IRIS in modalità cloud

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1 Presentazione dell Offerta Servizio di Conservazione Sostitutiva per la Sanità IRIS in modalità cloud

2 INDICE DEL DOCUMENTO L Opportunità Offerta Esigenza e Vantaggi della Soluzione Engineering La Soluzione Proposta La componete applicativa I servizi applicativi I servizi a supporto I Requisiti Tecnici I Servizi di Analisi e Avviamento Le attività Effort previsto Il Progetto di Implementazione Piano delle attività (Macro Fasi) Tempistiche Effort previsto I Progetti Realizzati II 2014 Engineering

3 L OPPORTUNITÀ OFFERTA Evoluzione e innovazione da sempre caratterizzano l'offerta di Engineering, così da rispondere alle esigenze attuali e future della Pubblica Amministrazione. L area della gestione documentale e tutto quanto attiene alla dematerializzazione è uno dei settori in cui queste esigenze organizzative e tecnologiche sono particolarmente sentite. In conseguenza di questo bisogno Engineering ha sviluppato una serie di soluzioni applicative e servizi che consentono agli Enti Locali in maniera rapida, completa e graduale di attivare e gestire i processi di dematerializzazione in maniera conforme alla normativa ed agli standard correnti. La competenza tecnologica, normativa ed organizzativa in ambito documentale e sanitario, congiunta alla disponibilità del Gruppo di una propria rete di Data Center (tra i quali quello di Pont Saint Martin, riconosciuta struttura di eccellenza a livello europeo) permette ad Engineering di offrire un servizio di Conservazione Sostitutiva in modalità cloud pienamente rispondente alle esigenze della Pubblica Amministrazione Locale italiana. La modalità cloud è oggi la via migliore per rispondere efficacemente a quanto previsto dal Codice dell Amministrazione Digitale; una risposta con caratteristiche di affidabilità (continuità del servizio), trasparenza (semplicità per gli operatori) e sicurezza (protezione dei dati e degli accessi) anche superiori a soluzioni più tradizionali come la realizzazione presso la struttura aziendale dell infrastruttura tecnologica dedicata. Non in ultimo, la convenienza economica di questa modalità. Nella pagine che seguono è presentata una panoramica della proposta per la gestione della Conservazione Sostitutiva basata sulla soluzione applicativa IRIS comprensiva dei servizi di supporto e di implementazione illustrandone i vantaggi, le caratteristiche e le modalità di implementazione tecnologiche ed organizzative da personalizzare sulla base delle esigenze e richieste di ogni cliente Engineering

4 1 ESIGENZA E VANTAGGI DELLA SOLUZIONE ENGINEERING L implementazione di sistemi per la conservazione sostitutiva è una sfida complessa per ogni organizzazione, che purtroppo e frequentemente, non raggiunge il suo obiettivo, anche a fronte di significativi sforzi organizzativi, tecnologici ed economici; quale il motivo? Per un Ente Locale dotarsi autonomamente di un sistema di per la conservazione sostitutiva, richiede: un infrastruttura hardware dedicata, performante e disponibile h24 un infrastruttura software capace di integrarsi in maniera trasparente e non invasiva con gli applicativi già in uso, conforme alla normativa corrente e standard in uso specifiche competenze tecnologiche, normative e progettuali nell ambito della conservazione sostitutiva Conviene in termini di costi e rischi per un Ente Locale dotarsi e gestire autonomamente queste risorse? è questa la sua missione? Sulla base di questa considerazione, della propria esperienza decennale in ambito documentale e di quella trentennale in ambito Pubblica Amministrazione, Engineering ha progettato IRIS - Interoperable Repositories Indipendent Solution una soluzione affidabile e completa fruibile in modalità cloud o attraverso l infrastruttura tecnologica del cliente che garantisce la gestione di tutti i servizi legati al processo di conservazione sostitutiva, in conformità alla normativa vigente, alla Delibera DigitPA n. 11 del 19 febbraio 2004 e al nuovo Codice dell'amministrazione Digitale. IRIS INTEROPERABLE REPOSITORIES INDIPENDENT SOLUTION Engineering

5 Cosa offre il Sistema? IRIS consente la conservazione sostituiva di tutti i documenti gestiti dall Ente, indipendentemente dalla loro natura, provenienza e modalità di produzione; permettendone in qualunque momento il monitoraggio, il tracciamento e l'esibizione, nel pieno rispetto della normativa nazionale in materia di dati sensibili e conservazione sostitutiva. In sintesi: la possibilità di conservare e consultare, in modo sicuro e controllato, tutto il patrimonio documentale dell Ente (anche multi-presidio). Garantendo: la disponibilità immediata di un servizio completo a costi contenuti la costante rispondenza ai requisiti normativi l eliminazione dei rischi di obsolescenza tecnologica il minimo impatto organizzativo e tecnologico la creazione di un punto unico di archiviazione per tutto il patrimonio documentale Engineering

6 l indipendenza dalle tecnologie e prodotti in uso Questi vantaggi sono ancor più immediati e concreti nel caso di adozione della soluzione IRIS in modalità cloud. Economicità della gestione: nessun costo di acquisto/manutenzione di componenti hardware o software dedicate. Garanzia dell investimento: disponibilità senza alcun costo aggiuntivo di una infrastruttura sempre allineata alla tecnologia più recente ed alla normativa corrente. Gradualità nell implementazione: possibilità di avviare in modo incrementale il processo di Conservazione, attivandolo progressivamente su diverse aree (amministrativa o clinica), reparti, strutture o presidi, ecc.; scegliendo i tempi e le modalità più adeguate per ogni contesto. Centralizzazione dell'archivio: creazione di un punto unico di archiviazione ed esposizione documentale aziendale, così da realizzare un un archivio unico centralizzato anche per organizzazioni distribuite sul territorio che non dispongono di un repository documentale e/o con un parco applicativo eterogeneo. Indipendenza dai sistemi di produzione dei documenti: invio in Conservazione di qualunque tipo di documento/archivio digitale indipendentemente dal sistema di produzione o acquisizione del documento. Trasperenza per gli utenti: nessun cambiamento nell operatività quotidiana di chi opera sui sistemi aziendali. L'invio della documentazione al servizio di Conservazione avviene secondo le regole prestabilite dall Ente in modo completamente trasparente per l'utente. Esperienza e preparazione specifica: supporto non solo tecnologico, ma anche di tipo organizzativoprocedurale e normativo. Ai professionisti Engineering sulla Conservazione può essere delegata la responsabilità dell'intero processo di conservazione in conformità a quanto previsto dalla normativa in materia. Engineering è presente sul fronte del cloud computing con numerose iniziative, che includono attività di ricerca, system integration, progetti e sviluppo di prodotti cloud-ready. Cloe è la piattaforma proprietaria di cloud computing che combina le esperienze di Engineering sul fronte applicativo e tecnologico nell erogazione di servizi complessi e ad alta criticità Engineering

7 Cosa offre in più Engineering? Soluzioni di Conservazione Sostitutiva in modalità cloud sono oggi offerte da numerose aziende, ma poche possono vantare la competenza e l affidabilità di Engineering, che offre: la sicurezza di un servizio erogato da uno dei migliori Data Center europei (il Data Center Engineering di Pont S. Martin è aderente agli standard internazionali dell Uptime Institute Tier 4 e le metodologie usate sono ITIL complient) una piattaforma di cloud computing proprietaria frutto della ricerca internazionale e della collaborazione con centinaia di clienti la competenza di un partner non solo tecnologico a cui hanno affidato il proprio patrimonio documentale grandi aziende private, Comuni, Province e Regioni (Engineering è partner dei progetti di archiviazione e conservazione documentale di Regione Emilia Romagna e Regione Toscana) la possibilità di essere nominata dall azienda sanitaria Responsabile della Conservazione o dell intero procedimento (così come previsto dal Codice dell Amministrazione Digitale) l affidabilità del maggiore gruppo informatico italiano, con oltre dipendenti, 43 sedi in Italia e nel Mondo, partner di riferimento per la PA italiana Engineering

8 2 LA SOLUZIONE PROPOSTA La soluzione offerta alla Pubblica Amministrazione Locale in questa proposta è realizzata secondo un modello di conservazione coerente con la normativa generale in materia di archivi digitali e non (in primis d.lgs. 42/2004 su archivi demanio culturale e conservazione archivi storici, dpr 445/2000, su archiviazione e conservazione univoca degli archivi di un'amministrazione, e Delibera CINPA 11/2004 sulla conservazione sostitutiva). L oggetto di questa proposta si compone nell offerta di per l erogazione dei servizi applicativi, affiancati da specifici servizi di supporto e avviamento. 2.1 La componete applicativa IRIS è una soluzione in tecnologia web che si integra in maniera trasparente con i processi e le applicazioni aziendali già in uso attraverso web services. Qualsiasi documento digitalmente prodotto o acquisito dall Ente, è inviato ( versato ) in Conservazione, dal quale può essere recuperato con altrettanta rapidità e semplicità in qualunque momento dal personale, processo o applicazione autorizzata. La soluzione IRIS si compone di due macro componenti applicative, i moduli Gate e Core. Il modulo Gate ha il compito principale di acquisire dagli archivi correnti dei diversi sistemi produttori/acquisitori aziendali i documenti (e relativi metadati) da inviare al modulo Core, preposto all erogazione dei molteplici servizi legati alla conservazione sostitutiva. Per l erogazione in modalità cloud oggetto di questa offerta, il modulo Gate è installato presso l Ente, mentre la componente Core è fornita dal Data Center Engineering attraverso la piattaforma Cloe Engineering

9 Il Data Center di Pont Saint Martin (uno dei tre centri proprietari Engineering) è una struttura di mq (2.400 di bunker) con oltre 400 addetti e server a servizio di oltre cento clienti come Lavazza, Piaggio, Prada, Wind, Banca Antonveneta, BNL-BNP Paribas, ecc. Il centro è in linea con i più elevati standard di qualità e sicurezza internazionali, tra i quali il livello Tier 4 e la ISO La continuità dei servizi è garantita 365 giorni all'anno 24 ore su 24, la struttura dispone infatti anche di un proprio impianto geotermico e di una autonomia energetica per oltre quattro giorni. Durante il blackout energetico del 28 settembre 2003 mentre tutta l Italia era al buio, il centro di Pont Saint Martin ha continuato a erogare servizi ai propri clienti Engineering

10 2.2 I servizi applicativi IRIS mette a disposizione una serie di servizi che si interfacciano con l archivio corrente dell Ente, attraverso i quali le applicazioni aziendali inviano singoli documenti o interi archivi al sistema di conservazione. Grazie a questa architettura, la gestione della Conservazione Sostitutiva è autonoma rispetto ai diversi sistemi di produzione e all'archivio corrente. SERVIZI I servizi applicativi che IRIS rende immediatamente disponibili possono essere così sintetizzati: Servizio di Invio in Conservazione Sostitutiva (Ingest), che permette l'invio della documentazione prodotta dall Ente al sistema di conservazione, ossia il trasferimento dell unità documentaria (documento principale e tutti gli eventuali files allegati di cui si compone) accompagnato da un file XML che permette di descrivere il materiale oggetto di versamento attraverso appositi metadati. Servizi di Controllo, per l esecuzione automatica dei controlli sui documenti versati propedeutici all accettazione del documento in conservazione, quali: o Controllo della validità della firma. Verifica l integrità della firma, del certificato, della catena trust e delle CRL, secondo la normativa vigente. o Controllo sul formato. Verifica che il formato del documento versato rientri nella lista dei formati previsti nella convenzione stipulata tra il gestore del servizio (Engineering) e l'azienda cliente. o Controllo sulla struttura del documento. Rileva e segnala eventuali assenze o incongruenze nei metadati obbligatori o facoltativi inseriti dal produttore. o Controllo su macro o codice eseguibile. Verifica la presenza sui documenti inviati di eventuali parti eseguibili/dinamiche che renderebbero non ammissibile in conservazione il documento. Servizi di Conservazione Sostitutiva, comprendono le funzionalità espressamente richieste dalla normativa italiana per la Conservazione Sostitutiva dei documenti (DPR 28 dicembre 2000, n. 445; Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11; D.Lgs 30 dicembre 2010, n. 235). Il materiale versato in Conservazione che ha superato i controlli descritti precedentemente, viene suddiviso in volumi di conservazione dei quali viene creato un indice che riporta gli identificativi dei documenti (incluso l'hash) e i risultati delle operazioni di verifica per ogni singolo documento Engineering

11 Servizio di Accesso, consente la ricerca e la visualizzazione su tutto il materiale versato nel sistema. Il sistema garantisce la possibilità di ricercare agevolmente la documentazione, attraverso i metadati trasmessi in fase di versamento, e di visualizzare ogni documento conservato. Le funzionalità di consultazione tengono conto del profilo autorizzativo del soggetto richiedente per gestire i diversi livelli di accesso del documento. Il servizio è anche in grado di tracciare e conservare ogni accesso, variazione e intervento effettuato dal sistema sul patrimonio informativo. Servizi di Monitoraggio, permettono di verificare la corretta funzionalità del sistema, consentendo al Responsabile della Conservazione di adempiere ai propri compiti di verifica periodica. Servizi di Scarto, sono finalizzati alla selezione della documentazione che ha raggiunto i tempi di conservazione richiesti dal Massimario di Scarto e può quindi essere scartata. Grazie al Massimario di Scarto indicato dalla struttura produttrice del documento è possibile apporre il tempo di conservazione sul materiale versato e determinare il raggiungimento dei tempi di conservazioni previsti per il materiale versato. Il massimario rappresenta infatti l insieme di regole che stabiliscono per quanto tempo deve essere conservata la documentazione presente in archivio secondo le indicazioni fornite dalla normativa. Servizi di Amministrazione, trasversali a tutto il sistema, che consentono di aggiornare e storicizzare strumenti e dati di definizione del contesto funzionali alla descrizione degli archivi (es. organigrammi, piani di classificazione, tipologie documentarie, massimari di scarto) 2.3 I servizi a supporto Supporto al processo di definizione del contesto organizzativo. Gli specialisti di Engineering supporteranno tramite le figure di riferimento coinvolte nel processo di Conservazione nella definizione del contesto organizzativo propedeutico all'avviamento e alla gestione del processo di Conservazione stesso. Responsabile della Conservazione. Engineering, nell'ambito del servizio di conservazione, può assumere, su nomina dell'ente, l'incarico di Responsabile della Conservazione, così come previsto dalla normativa corrente (DM 23 gennaio 2004). In tal caso Engineering sarà garante, oltre che nei confronti del soggetto per cui opera anche nei confronti delle autorità fiscali, della corretta gestione dell archivio secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottando procedure di tracciabilità in modo tale da garantire la corretta conservazione, l'accessibilità al singolo documento e la sua esibizione. Gli specifici compiti di competenza di questo ruolo che verranno svolti nell'ambito del servizio sono i seguenti: o Organizzazione. Definisce i requisiti del sistema di conservazione, organizza il contenuto dei supporti di memorizzazione e gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità che garantiscono la corretta conservazione e consentono l esibizione di ciascun documento conservato. o Registrazione delle attività. Archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, per ogni supporto di memorizzazione le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dei documenti, estremi identificativi del Responsabile della Conservazione (con eventuali deleghe e compiti), indicazione delle Engineering

12 copie di sicurezza. Inoltre tra i suoi compiti, vi è quello di definire e documentare le procedure di sicurezza per l apposizione del riferimento temporale o o Verifica del sistema. Controlla la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione. Richiesta presenza Pubblico Ufficiale. Richiede l intervento del Pubblico Ufficiale nei casi previsti, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie all espletamento delle attività al medesimo attribuite. o Verifica periodica di leggibilità. Si accerta periodicamente della validità e della coerenza dei supporti generati e garantisce l assistenza alle persone da lui eventualmente delegate. Ulteriori servizi a supporto come formazione, consulenza normativa, etc., potranno essere individuati e definiti congiuntamente prima e durante la fornitura Engineering

13 3 I REQUISITI TECNICI L architettura tecnologica di IRIS coerentemente con il modello di sviluppo a servizi (SOA) si compone di moduli separati, seppur interdipendenti a loro volta composti da servizi e funzionalità applicative, che permettono di fornire i servizi applicativi identificati in precedenza. Come indicato in precedenza, grazie all erogazione in modalità cloud, presso l Ente sarà installato solamente il modulo Gate, che non richiede nessun hardware o software aggiuntivo, ma solamente comuni dotazioni hardware e software di base. Requisiti indicativi per l'infrastruttura di rete Rete locale lan 100 M/bit o superiore. Rete geografica 1 M/bit o superiore (requisito in funzione delle postazioni di lavoro remote) Engineering

14 4 I SERVIZI DI ANALISI E AVVIAMENTO Al fine della messa in produzione del servizio di Conservazione, riveste una particolare importanza l analisi del contesto organizzativo, operativo e tecnologico, quale attività propedeutica all'avviamento e alla gestione del processo di Conservazione. 4.1 Le attività Per consentire un corretto avvio del servizio, nella fase iniziale vengono svolte una serie di attività processuali ed organizzative, definite e in affiancamento con i referenti definiti dall'ente. Scopo delle attività è quello di definire ed impostare i dati relativi all identificazione del soggetto produttore, al contesto nell ambito del quale si muove, e tutti i dati relativi alla gestione archivistica dei documenti. Risultato di questa attività è la produzione di un documento ("Manuale di Conservazione"), da allegare al contratto di affidamento all'outsourcer del processo di conservazione, e in cui sono definite le regole archivistiche e procedurali per la conservazione dei documenti, oltre al sistema di deleghe, obblighi ed incarichi atti a definire le responsabilità in carico all'outsourcer e le responsabilità che rimangono in carico all'ente. 4.2 Effort previsto Per il dettaglio relativo all effort necessario alla realizzazione di queste attività, si rimanda al documento di offerta economica allegato al presente documento Engineering

15 5 IL PROGETTO DI IMPLEMENTAZIONE Tutte le attività necessarie all'avviamento e alla gestione del servizio, siano esse di tipo organizzativo, formativo, tecnologico, ecc., saranno realizzate secondo metodologie consolidate già applicate con successo nei progetti analoghi a quello qui descritto. Di seguito è presentata una panoramica degli aspetti/attività di avviamento del servizio, sulla base dei quali congiuntamente con l Ente sarà realizzato il progetto di implementazione esecutivo. 5.1 Piano delle attività (Macro Fasi) Di seguito è riportato il piano delle attività per sinteticità e finalità del documento espresso per macro fasi secondo l ordine cronologico di esecuzione. A. Attività di definizione del contesto organizzativo A1. individuazione e definizione delle classi documentali e dei dati e attributi da associarvi A2. definizione dei tempi di conservazione; A3. definizione dell anagrafica dei documenti; A4. definizione della periodicità di invio dei documenti al sistema di conservazione, dei tempi di conservazione, del massimario di scarto A5. redazione del Manuale di Conservazione B. Attività Sistemistica: B1. Installazione connettività B2. Collaudo connettività C. Attività specialistica C.1. Integrazione dei sistemi produttori di documenti con i servizi messi a disposizione da IRIS; C.2 Configurazione dei servizi e predisposizione del contesto organizzativo; C.3 Validazione C.4 Formazione C.5. Collaudo 5.2 Tempistiche Dal conferimento dell incarico, Engineering concorderà con l Ente tutte le tempistiche delle fasi di progetto. 5.3 Effort previsto Per il dettaglio relativo all effort necessario all avviamento a realizzazione del progetto di implementazione si rimanda al documento di offerta economica allegato al presente documento Engineering

16 6 I PROGETTI REALIZZATI Engineering è il partner tecnologico della Pubblica Amministrazione in numerosi progetti di gestione documentale, tra questi, i due progetti di maggior rilevo al livello nazionale nell ambito della Conservazione Sostitutiva: ParER e DAX. ParER (Polo Archivistico Regionale Regione Emilia Romagna) PARER nasce per conservare in un sistema sicuro ed evoluto, nel pieno rispetto della normativa vigente e degli standard internazionali, il patrimonio documentale informatico delle amministrazioni e degli enti pubblici presenti in Emilia-Romagna (Regione, Province, Comuni e Associazioni di Comuni, aziende sanitarie, Università, etc.) sottraendolo ai rischi legati all obsolescenza tecnologica e alla sottovalutazione delle procedure di salvaguardia, con la possibilità di ampliare i servizi anche nell'ambito della gestione documentale e della dematerializzazione dei processi. La natura pubblica di ParER assicura la continuità nel tempo della funzione di conservazione, aspetto cruciale considerando che gran parte dei documenti prodotti dalla pubblica amministrazione è a conservazione illimitata. Il progetto a pieno regime dovrà garantire la gestione di milioni di documenti di oltre 400 Enti, con documenti ed esigenze diverse, una sfida tecnologica e organizzativa che la Regione ha scelto nel 2011 di affrontare con Engineering Ingegneria Informatica per quanto attiene alla realizzazione del cuore applicativo del sistema, ossia il sistema di gestione documentale, e l attività di system integration per l interconnessione tra i diversi sistemi informatici dei numerosi attori coinvolti. DAX (Digital Archive extended Regione Toscana) Il DAX ha come obiettivo la conservazione di archivi già formati, intesi come insieme di documenti funzionalmente strutturati e organizzati prodotti per via digitale dalla PA Toscana (Enti pubblici, aziende sanitarie, Università, etc.). Un progetto così impegnativo per organizzazione, metodologia e tecnologica ha richiesto alla Regione Toscana l individuazione di un partner progettuale capace di offrire e fondere competenze informatiche e di dominio in ambito archivistico-documentale individuato in Engineering Ingegneria Informatica Engineering

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