Il documento elettronico diventa l originale: maggiore efficienza nell interazione con la pubblica Amministrazione

Transcript

1 Il documento elettronico diventa l originale: maggiore efficienza nell interazione con la pubblica Amministrazione Mauro Pasquinelli Consulente per le Soluzioni nella Pubblica Amministrazione

2 Dematerializzazione dei documenti e Legalizzazione del documento elettronico L esigenza La soluzione Le regole La tecnologia Gli effetti Le ricadute Il processo Pag. 2

3 L Esigenza Rendere semplice e sicura la dematerializzazione dei documenti Il mercato richiede una metodica unica e certa per la dematerializzazione dei documenti, in modo da considerare originale il file informatico e qualunque altra rappresentazione una copia conforme. Legalizzare il documento digitale Il documento dematerializzato deve assumere valenza legale e poter essere esibito in ogni sede giuridica comprovando l effettiva identità dell autore, la certezza dei contenuti, la sicura temporalità e la cronologia. Renderne verificabile l autenticità Deve essere possibile verificare l autenticità e la validità del documento digitale tramite un soggetto terzo che garantisca il riscontro oggettivo della registrazione. Pag. 3

4 La Soluzione Il Registratore di Protocollo: Un processo brevettato La tecnologia del Registratore di Protocollo, per la sua esclusività e per l alto livello d innovazione raggiunto, ha ottenuto di potersi annoverare tra le scoperte scientifiche e quindi poter depositare il brevetto (n.mi2004a-1533). Tramite un processo informatico è possibile ottenere la validità e la legalità di un documento o di un qualsiasi file digitale. Questo processo integra e supera tutte le tecnologie che sono state fin ora utilizzate, garantendo non solo l autore ma anche la cronologia, la rispondenza dei contenuti, la provenienza, la conservazione, che sono di fatto le caratteristiche necessarie per considerarlo pienamente valido ai fini legali. Pag. 4

5 Le Regole DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa (Testo A) CAPO II DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA SEZIONE I DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI Articolo 6 (L-R) Riproduzione e conservazione di documenti 1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. (L) 2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall Autorità per l informatica nella pubblica amministrazione. (L) Pag. 5

6 La Tecnologia Nel rispetto delle leggi e delle regole CNIPA E una soluzione realizzata secondo le leggi e le regole CNIPA in modo da assolvere ai compiti di certificazione dei documenti e ottenere così loro completa sostitutività Protocollo automatico Le attività vengono svolte senza richiedere azioni specifiche da parte dell operatore e senza nessuna discrezionalità. Il Registratore di Protocollo provvede alla memorizzazione cronologica dei file sottomessi al processo e fornisce le prerogative legali per poterli considerare originali Infrastruttura di certificazione Siemens è in grado di realizzare l infrastruttura di consultazione dei dati relativi alle registrazioni dei file certificati e consentire la verifica immediata di qualsiasi documento processato dal Registratore di Protocollo Pag. 6

7 Gli Effetti Documenti e file legali ed originali Tramite il processo di legalizzazione digitale possiamo ottenere documenti certi e tracciabili in modo che si possa sostituire completamente la copia cartacea La carta non serve più Possiamo eliminare immediatamente tutti gli archivi tradizionali e recuperare spazio ed ergonomia negli uffici italiani Gli Uffici Pubblici diventano completamente digitali I cittadini e le aziende possono legalizzare i loro documenti e recapitarli a tutte le P.A. in modo da fornire l occasione di attivare i processi digitali dei Servizi Pubblici e avviare finalmente il cambiamento tecnologico auspicato dal Codice del Ministro Stanca Pag. 7

8 Le Ricadute Semplicità nei rapporti tra il cittadino e la P.A. Con l avvento dei documenti digitali certificati si possono aprire nuove prospettive nelle relazioni tra i cittadini e le Pubbliche Amministrazioni, nel pieno rispetto della sicurezza e della legalità Rapidità nel disbrigo delle pratiche per le aziende I servizi per le aziende possono venire erogati tramite portali WEB, favorendo la rapidità e l efficienza. Le aziende otterranno risparmi considerevoli grazie alla minore burocrazia richiesta Economie di scala per tutti Possiamo così ottenere molti vantaggi per il Sistema Paese che si collocherebbe ai vertici europei per efficienza ed economicità dei Servizi Pubblici Pag. 8

9 Il Processo di Legalizzazione 3. I documenti legalizzati vengono trasferiti agli uffici interessati tramite le funzioni automatiche di notifica. 2. Il documento viene protocollato, firmato digitalmente e criptato, quindi archiviato in modo digitale. Direzione Ragioneria Segreteria 1. Il documento viene digitalizzato tramite uno scanner o un processo automatico del sistema. Viene poi timbrato riportando numero dell apparecchio, numerazione progressiva, data e numero di pagine. Ufficio Tecnico 4. I dati di registrazione vengono trasferiti all infrastruttura di certificazione e verifica Pag. 9

10 Qualunque file può essere legalizzato Posta Fax Protocollo Acquisizione Indicizzazione Archiviazione Invio dati al server centrale Uffici Sistema Informativo Stampa Fax Indicizzazione Archiviazione Spedizione Protocollo Pag. 10

11 Il futuro è già arrivato Pag. 11

12 Il documento elettronico diventa l originale: maggiore efficienza nell interazione con la pubblica Amministrazione Grazie per l attenzione. Per ulteriori informazioni: info.marketing@siemens.com Siemens Com Enterprise 12