mun i ca re e co l la b o ra re

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1 3Co mun i ca re e co l la b o ra re La stra teg ia delle az ien d e n el l era globa l e Un progetto di Econ omy in c o l la b o raz i one c on Mi c ro s o f t

2 I C R OSO FT Ed i to riale La posta el ettron i ca, gli sm s, pers ino le cha t e le tel e- fona te via Intern et: siamo c i rc on da ti da strum enti di c om un i caz i on e, che hanno ca m b ia to ra d i ca l m ente i n o s tri stili di vi ta a casa, c ome in uffi c i o. I ri f l essi sulle o rga n i z zaz i oni di lavo ro sono evi d enti. S o f t ware e sis temi di calcolo potenti s s imi, il web e la c on n ettivi tà c ontinua hanno c on senti to alle im p rese di ragg i ungere m ig l i o ri perfo rma n ce e una magg i o re pro d u ttivi tà. N on solo, le barriere che divi d evano i dipen d enti dag l i ob iettivi az ien dali stanno progres s iva m ente ca d en d o, s o tto la spinta del la sem p re più mas s i cc ia c i rc o laz i on e d elle in fo rmaz i oni ch e, tra l altro, ha da to alla luce un nu ovo pro filo pro fes s i ona l e, l Info rma ti on wo rker. Il guaio è che ci stiamo av vi c inando a un «sov ra ccari c o di in fo rmaz i oni» che mette a ri schio gli effetti positivi d elle tecn o l og ie, ma sopra ttu tto «mina cc iano di sop ra ffare le fa c o ltà umane». Lo ha detto ch iaro e ton d o il prin c i pale arte fi ce di ques ta rivo l u z i one dig i ta l e, Bi l l Ga tes, illustrando la sua ultima vi s i one sul «Nuovo m ondo del lavo ro». Negli Sta ti Uniti dal 1997 a oggi il vo l ume giorna l iero del la posta el ettron i ca è c resc i u to di dieci vo lte. S ec ondol Idc il num ero delle c om un i caz i oni el ettron i che ( , sm s, in s ta nt m es sage) è des tina to a quintu p l i carsi tra il 2004 e il E a l la lunga, l uso disto rto di ques ti strum enti può avere un influsso nega tivo sulle pers one e sulla pro d u ttivi tà dell im p resa. Come se ne esce? A z zerare le in fo rmaz i oni è im p en sabile; anzi, la pro l i feraz i one di ca nali e funz i o- na l i tà tecn o l og i che ra p p resenta un pro p u l s o re stra o r- d inario per l im p resa e per la sua orga n i z zaz i on e. Tu t- tavia, deve fare i c onti c on la ges ti one delle pri o ri tà e d el c ontes to lavo ra tivo; in s om ma, occ o rre c om in c iare a governare i pro cessi di c om un i caz i on e. S ec ondo il fonda to re di Mi c ro s o f t «è neces saria una vi s i one basa ta su due c on cetti: sem p l i fi caz i one e magg i o ri in fo rmaz i o- ni». Ecc o, in ques te pag in e, abb iamo cerca to di mettere in fi la le regole e le tecn i che che stanno fa cen d o evo l vere il c on cetto di c om un i caz i one verso fo rme più evo l u te di c o l la b o raz i one tra le pers on e. Una sel ez i on e dar w in ia na che ha i suoi c rom o s omi nel la tecn o l og ia. Perché «la ca pa c i tà di in n ovaz i one è fon da m enta l- m ente una vi rtù uma na». Paro la di Bill Ga tes. giovanni francavilla P R O G E T TO P M I CO M U N I CARE E CO L L A BO RA R E La st ra tegia delle aziende nell e ra globa l e D i retto re res p o n sa b i l e : Se rgio Lu c i a n o Co o rd i n a m e nto edito r i a l e : G i ovanni Fra n cav i l l a Testi a cu ra di: Fra n cesco Di Martile - Indigo Co m m u n i ca t i o n P ro g etto gra fi co : Adriano Attu s Ha co l l a b o ra to a questo fa sc i co l o : N et Co n s u l t i n g I nfo g ra fi ca : E l eve r.it - I l l u st ra z i o n i : G a stone Mencherini A l l e g a to a E c o n o m y n. 14 del 4 aprile II S O M M A R I O I I I I V V V I I X I X X X X I I X I V X I V X V X V O CCHIO AL LO G O OGNI V O LTA C H E I N CO N T R I I L LOGO «MICRO S O FT PM I», NEI T E STI DI QUESTO FAS C I CO LO POT R A I A P P RO FO N D I R E L A RG O M E N TO T R AT TATO SU L S I TO MICRO S O FT, DIGITA N D O I L S E G U E N T E I N D I R I Z Z O : CO M U N I C A R E IN A Z I E N DA Se il mes saggio c o l la b o ra 3 DOMANDE A... Reg ina Cas ona to, Co untry l ea d er Gart n er Ita l ia I L D O C E N T E Mariano Co rs o: Ma alle pmi serve più ambizion e I L C AS O /1 Bi saz za I nostri da ti sono tes sere di mosa i c o A TU PER T U En rico Bona tti: A bba ttiamo le barriere d el l in fo rmaz i on e CO M P LI A N C E N el la giung la leg i s la tiva c on l It L A T E C N O LO G I A /1 S H A R E P O I N T D ivi d iamoci il lavo ro, in Rete JOSH A RC H I V E! La carta? Nel l arch ivio dig i ta l e I L C ASO/2 My thos A rké I n n ova tivi. Paro la di Ora c o l o P U S H - E M A I L La ch i o cc i o la ha messo le ali W I N D O W S M O B I LE S mart ph one a prova di fu rto O F F I C E CO M M U N I C ATO R Mille voci, un ca na l e L A T E C N O LOGIA/2 A R E A RIUNIONI V I STA La Con feren ce? Vi rtu a l e CO MU N I C ARE IN A Z I E N DA Se il mes sagg i o co l a b o ra I n principio fu l . E fu uno scossone che squassò dalle fondamenta le org a n i z z a z i o n i aziendali. Le comunicazioni con posta elettronica via via pre s e ro piede e, dalle prime timide lettere private, si passò ben presto al business, alla trasmissione di contratti, progetti; lavoro insomma,facendo piazza pulita del mitico fax. L è certamente il modo operativo della comunicazione più popolare e farne a meno è pressoché impossibile. Prova ne è la d i ffusione, quasi generalizzata, nelle aziende di qualsiasi dimensione: ogni dipendente ha una casella di posta e l e t t ronica e, anzi, è part e integrante della «dotazione d i n g resso» quando si viene assunti. Col tempo gli utilizzi della posta e l e t t ronica sono diventati sempre più centrali per lo svolgimento del l a v o ro. Arrivando ad aberr a z i o n i c o m p o rtamentali forse diff i c i l m e n t e evitabili. È esperienza di tutti l elefantiasi che c o m p o rta l uso della copia per conoscenza: non c è manager che non ne sia vittima e non venga inondato da vere catene di in «cc». Allo stesso modo i p a rtecipanti ai gruppi di lavoro spesso sono s o v e rchiati dalla lunghezza dei messaggi concatenati: che ne commentano altre, che ne rimbalzano a l t re ancora. Il risultato certo è il caos e la fatica di dover discriminare ciò che è buono da ciò che è futile. Quanto più i messaggi sono veloci da re c a p i t a re tanto più rapidamente si alimenta la C è post@ per te Il nu ovo modo di lavo rare ha c rea to un filo diretto tra dipen d ente e az ien da. Basa to sulla c om un i caz i on e. La posta el ettron i ca ha ca m b ia to il modo di lavo rare in az ien da. Oggi le (ta b el la a la to) mostrano una buona pen etraz i one nelle im p rese di piccole dim en s i oni, anche se presso le az iende c on oltre 250 addetti mostra una c o p ertu ra pres s s o chè to ta l e. La neces s i tà di c om un i care c on l az ien da si ma n i fes ta sopra ttu tto quando i dipend enti fu o ri sede hanno bisogno di acce d ere ai sistemi info rma tivi. Ma l accesso alle applicaz i oni az ien dali da l- l es terno è poco diffuso nelle pmi (ta b el la a des tra ). Da l l all Intra n et fino ai pa l mari. Le nu ove tecn o l og ie a l largano l ori z zonte d elle in fo rmaz i oni. In una log i ca c on d ivi sa. valanga d informazioni tra le quali destre g g i a r s i. Dynamic Market ha valutato che gli italiani dedicano mediamente due ore al giorno alla gestione delle con una media di 32 messaggi ricevuti e 24 inviati al giorno. Altre ricerche valutano nel 20% del tempo d un manager speso nella consultazione della posta elettronica. E molto spesso è un tempo veramente gettato al vento. Basti dire che a dicembre scorso un indagine rilevava che il 94% delle c i rcolate su Internet nel 2006 era «spazzatura» indesiderata (+147% rispetto all anno prima). LA PRAT I CA AL CENTRO. Non ci si può non difendere da una tale distorsione nell utilizzo d uno s t rumento così importante. Se la posta elettronica aveva dato una prima sensazione di lavoro collaborativo ai team aziendali ma ora ne minaccia l efficienza, perché non cambiare paradigma e riport a re al centro dell attenzione il documento, la pratica, ovvero l insieme delle attività che si svolgono dietro un processo operativo aziendale? E oltre la pratica, perché non focalizzare l attenzione sul singolo dipendente, collaboratore, p a rtecipe del processo che la genera, così da darg l i s t rumenti facili per port a re il proprio contributo e c o n s e n t i rgli di comunicare con più efficacia? Ecco, dunque, il nuovo paradigma che fa centro sul p o rtale aziendale e sugli strumenti di U na casel la su ogni sc riva n ia Le im p rese che uti l i z zano . La c o p ertu ra è quasi to tale per grandi az ien d e. III Pronto, sono c on n es s o Le im p rese c on addetti fu o ri sede ch e a cce d ono da l l es terno ai sistemi in fo rma tivi.

3 I C R OSO FT p roduttività d ufficio che, insieme, diventano il nuovo m o t o re dell efficienza e della produttività, non più individuale ma aziendale. Anche le priorità, in questo modo, mutano: l organizzazione pone in risalto le sensibilità dei team e si organizza, con gli stru m e n t i i n f o rmatici, per fare in modo che ogni individuo che p a rtecipa al processo produttivo sia più coinvolto e il suo contributo sia qualitativamente migliore per l azienda ma, soprattutto, di maggiore soddisfazione per la persona. E la soluzione è veramente alla p o rtata di ogni tasca. Oggi qualsiasi impresa può permettersi un server da poche centinaia di euro che fornisce le tipiche funzionalità d un computer per gestire e arc h i v i a re in modo ordinato documenti ed . Un arg o m e n t o, quest ultimo, che ha acquisito di recente anche m a g g i o re importanza d un tempo, poiché i documenti generati digitalmente hanno valenza legale e amministrativa. Leggi e disposizioni, poi, hanno fatto il resto a proposito della loro c o n s e rvazione in forma elettronica. Un insieme di fattori, insomma, che fanno dell utilizzo degli s t rumenti informatici, e quindi delle reti aziendali, la C è una Rete in az ien da Il ri c o rso alle reti Intra n et a um enta al c rescere d elle dim en s i oni az ien da l i. 3d omande a: R E G I N A C AS O N ATO CO U N T RY LE A D E R DI GA RTNER ITA LI A Pi ccole im p rese poco «mob i l e» L u ti l i z zo di applicaz i on i Mobile & Wi rel es s n on dec o l la nelle pm i. Da l l o rdine di servizio in ba ch e ca alla posta e l et t ro n i ca, fino agli sms e al vo ip: come è ca m b iato il modo di co m un i ca re in az i e n d a. E quali sono i va ntagg i? La c om un i caz i one e la c o l la b o raz i on e s ono sem p re sta te alla base del m ondo del lavo ro e del la società. La tecn o l og ia però ha reso dispon i- bili nu ove ti p o l og ie di lavo ro e di fo rme di c om un i caz i on e. S on o ca m b ia ti i c on fini: verso l es tern o si c reano reti vi rtuali per ragg i ungere c l ienti e part n er a presc in d e- IV soluzione più semplice per la cosiddetta c o m p l i a n c e ( a d e renza) alle disposizioni e alle norme. Anche il più piccolo server aziendale, però, può dare molto più di quanto ha fatto finora. LA NUOVA VITA DEI DOCUMENTI. Se reti e server erano usati per lo più per la connettività e la memorizzazione sicura di file e cartelle dei lavori e dei progetti aziendali, oggi le cose possono cambiare e in maniera radicale a vantaggio di un lavoro più e fficiente e di maggior soddisfazione per i p a rtecipanti ai gruppi di lavoro. Grazie a nuove soluzioni informatiche racchiuse in Microsoft Vista e nella nuova versione di Office System 2007, è p roprio il modo di lavorare e generare i documenti che cambia. Anche se le premesse c erano e ci sono tutte già nella diffusissima versione 2003 di Wi n d o w s S e rver che costituisce l attuale strumento di gestione delle reti aziendali con tanti pc Windows Xp collegati. Nel sistema operativo di rete, infatti, sono inclusi i Servizi di SharePoint. Qui i documenti non vengono più generati nei pc personali, memorizzati s u l l h a rd disk e poi sui server o scambiati via con i colleghi del gruppo di lavoro creando quei p roblemi di duplicazioni e varianti. Con i servizi di S h a repoint i documenti sono generati e salvati sulla rete aziendale contenendo dentro di sé il cosiddetto re dal luogo fisico del l az ien da; verso l interno la c o l la b o raz i one av viene in modo più trasversa l e. flusso autorizzativo, ossia le persone che devono rivederlo, modificarlo, approvarlo nei tempi stabiliti. Insomma, è la pratica che porta dentro di sé il p rocesso organizzativo, che si adatta alle tipologie del progetto e permette di re c u p e r a re moltissima e fficienza. Ma si può fare meglio. Poiché il documento o il fascicolo del progetto è presente sulla rete aziendale, quale miglior punto di accesso ad essi di un port a l e web d impresa ritagliato su misura per ciascun dipendente? Non è una cosa complicata perc h é S h a repoint rende questa operazione semplice: dal punto di vista del dipendente non c è nulla di nuovo da imparare, continuerà a usare i classici stru m e n t i O ffice e la solita navigazione Internet, il tutto però orientato alla gestione dei documenti e delle pratiche aziendali in modo collaborativo secondo il p roprio gruppo di appartenenza e i permessi di i n t e rvento sui documenti. Servizi d accesso al p o rtale che sono possibili anche quando si è in giro col pc portatile o in un Internet cafè. E perché no, attraverso i palmari? I diffusissimi Pocket Pc e S m a rtphone basati su Windows Mobile consentono di fare telefonate e inviare messaggi istantanei, oltre a rappre s e n t a re terminali utili per leggere e r i s p o n d e re alle anche quando si è lontani dalla sede di lavoro. L evoluzione delle nuove te c n o l og i e ha ca m b iato il senso stesso della com un i cazione, che sta vira n do se m- p re più verso fo rme di info rmaz i o n e / co l l a b o razione. Co n divi d e? Le tecn o l og ie avevano già da to q u es to potenz ia l e, sopra ttu tto c on la diffu s i one del web. E il web c on le sue tecn o l og ie ha da to un a ccel eraz i one molto im p o rta nte che si può defin i- re c on s um eri z zaz i one over Ip. Pen s iamo ag l i sms o agli in s ta ntm es sag ing, servizi na ti per la c l ientela c on s um er, ma che ora vengono semp re più spesso usa ti dalle im p rese per c om u- n i care vel o cem ente c on l orga n i z zaz i on e. Non par l iamo più di tecn o l og ie di c om un in caz i on e e di c o l la b o raz i on e, ma di una ca tego ria di s trum enti che perm ettono di c on d ivi d ere le c om un i caz i oni. Le Intra n et, per esem p i o, vengono im p iega te in az ien da per c om un i care info rmaz i oni im p o rta nti per l intera orga n i z zaz i on e, ma anche per c ontro l lare gli accessi dei I L D O C E N TE d i p en d enti, per ges ti re le rub ri che di in d i ri z z i e dei num eri di tel e fon o. La qualità e la quanti tà delle in fo rmaz i oni è c resc i u ta in ma n iera es p on enz ia l e. La posta el ettron i ca, per esemp i o, è una cartina di to rnasole di ques to fen om en o. Come si stanno muove n do le piccole e medi e im p rese su ques to fro nte? Ci sono due fa tto ri che hanno un fo rte im pa t- to sulle pmi. Il primo inves te il ruolo del la pubb l i ca ammin i s traz i one nel l in fo rma ti z zaz i on e di certi servizi, che im p one alle piccole e med ie az iende di allin earsi c on gli strum enti di V Co rso: ma alle pm i serve più ambizion e Per ca p i re c ome ca m b ia il modo di c om un i care in az ien da bas ta osservare il boom che hanno avu to in ques ti anni le intra n et. L evol u z i one tecn o l og i ca ha tras fo rma to ques ti strum enti in uno spazio di lavo ro vi rtu a l e, dove in fo rmaz i oni e pers one si in c ro c iano e interag i sc on o. Mariano Co rso (f o t o), docente di orga n i z zaz i one e ris o rse umane del Po l i tecnico di Mi la n o, dal 2001 stu d ia ques ti processi attraverso l Osserva to rio Intra n et e nu ovi sistemi in fo rma tivi. Pa rtiamo dai dati. La penet razione delle int ra n et nelle gra n di az i e n d e ha ragg i unto una buona co p ertu ra. Le pmi appaiono in rita rdo. Perch é? N elle pmi l es igenza di dotarsi di strum enti ad hoc è molto bas sa. Su c lassi dim en s i onali più el eva te l as senza di Intra n et è un in e ffi c ienza. Dal 2001 a oggi come sono ca m b iati ques ti strum e nti? Q u a l c o sa di nu ovo c è. Le intra n et di nu ova gen eraz i one hanno as s unto una c o p ertu ra di pro cessi az ien dali più ampia: c om un i caz i on e, marketing, ven d i te e pers ino pro cessi direz i onali. Into rno alle ca tego rie di utenti si possono ri d i segnare un in s ieme di in fo rmaz i oni che possono tras fo r- marsi in uno spazio di lavo ro vi rtuale basa to sul web. E qui ri e nt rano in gioco le piccole im p rese? S enza dubb i o. In una log i ca di spazio di lavo ro, le pmi possono c o s tru i- re il loro sistema in fo rma tivo sulle intra n et. Tra m i te l accesso al web ve i- c o lano in fo rmaz i oni e da ti in tempo rea l e, graz ie a strum enti c ome la u n i - fied communication collaboration, le chat, il voip L intra n et è un o s trum ento per mettere in rete i pro cessi orga n i z za tivi. Pen s iamo alla m ob i l i tà, a chi lavo ra fu o ri sede e attraverso la intra n et a ccede alla sua sc riva n ia, usando tecn o l og ie acces s ibili a basso c o s to. Co s teranno poco, ma ne vale la pena? A fronte di inves tim enti bassi si possono otten ere degni ri s u lta ti. Pu rtro p- po prevale l appro ccio min ima l i s ta. Le im p rese si lim i tano a modelli di base e sottova l u tano l im pa tto potenz iale di progetti ambiziosi. Perch é? Le intra n etn on sono di moda. Non ri ch ie d ono una mas sa c ri ti ca tale da m ettere in moto grossi inves tim enti. U na va l utazione strateg ia sbag l iata? Oggi la barriera d accesso non è la tecn o l og ia, ma la ca pa c i tà di pro iettare le applicaz i oni e i bisogni del l im p resa sulla rete. c om un i caz i one im p iega ti da l la p.a. Il sec on d o fa tto re è da to da l l internaz i ona l i z zaz i on e. Le pm i che del o ca l i z zano o che hanno sb o cchi c om m erc iali in ogni angolo del mondo ri sc ontra n o l u ti l i z zo di ques te tecn o l og ie c ome un passaggio neces sario ch e, pera ltro, ha effetti sulla pro d u ttivi tà az ien da l e. Natu ra l m ente es i s te un divario notevole c on le grandi im p rese nell a d oz i one e nello sviluppo di tali strum enti. Tu t- tavia, dal nostro punto di vi s ta possiamo c ons ta tare un a ccel eraz i one nel l a d oz i one di tecn o l og ie lega te alla c om un i caz i one e alla c o l lab o raz i on e.

4 I L CA S O / 1 BI SA Z ZA I nostri da ti s ono tes sere di un I l mosaico come forma d arte non è una novità sin dai tempi dei Bizantini o dei Romani o, più vicino a noi, grazie alle meraviglie architettoniche lasciateci da Gaudì a Barcellona. Potrebbe stupire molti, però, s c o p r i re che nel mosaico di alta gamma, non solo quello utilizzato nei bagni ma come elemento a rchitettonico principale d arredo di hotel e negozi, l Italia ha una leadership mondiale grazie a un nome con radici nel vicentino, ad Alte. Qui c è Piero Bisazza, artefice della c rescita della omonima azienda di famiglia: da 47 milioni di fatturato del 1999 a 117 milioni di euro lo scorso anno. Molti i fattori su cui l a m m i n i s t r a t o re delegato di Bisazza ha fatto leva per m o l t i p l i c a re i risultati economici. Primo fra tutti la qualità del prodotto e delle produzioni. Secondo fattore è la centralità della r i c e rca e sviluppo che fa leva sulla collaborazione con d e s i g n e r, architetti, progettisti di fama intern a z i o n a l e e su nuove soluzioni che servono a facilitare la posa in opera del mosaico. E poi ci sono la pre s e n z a c a p i l l a re sui mercati e la fabbrica in India. Infine, La qualità del pro d o tto, gli inves tim enti in ri cerca e lo sviluppo dei sistem i in fo rma tivi. In c in q u e anni la società vi centina ha tri p l i ca to i ri cavi. E o ra a ccel era sulla tecn o l og ia, c on un porta l one web. mosa ico l eccellenza dei sistemi informativi che hanno favorito la rapida crescita dell azienda. Testimone di quest ultima freccia nell arco di Piero Bisazza è S e rgio Fraccon, 32 anni, responsabile dei sistemi i n f o rmativi: «In realtà io sono in azienda dall estate 2001 quando la scelta era già stata fatta». Quell anno Bisazza aveva fatto il salto verso l Enterprise re s o u rc e planning sposando la tecnologia della tedesca Sap i n n e rvata su undici server 64bit con sistema operativo Windows 2003 Server per tutti gli applicativi gestionali. «La nostra storia non è diversa da quella di altre» attacca Fraccon «la crescita del business, l espansione territoriale, l apertura di filiali e s t e re aveva portato a una moltiplicazione di applicazioni diverse e alla difficoltà, per la dire z i o n e centrale, di contro l l a re che cosa succedeva in azienda». Con il gestionale è stata centralizzata tutta la parte «intelligente» del sistema informativo. «Le cinque filiali europee e la filiale negli Stati Uniti, sono collegate direttamente al nostro sistema dal quale attingono tutte le informazioni utili» dice Fraccon. La periferia produttiva e commerciale utilizza il p rogramma gestionale unico che è presente nella s e rver farm di Alte. I forni in continuo per la p roduzione delle tesserine in vetro lavorano in due fabbriche in Italia (Alte e Calusco, vicino Bergamo) e in India (circa 400 addetti, erano 200 l anno scorso), C in q ua nt anni fra t ra dizione e busin es s Bi saz za è la sto ria di un im p resa di fa m ig l ia, c on 50 anni di tra d i z i one alle spa l l e, che ha ragg i unto la lea d ersh i p m on d iale nel setto re del mosaico di vetro e si è guadagna ta un nome nel des ign e nel l arch i tettu ra internaz i ona l e. Tra le o p ere di ri l ievo ci sono le cupole d oro in alcune moschee in Medio oriente, i rives tim enti del Gron inger Mu se um in O la n da o quelli del cas inò di A ro sa in Svi z zera. Oggi Bi saz za è a n che una rea ltà ec on om i ca c on oltre dipen d enti e un fa ttu ra to 2006 di oltre 117 milioni di euro. Per il pro s s im o triennio si stima una c resc i ta annua del 17% per pro seg u i re il trend a due c i fre av via to nel 1999, quando i ri cavi erano di 47 m i l i oni. A rte fi ce del boom è l ammin i s tra to re del ega to Piero Bi saz za, figlio di Rena to Bi saz za, fon da to re nel d el l az ien da. Undici fi l iali all es tero, la più recente a Duba i ; sei sh ow ro om ( Barcel l ona, Ber l ino Lon d ra, Mi la n o, Parigi e N ew Yo rk) c on pro s s ime apertu re a Los A ngel es e Mo sca. L i d ea di Bi saz za è far usc i re il mosaico di vetro dai c on s u eti l u oghi per farne el em ento d arredo per ogni ambiente: da i m obili e c om p l em enti fino a interventi arti s tici e c rea tivi, fino alle autom obili. Come le Mini rives ti te in mosa i c o. m e n t re l incollaggio su supporti avviene in Italia e, in alcuni casi, in Usa. «Ma il mercato americano è p a rt i c o l a re»: hanno bisogno di maggiori personalizzazioni e i clienti sono abituati ad a c q u i s t a re i mosaici anche via web», dice Fraccon. Con queste peculiarità, la filiale Usa ha caratteristiche i n f o rmatiche tutte sue, tra le quali proprio un sito di e c o m m e rce per la vendita dei mosaici online. CO L L A BO RARE SU SCALA PLANETARIA. A causa della rapida crescita delle filiali e al bisogno di aff i a n c a r l e per personalizzare le applicazioni gestionali, Fraccon ha scoperto un opportunità fino allora nascosta. «Grazie a Te o rema Engineering, partner Micro s o f t che ci sta aiutando in alcuni progetti, abbiamo iniziato a usare i servizi di SharePoint». Si è avviato così un modo di lavorare collaborativo su scala planetaria, che ha coinvolto consulenti e personale i n t e rno e ha fatto da apripista per raggiungere obiettivi più ambiziosi: «Stiamo progettando un P I E RO BISA Z Z A, 42 ANNI A M A G G I O, A M M I N I ST R ATO R E D E LE GATO D E LL A S O C I E T À DI A LT E ( V I C E N Z A ). I C R OSOFT S h owro om da sogn o Il nu ovo co rso di Bi saz za parte dal 1999 quando la società p a s sa sotto la guida di Pi ero Bi saz za. L ammin i strato re d e l egato spinge l acce l erato re sul fronte com m erc ia l e. In quegli anni si com inc ia n o ad ap ri re i primi sh ow ro om (a lato quello di Ba rce l l ona). A lato, alcune c reaz i on i di mosaici arti stic i Bi saz za. La società vicentina ha raggi unto la lea d ership mon d ia l e del setto re. Bi saz za può conta re su uno staff d i d es i g n er e arch i tetti di fama intern az i on a l e, che rap p resentano la p unta di dia m a nte d egli oltre d i p en d enti sparsi in ogni contin ente. VII

5 I C R OSOFT p o rtale Bisazza con molte funzionalità aggiuntive destinate ai 600 utenti che si collegano alla intranet aziendale», dice Fraccon. L avvio, un anno fa, è stato rivoluzionario per il g ruppo di sei sviluppatori software interni e dei p rogettisti consulenti: «SharePoint ha costi tutto sommato limitati ed è veloce nell implementazione» continua Fraccon. «Man mano che sviluppavamo le i n t e rfacce localizzate di Sap è nata l esigenza di un p o rtale condiviso per la gestione dei progetti e per l help desk che serviva a noi e ai consulenti per u n i f o rm a re gli sviluppi del software. Questo aiuto online è ben presto evoluto fino a diventare uno s t rumento di supporto agli utenti finali che vi tro v a n o le prime risposte ai dubbi che riguardano l utilizzo delle applicazioni». Poi l esperienza acquisita è diventata un utile grimaldello per s u p p o rt a re le veloci decisioni e le strategie del management aziendale. I N T E RAGIRE CON I FO R N I TORI. A Piero Bisazza, neanche un anno fa, è venuta l idea degli «shop in shop» per port a re nel settore dei mosaici le tecniche di vendita dell alta moda. Sono angoli preallestiti per p ro p o rre i propri prodotti. I «corner» sono richiesti dai rivenditori di materiali per architetti e per l arre d o e la loro candidatura deve rispondere a pre c i s i requisiti, tra i quali le foto degli ambienti del negozio. Così gli architetti del Bisazza Design Studio possono a v e re un idea della collocazione finale del corn e r Bisazza per adattare gli arredi standard alle necessità logistiche e materiali dei singoli punti vendita. Ne sono stati già installati 40 e altrettanti sono in distribuzione un po ovunque. C era, però, una complessità importante da gestire: «Questo pro g e t t o coinvolge un forn i t o re esterno che ha bisogno di i n t e r a g i re con noi interni per soddisfare le sue necessità. Stiamo per mandare online un port a l e extranet che ci consente di rispondere nei tempi p revisti alle richieste del forn i t o re, che potrà a sua volta conoscere in ogni istante gli stock di mosaici «Il pro s s imo passo sarà Live Mes senger : sa p remo chi è c o l l ega to e faremo anch e vi ce o c on ferenze» VIII p resenti nei corner che ha allestito e seguire le vendite e le tipologie delle richieste dei clienti» spiega Fraccon. «Il portale metterà online la modulistica con i requisiti, ma sarà un fascicolo dinamico perc h é adatterà i quesiti in base alle richieste del negoziante. Così elimineremo le lungaggini burocratiche dovute a moduli incompleti o carenti». I N FORMAZIONI ACC ESSIBILI A TUTTI. L appetito vien mangiando e in Bisazza hanno in cantiere un «p o rtalone» aziendale «per favorire la gestione della conoscenza aziendale, ossia il bene più sacro di Bisazza. Perché l 80% delle competenze di questo m e s t i e re è soprattutto nelle teste delle persone. Ma quel 20% rimanente, fatto da tecnologia e documenti, può aiutare», dice Fraccon. Il p rogetto è di sviluppare dei minisiti ritagliati sulle necessità inform a t i v e individuali dei dipendenti, ma anche di re n d e re accessibile al sofisticato motore di ricerca di S h a repoint Server 2007 le i n f o rmazioni interne dei materiali che costituiscono i singoli pro g e t t i residenti nei vari server aziendali. Così i problemi già risolti da qualcuno diventano patrimonio condiviso per tutta l azienda. «Se negli Usa, per esempio, hanno risolto un problema di incollaggio, il re p o rt dei meeting del loro gruppo di lavoro sarà accessibile dal resto dell azienda» aggiunge Fraccon. «Allo stesso modo pensiamo di applicare in futuro Live M e s s e n g e r. Faremo un indice degli utenti pro p r i o sulla base dei profili di competenza così che, se serv e, ci si potrà indirizzare con una richiesta non, come avviene oggi un po a caso, ma mirata proprio a chi ne sa di più di quella materia. Senza trascurare la possibilità che Live Messenger permette di conoscere chi è collegato online e quindi avviare anche t e l e c o n f e renze individuali o di gruppo mediante l uso delle webcam. Facendo, ovviamente, molte economie anche negli spostamenti e nei viaggi delle persone». Insomma, la collaborazione in Bisazza con S h a repoint ha messo il turbo. Il mosaico arti stico di vetro è il co re busin ess dell az i enda di A lte ( Vicenza ). Per le sue attivi tà, Bi saz za è stata gi u d icata da Med i oba nca una delle 27 az i en d e più din a m iche fra quelle con un fattu rato in feri o re ai 300 milion i di euro. ATU PER TU: PAR L A E N R I CO BO NATTI A bba ttiamo le barriere d el l in fo rmaz i on e L a globalizzazione del mercato ha modificato il modo di lavorare delle persone e delle imprese, ponendo al centro dell organizzazione l innovazione tecnologica e la Rete. Una miscela che ha innescato la crescita esponenziale delle informazioni disponibili e, quindi, la nascita di una nuova classe professionale: gli i n f o rmation worker. «Per anni si è parlato di knowledge worker, il lavoratore che utilizza le tecnologie delle conoscenze» spiega Enrico Bonatti, dire t t o re della Divisione Information Wo r- ker di Microsoft Italia. «Da qualche anno, invece, sta emergendo una professionalità nuova che usa e gestisce le informazioni per svolgere la propria attività. Parallelamente, si sono moltiplicati gli stru m e n- ti di comunicazione a disposizione degli inform a- tion worker». Fino al sovra cca ri co di info rmaz i o n i... In ogni istante della nostra attività utilizziamo s t rumenti di comunicazione: il telefono, il fax, l , il palmare e l instant messaging fino alle intranet. Di fatto, si sono moltiplicati i canali di comunicazione, che hanno generato un immenso volume di dati, che devono essere gestiti. Co m e? Abbattendo le barr i e re che esistono tra questi s t rumenti, per arr i v a re a un modello di comunicazione integrata. Microsoft ha sviluppato la piattaf o rma Office System, che integra i servizi di posta e l e t t ronica, fax, chat, voip, videoconfere n z a. S baglio o sta sco m pa re n do il te l efo n o? Le nuove tecnologie si stanno adoperando per s u p e r a re i limiti del dispositivo telefonico. Oggi il t r a ffico di informazioni che viaggiano sull Intern e t P rotocol ( , instant messaging, voip) è paragonabile a quello della rete Gsm e fissa. Res ta il nodo del sovra cca ri co di info rmaz i o n i. No, perché un infrastruttura di comunicazione integrata riduce molto il numero di inform a z i o n i. Oggi abbiamo almeno quattro strumenti per cont a t t a re e essere contattati: la posta elettronica, i messaggi sulla casella vocale del fisso e del cellula- re, gli sms. La piattaforma evita la duplicazione, p e rché si basa su due concetti base: l identità e la p resenza. Per comunicare occorre sapere con chi si sta comunicando e se quella persona in quel momento è disponibile. Così si riducono di due, tre volte la quantità di dati che devono essere gestiti. Fo r se, può funz i o na re per le gra n di im p rese, ma le picco l e La produttività passa attraverso la comunicazione efficiente. Prendiamo l interesse che la tecnologia Voip sta riscuotendo presso le aziende. Il beneficio economico è duplice: l imp resa si dota di un infrastruttura di comunicazione che costa meno; i nuovi servizi permettono di raggiung e re un vantaggio competitivo, ossia a v e re informazioni prima degli altri e agire prima dei concorre n t i. E ques to vale anche per le pmi? Non c è dubbio: le barr i e re all utilizzo di queste tecnologie sono abbastanza basse, l impre n d i t o re non è costretto a dotarsi di un serv e r, ma può acq u i s t a re il servizio in hosting. Le pmi hanno colto il valore aggiunto delle tecnologie legate alla comunicazione, ma ci metttono tempo a cambiare i processi aziendali. N el la giung la leg i s la tiva c on l It Sarà c o l pa dello sca n dalo En ron ma la s tretta che leggi (Sarba n es- Ox l ey) e n o rma tive hanno da to nel la ges ti on e d elle az iende Usa è diventa ta più e ffi ca ce. Dagli Sta ti Uniti l effetto si è p ro paga to un po ovunque e distri cars i tra le es igenze ammin i s tra tive e le im p o s i z i oni di legge è diventa to un g in e p ra i o. Kpmg ha sti la to un el en c o p er l Ita l ia: nel 2001 la res p on sa b i l i tà p enale delle im p rese, nel 2003 la ri fo rma del Diri tto S o c ietari o, nel 2005 IX E N R I CO BONAT T I, 42 A N N I, D I R E T TO R E D E LL A D I V I S I O N E I N FO RM ATION W O R KE R DI MICRO S O FT ITA LI A. «I nu ovi model l i di lavo ro hanno gen era to una nu ova c las se p ro fes s i ona l e : gli in fo rma ti on wo rker. Q u elli che lavo ra n o c om un i ca n d o». la tu tela del ri s parm i o, senza d im enti care la priva c y, l anti ri c i c lagg i o e il market a b u se. E q u es to per le s o c ietà grandi ma c on effetti in tu tte. La s o l u z i one è affi darsi all in fo rma ti on tech n o l ogyche favo ri sce una c om p l ia n ce integra ta, ossia un c ontro l l o a cc u ra to mentre il docum ento nasce, si m o d i fi ca, viene arch ivia to: Mi c ro s o f t O ffi ce Sy s tem 2007 ottem p era ai re q u i s i ti ri ch ies ti dalle norma tive.

6 LA T EC N O LOGIA/1 S HAR E PO I N T D ivi d ia m o c i il lavo ro, in La carta? N el l arch ivi o d ig i ta l e I C R OSO FT S e si guarda il lavoro di un azienda manifatturiera o d un ufficio che eroga servizi, con molta a p p rossimazione e semplificando assai, si vede che ogni attività è parte di un flusso: da una parte arriva la richiesta d un cliente e dall altra esce il prodotto o il s e rvizio. Con parola grossolana il flusso è come fosse una pratica composta da una infinità di interventi e p rotagonisti che nel suo fluire prende di volta in volta nomi diversi: ordine d acquisto, anagrafe clienti, c o n t rollo di magazzino, fattura, gestione della cassa, e via di questo passo. La pratica, che riguarda e soddisfa la richiesta del cliente, passa da un uff i c i o a l l a l t ro e va su più tavoli c o n t e m p o r a n e a m e n t e a ffinché i vari uff i c i c o n t rollino, verifichino, aggiungano dettagli, a p p rovino. Fino a quando la pratica viene espletata e finisce in arc h i v i o. Fino a ieri i pro ces si aziendali giravano da un tavolo all alt ro. Poi è arrivato il web. E i flussi di lavo ro ogg i pa s sano at t raverso i server. Per m et tere la prati ca in co m un e. LA PRAT I CA UBIQUA. Dal punto di vista tecnologico i computer hanno puntato a facilitare quanto più possibile la fluidità del processo di avanzamento della pratica. Le soluzioni che la storia dell informatica ha fatto emerg e re nel tempo è stata per molti anni caratterizzata da interventi parcellizzati: ogni funzione organizzativa coinvolta trovava una specifica soluzione per velocizzare il lavoro di quel s e t t o re aziendale. E grande era lo sviluppo software necessario per mettere assieme i vari pezzi che erano Rete stati risolti, molto spesso, con soluzioni ad hoc d i fficilmente conciliabili con le altre parti. Fino a quando, qualche decennio fa, emerse una impostazione onnicomprensiva dal nome Enterprise re s o u rce planning (Erp) che metteva a fuoco l intero p rocesso nel suo incedere nei vari uffici come fosse una sola cosa che, di volta in volta, si arricchisce del contributo degli uffici e procede oltre. Oggi gran parte delle aziende ha fatto tesoro di queste soluzioni Erp e hanno sostituito i vecchi pro g r a m m i gestionali per ripensare l organizzazione aziendale come flusso d avanzamento dell attività. Poi sono a rrivati il web, la mobilità, l unified communication e altro ancora: tutte parole che indicano soluzioni tecnologiche che sottolineano varianti di un unico concetto: re n d e re fruibile la pratica dovunque ci si t ro v i. LO G I CA CO N D I V I SA. La prima strategia che l industria del software ha proposto ai clienti è stata pro p r i o quella di dare l accesso dall esterno alle applicazioni aziendali: servizi web che rendono visibili e modificabili mediante browser i dati delle varie fasi dell Erp sottostante. Nel panorama It, Microsoft ha p roposto un punto di vista diverso sin dal 2003 con il sistema operativo e i servizi sviluppati intorno a Windows Server Il cuore dell innovazione è S h a repoint, punto di condivisione, ossia un serv i z i o che mette in comune le pratiche. Anzi, poiché il p rocesso produttivo è di solito generato e costituito da una , da uno o più documenti scritti, da fogli di calcolo elettronici, le nuove tecnologie hanno p e rmesso di fare un passo avanti e le varie fasi di Fin ché si tra tta di ri s p ettare norm e e disposizioni di legge per la c on servaz i one negli anni dei d o c um enti dig i tali gen era ti da l l e a p p l i caz i oni ges ti onali az ien dali la c o sa è, te o ri ca m ente, più fa c i l e. Si tra tta di orga n i z zare i flussi dei ma teriali c on l aiuto di strum enti a d eg u a ti, per esempio Mi c ro s o f t S hare Po int Po rtal S erver, e il gioco è fa tto. Come fare, però, per il ma teriale carta ceo che arriva in az ien da? C è la soluzione josh A rch ive!, pro p o s ta da ItCon s u lt, di U rb in o, che prov vede ad a u toma ti z zare anche ques te carte : la loro sca n n eri z zaz i one dig i ta l e p erm ette di in serirle fa c i l m ente nei fascicoli del la ges ti on e d o c um entale di S hare Po int, c on l agg i unta di meta da ti utili alle s u cces s ive ri cerch e, e quin d i p rov ve d ere alla loro arch iviaz i on e a u toma ti ca. l a v o ro ora possono essere gestite direttamente sui s e rver della intranet aziendale, come se si trattasse di un mini-sito web, immediatamente utilizzabile, visibile e modificabile, secondo le pre ro g a t i v e d accesso stabilite dall organizzazione d impresa, con una infinità di vantaggi. Anzitutto la pratica pubblicata è unica: è sulla rete aziendale e non sui pc o sui server degli uffici dipartimentali; se un dirigente o un funzionario perdesse tutti i dati del pro p r i o personal computer, l azienda non ne risentirebbe in alcun modo, il flusso di lavoro è al sicuro come tutto ciò che passa sul network della intranet; ogni modifica viene comunicata a chi di dovere; segue un flusso pre o rdinato di avanzamento, approvazione e a rchiviazione in totale automatismo. DA L L AL MINI-S I TO. Con Office System 2007, la versione più recente, sono state aggiunte ulteriori funzionalità che rendono la genesi della pratica ancor più semplice. Grazie alla p resenza di Sharepoint Server 2007 sul serv e r aziendale, la pubblicazione può essere generata addirittura da Outlook, il programma di posta e l e t t ronica, ossia lo stesso punto d avvio della gran parte delle richieste, degli ordini, delle lamentele dei clienti e, quindi, ideale snodo di p a rtenza d ogni attività aziendale. Nel tempo, quindi, ogni addetto popolerà la intranet con i suoi interv e n t i o aggancierà il suo lavoro all attività generata da altri. A vantaggio dei piccoli gruppi di lavoro, il singolo utente può pubblicare un documento e stabilirne in totale autonomia, senza chiedere nessun intervento ai re s p o n s a b i l i del sistema informativo, il flusso di condivisione e appro v a z i o n e : un grande vantaggio quando si lavora in team. S e m p re finalizzato al lavoro cooperativo, il nuovo Office System permette di c o n d i v i d e re il proprio calendario così che i p a rtecipanti al gruppo di lavoro possano avere un q u a d ro aggiornato degli impegni di ciascuno. Col I ntel l igente, d ina m i ca... È la intra n et Bi s ogna ca m b iare punto di vi s ta sulle reti interne az ien da l i, s o p ra ttu tto nelle piccole im p rese. La intra n et è dina m i ca, intel l igente, può svo l gere una serie di funz i oni senza interventi ma nu a l i. G raz ie a una s o l u z i one ec on om i ca e ada tta alle pm i, Win d ows S ma l l tempo è facile aspettarsi che il portale aziendale venga popolato da un apparente anarchica folla di minisitiweb-pratiche. Ecco, dunque, che il nuovo O ffice System 2007 ha visto nuove funzioni aggiunte anche allo Sharepoint Portal Serv e r, ossia la porz i o n e s o f t w a re che permette di re g o l a m e n t a re in modo semplice l organizzazione dei mini-siti: permette la p rofilazione degli utenti, inquadrando il ruolo che svolgono in azienda; consente di pre d i s p o rre e d i s e g n a re il w o r k f l o w d a p p rovazione delle pratiche, per facilitarne l avanzamento e la gestione documentale. La tecnologia Sharepoint è adatta a ogni tipologia dimensionale di azienda e di gruppo di l a v o ro ed è immediatamente fruibile: gli Share p o i n t S e rvices sono scaricabili e utilizzabili da tutti gli utenti supportati dalle piattaforme Windows Serv e r 2003 e Small Business Server Bu s in ess S erver 2003 R2 (SBS). Gli S hare Po int S ervi ces, lavo ra n d o as s ieme al server, perm ettono per esempio di ri cevere una noti fi ca via mail ogni vo lta ch e un docum ento vien e m o d i fi ca to nel la intra n et, c on un c l i c rec u p erare le vers i on i p rece d enti o p ro teggere ogn i d o c um ento c on c ri teri di uti l i z zo che defin i scano gli a ccessi alla fru i z i one dei c ontenu ti. La pro tez i one del la pro p rietà intel l ettuale è a 360 e la d i s trib u z i one degli agg i o rna m enti di pro tez i one su ogni pc in rete è a u toma ti ca dal server. Incluso in S BS c è un server di posta c om p l eto che perm ette di ges ti re l agen da : a p p unta m enti, c onta tti, ri un i oni e inviare fax dalle applicaz i oni Offi ce e ri ceverli via posta el ettron i ca. I DETTAGLI XI SU L S I TO :

7 I L CA S O / 2 MYT H OS AR K É I n n ova tivi paro la dioracolo «I bis redibis non morieris in bello». E l oracolo di Delfi, in Grecia, imbrogliava sulla virgola pro f e t a n d o il destino del condottiero d eserciti: poteva andare, t o rn a re e non morire in guerra, ma poteva anche a n d a re e non torn a re, morendo in guerra. Delfi dell oracolo di Apollo, dunque, ombelico del sapere universale.«delfi è il nome che abbiamo dato al n o s t ro portale intranet, il luogo delle domande e delle risposte per tutta la nostra azienda, lo strumento dove c o n v o g l i a re l apporto e i contributi di conoscenza di tutti», dice Alfredo De Paoli, 60 anni, presidente di Mythos Arké. L azienda fondata a Milano nel 1987 come «impresa di imprese» o una «metaimpre s a», che affianca e crea aziende assieme al cliente per s v i l u p p a re nuove idee e progetti, e ogni «pro d o t t o» p o rta con sé imprese, imprenditori, professionisti e p rofessionalità aggregate. Te n e re il tutto assieme non è uno scherzo, «Ma noi siamo innovativi per definizione e quindi non potevamo non avere una soluzione tecnologica di punta» sostiene De Paoli. IL PORTALE PERSO N A L I ZZATO. L a rc h i t e t t u r a i n f o rmatica ha avuto un radicale cambiamento quando da una intranet statica si è passati alla centralizzazione nella s e rver farm dei pro g r a m m i applicativi, sviluppati in ambiente Micro s o f t Windows, visti e usati dai pc come terminali grazie alle funzionalità di «Citrix Metaframe» (tutti U na Int ra n et per dia l oga re con l im p resa. Ma anche per fo rn ire co nt rib uti e co n o sce nze. Così la società milanese ha im pa rato a co m un i ca re. p rogrammi non girano sui pc ma sui server). Su questa soluzione si è innestato, un anno fa, lo sviluppo del portale aziendale Delfi, grazie a M i c rosoft SharePoint Portal «Quando il p a rtecipante dell universo Mythos Arké accede dal pc alla intranet viene riconosciuto con una s t ro n g a u t e n t i c a t i o n per ragioni di sicurezza» dice De Paoli. «Il portale ha una parte di news aziendali in comune e una parte personalizzata secondo il lavoro svolto, amministrativo, tecnologico o altro. Il portale è orientato ai compiti che il partecipante deve svolgere e quindi vi sono aree quali Visito i clienti con le schede prodotto per avvicinare clienti potenziali; L a v o ro meglio dove sono raccolti gli applicativi O ffice, i programmi e i materiali per gestire i pro g e t t i ; Mi oriento, un distillato della filosofia aziendale, delle strategie e dei modi operativi» continua De Paoli. «Siamo un azienda anomala rispetto alle altre e il neofita ha questo genere di strumenti di form a z i o n e e un paio di giorni di affiancamento con un espert o che lo guida nella intranet». D I A LO GARE CON IL GESTIONALE. La personalizzazione è individuale e di area: le news, per esempio, vengono gestite da un giornalista interno che le raccoglie, ascoltando i vari progetti in corso e mettendoli a disposizione di tutti. Inoltre alcuni dati sono sensibili, così le informazioni pratiche, che riguardano per esempio a chi chiedere chiarimenti sui cedolini paga, sono diverse se ci si connette da Milano o da un altra sede. «Tutto ciò porta a re c u p e r a re efficienza e a dare un reale vantaggio competitivo all azienda», dice De P a o l i. L a p p o rto di SharePoint all utilizzo della intranet è stata la gestione documentale. C è una integrazione tra il gestionale e il portale: ogni progetto ha assegnata un area documentale nella quale finisce tutto quanto di pertinenza. E grazie a Exchange s e rver per la posta elettronica anche l , con un tasto, finisce archiviata e agganciata al pro g e t t o relativo. «Ciò avvantaggia nella ricerca delle i n f o rmazioni: grazie al motore di SharePoint si possono ritro v a re dati dovunque e trarne quel La co n s u l e nza e la meta im p resa Desc rivere My thos A rké (81 milioni di euro di giro d affari nel 2005) u sando i c on s u eti sch emi è difficile e servono altre meta fo re : l un iverso My thos è una ga las s ia di c i rca 700 im p rese, una trentina d elle quali c on una partec i paz i one az i onaria. Gli addetti diretti son o 500 di cui 250 pro fes s i on i s ti in 12 sedi in Ita l ia e quattro all es tero. Le radici del l a ttivi tà del pres i d ente, A l fredo De Paoli, sono nel la c on s u l enza, evo l u ta ben pres to verso ques ta idea di meta im p resa. Le a ttivi tà di My th o s, in fa tti, sono variega te. C è la c om p etenza fina nz iaria, quel la fi sca l e, di c ontrollo di ges ti on e... che fanno c onto s u l la rete di relaz i oni c on la Ba n ca Mon d ia l e, i fondi stru ttu rali, la Co o p eraz i one allo svi l u p p o, la Com un i tà Eu ro p ea e così via. A d i fferenza d una normale società di c on s u l enza, My thos agg i unge il ri schio: il c l iente - im p ren d i to re viene affia n ca to in ogni as p etto a ffin ché sviluppi la pro p ria idea. Un affia n ca m ento che diventa part n ership societaria d im p resa: un altro as tro da aggregare a l l un iverso di My thos. Nel la ga las s ia di De Paoli c è chi si occ u pa di cellule sta m inali, una fon daz i one per svi l u p pare part n ership ita l o - c in esi; un a ltra ancora che si occ u pa di rob o ti ca zo om o rfa (serp enti m eccanici che sentono le min e, ragni che per l u s trano ambienti p ericolosi), e via di ques to pas s o. v a l o re che altrimenti sarebbe smarrito» spiega De Paoli. Proprio per re c u p e r a re anche lo storico, S h a repoint fa ricerche negli archivi delle vecchie c a rtelle del file system. «La gestione documentale ci ha cambiato il modo di lavorare: il workflow dei p rogetti è aggiornato e grazie all integrazione col gestionale, abbiamo risolto un onere finora noiosissimo: la rendicontazione dei tempi» continua De Paoli «In ogni momento il gestionale può tirar le fila e sapere come procedono i progetti e qual è la valorizzazione economica». Il pro g e t t o implementato in Mythos è stato sviluppato attraverso la partnership tra Project Informatica e Te o rema Engineering, entrambi Microsoft Gold C e rtified Part n e r. Il futuro tecnologico alle porte è la sperimentazione di Live Messenger grazie al quale aprire la strada della v i d e o c o n f e renza mediante webcam oltre alle altre caratteristiche che favoriscono il lavoro collaborativo da remoto. Già oggi i manager in mobilità accedono alle usando le funzionalità di Exchange. I n c ontro a Del fi My th o s-arkè è un i d ea di im p resa fon d ata nel a Mi la n o. A l la con s u l enza si è aggi unta l attivi tà di affia nca re nu ove idee im p ren d i to ria l i e, quindi, di partec i p a re az i on a ria m ente nella nu ova rea ltà econ om ica. Così, la società ha c reato una rete di 700 im p rese che s incontrano e interagi scono sulla intra n etaz i endale. Il nom e che il managem entha vo l u to dare al portale è D e l fi (a lato), rich iamando il senso mito l ogico d e l l o ra colo di A p o l l o. S E RVIZIO FOTO G R A F I CO DI MANFREDO PINZAUT I I C R OSOFT XII N egli uffici di My th o s l im p ronta tec n o l ogica si res p i ra fin dai primi passi. E se non ba sta s se ci sono i manifesti a rico rd a re l im p o rta nza dei soft wa re in un o rga n i z zaz i on e com p l es sa come quella d e l la società mila n ese, cui fanno capo una ga la s s ia di az i ende, attive in divers i a m b i ti pro d u ttivi e di servizi. In alto, il pres i d ente di My thos Arké, A l fredo De Pa o l i. XIII

8 PUS H - EMAI L La ch i o cc i o la ha messo le a l i La nu ova gen eraz i one di posta el ettron i ca perm ette di c on n ettersi e scari care fi l e quando è neces sari o. In az ien da, sul pc o sullo smart ph on e. F ino a poco tempo fa non c era alternativa e la vacanza rischiava sempre la rovina. Arrivava la telefonata urgente dall ufficio e bisognava andare n e l l I n t e rnet Point, contro l l a re le e gli allegati, modificarli con tastiere a volte strane (le paro l e accentate: un duro scoglio da superare) e sacrificare, insomma, mezz ora della vacanza. Oggi le cose sono diverse. Gli smartphone sono molto più che ricevitori di posta elettronica ma veri computer port a t i l i, sostituti da ogni punto di vista di quello d uff i c i o. L A Z I E N DA MOBILE. Una filosofia di ubiquità che fa di Windows Mobile ciò che dicono le due parole: avere in mobilità le funzionalità che Windows permette con il pc aziendale. Ecco, dunque, che lo scenario della vacanza cambia: grazie alla push- (che perm e t t e di connettersi e scaricare la posta solo quando si vuole o a intervalli regolari così da non essere ossessionati dallo stillicidio dell ), si riceve copia dei messaggi come se si utilizzasse il pc ed è possibile m o d i f i c a re il documento e rispedirlo o inoltrare il messaggio alla persona più indicata. Non solo, se in azienda si utilizza un server di posta Micro s o f t Exchange, l estensione delle funzionalità Wi n d o w s a l l e s t e rno sono ancor più clamorose. Si possono m e t t e re in condivisione cartelle e documenti. Ciò significa, per esempio, che un agente di c o m m e rcio può consultare il foglio di Excel del listino prodotti aggiornato fino all ultimo momento. O p p u re l inform a t o re farmaceutico può ricevere i n f o rmazioni aggiornate dal programma Crm aziendale e quindi, prima della visita, avere ogni dato sullo stato della relazione del cliente con l azienda: magari si è appena lamentato per qualche cosa e ci si p resenta con la soluzione pro n t a. Se poi sul server sono implementati i servizi di S h a repoint, la condivisione dei documenti tocca la massima espressione: ogni volta che il file viene modificato si riceve un avviso, sul pc o sullo s m a rtphone, e si può avviare uno scambio di battute in chat con i colleghi e fare online le modifiche, o p p u re avviare una conferenza anche video o telefonica. Il documento, in realtà, non viene spostato: resta come unica copia, in varie versioni, s u l l a rea del server SharePoint del gruppo di lavoro o del progetto condiviso. OFFICE CO M MU N I C ATO R uncanale Mille voci, S arà perché ci piace chiacchierare; sarà perché è t re n d y, ma noi italiani siamo i primi ad accendere il telefonino quando si apre il portellone dell aereo e maneggiamo con destrezza lo smartphone per c h i a m a re e leggere l . Questa moda in realtà ha contagiato tutti nel mondo e il motivo è semplice: lo s m a rtphone consente di verificare tutti i canali di comunicazione che potenzialmente clienti, partner e amici hanno usato (invano) per r a g g i u n g e rci durante il nostro volo. Parliamo di posta elettronica, di sms, di casella vocale mobile e di quella d e l l u fficio, di fax e di molto altro ancora. Questo accade perché la comunicazione oggi è vittima di una frammentazione dei canali comunicativi e di una ubiquità finora sconosciute. Ciò costringe ciascuno di noi a gestire un gran numero di s t rumenti in modo sempre meno e fficiente, al punto che nel mondo occidentale il 70% delle chiamate telefoniche statisticamente term i n a su una casella vocale. Purt roppo, il business non aspetta e ogni momento è buono. Web - ch ia ma m i il tel e fono in Rete LA PIAT TA FORMA INTELLIGENTE. L i n f r a s t ruttura informatica che supporta queste nuove necessità aziendali ha avuto, di recente, una significativa svolta grazie al rilascio di una p i a t t a f o rma di comunicazione integrata per la gestione di , sms, instant messaging, web c o n f e rencing, fax, Voice over IP (VoIp) e molto altro ancora basata su Microsoft Exchange Server 2007 e L a d oz i one di sistemi Vo i p c om in c ia a pren d ere pie d e tra le piccole im p rese. Il 70% delle ch ia ma te tel e fon i che fin i sce su una casel la vo ca l e. Le ultime soluzion i tecn o l og i che c onvergono sulla ges ti on e integra ta delle c om un i caz i oni. Per avere s o tto mano , sm s, in s ta nt m es sage, web c on feren ce, fax e Vo i p. Al primo c o l p o. O ffice Communication Server Ogni utente ora può essere univocamente identificato (ha un unica i d e n t i t y su tutti i mezzi di comunicazione) ed essere contattato al primo colpo (ha una p re s e n c e ubiqua, ovvero è sempre raggiungibile). E tutto ciò a p re s c i n d e re dallo strumento in uso in quel momento, sia esso un pc o un c e l l u l a re, un palmare o il telefono da tavolo, e senza tener conto del s e rvizio di comunicazione: una telefonata, una videoconfere n z a, un , o un messaggio istantaneo. I due strumenti principali usati dall utente finale sono quindi da una p a rte Outlook per la posta e l e t t ronica, i fax e il calendario e dall altra Office Communicator per l instant messaging, il Voip e il web confere n c i n g. Anche quando si è in aero p o rto, insomma, Communicator si potrà collegare via WiFi al serv e r Exchange aziendale per scorre re la rubrica contatti dei colleghi e, volendo, chiamarli telefonicamente via Voice over Ip. S mart ph on e a prova di fu rto I C R OSO FT E se perdi o ti rubano lo smart ph one? Fin o ra il terro re d el ma nager era di smarri re l agen da. Ora che lo smart ph one è diventa to non solo agen da e rub ri ca dei c onta tti, ma anche sosti tu to m obile del pers onal c om p u ter az ien dale il terro re è ra d d o p p ia to. Che fare? I tecnici di Mi c ro s o f t ha n n o s parso un po di trappole per XIV a um entare la sicurez za dei cel l u lari c on Win d ows Mobile: i da ti che vengono mem o ri z za ti a n che nelle schede di m em o ria agg i untive, son o c ri ttogra fa ti. Dopo un certo p eriodo di ina ttivi tà del d i s p o s i tivo è neces sari o re intro d u rre la pas s wo rd per ria ccen d er l o. Inoltre se il tel e fono viene smarri to, graz ie a un c omando a dista nza i res p on sabili tecnici di E xcha nge 2003 posson o ca n cel lare da rem o to tu tti i da ti presenti nel l o smart ph on e. E a n che se vien e to lta la Sim -ard dal tel e fon o dopo c inque tenta tivi di a ccesso c on pas s wo rd erra ta i da ti sc om pa i on o d e fin i tiva m ente. Con buona pa ce del ma nager. Ti ve d o, ti sento... e lavo ro D iventa sem p re più evi d ente la c onven ienza ad avere l az ien da interc on n es sa c on un server e un in fras tru ttu ra di rete. Oltre a l la navigaz i one sul web e a l l u ti l i z zo del portale az ien da l e c ome luogo di c on d ivi s i one di d o c um enti e in fo rmaz i on i intern e, la c onvergenza dig i ta l e sul pro tocollo Intern et (Ip) ha fa tto sc o p ri re il va ntaggio del l e c om un i caz i oni tel e fon i ch e ( VoIp). Ora il passo più ecc i ta nte e nu ovo è l integraz i one deg l i s trum enti Offi ce c on la vo ce: si può tel e fonare anche mentre si s ta sc rivendo un docum ento c on Wo rd 2007 oppure una c on la più recente vers i one di XV O u t l o o k o mentre si uti l i z za l in s ta ntm es senger di Offi ce Com m un i ca tor 2007, bas ta un c l i c a fianco del nome del c o l l ega. Mi c ro s o f t ha, in fa tti, integra to c on Offi ce Com m un i ca ti on S erver gli strum enti di pro d u ttivi tà d u fficio c on i sistemi tel e fon i c i az ien dali, da quelli ana l og i c i tra d i z i onali ai centra l ini dig i ta l i Pbx, ai sistemi Ip o Tdm.

9 LA T EC N O LO G I A / 2 V I STASU LL AR E A RIUNIONI La con ference? Virtua l e C ome re n d e re le riunioni meno soporifere e più p roduttive? Facendo in modo che tutti i part e c i p a n t i siano attivi e apportino il proprio contributo alla discussione. Certo, le sale riunioni aziendali dove il p ro i e t t o re ronza in sottofondo, la penombra impera per pro i e t t a re i dati sullo schermo, l orario post pranzo, non sono l ambiente ideale per svegliare la c reatività del gruppo che ascolta e intanto combatte l individuale battaglia contro la palpebra che cala. I tecnici Microsoft, memori di personali esperienze, hanno avuto una brillante idea. Hanno inserito d e n t ro Microsoft Vista la possibilità di cre a re un Are a di Riunioni Vi rtuali in modo che tutti i computer dei p a rtecipanti siano partecipi delle presentazioni e possano collaborare, modificare, integrare e costru i re il documento finale della riunione. IL CO L L EGA M E N TO SENZA FILI. La soluzione è i n t e ressante perché sfrutta le capacità di connettività w i re l e s s (senza fili) che tutti i pc portatili di nuova generazione hanno. Dal punto di vista tecnologico, infatti, «l Area Riunioni Vi rtuali» non fa che stabilire un collegamento con i computer vicini per lo stre t t o G raz ie alla c on n ettivi tà senza fili, i pc porta tili di nu ova gen eraz i on e p o s s ono ospitare un meeting. Mettendo in c onta tto 10 c om p u ter. In uffi c i o, c ome al parc o. tempo necessario alla discussione condivisa, conclusa la quale la connessione viene chiusa e tutto finisce lì. Anche al bar o al parco, insomma, ognuno può tirar fuori il proprio pc portatile o, meglio ancora, il Tablet pc che rende la riunione ancor più vicina all esperienza di pre n d e re appunti e note, e avviare una conferenza virt u a l e. Il meccanismo è semplice e, al tempo stesso, sicuro. Il leader della riunione avvia il meeting con un cert o titolo. I pc nei paraggi perlustrano con l antenna Wi F i quali servizi sono accessibili, selezionano l area della c o n f e renza e si agganciano (dopo aver digitato la p a s s w o rd che il leader ha comunicato loro ). A quel punto a tutti i partecipanti (fino a di dieci pc) c o m p a re un area di collaborazione: una zona dello s c h e rmo per la visualizzazione del lavoro condiviso con l elenco con i nomi dei pc connessi e un area per lo scambio dei file. In quest area, il leader mette in condivisione il documento, l immagine, la p resentazione da discutere che apparirà sugli schermi degli altri terminali. Il bastone di comando per fare modifiche è nelle mani di una sola persona, ma il leader può passarlo di volta in volta a chi vuole. Senza r i c o rre re alla intranet aziendale, ci si può a g g re g a re in una riunione e condividere una cartella del proprio pc, così che il l a v o ro diventa partecipato e ognuno a p p o rta il proprio contributo. I docum enti ri sc o p ron o l integri tà I C R OSO FT Si c u rez za e integri tà dei d o c um enti. Ques te due qualità s ono alla base di una tra le più interes sa nti novi tà apporta te da Win d ows Vi s ta e Offi ce 2007 : ogni applicaz i one può sa l vare il d o c um ento o in Pd f o in Xps. Il fa tto nu ovo è pro p ri o q u es t u ltima sig la: da qualsias i a p p l i caz i on e, se si sa l va il d o c um ento nel fo rma to Xps lo si può far ve d ere esa tta m ente XVI c om è sta to gen era to da l l a u to re media nte il sem p l i ce brow ser Intern et E x p l o rer. U na novi tà non da poco perch é svin c o la il c om p u ter che legge il file da l l obb l igo di avere il p rogra m ma che ha gen era to il d o c um ento stes s o. Inoltre, p o i ché Xps non è ch e un im mag ine «ras teri z za ta» (a n che le sc ri tte diventano il c onto rno d un disegno) del d o c um ento, lo si può ingra n d i re q u a nto si vu o l e. Quando usare Xps? Quando si vuole che il d o c um ento res ti inta tto e non s ia modifi ca b i l e. E qui si apre il ca p i tolo sulla sicurez za e sulla p o s s ib i l i tà di fi rmare il d o c um ento c on la fi rma d ig i ta l e, così da dare va l o re l egale a quanto sotto sc ri tto.