Università Ca Foscari Venezia

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1 Università Ca Foscari Venezia Gestione del processo di trasferta: modelli a confronto. Obiettivo: efficienza, trasparenza, sicurezza e sostenibilità Carta di credito virtuale Ca Foscari - Airplus. Prime valutazioni By Ing. Alberto Scuttari Direttore Generale 1

2 Da: Frecciarossa per Milano: 2 classe Mi siedo di fronte ad una signora, all incirca mia coetanea, che affannosamente cerca di mettere ordine a un groviglio di scontrini disseminati sul tavolino. - Collega eh? esordisco Ho indovinato. E una professoressa di XXX. La catalogazione e la classificazione degli scontrini delle missioni è diventata una delle principali attività di noi professori, accanto all insegnamento, alla ricerca e all innovazione. Penso che sia questione di poco ed un sistema di valutazione verrà escogitato anche per questa nuova occupazione strategica. Aspettiamoci presto la SUA-SM, dove SM sta per Scontrini Missioni = 2

3 Dal corridoio di Ca Foscari Ca Foscari: Dipartimento di YYY Bisogna sostituire il collega del personale che si occupa delle missioni. Purtroppo è assente per un periodo a causa di problemi familiari. Chi è disponibile a sostituirlo? -Gelo. Ma dai, si tratta solo di un breve periodo? - Guardi, non ho voglia di rispondere al telefono anche di notte. Qui tutti ti dicono le cose all ultimo secondo, il giorno dopo hanno l aereo e chiedono pure l anticipo. E poi, le pezze giustificative sono random, non appartengono mai alla stessa missione, per non parlare di quando sono scritte in cinese. 3

4 Keywords - Sostenibilità, - Dematerializzazione, - Efficienza, - Efficacia, - Sicurezza, - Trasparenza, - Attenzione al cliente e accountability. = - Miglioramento della soddisfazione dell utenza (interna ed esterna) - Miglioramento dei processi interni 4

5 Carta di credito Ca Foscari/Airplus 5

6 Le Missioni a Ca Foscari. Alcuni dati: - Costo annuo: 1,2 milioni di euro; docenti; personale TA; -17 Strutture coinvolte; trasferte all anno; - Costo medio: 400 euro. 6

7 Introduzione della carta di credito virtuale (a pieno regime da settembre 2014) - Semplicità; - Eliminata la necessità di anticipazione da parte del personale in missione (o da parte dell amministrazione); - Eliminata necessità di passaggio attraverso unica agenzia; - Eliminati ritardi di pagamento ai fornitori di servizi e semplificata l organizzazione dei pagamenti missioni (con recupero di efficienza e di risorse); - Rendicontazione unitaria e progressiva (anche on line per chi va in missione); - Monitoraggio più attento a puntuale. 7

8 Carta di credito virtuale Ca Foscari - Airplus- Prime valutazioni. Periodo di riferimento: settembre 2014 aprile 2015 (8 mesi) missioni effettuale nel periodo in Italia; 509 in Europa; 155 extra UE. Totale missioni set-14 ott-14 nov-14 dic-14 gen-15 feb-15 mar-15 apr-15 8

9 Richieste emissione carta di credito virtuale: Totale missioni Richieste carta % ITALIA ,0% UE ,3% EXTRA UE ,9% Totale ,8% L incidenza del numero di richieste aumenta in ragione della distanza della destinazione, evidenziando un probabile rapporto tra il costo del viaggio e la richiesta di carta di credito. 9

10 Richieste emissione carta di credito virtuale evidenza per Ruolo: N. Missioni Richieste Carta % Professori ,0% Assegnisti, Dottorandi e Ricercatori T Det ,7% PTA e Dirigente ,9% Altro personale ,2% TOTALE ,8% 10

11 Incidenza della missioni con richiesta di carta di credito in termini di spesa Utilizzo carta di credito sul totale delle missioni (in termini di spesa) 100% 90% 80% 70% 60% 50% Con carta Senza carta 40% 30% 20% 10% 0% set-14 ott-14 nov-14 dic-14 gen-15 feb-15 mar-15 apr-15 11

12 Totale missioni - Scelte di viaggio altro 20% aereo 22% treno B2B 4% treno 54% Utilizzo Airplus - Scelte di viaggio treno B2B 4% altro 20% aereo 32% treno 44% 12

13 Alcune considerazioni - 1 In media per il 10% delle missioni viene richiesta l emissione di una carta di credito virtuale; In media il 25,4% della spesa complessiva viene sostenuta con carta di credito virtuale L emissione della carta di credito virtuale viene più frequentemente richiesta per trasferte in luoghi extra EU e per l acquisto di biglietti aerei 13

14 Alcune considerazioni - 2 Maggiore integrazione con il sistema di contabilità - lo strumento garantisce flessibilità e praticità all utilizzatore, ma ancora non comporta risparmi apprezzabili in termini di adempimenti amministrativi (back office). E attualmente allo studio una soluzione con CINECAe Airplus. Sviluppo di un preciso sistema di calcolo delle emissioni - la procedura missioni sarà integrata con il calcolo delle emissioni di CO2 derivanti dalla scelta di viaggio operata, fornendo le informazioni per le alternative possibili (es. treno, aereo, auto, ecc) prima che la scelta venga eseguita 14

15 Grazie per l attenzione alberto.scuttari@unive.it 15