Corso di Informatica. Dati convalida 1. Funzioni ricerca e riferimento. Dati convalida 2 11/01/2008

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1 Corso di Informatica Ing. Dario Sguassero Microsoft Excel 3/3 Dati convalida 1 Consente di inserire nella cella solo i dati che soddisfano determinati requisiti Si selezionano le celle, quindi menù -> dati -> convalida Nella scheda Impostazioni si indicano il tipo di dati ammessi 11/01/ Dati convalida 2 Nella scheda Messaggio di Errore si può personalizzare l avviso in caso di errore nell inserimento ed indicare se il dato errato blocca l inserimento oppure solamente avvisa l utente dell anomalia Nella scheda Messaggio di Input si può personalizzare l avviso per aiutare l utente nell inserimento guidato del dato corretto Funzioni ricerca e riferimento RIF.RIGA() [ROW] restituisce la riga in cui ci si trova RIF.COLONNA()[COLUMN] idem per la colonna 11/01/ /01/

2 Liste CONFRONTA[MATCH] indica la posizione della prima occorrenza di un elemento in una riga o colonna CONFRONTA(A1:A7; Mario ;0) = 2 Matrici INDICE[INDEX] trova l elemento di una matrice referenziato da riga e colonna. INDICE(A1:D20;18;3) = pippo SCEGLI[CHOOSE] restituisce l n-esimo valore di una lista SCEGLI(2; lun ; mar ; mer ; gio )= mar Prevede diverse configurazioni degli argomenti 11/01/ /01/ Funzione CERCA.VERT 1 CERCA.VERT[VLOOKUP] consente di trovare un valore in una lista tramite una colonna indice. Restituisce l elemento n-esimo della riga trovata E una funzione importante, molto utilizzata! Esiste il corrispondente CERCA.ORIZZ molto meno usato 11/01/ Funzione CERCA.VERT 2 Nominativo Altezza Età 2 Giovanni Andrea Antonio Mario Enrico CERCA.VERT( Mario ;A2:C6;3;FALSO) = 36 11/01/

3 Formato data e ora Data e ora sono un diversa rappresentazione del conteggio dei giorni (e frazione del giorno) che sono trascorsi dall 1/1/1900 Se non si inserisce l anno Excel considera per default quello attuale. Il giorno della settimana è calcolato automaticamente. Correzione del formato E comune sbagliare ed inserire una divisione come data o viceversa: =30/7/2007 è una divisione 30/7/2007 è una data Per passare da un formato all altro (spesso ottenuto involontariamente) basta reimpostare il formato della cella 11/01/ /01/ Somma e conversioni Essendo dei numeri seriali, è possibile sommare/sottrarre facilmente un determinato numero di giorni (da celle diverse) A1+12 = 11/8/2007 Esistono diverse funzioni di conversione da data a seriale, data a testo, data a giorno/mese/anno e viceversa; idem per l orario. Basta sapere trovarle velocemente. Tabella Pivot 1 Strumento potentissimo per effettuare calcoli e conteggi su liste complesse, con possibilità di aggregazioni multiple Si seleziona la tabella con i dati di origine, poi menù -> dati -> rapporto tabella pivot, quindi si segue la procedura guidata 11/01/ /01/

4 Tabella Pivot 2 Bisogna trascinare nelle intestazioni di riga e colonna i campi che si vogliono analizzare (anche multipli da aggregare) Le pagine consentono di analizzare blocchi di dati Quindi selezionare i valori da analizzare nell area dati e il tipo di conteggio da effettuare Tabella Pivot 3 La tabella non si aggiorna automaticamente E possibile continuare a trascinare le intestazioni di riga e colonna a piacere Con il tasto destro sulla tabella si accede alla finestra Elenco Campi Scegliendo invece Impostazione Campo è possibile definire il tipo di conteggio da effettuare 11/01/ /01/ Database Un database è un elenco (tabella) costituito da una lista di record(righe), ognuno dei quali è costituito da uno o più valori, tanti quante sono le colonne (alcuni valori possono anche essere vuoti) La prima riga contiene i nomi dei campi (etichette di colonna) 11/01/ Database esempio Cognome Nome Indirizzo Città CAP Provincia Rossi Gianni Via Napoleone, 2 Trieste 34100TS Bianchi Francesco Via Milano, 23 Trieste 34100TS Verdi Adele Via Roma, 11 Trieste 34100TS Ferrari Agata Via Venezia, 2 Trieste 34100TS Rossi Barbara Via Garibaldi, 8 Muggia 34100TS Bianchi Bruno Piazza Romana, 1 Trieste 34100TS Verdi Carlo Piazza Castello, 8 Trieste 34100TS Ferrari Carla Viale Rovigno, 1 Milano 20100MI Rossi Daniele Viale Giotto, 2 Milano 20100MI Bianchi Danilo Viale Raffaello, 1 Milano 20100MI Verdi Davide Via Udine, 2 Milano 20100MI Ferrari Enrico Via America, 2 Milano 20100MI Rossi Enzo Via Colombo, 3 Milano 20100MI Bianchi Renzo Via Vespucci, 3 Udine 33100UD Verdi Federico Via Verona, 7 Udine 33100UD Ferrari Federica Via Vicenza, 2 Palmanova 33100UD Rossi Giovanni Via Vicenza, 3 Palmanova 33100UD Bianchi Giacomo Via Milano, 7 Udine 33100UD Verdi Giancarlo Via Milano, 23 Udine 33100UD Ferrari Giovanna Via Roma, 8 Udine 33100UD 11/01/

5 Funzioni database Ogni funzione database richiede 3 argomenti: 1. L area del database (comprendente anche le intestazioni dei campi) 2. L etichetta del campo su cui compiere l operazione (somma, conteggio, ecc.) 3. I criteri del filtro da cui compiere l operazione (es. solo per i Sig.ri Rossi, solo per i maggiorenni, esclusi i maschi, ecc.) Criteri E una tabella costituita dalle intestazioni dei campi nella prima riga, e dai criteri nelle righesuccessive Criteri sulla stessa riga corrispondono all AND Criteri su righe diverse corrispondono all OR Cognome Città Provincia Verdi Rossi TS 11/01/ /01/ DB conteggio DB.CONTA.VALORI [DCOUNTA] conta quanti record che soddisfano i requisiti indicati hanno dei valori del campo non nulli DB.CONTA.NUMERI[DCOUNT] conta quanti record che soddisfano i requisiti indicati hanno dei valori numerici nel relativo campo DB operazioni DB.SOMMA [DSUM] somma i valori del campo indicato per i record che soddisfano i requisiti richiesti. Idem DB.PRODOTTO [DPRODUCT] DB.VALORI[DGET] estrae il valore del campo indicato per il record che soddisfa i requisiti richiesti. La soluzione deve essere unica! 11/01/ /01/

6 DB statistiche DB.MIN[DMIN], DB.MAX [DMAX], DB.MEDIA [DAVERAGE] effettuano operazioni statistiche sui record estratti seguendo i criteri indicati Esistono anche le relative funzioni per varianza e deviazione standard Filtro avanzato Se si necessita di un filtro più versatile di quello automatico si può ricorrere al filtro avanzato: Selezionare l elenco da filtrare Menù -> dati -> filtro -> avanzato Indicare le celle contenenti i criteri di filtraggio, costruiti come per le funzioni DB 11/01/ /01/ Filtro avanzato criteri Nella prima riga si indicano i nomi dei campi Nelle celle successive gli operatori di confronto ed i relativi valori, ricordando che: Celle sulla stessa riga indicano criteri legati dall operatore logico AND Celle su righe diverse indicano criteri legati dall operatore logico OR Filtro avanzato destinazione Sono possibili due modalità: Filtro sul posto: come nel filtro automatico nasconde le righe che rispondono al criterio impostato Copia in altra posizione: copia le celle che soddisfano i criteri Con l opzione Copia Univoca si evitano le righe duplicate, molto comodo per le liste di nomi! 11/01/ /01/

7 Verifica formule 1 E possibile visualizzare le celle influenzate a cascata dal valore della cella selezionata con il comando menù -> verifica formule -> individua dipendenti Verifica formule 2 E possibile visualizzare le celle che influenzano il valore della cella selezionata con il comando menù -> verifica formule -> individua dipendenti Per eliminare le frecce menù -> verifica formule -> rimuovi tutte le frecce I riferimenti circolari indicano celle che influenzano se stesse, e non sono ammessi 11/01/ /01/ Moduli In alternativa è possibile semplificarsi le operazioni di inserimento dati in un elenco: Selezionare la lista Menù -> dati -> modulo Utilizzare la finestra per modificare od inserire nuovi record, oppure spostarli nell intera lista o in una filtrata impostando dei criteri personalizzati Accenno alle macro 1 Le macro sono uno strumento potentissimo, quanto complesso, di programmare Excel Nella versione più semplice consentono di registrare una sequenza di operazioni, associarvi una combinazione di tasti e di ripeterla più volte 11/01/ /01/

8 Accenno alle macro 2 La sequenza di operazioni si registra con menù -> strumenti -> registra nuova macro La registrazione si interrompe cliccando sul tasto stop (il quadratino) Gli spostamenti con i tasti freccia sono considerati come assoluti, quelli CTRL+freccia come relativi [errata corrige 11/01/2008] La sequenza si riproduce scegliendo la macro da menù -> strumenti -> macro 11/01/ Pulsanti con macro E possibile associare una macro ad un pulsante: Creare la macro (ad esempio registrando un aggiornamento di una tabella Pivot) Menù -> visualizza -> barre degli strumenti -> moduli Selezionare l icona del pulsante Disegnare un pulsante nel foglio di lavoro Selezionare la macro e rinominare il pulsante 11/01/ Form. condizionale avanzata Sono disponibili criteri di formattazione condizionale più sofisticati di quelli visti finora con i soli operatori di confronto: Risultati di formule VERO/FALSO Riferimenti relativi: per default Excel propone riferimenti di celle assoluti per la formattazione condizionale, ma è possibile inserirli anche relativi Esempio con formule Se volessi migliorare la leggibilità di una lista scegliendo il colore di sfondo delle righe pari diverso da quelle dispari, imposterei una formattazione condizionale così: =RESTO(RIF.RIGA();2)=1 Inserendo una nuova riga l alternanza dei colori si aggiornerebbe automaticamente! 11/01/ /01/

9 Esempio con rif. relativi Seleziono A1:A100 e imposto come criterio per la formattazione condizionale (senza $): =B1<0 quindi A2 si riferirà a B2, A3 a B3, ecc. Molto comodo per il controllo degli errori nell inserimento di dati nelle liste 11/01/