elenco degli utenti oppure, utilizzando strumenti messi a disposizione da Actalis, di registrare gli utenti dell Organizzazione per i quali viene richiesta l attivazione di una casella di posta certificata. L elenco degli utenti è inviato dall indirizzo PEC dell Amministratore del dominio all indirizzo PEC del Responsabile della Registrazione Actalis (registrazionepec@actaliscertymail.it). Pagina 19 di 48

20 I singoli utenti afferenti al rappresentante legale o persona da quest ultimo formalmente delegata dell Organizzazione di appartenenza non sono identificati. Il servizio di identificazione dei singoli utenti, nell ambito di una stessa Organizzazione, può essere richiesto previo accordo contrattuale con Actalis. L Organizzazione, secondo gli accordi intercorsi con Actalis, invia la documentazione di registrazione ad Actalis oppure la conserva in propri archivi protetti; in tal caso Actalis si riserva la facoltà di effettuare verifiche ispettive presso il Cliente per controllare le modalità di tenuta dei suddetti archivi. 3.3 Modalità di accesso al servizio Gli utenti del servizio possono accedere alle caselle di posta certificata in due modalità: con un client di posta e/o tramite webmail. L accesso tramite webmail ha il vantaggio di non richiedere alcun tipo di configurazione del sistema: basta collegarsi all indirizzo della webmail Actalis, inserire le proprie credenziali, e sarà possibile consultare e utilizzare la propria casella di posta certificata. La soluzione di webmail si caratterizza per la sua flessibilità e semplicità di utilizzo e consente, in particolare, di specificare la tipologia di ricevuta (breve, sintetica, completa) così come previsto dalla normativa vigente. Di particolare interesse per un Organizzazione è inoltre la possibilità, previo accordo con Actalis, di personalizzare l interfaccia grafica dell applicazione. Il servizio Actalis è infine accessibile tramite applicazioni realizzate da software house esterne. Pagina 20 di 48

21 4. ELEMENTI DI OFFERTA PREVISTI DAL GESTORE Gli elementi di offerta previsti da Actalis sono specificati nei paragrafi seguenti. 4.1 Caselle di Posta Elettronica Certificata sul dominio actaliscertymail Questa modalità di offerta è consigliata alle organizzazioni che intendono attivare una o più caselle di posta certificata sul dominio di posta certificata di Actalis, actaliscertymail. Le caselle di posta attivate saranno pertanto del tipo, user@actaliscertymail.it (es. mario.rossi@actaliscertymail.it). 4.2 Caselle di Posta Elettronica Certificata su un dominio dedicato al cliente. Questa modalità di offerta è consigliata alle Organizzazioni che vogliono registrare uno o più domini di Posta Elettronica Certificata e attivare su di esso le proprie caselle. Il dominio di Posta Elettronica Certificata viene gestito comunque da Actalis. Le caselle di posta certificata saranno del tipo: user@dominio_deciso_dal_cliente.it (es. segreteria@nomecomune.it). In questo caso il cliente può usufruire di servizi aggiuntivi, quali ad esempio la gestione delle caselle (creazione, sospensione, riattivazione caselle) e delle password di accesso che consentono la gestione autonoma delle propria utenza. L accesso a tali servizi avviene con certificato digitale ed è consentito agli Amministratori del dominio del Cliente, che operano secondo procedure concordate con Actalis e che assicurano elevati livelli di sicurezza. L erogazione del servizio agli utenti è comunque sempre in carico ad Actalis, in qualità di Gestore di Posta Elettronica Certificata. 4.3 Servizio antispam Il servizio antispam di Actalis è configurabile per singola utenza o per un intero dominio. E un servizio fruibile da parte delle Pubbliche Amministrazioni aderenti al contratto quadro del SPC ma può essere richiesto anche da tutti gli altri clienti Actalis. Il filtro antispam consente di selezionare i messaggi indesiderati, denominati UCE o spam, sulla base dei seguenti criteri: - riconoscimento di porzioni di testo del messaggio di posta elettronica, configurando, ad esempio, parole chiave per l individuazione dei messaggi di posta elettronica che le contengano; Pagina 21 di 48

22 - gateway configurato per produrre delle segnalazioni di posta indesiderata. La posta non viene eliminata ma reindirizzata, al fine di ridurre il numero dei falsi positivi (soppressione di messaggi validi classificati come SPAM) e di falsi negativi (mancata rilevazione di messaggi SPAM); - identificazione di messaggi di posta originati da worm noti Il software antispam, inoltre, permette tramite configurazione di black list e white list di individuare lo spam se il sender è non valicato e di individuare lo spam se si introducono euristiche di riconoscimento dei messaggi in loopback rus ed, a richiesta, anti-spam. 4.4 Personalizzazione della webmail Qualora il cliente acquisisca un proprio dominio di posta certificata ha anche la possibilità di personalizzare la webmail, ovvero modificare l aspetto grafico della webmail di base Actalis rendendolo aderente allo stile grafico della propria azienda. L obiettivo di queste personalizzazioni è quello di fornire agli utenti finali del cliente un ambiente con cui essi abbiano già familiarità, sfruttando per quanto possibile le caratteristiche grafiche a loro già note (come per es. immagini, loghi, icone, stili di formattazione) e specifiche della Corporate identity del cliente. 4.5 Liste di distribuzione La lista di distribuzione è un sistema integrato nella soluzione di Posta elettronica certificata di Actalis, che permette l invio di una mail di posta elettronica certificata ad un gruppo di destinatari appartenenti ad una lista. Per inviare un messaggio all elenco di destinatari appartenenti alla lista di distribuzione è necessario inviarlo ad uno speciale indirizzo , identificante la specifica lista di distribuzione, che a sua volta provvede a diffonderlo a tutti gli indirizzi appartenenti alla lista. L utilizzo delle liste di distribuzione permette l invio di una mail di posta elettronica certificata ad un insieme di destinatari, senza avere l onere di specificare tutti gli indirizzi nella mail. Essendo integrato nel sistema di posta elettronica certificata, il sistema liste di distribuzione funziona con le stesse modalità: a fronte di un invio di una mail alla lista di distribuzione il mittente riceverà nella sua casella di posta elettronica certificata una ricevuta di accettazione riportante l elenco di tutti gli indirizzi appartenenti alla lista di distribuzione e un numero di ricevute di consegna pari al numero di caselle di posta elettronica certificata appartenenti alla lista di distribuzione. Analogamente, in caso di mancata accettazione della mail o mancata consegna della stessa mail ad uno o più destinatari, verranno recapitate le rispettive ricevute nella casella del mittente come previsto dal sistema di posta elettronica certificata. La gestione di una lista (creazione, cancellazione/inserimento caselle di posta in una lista esistente, ecc.) è competenza di Actalis. In base alle proprie esigenze organizzative, un Pagina 22 di 48