DEFINIZIONI. ISO 9000 Vision 2000

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1 DEFINIZIONI ISO 9000 Vision 2000 Procedura: documento prescrittivo, avente l obiettivo di garantire l efficienza e l efficacia del sistema di gestione attraverso la standardizzazione del percorso da seguire per il raggiungimento di uno scopo, indicando le attività necessarie, le modalità e le responsabilità. Può rimandare la descrizione delle modalità, se molto dettagliate, a documenti di livello inferiore, le istruzioni operative Istruzione Operativa: documento prescrittivo, che descrive nel dettaglio le operazioni da effettuare per eseguire una determinata operazione/ attività

2 IMPORTANZA DELLE PROCEDURE ISO 9000 Vision 2000 Le procedure permettono di: prevenire possibili errori e deviazioni; ottenere riproducibilità attraverso la standardizzazione delle operazioni di esecuzione e di verifica contenere la propensione generale alla creazione di differente documentazione sullo stesso argomento formare ed informare il nuovo personale riguardo ad un compito delimitare in modo chiaro le interfacce di responsabilità

3 LE PROCEDURE ISO 9000 Vision 2000 Indicano generalmente: lo scopo di una attività ciò che deve essere fatto: chi lo deve fare quando come (materiali, attrezzature, criteri) I momenti di verifica e le informazioni/ dati che devono essere registrati a fronte degli stessi ed i documenti di registrazione da utilizzare

4 Ha senso definire come e perché si deve pulire una sala operatoria e chi lo deve fare? 1 2 Il buon senso e l esperienza cosa vi dicono? 3 Penso sia Allora la 4 importante, anzi procedura va indispensabile! fatta! Vedi pag. QUANTE PROCEDURE SI DEVONO SCRIVERE?

5 STRUTTURA DELLE PROCEDURE 1. Scopo/Obiettivi 1.1.Scopo 1.2.Obiettivi 2.Campo di applicazione 3.Modifiche alle revisioni precedenti 4.Definizioni 5.Matrice delle Responsabilità/Attività 6.Il Diagramma di flusso 7.Descrizione delle Attività 8.Riferimenti e Allegati 8.1.Riferimenti 8.2.Allegati 9.Indicatori/Parametri di Controllo 10.Lista di Distribuzione

6 STRUTTURA DELLE PROCEDURE Scopo: perché viene sviluppata e cosa si prefigge Obiettivi: gli obiettivi che si raggiungono attraverso la corretta applicazione delle attività descritte in procedura, ovvero gli eventi indesiderati che si vogliono evitare Campo di applicazione: le strutture che devono applicare la procedura e le situazioni in cui si applica Modifiche: storia modifiche documento (pagine modificate, tipo e natura delle modifiche)

7 STRUTTURA DELLE PROCEDURE Definizioni: la descrizione per esteso delle sigle proprie del linguaggio tecnico e delle abbreviazioni che vengono utilizzate nel testo Matrice di Responsabilità/Attività: indica chi è responsabile di una specifica attività (chi fa/cosa secondo la sequenza temporale delle attività) Diagramma di flusso: rappresentazione grafica della sequenza delle attività all interno del processo definito con le interdipendenze e le relazioni (simboli convenzionali)

8 STRUTTURA DELLE PROCEDURE Descrizione attività: descrizione testuale di tutte le attività rappresentate nel diagramma di flusso (dettaglio modalità operative) Riferimenti: documenti a monte (leggi, direttive, linee guida, pubblicazioni, ecc.) che regolano o descrivono l'attività in oggetto e documenti di pari grado (altre procedure) che gestiscono processi collegati. Allegati: documenti correlati alla procedura Indicatori: indicatori per monitorare e valutare le attività

9 CHI FA? Per chiarire le responsabilità riducendo le conflittualità e l anarchia PERCHÉ? COSA? Per definire le singole attività all interno di un processo complesso DOVE? Per comprendere lo scopo di un attività Per specificare il luogo dove viene svolta quell attività QUANDO? Per identificare i tempi (inizio, fine, durata, scadenze) COME? Per definire ed evidenziare le modalità d esecuzione di quell attività

10 SIMBOLOGIA DI BASE PER LA DESCRIZIONE DI UN PROCESSO MEDIANTE DIAGRAMMA DI FLUSSO Input del processo Azione Documento Decisione Azione Azione Azione Output del processo

11 Matrice delle Responsabilità/Attività 1 Figure responsabili Attività Figura 1 Figura2 Figura 3 Figura4 Figura_ n Strumenti di lavoro (documenti, cartelle, schedari, protocolli, linee guida, strumenti, ecc.)

12 IDENTIFICAZIONE DELLE PROCEDURE È il mezzo per l individuazione in modo univoco delle procedure stesse Deve essere predisposta e mantenuta per ogni procedura del sistema di gestione

13 RINTRACCIABILITA DELLE PROCEDURE È la capacità di seguire la l ubicazione di una procedura o il suo luogo d impiego E anche la capacità di ricostruire la storia delle modifiche apportate alla procedura stessa

14 IDENTIFICAZIONE E RINTRACCIABILITA DELLE PROCEDURE L identificazione è assicurata da: CODICE NUMERO DI REVISIONE La rintracciabilità è assicurata da: ELENCO DEI DOCUMENTI IN VIGORE LISTE DI DISTRIBUZIONE PAGINA DELLE MODIFICHE

15 Identificazione CODICE DELLE PROCEDURE PT24 Il codice è costituito da 13 caratteri così distribuiti: 2 caratteri Tipo di Document o 2 cifre N progressivo 3 caratter Struttur i a 3 caratteri Dipartimen to 3 caratteri UO/Servizi (*) o

16 Rintracciabilità ELENCO DEI DOCUMENTI IN VIGORE PT24 Elenco di tutti i documenti del sistema applicati (validi) indicando almeno: codice (titolo) numero di revisione (data di approvazione) ambito o reparto o ufficio di applicazione

17 Rintracciabilità LISTA DI DISTRIBUZIONE PT24 Serve a mantenere evidenza delle persone a cui un documento è stato consegnato Contiene le seguenti informazioni: codice (titolo) numero di revisione (data di approvazione) numero di copie nome della persona

18 CICLO DI VITA DELLE PROCEDURE fase di redazione fase di verifica fase di approvazione emissione/ distribuzione gestione delle modifiche

19 Chi deve fare le procedure? Mah! Le faccio fare da un consulente faccio prima! Far fare le procedure su cose che faccio io da un consulente che chissà quanto costa e che ogni momento è qui a farsi spiegare le cose! Farei prima a farle io e verrebbero anche meglio! Hai visto? La procedura è sbagliata! Io gli ho spiegato bene, ma lui non essendo del mestiere non ha capito! Poi dicono che non ci sono soldi per le incentivazioni ai dipendenti