Nota informativa Verifiche FGAS: DPR 43/2012 Regolamenti CE n. 303/2008 e n. 304/2008

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1 Nota informativa Verifiche FGAS: DPR 43/2012 Regolamenti CE n. 303/2008 e n. 304/2008 Introduzione Questa nota informativa ha lo scopo di illustrare le fasi principali del processo di verifica LRQA per l emissione del Certificato Imprese per coloro che svolgono attività di installazione e manutenzione di impianti con utilizzo di gas fluorurati come da Regolamenti CE 303/2008 e 304/2008 di seguito Certificazione F-GAS secondo quanto richiesto dal DPR 43/2012 e dal Regolamento Accredia RT 29 in vigore al momento della verifica. Richiesta di offerta per la certificazione Al fine di poter correttamente definire i tempi necessari per le verifiche, nonché di poter confermare l effettiva erogazione del servizio nei tempi richiesti, LRQA ha necessità di conoscere alcune informazioni specifiche. Le informazioni minime sono quelle indicate nel modello Richiesta di Offerta, sezione F-GAS tuttavia ulteriori informazioni che ci vorrete fornire, come ad es. la disponibilità e la distanza dalla Vs sede di attività dalle località di installazione/manutenzione in corso o verificabili nel periodo per cui prevedete di poter ricevere la verifica di certificazione sarebbero comunque utili per una corretta previsione logistica e definizione dei costi. Il Cliente dovrà inoltre aver già: - effettuato la registrazione nel Registro Nazionale e/o essere in possesso del Certificato provvisorio, - aver predisposto ed applicato un piano per la qualità come definito nella norma UNI ISO 10005:2007. Contenuti del piano per la qualità A titolo indicativo ma non esaustivo il piano per la qualità dovrà anche attraverso una serie di documenti includere come minimo: - una presentazione dell azienda - riferimenti all iscrizione o certificato F-GAS - riferimenti relativi all iscrizione del personale certificato (elenco personale e/o pratica di iscrizione impresa al registro f-gas con l elenco degli addetti) - indicazione del fatturato medio specifico per le attività F-GAS relativo all anno precedente - indicazione del fatturato programmato/previsto per l anno in corso (Nel fatturato non devono essere inclusi gli importi relativi alla vendita/noleggio di apparecchi/attrezzature. - riferimenti a procedure e/o istruzioni operative per l esecuzione delle attività - tipologia, ubicazione e tempistiche degli interventi previsti - identificazione delle attezzature/apparecchi/strumenti necessari per lo svolgimento degli interventi - elenco delle attrezzature disponibili con il relativo programma di manutenzione/taratura ove necessario. - modalità di registrazione dei controlli da effettuare durante ed alla fine del lavoro - modalità di gestione degli f-gas: acquisto, conservazione, utilizzo, smaltimento - modalità di ricerca delle perdite e tenuta dei registri di impianto obbligatori - gestione delle comunicazioni annuali obbligatorie alle Autorità Competenti ove applicabile - gestione dei reclami. Il processo di verifica per il rilascio del certificato Il processo di verifica avviene in tre fasi: due presso i nostri uffici ed una presso il cliente Le fasi possono essere così sintetizzate: Fase 1 Verifica Documentale - include l analisi della documentazione e la pianificazione della successiva visita. Fase 2 Verifica in campo delle Attività - include la visita presso il Cliente e presso una sede di installazione con attività in corso al fine di confermare il possesso dei requisiti e dell applicazione della corretta metodologia. Fase 3 Riesame e Delibera del Certificato è il riesame finale della pratica da parte di personale LRQA indipendente dalla verifica per conferma dell adeguatezza delle verifiche effettuate e dell esistenza delle condizioni per il rilascio del certificato. Qualora sia stato concordato che la verifica per la certificazione F-GAS venga effettuata in abbinamento a verifiche di certificazione o sorveglianza su un Sistema di Gestione (es. ISO 9001 o ISO ) prima di ogni fase saranno chiarite, pianificate e concordate con il Cliente LRCR page 1 of 5 Rev. 4 21/03/14

2 tutte le attività da svolgere includendo quelle specifiche per la verifica F-GAS. Qualora invece la richiesta del Cliente sia relativa alla sola certificazione F-GAS, ovvero nel caso sia stato concordato che la verifica presso il Cliente avvenga in occasione di una verifica di sorveglianza di un Sistema di Gestione preesistente, alla firma del contratto sarà richiesto al Cliente di anticipare copia dei documenti necessari per la verifica della Fase 1. Pianificazione delle verifiche: Le verifiche saranno pianificate all accettazione del contratto in relazione alla scadenza del certificato provvisorio ed alle attività successive alla verifica presso il Cliente da effettuarsi a cura di LRQA ai fini del rilascio del certificato e delle relative registrazioni. La data potrà essere concordata compatibilmente con la disponibilità di valutatori qualificati. La proposta di data con il nominativo del verificatore incaricato saranno inviate per o fax e dovrà essere confermata dal Cliente. Il Cliente dovrà garantire la disponibilità, nella data concordata, di una attività di installazione/ manutenzione in corso di svolgimento e ad una distanza non superiore a Km 30 e/o a mezz ora di viaggio dalla sede del Cliente. Per la Fase 1 prevista presso gli uffici LRQA il Cliente dovrà inoltre garantire la reperibilità per eventuali necessità di chiarimenti sulla documentazione inviata ovvero per trasmettere in tempo reale eventuali documenti integrativi che si rendessero necessari. Nell impossibilità di completare la verifica, LRQA potrà interrompere le attività e una nuova data dovrà essere concordata per il completamento. Documentazione da trasmettere per la Verifica Documentale - Copia del certificato di iscrizione alla C.C.I.A.A. - Copia del certificato ISO 9001 e/o ISO se certificata con Organismo diverso da LRQA - Pratica di Iscrizione Impresa (con il numero identificativo ed elenco del personale certificato - Certificato provvisorio F-GAS - Piano per la qualità e relativi allegati (Istruzioni, procedure, modelli per le registrazioni) - Dati relativi al fatturato medio degli ultimi tre anni relativamente alle sole attività F-GAS al netto del fatturato relativo a vendite/noleggio di apparecchiature e materiali. (requisito minimo n. 1 persona certificata ogni ,00 di fatturato) - Elenco delle attrezzature disponibili per lo svolgimento delle attività F-GAS, relative quantità e stato di verifica della taratura ove necessario. - Altri documenti/informazioni che saranno identificati e richiesti a seguito dell esame della documentazione trasmessa. La documentazione già anticipata con il contratto non deve essere ritrasmessa. Fase 1 Verifica Documentale Lo scopo di questa fase è quello di confermare che: - il piano per la qualità è coerente per il volume e la tipologia di attività svolte e per cui viene richiesto il certificato.f-gas - siano stati correttamente identificate tutte le fasi ed adeguatamente definite le procedure e/o istruzioni operative necessarie per il corretto svolgimento, controllo e monitoraggio delle attività in relazione ai requisiti delle norme tecniche e dei Regolamenti comunitari applicabili. - L azienda abbia disponibilità di personale certificato ed attrezzature in numero sufficiente in relazione al volume di attività svolta come definito dalle normative vigenti. Al completamento dell analisi con esito positivo sarà compilato il relativo rapporto e verranno definite le attività da svolgere nella successiva verifica: elementi da verificare, tempi e logistica per la visita in sede ed all installazione. Qualora invece la documentazione risultasse incompleta o non adeguata dovranno (ove possibile) essere definite le modalità e le tempistiche per l integrazione. Le integrazioni/rettifiche dovranno essere riverificate prima della visita presso il Cliente. Nell impossibilità di completare quanto necessario, le attività per la certificazione saranno interrotte. Fase 2 Verifica in campo delle attività Obiettivo di questa verifica è di confermare: - l effettiva applicazione del piano per la qualità definito dal cliente e delle procedure/istruzioni anche attraverso il campionamento di lavori/commesse già completati, - la disponibilità del personale e delle attrezzature necessarie al volume di attività, LRCR page 2 of 5 Rev. 4 21/03/14

3 nonché il corretto mantenimento e taratura della strumentazione ove necessario, - La formazione del personale - La gestione dei reclami - Audit interni - La verifica sullo svolgimento delle attività nei luoghi di installazione. Al termine della verifica, sarà redatto il rapporto di verifica che include la conferma di quanto verificato, i riferimenti dei campionamenti effettuati, i risultati della verifica. Il rapporto sarà sottoposto per approvazione al Cliente, trasmesso a LRQA, e qualora non siano emerse situazioni di non conformità, verrà sottoposto al riesame indipendente. Conduzione delle verifiche Tutte le visite saranno precedute e concluse da una riunione di apertura e chiusura. Nella riunione di apertura verranno confermati: lo scopo della visita e le attività da svolgere, potranno essere discusse eventuali modifiche al programma per motivi logistici, dovranno invece essere illustrate ai verificatori LRQA tutti gli aspetti inerenti alla sicurezza nel corso della verifica presso il Cliente. Qualora la verifica si dovesse svolgere con accompagnamento di Accredia per necessità di accreditamento e/o di mantenimento saranno presentati anche i valutatori Accredia, lo scopo della loro presenza ed il ruolo che andranno a svolgere. Durante tutta la visita il verificatore dovrà essere accompagnato da un rappresentante della Vs organizzazione che sia in grado di fornire i chiarimenti necessari sull applicazione del piano della qualità, fornire la documentazione dimostrativa e facilitare le interviste. Detta persona potrà inoltre confermare quanto emerso nel corso della verifica ed inserito nel rapporto. Ad ogni fase della verifica i valutatori LRQA manterranno un atteggiamento aperto e collaborativo con approccio pratico al fine di fornire valore aggiunto alla attività. Classificazione dei rilievi Qualora nel corso della verifica emergano situazioni anomale o da rettificare per consentire l emissione del certificato queste vengono classificate nel seguente modo: Non Conformità maggiore una carenza grave che impedisce il rilascio del certificato come ad esempio: personale o attrezzature non sufficienti/adeguate per il volume di attività sistematica mancata applicazione delle procedure di controllo, mancanza di registrazioni per la rintracciabilità ecc, ecc - L elenco non è esaustivo L emissione di una Non Conformità maggiore non consente il rilascio del certificato fino a quando non siano state completate le azioni correttive e LRQA le abbia verificate ed accettate. Se viene emessa a seguito di una verifica di sorveglianza può costituire il primo passo per la sospensione o cancellazione del certificato. Il Valutatore concorderà la tempistica le modalità per la riverifica, I tempi richiesti potranno essere condizionati dalla scadenza annuale dell attività di sorveglianza. Non Conformità minore: Una debolezza in un processo o in una procedura ovvero una situazione che se non controllata potrebbe ragionevolmente divenire sistematica. Richiede un analisi delle cause ed una azione correttiva. Se emessa durante il processo di certificazione o di rinnovo del certificato non ne consente la delibera per l emissione fino a quando il Cliente non abbia analizzato la situazione e la relativa causa e non abbia definito, pianificato e comunicato a LRQA una proposta di azione correttiva ed LRQA non l abbia riesaminata e ritenuta idonea. Nel caso di emissione in una visita di sorveglianza, dovrà comunicare a LRQA i risultati dell analisi e delle cause e le azioni correttive definite che dovranno essere completate nel più breve tempo possibile. Conferma del completamento e relative evidenze dovranno essere comunicate a LRQA. L assenza di Non Conformità relative ad aree verificate durante l attività di valutazione non implica necessariamente che non esistano Non Conformità in quanto la valutazione è basata su tecniche di campionamento. Statisticamente esiste sempre la possibilità che eventuali rilievi rimangano non identificati durante un attività di verifica. E responsabilità del Cliente mantenere le attività sotto controllo, individuare eventuali debolezze attraverso le verifiche interne ed il controllo delle registrazioni, identificarne la causa e porvi rimedio prima della successiva verifica da parte di LRQA. Fase 3 Riesame Questa fase della verifica prevede che un persona competente di LRQA che non abbia partecipato alla verifica o un gruppo di persone (Comitato), prenda in esame il rapporto al fine di confermare che: LRCR page 3 of 5 Rev. 4 21/03/14

4 - Le verifiche effettuate dal verificatore sono sufficienti per confermare che il Cliente è in possesso dei requisiti ed opera in conformità ai Regolamenti comunitari e nazionali, alle norme tecniche applicabili all attività per cui viene richiesta la certificazione. - Non sono emerse anomalie/situazioni gravi che possono impedire il rilascio della certificazione. Se il risultato è positivo LRQA emette il relativo certificato, lo invia al Cliente e provvedere entro i 10 giorni previsti ad effettuarne la registrazione sul Registro Nazionale FGas. Nel caso la certificazione non possa essere concessa il Cliente sarà informato e saranno concordate eventuali verifiche integrative o azioni correttive se necessario. Emissione del Certificato Il certificato avrà validità di 5 anni e sarà soggetto a controlli annuali del mantenimento del requisiti attraverso le Verifiche di Sorveglianza. Durante tutto il periodo di validità il Cliente è tenuto ad informare tempestivamente LRQA di modifiche significative apportate all Organizzazione, al Piano della Qualità, al volume di attività ed al personale. Sorveglianze Nel periodo di validità del certificato dovranno essere effettuate n. 4 verifiche di sorveglianza con scadenza annuale che verranno effettuate su base documentale presso gli uffici LRQA. LRQA si riserva di richiedere di effettuare una verifica presso il Cliente qualora ricorra uno delle seguenti situazioni: sulla base dei risultati della verifica iniziale e/o verifica precedente di eventuali segnalazioni o reclami ricevuti nei confronti del Cliente di comunicazioni di modifiche significative all organizzazione, al piano della qualità ecc. Le verifiche di sorveglianza dovranno essere pianificate con un anticipo non inferiore a 15 giorni sulla scadenza annuale del certificato ( a 1 o 2 o 3 anni dalla prima emissione) al fine di consentire a LRQA di visionare il rapporto e registrarne i risultati (conferma di validità del certificato) nel Registro Nazionale entro i 10 giorni previsti. Per tutte le verifiche di sorveglianza documentale sarà comunicata la data di effettuazione. Una persona delegata del Cliente dovrà essere reperibile al fine di poter fornire telefonicamente eventuali chiarimenti necessari ovvero di trasmettere in tempi stretti eventuali evidenze e documenti integrativi. Nell impossibilità di completare la verifica per assenza della persona e/o mancato invio della documentazione la verifica avrà esito negativo e dovrà essere riprogramma. Il costo della stessa sarà comunque addebitato. Documentazione da fornire per le sorveglianze su base documentale Nel caso di verifica su base documentale il Cliente dovrà far pervenire a LRQA con un anticipo di almeno 2 gg sulla data della verifica la seguente documentazione: Fatturato ultimi tre anni per le attività certificate F-GAS al netto degli importi fatturati per vendita/noleggio di attrezzature/materiali. Elenco aggiornato del personale certificato incluso il codice fiscale ed i dati dei relativi certificati e cat. Piano della qualità ultima revisione Registro/Elenco delle attrezzature disponibili inclusi i dati delle manutenzioni e tarature ove necessario Schede di commessa (una per ogni lavoro rientrante nello scopo di certificazione) Elenco dei reclami Registri di sistema/delle apparecchiature Dati sulla tipologia e quantità degli F-GAS acquistati/utilizzati/smaltiti. Dichiarazione del titolare rilasciata ai sensi dell art. 46 del D.P.R. 45/2000 che attesti che le informazioni fornite sono veritiere. Nel caso di azienda certificata ISO 9001 con LRQA, su richiesta del Cliente, la verifica potrà essere effettuata presso il Cliente in abbinamento alle verifiche di sorveglianza/rinnovo ISO Verifiche speciali non programmate Qualora a seguito di comunicazione di modifiche significative all organizzazione del Cliente e/o dai risultati delle sorveglianze delle verifiche documentali LRQA ravvisi la necessità di effettuare delle verifiche integrative anche su base documentale, potrà richiedere al Cliente l effettuazione di verifiche speciali motivandone la necessità. Le verifiche speciali potranno essere effettuate anche nel caso di segnalazioni / reclami / fatti gravi che possano far sorgere dubbi sul mancato mantenimento dei requisiti a cui il Certificato si riferisce. Nell eventualità di una simile casistica il Cliente sarà preventivamente informato e ove possibile gli sarà richiesto di fornire la documentazione necessaria per i controlli necessari, ovvero la LRCR page 4 of 5 Rev. 4 21/03/14

5 verifica, ovvero la verifica in sede nel caso non sia possibile risolvere su base documentale. La mancata accettazione della verifica speciale potrà comportare la sospensione del Certificato con relativa registrazione nel Registro Nazionale. Rinnovo del Certificato All avvicinarsi della scadenza quinquennale del certificato LRQA invierà nuova proposta economica per le verifiche di rinnovo e successive sorveglianze. La verifica del rinnovo dovrà obbligatoriamente essere svolta presso il Cliente e dovrà essere effettuata almeno 30 gg prima della scadenza del certificato. Le verifiche potranno essere programmate solo successivamente al ricevimento del nuovo contratto firmato. Obbligo di comunicazioni delle modifiche Come previsto dalle normative vigenti il Cliente ha l obbligo di informare LRQA delle modifiche significative che intervengo nel periodo di validità del certificato al fine di consentire la valutazione/verifica del continuo possesso dei requisiti. Reclami nei confronti del Cliente Nell eventualità che LRQA Italy riceva, anche per il tramite degli Enti di Accreditamento, giustificati reclami nei confronti del Cliente, che siano attinenti con le attività soggette a verifica, effettuerà una analisi delle cause del reclamo contattando il Cliente e, se necessario, potrà richiedere di ricevere eventuali documenti necessari per la chiusura del reclamo, ovvero richiedere l effettuazione di una visita di sorveglianza speciale con breve preavviso e/o emetterà richiesta di azione correttiva da effettuarsi entro un tempo definito. Per ulteriori informazioni fare riferimento alla nota informativa disponibile sul sito Riservatezza Così come definito nel nostro contratto, nessuna delle informazioni ottenute da LRQA circa l organizzazione, inclusi i contenuti del rapporto, saranno divulgati a terzi senza il consenso dell organizzazione, ad eccezione di quanto necessario per le comunicazioni obbligatorie alle Autorità Competenti ed agli Organismi di Accreditamento. La confidenzialità sarà mantenuta per la durata del contratto e anche successivamente con esclusione di quelle informazioni che sono di pubblico dominio o che siano pervenute a LRQA da parte di fonte indipendente. Reclami Qualora il Cliente non si ritenga soddisfatto dei servizi resi ha la facoltà di presentare reclamo a LRQA Italy e se non risolto con la Direzione di LRQA Italy di procedere alle funzioni superiori come illustrato nella apposita Nota Informativa Procedura di reclamo e ricorso disponibile sul sito Documentazione di riferimento Per tutto quanto non qui riportato si fa riferimento alle Leggi, Norme e Regolamenti di riferimento per l applicazione del Regolamento (CE) n. 842/2006, Regolamenti (CE) n. 303/2008 e n. 304/2008 D.P.R. 43/2012, Regolamenti di Accreditamento ed al contratto servizi di certificazione. Ulteriori informazioni Per qualsiasi ulteriore informazioni sull argomento e sui servizi offerti vi preghiamo di contattare direttamente i nostri uffici tramite il sito web, oppure via all indirizzo lrc-milan@lrqa.com. Abbiamo posto particolare attenzione per assicurare che le informazioni contenute in questa Nota Informativa per il Cliente siano accurate ed aggiornate, tuttavia poichè i requisiti di accreditamento e verifica sui cui questo documento si basa possono subire delle modifiche Vi preghiamo in caso di dubbio di richiedere conferma dello stato di aggiornamento contattando LRQA Italy. LRCR page 5 of 5 Rev. 4 21/03/14