PRIVACY E CONTROLLO DEI LAVORATORI. Avv. Giacinto Favalli Trifirò & Partners

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1 Privacy e aziende: whistleblowing e controlli sui lavoratori alla luce del nuovo regolamento 28 marzo 2018 PRIVACY E CONTROLLO DEI LAVORATORI Avv. Giacinto Favalli Trifirò & Partners

2 Il diritto alla riservatezza ART. 41 DELLA COSTITUZIONE L'iniziativa economica privata è libera. Non può svolgersi in contrasto con l'utilità sociale o in modo da recare danno alla sicurezza, alla libertà, alla dignità umana. La legge determina i programmi e i controlli opportuni perché l'attività economica pubblica e privata possa essere indirizzata e coordinata a fini sociali 2

3 Dal diritto alla riservatezza alla PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI Codice Privacy (d.lgs. 196/2003) Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (in vigore dal 25 maggio 2018) Il 21 marzo 2018 è stato approvato in via preliminare lo schema di decreto legislativo per adeguare il quadro normativo nazionale alle disposizioni del regolamento UE 2016/679 3

4 Art. 4 Statuto dei Lavoratori 4 1. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti di cui al primo periodo possono essere installati previa autorizzazione delle sede territoriale dell'ispettorato nazionale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell'ispettorato nazionale del lavoro. I provvedimenti di cui al terzo periodo sono definitivi.

5 Art. 4 Statuto dei Lavoratori 5 2. La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. 3. Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196

6 Le regole da seguire per una «adeguata informazione» Provv. Garante per la protezione dei dati personali, n. 547 del 22 dicembre 2016:.il datore di lavoro, pur avendo la facoltà di verificare l'esatto adempimento della prestazione lavorativa ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità e, in applicazione dei principi di liceità e correttezza dei trattamenti di dati personali, informare in modo chiaro e dettagliato circa le consentite modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e l'eventuale effettuazione di controlli anche su base individuale. L'assenza di una esplicita policy al riguardo può determinare una legittima aspettativa del lavoratore, o di terzi, di confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione» 3

7 L informativa Secondo il Regolamento Europeo I contenuti dell informativa sono elencati in modo tassativo negli articoli 13, paragrafo 1, e 14, paragrafo 1, del regolamento e in parte sono più ampi rispetto al Codice. Il titolare deve sempre specificare i dati di contatto del Data Protection Officer, ove esistente, la base giuridica del trattamento, qual è il suo interesse legittimo se quest ultimo costituisce la base giuridica del trattamento, nonché se trasferisce i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti Il regolamento prevede anche ulteriori informazioni in quanto necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente : in particolare, il titolare deve specificare il periodo di conservazione dei dati o i criteri seguiti per stabilire tale periodo di conservazione, e il diritto di presentare un reclamo all autorità di controllo. Se il trattamento comporta processi decisionali automatizzati (anche la profilazione), l informativa deve specificarlo e deve indicare anche la logica di tali processi decisionali e le conseguenze previste per l interessato. 3

8 L adeguata informazione Secondo il Working Party 29 (Opinion 2/2017) 3

9 Gli strumenti di lavoro Ministero del Lavoro, nota 18 giugno 2015: L'espressione "per rendere la prestazione lavorativa" comporta che l'accordo o l'autorizzazione non servono se, e nella misura in cui, lo strumento viene considerato quale mezzo che "serve" al lavoratore per adempiere la prestazione: ciò significa che, nel momento in cui tale strumento viene modificato (ad esempio, con l'aggiunta di appositi software di localizzazione o filtraggio) per controllare il lavoratore, si fuoriesce dall'ambito della disposizione: in tal caso, infatti, da strumento che "serve" al lavoratore per rendere la prestazione il pc, il tablet o il cellulare divengono strumenti che servono al datore per controllarne la prestazione. Con la conseguenza che queste "modifiche" possono avvenire solo alle condizioni ricordate sopra: la ricorrenza di particolari esigenze, l'accordo sindacale o l'autorizzazione. Perciò, è bene ribadirlo, non si autorizza nessun controllo a distanza; piuttosto, si chiariscono solo le modalità per l'utilizzo degli strumenti tecnologici impiegati per la prestazione lavorativa ed i limiti di 3 utilizzabilità dei dati raccolti con questi strumenti.

10 SOFTWARE E STRUMENTI DI LAVORO provv. Garante 13 luglio 2016 Nella nozione di strumento di lavoro, secondo il Garante, e con specifico riferimento ai servizi di posta elettronica e navigazione web è da ritenere che possano ricomprendersi solo servizi, software o applicativi strettamente funzionali alla prestazione lavorativa, anche sotto il profilo della sicurezza. Da questo punto di vista e a titolo esemplificativo, possono essere considerati "strumenti di lavoro" alla stregua della normativa sopra citata il servizio di posta elettronica offerto ai dipendenti (mediante attribuzione di un account personale) e gli altri servizi della rete aziendale, fra cui anche il collegamento a siti internet. Costituiscono parte integrante di questi strumenti anche i sistemi e le misure che ne consentono il fisiologico e sicuro funzionamento al fine di garantire un elevato livello di sicurezza della rete aziendale messa a disposizione del lavoratore»

11 GEOLOCALIZZAZIONE: quando può qualificarsi strumento di lavoro Ispettorato Nazionale del Lavoro, circolare 2/2016 «necessario individuare quando l installazione di apparecchiature di localizzazione satellitare GPS sia strettamente funzionale a...rendere la prestazione lavorativa solo in casi del tutto particolari - qualora i sistemi di localizzazione siano installati per consentire la concreta ed effettiva attuazione della prestazione lavorativa (e cioè la stessa non possa essere resa senza ricorrere all uso di tali strumenti), ovvero l installazione sia richiesta da specifiche normative di carattere legislativo o regolamentare (es. uso dei sistemi GPS per il trasporto di portavalori superiore a euro ,00, ecc.) si può ritenere che gli stessi finiscano per trasformarsi in veri e propri strumenti di lavoro»

12 La geolocalizzazione nel parere del Working Party 29 (opinion 2/2017) Se la geolocalizzazione è effettuata al solo fine di monitorare il comportamento dei lavoratori e/o la loro posizione geografica, è illecito (cfr. anche WP29 Parere n. 13/2011). Se, diversamente, il trattamento è effettuato per il perseguimento di finalità legittime del datore di lavoro quali, ad esempio, la tutela della sicurezza dei veicoli e/o dei lavoratori ovvero, ancora, per la pianificazione in tempo reale di alcune attività lavorative, tale trattamento risulta lecito (cfr. sul punto anche WP29 parere n. 5/2005). Il WP29 suggerisce ad ogni datore di lavoro di inserire all interno di ciascun veicolo una informativa privacy ben visibile recante l indicazione dell installazione del GPS e di valutare, prima del trattamento, se i veicoli aziendali concessi ai lavoratori possono essere utilizzati dagli stessi anche per finalità private, suggerendo, in tal caso, di garantire ai lavoratori la possibilità di disattivare il sistema GPS nel caso di destinazioni private.

13 App per timbratura del cartellino e geolocalizzazione provv. Garante 8 settembre 2016 I motivi della autorizzazione al trattamento «I lavoratori in somministrazione svolgono l'attività lavorativa perlopiù presso i luoghi designati dall'utilizzatore, mentre è il somministratore (parte datoriale del rapporto) a corrispondere l'intera retribuzione (e i relativi contributi previdenziali), fermo restando il successivo rimborso Pertanto il sistema prospettato consente, rispetto a tali rapporti di lavoro (quantificati dalle società nell'ordine di decine di migliaia stipulati ogni anno), di realizzare significativi risparmi di gestione (con l'eliminazione dei lettori di badge, quando collocati presso gli utilizzatori) nonché di semplificare ed incrementare l'efficienza e la certezza dell'attività di rilevazione delle presenze dei lavoratori somministrati, anche in vista di possibili abusi. Ciò risulta anche favorire l'effettiva certificazione delle ore lavorate nonché, più radicalmente, dell'avvenuta effettuazione della prestazione lavorativa in somministrazione a favore dell'utilizzatore, a tutela dei diritti riconosciuti dall'ordinamento in primo luogo al lavoratore e anche alle parti del contratto di somministrazione.» Le cautele da adottare

14 Altri provvedimenti del Garante in materia di lavoro Provv. n. 432 del 19 ottobre Trattamento di dati personali di dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di veicoli e di dispositivi radio ricetrasmittenti in dotazione alla polizia locale Provv. n. 269 del 15 giugno 2017 Verifica preliminare. Trattamento di dati personali connesso all'utilizzo di un dispositivo informatico multifunzione (mobile worker Incab) da parte degli autisti dei furgoni di un'azienda Provv. n. 547 del 22 dicembre Accesso alla posta elettronica dei dipendenti Provv. n. 456 del 30 luglio Trattamento effettuato sulle di dipendenti ed ex dipendenti Provvedimento in materia di videosorveglianza - 8 aprile 2010 Del. n. 13 del 1 marzo 2007 Linee guida internet e posta elettronica Deliberazione 23 novembre 2006 n. 53, recante Linee guida in materia di trattamento di dati personali dei lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati Etc

15 Il criterio della proporzionalità La sentenza BARBULESCU CEDU Grand Chamber 5 settembre 201 Il principio dell equilibrato bilanciamento fra gli interessi del datore e il diritto alla privacy del lavoratore Opinion 2/2017 Working Party 29 Data processing at work must be a proportionate response to the risks faced by an employer. For example, internet misuse can be detected without the necessity of analysing website content. If misuse can be prevented (e.g., by using web filters) the employer has no general right to monitor.

16 CONTROLLI DIFENSIVI La giurisprudenza sull art. 4 ante riforma Cassazione civile, sez. lav., 10/11/2017, n Le garanzie procedurali imposte dall'art. 4 Statuto dei Lavoratori trovano applicazione ai controlli c.d. difensivi, diretti ad accertare comportamenti illeciti dei lavoratori, quando però tali comportamenti riguardino l'esatto adempimento delle obbligazioni discendenti dal rapporto di lavoro e non, invece, quando riguardino la tutela di beni estranei al rapporto stesso. Ne consegue che esula dal campo di applicazione della norma il caso in cui il datore abbia posto in essere verifiche dirette ad accertare comportamenti del prestatore illeciti e lesivi del patrimonio aziendale.

17 17 Corte di Cassazione 23 febbraio 2012, n E estranea all'applicazione dell'art. 4 dello statuto dei lavoratori la condotta del datore di lavoro che pone in essere una attività di controllo sulle strutture informatiche aziendali (nella specie, controllo della mail del dipendente) che prescinde dalla pura e semplice sorveglianza sull'esecuzione della prestazione lavorativa degli addetti ed è, invece, diretta ad accertare la perpetrazione di eventuali comportamenti illeciti dagli stessi posti in essere (nella specie, avente ad oggetto il licenziamento per giusta causa adottato nei confronti di un quadro direttivo di banca, accusato di aver fornito a soggetti terzi estranei informazioni di carattere riservato riguardanti un cliente della banca stessa, tramite posta elettronica, e di aver così attuato, grazie a tali informazioni, operazioni finanziarie da cui aveva tratto vantaggi personali, la Corte ha ritenuto corretta la condotta ispettiva del datore, atteso che nella specie entrava in gioco il diritto del datore di lavoro di tutelare il proprio patrimonio, che era costituito non solo dal complesso dei beni aziendali, ma anche dalla propria immagine esterna, così come accreditata presso il pubblico)

18 18 CONTROLLI DIFENSIVI: QUALE SPAZIO RESIDUA NEL VIGORE DELLA NUOVA NORMATIVA?

19 GRAZIE PER L ATTENZIONE Giacinto Favalli