Il modo giusto di lavorare

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1 Il modo giusto di lavorare Codice deontologico di Hitachi Data Systems

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3 Il modo giusto di lavorare Codice deontologico di Hitachi Data Systems

4 Vogliamo essere la società più affidabile al mondo : : Etsuhiko Shoyama President e CEO di Hitachi, Ltd.

5 Noi di Hitachi Data Systems crediamo che alla base del successo nel lavoro e nel commercio debbano esserci elevati standard etici e deontologici. La lealtà e il rispetto dimostrato dai nostri clienti derivano dalla nostra reputazione come azienda corretta e onesta. Messaggio di Shinjiro Iwata e Dave Roberson Chief Executive Officer e President e Chief Operating Officer di Hitachi Data Systems Riponiamo la massima fiducia nei valori e nell etica dei nostri dipendenti, che rappresentano Hitachi Data Systems (l Azienda). Fatta questa premessa, occorre ricordare però che la complessa realtà economica in cui lavoriamo può presentare a volte dei dubbi su quali siano le azioni giuste da compiere per rispettare gli standard etici dell Azienda. Lo scopo di questo Codice deontologico è quello di informare, aggiornare e istruire i dipendenti sulle modalità di risposta in caso di situazioni ambigue. In qualità di dipendenti di Hitachi Data Systems, ricopriamo tutti un ruolo importante nel mantenere integra la nostra reputazione. Per questo motivo, in qualità di rappresentanti dell Azienda, dobbiamo tutti essere all altezza di determinati obblighi e impegni: : : nel mantenere alta la reputazione dell Azienda in termini di condotta eticamente corretta nei confronti dei nostri clienti, partner e concorrenti; : : nel mantenere un comportamento altamente morale durante l espletamento del nostro lavoro e nei rapporti con i nostri collaboratori; : : nell attenersi ai Valori Basilari che determinano il modo in cui svolgiamo le nostre attività come azienda e collaboriamo insieme come singoli individui. In altre parole, facendo la cosa giusta e comportandoci in maniera vigile e responsabile, possiamo contribuire affinché noi stessi, i nostri colleghi e l intera Azienda prosperiamo. Assicuratevi pertanto di leggere integralmente il presente Codice deontologico. Nel caso in cui abbiate bisogno di chiarimenti o di informazioni su un argomento specifico o di risposte non fornite dal Codice deontologico, vi preghiamo di rivolgervi al vostro manager, a un responsabile delle risorse umane o all ufficio legale.

6 COMMUNITY : : NESSUNO DI NOI È TANTO BRAVO QUANTO TUTTI NOI MESSI INSIEME. MOSTRA LA COMPRENSIONE NECESSARIA PER ELIMINARE LE BARRIERE. CREA RAPPORTI. Ci fidiamo e rispettiamo reciprocamente, come pure i nostri clienti e partner. I legami formatisi ci consentono di raggiungere insieme risultati eccezionali. Valori Chiave OWNERSHIP : : RISPONDI DELLE TUE AZIONI. PRENDI DECISIONI RESPONSABILI. ASSUMITI I RISCHI. Ci viene riconosciuta la fiducia di assumere decisioni responsabili che accrescono il valore della nostra attività e dei beni comuni. OPENNESS : : CONDIVIDI SAPENDO CHE ALTRI ASCOLTANO. ASCOLTA AFFINCHÉ ALTRI CONDIVIDANO. SII APERTO. Condividiamo apertamente idee, competenze e risorse. In cambio, apprezziamo e rispettiamo ciò che ci viene proposto, consci del fatto che tale ampiezza di vedute e comportamenti è basilare al raggiungimento dei nostri obiettivi.

7 LEADERSHIP : : FORNISCI UNA GUIDA, UNA DIREZIONE E UNA VISIONE. SII AUTOREVOLE E DEGNO DI FIDUCIA. SII FONTE DI ISPIRAZIONE. Già solo con il nostro esempio, indirizziamo e comunichiamo la nostra visione con passione, chiari propositi, integrità, coraggio, disciplina e fiducia. CUSTOMER FOCUS : : GUARDA CON GLI OCCHI DEL CLIENTE. AGISCI CON PERSPICACIA. PORTA A COMPIMENTO QUANTO PROMESSO. Valutiamo le attività dei nostri clienti dalla loro stessa prospettiva, affinché ci sia possibile fornire loro delle soluzioni che soddisfino in modo specifico le loro esigenze.

8 Sommario 1 1 Voi e il vostro lavoro presso Hitachi Data Systems 2 Come cercare aiuto e riferire delle problematiche 2 Condotta personale dei dipendenti 3 Ambiente lavorativo 4 Privacy del dipendente 5 Congedo da Hitachi Data Systems 2 7 Protezione dei beni di Hitachi Data Systems 8 Tutela dei beni di Hitachi Data Systems 8 Diritti di proprietà intellettuale di Hitachi Data Systems 9 Conservazione dei record 9 Cooperazione in occasione di indagini 3 11 Informazioni protette e riservate di Hitachi Data Systems 12 Come proteggere le informazioni dalla divulgazione non autorizzata 4 15 Come annotare e riportare le informazioni 16 Rapporti accurati e veritieri 17 Dichiarazioni di Hitachi Data Systems 5 19 Come condurre le attività di business di Hitachi Data Systems 20 Comportamenti leciti ed eticamente corretti 20 Rapporti con i clienti 22 Concorrenza 24 Fornitori 25 Prassi del settore

9 6 27 Come evitare fraintendimenti e dichiarazioni inesatte 28 L importanza di una comunicazione chiara 28 Comportamenti fraudolenti 29 Informazioni in possesso di terzi 7 33 Tangenti, regali e iniziative di entertainment 34 Regali accettabili e non accettabili 34 Ricevere regali 36 Fare regali 37 Corruzione 38 Rapporti con istituzioni governative e loro rappresentanti 8 41 Conformità alle leggi 42 Leggi e criteri di pertinenza 42 Leggi sull esportazione 43 Leggi sull importazione 43 Anti-boicottaggio 44 Leggi sulle relazioni contabili e finanziarie 9 47 Conflitti di interesse 48 Come impedire un conflitto di interesse Interessi finanziari personali 54 Come evitare i conflitti di interesse di natura finanziaria Insider trading e informazioni interne 58 Trattamento corretto delle informazioni non di dominio pubblico Tempo libero 62 Servizio pubblico 62 Partecipazione alla vita politica

10 Introduzione Il presente Codice deontologico si applica a tutti i dipendenti di Hitachi Data Systems Corporation e relative filiali e società affiliate, nonché ai consulenti, rappresentanti e chiunque altro intrattenga rapporti commerciali per conto dell Azienda. In qualità di dipendenti di Hitachi Data Systems, siete i principali responsabili di una condotta morale corretta e conforme al nostro Codice deontologico. Pur rimanendo invariati l etica e i principi dell Azienda, l ambiente e le situazioni in cui essa agisce sono mutevoli. Il Codice deontologico non è pertanto in grado di prevedere tutte le possibili problematiche etiche e, in ultima analisi, non può sostituirsi alla giusta valutazione da parte del dipendente stesso. Tuttavia, la vostra costante onestà, integrità e buona fede consentiranno di tutelare la reputazione di Hitachi Data Systems in materia di etica commerciale. Il Codice deontologico si occupa in particolare di tre argomenti principali: : : la condotta personale e la protezione dei beni aziendali; : : la conduzione dei rapporti commerciali con altre persone e organizzazioni; : : i conflitti di interesse e altre considerazioni che possono avere origine in ambienti e circostanze al di fuori dal lavoro.

11 Responsabilità del dipendente In caso di dubbi su come interpretare o applicare il presente Codice deontologico, o qualora non condividiate alcune sue parti o altre norme dell Azienda, siete tenuti a rivolgervi al vostro superiore, all ufficio legale o a un responsabile delle risorse umane. In alcuni casi, il vostro superiore potrebbe dover interpellare altri dirigenti Hitachi Data Systems, come ad esempio un responsabile dell ufficio legale. L eventuale violazione da parte vostra delle norme o linee guida di Hitachi Data Systems possono mettere a rischio voi, i vostri colleghi e l intera Azienda, e può dare origine ad azioni disciplinari, ivi compreso il licenziamento. Il presente Codice deontologico non da diritto contrattuale all assunzione, a benefici per i dipendenti o ad altri termini e condizioni dell impiego. Responsabilità dei manager e dei dirigenti I manager e supervisori di Hitachi Data Systems detengono maggiori responsabilità. Essi devono: : : sviluppare e promuovere un ambiente di lavoro dove la condotta morale etica venga riconosciuta, valorizzata e presa ad esempio; : : assistere e sostenere i dipendenti che sollevano in buona fede domande o problematiche in merito a questioni di etica e di conformità alla legge; : : controllare e rafforzare il rispetto degli standard presentati in questo Codice; : : fornire il buon esempio e incoraggiare gli altri a comportarsi allo stesso modo.

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13 Voi e il vostro lavoro presso Hitachi Data Systems

14 Voi e il vostro lavoro presso Hitachi Data Systems Codice deontologico di Hitachi Data Systems : : 2 Come cercare aiuto e riferire delle problematiche In conformità all impegno di Hitachi Data Systems verso una comunicazione aperta e i massimi standard di condotta, in qualità di dipendenti e rappresentanti dell Azienda siete tenuti a riferire immediatamente qualsiasi aspetto vi sia noto in merito a situazioni che in buona fede vi appaiono illegali o immorali. Se preferite, potete inoltrare le vostre segnalazioni anche in forma anonima (fate riferimento alle Norme per le segnalazioni sulla conformità). La persona o l ufficio alla quale comunicate la segnalazione deve trasmettere l informazione direttamente al responsabile della conformità o all ufficio legale. La segnalazione verrà presa subito in esame e non verranno tollerati minacce, attacchi o ritorsioni verso la vostra persona per aver effettuato tale segnalazione. Condotta personale dei dipendenti Ogni giorno ciascuno di noi prende migliaia di decisioni, fa altrettante affermazioni e compie altrettante azioni, che tutte insieme contribuiscono a formare la condotta corretta e integra di Hitachi Data Systems, così come è realmente e così come viene percepita. Qualsiasi azione uno di noi compia come individuo si riflette anche sull Azienda come insieme. Siete pertanto tenuti a promuovere i contenuti e principi e a rispettare alla lettera il Codice deontologico, nonché a richiedere le indicazioni di massima da parte di un senior manager nei casi in cui si presentino dei dubbi. Non è prassi dell Azienda fissare i criteri di condotta della vita privata dei propri dipendenti. Tuttavia, qualora le vostre azioni all esterno dell ambiente e delle situazioni di lavoro dovessero coinvolgere gli interessi dell Azienda e le prestazioni sia vostre che dei vostri colleghi, allora il Codice deontologico trova applicazione anche in questi casi. Inoltre, se la vostra condotta personale influisce negativamente su Hitachi Data Systems, sui suoi dipendenti o su altri aspetti delle sue attività, è possibile che l Azienda decida di adottare dei provvedimenti a tutela dei propri interessi.

15 Codice deontologico di Hitachi Data Systems Voi e il vostro lavoro presso Hitachi Data Systems Ambiente di lavoro La nostra Azienda è regolata da norme e procedure interne in materia di impiego, ed è conforme con le leggi locali in materia di rapporti con i dipendenti. Siete tenuti a familiarizzare con le nostre norme in materia di impiego nella misura richiesta dalle vostre funzioni. Siamo orgogliosi di garantire un ambiente di lavoro sicuro, salubre e produttivo, che non favorisca in alcun modo il verificarsi di episodi di discriminazione o di molestie sulla base di razza, colore della pelle, religione, sesso, preferenze sessuali, età, nazionalità, invalidità o altri fattori non strettamente correlati ai nostri legittimi interessi commerciali. Promuoviamo e sosteniamo i rapporti di reciproco rispetto tra i dipendenti. Viene richiesto pertanto anche a voi di contribuire a creare un ambiente di lavoro che sia sicuro e produttivo per tutti. Ad esempio, portando all attenzione della dirigenza le eventuali problematiche che secondo voi non sono conformi al mantenimento di un ambiente di lavoro sicuro e produttivo. Il compito di mantenere e promuovere l esistenza di un ambiente di lavoro salubre deve essere ancora più sentito se ricoprite incarichi di dirigente, supervisore o altri ruoli con mansioni di alta responsabilità. La promozione o l assegnazione a posizioni dirigenziali implica l assumersi la responsabilità di trattare i dipendenti con rispetto ed equità. 3 : : : : Esempi di comportamento Dereck, il superiore di Cindy, fa scivolare sempre la mano sulle spalle di Cindy ogni volta che attraversa il suo cubicolo. Il comportamento di Dereck mette a disagio Cindy e la rende oggetto di derisione da parte dei colleghi. Cindy vorrebbe chiedere a Dereck di non passarle più la mano sulle spalle ma teme di offenderlo e che lui per ritorsione possa poi impedirne l eventuale promozione. In questo caso, la condotta di Dereck viola il codice deontologico dell Azienda e Cindy è tenuta a consultarsi con l ufficio delle risorse umane. Phil invia delle barzellette a sfondo etnico utilizzando la posta elettronica aziendale. Dato che queste barzellette fanno riferimento a più di un gruppo etnico, Phil è convinto di non rivolgersi a nessun gruppo in particolare e che le barzellette non siano offensive. Questo tipo di condotta è in contrasto con il codice deontologico dell Azienda.

16 Voi e il vostro lavoro presso Hitachi Data Systems Codice deontologico di Hitachi Data Systems : : 4 Privacy del dipendente Sia Hitachi Data Systems che le aziende e le singole persone da essa autorizzate raccolgono e conservano informazioni personali inerenti il vostro impiego, come ad esempio il tipo di compenso percepito o informazioni di carattere sanitario e di altro tipo. Hitachi Data Systems e le sue società affiliate raccolgono anche informazioni personali relative ai dipendenti dei nostri clienti potenziali, clienti acquisiti e partner strategici. Siamo un organizzazione globale con processi lavorativi, strutture gestionali e sistemi tecnici che possono richiedere la condivisione di tali informazioni oltre i confini di stato. Benché non tutti i paesi dispongano di apposite leggi sulla tutela della privacy, noi abbiamo sviluppato su scala mondiale un sistema di norme che protegge le informazioni archiviate o elaborate di questo tipo. Se la carica da voi ricoperta all interno dell Azienda prevede l accesso a informazioni personali dei dipendenti dei nostri clienti potenziali, clienti acquisiti o partner strategici, prima di inoltrare tali informazioni a terzi (compresi i prestatori d opera che fanno noleggio di applicazioni, ASP) dovete verificare con il vostro superiore se è stata concessa l apposita autorizzazione alla loro diffusione. Fate riferimento alle Norme globali sulla protezione dei dati e sulla privacy di Hitachi Data Systems. : : Esempio di comportamento Antonio lavora nell ufficio delle risorse umane. Riceve una chiamata da una donna che si qualifica come una vigilatrice scolastica che ha bisogno di parlare urgentemente con un determinato dipendente di Hitachi Data Systems perché suo figlio, che si trova a scuola, sta male. Egli fornisce alla donna il numero di telefono del dipendente. Antonio avrebbe dovuto invece chiamare il dipendente di Hitachi Data Systems.

17 Codice deontologico di Hitachi Data Systems Voi e il vostro lavoro presso Hitachi Data Systems Congedo da Hitachi Data Systems Se per un qualsiasi motivo, compreso il pensionamento, vi congedate da Hitachi Data Systems, dovete restituire all azienda tutto ciò che le appartiene, compresi i documenti e i supporti che contengono informazioni riservate o proprietarie, e impegnarvi a non diffondere o utilizzare nessuna di queste informazioni riservate o proprietarie. Non dovete in nessun modo riformattare il disco rigido del computer da voi utilizzato o eliminare informazioni e dati in esso contenuti. Una volta terminato il vostro rapporto con l Azienda, Hitachi Data Systems continuerà a possedere qualsiasi proprietà intellettuale da voi creata mentre eravate suo dipendente; inoltre, resteranno validi i vostri obblighi alla riservatezza. 5 : : : : Esempio di comportamento Tammy, prima di congedarsi da Hitachi Data Systems, riformatta il disco rigido del proprio computer in modo da risparmiare alla divisione IT il lavoro. In questo modo, però, Tammy viola la Norma sulla conservazione dei record e distrugge delle informazioni proprietarie, delle informazioni intellettuali e altri beni immateriali.

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19 Protezione dei beni di Hitachi Data Systems

20 Protezione dei beni di Hitachi Data Systems Codice deontologico di Hitachi Data Systems : : 8 Tutela dei beni di Hitachi Data Systems Hitachi Data Systems dispone di numerosi beni aziendali, sia materiali (proprietà fisiche, strumenti e documenti) che immateriali (informazioni, risorse umane, proprietà intellettuali, rapporti ecc.). Siete tenuti pertanto ad assumere un comportamento vigile e prudente che consenta di proteggere tali beni dell Azienda. Se venite a conoscenza di furti, abusi, scorretta divulgazione o altri pericoli per la proprietà dei beni dell Azienda, siete tenuti a segnalarlo immediatamente al vostro dirigente superiore, all ufficio legale e/o ai responsabili della sicurezza locali di Hitachi Data Systems Fate inoltre riferimento alle Norme sui segreti commerciali e sulla sicurezza delle tecnologie informatiche di Hitachi Data Systems. : : Esempio di comportamento A Janet viene fornito un computer portatile aziendale da usare durante una conferenza fuori sede. A pranzo lo lascia appoggiato sul tavolo della sala conferenze. Quando Janet ritorna, il computer portatile non c è più. In questo caso, Janet non ha debitamente custodito il computer (un bene dell Azienda). : : Esempio di comportamento Durante le sue ore di lavoro e utilizzando risorse di Hitachi Data Systems, Puia sviluppa un nuovo algoritmo per il flusso di lavoro. Capisce che l algoritmo ha un valore commerciale potenzialmente elevato. Non informa il proprio superiore sull algoritmo e si licenzia da Hitachi Data Systems, portando con sé l algoritmo. Puia ha così violato il proprio accordo con Hitachi Data Systems e si è impossessata a proprio vantaggio di una proprietà intellettuale che appartiene all Azienda. Diritti di proprietà intellettuale di Hitachi Data Systems Quando siete entrati a far parte di Hitachi Data Systems, vi è stato chiesto di firmare un accordo con il quale avente assunto determinati obblighi in merito alla proprietà intellettuale e al trattamento delle informazioni riservate. Avete tra l altro accettato di riconoscere come proprietà dell Azienda tutte le idee, le invenzioni, i programmi informatici, le innovazioni tecniche, le progettazioni dei sistemi o le migliorie tecniche da voi ideate o concepite durante il vostro rapporto di lavoro con Hitachi Data Systems. Dovete pertanto trasmettere sempre questi tipi di proprietà intellettuale a Hitachi Data Systems e proteggerli come qualsiasi altra forma di informazione riservata.

21 Codice deontologico di Hitachi Data Systems Protezione dei beni di Hitachi Data Systems : : Esempio di comportamento Conservazione dei record Ogni divisione è responsabile per la conservazione e la tutela dei propri record ed è tenuta a uniformarsi completamente a tutte le prescrizioni legali e alle verifiche contabili. Per record si intendono anche i record elettronici, come i messaggi di posta elettronica, che devono essere conservati per scopi legali e commerciali. Essi non devono essere distrutti, modificati o rimossi dal luogo in cui sono archiviati, salvo se in conformità con la Norma sulla conservazione dei record di Hitachi Data Systems. Charlie lavora presso l ufficio contabilità. Il server del reparto non dispone più di spazio sufficiente per l archiviazione. Per poter recuperare dello spazio nella memoria del server per dei nuovi file, egli cancella alcuni record di un vecchio progetto del dipartimento di difesa senza consultare prima la Norma sulla conservazione dei record per vedere se tali record andavano conservati o meno. 9 : : In questo caso, Charlie non si è attenuto alla Norma sulla conservazione dei record di Hitachi Data Systems.. Cooperazione in occasione di indagini Essendo Hitachi Data Systems una grande azienda con molte persone, progetti e attività, essa conduce spesso delle indagini interne per mantenere informata la dirigenza e poter trarre delle valutazioni corrette. Quando Hitachi Data Systems conduce delle indagini sulle proprie attività, è vostro compito collaborare e supportare totalmente chi conduce tali indagini fornendo loro materiale, dati e informazioni necessari.

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23 Informazioni protette e riservate di Hitachi Data Systems

24 Informazioni protette e riservate di Hitachi Data Systems Codice deontologico di Hitachi Data Systems : : 12 Come proteggere le informazioni dalla divulgazione non autorizzata Uno dei nostri beni più importanti è il corpo di informazioni contenute nelle teste dei dipendenti e il lavoro che da esse scaturisce. Siamo determinati a proteggere tali conoscenze e informazioni dalla divulgazione non autorizzata. Occasionalmente, alcune sedi e alcune divisioni adottano delle procedure speciali per contrassegnare e archiviare i documenti riservati. Indipendentemente da queste procedure, voi siete tenuti a trattare come riservati tutti i documenti e le informazioni interni, a meno che questi siano espressamente destinati alla divulgazione o pubblicazione al di fuori di Hitachi Data Systems. Non divulgate mai a terzi delle informazioni interne riservate o non collocatele in luoghi (ad esempio, nei blog) o situazioni in cui sia possibile perderle o renderle pubblicamente note. Attenetevi sempre alle due seguenti regole: : : mantenete il massimo riserbo sulle informazioni riservate che vi vengono fornite; : : non condividete queste informazioni con persone (anche colleghi) che non sono autorizzate a conoscerle. Se cessate il vostro rapporto di lavoro con Hitachi Data Systems, dovete continuare ad attenervi a queste regole relative all uso delle nostre informazioni riservate. Occasionalmente, alcune persone possono essere autorizzate a rendere pubbliche determinate informazioni concernenti Hitachi Data Systems. Se la vostra carica prevede questo tipo di responsabilità, sinceratevi di limitare le vostre dichiarazioni esclusivamente alle finalità e alla portata necessarie per raggiungere gli obiettivi della vostra attività. Come regola generale, dovete astenervi dal discutere argomenti riservati o di proprietà dell Azienda o dal divulgare informazioni a chiunque (interno o esterno a Hitachi Data Systems) non autorizzato a conoscerle.

25 Codice deontologico di Hitachi Data Systems Informazioni protette e riservate di Hitachi Data Systems Benché non sia intenzione o prassi di Hitachi Data Systems l intromettersi nella sfera privata dei propri dipendenti, l Azienda chiede ai dipendenti che valutino sempre con attenzione che tipo di questioni professionali concernenti Hitachi Data Systems possono discutere in famiglia. Le informazioni aziendali riservate e/o sensibili devono rimanere private e non devono raggiungere persone e/o organismi che possono aver influsso sull andamento delle nostre attività. Se siete parenti o conoscenti di persone in qualche modo legate a nostri concorrenti, clienti acquisiti, clienti potenziali o altri organismi coinvolti con le nostre attività, dovete essere molto cauti. Come misura precauzionale, è sempre meglio discutere situazioni simili con il proprio superiore, il responsabile delle risorse umane o l ufficio legale, e prendere provvedimenti che evitino anche solo la parvenza di una scorrettezza. 13 : : Fate riferimento alla Norma sul segreto industriale e alle Guide linea per la tutela dei nostri diritti di Hitachi Data Systems. : : Esempi di comportamento Barbara, che ha precedentemente firmato un accordo di riservatezza concernente lo sviluppo di un nuovo prodotto, menziona il nome e lo scopo di tale prodotto a un collaboratore non impegnato su quel progetto. In questo caso, Barbara ha violato l accordo di riservatezza. Tori lancia la stampa di documenti riservati a una stampante pubblica. Si ricorda però di andare a prendere quei documenti stampati solo qualche ora più tardi. Tori non ha quindi mantenuto riservate le informazioni contenute nei documenti, in quanto chiunque avesse accesso alla stampante poteva averle lette prima che lei passasse a ritirarle. Alice è consulente e le è stato comunicato un codice sorgente riservato. Volendo discutere di tale codice con un altro ingegnere dell Azienda dislocato altrove, Alice sposta il codice su un unità disco condivisa da altri. In questo caso, Alice non ha mantenuto segreto il codice sorgente perché anche altre persone possono accedere a quell unità disco condivisa.

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27 Come annotare e riportare le informazioni

28 Come annotare e riportare le informazioni Codice deontologico di Hitachi Data Systems : : 16 Rapporti accurati e veritieri Quasi tutte le posizioni lavorative presso Hitachi Data Systems comportano l annotazione di informazioni di qualche tipo e l inoltro delle stesse all Azienda. Ad esempio, un ingegnere compila una relazione sul test di un prodotto, un rappresentante completa degli ordini, un contabile registra costi e ricavi, un ingegnere prepara una relazione di ricerca, un addetto all assistenza clienti compila un rapporto su una chiamata. Qualsiasi sia la vostra posizione, dovete riportare le informazioni in modo accurato e sincero, secondo le indicazioni dell Azienda. Varie leggi statali e federali degli USA, convenzioni internazionali e altre leggi nazionali impongono all Azienda di tenere traccia delle nostre transazioni nei libri e nei registri contabili. Ovviamente, questi libri e registri devono essere precisi; è assolutamente vietato riferire tali informazioni in modo scorretto (ad esempio, ai dirigenti o agli auditor dell Azienda, o a organizzazioni o persone all esterno dell Azienda). Per relazione scorretta non si intende solo il riferire informazioni in modo non accurato, ma anche l impostare le informazioni in modo tale che confondano o disinformino chi le riceve. Non fate mai dichiarazioni false o ingannevoli in relazioni finanziarie esterne, relazioni di monitoraggio ambientale, documenti inoltrati o conservati per enti governativi, o relazioni sullo stato dei contratti, specie in situazioni in cui Hitachi Data Systems è fornitore di un cliente governativo. Le relazioni scorrette comportano una responsabilità civile e anche penale sia per voi che per l Azienda. In conformità a questa prassi, siamo soliti comunicare ai nostri clienti, fornitori e partner commerciali qualsiasi eventuale errore amministrativo o contabile appena ne veniamo a conoscenza, e a correggere eventuali errori per mezzo di accrediti, rimborsi o altri strumenti appropriati. : : Esempi di comportamento Geraldine sta conducendo delle prove prestazionali su un nuovo sistema di storage. Il secondo ciclo di test ha prodotto dei risultati molto diversi dal primo. Mancano dei risultati finali e lei non dispone più di tempo sufficiente per eseguire altri test; decide quindi di annotare per il secondo ciclo dei numeri che siano più simili a quelli del primo. In questo caso, Geraldine falsifica delle informazioni. Marty lavora nel reparto di contabilità che si occupa del conto clienti. Un cliente che è solitamente in ritardo con i pagamenti invia un eccedenza di pagamento. Marty non segnala tale eccedenza al cliente perché ritiene che il cliente debba quella cifra a Hitachi Data Systems per il ritardo accumulato in occasione dei pagamenti precedenti. In questo caso, la condotta di Marty è disonesta.

29 Codice deontologico di Hitachi Data Systems Come annotare e riportare le informazioni Dichiarazioni di Hitachi Data Systems Nella veste di principali promotori di una corretta condotta commerciale etica, non intendiamo assecondare alcun diritto o licenza mirante a creare o promuovere una falsa impressione. Tutte le dichiarazioni pubbliche o private dell Azienda devono essere assolutamente sincere, oneste e non devono fuorviare o trarre in inganno. Il compito di rilasciare dichiarazioni veritiere e sincere deve essere ancora più sentito nel caso in cui le vostre mansioni professionali prevedano l interazione con i clienti, la stampa o il pubblico in senso generale. 17 : : Se un avvocato, investigatore, agente di polizia o funzionario statale vi richiedono informazioni su Hitachi Data Systems, avvisate immediatamente l ufficio legale. Se un giornalista o analista finanziario vi avvicina per avere informazioni su Hitachi Data Systems, evitate di rispondergli direttamente e avvisate l ufficio delle comunicazioni aziendali.

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31 Come condurre le attività di business di Hitachi Data Systems

32 Come condurre le attività di business di Hitachi Data Systems Codice deontologico di Hitachi Data Systems : : 20 Comportamenti leciti ed eticamente corretti Alla Hitachi Data Systems allacciamo numerosi rapporti commerciali con altre aziende e organizzazioni, comprese le società legate da alleanze commerciali e i produttori di attrezzature. Sia che vendiate, compriate o rappresentiate prodotti di Hitachi Data Systems ad altre società, i vostri comportamenti leciti ed eticamente corretti contribuiscono a rafforzare la nostra reputazione generale di azienda onesta e corretta. Rispettate sempre le norme descritte di seguito, indipendentemente da quale sia il tipo di organizzazione con la quale interagite o il tipo di rapporto che lega tale organizzazione a Hitachi Data Systems. Rapporti con i clienti Uno dei nostri beni più preziosi è il rapporto duraturo e fruttuoso con i clienti. Quando trattate con i clienti, preservate questo bene trattando sempre in buona fede, rappresentando con cura i nostri prodotti, servizi e capacità, facendo paragoni concorrenziali in modo equo e senza screditi, promettendo solo ciò che può essere mantenuto. Puntiamo fortemente a condurre nuovi affari e a rafforzare i rapporti con i clienti esistenti. Il nostro obiettivo finale è il successo e la soddisfazione di tutti i nostri clienti, sia nuovi che già acquisiti. Non sacrificate mai l obiettivo a lungo termine per un guadagno a breve termine. Non è mai redditizio concludere un affare che offre benefici immediati a Hitachi Data Systems a discapito però della soddisfazione del cliente. Alla Hitachi Data Systems siamo fermamente convinti che i nostri prodotti sono migliori di quelli della concorrenza. Il modo più efficace per venderli è quindi quello di spiegare ai clienti i vantaggi che otterrebbero dall uso di tali prodotti, e non screditando e sminuendo quelli della concorrenza. Se i clienti chiedono notizie su un azienda, un prodotto o un offerta concorrenziale, indirizzateli agli addetti alle vendite della concorrenza o alla documentazione distribuita da quell azienda. Se possedete informazioni