STUDIO LEGALE TRIBUTARIO SANTACROCE PROCIDA FRUSCIONE

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1 STUDIO LEGALE TRIBUTARIO SANTACROCE PROCIDA FRUSCIONE Prof. Avv. Benedetto Santacroce Avv. Michele Procida Prof. Avv. Alessandro Fruscione Dott.ssa Simona Ficola Avv. Alessandro Mastromatteo of counsel Prof. Dott. Amedeo Sacrestano Spett.le ISVAP Istituto per la vigilanza sulle Assicurazioni private e di interesse collettivo Via del Quirinale, ROMA Inviato a mezzo a: registri@isvap.it Roma, 26 settembre 2007 Oggetto: Osservazioni sul Regolamento ISVAP concernente la tenuta dei registri assicurativi di cui all articolo 101, del Decreto Legislativo 7 settembre 2005, n. 209 Codice delle Assicurazioni private - pubblica consultazione sino al 28 settembre 2007 Come da Vostro invito, lo scrivente formula le seguenti osservazioni e commenti in relazione al Regolamento Isvap richiamato in oggetto con riserva di tornare in VIA GIAMBATTISTA VICO N ROMA - ITALIA Centralino Fax segreteria@studiosantacroce.eu Codice Fiscale e Partita Iva

2 argomento per i necessari approfondimenti. Premessa. A seguito della pubblicazione dello schema di cui sopra, mi sono giunte da numerose compagnie assicurative una serie di richieste consulenziali affinché venisse chiarito, senza ombra di dubbio, l ambito di operatività del regolamento. Molte compagnie assicurative hanno infatti ad oggi avviato il processo di dematerializzazione dei documenti, dei libri obbligatori e delle scritture contabili secondo le possibilità offerte dall articolo 2220 c.c., dalle regole tecniche fissate da Cnipa (Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione) con Delibera n. 11/2004 e, per quanto attiene alla rilevanza fiscale della conservazione sostitutiva degli stessi, a norma del D.M. 23 gennaio 2004, provvedendo a sottoscrivere appositi contratti con outsourcer esterni. La pubblicazione del regolamento ha creato invece una serie di dubbi e incertezze ai predetti operatori tra i primi a cogliere i vantaggi derivanti dall attivazione di procedure ad hoc per abbandonare il supporto cartaceo a favore di quello elettronico/digitale. La conservazione sostitutiva, contabile e fiscale, e il conseguente abbandono della carta a favore del supporto informatico, ha infatti ancora una diffusione sorprendentemente limitata, soprattutto pensando ai suoi benefici potenziali, che il CNEL stima (solo con riferimento alla fatturazione Iva) in oltre 30 miliardi di Euro l'anno di riduzioni di costi per le imprese italiane. Fra le diverse cause del ritardo, la più importante è forse la più banale: l archiviazione sostitutiva e la fatturazione elettronica sono state troppo spesso trattate come una potenzialità tecnologica i cui dettagli - legati a tematiche oscure- possono essere adeguatamente compresi solo da una ristretta cerchia di esperti. 2

3 I vantaggi ottenibili, in via immediata ovvero a regime, sono di diversa specie. In primo luogo sono di natura economica/finanziaria. L abbandono della carta porta ad un immediata riduzione dei costi sia per quanto riguarda la documentazione contabile e fiscale (fatture, corrispondenza, contrattualistica ecc.) sia per quanto riguarda i libri e registri. In particolare, sotto questo profilo si pensi banalmente ai costi che si sopportano per la stampa dei registri contabili (libro giornale, inventari, registri Iva ecc). I vantaggi economici sono anche dovuti all innovazione del processo di gestione che limita o abolisce alcune fasi di trattamento del dato (si pensi alla riduzione dei costi per l effettuazione di operazioni di data entry ovvero per le operazioni di conservazione). In effetti, in questo senso i maggiori benefici possono derivare dalla riduzione di costi del personale ovvero dall utilizzo delle risorse umane in funzioni di controllo a maggior valore aggiunto per le imprese. Accanto ai vantaggi economici è possibile ottenere vantaggi organizzativi potendo disporre di tutti i dati disponibili in rete sia all interno dell impresa che all interno di gruppi sia presso i più stretti collaboratori dell impresa (agenti, promotori ecc). I vantaggi organizzativi possono essere ottenuti non solo da parte delle grandi imprese, per le quali forse questo tipo di vantaggio è già stato, almeno in parte raggiunto, ma anche da parte di PMI e professionisti con il ricorso a soggetti terzi specializzati non solo per quanto riguarda l conservazione sostitutiva, ma anche per quanto riguarda tutti i servizi di back-office. Nel complesso dei vantaggi si possono ottenere anche dei miglioramenti sul piano commerciale nei rapporti con i terzi e sul piano relazionale con potenziali clienti ovvero con le autorità pubbliche. Proprio in funzione delle attività di controllo svolte da tali autorità (tra le altre si ricordano l Isvap e l Agenzia delle Entrate) ricorrere alla conservazione sostitutiva garantisce non solo maggiore facilità nell ottenere dalle compagnie assicurative i dati richiesti ma anche la possibilità di ottenerli certificati, in quanto i documenti presentati, cui risultano apposte firma digitale e marca temporale, sono originali e immodificabili. La conservazione sostitutiva risponde peraltro alle 3

4 logiche seguite dallo stesso schema di regolamento analizzato in cui, tra l altro, Isvap richiede alle compagnie assicurative di dotarsi di idonee procedure informatiche per gestire i dati contenuti nei registri assicurativi (si veda infra per un approfondimento). Sotto questo profilo l adozione della conservazione sostitutiva porta una maggiore trasparenza nella gestione imprenditoriale. In effetti, il ricorso alla conservazione sostitutiva potrebbe essere una delle misure da adottare per la creazione dei modelli organizzativi che rispettino le regole del D.Lgs. 231/2001 in materia di sanzioni amministrative applicate alle società per comportamenti a rilevanza penale posti in essere dai propri dipendenti. Infine, sempre sul piano dei vantaggi, si può ottenere una migliore gestione delle risorse logistiche sia in termini di spazio che in termini di distribuzione sul territorio. Lo schema di regolamento sembra invece andare in una direzione diametralmente opposta a quella auspicata e intrapresa dalle compagnie assicurative. Più precisamente nella relazione di presentazione, vista l incertezza palesata dagli operatori assicurativi circa l ambito di operatività del regolamento, si riterrebbe opportuno che Codesto Spettabile Istituto sottolineasse espressamente come tutti i libri e le scritture contabili civilisticamente e fiscalmente obbligatori possano essere tenuti e conservati in maniera sostitutiva a norma del D.M. 23 gennaio 2004, trovando il regolamento applicazione esclusivamente in relazione ai libri e registri obbligatori individuati dall art. 101, D.Lgs. 209/2005 Codice delle assicurazioni private. Ulteriori profili di criticità sono di seguito individuati in riferimento alle modalità di: - redazione e conservazione dei registri assicurativi di cui all art. 101 del Codice delle Assicurazioni Private: articoli 4 e 5 dello schema di Regolamento; - conservazione dei documenti: articolo 8 dello schema di Regolamento. 4

5 Registri assicurativi. L articolo 4 dello Schema di Regolamento disciplina le modalità di redazione dei registri assicurativi, che devono essere tenuti su supporti cartacei secondo le disposizioni dell articolo 2421 ultimo comma del codice civile. A norma dell articolo 4, comma 2, è fatta salva la possibilità di effettuare e conservare le annotazioni su supporto informatico fino alla stampa dei registri cartacei a richiesta di Isvap, o di altre Istituzioni, e comunque entro la data di presentazione della dichiarazione dei redditi. Inoltre, l articolo 4, comma 9, per quanto interessa ai fini della presente analisi, prescrive che le imprese intervengano sulle procedure e sui sistemi amministrativi, integrando organicamente la tenuta dei registri assicurativi nei processi gestionali aziendali, adottando procedure e sistemi amministrativi e informatici idonei. Il successivo articolo 5 si occupa delle modalità di conservazione dei registri assicurativi, individuandone i tempi e i luoghi di conservazione. A fini di controllo di vigilanza, l articolo 5, comma 6 obbliga inoltre le imprese, fermi restando gli obblighi di conservazione dei registri cartacei, a rendere disponibili i dati contenuti nei registri anche secondo modalità elettroniche che consentano l estrazione e l elaborazione delle informazioni in essi contenute. L obbligo di materializzare su supporti cartacei i registri assicurativi, ove tenuti con modalità informatica, discende direttamente dalle previsioni contenute nell articolo 101, commi 4 e 5, Codice delle Assicurazioni Private: nel delegare Isvap all adozione del regolamento per la tenuta dei registri de quo, è infatti espressamente previsto che le modalità di conservazione e compilazione debbano rispettare le previsioni dell articolo 2421 ultimo comma del codice civile. L articolo 2421, ultimo comma c.c. dispone espressamente che i libri di cui al presente articolo, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente bollati in ogni foglio a norma dell articolo

6 Isvap ha quindi correttamente recepito il dettato normativo, predisponendo un regolamento in cui la tenuta dei registri assicurativi debba aversi su supporti cartacei. Allo stesso tempo, tuttavia, Isvap ha sentito l esigenza di riconoscere alle imprese assicurative la possibilità di tenere con modalità informatiche predetti registri (articolo 4, comma 9, dello schema) richiedendo altresì addirittura alle imprese l adozione di procedure informatiche ad hoc per rendere disponibili i dati contenuti nei registri secondo modalità informatiche (articolo 5, comma 6, dello schema). L utilizzo, la tenuta e la conservazione dei registri assicurativi con modalità informatiche sembra quindi essere un esigenza sentita e condivisa dalla stessa Isvap. Peraltro, il vincolo alla tenuta dei registri cartacei fissato dall articolo 2421, ultimo comma, c.c., il cui dettato è stato - si ripete - appieno rispettato da Isvap, appare ad avviso della maggior parte degli operatori interessati un inutile orpello normativo, laddove si consideri che lo stesso Legislatore civilistico con l art. 8 della L. 18 ottobre 2001, n. 383, nell ottica di una maggiore semplificazione degli adempimenti, ha già eliminato l obbligo di bollatura per i seguenti libri contabili, fermo restando l obbligo della numerazione progressiva: libro giornale; libro inventari; libri previsti dalla normativa fiscale. E stato per tale via riconosciuto come la bollatura non avesse quella valenza probatoria originariamente attribuita a tale adempimento; al contrario l apposizione di firma digitale e marca temporale attribuiscono a qualsiasi documento, ivi compresi i libri e registri obbligatori per legge, una data certa e un contenuto non modificabile. Lo stesso Legislatore civilistico, a norma dell articolo 2220 c.c., ha riconosciuto peraltro espressamente la facoltà di procedere alla conservazione sotto forma di registrazioni su supporti di immagini delle scritture contabili, cui l ordinamento 6

7 normativo attribuisce in via generale una rilevanza assoluta in termini sia civilistici che fiscali. Si potrebbe pertanto proporre una modifica normativa che intervenga sul punto, procedendo alla abrogazione esplicita dell art. 2421, ultimo comma, c.c., riconoscendo quindi la possibilità di mantenere i registri assicurativi con modalità informatiche. In effetti questa proposta, come esplicitata in precedenza, non ridurrebbe il controllo di Isvap ma anzi ne rafforzerebbe l efficacia. Si tratterebbe peraltro di una modifica in linea con l evoluzione normativa descritta già operativa per libro giornale e libro degli inventari: si auspica pertanto la formulazione da parte di Isvap di una proposta modificativa da inserire magari nella prossima Legge Finanziaria. Inoltre, si potrebbe anche ritenere in via interpretativa che l adempimento di cui all art c.c sia debitamente assolto attraverso la periodica apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale che, dando data certa alle registrazione risponderebbe in pieno alle esigenze che hanno ispirato, in epoca ormai lontana, il legislatore civilista che ha formulato l art Altri documenti assicurativi L articolo 8 dello Schema di Regolamento si occupa delle modalità di conservazione dei seguenti documenti assicurativi: - proposte di assicurazione; - contratti stipulati; - trattati; - certificati medici; - fascicoli di sinistro; - comunicazioni delle delegatarie, delle cedenti e delle gestionarie; - in genere, la documentazione di supporto per le annotazioni sui registri assicurativi. 7

8 Più precisamente, più che delle modalità di conservazione, richiamate nella rubrica di tale articolo, la disposizione si occupa dei luoghi di tenuta di tali documenti assicurativi, richiamando a tal fine i primi due commi dell articolo 5 che individuano i luoghi in cui possono essere tenuti i registri assicurativi. Se questa è la lettura corretta dell articolo 8, occorre ribadire quanto evidenziato in riferimento ai registri assicurativi: anche gli altri documenti dovrebbero potere essere tenuti e conservati con modalità informatiche, secondo le regole tecniche individuate dalla Delibera Cnipa n. 11/2004 e dal D.M. 23 gennaio Peraltro in ragione dei quesiti posti e delle esigenze di semplificazione gestionale evidenziate dalle compagnie assicurative, nonchè delle considerazioni in materia di controllo e di vantaggi derivanti dalla conservazione sostitutiva svolte in precedenza, si ritiene che Isvap potrebbe espressamente riconoscere la facoltà di tenere e conservare tali documenti in modalità informatica, introducendo nel corpo dello stesso articolo 8 il seguente inciso: Le imprese conservano tali documenti secondo le modalità di cui all art del codice civile. Tale modifica non sarebbe peraltro in contrasto con il dettato dell articolo 101, Codice Assicurazioni Private che non attribuisce espressamente all Isvap il compito di regolamentare le modalità di tenuta e conservazione degli altri documenti assicurativi, limitandosi ai soli registri assicurativi. Il vincolo alla tenuta di tali registri secondo le modalità dell articolo 2421, ultimo comma, c.c., in relazione al quale si auspica un intervento abrogativo ovvero interpretativo, non opera quindi per gli altri documenti assicurativi. Si tratta peraltro di documenti per i quali non sussiste alcun obbligo di bollatura (articolo 2421, ultimo comma, c.c.) e per i quali si ritiene quindi possibile utilizzare le modalità di tenuta e conservazione di cui all articolo 2220 c.c.. 8

9 Si richiede pertanto a Codesto Spettabile Istituto di provvedere a modificare lo schema di regolamento (articolo 8), come indicato in precedenza, prevedendo espressamente per i documenti assicurativi la modalità di tenuta e conservazione su supporto informatico. ***** In relazione a quanto sopra lo scrivente, si dichiara disponibile ad una discussione e ad un approfondimento tecnico delle osservazioni e dei commenti rappresentati. Distinti saluti. Prof. Avv. Benedetto Santacroce 9