Le trasferte tra semplificazione, trasparenza, efficienza ed economicità

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1 Università degli Studi di Ferrara Le trasferte tra semplificazione, trasparenza, efficienza ed economicità Michela Pilot Venezia, 16 maggio 2015

2 Quali sono le esigenze? Dare un servizio agli incaricati in missione. Evitare il più possibile che gli incaricati a svolgere missione debbano anticipare spese. Organizzare ospitalità ad ospiti esterni (reputazione). Scelta della soluzione più economica. Semplificare e dematerializzare il ciclo missioni dall autorizzazione alla liquidazione. Razionalizzare il lavoro amministrativo. Evidenza e trasparenza. Corretta risposta agli adempimenti (fattura elettronica, split payment, ecc)

3 L esperienza di Unife Ad oggi Unife ha in essere due contratti: Trenitalia (prenotazione on-line dei biglietti di treni con fatturazione diretta all Ateno e pagamento a ricevimento fattura). Agenzia di viaggi (scelta con procedura aperta comunitaria) per prenotazioni di titoli di viaggio aerei e servizi alberghieri. NON SI TRATTA DI CONTRATTI VINCOLANTI.

4 TRENITALIA: il servizio. Garantito un importo minimo in base al quale sono state definite le condizioni contrattuali. Accesso con credenziali a utenti abilitati. Sconti in base a volume di biglietti per treni a media e lunga percorrenza (percentuali a fasce). Trasmissione di fatture mensili distinte per centri di responsabilità.

5 TRENITALIA: i risultati Utilizzo capillare. Soddisfazione degli utenti. Rispetto delle condizioni contrattuali (rimborsi e applicazione di bonus sconto). Difficoltà nell attribuzione delle singole spese ai progetti di ricerca specifici (una fattura per ogni centro di responsabilità per cui non vengono indicati i codici CUP). Difficoltà con la gestione della fattura elettronica. Necessità di controllo puntuale e manuale da parte dell operatore. Contratto scade a dicembre Rinnovo? E Italo?

6 AGENZIA DI VIAGGIO: il servizio Indicazioni precise delle necessità, via mail, almeno tre giorni lavorativi prima della partenza (casella di posta dedicata). Biglietti elettronici recapitati via mail; biglietti cartacei consegnati presso la sede di servizio dell incaricato. Consulenza in merito a eventuali polizze di assicurazione, garanzie per infortuni, ecc. Proposte nel rispetto del regolamento di Unife e della normativa. Possibilità di disdire le prenotazioni entro le ore de giorno precedente all arrivo senza applicazione di penali. Possibile richiesta visti d ingresso presso uffici competenti. Definizione punti ordinanti autorizzati. Una fattura mensile per ogni centro di responsabilità (punto ordinante) con il dettaglio dei servizi erogati. Condizioni economiche:

7 AGENZIA DI VIAGGIO: i risultati Utilizzo non capillare. Soddisfazione degli utenti inferiore alle aspettative. Proposte meno economiche di quanto il singolo utente riesce a spuntare attraverso la ricerca personale (ma non contiamo il tempo impiegato nella ricerca!) Difficoltà nell attribuzione delle singole spese ai progetti di ricerca specifici (una fattura per ogni centro di responsabilità per cui non vengono indicati i codici CUP). Difficoltà con la gestione della fattura elettronica. Necessità di controllo puntuale e manuale da parte dell operatore.

8 AGENZIA DI VIAGGIO: self booking Richiesta da capitolato. Piattaforma informatica attraverso la quale i singoli utenti possono prenotare autonomamente voli o alberghi. Piattaforma aggiornata con disponibilità per facilitare la scelta alla tariffa migliore con informazioni sulle possibilità di risparmio. OPZIONE MAI AVVIATA!!!

9 Prospettive future. Razionalizzare l intero processo Dematerializzazione del ciclo missioni dalla richiesta di autorizzazione al rimborso delle spese sostenute attraverso una procedura unica Ufficio unico di gestione spese per missione? Valutare costi benefici! Valutare sistemi di pagamento alternativi alla richiesta di anticipo inseriti in un sistema di controllo autorizzatorio della spesa e delle condizioni previste dal regolamento senza escludere la possibilità di avere un agenzia a supporto dell organizzazione delle trasferte. Non sottovalutiamo la semplificazione della procedura amministrativa: valutazione dell impegno delle risorse umane!

10 Grazie per l attenzione.