SISTEMA WEBCONFERENCE

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1 SERVER ADOBE CONNECT 9.2 SISTEMA WEBCONFERENCE E una tipologia di videocomunicazione che consente l utilizzo del PC e quindi non prevede l uso di apparati di videoconferenza. L accesso avviene tramite web e funziona con tutti i principali browser. Utenti concorrenti (60 in riunioni multiple) Seminar Room (200 utenti in un unico evento) Server virtuale Windows 2008 R2 64 BIT Autenticazione tramite credenziali di Ateneo con cifratura SSL Accesso garantito anche attraverso firewall tramite porta 443 REQUISITI DEI PERSONAL COMPUTER SISTEMI OPERATIVI E BROWSER SUPPORTATI Windows: 1.4GHz Intel Pentium 4 o superiore per Microsoft Windows XP, Windows 7 o Windows 8 Windows 8.1 (32-bit/64-bit), Windows 8 (32-bit/64-bit), Windows 7 (32-bit/64-bit), Windows XP 512MB of RAM (1GB recommended) per Windows XP, Windows 7 o Windows 8 Microsoft Internet Explorer 8, 9, 10, 11; Mozilla Firefox; Google Chrome Mac OS: 1.83GHz Intel Core Duo o superiore 512MB of RAM (1GB raccomandato) Mac OS X , 10.8, 10.9 Mozilla Firefox; Apple Safari; Google Chrome Linux: Ubuntu 12.04; Red Hat Enterprise Linux 6; OpenSuSE 12.2 Nessun supporto Add-in per Linux. Gli utenti Linux possono solo seguire i meeting sul browser. Mozilla Firefox

2 Dispositivi mobili: Apple supporta i seguenti device: iphone 5S, iphone 5, iphone 4S, ipad con dispplay Retina, ipad 3, ipad 2, ipad mini e ipod touch (4 e 5 generazione) Apple supporta ios 6 e superiori Android supporta i seguenti device: Motorola DROID RAZR MAXX, Motorola Atrix, Motorola Xoom, Samsung Galaxy Tab , Samsung Galaxy S3 & S4, Nexus 7 tablet Android* supporta OS e superiori * Sui dispositivi Android, Adobe Connect Mobile 2.1 app, non necessita più dell Adobe AIR. Download: ALTRI REQUISITI SOFTWARE La versione minima necessaria di Adobe Flash Player, per partecipare alle riunioni, è la Si consiglia comunque di utilizzare sempre la versione più recente, scaricabile gratuitamente da ADD IN Adobe Connect Add-in è una sorta di plug-in di Flash Player, necessaria per le seguenti funzionalità nelle stanze virtuali: Audio e cancellazione dell eco Condivisione schermo Registrazione (format FLV) Condivisione tramite trascinamento Condivisione di file PPTX Controllate sempre che sia aggiornato facendo questo test online: COLLEGAMENTO AD INTERNET La larghezza di banda minima richiesta è quella di una comune adsl, le prestazioni migliori si ottengono con la rete universitaria. Raccomandato il collegamento cablato. PERIFERICHE AUDIO/VIDEO Scheda audio con microfono e cuffia. Suggeriamo di utilizzare microfono e cuffie Usb. Webcam compatibile con Adobe Flash Player

3 ISTRUZIONI PER L ACCESSO ALLA WEBCONFERENCE CESIA L ambiente di videoconferenza è suddiviso in stanze create dal Cesia su richiesta degli utilizzatori (responsabili del progetto), tramite indirizzata a assistenza.cesia@unibo.it e previa compilazione del modulo che vi verrà inviato. Ogni stanza è raggiungibile tramite un singolo URL. Le stanze annuali, una volta create, rimangono attive e possono essere utilizzate in qualsiasi momento. Le stanze temporanee sono create ad hoc per eventi quali conferenze, seminari, etc. e vengono cancellate nei giorni seguenti. Per eventi particolari si può far richiesta di una seminar room che ospita fino a 200 utenti. Per entrare in webconference basta conoscere l URL della stanza a cui si deve accedere e immetterlo nel browser. IL LOGIN Supponiamo di voler accedere ad una stanza di cui ci è stato comunicato l URL. Tipicamente l URL sarà: Questo indirizzo porta alla pagina di login della stanza. Le regole di accesso alla stanza possono obbedire a vari criteri ad esempio: Accettare tutti gli utenti con credenziali di Ateneo Accettare solo un gruppo di utenti con credenziali di Ateneo Accettare o non accettare utenti ospiti con nome utente di fantasia Subordinare l accesso di utenti ospiti con nome utente di fantasia all accettazione di chi è già nella stanza NB Non entrate con il solo Nome, ma cliccando sotto su Entra con login e password.. ; credenziali istituzionali vanno inserite nella forma completa nome.cognome@unibo.it. LA STANZA VIRTUALE Una volta eseguito il login si accede alla stanza:

4 A seconda del login effettuato e delle regole della stanza all utente viene assegnato uno tra i possibili 3 ruoli: Ospitante E il ruolo più potente, oltre ad essere un relatore, può modificare il ruolo degli altri partecipanti e scegliere il layout della stanza. Relatore Utilizza tutti gli strumenti (microfono, webcam, condivisione documenti) ma non gestisce la stanza. Partecipante Segue la conferenza, può chattare ma non può utilizzare microfono e webcam. Modificare il ruolo di un utente: Un Ospitante può modificare il ruolo degli utenti presenti nella stanza. Per farlo è necessario evidenziare l utente nell area Elenco partecipanti e cliccare con il tasto destro del mouse: Rendi Relatore/Partecipante, o spostarlo direttamente con il mouse. La stanza è composta da vari Contenitori, che sono aree/finestre personalizzabili come formato e come lingua; le più utilizzate in genere sono: Partecipanti Sono presenti i nomi dei partecipanti attualmente in linea ed il ruolo di ciascuno Chat Durante la webconference è possibile scrivere messaggi per comunicare con tutti o anche solo con i singoli partecipanti (icona opzioni Avvia chat con: ) Video Le webcam dei partecipanti saranno visibili in questa finestra Nota Può contenere ad es. l argomento della riunione o l ordine del giorno Condivisione - Per condividere materiali di lavoro Utilizzando i pulsanti del Layout i soli Ospitanti possono passare da un interfaccia ad un altra; quelle di default (comunque personalizzabili) sono:

5 Condivisione (prevalenza del materiale di lavoro; permette di visualizzare contestualmente file PPT, PDF, JPG, SWF, FLV, MP3, ZIP), Discussione-videoconferenza (prevalenza dello spazio webcam e chat) Collaborazione (permette di disegnare su una lavagna virtuale) Quando viene effettuato questo cambiamento avviene contemporaneamente sui terminali di tutti gli utenti. NB Per permette di mettere a disposizione degli altri utenti, quindi di scaricare, file del proprio personal computer, occorre che sia attivo il contenitore File MICROFONO E WEBCAM Webcam e microfono debbono essere installati e collegati già prima di entrare nella stanza; una volta entrati gli Ospitanti e i Relatori debbono attivarli. Se avete altri programmi di comunicazione aperti (ad es. Skype) chiudeteli prima di entrare nella stanza virtuale, per evitare conflitti. Per attivare microfono e webcam occorre ciccare i pulsanti nel menu orizzontale in alto: A questo punto, se non è stato configurato diversamente, il flash apre un pop-up per richiede il consenso a trasmettere audio e video: è necessario darlo. Per la webcam occorre dare il consenso dall anteprima (avvia condivisione) per poter trasmette l immagine. Una volta attivati i pulsanti da grigio diventeranno verdi. Di fianco alle relative icone c e una freccia che apre alcune opzioni a tendina, tra cui la regolazione del volume. Per verificare l attivazione, quando il vostro microfono è attivo nella finestra Partecipanti, di fianco al vostro nome, comparirà l icona di un altoparlante quando parlerete. Per problemi e per configurare al meglio l audio andate nel menu orizzontale in alto Riunione Procedura guidata di impostazione audio. Ulteriori informazioni sull Audio e il Video: Troubleshooting: I problemi più comuni derivano, in genere, da una non corretta configurazione della webcam e del microfono. E' possibile eseguire dei test per verificare la corretta funzionalità del microfono e del sonoro: nel menù orizzontale in alto Riunione Procedura guidata impostazione audio ed effettuare quindi il test. E consigliato soprattutto agli utenti Mac, in quanto il microfono incorporato è spesso poco sensibile, quindi effettuare il test del silenzio per settarlo a 0. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla finestra Video si apre un menù a tendina da cui è possibile effettuare alcuni settaggi della webcam e del microfono e dare quindi le autorizzazioni necessarie. A volte occorre chiudere la propria finestra della webconference e rientrare per fare in modo che le modifiche vengano riconosciute. Sul menù orizzontale in alto a dx? c è una Guida per ospitanti e relatori, in italiano, molto chiara ed utile. Introduzione a Connect, più generica, in inglese. REGISTRAZIONE (attivabile solo dai ruoli di Ospitanti) E possibile effettuare la registrazione della webconference andando sul menu orizzontale, in alto: Riunione - Registra riunione. Si consiglia la registrazione di sessioni della durata di 45

6 min massimo. Per rivedere la registrazione e/o riversarla sul proprio computer, andare su Riunione Gestisci informazioni sulla riunione ; per qualsiasi problema di gestione e per avere il file della riunione contattateci. LINGUE L interfaccia utente è disponibile in più lingue ed è modificabile. LOGOUT Per abbandonare la stanza ed uscire dalla webconference basta chiudere la finestra della videoconferenza. Non e necessario alcun tipo di logout. L Ospitante può chiudere il servizio andando nel menu orizzontale Riunione Termina riunione. TEST Per quanto riguarda le webconference interattive relative ad eventi è richiesta una prova obbligatoria con gli ospitanti e gli utenti remoti, da effettuarsi qualche giorno prima dalla postazioni effettive che verranno utilizzate. Per le stanze annuali è comunque obbligatorio fissare un test per un corretto funzionamento. NOVITA DELLA VERSIONE 9 La versione 9 di Connect (upgrade effettuato a settembre 2014 dal Cesia) prevede, tra altre funzionalità, un miglioramento del contenitore Video, con la possibilità di cambiare la risoluzione, di mettere in evidenza la webcam del Relatore e di attivare lo schermo intero a tutti. IN BREVE: NON è facile da utilizzare. Non date nulla per scontato e fate sempre delle prove e/o formate qualcuno; consigliate l utilizzo delle CUFFIE, piuttosto che le casse, soprattutto se volete intervenire, per evitare problemi di rientro della voce; per attivare la WEBCAM cliccate sull'icona con la telecamera nel menu orizzontale in alto; per parlare cliccate sull'icona del microfono in alto, dopodiché su Avvia condivisione ; se non dovete prendere la parola accertatevi che il microfono sia spento (icona in alto); per fare una DOMANDA cliccate in alto a destra sull'omino (alza la mano); non cambiate le impostazioni della videoconferenza, perché vengono viste da tutti; studiate una chiara strategia di regia (cosa visualizzare, a chi dare la parola, ecc.); Ogni partecipante che prenderà la parola deve configurare il suo sistema audio video, perché un solo PC configurato male può mettere in difficoltà tutto il sistema! HELP DESK Per la creazione delle stanze: assistenza.cesia@unibo.it Per qualsiasi anomalia e per qualsiasi informazione tecnica: cesia.webconference@unibo.it