Roma, 8 gennaio Apertura 2^ Tranche 2007

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1 Roma, 8 gennaio 2008 Spett.le A.D.F. ASSOFARM FARMINDUSTRIA FEDERFARMA FEDERFARMA SERVIZI Loro Sedi Apertura 2^ Tranche 2007 Per opportuna informazione e documentazione trasmettiamo copia della Circolare, in corso di spedizione, per il conferimento dei resi/rifiuti di competenza della 2^ Tranche semestrale 2007, ripartito in cinque distinti lotti individuati su base territoriale. Ciò in funzione del costante progressivo miglioramento del sistema volto, tra l altro, a ridurre sensibilmente i tempi di lavorazione dei resi/rifiuti e, quindi, di liquidazione dei relativi indennizzi alle farmacie e aziende distributrici. La ripartizione nei menzionati cinque lotti è così schematizzabile: Primo lotto: LIGURIA - TOSCANA UMBRIA - LAZIO ABRUZZO dal 10 marzo al 10 aprile 2008 Secondo lotto: VENETO - TRENTINO ALTO ADIGE - FRIULI VENEZIA GIULIA EMILIA ROMAGNA - MARCHE dal 1 aprile al 30 aprile 2008 Terzo lotto: LOMBARDIA - PIEMONTE - VALLE D AOSTA dal 21 aprile al 21 maggio 2008 Quarto lotto: CAMPANIA - MOLISE PUGLIA - BASILICATA dal 9 maggio al 9 giugno 2008 Quinto lotto: SARDEGNA- CALABRIA SICILIA dal 3 giugno al 30 giugno 2008 Con i migliori saluti. All.: csd. IL CONSIGLIERE DELEGATO Francesco Ascone ASSINDE Servizi s.r.l. Sede: Roma Viale Liegi, 32 Tel Fax Cap. Soc. Euro int. vers. R.I. di Roma/C.F./P. IVA

2 Roma, 8 gennaio 2008 Spett.le RESI II TRANCHE 2007 ( 1 luglio dicembre 2007) L Assinde Servizi S.r.l., unitamente all Assinde Finanziaria S.p.A., comunica la formale apertura del conferimento della Seconda Tranche 2007 dei resi/rifiuti farmaceutici indennizzabili sulla base del vigente Accordo interassociativo. Il conferimento dei resi/rifiuti di questa tranche è ripartito in cinque distinti lotti, individuati su base territoriale. Ciò in funzione di una razionalizzazione del sistema volta a ridurre sensibilmente i tempi di lavorazione dei resi/rifiuti e, quindi, di liquidazione dei relativi indennizzi. La Vostra Farmacia/Azienda distributrice rientra nel primo lotto e per questo la spedizione dei pacchi dovrà essere effettuata, in porto franco nostro domicilio, tassativamente DAL 10 MARZO 2008 AL 10 APRILE 2008 Vi ricordiamo che l Assinde Servizi S.r.l., nell intento di offrire alle Farmacie/Aziende Distributrici un servizio completo in linea con le vigenti normative italiane e comunitarie in materia di rifiuti, effettua lo smaltimento, (mediante termodistruzione) oltre che dei prodotti indennizzabili (medicinali etici ad uso umano) anche dei resi/rifiuti dei medicinali non indennizzabili e dei rifiuti relativi agli altri prodotti comunque vendibili in farmacia. PRODOTTI INDENNIZZABILI dall Assinde Finanziaria S.p.A. (in base all Accordo interassociativo sull indennizzo dei resi medicinali e riferiti alle sole aziende riportate nell allegato 1) a) Specialità medicinali etiche per uso umano SCADUTE, con data di scadenza compresa tra il 1 luglio 2007 e il 31 dicembre b) Specialità medicinali etiche per uso umano INVENDIBILI per provvedimento emesso dall Autorità competente che preveda una data di invendibilità compresa tra il 1 luglio 2007 e il 31 dicembre c) Prodotti STUPEFACENTI (in base al D.P.R. 309/90 ed ora alla Legge 49/2006, Tabella II, Sezioni A, B e C per le Farmacie e Tabella II, Sezioni A, B, C, D ed E per le Aziende Distributrici) risultanti dai verbali di distruzione redatti dalla ASL competente e comunque dall apposito modulo (All. 2) debitamente compilato. Per questi prodotti occorre fare riferimento, ai fini dell ammissibilità all indennizzo, alla data del verbale di cui sopra, che dovrà, quindi, essere stato redatto dalla ASL competente nel periodo compreso tra il 1 luglio 2007 e il 31 dicembre d) Prodotti DANNEGGIATI (All.3) per i quali l importo indennizzabile è pari al 95% di quanto fissato per i prodotti scaduti. Si ricorda che si considera danneggiato il prodotto che presenta alterazioni della forma e/o dell aspetto del confezionamento esterno, attribuibili a maneggiamento e trasporto durante le fasi di distribuzione, tali da pregiudicare la vendita al pubblico. Sono esclusi dalla categoria dei prodotti danneggiati i prodotti che presentano difetti di qualità e/o quantità dovuti ad imperfetta fabbricazione, i prodotti oggetto di apposita copertura assicurativa nonché i prodotti che risultino visibilmente danneggiati per effetto del trasporto con riserva o, in caso di vizi occulti, segnalati al fornitore entro otto giorni dal ricevimento. I prodotti resi saranno indennizzati, in nome e per conto delle singole aziende produttrici aderenti, dall Assinde Finanziaria S.p.A. su Vostra domanda (All. 4) sulla base dei criteri fissati dal vigente Accordo interassociativo ovvero su ulteriore espressa indicazione della singola azienda produttrice relativamente a prodotti diversi dai medicinali etici ad uso umano purché in confezioni integre e munite del bollino farmaceutico (ove previsto). A ciascuna liquidazione corrisponderà una specifica nota di indennizzo. Le farmacie e le aziende distributrici avranno 30 giorni di tempo per presentare eventuali osservazioni dalla pubblicazione/spedizione della nota di indennizzo. ASSINDE Servizi s.r.l. Sede: Roma Viale Liegi, 32 Tel Fax Cap. Soc. Euro int. vers. R.I. di Roma/C.F./P. IVA

3 Si ricorda che potranno essere conferiti anche i prodotti che abbiano maturato le condizioni di reso nel semestre precedente a quello della tranche in oggetto (1 gennaio giugno 2007). Essi verranno indennizzati con la tranche in corso. Saranno altresì indennizzabili i prodotti che abbiano maturato le condizioni di ammissibilità all indennizzo nel periodo 1 gennaio febbraio Gli indennizzi relativi ai detti prodotti saranno sospesi e corrisposti ai beneficiari in occasione della liquidazione dei prodotti relativi alla tranche successiva. Dall ammontare degli indennizzi, che saranno a Voi liquidati dall Assinde Finanziaria S.p.A., sarà detratto quanto da Voi eventualmente dovuto all Assinde Servizi S.r.l. (per elaborazione e distruzione dei prodotti non indennizzabili, per regolarizzazione dell eventuale quota di adesione individuale, per spese di ritiro dei resi/rifiuti conferiti, per spese di stampa e postalizzazione delle note di indennizzo e delle fatture, ecc.). Nel caso in cui l ammontare della liquidazione fosse inferiore a 20,00 (venti) il relativo importo Vi sarà accreditato unitamente a quello della tranche successiva. Richiamiamo la Vostra attenzione sul fatto che i resi/rifiuti medicinali qualificati rifiuti speciali pericolosi (citotossici e citostatici) devono essere inviati in pacco separato dagli altri resi/rifiuti non pericolosi e con specifico formulario di identificazione del rifiuto. Diffidiamo, pertanto, le Farmacie/Aziende Distributrici interessate dall inviare in miscellanea rifiuti pericolosi e non pericolosi perché espressamente vietato dalla legge, con possibili implicazioni, anche di carattere penale, a carico del mittente. PRODOTTI NON INDENNIZZABILI I prodotti di automedicazione e tutti gli altri comunque vendibili in farmacia non rientranti nelle fattispecie e/o nelle specifiche di cui sopra salvo diversa indicazione della singola azienda produttrice non sono indennizzabili dall Assinde Finanziaria S.p.A.. Detti prodotti saranno termodistrutti nel massimo rispetto della vigente normativa ambientale e analiticamente rendicontati, anche al fine del corretto scarico fiscale del magazzino. Il costo dell elaborazione e smaltimento dei prodotti non indennizzabili ammonta a 0,64 (sessantaquattro centesimi di euro) a pezzo -a prescindere dal peso e dal prezzo e sarà fatturato e rendicontato dall Assinde Servizi Srl. Rammentiamo che l Albo Nazionale delle Imprese che effettuano la gestione dei rifiuti ha stabilito che i codici CER applicabili ai resi/rifiuti farmaceutici sono i seguenti: * -medicinali citotossici e citostatici medicinali diversi da quelli della voce * L analitica rendicontazione sia dei prodotti indennizzati che di quelli non indennizzati, riportati entrambi sulla nota di indennizzo che riceverete, sarà conforme alla vigente normativa fiscale in tema di distruzione dei beni. SPEDIZIONE RESI/RIFIUTI Nel caso in cui le Farmacie e le Aziende Distributrici intendessero avvalersi del servizio di ritiro organizzato dall Assinde potranno compilare ed inviare il modulo di adesione (All. 5). La sottoscrizione di tale modulo varrà anche come autorizzazione a decurtare il relativo costo del servizio direttamente dal Vostro credito risultante dalla nota di indennizzo. Ricordiamo che, tramite il portale potrete consultare tutti i dati di Vostra competenza e le informazioni generali sul servizio Assinde e sulla relativa normativa di riferimento, nonché comunicare eventuali variazioni anagrafiche e scaricare i documenti contabili (note di indennizzo e fatture) di Vostra pertinenza. L uso ormai pressocchè totalmente diffuso degli strumenti informatici, in uno con l elevato costo di produzione e postalizzazione della documentazione cartacea, ci hanno indotto a decidere di sfruttare per quanto possibile le varie potenzialità offerte dal portale. Conseguentemente, alle Farmacie ed alle Aziende Distributrici che non si fossero già registrate o che non si registreranno in tempo utile nel portale Assinde, le note di indennizzo e le fatture continueranno ad essere recapitate in forma cartacea ed i relativi costi di produzione e postalizzazione, fissati in 5,00 (cinque euro) per ciascuna spedizione, saranno loro addebitati. Invitiamo pertanto le Farmacie e le Aziende distributrici, ove non lo avessero già fatto, a richiedere la password. Con i migliori saluti. IL PRESIDENTE Elio Fontana

4 IL PORTALE Il portale costituisce un luogo virtuale al quale le Farmacie e le Aziende Distributrici possono accedere, previa registrazione, per: essere costantemente aggiornate sulle novità e sugli eventi principali attinenti l attività di Assinde e sulla normativa di riferimento; consultare le circolari di apertura tranche; accedere alla consultazione dei propri conferimenti (verificando lo stato di lavorazione e gli importi di indennizzo); effettuare il download dei documenti di propria pertinenza (copia delle note di indennizzo emesse dall Assinde Finanziaria e delle fatture emesse dall Assinde Servizi relative alla tranche selezionata); modificare i propri dati anagrafici e le proprie coordinate bancarie; consultare le principali domande, dedotte sulla base delle principali richieste che ha ricevuto il call center; inoltrare proposte o quesiti tramite il forum. Come già accennato in altra parte di questa circolare l uso ormai pressocchè totalmente diffuso degli strumenti informatici, in uno con l elevato costo di produzione e postalizzazione della documentazione cartacea, ci hanno indotto a decidere di sfruttare per quanto possibile le varie potenzialità offerte dal portale. Conseguentemente, alle Farmacie ed alle Aziende Distributrici che non si fossero già registrate o che non si registreranno in tempo utile nel portale Assinde, le note di indennizzo e le fatture continueranno ad essere recapitate in forma cartacea ed i relativi costi di produzione e postalizzazione, fissati in 5,00 (cinque euro) per ciascuna spedizione, saranno loro addebitati. Per questi motivi, Vi invitiamo ad effettuare nel più breve tempo possibile dalla ricezione della presente la registrazione nel sito e la richiesta della password per accedere all Area riservata. Troverete la sezione di richiesta password direttamente nella Home Page del sito nell area riservata ai beneficiari (AREA BENEFICIARI Richiesta Password). E sufficiente inserire le seguenti informazioni: Codice Assinde Indirizzo Partita IVA ABI e CAB Nominativo di riferimento Codice Identificativo della Vostra Farmacia o Azienda Distributrice riportato in chiaro nella Domanda di Indennizzo Indicate un indirizzo della Vostra Farmacia o Azienda Distributrice che consultate costantemente. Questo indirizzo verrà utilizzato per tutte le comunicazioni ufficiali di Assinde e sarà acquisito nei dati anagrafici in nostro possesso riferiti alla Vostra sede legale. Indicate il numero di partita IVA della Vostra Farmacia o Azienda Distributrice. Indicate i codici ABI e CAB relativi al Vostro conto corrente bancario da Voi comunicatoci Indicate il nominativo della persona di riferimento della Vostra Farmacia o Azienda Distributrice a cui verranno indirizzate tutte le comunicazioni ufficiali di Assinde. Una volta premuto il pulsante Invia Richiesta, riceverete in tempi brevissimi la Vostra utenza e la Vostra password personale per poter accedere all area riservata e per poter scaricare i documenti in formato PDF.

5 ISTRUZIONI PER LA SPEDIZIONE DEI PACCHI Le confezioni dovranno essere inserite integre in ogni loro parte nei pacchi previo annullo del bollino, presente sulle stesse, mediante segnatura, con un pennarello indelebile di colore rosso, per consentire la corretta lettura automatica dei codici a barre su di esso riportati. All interno di ogni pacco dovrà essere inserita la relativa domanda di indennizzo/distruzione (All. 4) debitamente compilata, timbrata e firmata. La domanda dovrà riportare il numero delle confezioni contenute nel singolo pacco ed il relativo valore complessivo espresso in prezzo al pubblico. L indennizzo dei prodotti stupefacenti (la cui termodistruzione deve avvenire per il tramite della ASL di appartenenza) deve essere richiesto tramite compilazione ed inoltro (con inserimento in uno dei pacchi) del verbale di distruzione redatto dall Autorità competente in copia originale o in copia con firma autenticata unitamente all apposito modello (All.2), che dovrà comunque essere compilato in forma chiara e leggibile in ogni sua parte (descrizione prodotto, codice AIC, quantità, numero di lotto e data di scadenza). I prodotti classificati come danneggiati dovranno essere inseriti all interno di uno dei pacchi, ma in confezionamento separato e distinto dagli altri prodotti. Il relativo modulo identificativo (All. 3) dovrà essere allegato alla domanda di indennizzo. Con la presente vengono fornite delle etichette autoadesive riportanti i dati identificativi del mittente (in formato barcode ed in chiaro) che dovranno essere apposte all esterno di ciascun pacco spedito. Ogni pacco/contenitore dovrà riportare esternamente l etichetta con barcode identificativo del mittente ed al suo interno dovrà essere inserita la relativa domanda di indennizzo/distruzione, corredata dagli eventuali ulteriori documenti di cui sopra (All.2 e All. 3). I PRODOTTI INDENNIZZABILI E NON INDENNIZZABILI POTRANNO ESSERE INVIATI INSIEME NELLO STESSO PACCO, IN QUANTO LA CERNITA SARA EFFETTUATA A CURA DELL ASSINDE SERVIZI S.R.L. SENZA ALCUN ONERE AGGIUNTIVO. Per un corretto smaltimento dei resi/rifiuti, ricordiamo alle Farmacie/Aziende Distributrici che per legge è obbligatorio separare all origine gli stessi in base alla loro categoria di appartenenza (codice CER). È infatti condizione essenziale che il conferimento dei resi/rifiuti farmaceutici alla nostra azienda sia effettuato secondo la normativa vigente in materia di trasporto e trattamento dei rifiuti (vedi Regolamento Comunitario n.2557/2001) che li classifica in: - Rifiuto speciale pericoloso (codice CER n * resi di prodotti citotossici e citostatici); - Rifiuto speciale non pericoloso (codice CER n per tutti gli altri resi non compresi nel codice *). Le due categorie di resi/rifiuti dovranno quindi essere inviate in pacchi distinti e diversi, corredati da distinti formulari di identificazione. La Farmacia/Azienda Distributrice provvederà a spedire i pacchi tramite un trasportatore autorizzato ed avrà cura che il pacco sia corredato della succitata necessaria documentazione. La Farmacia/Azienda Distributrice indicherà al trasportatore scelto il numero telefonico per la prenotazione della consegna dei colli presso il centro di stoccaggio, che dovrà avvenire nel più breve tempo possibile per non perdere la priorità acquisibile. I resi/rifiuti da conferire all Assinde dovranno pervenire entro il 10 aprile 2008 presso l impianto di stoccaggio: ASSINDE SERVIZI S.r.l. c/o Ecocentro S.p.A. Via Don Tazzoli, POMEZIA (RM) PER QUALSIASI CHIARIMENTO VI INVITIAMO A CONTATTARCI AI SEGUENTI NUMERI: NUMERO PROBLEMATICHE TELEFONICO INFORMAZIONI SUL SERVIZIO Chiarimenti sulla circolare o suo mancato recapito, variazioni anagrafiche e bancarie, note di indennizzo, nuove adesioni, informazioni su password. INFORMAZIONI SUI PRODOTTI (call center) Informazioni sui prodotti, ritiro lotti, titolarità, industrie aderenti. INFORMAZIONI SUL SERVIZIO DI TRASPORTO A CURA DI ASSINDE SERVIZI SRL (call center) Informazioni sul servizio di ritiro, richiesta modulo di adesione, tempi di ritiro.