Procedura Q PQA - 51 TURNI MACCHINA E TURNI PERSONALE VIAGGIANTE

Transcript

1 PQA51 Data 20/12/2007 Revisione 3 PQA - 51 TURNI MACCHINA E TURNI PERSONALE TIMBRO/FIRMA PER COPIA CONTROLLATA.. Emittente: Autorizzazione RD AD

2 Responsabilità Settore Nominativo Firma Redatto da: UO S&P B.Bastogi- UO GeRe A.Viti Approvato da: FQ Banti A. Autorizzato da: AD Palloni M. Revisione n. Motivo della revisione Data 1 Prima Emissione 11/04/ Modifiche varie 09/09/ Modifiche organizzative e adeguamento nuovo format CTT 20/12/2007 Pagina 2 di 9

3 INDICE 1. SCOPO E CAMPO D APPLICAZIONE RIFERIMENTI, DEFINIZIONI E SIGLE DI STRUTTURA Riferimenti Definizioni Sigle di struttura DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ E DELLE RESPONSABILITÀ Responsabilità di applicazione Attività Programmazione dei turni Programmazione e vestizione dei turni macchina Vestizione dei turni del personale (assegnazione programmata) Messa a punto del servizio per il giorno successivo (vestizione giornaliera) Sciopero Diagramma di flusso Modalità di gestione delle non conformità Documenti utilizzati da questa procedura Lista di distribuzione PARAMETRI DI CONTROLLO MODULISTICA... 9 Pagina 3 di 9

4 Jj 1. SCOPO E CAMPO D APPLICAZIONE La procedura definisce le modalità di programmazione e vestizione dei turni dei mezzi e del personale viaggiante. La procedura si applica a tutte le attività di trasporto. 2. RIFERIMENTI, DEFINIZIONI E SIGLE DI STRUTTURA 2.1 Riferimenti Manuale della Qualità e norma UNI EN ISO 9001:2000 ai capitoli 6.1, Accordi sindacali (contratti nazionali e accordi integrativi aziendali) 2.2 Definizioni I termini personale viaggiante e autisti vengono correntemente utilizzati come sinonimi. Programmazione dei turni: attività svolta in fase di formulazione degli orari al fine di determinare lo schema di turni necessario a coprire le esigenze del servizio. La programmazione dei turni è la rappresentazione d insieme dei turni di un deposito nelle diverse configurazioni di orario, per un determinato periodo canonico dell esercizio. Vestizione dei turni: assegnazione di ciascun turno al personale Turni base: è lo schema di riferimento della sequenza settimanale dei turni (matrice di rotazione). Sviluppo della ciclicità dei riposi: è la definizione delle posizioni di riposo e di mancata prestazione in un periodo campione e la proiezione su base annua della stessa definizione. 2.3 Sigle di struttura AD: Amministratore Delegato FQ: Funzione Qualità UO S&P: Studio e Programmazione UP: Ufficio Programmazione UO GERE: Unità Operativa Gestione Rete CSAV: Capo Squadra Assistenza Veicoli Pagina 4 di 9

5 3. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ E DELLE RESPONSABILITÀ 3.1 Responsabilità di applicazione Attività UP CSAV UO GER E Programmazione dei turni del personale C R Programmazione dei turni macchina C R Vestizione turni macchina Vestizione turni agente e vestizione giornaliera Sciopero R R R UO S&P C = coinvolto R = responsabile 3.2 Attività Programmazione dei turni La programmazione dei turni viene effettuata con il supporto di un applicativo software (Microbus). Le modalità di programmazione dei turni è diversa a seconda che si tratti di servizio urbano o extraurbano o servizio saltuario (esempio: noleggio): Per il servizio urbano, si definiscono dapprima gli orari per mezzo del grafico delle corse. Per il servizio extraurbano e per i servizi speciali (trasporto disabili, trasporto alunni, prontobus), la disponibilità del mezzo e dell autista è un fattore che condiziona l erogazione del servizio, per cui la programmazione di orari e turni viene fatta contemporaneamente, al fine di assicurare le risorse necessarie all erogazione del servizio; Per i servizi saltuari, non viene effettuata programmazione, ma vengono riservate disponibilità di personale in funzione dell impegno prevedibile. La programmazione dei turni del personale viaggiante è eseguita da UP. La rappresentazione dei turni del personale viaggiante è in formato definito dal software applicativo, suddiviso in: Pagina 5 di 9

6 turno agente: codice numerico univoco con una o più ripresa, con l indicazione di - ora di presentazione alla chiamata - luogo turno macchina (e relativi dettagli) e ora di fine servizio sul turno bus (per ogni turno bus che si può ripetere). Il criterio seguito per la programmazione dei turni del personale è di mantenere un certo numero di posizioni libere (turni in bianco) per poter assicurare la copertura delle posizioni che si rendano indisponibili senza dover riprogrammare l intero ciclo di turni. I turni sono rivisti due volte all anno (invernale, estivo)e all interno possono avere programmazioni specifiche. Ogni singolo turno ha la rappresentazione analitica che riporta in dettaglio l elenco degli eventi che lo compongono: orario di chiamata, codice turno bus, ora di fine turno su turno bus, località ove si smonta.. Per ciascun turno sono previste le contabilizzazioni dei tempi: guida, sosta, accessori, forfettizzati, nastro, indicazione turno spezzato, ore nelle fasce di maggiorazione notturna, riserve, ecc. La ciclicità dei riposi risponde alla normativa di legge, agli accordi sindacali e alle esigenze di servizio. La programmazione dei turni deve essere terminata almeno 30 giorni prima della loro entrata in vigore per permetterne la comunicazione alle Organizzazioni Sindacali.. Fanno accezione i servizi speciali che per la loro natura di servizi semi programmati rispondono alle mutevoli esigenze degli utenti. Pertanto la programmazione è effettuata settimanalmente con variazioni quotidiane: Lo sviluppo dei turni base rappresenta la programmazione del servizio per il periodo di tempo indicato in condizione ideale, pertanto senza alcuna causa perturbatrice della organizzazione del servizio Programmazione e vestizione dei turni macchina Per i turni macchina, in sede di formulazione dell orario, si provvede ad identificare le tipologie di mezzi necessari al fine di fornire al responsabile della gestione le informazioni necessarie alla gestione ottimale dei mezzi disponibili. La programmazione dei turni macchina è effettuata da UP. Sulla base dello schema dei turni macchina, il capo squadra assistenza? veicoli provvede quotidianamente ad attribuire un autobus per ciascun turno macchina e a posizionarlo ove richiesto da UP. Pagina 6 di 9

7 La consuntivazione dei turni programmati è riportata da UP su un apposito modulo al fine di valutare l impiego dei mezzi e di disporre di dati utili alla ricerca di soluzioni ottimali. La vestizione dei turni macchina è effettuata da CSAV sulla base della disponibilità dei mezzi idonei al servizio e delle caratteristiche del servizio stesso Vestizione dei turni del personale (assegnazione programmata) La vestizione dei turni del personale viaggiante viene svolta da GR in collaborazione con i responsabili dei depositi di competenza. GR esamina la documentazione relativa alla programmazione dell esercizio (orari, corse, servizi speciali e turni) e deve attuarla tenendo presenti le effettive disponibilità del personale e gli eventuali servizi saltuari (per esempio: noleggi). In alcuni periodi dell anno o in particolari condizioni di esercizio può risultare necessario attualizzare la gestione articolandola in turni provvisori del personale viaggiante, validi solo ed esclusivamente per il periodo interessato. Tutte le variazioni alla programmazione dei turni sono responsabilità di UP; tutte quelle non programmate sono di GR. I turni sono comunicati al personale tramite bacheca o comunicato inserito nel contenitore del turno bus Messa a punto del servizio per il giorno successivo (vestizione giornaliera) Ogni mattina GR verifica la preconoscenza del giorno successivo provvedendo ad aggiornarla con le variazioni del personale (assenze, cambi turno) che devono essere sempre registrate tempestivamente. A questo punto si assegnano in prima approssimazione per ciascun deposito i turni agli autisti disponibili evidenziando eventuali esuberi o carenze di organico. Tale assegnazione deve essere verificata inserendo i fuori turno e gli autisti con turno in bianco. Se in un deposito vi sono autisti in esubero, essi possono essere trasferiti all altra residenza; in casi estremi si ricorre a ferie o ferie d ufficio. Se vi è carenza di personale, è possibile arrivare alla soppressione di ferie del personale e/o affidando le corse ad altri autisti in straordinario Sciopero La presenza di uno sciopero del personale viaggiante obbliga GR a definire le istruzioni di comportamento del personale viaggiante in base al regolamento di servizio. I turni macchina vengono modificati di conseguenza. Pagina 7 di 9

8 3.3 Diagramma di flusso Non necessario 3.4 Modalità di gestione delle non conformità Le principali Non Conformità sono rappresentate da: Non disponibilità della programmazione turni all avvio del servizio: è compito di UP definire un programma provvisorio. Si tratta di NC di gravità 1 Termine della programmazione dei turni con meno di 10 giorni di anticipo rispetto all entrata in vigore: NC di gravità 2; E compito di UP ricercare le cause e definire le opportune azioni correttive al fine di evitarne il ripetersi. Mancanza di mezzi: NC di gravità 1; Mancanza di scorta mezzi: NC di gravità 2. E compito di AM ricercare le cause e definire le opportune azioni correttive al fine di evitarne il ripetersi Mancanza di personale per i turni operativi: NC di gravità 1; E compito di UO S&P ricercare le cause e definire le opportune azioni correttive al fine di evitarne il ripetersi. 3.5 Documenti utilizzati da questa procedura Accordi sindacali, in relazione a: ore lavorate settimanali, ore massime lavorate giornaliere, settimanali, possibilità di turni spezzati, numero di riposi, ecc. Orari Lista (quadro) turni Matrice di rotazione Preconoscenza del giorno successivo Consuntivazione turni macchina Disponibilità giornaliera dei mezzi 3.6 Lista di distribuzione La presente procedura è disponibile sulla rete aziendale. Una copia cartacea è disponibile presso i posti di lavoro non collegati in rete oppure ove sia difficoltoso l accesso ad un PC. È compito del responsabile del settore assicurare l aggiornamento della procedura sul posto di lavoro Pagina 8 di 9

9 . 4. PARAMETRI DI CONTROLLO Chilometri in trasferimento in rapporto ai chilometri totali (dato annuale) Ore in straordinario in rapporto alle ore programmate (dato mensile) Percentuale di turni in bianco sul numero di turni totale (dato annuale) Numero di casi di corse annullate per mancanza di personale (dato mensile). Disponibilità media di mezzi per il servizio (dato mensile) Numero di corse annullate per mancanza di mezzi (dato mensile) 5. MODULISTICA Non è necessaria una modulistica specifica, in quanto realizzata dai documenti richiamati dalla procedura. Pagina 9 di 9