CIRCOLARE INFORMATIVA N. 9 bis/2018 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA OBBLIGATORIA PER TUTTI DAL 1 GENNAIO 2019

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1 CIRCOLARE INFORMATIVA N. 9 bis/2018 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA OBBLIGATORIA PER TUTTI DAL 1 GENNAIO ottobre 2018

2 INDICE 1. PREMESSA 2. SOMMARIO ESECUTIVO 3. AMBITO DI APPLICAZIONE SOGGETTIVO 4. CREAZIONE DI UNA FATTURA ELETTRONICA 5. PROCEDURE DITRASMISSIONE 5.1. Modalità senza accreditamento 5.2. Modalità con accreditamento 6. CONTROLLI DELLO SDI SULLA FATTURA E EMISSIONE DELLE RICEVUTE 7. PROCEDURE DIRICEZIONE E CONSERVAZIONE Procedure di ricezione delle fatture passive QR code Conservazione legale della fattura elettronica 8. AGEVOLAZIONI E VANTAGGI 9. BIGNAMI ASSOCIATI E LA FATTURAZIONE ELETTRONICA 1. PREMESSA A partire dal 1 gennaio 2019 l utilizzo della Fatturazione Elettronica sarà un obbligo per tutte le imprese e tutti i professionisti, con alcune limitate eccezioni. Il nuovo obbligo, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, è una vera e propria rivoluzione e comporta la necessità di adeguare, sin da ora, sistemi informatici, procedure operative, abitudini consolidate. Non sarà infatti più possibile emettere o ricevere fatture cartacee o per /fax. Con la presente lo Studio intende fornire una prima sintetica informazione a cui poi faranno seguito aggiornamenti e approfondimenti, mano a mano che saranno necessari.

3 2. SOMMARIO ESECUTIVO 1) La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che impone di abbandonare il supporto cartaceo e consentirà, una volta a regime, di evitare i relativi costi di stampa spedizione e conservazione. Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (extensible Markup Language). La fattura elettronica non è quindi un immagine (PDF o JPG) ma un file in un formato elettronico rigido e non modificabile. 2) Il nuovo quadro normativo prevede che tutte le fatture elettroniche dovranno essere trasmesse e ricevute mediante il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall'agenzia delle Entrate, per poter essere considerate emesse ai fini fiscali. Pertanto dal 1 gennaio 2019 le fatture emesse con metodi tradizionali (carta, file immagine PDF o JPG via o PEC, fax) saranno considerate come non emesse. 3) Il Sistema di Interscambio, gestito dall'agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture elettroniche in formato xml; effettuare controlli formali sui file ricevuti, inoltrare le fatture al cliente finale, conservare le fatture inviate e ricevute. 4) Per inviare le fatture tramite il Sistema di Interscambio (SDI), è necessario essere in grado di creare le fatture nel formato XML e trasmetterle al Sistema attraverso uno dei quattro canali disponibili. Le imprese potranno operare con lo SDI direttamente o tramite intermediari (società di Software o professionisti). 5) Per poter interagire con il Sistema di Interscambio è necessario essere forniti di una delle seguenti credenziali: Pin Agenzia Entrate: Fisconline Carta Nazionale dei Servizi (CNS) Pin di identità digitale (SPID). 6) Sono a disposizione diversi canali telematici alternativi per accedere allo SDI. 7) Le fatture elettroniche emesse devono essere conservate con le regole della conservazione digitale (o sostitutiva ) e non possono essere semplicemente stampate e archiviate. I Provider e l Agenzia Entrate offrono i servizi di conservazione, che vanno però espressamente attivati da parte del contribuente. 2

4 8) Tutte le aziende, imprese o professionisti, con alcune limitate eccezioni, saranno soggette al nuovo obbligo. Saranno, in particolare, escluse solo le fatture emesse da soggetti minimi e forfettari e dai soggetti non residenti. 9) Le regole già oggi in vigore per fatture a Pubblica Amministrazione, carburanti per autotrasporto e filiera degli appalti pubblici restano invariate. 10) L obbligo si estende anche alle fatture emesse a privati (B2C) e non solo a quelle emesse a soggetti IVA (B2B). In tal caso (B2C), le fatture vengono conservate dallo SDI su un area apposita e al cliente consumatore finale deve essere consegnata anche una copia cartacea o elettronica leggibile (PDF, immagine, ecc.). 11) I corrispettivi (scontrini e ricevute fiscali) non sono soggetti, per ora, all obbligo di emissione elettronica. 12) Con la fatturazione elettronica vengono introdotti anche dei vantaggi per alcune tipologie di contribuenti tra cui la riduzione di due anni del termine di decadenza per l accertamento, l eliminazione dell obbligo di tenuta dei registri IVA e l eliminazione dello spesometro. 13) E possibile già oggi generare un QR code con tutti i dati fiscali dell azienda attraverso una funzionalità del portale dell Agenzia. Tale QR code potrebbe semplificare, mediante lettura con Smartphone o simili, le modalità di comunicazione dei dati di fatturazione al fornitore. 3. AMBITO DI APPLICAZIONE SOGGETTIVO L obbligo di fatturazione elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, è esteso alla generalità delle cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate da soggetti residenti o stabiliti in Italia. Ciò significa che l obbligo vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C). Tuttavia, l obbligo di fatturazione elettronica è escluso: per i soggetti che si avvalgono del regime forfetario o del regime dei minimi; i soggetti che cedono beni o prestano servizi nei confronti di soggetti non residenti, comunitari ed extracomunitari. 3

5 4. CREAZIONE DI UNA FATTURA ELETTRONICA Come detto, il formato della fattura elettronica è un formato XML, ovvero un linguaggio informatico basato su un meccanismo sintattico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento o in un testo. Non è quindi un formato leggibile senza un Software che lo trasformi in un documento comprensibile. Pertanto, considerata la complessità del linguaggio informatico, non si potranno più utilizzare i sistemi standard utilizzati finora, ma sarà necessario munirsi di un sistema in grado di generare e leggere detto formato. L Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente, sul proprio sito, il portale Fatture e Corrispettivi che consente di creare, visualizzare, ricevere e inviare le fatture elettroniche. In alternativa, le aziende potranno dotarsi di strumenti informatici propri ovvero affidarsi a un intermediario. Gli elementi da indicare nella fattura elettronica sono i medesimi della fattura cartacea, salvo la presenza dei campi codice destinatario e PEC del destinatario. L emittente della fattura elettronica infatti, deve sempre compilare il campo Codice destinatario che può essere compilato o con il codice di 7 cifre alfanumerico che il cliente avrà comunicato o, in alternativa, con il valore qualora il cliente comunichi un indirizzo PEC su cui ricevere la fattura o non comunichi alcun dato. Nell ipotesi in cui il cliente sia un consumatore finale o un operatore in regime dei minimi o forfettario, sarà sufficiente per l emittente compilare solo il campo Codice destinatario con il valore PROCEDURE DI TRASMISSIONE Con riguardo alla fase di trasmissione della e-fattura, agli operatori è data la possibilità di scegliere tra diverse modalità di invio, tenuto conto anche della propria struttura e del proprio grado di informatizzazione. Le modalità di trasmissione della fattura elettronica allo SDI possono essere divise in due macrocategorie a seconda della necessità di accreditarsi o meno al sistema: Modalità senza accreditamento: Posta elettronica certificata (PEC) Servizi informatici messi a disposizione dall AdE tra cui i) procedura web, ii) app per mobile, iii) software per PC Modalità con accreditamento: Modello web services Sistema FTP 4

6 5.1 Modalità senza accreditamento Posta elettronica certificata La fattura (nel formato XML) deve essere inviata come allegato al messaggio di posta elettronica. In un unico messaggio il soggetto trasmittente può inviare diversi allegati. La mail deve essere inviata all indirizzo PEC dello SDI. A seguito dell invio il trasmittente riceverà le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna che attestano l avvenuta trasmissione del file allo SDI. Lo SDI estrae il file XML e lo invia al destinatario con la modalità scelta dal cliente, ovvero, se il cliente non avesse scelto alcuna modalità, secondo quanto indicato sulla e-fattura stessa. Servizi informatici AdE La trasmissione avviene via Internet usufruendo del servizio web Fatture e corrispettivi reso disponibile sul sito dell AdE. Si tenga conto che il servizio dell AdE è pensato per contribuenti con un numero limitato di documenti. Le aziende con volumi di fatture medio/grandi dovranno utilizzare altri canali. 5

7 5.2 Modalità con accreditamento Modello web services Con l utilizzo di questa modalità di trasmissione sono richiesti due requisiti: la sottoscrizione mediante firma digitale di un accordo di servizio per definire le regole di comunicazione tra il soggetto trasmittente e lo SDI; la capacità di gestione dei certificati digitali. In pratica, tale modello verrà utilizzato dalla maggior parte dei Provider di servizi di e-fattura e dagli intermediari. Lo schema prevede che il contribuente stipuli un accordo di servizi con l intermediario o il provider, il quale a sua volta, si accredita con lo SDI. Sistema FTP Con l utilizzo del sistema FTP i file, preventivamente crittografati, vengono trasmessi all interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti assicurando la qualificazione del canale. Anche per questa modalità è prevista la sottoscrizione di uno specifico accordo di servizio ed è necessaria la dotazione di un server FTP esposto su internet. Accreditamento allo SDI Per utilizzare i canali Web services e i sistemi FTP è necessario accreditarsi al Sistema di Interscambio, tuttavia, il contribuente che sceglie di avvalersi dell assistenza di un intermediario non dovrà accreditarsi, in quanto tale fase sarà a carico dell intermediario. Per accreditarsi al Sistema è disponibile un applicazione accessibile dalla pagina Servizi online del sito dell Agenzia delle Entrate, alla voce Sistema di Interscambio flusso Dati (SID). L accesso è consentito solo agli utenti registrati ai servizi telematici Entratel o Fisconline, quest ultima accessibile anche tramite servizi SPID o Smartcard. Una volta conclusa la procedura di accreditamento, lo SDI rilascia un codice destinatario a 7 caratteri da comunicare ai propri fornitori e che dovrà essere indicato nell apposito campo della fattura XML. 6. CONTROLLI DELLO SDI SULLA FATTURA E EMISSIONE DELLE RICEVUTE Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di Interscambio. Lo SDI, una volta ricevuto il file della fattura elettronica, lo sottopone a controlli formali (esempio: partita IVA o CF del destinatario, aliquota, mancanza di dati obbligatori, ecc. ) e se i controlli hanno esito positivo il Sistema invia la fattura al destinatario. 6

8 Esito positivo Se l esito dei controlli formali è positivo lo SDI recapita la fattura elettronica all indirizzo telematico che legge nel file della fattura e invia al soggetto trasmittente una ricevuta di consegna indicando la data e l ora esatta in cui è avvenuta la stessa. Nel caso in cui l indirizzo telematico non sia indicato o risulti non attivo, lo SDI, attraverso il numero di partita Iva o attraverso il codice fiscale del cliente, mette a disposizione dello stesso il duplicato della fattura nell area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. In questo caso lo SDI invia all emittente una ricevuta di impossibilità di consegna all interno della quale è indicata la data di messa a disposizione del file al cliente. L indirizzo telematico per la ricezione delle fatture fornito allo SDI tramite la funzione presente nel Cassetto Fiscale prevale su quello indicato dal fornitore sulla fattura. Per questo motivo agli operatori titolari di partita Iva è consigliato preregistrarsi all interno del portale Fatture e Corrispettivi disponibile sul sito dell Agenzia delle Entrate per indicare l indirizzo telematico su cui ricevere di default le fatture. Una volta eseguita questa registrazione, non sarà più obbligatorio fornire ai propri fornitori il codice destinatario o la PEC a cui trasmettere le fatture. Esito negativo Se l esito dei controlli formali è negativo la fattura si considera fiscalmente non emessa. In questo caso l emittente riceverà da parte dello SDI una ricevuta di scarto all interno di cui verranno brevemente indicati i motivi dell esito negativo. La ricevuta viene trasmessa dallo SDI allo stesso canale telematico o PEC da cui ha ricevuto la fattura, inoltre la ricevuta di scarto viene sempre resa disponibile nell apposita area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. 7. PROCEDURE DI RICEZIONE E CONSERVAZIONE Procedure di ricezione delle fatture passive Come visto per il ciclo attivo nel precedente paragrafo, la fattura elettronica, prima di arrivare al destinatario, deve passare per il Sistema di Interscambio che la controlla e nel caso di esito positivo provvede a mandarla al destinatario. Affinché lo SDI sia in grado di recapitare la fattura al destinatario, quest ultimo deve comunicare allo SDI, ovvero al fornitore, anche l indirizzo telematico su cui ricevere le fatture (PEC o Codice Destinatario). L indirizzo telematico per la ricezione delle fatture fornito allo SDI tramite la funzione presente nel Cassetto Fiscale prevale su quello indicato dal fornitore sulla fattura. Per questo motivo agli operatori titolari di partita Iva è consigliato preregistrarsi all interno del portale Fatture e Corrispettivi disponibile sul sito dell Agenzia delle Entrate per indicare l indirizzo telematico su cui ricevere di default le fatture. Una volta eseguita questa registrazione, non sarà più obbligatorio fornire ai propri fornitori il codice destinatario o la PEC a cui trasmettere le fatture. 7

9 QR Code Per agevolare la predisposizione e l invio delle fatture elettroniche da parte dei contribuenti e per rendere più sicura e rapida la ricezione del documento fiscale da parte del titolare di partita IVA, è possibile creare il QR Code della propria azienda. Il QR Code è un codice bidimensionale che funge da biglietto da visita del contribuente e contiene informazioni relative al numero di partita Iva, ai dati anagrafici e all indirizzo telematico. Il codice può essere mostrato al fornitore sia tramite smartphone, sotto forma di immagine, o stampato su carta e quest ultimo, leggendo il codice, sarà immediatamente in grado di recuperare tutte le informazioni necessarie all emissione della fattura. Per creare il QR Code occorre accedere al portale Fatture e Corrispettivi disponibile sul sito dell Agenzia delle Entrate accedendo con le credenziali Spid, Cns, Entratel o Fisconline, oppure collegarsi al proprio cassetto fiscale; va ricordato però che i dati anagrafici IVA contenuti nel QR Code sono quelli validi al momento della generazione, pertanto, in caso di modifica del numero di partita IVA o dei dati anagrafici è importante distruggere il vecchio codice e generare un nuovo QR Code. Conservazione legale della fattura elettronica Per quanto riguarda le modalità di conservazione delle fatture elettroniche, è previsto che chi emette una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente ( conservazione sostitutiva ). E altresì altamente consigliabile procedere all archiviazione elettronica anche delle fatture passive ricevute, anche se non si tratta di un obbligo di legge. Conservare elettronicamente una fattura non significa memorizzare il file della fattura sul PC ma si fa riferimento ad un processo regolamentato tecnicamente dalla legge. Tale procedimento prevede regole tecniche complesse e tempi di attuazione rigorosi, pertanto è consigliabile rivolgersi a fornitori specializzati. In alternativa, per le piccole imprese che intendono utilizzare il portale Fatture e corrispettivi dell Agenzia delle Entrate, l Agenzia stessa ha reso disponibile un servizio gratuito per conservare le fatture elettroniche in formato XML. Tale servizio è applicabile solo alle fatture elettroniche e non, quindi, per conservare altri documenti quali libro giornale, registri IVA, documenti di trasporto, ricevute e scontrini, note spese, ecc. 8. AGEVOLAZIONI Se, da un lato, la fatturazione elettronica comporta la necessità del contribuente di adeguarsi alle nuove modalità di creazione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture, dall altro la legge prevede tre principali agevolazioni. 8

10 La prima agevolazione, rivolta a tutti gli operatori Iva che: a) emettono e ricevono solo fatture elettroniche, b) Garantiscono la tracciabilità dei pagamenti effettuati e ricevuti che superino i 500,00 euro. consiste nella riduzione dei termini del potere di accertamento degli Uffici. Infatti, il potere di accertamento verrà a decadere il 31 dicembre del terzo anno successivo alla presentazione della dichiarazione, in luogo del termine ordinario previsto per il 31 dicembre del quinto anno successivo. Il beneficio riguarda la riduzione dei termini di accertamento sia ai fini IVA sia ai fini delle imposte sui redditi. La seconda agevolazione è rivolta agli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture elettroniche e prevede per questi soggetti il venir meno dell obbligo di tenuta dei registri IVA vendite e acquisti. La terza agevolazione consiste invece nell abolizione dello spesometro. L introduzione dell obbligo della fattura elettronica dal 1 gennaio 2019 farà venir meno la necessità di invio a cedenza trimestrale o semestrale dei dati delle fatture elettroniche emesse e ricevute. Lo spesometro rimarrà invece in vigore per le fatture non elettroniche (fatture da e verso l estero e fatture ricevute da soggetti forfettari e minimi). 9. BIGNAMI ASSOCIATI E LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Bignami Associati si rende disponibile ad assistere i propri clienti nell implementazione delle procedure e dei sistemi del processo di fatturazione elettronica, sia nel caso in cui intendano gestire internamente il processo di fatturazione sia nel caso in cui intendano avvalersi del supporto di provider esterni. Bignami Associati sta valutando i sistemi informatici da mettere a disposizione dei propri clienti a supporto del processo di fatturazione elettronica. Vi saranno diverse alternative che si differenzieranno in base al livello di autonomia e informatizzazione dell impresa e al grado di integrazione tra Bignami Associati e il cliente. Bignami Associati continuerà a tenere i propri clienti informati sulle novità che il Legislatore, l Agenzia delle Entrate, e gli altri enti coinvolti emetteranno nei prossimi mesi. Vi invitiamo a contattare i professionisti di Bignami Associati per approfondimenti e chiarimenti. 9

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