Il prodotto/software OPI ha come scopo:

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2 La piattaforma Il prodotto/software OPI ha come scopo: L automazione delle operazioni di consolidamento dei dati per il controllo di gestione delle strutture alberghiere e ristorative L uniformazione dei dati suddetti nei casi in cui l azienda gestisca strutture con software gestionali tra loro differenti, e non sia possibile, per ragioni economiche e/o di standard di catena, uniformare i sistemi e quindi sia necessario mantenere una configurazione multipiattaforma Rendere disponibili i dati suddetti online, tramite interfaccia web, evitando quindi: o Di accedere a intranet mediante complicate connessioni o lavorare tramite desktop remoto o Di dover attendere l invio dei dati dai responsabili di struttura OPI è uno strumento che facilita le attività di supervisione e controllo da parte delle proprietà o del top managemen t, sia di singole strutture, sia di catene alberghiere, consentendo la messa a disposizione di una serie di dati e indicatori che facilitano i processi di analisi e quelli decisionali volti all ottimizzazione delle gestioni. Flessibilità e adattabilità L interfaccia del software è una interfaccia WEB, sviluppata per essere disponibile sia su desktop, sia su dispositivi mobili in versione Desktop, Tablet e Smartphone di ultima generazione che propone diverse schermate interattive e report online. L interfaccia inoltre dialoga, in upload e download, con fogli di calcolo per consentire la fruizione dei dati anche off-line: Su file che vengono proposti dal prodotto OPI e consentono la consultazione o l elaborazione di differenti scenari grazie alla presenza di formule nei file stessi Su file che possono essere un adattamento dei file già utilizzati dalla società di gestione o dalla singola struttura alberghiera, al fine di rendere meno traumatico il processo di transizione dal precedente sistema di controllo al sistema OPI Tutta la reportistica è disponibile in una SAN (Storage Area Network) all interno del sistema nella quale sono disponibili le ultime versioni aggiornate, immediatamente disponibili, dei report su fogli di calcolo elaborati giornalmente.

3 Software Platform Rispetto a sistemi di business intelligence tradizionali, il sistema non propone una semplice combinazione di dati ma può proporre anche una elaborazione degli stessi, finalizzata a diverse ambiti di analisi e controllo. La predisposizione dei format su fogli di calcolo e il loro salvataggio sulla piattaforma OPI consente la fruizione degli stessi, aggiornati, quando si vuole evitare: Di dover proteggere i fogli di calcolo con password che ne limiterebbero la fruizione o ne complicherebbero l utilizzo; L invio dei dati e dei fogli di calcolo tramite posta elettronica; Di doversi accertare che la copia del file disponibile sia quella riportante gli ultimi aggiornamenti in quanto on-line si avrà la certezza di reperire la versione più aggiornata in qualsiasi momento (ad esempio, con fusi orari differenti, in orario di chiusura degli uffici, etc.) Struttura modulare La struttura per moduli consente di adattare lo strumento alle diverse esigenze del cliente. I moduli disponibili prevedono le seguenti aree di controllo e monitoraggio: Anagrafica societaria e di struttura Inserimento dei dati identificativi di struttura Inserimento dei parametri di struttura Identificazione degli utenti e delle loro prerogative

4 Profilazione utent La piattaforma OPI prevede una serie di utenti standard, che possono compiere diverse attività sui diversi moduli (compilazione, consultazione, convalida, uploading, downloading, gestione dei dati e dei profili, eetc.). Oltre agli utenti standard, la piattaforma consente la completa customizzazione di ogni singola utenza, che potrà quindi compiere alcune operazioni su alcuni moduli, sulla base delle esigenze del cliente. Inoltre tutte le attività dei singoli utenti possono essere memorizzate in appositi file di log per essere in qualunque momento controllate e monitorate Budgetng Consente la standardizzazione dei processi di budgeting. Compilazione del budget ricavi annuale mensile su format foglio di calcolo Caricamento del budget ricavi su piattaforma Consultazione on-line del budget ricavi Possibilità di redazione o modifica del budget ricavi sulla piattaforma on-line Estrapolazione del Report Budget Ricavi (work in progress) Compilazione del budget costi annuale mensile su foglio di calcolo Consultazione on-line del budget ricavi Possibilità di redazione o modifica del budget ricavi sulla piattaforma on-line Estrapolazione del Report Budget Ricavi (work in progress) Compilazione del budget costi annuale mensile su foglio di calcolo Costi (work in progress) Produzione Consente l immediato controllo e revisione dei dati di produzione, per permettere allo staff di struttura una prima analisi e alla proprietà o al top management un primo monitoraggio delle attività svolte e dei risultati. I dati, consolidati anche a livello di gruppo, consentono poi tutti i possibili approfondimenti per le analisi di controllo di gestione come: Compilazione della produzione giornaliera di struttura La compilazione può essere effettuata in maniera automatica o manuale a seconda delle preferenze del cliente e in base alla disponibilità del dato sui sistemi gestionali in uso. È possibile effettuare caricamenti in blocco di dati storici (giornalieri o mensili) nel caso in cui si voglia avere immediatamente disponibile un confronto con i dati storici sui diversi report di analisi. Consultazione on-line dei dati di produzione Estrapolazione dei dati di produzione su foglio di calcolo (per singola unità operativa) Estrapolazione comparata dei dati di produzione per singolo giorno e per periodo (work in progress) per un complesso di unità operative

5 Forecast Tale modulo permette di indicare i potenziali fatturati e i potenziali volumi che le strutture potrebbero raggiungere, combinando i volumi previsionali già consolidati ( on the book ) con i volumi previsti in ingresso ( pick-up ), determinati anche in base alla analisi dei dati storici disponibili ( booking trend ). Caricamento dei dati On the book su piattaforma Il dato viene caricato tramite uploading di estrapolazioni elaborate dai sistemi gestionali di struttura, e consente il caricamento dei dati previsionali consolidati relativi a numero di camere vendute, fatturato camere e fatturato food & beverage collegato.

6 Estrapolazione del booking trend Diversi formati: mensile, annuale, dettagliato per giorno, progressivo per mese, etc., sia per quanto concerne il dato quantitativo, sia per quanto concerne i fatturati. Compilazione del forecast di struttura Eseguita on-line oppure off-line, su foglio di calcolo i cui dati vengono poi caricati on-line tramite uploading. La compilazione del forecast si realizza con l inserimento, da parte del personale demandato, della previsione giornaliera di pick-up camere e fatturati altri reparti per un periodo predeterminato Consultazione del forecast di struttura (per periodo) Estrapolazione del forecast di struttura (per mese o annuale) su più formati Gestone casse I dati inseriti in questo modulo permettono il monitoraggio immediato di alcuni dati base relativi alla movimentazione delle casse e al cash flow Inserimento on-line dei dati relativi a: corrispettivi incassi movimentazione sospesi movimentazione casse movimentazione depositi note di credito note di variazione depositi esborsi di cassa Consultazione dei dati on-line Estrapolazione dei dati su fogli di calcolo (mensili o annuali) Inserimento dei movimenti bancari Inserimento dei saldi bancari Consultazione dei movimenti e dei saldi Estrapolazione su foglio di calcolo dei movimenti e dei saldi bancari Elaborazione dei flussi di cassa Il modulo permette l analisi dei risultati operativi, combinando i dati provenienti dai sistemi contabili con i dati di produzione presenti sulla piattaforma OPI Uploading dei dati di contabilità industriale (costi operativi e costi sotto Margine Operativo Lordo) Il caricamento dei dati si effettua tramite foglio di calcolo sul quale i dati estrapolati dai sistemi di gestione contabile vengono normalizzati e adattati al piano dei conti (basato sullo Uniform System of Account for Hotel) presente sulla piattaforma. Il piano dei conti presente sulla piattaforma può essere adattato alle esigenze del cliente. Consultazione del risultato operativo di esercizio L elaborazione del risultato operativo di esercizio si ottiene tramite la combinazione dei dati di produzione con i dati di contabilità industriale.

7 Estrapolazione su foglio di calcolo del risultato di esercizio a consuntivo Estrapolazione su foglio di calcolo del risultato di esercizio previsionale Tale estrapolazione consegue dalla combinazione dei dati a consuntivo con quelli risultanti dalla combinazione dei dati a forecast e dalla elaborazione automatizzata di costi medi previsionali. Sia il dato di ricavo che di costo previsionale può essere rettificato manualmente. Gestone Document Passivi Consente il caricamento sulla piattaforma di documenti digitalizzati, accompagnati da una maschera riepilogativa dei dati di principale interesse, che ne consentano l individuazione e l elaborazione. Virtualizzazione e caricamento del documento Consultazione on-line dei documenti e dei report riepilogativi Downloading dei documenti disponibili on-line Estrapolazione su foglio dati dei dati riepilogativi e export protocollo fatture Gestione Anagrafica Fornitori Inserimento e modifica fatture Verifica Fatture Inserite Gestione Scadenzario Possibilità di integrazione con i programmi di contabilità generale