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1 Società dell'informazione e Media Un programma dell Unione Europea BANDO PER PROPOSTE - DG INFSO-MEDIA N 06/2005 MISURE DI SOSTEGNO ALLA PROMOZIONE [traduzione italiana a cura di MEDIA Desk Italia] "MEDIA PLUS ( ) LINEE GUIDA ALLA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE PER OTTENERE UN SOSTEGNO FINANZIARIO PROMOZIONE ED ACCESSO AL MERCATO: FESTIVAL AUDIOVISIVI 1

2 INDICE DEI CONTENUTI 1. INTRODUZIONE 2. OBIETTIVI 3. CALENDARIO 4. BUDGET DISPONIBILE 5. CRITERI DI ELEGGIBILITÀ 6. CRITERI DI ESCLUSIONE 7. CRITERI DI SELEZIONE 8. CRITERI DI ASSEGNAZIONE 9. CONDIZIONI FINANZIARIE 10. SUB-CONTRAENTI ED APPALTO DI SERVIZI ESTERNI 11. PUBBLICITA 12. STATO GIURIDICO 13. PROCEDURA DI PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE ALLEGATI: 1. Formulari di candidatura (+ Check List) 2. Modello di contratto 2

3 1.INTRODUZIONE 1.1. Obiettivi del Programma Il presente Bando per Proposte si basa sulla Decisione 2000/821/EC del Consiglio relativa all'attuazione di un programma di incentivo allo sviluppo, alla distribuzione e alla promozione di opere audiovisive europee (MEDIA PLUS - Sviluppo, distribuzione, promozione ), adottata dal Consiglio il 20 dicembre 2000 e pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale delle Comunità Europee L 13 del 17 gennaio Il servizio della Commissione incaricato dell'attuazione e della gestione del Programma MEDIA è l'unità A.2 della Direzione Generale - Società dell Informazione e Media. Il presente Bando per Proposte si rivolge agli operatori europei le cui attività contribuiscono al raggiungimento dei suddetti obiettivi del programma MEDIA. Esso indica le modalità per presentare una proposta al fine di ottenere un contributo finanziario comunitario. 2. OBIETTIVI 2.1 Obiettivi del Programma Tra gli obiettivi della suddetta Decisione figurano: - favorire ed incoraggiare la promozione e la circolazione delle opere audiovisive e cinematografiche europee nell'ambito di manifestazioni commerciali, di mercati professionali così come di festival audiovisivi in Europa e nel mondo, nella misura in cui tali manifestazioni possano svolgere un ruolo importante per la promozione delle opere europee e la realizzazione di reti tra professionisti; - incoraggiare la messa in rete di operatori europei sostenendone le azioni intraprese in comune sul mercato europeo e internazionale attraverso organismi nazionali di promozione pubblici o privati Obiettivi del sostegno ai "Festival audiovisivi" Il sostegno di MEDIA Plus ai festival audiovisivi mira agli eventi innovativi che si svolgono nei Paesi partecipanti al Programma MEDIA Plus. Tali festival promuovono e diffondono una proporzione importante di opere audiovisive europee presso i professionisti europei del settore audiovisivo così come tra il grande pubblico. Tali festival lavorano in partenariato con altri festival audiovisivi europei Priorità del presente Bando per Proposte La Commissione incoraggia i festival audiovisivi europei che: - attribuiscano un ruolo importante alla programmazione europea, e più particolarmente alle opere dei Paesi a debole capacità di produzione audiovisiva - diano prova di un incremento della loro programmazione di opere europee non nazionali 3

4 - diano prova di una progressiva maggior diversità geografica della programmazione di opere europee non nazionali - realizzino azioni che garantiscono la presenza al festival di professionisti europei non nazionali - sviluppino misure atte ad assicurare la partecipazione di un pubblico giovane - dimostrino un incremento dell'impatto del festival nei confronti del pubblico - dimostrino uno sviluppo concreto, realista e strategico in termini artistici, organizzativi e finanziari. 3. CALENDARIO Le domande devono essere inviate alla Commissione entro le date seguenti (fa fede il timbro postale): 1 settembre 2005 per i progetti che inizino tra il 28 aprile 2006 ed il 31 agosto dicembre 2005 per i progetti che inizino tra l 1 settembre 2006 ed il 31 maggio (Si veda la sezione 13 del presente Bando per Proposte per una descrizione dettagliata della metodologia da seguire al momento della presentazione del progetto.) Il presente Bando per Proposte riguarda unicamente i progetti il cui inizio dell'evento si colloca tra il 28 aprile 2006 e il 31 maggio 2007 incluso. Non verrà concessa alcuna proroga di tale periodo di eleggibilità. I candidati saranno informati il più presto possibile, (di norma entro le dodici settimane seguenti la data di scadenza della presentazione), se la Commissione ha deciso di concedere loro un contributo finanziario. Tale decisione è inappellabile. Nel caso il progetto non venga selezionato, la Commissione informerà al più presto e per iscritto il candidato, motivando le ragioni di tale decisione rispetto ai criteri stabiliti nel presente Bando per Proposte. I beneficiari riceveranno un contratto da finalizzare al più presto con la Commissione dietro ricevimento ed approvazione di qualsiasi eventuale revisione budgetaria richiesta successivamente alla provvisoria concessione di un contributo finanziario. (La tempistica/calendario del pagamento anticipato è descritto nella sezione 9.1. qui di seguito). Il periodo di eleggibilità di tutti i costi riportati nel budget del progetto è limitato ai costi sostenuti nei 10 mesi precedenti la data di inizio del festival e i 2 mesi successivi la data di chiusura del festival. Tutti i rapporti finali d'attività e tutti i rapporti finanziari devono essere presentati il più rapidamente possibile dopo l'evento e non oltre tre mesi dalla data di chiusura del periodo di eleggibilità dei costi così come definito nel contratto con la Commissione. 4

5 4. BUDGET DISPONIBILE Il budget massimo assegnato al co-finanziamento di progetti nell ambito del presente Bando per Proposte è di 2,2 milioni di Euro. La Commissione si riserva il diritto di non assegnare tutti i fondi disponibili. L'importo del contributo finanziario concesso a ciascun progetto non può superare il 50% del totale dei costi eleggibili (così come definito nella sezione 9 qui di seguito). Tale percentuale può arrivare al 60% per quei progetti che valorizzano la diversità linguistica e culturale europea (ad esempio, ponendo in particolar modo l'accento sulle opere provenienti dai Paesi a debole capacità di produzione). Il contributo massimo per progetto disponibile sul presente Bando per Proposte è di Euro. (Il contributo minimo non sarà di norma inferiore a Euro). L'importo del contributo finanziario assegnato per progetto sarà determinato nei limiti delle risorse budgetarie disponibili (in considerazione del costo e della natura del progetto rispetto ai criteri di selezione e di assegnazione). 5. CRITERI DI ELEGGIBILITA Le domande di candidatura rispondenti ai seguenti criteri saranno considerate eleggibili e saranno oggetto di una valutazione approfondita. 5.1 Organismi eleggibili Il presente Bando per Proposte è rivolto esclusivamente ad organismi europei. Per organismi europei si intendono le società private, gli organismi senza scopo di lucro, le associazioni, le organizzazioni caritatevoli, le fondazioni, i comuni, le società di diritto pubblico, ecc. I candidati DEVONO fornire copia dei loro statuti e certificati di registrazione (incluse eventuali modifiche) così come una lista completa degli azionisti/direttori/ consiglio d'amministrazione, specificando la nazionalità di ciascuno degli azionisti/direttori/membri del consiglio d'amministrazione Paesi eleggibili Il presente Bando per Proposte è rivolto agli organismi di proprietà maggioritariamente di cittadini dei seguenti Paesi e con sede in uno di questi Paesi: - Stati membri dell'unione Europea - Paesi dello Spazio Economico Europeo (Islanda, Liechtenstein e Norvegia)e la Svizzera, - Paesi rispondenti alle condizioni fissate dall'articolo 11 della Decisione 2000/821/EC del Consiglio (Bulgaria). 5

6 5.3. Attività eleggibili Saranno accettate, le domande di candidatura degli organismi europei che realizzano festival audiovisivi che si svolgono nei Paesi partecipanti al Programma MEDIA (si veda 5.2 qui di seguito). Si definiscono "festival audiovisivi" quegli eventi che programmano opere di creazione (fiction lungometraggi e corti, documentari, animazione, nuovi media). I festival incentrati su temi quali: l'archeologia, l'antropologia, la medicina, l'ornitologia, le scienze, l'ambiente, il turismo, lo sport e la pubblicità non sono considerati eleggibili, così come i festival che programmano ri-trasmissioni di eventi in diretta e di video-clip. Il presente Bando per Proposte riguarda unicamente i progetti il cui inizio dell'evento si colloca tra il 28 aprile 2006 e il 31 maggio 2007 incluso. Il presente Bando per Proposte riguarda unicamente i festival audiovisivi che presentano almeno il 70% di opere europee sul totale della loro programmazione. Tali film devono rappresentare almeno dieci Stati partecipanti al Programma MEDIA Plus. N.B. Si definiscono opere europee quelle degli Stati Membri dell'ue e degli Stati indicati nell'articolo 6 della Decisione del Consiglio 89/552/EEC del 3/10/1989 che ha lo scopo di coordinare alcune disposizioni legislative, regolamentari e amministrative degli Stati membri relative all'esercizio delle attività di radiodiffusione televisiva, modificate dalla direttiva 97/36/EC del Parlamento europeo e del Consiglio del 30 giugno (http://europa.eu.int/eur-lex/fr/consleg/pdf/1989/en_1989l0552_do_001.pdf e 5.4 Proposte eleggibili Le domande di candidatura devono essere inviate alla Commissione entro la corrispondente data di scadenza. (fa fede il timbro postale.) Saranno prese in considerazione solo le proposte presentate attraverso i formulari di candidatura ufficiali (Annex I). Nel caso uno stesso operatore intenda organizzare più di un festival, dovranno essere presentate domande di candidatura distinte. Le domande devono descrivere il festival nel suo complesso, e devono includere dati statistici ed un budget per la tutta la durata dell'evento per il quale viene richiesto il contributo finanziario. Le domande devono: - rispettare le presenti linee guida ed essere correttamente e debitamente compilate; - includere un budget dettagliato, in pareggio e senza errori di calcolo che risponda a tutte le condizioni stabilite nelle sezioni 9 e 13 del presente Bando. 6

7 - Includere tutte le dichiarazioni sull'onore concernenti le informazioni legali e finanziarie (Annex I). - Includere tutti i documenti richiesti nella check-list (Annex I). 6. CRITERI DI ESCLUSIONE I candidati devono attestare di non trovarsi in nessuna delle situazioni descritte negli Articoli 93 e 94 del Regolamento finanziario applicabile al budget generale delle Comunità Europee (Regolamento del Consiglio EC, Euratom-n 1605/2002 del 25 giugno 2002) e qui di seguito elencate. Sono esclusi dalla partecipazione al presente Bando per Proposte i candidati: a) che siano in fase o che siano oggetto di una procedura di fallimento, di liquidazione, di amministrazione controllata o di concordato preventivo, di cessazione di attività, o che si trovino in situazioni analoghe risultanti da procedure della stessa natura esistenti nelle legislazioni e nei regolamenti nazionali; b) che siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato relativa alla propria condotta professionale; c) che siano stati riconosciuti colpevoli di grave condotta professionale scorretta, con tutti i mezzi che il potere giudiziario possa dimostrare; d) che non abbiano rispettato i propri obblighi relativi al pagamento dei contributi sociali o al pagamento delle imposte secondo le disposizioni legali del Paese di appartenenza o quelle del Paese mandatario del servizio o ancora quelle del Paese dove il progetto viene realizzato; e) che siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione ad organizzazioni criminali o qualsiasi altra attività illegale che arrechi danno agli interessi finanziari comunitari; f) che, in seguito ad altra procedura di concessione di un sostegno o nella procedura di contabilizzazione finanziata dal budget comunitario, siano stati dichiarati gravemente inadempienti per non aver rispettato i loro obblighi contrattuali. I candidati non potranno ricevere alcun finanziamento qualora si trovino in una delle seguenti situazioni al momento della procedura di concessione delle sovvenzioni: a) si trovino in una situazione di conflitto di interessi; b) si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste dalla Commissione quale condizione di partecipazione al relativo Bando per Proposte o che non abbiano fornito tali informazioni. Secondo gli Articoli dal 93 al 96 del Regolamento Finanziario, sanzioni finanziarie ed amministrative possono essere comminate dalla Commissione a tutti i candidati che si siano resi colpevoli di false dichiarazioni, o ove si verifichi che essi siano gravemente venuti meno alle proprie obbligazioni contrattuali nell'ambito di una precedente contratto o gara d appalto. Allo scopo di rispettare tali disposizioni, il candidato deve attestare sull'onore di non trovarsi in nessuna delle situazioni descritte negli articoli 93 e 94 del regolamento finanziario, 7

8 firmando la dichiarazione inclusa nell'annex I (formulario di candidatura) del presente Bando per Proposte. 7. CRITERI DI SELEZIONE I criteri di selezione permettono di valutare la capacità del candidato di portare a termine l'azione proposta. I candidati devono possedere competenze e qualifiche professionali sufficienti per condurre a buon fine l'azione proposta. I candidati devono presentare una dichiarazione sull'onore, completa e firmata, attestante la propria capacità finanziaria e operativa per portare a termine le attività proposte. Un modello di tale dichiarazione è incluso nei formulari di candidatura allegati all'annex I. Le spese amministrative e di personale non devono superare il 40% del costo totale del progetto e devono essere mantenute ad un livello minimo. 7.1 Capacità operativa (tecnica) Ai fini della valutazione della capacità operativa (tecnica), ogni candidato deve presentare, al momento della presentazione della domanda di candidatura, i seguenti documenti: - il curriculum vitae (C.V.) del rappresentante legale della società o organizzazione candidata; - i curricula vitae (C.V.) del responsabile(i) del progetto; così come quello di tutte le persone coinvolte nella realizzazione del progetto (programmatori, personale amministrativo, funzionari ecc...) - il dettaglio delle attività del candidato nel corso degli ultimi tre anni, così come un piano di sviluppo del progetto che descriva le strategie previste per i tre anni successivi al livello artistico, finanziario e strutturale, allo scopo di mantenere e sviluppare la capacità e l'impatto della manifestazione. 7.2 Capacità finanziaria Ai fini della valutazione della capacità finanziaria, i candidati devono presentare, al momento del deposito della domanda di candidatura, i seguenti documenti: - il più recente conto economico (profitti e delle perdite) dell'organizzazione candidata, così come il bilancio completo dell'ultimo esercizio finanziario, certificati da un esperto contabile o revisore/controllore di gestione abilitato indipendente, - la scheda concernente la capacità finanziaria del candidato (fornita nell'annex I) debitamente e accuratamente compilata. Le informazioni date (importi) saranno basate sui conti annuali certificati dell'ultimo o più recente esercizio, fornito nel dossier di domanda Il candidato garantisce che tali importi sono esatti e verificabili. Tali informazioni saranno necessarie alla valutazione della solidità finanziaria e della capacità di co-finanziamento del candidato. 8

9 - La scheda d'identificazione bancaria (fornita nell Annex I) debitamente compilata e firmata dal candidato e firmata e certificata dalla banca (sono richieste le firme originali). - Le copie di tutti gli accordi di co-finanziamento allo scopo di stabilire il budget. Nel caso in cui tali documenti non siano disponibili per il candidato al momento della presentazione della domanda, quest'ultimo dovrà fornire una lettera di garanzia che precisi le fonti di finanziamento attese così come tutti gli importi per i quali tali documenti di co-finanziamento non sono disponibili. Il candidato dovrà garantire sui propri fondi l'importo totale dei contributi anticipati, che siano in cash e/o in natura. Un modello di lettera di garanzia da compilare e firmare è fornito nell Annex I. Gli enti pubblici, gli Organismi internazionali (Croce Rossa, ecc.) e le persone fisiche sono esentate dall'analisi della capacità finanziaria. N.B. Se, sulla base dei documenti presentati, la Commissione ritiene che la capacità finanziaria non è provata o non è soddisfacente, essa può: - Respingere la domanda - Richiedere informazioni complementari - Proporre un contratto senza versare il pre-finanziamento (il che prevede il pagamento del totale del contributo finanziario Comunitario proposto dopo l'approvazione dei rapporti finali presentati dopo il festival). 8. CRITERI DI ASSEGNAZIONE La Commissione Europea deciderà di assegnare i finanziamenti nel limite delle risorse budgetarie disponibili, sulla base dei criteri qui di seguito elencati. Tutte le proposte eleggibili, saranno valutate e classificate sulla base dei criteri di assegnazione definiti nella suddetta tabella. La dimensione europea del progetto 40% Verranno presi in considerazione: la proporzione di programmazione riservata ai film europei e non nazionali. La diversità geografica delle opere europee programmate ed il numero e la diversità dei professionisti europei accreditati, così come il volume di crescita di spazio concesso alle opere europee non nazionali in rapporto al numero totale di opere presentate nel corso delle tre precedenti edizioni ed al programma previsto per l'edizione successiva del Festival. Inoltre, si terrà conto del livello di cooperazione sviluppato con altri festival europei: sia attraverso un circuito di festival che includa operatori provenienti da almeno 10 Stati partecipanti al Programma MEDIA, sia attraverso accordi bilaterali con altri festival europei che si tengono in almeno 3 Stati partecipanti al Programma MEDIA. L'impatto in termini di promozione e di circolazione delle opere audiovisive europee 15% Verranno presi in considerazione: i dati sulle vendite, i meccanismi messi in atto dal Festival allo scopo di facilitare l'accesso al mercato delle produzioni europee audiovisive, così come una politica attiva stabilita dal candidato allo scopo di incoraggiare la promozione e la distribuzione delle opere europee presentate. 9

10 La diversità culturale 10% Verranno prese in considerazione: le azioni attuate per promuovere opere provenienti da Paesi a debole capacità di produzione audiovisiva, così come quelle dei giovani professionisti. Le azioni volte a facilitare l'accesso al mercato dei giovani professionisti. La dimensione del dialogo interculturale (ad esempio con il bacino mediterraneo). La qualità e l'originalità della programmazione 10% Verranno presi in considerazione: la proporzione di opere inedite. Il volume, la natura e l'originalità della programmazione in rapporto ad altri festival europei. La struttura della programmazione. La diversità dei generi valorizzata dal festival. L'aspetto innovativo delle azioni attuate in termini di sviluppo del festival rispetto ad altri festival europei. La partecipazione dei professionisti accreditati 10% Verranno presi in considerazione: lo sviluppo della partecipazione dei professionisti accreditati osservato nel corso delle ultime tre edizioni del festival, nonché per l'edizione successiva del Festival per la quale viene si richiede il sostegno. Un'attenzione particolare è riservata alla natura transeuropea di tali partecipanti. L impatto sul pubblico 10% Verranno presi in considerazione: il numero di spettatori, le azioni attuate allo scopo di aumentare il volume dell'audience e l'interesse di quest ultima per le produzioni audiovisive europee. N.B. Sono considerati Paesi a debole capacità di produzione tutti i Paesi partecipanti al programma MEDIA (così come definiti nella sezione 5.2) eccetto la Francia, la Germania, l'italia, il Regno Unito e la Spagna. 9. CONDIZIONI FINANZIARIE Il contributo finanziario concesso nell'ambito del presente Bando per Proposte sarà sotto forma di sovvenzione, secondo l'articolo 6 della Decisione 2000/821/EC del Consiglio. Le sovvenzioni comunitarie sono un incentivo alla realizzazione di progetti che si basano sul principio del co-finanziamento. La Commissione completa il contributo finanziario del candidato e/o gli aiuti nazionali, regionali o privati ottenuti altrove. Il fatto che la Commissione approvi una domanda non significa che si impegni ad concedere un contributo finanziario di importo uguale a quello richiesto dal beneficiario. La concessione di una sovvenzione non conferisce alcun diritto per gli anni seguenti. L'importo concesso non potrà in nessun caso essere superiore a quello richiesto. Il valore di qualsiasi importo indicato nel budget preventivo presentato viene considerato come definitivamente acquisito. Il candidato deve fornire i dettagli completi e i documenti giustificativi di tutte le voci di budget inserite nel formulario di budget. Dovrà essere effettuata una chiara distinzione tra i contributi in cash e quelli in natura ( in kind ). 10

11 N.B. Tutti i costi che non derivano da una reale spesa finanziaria sostenuta dal candidato sono considerati come contributo in natura ( in kind )". Gli eventuali apporti in natura ( in kind ) non costituiscono costi eleggibili e non possono essere inclusi nella sezione del budget "Spese eleggibili". Tuttavia, i contributi in natura (e le spese corrispondenti) sono prese in considerazione al momento dell'analisi del budget totale e dunque devono essere incluse nelle sezioni del formulario di budget corrispondente ( Budget Summary Form ), soggetti a tutte le altre Regole Finanziarie della Commissione. I candidati con sede nei Paesi facenti parte della Unione Monetaria Europea (zona Euro), devono presentare il budget esclusivamente in Euro. Tutti gli altri candidati devono presentare i loro budget in Euro ed in moneta nazionale. Le conversioni monetarie nel Budget Summary Form dovranno essere effettuate utilizzando il tasso di cambio ufficiale pubblicato all'inizio del mese di presentazione della domanda di candidatura, sino al quinto decimale. Il tasso di cambio può essere ottenuto presso i MEDIA Desk e le Antenne nazionali e presso la Commissione Europea attraverso il sito internet (http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/files.htm). Il tasso di cambio utilizzato dovrà essere inserito nel quadro previsto a tale scopo nel Budget Summary Form. I candidati interessati faranno attenzione che la conversione venga effettuata voce per voce e che i sub-totali ed i totali vengano ricalcolati a partire dagli importi convertiti in Euro per ciascuna voce, di modo che i budget espressi in moneta nazionale ed in Euro siano coerenti e totalmente corretti. E' fortemente raccomandato ai candidati di verificare tutti i conteggi utilizzando una semplice calcolatrice. Tutti i totali e sub-totali calcolati in Euro devono essere arrotondati all'euro più prossimo (ad esempio: ,49 euro = ,50 e ,50 euro = euro). Il budget del progetto allegato alla domanda deve essere in pareggio tra costi e ricavi. La struttura del budget e la definizione delle categorie di costo che possono essere incluse nel budget preventivo sono qui di seguito specificate. Il candidato deve indicare le altre fonti e gli importi dei finanziamenti di cui beneficia o richiede di beneficiare per tale azione. Nel caso in cui il candidato non sia soggetto IVA, esso può dichiarare nel formulario di budget i costi del progetto IVA inclusa, a condizione di poter giustificare e dettagliare tali costi. Il candidato deve specificare se gli importi dichiarati nel budget (costi e ricavi) sono stati calcolati al netto o al lordo dell IVA. La sovvenzione della Commissione non può avere per oggetto o per effetto di generare un qualsivoglia profitto per il beneficiario. Viene definito profitto un'eccedenza delle entrate in rapporto ai costi. Tutte le eccedenze daranno luogo ad una riduzione proporzionale dell'importo della sovvenzione. 11

12 Il conto bancario indicato dal beneficiario deve permettere di identificare i fondi versati dalla Commissione. Se i fondi versati su tale conto generano degli interessi o altri profitti equivalenti, a seconda della legislazione del Paese ove il conto è domiciliato, tali interessi o profitti dovranno essere ricuperati dalla Commissione allorché risultassero dal versamento del pre-finanziamento. Il costo totale del progetto e gli importi indicati dal candidato nelle differenti categorie del budget preventivo sono da considerarsi indicativi. Il beneficiario, pertanto può apportare delle modifiche al budget, purché tali modifiche non comportino variazioni sostanziali al contenuto del progetto e non presentino una differenza superiore al 15% del budget totale o della categoria di budget (delle spese eleggibili) corrispondente e dichiarata come preventiva. Se le modifiche previste comportano una maggiorazione superiore al 15% del budget totale o della categoria di budget (delle spese eleggibili) corrispondente, il beneficiario dovrà richiedere e ottenere un'approvazione preventiva scritta dalla Commissione Europea prima di procedere alle relative modifiche. Nessun costo potrà essere assegnato ad una categoria di costo del budget se è già stato assegnato ad un'altra categoria di costo Modalità di pagamento In caso di approvazione definitiva da parte della Commissione, un contratto finanziario, redatto in Euro e che specifichi le condizioni ed il livello di finanziamento della Commissione, verrà stipulato tra la Commissione ed il beneficiario. Le copie originali del contratto dovranno essere firmate e rinviate alla Commissione. La Commissione firmerà per ultima (tra le parti). Di norma, i pagamenti si effettueranno in due tranches, come segue: - Un pre-finanziamento del 75% dell'importo sarà versato al beneficiario entro 45 giorni dalla data della firma del contratto da ambo le parti, e quando siano state ricevute tutte le eventuali garanzie necessarie. Il pre-finanziamento è destinato a fornire al beneficiario un fondo liquido ( cash flow ). - Il saldo sarà versato entro 45 giorni dalla data di presentazione e accettazione da parte della Commissione di un rapporto d attività ( Comprehensive activity Report ), una dichiarazione relativa alla proporzione tra opere europee effettivamente programmate al festival, ed un consuntivo finanziario finale ( Final Financial Statement ) dei costi e dei ricavi del progetto debitamente certificato da un esperto contabile o revisore/auditor dei conti, abilitato, indipendente Il costo di tale servizio può essere incluso nel budget del progetto. Il rapporto d'attività ed il rendiconto finale dovranno essere firmati e siglati. Al fine di poter procedere al pagamento, la Commissione potrebbe richiedere informazioni complementari ai beneficiari al momento della presentazione del rapporto d'attività e del rendiconto finale dei costi e dei ricavi. L'importo del sostegno finanziario dipenderà dai costi realmente sostenuti dal beneficiario nel periodo di eleggibilità dei costi e dal livello di co-finanziamento infine ricevuto. Ove necessario, il beneficiario dovrà rimborsare tutte le eccedenze/surplus già pagate al momento del pre-finanziamento. 12

13 9.2 Revisione contabile/audit Una revisione esterna della contabilità, condotta da un revisore dei conti abilitato, potrà essere richiesta a sostegno di tutti i pagamenti sulla base di un'analisi dei "rischi di gestione". Il rapporto di revisione contabile dovrà essere allegato alla richiesta di pagamento, allo scopo di certificare che i relativi conti siano veritieri, accurati e supportati da documenti giustificativi adeguati. 9.3 Doppio finanziamento Un progetto può beneficiare di un solo finanziamento proveniente dal budget comunitario. Il progetto presentato non potrà in nessun caso ricevere un doppio finanziamento. Il candidato deve indicare nel formulario di candidatura del sostegno, le altre richieste di sostegno finanziario presentate (o che saranno presentate) nel corso dello stesso anno presso le istituzioni europee specificando, per ciascuna domanda di sostegno, il relativo programma comunitario e l'importo del sostegno. 9.4 Condizioni generali di eleggibilità dei costi da includere nel budget totale del progetto I costi eleggibili da includere nei budget presentati nell'ambito del presente Bando per Proposte devono: essere specificati nel formulario di budget officiale ( Budget Summary Form ) del presente Bando per Proposte (fornito nell'annex I) essere ragionevoli e necessari per la realizzazione del progetto, secondo i principi di una corretta gestione finanziaria, con particolare riguardo al costo/efficacia. Essere generati nel periodo di eleggibilità dei costi (10 mesi prima e 2 mesi dopo la data di inizio e chiusura del festival). Essere realmente sostenuti dal beneficiario, registrati nella contabilità del beneficiario secondo i principi contabili ad esso applicabili ed essere stati dichiarati secondo le leggi fiscali e sociali nazionali applicabili. Essere identificabili e verificabili ed essere attestati da documenti giustificativi originali Le procedure di contabilità e di controllo interno del beneficiario devono permettere una ricongiunzione diretta tra costi e ricavi dichiarati a titolo dell'azione/progetto con i documenti contabili ed i giustificativi corrispondenti. I costi per l'acquisto delle attrezzature (nuove o usate) sono eleggibili, purché i beni in questione siano portati in ammortamento secondo i regolamenti fiscali e contabili applicabili al beneficiario e generalmente ammessi per i beni di tale natura. 9.5 Condizioni generali relative ai costi eleggibili per un contributo comunitario (procedura di gestione mirata) 13

14 Le domande presentate nell ambito del presente Bando per Proposte sono soggette al principio di gestione mirata: Sebbene il sostegno comunitario venga assegnato sulla base dell'analisi del progetto e del budget totale, un eventuale sostegno finanziario è concesso per alcune precise categorie di costo. Le categorie considerate eleggibili sono le seguenti quattro categorie di costo: Spese di affitto di materiale Spese di comunicazione e pubblicità (incluse le spese di comunicazione, pubblicità, di redazione e di stampa) Spese di trasporto delle copie (solamente per le copie destinate alla programmazione durante il festival) Spese di sottotitolaggio e di traduzione. Il candidato può selezionare da una a quattro categorie di costo. Le categorie di costo considerate devono essere indicate nel formulario di budget dei costi eleggibili al momento della presentazione della domanda. Tuttavia, i candidati devono fornire un budget totale per permettere un'analisi del progetto, in particolare relativamente alla capacità finanziaria, rapporto costo/efficacia e nel rispetto di tutte le condizioni generali definite nella suddetta sezione 9.4. Il formulario di budget officiale ( Official Budget Summary Form ) che deve essere debitamente compilato (allegato all'annex I) è composto da due parti: Il Budget dei costi eleggibili ( Eligible Costs Budget:Sezione 1) ed il Budget totale ( Overall Budget :Sezione 2). Il Budget dei costi eleggibili ( Eligible Costs Budget:Sezione 1) deve includere la descrizione ed il dettaglio della natura di tutte le spese incluse nelle categorie dei costi eleggibili (suddetti) selezionati. Il Budget totale ( Overall Budget :Sezione 2) deve menzionare tutte le entrate e uscite necessarie alla realizzazione del progetto (inclusi i sub-totali dei costi eleggibili descritti nel dettaglio nella Sezione 1, affinché il budget totale sia in pareggio.) Il dettaglio dei costi eleggibili descritti nel Budget dei costi eleggibili ( Eligible Costs Budget:Sezione 1) deve corrispondere esattamente ai sub-totali e totali ripresi nel Budget totale ( Overall Budget :Sezione 2). 9.6 Regole specifiche per il calcolo e la presentazione del budget dei costi eleggibili ( Eligible Costs Budget:Sezione 1) I paragrafi seguenti descrivono nel dettaglio la natura dei costi che possono essere inclusi nel formulario ufficiale Budget dei costi eleggibili( Eligible Costs Budget:Sezione 1). Tali costi rispettano la struttura del formulario ufficiale del Budget dei costi eleggibili. 14

15 Nessun costo relativo alle spese di personale dell'organismo può essere incluso nella presente sezione di budget. Il Budget dei costi eleggibili deve specificare la natura e l'importo di ciascuna spesa relativa a ciascuna categoria di costi eleggibili selezionati. Tutti i costi superiori a Euro menzionati in tale sezione dei costi eleggibili devono essere specificati nella sezione corrispondente del formulario di budget ufficiale disponibile all'annex I. (Il candidato deve indicare le quantità e le caratteristiche e/o i dati tecnici dei materiali così come il loro costo unitario, la natura degli spazi pubblicitari acquistati, la durata dell'affitto delle attrezzature e deve chiaramente specificare la natura dei servizi forniti da terzi, le loro tariffe ecc.) Ciascun costo deve essere specificato nel Budget dei costi eleggibili rispettando la struttura delle categorie di costo qui di seguito riportate. Tale struttura riprende la struttura stabilita nel formulario officiale del Budget dei costi eleggibili qui allegato nell'annex I. AFFITTO DI MATERIALE Affitto di materiale (Si veda sezione 4.2 del Budget totale e del budget dei costi eleggibili) Costi relativi all'affitto di materiale di proiezione, trasporto, e tutte le strutture supplementari necessarie per ospitare il festival stesso e tutte le attrezzature da ufficio supplementari utili al buon svolgimento del festival. Tutti i costi relativi al materiale necessario all'amministrazione generale così come i costi telefonici devono essere inclusi nella categoria budget totale "Spese d'ufficio". I costi d'installazione e di manutenzione devono essere inclusi sotto la categoria del budget totale "Collaborazione di terzi". SPESE DI PUBBLICITA' E DI PROMOZIONE Spese di comunicazione e di Pubblicità (Si veda sezione 5.1 del Budget totale e del Budget dei costi eleggibili) Spese legate alla creazione, impaginazione e alla pubblicazione di pubblicità (inclusi cartelloni e pannelli pubblicitari), così come all'acquisto di spazi pubblicitari e tutti i costi relativi alla realizzazione e allo svolgimento di campagne stampa nel periodo di realizzazione del progetto (specificare il numero totale, tipo e costo unitario). Spese relative all'elaborazione e alla produzione di materiale promozionale (ad esempio spot pubblicitari, video), destinati a migliorare la visibilità delle attività dei professionisti europei del settore audiovisivo che partecipano al progetto. Onorari legati ai servizi delle agenzie di relazioni pubbliche al momento della preparazione e della gestione del festival (indicare la durata e il tipo di servizio). Costi relativi alla creazione e allo sviluppo di un sito internet, inclusa la realizzazione di banche dati/cataloghi destinati al grande pubblico così come ai professionisti. 15

16 Spese di redazione e di stampa (Sezione 5.2 del Budget totale e del Budget dei costi eleggibili) Spese legate allo sviluppo, traduzione e pubblicazione, su supporto stampa/cartaceo o in formato elettronico, di brochures e cataloghi destinati alla distribuzione e/o consultazione al momento della realizzazione del progetto. I costi relativi ad oggettistica promozionale/merchandising sono esclusi dalla presente voce di budget e possono essere riportati sotto la voce "Beni di consumo". Per quanto riguarda i costi di redazione e di stampa, il candidato deve inoltre specificare il numero di copie stampate o prodotte, e precisare la natura esatta (dati tecnici) di tutte le pubblicazioni di costo totale superiore a Euro. COPIE Trasporto di copie: (Vedi Sezione 6.2 del Budget totale e del Budget dei costi eleggibili) Spese legate alla spedizione (andata/ritorno) delle copie di proiezione verso e dal festival. I costi relativi al trasporto delle copie da visionare richieste al momento della pre-selezione non sono eleggibili e devono essere inclusi sotto la categoria "Spese d'ufficio". I diritti di dogana devono essere specificati separatamente sotto la sezione del budget dei costi eleggibili, e deve essere riportato il dettaglio del costo medio per invio, così come la stima del numero di film da trasportare. Le spese assicurative devono essere incluse sotto la categoria 3.2. del budget totale "Spese d'ufficio". Sottotitolaggio e traduzione Costi relativi al sottotitolaggio ed alla traduzione di opere proiettate al festival così come i costi relativi alla traduzione degli incontri e dei dibattiti che hanno luogo durante il festival. I costi relativi all'affitto del materiale necessario alla traduzione devono essere riportati sotto la categoria dei costi eleggibili "Affitto di materiale". Gli onorari di traduzione simultanea possono essere inclusi in tale categoria, se tali costi si applicano a traduttori esterni. Il numero di ore prestate così come le lingue utilizzate devono essere specificate. 9.7 Regole specifiche per il calcolo e la presentazione del Budget totale (Sezione 2) I paragrafi seguenti descrivono nel dettaglio la natura dei costi dei costi che possono essere inclusi nel formulario ufficiale Budget totale (sezione 2). Esso rispetta la struttura del formulario ufficiale del Budget Totale. Possono essere inclusi in tale sezione di budget i costi che rispondono alle condizioni generali stabilite nella sezione 9.4 e che possono essere direttamente legati al progetto. 16

17 Secondo la procedura di gestione mirata, le spese che non rientrano nelle suddette categorie di costi eleggibili non saranno prese in considerazione nel calcolo di un eventuale contributo comunitario, ma saranno valutate al momento dell'analisi del progetto. Tuttavia, tale categoria di budget riprende i sub-totali delle categorie dei costi eleggibili citate alla sezione 9.6 allo scopo di assicurare che il Budget totale sia in pareggio. Ciascun costo deve essere specificato nel Budget Totale secondo la struttura delle categorie dei costi qui di seguito riportati. Tale struttura riprende la struttura stabilita nel formulario ufficiale del Budget Totale allegato all'annex I. SPESE DI PERSONALE (Vedi sezione 1 del Budget totale) Costi relativi agli stipendi del personale della società o organizzazione candidata (vedi sezione 1.1 del Budget totale) Le spese di personale devono essere calcolate in funzione del tempo di lavoro effettivamente dedicato al progetto e sulla base del salario lordo reale, maggiorato di tutti gli altri costi e oneri direttamente legati all'impiego di personale (ad esempio, contributi sociali e previdenziali). Spese di trasporto e di soggiorno del personale della società o organizzazione candidata (Vedi Sezione 1.2 del Budget totale) Le spese di trasporto e di soggiorno possono essere fatturate sulla base dei regolamenti interni del candidato. Tali spese sono da considerarsi eleggibili se non sono superiori a quelle indicate nella tabella sottostante. Solo i costi relativi ai viaggi in prima classe in treno ed in classe economica in aereo saranno considerati eleggibili, in conformità alle disposizioni regolamentari applicate dalla Commissione. Per le spese di alloggio e soggiorno, i tetti massimi giornalieri a persona sono i seguenti: Paese Importo massimo in EURO Paese Importo massimo in EURO AT Austria 122 LT Lituania 126 BE Belgio 150 LU Lussemburgo 143 B Bulgaria 157 MT Malta 86 CY Cipro 100 NO Norvegia 171 DK Danimarca 179 NL Olanda 148 EE Estonia 129 PL Polonia 227 FI Finlandia 156 PT Portogallo 143 FR Francia 130 UK Regno Unito 199 DE Germania 127 CZ Repubblica Ceca 214 GR Grecia 113 RO Romania 185 IE Irlanda 165 SK Slovacchia 164 IS Islanda 183 SI Slovenia 148 IT Italia 130 ES Spagna 141 LV Lettonia 174 SW Svezia 157 LI Liechtenstein 174 HU Ungheria

18 COLLABORAZIONE DI TERZI (vedi Sezione 2 del Budget Totale) Spese sostenute per prestazioni di servizi forniti da persone che non sono dipendenti della società o organizzazione candidata: (vedi sezione 2.1 del Budget totale) Le spese, relative al personale impegnato esclusivamente durante la manifestazione, come ad esempio interpreti, addetti stampa, agenti pubblicitari, hostess, tecnici ecc. Spese di trasporto e di soggiorno di terzi, decision-makers e giornalisti (Vedi Sezione 2.2 del Budget totale) Spese relative ai costi di trasporto e soggiorno di decision-makers (direttore/responsabile dei programmi, acquirenti, distributori, finanziatori, ecc.) e dei giornalisti invitati a partecipare alla manifestazione, secondo le regole stabilite nella suddetta categoria 1.2. SPESE GENERALI E SPESE ORDINARIE (Vedi sezione 3 del Budget totale) I costi indiretti (categorie 3.1 & 3.2) devono essere mantenuti ad un livello minimo e non devono superare il 7% del totale dei costi diretti. Locali del candidato e spese ordinarie (Vedi Sezione 3.1 del Budget totale) ad esempio i canoni, le assicurazioni, le spese di gestione e le spese amministrative, ecc. Spese d'ufficio (Vedi Sezione 3.2 del Budget totale) ad esempio il telefono, i costi postali, le fotocopie, banche dati, spese informatiche, ecc. Beni di consumo/ Consumabili : (Vedi Sezione 3.3 del Budget totale) Le spese relative ai beni di consumo devono riguardare l'acquisto, la produzione, la riparazione o l'utilizzo di tutti i materiali, beni o attrezzature la cui durata di vita prevista non sia superiore a quella del progetto. AFFITTO DI LOCALI/STANDS ED ATTREZZATURE (vedi Sezione 4 del Budget totale) Affitto di sale di proiezione/locali: (Vedi Sezione 4.1 del Budget totale) Costi relativi all'affitto di sale cinematografiche e/o locali utilizzati durante tutto il periodo della manifestazione alla quale si riferisce il progetto. Deve essere indicata la superficie, così come la capienza delle sale e delle aree affittate. Il candidato deve fare una chiara distinzione tra i costi di affitto della(e) sala(e) cinematografica e di quelli degli altri locali supplementari. Affitto di materiale: (Vedi sezione 4.2 del Budget totale) Il budget totale deve riportare unicamente i sub-totali dei costi descritti più nel dettaglio nel budget dei costi eleggibili. SPESE DI PUBBLICITA' E DI PROMOZIONE Spese di comunicazione e pubblicità: (Vedi Sezione 5.1 del Budget totale) Il budget totale deve riportare unicamente i sub-totali dei costi dettagliati nel Budget preventivo dei costi eleggibili. Spese di redazione e di stampa: (Vedi Sezione 5.2 del Budget totale) Il budget totale deve riportare unicamente i sub-totali dei costi dettagliati nel Budget dei costi eleggibili. 18

19 Attività promozionali e Pubbliche relazioni: (Vedi Sezione 5.3 del Budget totale) Costi relativi all'organizzazione di conferenze stampa, di riunioni professionali e di tutte le attività promozionali in generale, inclusi gli eventi sociali per il festival destinati a promuovere le attività dei professionisti europei per tutta la durata della manifestazione. Competizioni e premi (Vedi Sezione 5.4 del Budget totale) Costi relativi ai premi sotto qualsiasi forma (denaro o altro) ed effettivamente sostenuti dal beneficiario, oltre ai costi per l'organizzazione della cerimonia(e) e serata(e) di gala. COPIE (Vedi Sezione 6 del budget totale) Copyright/Diritti di proiezione: (Vedi Sezione 6.1 del budget totale) Costi relativi agli oneri necessari per ottenere l autorizzazione a proiettare opere nell'ambito del programma della manifestazione per la quale è stato richiesto il contributo finanziario. Trasporto delle copie: (Vedi sezione 6.2 del Budget totale) Il budget totale deve riprendere unicamente i sub-totali dei costi dettagliati nel Budget dei costi eleggibili. Sottotitolaggio e traduzione: (Vedi Sezione 6.3 del Budget totale) Il budget totale deve riprendere unicamente i sub-totali dei costi dettagliati nel budget preventivo dei costi eleggibili. SPESE BANCARIE (Vedi Sezione 7 del Budget totale) Nel caso di un normale utilizzo del conto corrente bancario da parte del candidato, gli oneri sostenuti al momento del pagamento dei costi legati al progetto possono essere imputati, purché rispondano alle suddette regole generali. I costi del finanziamento bancario relativi alla realizzazione del progetto possono ugualmente essere inclusi nel budget preventivo totale. VARIE (Vedi Sezione 8 del Budget totale) Tutti gli altri costi che il candidato intenda inserire nel budget e che non risultano in nessuna delle categorie summenzionate, ma che siano relativi al progetto. Tali costi dovranno essere conformi ai principi definiti nelle presenti linee guida, essere chiaramente specificati e debitamente giustificati (nella nota esplicativa d'accompagnamento). L inclusione di tali costi è ad esclusiva discrezione della Commissione. COSTI IN NATURA/ IN KIND Tutti i costi che rientrano nella definizione di contributi "in natura/in kind descritti nella Sezione 9.4 devono essere inclusi esclusivamente in questa parte di budget. 9.8 Costi ineleggibili Sono considerati ineleggibili i seguenti costi, che devono essere pertanto esclusi da tutte le sezioni dei formulari di budget ufficiali: 19

20 costi di investimento capitale previsioni per perdite o eventuali debiti futuri debiti e costi relativi, inclusi gli interessi passivi crediti incerti perdite di cambio perdite accumulate l'iva, solo nel caso in cui il beneficiario possa dimostrare di non poterla recuperare spese eccessive o ingiustificate costi dichiarati e sostenuti dal beneficiario e coperti da un'altra azione o Programma di lavoro che diano luogo ad una sovvenzione comunitaria. Si noti che le entrate e le uscite "in natura/in kind" dovranno essere incluse esclusivamente nelle categorie del Budget totale corrispondenti e non possono essere incluse nel Budget dei costi eleggibili. Il valore di tali apporti deve essere calcolato sia in rapporto ai costi realmente sostenuti dai relativi partner, sia in rapporto ai prezzi generalmente in uso sul mercato. Sono esclusi da tale possibilità gli apporti di tipo immobiliare. Gli apporti in natura non possono coprire tutto il co-finanziamento necessario. Almeno il 25% del costo totale del progetto deve essere coperto da finanziamenti diversi rispetto a quelli in natura. 10. SUB-APPALTO ED ACQUISIZIONE DI SERVIZI ESTERNI Qualora la realizzazione dell'azione/progetto necessiti di un sub-appalto, il beneficiario, e all'occorrenza i suoi partner, sono tenuti ad indire una gara d'appalto tra i candidati potenziali e ad attribuire l appalto all'offerta economicamente più vantaggiosa, vale a dire quella che presenta il miglior rapporto tra prezzo e qualità, nel rispetto dei principi di trasparenza, uguaglianza di trattamento dei potenziali contraenti e facendo attenzione che non vi siano conflitti d'interessi. 11. PUBBLICITA' Tutte le sovvenzioni concesse nel corso di un esercizio finanziario, devono essere pubblicate sul sito Internet delle istituzioni comunitarie durante il primo semestre dell'anno successivo alla chiusura dell'esercizio di budget nell'ambito del quale tali sovvenzioni sono state assegnate. Tali informazioni possono ugualmente essere pubblicate attraverso altri canali adeguati, inclusa la Gazzetta Ufficiale delle Comunità Europee. Con l'approvazione del beneficiario (a meno che la natura di tali informazioni non metta in pericolo la sua sicurezza o arrechi danno ai suoi interessi finanziari), la Commissione pubblicherà le seguenti informazioni: il nome e l'indirizzo del beneficiario; l'oggetto della sovvenzione; l'importo concesso e il tasso di finanziamento. 20

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