Relazione integrata sull attività dell Internal Audit, dell Organismo di Vigilanza e Quality Management

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1 Relazione integrata sull attività dell Internal Audit, dell Organismo di Vigilanza e Quality Management

2 Voce Controllo del Documento Informazioni Documento Informazione Identificativo documento DIR-IA ODV Data emissione 01/02/2018 File Name DIR-IA ODV Storia del Documento Versione Data Modifiche 1 01/02/2018 Prima emissione Approvazioni CdA Data Delibera del CdA 28/02/2018 Internal Auditing e Organismo di Vigilanza Rapporto attività

3 INDICE 1 PREMESSA CONTROLLI SVOLTI E RISULTATI GIUDIZIO COMPLESSIVO E RACCOMANDAZIONI CONCLUSIONI... 8 Internal Auditing e Organismo di Vigilanza Rapporto attività

4 1 PREMESSA La presente relazione ha lo scopo di rendicontare le verifiche svolte, in modalità integrata, dalle tre entità addette al controllo dei processi caratterizzanti le attività della Fondazione per l esercizio 2017 (Internal Audit, Organismo di Vigilanza e dal Quality Manager, di seguito rispettivamente I.A., O.d.V., Q.M.). L Internal Audit è il processo che opera alle dirette dipendenze del Consiglio di Amministrazione e che si occupa della verifica delle procedure riguardanti l efficacia e l efficienza del Sistema di Controllo interno. Anche per l anno 2017, il servizio di Internal Auditing (di seguito I.A.) della Fondazione, è stato affidato al dott. Emmanuele Vietti, consulente esterno, appartenente alla società Experta S.r.l.. Come avvenuto già per gli esercizi passati, è stato elaborato un piano dei controlli DIR - PC ( Piano Controlli 2017 v.1) allo scopo di indicare le linee guida che caratterizzano le diverse verifiche di controllo e fornire una schedulazione delle attività da svolgere nel corso dell esercizio. 2 CONTROLLI SVOLTI E RISULTATI Le attività di controllo, compito dell OdV, sono riconducibili al Piano Integrato dei Controlli per l esercizio 2017 e si distinguono in: Acquisti e Amministrazione Pianificazione Gestione progetti Direzione Risorse Umane Monitoraggio modello organizzativo ex D.Lgs. 231/01, Anti Corruzione e Trasparenza Sistema Gestione per la Qualità (vision 2015) ritenute le verifiche minime necessarie al fine di valutare l efficacia dell intero Sistema di Controllo Interno. Per quanto riguarda le informazioni di dettaglio circa le attività svolte e i relativi riscontri si rimanda ai diversi documenti redatti in occasione delle verifiche effettuate. Internal Auditing e Organismo di Vigilanza Rapporto attività

5 3 GIUDIZIO COMPLESSIVO E RACCOMANDAZIONI Le attività di controllo, compito dell O.d.V., sono riconducibili al Piano Integrato dei Controlli per l esercizio 2017 e si distinguono in: 2. Acquisti e Amministrazione: lo scopo della verifica, effettuata in data 19/05/2017, è stato quello di assicurare la Direzione sul rispetto di tutti gli adempimenti di legge nonché il mantenimento degli standard qualitativi desiderati da parte di tutti i fornitori di beni e servizi. In base ai risultati dell audit effettuato, è possibile esprimere un giudizio positivo rispetto al processo in questione. Nel corso della verifica si è osservato come le procedure di riferimento che definiscono i processi relativi a tutti gli atti amministrativi, alla generazione degli ordini di acquisto e alla scelta e al controllo dei fornitori siano state opportunamente rispettate. 3. Pianificazione: Lo scopo della verifica, effettuata in data 29/05/2017, è stato quello di accertare la capacità del processo di pianificazione di raggiungere gli obiettivi e di controllare e prevedere gli scostamenti con un margine di rischio accettabile. Nel corso dell incontro il responsabile dell Area Pianificazione ha illustrato il budget della Fondazione per l esercizio Nella pianificazione sono state specificate le attività e le singole azioni operative, i tempi per effettuarle, le risorse umane e tecniche, il piano economico finanziario e gli strumenti di controllo. La verifica ha rilevato come il processo di progettazione delle attività sia stato attentamente svolto e presidiato dalla Direzione ma come abbia comunque risentito, a posteriori, del periodo di incertezza vissuto dalla Fondazione nel corso dell intero esercizio. 4. Gestione progetti (SAL): questa verifica, svoltasi in data 9/10/2017, ha avuto l obiettivo di analizzare il macro-processo di conduzione delle attività. Secondo la procedura, la corretta gestione dei progetti comporta la rendicontazione delle ore e delle spese per ciascun progetto a fronte dell avanzamento dei lavori pianificati, la produzione dei deliverable previsti e il raggiungimento degli obiettivi dichiarati. Il gestionale Workfront costituisce il principale riferimento per l intero sistema di pianificazione e controllo dell attività della Fondazione e, come tale, utilizzato in modo efficace da tutti i Project Manager. Gli indicatori e gli allarmi generati dal sistema sono tenuti sotto controllo e corretti tempestivamente o inseriti in un processo più ampio di ri-pianificazione. Tale circostanza si è verificata più volte nel corso del 2017 a fronte delle già citate incertezze nella fase di pianificazione. Internal Auditing e Organismo di Vigilanza Rapporto attività

6 5. Direzione: La presente verifica ha coinvolto la Direzione e le altre posizioni apicali della Fondazione. Lo scopo è stato quello di individuare eventuali opportunità di miglioramento per il raggiungimento degli obiettivi strategici della Fondazione con particolare attenzione ai risultati (raggiunti e obiettivo), alla distribuzione dei compiti tra le risorse e alla comunicazione interna tra dipendenti e Direzione. La verifica, svoltasi in data 13/11/2017, ha evidenziato come, nonostante il particolare contesto economico non favorevole e l evoluzione cui sta tendendo la Fondazione, la Direzione abbia cercato di rispondere, con azioni pratiche e con una comunicazione interna presente, alle problematiche che si sono presentate. La situazione legata ai ritardi nell attivazione di alcuni progetti strategici ha comportato la necessità di rivedere, in parte, alcune modalità operative allo scopo di garantire la continuità aziendale della Fondazione. L OdV ritiene tuttavia fondamentale che un canale di comunicazione e di aggiornamento chiaro e tempestivo venga mantenuto aperto, al fine di aggiornare l organico sulle evoluzioni in essere e sui cambiamenti che inevitabilmente hanno ripercussioni su ruoli, mansioni e responsabilità delle risorse della Fondazione. 6. Risorse umane: il controllo in oggetto, avvenuto in data 13/11/2017, ha avuto lo scopo di verificare da un lato la presenza di un piano formativo per l esercizio 2017 e la presenza del piano di formazione (Piano di formazione 2018). Nel corso della verifica è stato rilevato come la procedura relativa alla gestione del personale sia conosciuta dalla Direzione e correttamente applicata. Seppure non sempre in modo formale, la Direzione ha cercato per tutto l esercizio di curare la comunicazione delle informazioni, al fine di garantire il massimo coinvolgimento delle risorse e un clima collaborativo in cui i dipendenti possano proporre le proprie idee per il miglioramento delle performance aziendali. Non sono state riscontrate non conformità con la procedura in vigore e l attenzione riservata all importanza della rilevazione delle competenze e alla ricerca di contributi per la realizzazione di piani di formazione professionale è stato il segnale della strategia della Fondazione di investire nella creazione di figure professionali in grado di rispondere alle future esigenze della Fondazione. Nel corso del mese di novembre è stata effettuata la misura del livello di stress lavoro correlato, come previsto dalla normativa (L.81/08) con cadenza biennale. L analisi degli indicatori ha rilevato, per tutte e tre le aree analizzate separatamente (Acceleratore, Amministrazione e Segreteria), un livello di rischio basso e non ha evidenziato particolari condizioni organizzative che possano determinare la presenza di stress correlato al lavoro. Internal Auditing e Organismo di Vigilanza Rapporto attività

7 7. Monitoraggio modello organizzativo ex D.Lgs. 231/01, Anti Corruzione e Trasparenza: la verifica, avvenuta in data 15/12/2017, è stata condotta tramite un intervista al Quality Manager e con il coinvolgimento della Direzione con l obiettivo di monitorare l efficacia del Sistema Integrato di Gestione per la Qualità, di analizzare il modello ex D.lgs. 231/01 e controllare la relativa mappa delle attività a rischio. Il controllo inoltre ha avuto lo scopo di accertare l effettiva attuazione del piano anticorruzione (in particolare analizzando le eventuali criticità segnalate dal responsabile dell anticorruzione) e verificare l attuazione del programma per la trasparenza e l integrità. Non si sono verificate violazioni del Codice Etico né procedimenti disciplinari o sanzionatori. Il monitoraggio del modello organizzativo ex D.Lgs. 231/01, Anti Corruzione e Trasparenza ha dato pertanto esito positivo e il sistema di controllo risulta essere garantito dalle regole e dalle procedure di cui si è dotato il sistema Gestione Qualità. 8. Sistema Gestione per la Qualità: la verifica, condotta contestualmente al precedente controllo sul modello 231, ha lo scopo di verificare che il sistema integrato dei controlli messo in atto dall Organismo di Vigilanza, sia efficace per correggere e prevenire deviazioni che potrebbero portare a violazioni delle norme cogenti o volontarie di riferimento. È stata verificata della corretta gestione del registro per le azioni correttive ( Azioni-Prev-Corr-SQ ). È stato inoltre verificato come il sistema potesse rispondere alle indicazioni previste dall aggiornamento alla vision2015 della norma ISO9001 tramite l esame dei documenti: Politica della Qualità 2018 (14/12/2017) Contesto dell organizzazione e Prati interessate (05/12/2017) Gestione dei rischi e delle opportunità (30/11/2017) L audit di certificazione, avvenuto il 30 gennaio 2018 a cura di DNV-GL, ha dato esito positivo. Internal Auditing e Organismo di Vigilanza Rapporto attività

8 4 CONCLUSIONI Come risulta dall analisi sintetica dei diversi controlli effettuati nel corso dell esercizio 2017, non si sono rilevate anomalie organizzative o comportamentali nella gestione delle attività della Fondazione. Il giudizio relativo all efficacia del Sistema Integrato di Gestione Qualità, inteso sia come strumento utile al monitoraggio delle performance aziendali in relazione al perseguimento degli obiettivi definiti dal Management sia come monitoraggio del modello ex L.231/01, con aggiunta delle verifiche pertinenti rispetto all anticorruzione e alla trasparenza, è sostanzialmente positivo, nonostante il clima di incertezza vissuto dalla Fondazione nel corso dell intero esercizio, in particolare relativamente alla natura giuridica dell ente. Il piano dei controlli 2018 dovrà essere almeno in parte intensificato e dovrà in particolare concentrarsi sul processo degli acquisti allineato, a partire da marzo 2018, a quanto previsto dal Codice degli appalti pubblici (D.lgs. 50/2016) e sugli obblighi di trasparenza, per ottemperare a quanto dovuto in qualità di ente di diritto pubblico. Dovrà infine essere consolidato il processo di gestione dell attività commerciale, che al momento incide per meno del 20%, ma il cui valore sarà in crescita negli anni successivi. Internal Auditing e Organismo di Vigilanza Rapporto attività