Assegni dei soci da inserire nella contabilità specifica

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1 Oltre il tetto massimo Assegni dei soci da inserire nella contabilità specifica Necessario distinguere le casse in cui annotare i finanziamenti Alessandro Mastromatteo Benedetto Santacr()(e Finanziamento soci e movimentazione della cassa contanti; fattme pagate in maniera frazionata; gestione di spese per anticipo o rimborso missioni ai dipendenti: sono situazioni abituali per le imprese cui tuttavia occorre prestare particolare attenzione per non avere contestazioni per violazione dei limiti all'uso del denaro contante. Finanziamento soci L'erogazione a titolo di finanziamento effettuato dai soci può determinare problematiche circa l'utilizzo del contante derivanti dall'enonea modalità di contabilizzazione seguita. Molto spesso, infatti, l'incasso di versamenti effettuati a mezzo assegno dai soci a titolo di finanziamento alla società è registrato movimentando il conto numerario cassa contante. Ciò potrebbe far supporre l'avvenuto superamento dei limiti per il contante mentre, in realtà, l'operazione è stata effettuata usando assegni. Infatti, tranne che per il caso dell'assegno circolare, la società benetìciaria vanta un mero credito derivante dal titolo consegnatole fino a quando lo stesso non è versato e incassato presso l'istituto bancario di appoggio. Una corretta contabilizzazione richiede quindi di indicare il finanziamento ricevuto utilizzando e movimentando la cassa assegni. Fatture N ella prassi quotidiana frequentemente si procede al pagamento frazionato di fatture relative a medesime operazioni. Ciò può dipendere dalla tipologia contrattuale che caratterizza la prestazione ovvero da un preventivo accordo tra le parti. In sede di controlli ed eventuali contestazioni, può nascere quindi il problema di giustificare molteplici trasferimentiin contanti, ciascuno dei quali al di sotto della soglia, riconducibili però a una stessa operazione. I casi tipici sono quelli di un conn atto di somministt azione, caratterizzato dalla fornitura di prestazioni periodiche o continuative di cose, e della vendita a rate di beni pattuita contrattualmente. Il ministero dell'economia, con la circolare numero 2/RGS delzmz, ha chiarito che se la suddivisione di un importo pari o superiore a mille euro dipende da contratti già stipulati tra le parti, di cui si possa avere contezza o prova, la molteplicità dei trasferimenti può essere interpretata come prassi commerciale e non realizzata quindi con fmalità di elusione de Ila normativa. Resta tuttavia impregiudicato il potere discrezionale dell'autorità amministrativa di verificare nelle singole fattispecie se il disposto nonnativoè stato violato. Di conseguenza per limitare la contestazione, l'impresa deve conservare atti, documenti o contratti, sottoscritti dalle parti, da cui risulta la tipologiadi operazione, unitariamente intesa, ovvero l'accordo per la rateizzazione degli importi concordati. La fattura su cui risulta annotata la dilazione di pagamento potrebbe a tal fine costituire valido documento di prova. Anticipo e rimborso missione Di solito si anticipano ai dipendenti somme in contanti, anche oltre soglia, per missioni in Italia o all'estero. Il trasferimento di denaro in questo caso configura di per sé una violazione del limite all'utilizzo del contante: ciò in quanto il divieto sussiste indipendentemente dalla natura lecita o illecita dell'operazione cui il trasferimento si riferisce. Per questa ragione il datore di lavoro dovrebbe depositare presso un istituto di credito su un proprio conto corrente, ovvero direttamente su quello del dipendente beneficiario, le somme stanziate a titolo di anticipo missione indicando nella causale l'erogazione a titolo di anticipo e la missione per la quale le somme sono corrisposte a tale titolo. Il dipendente, prima di partire per la missione, pon à recarsi presso l'istituto a effettuare il prelievo, in contanti, degli importi a lui destinati dalla società ovvero utilizzare la propria carta di credito avvalendosi della provvista effettuata dal datore. L'intervento nella transazione di un intermediario fmanziario esclude intatti di per sé l'operatività del limite al contante. Quanto invece ai rimborsi di spese sostenute per missioni, il limite dei mille euro deve essere considerato relativamente a ciascuna missioneeftettuata. Non costituisce pertanto violazione il rimborso effettuato in contanti e in pari data, nei riguardi di uno stesso dipendente, relativo a diverse missioni, quando ciascuna di esse è docmnentata e di ammontare inferiore alla soglia. PRELEVAMENTI Un piccolo imprenditore, per pagare gli stipendi ai propri dipendenti, è solito recarsi presso il proprio istituto di credito e prelevare in contanti le somme necessarie. l'operazione non viola il divieto all'utilizzo del denaro contante i n quanto viene realizzata attraverso un intermedia rio finanziari o. Tuttavia nel caso prospettato potrebbe essere contestata all'imprenditore la presunzione sui prelevamenti da parte dell'agenzia delle Entrate a seguito di indagini finanziarie. Per superare la presunzione i pagamenti degli stipendi devono essere contabilizzati indicando che sono stati liquidati in contanti. 28

2 a cura di AlessandroMastromatteoeBenedettoSantacrote Finanziamento soci, attenzione alla cassa Può essere contestato il finanziamento soci per 10mlla euro contabilizzato per cassa nonostante l'apporto tramite assegno non trasferibile e mediante bonifico bancario? Sì, può essere contestata la violazione al limite del contante se il finanziamento viene erroneamente contabilizzato per cassa. Occorre infatti correttamente contabilizzare e distinguere i versamenti per cassa da quelli, come nel caso di specie, realizzati con strumenti tracciabili di pagamento. Nel piano dei conti sarebbe pertanto opportuno distinguere le movimentazioni di cassa contanti da quelle di cassa assegni o cassa valori, utilizzando di volta in volta il conto più corretto a seconda dell'operazione.,.. _ Nuove norme anche per i salari neua pesca Nel settore della pesca è consuetudine pagare gli stipendi ogni sabato con predisposizione della busta paga (superiore a mille euro) a fine mese. Si può continuare a pagare in contanti facendo un accordo scritto tra le parti? N o, in quanto sul piano contrattuale l'importo dovuto è quello mensile (riportato nella busta paga). Pertanto la ripartizione della somma mensile con pagamenti di acconti in tranche settimanali viola il divieto tìssato dalla norma. Acconti «Cash» solo sotto i mille euro t possibile, nel commercio al dettaglio, erogare acconti sugli stipendi in contanti con saldo a fine mese? Sì. A condizione che l'importo complessivo dovuto a titolo di stipendio per il mese considerato risulti complessivamente inferiore ai mille euro. Conta il totale in busta paga Si possono dare acconti inferiori ai mine euro in contanti, e poi esporre l'avvenuto pagamento in busta paga? La norma prescinde dalla motivazione sottostante il trasferimento. Se l'importo complessivo dovuto, esposto in busta paga e conisposto in contanti risulta superiore al limite, è vietato l'uso del contante.., ) Limiti da considerare anche a bordo nave È realizzata in violazione del divieto la consegna al comandante della nave di fondi in contanti (oltre soglia) destinati a dotazione di bordo (cassa nave)? Sì. La movimentazione di denaro contante può avvenire solo per il tramite di banche, Poste Italiane o istituti di moneta elettronica. Non è equivalente a quella effettuata presso tali soggetti, neppure la consegna di denaro realizzata previa identifìcazione in Dogana del raccomandatario. Sarebbe tuttavia sufficiente la contestuale presenza, al momento del prelevamento del contante presso la banca o Poste Italiane, sia del raccomandatario che del comandante della nave. Sempre possibile il prelievo dal conto Si possono prelevare contanti in banca per il pagamento degli stipendi ai dipendenti di importo superiore a mille euro? Sì, perché non esiste alcun limite al prelevamento per cassa in contanti dal proprio conto corrente: quello che è vietato è il trasferimento per contanti oltre la soglia di mille euro tra soggetti "privati" senza l'intervento di un intermediario. Nel caso prospettato, quindi, non entra in gioco il limite al trasferimento di denaro contante oltre la soglia dei mille euro, quanto la presunzione sui prelevamenti che potrebbe essere attivata dall'amministrazione finanziaria in caso di indagini. Sì alle retribuzioni «Contante+assegni» A fronte di una busta paga di euro è possibile pagare con assegno e 400 in contanti? Sì, è possibile in quanto il trasferimento in contanti è inferiore alla soglia dei mille euro. Non ci sono ostacoli a due buste in un mese È ipotizzabile un rapporto di lavoro con cadenza quindicinale, regolato con contratto, che porti ad avere due buste paga nel mese che, presumibilmente, avranno ambedue un importo netto inferiore a mine euro e che quindi possono essere regolate in contanti? Sì. Non viene violato il limite dei 999,99 euro in contanti in quanto il periodo di paga, e il relativo molino, è stabilito conn attualmente a cadenza quindicinale... _,) Anticipo in contanti: le condizioni Nel caso di erogazione di un acconto di 400 euro su stipendio dipendente complessivo di euro l'acconto può essere erogato in contanti anche se tutta l'operazione è superiore alla soglia dei 999,99 euro? L'acconto può essere erogato in contanti a condizione che il saldo avvenga con uno stmmento di pagamento tracciabile (bonifico o assegno non trasferibile). 'l ("' Saldo con «p ercorsi)) individuabili In caso di pagamento in contanti di un acconto al dipendente per importo inferiore alla soglia, è una violazione se la busta paga complessiva è di importo superiore alla soglia, ma il saldo è effettuato con mezzi di pagamento tracdabili? No. In questo caso non si ravvisa alcuna infrazione. Oltre la soglia servono strumenti tracciabili Possono essere acquistati in contanti da un'azienda buoni viaggio/voucher da cedere ai propri clienti e/o dipendenti a titolo gratuito (ad esempio gratifica o operazione a premio)di valore unitario determinato di volta in volta? No, se l'importo complessivo dell'operazione di acquisto da parte dell'azienda risulta pari o superiore a mille euro. Il pagamento va in questi casi effettuato solo con strumenti tracciabili. Tuttavia, l'utilizzo dei buoni viaggio o voucher da parte del cessionario può essere efl'ettuato senza alcun limite di importo (quindi anche utilizzando piì:1 buoni viaggio ricevuti). Due mezzi per saldare la fornitura Un "compro oro" può pagare una fornitura di euro con contante per 900 euro e assegno per i restanti 600? Sì, perché il trasferimento in contanti è inferiore alla soglia mentre il saldo avviene con uno sn umento tracciabile di pagamento. Strumenti tracciabili 29

3 anche per i viaggi Un cliente acquista in agenzia di viaggi un pacchetto di viaggio dal valore di euro. Le condizioni generali di contratto prevedono che al momento dell'acquisto sia versato un acconto fino ai2so/o del totale. n cliente potrà pagare tanto l'acconto quanto il saldo in contanti dal momento che nessuna delle due tranche e di importo uguale o superiore a mille euro? Il pagamento potrà essere effettuato in singole rate corrisposte in denaro contante a condizione che: l'importo dei singoli acconti sia inferiore al limite di legge; la rateizzazione sia prevista da regolare contratto. Missioni all'estero non esenti da obbligo Possono essere erogate somme in contanti, oltre soglia, a titolo di rimborso spese ai dipendenti per le missioni effettuate all'estero o in Italia? In caso di pagamento in contanti di spese sostenute per missioni all'estero o in Italia, il limite massimo dei 999,99 euro da non superare rileva ai fini di ciascuna missione effettuata. Non costituisce neppure violazione il rimborso effettuato in contanti ed in pari data, nei riguardi di uno stesso dipendente, relativo a diverse missioni, quando ciascuna di esse è documentata e di ammontare inferiore alla soglia. Necessaria la fattura per i viaggi di gruppo t vietato l'acquisto di pacchetti e servizi turistici effettuato da un unico soggetto (collect money) in nome e per conto di una serie di partecipanti da cui ha ricevuto denaro contante, o assegni senza clausola di trasferfbflftà, per un importo complessivamente oltre soglia ma per quote singole di importo inferiore?,, Non costituisce -:'i' violazione se il collect moneyversa il denaro sul conto dell'agenzia di viaggio o del tour operator che emetteranno un'unica fattura con l'elenco di tutti i partecipanti. In alternativa, il collect money può versare i contanti all'agenzia di viaggio o al tour operator passando attraverso l'emissione di tante singole fatture intestate a cfascuno dei partecipanti.. ';1 Intermediari in aiuto delle società aeree È vietata la prassi secondo cui il comandante di un aereo, dipendente della società aerea charter operante nel settore turistico, trasporta occasiona!mente (superiori al limite di 999,99 euro), in valuta non euro, da utilizzare per pagare alcuni servizi/beni in strutture aeroportuali di Paesi presso i quali non è possibile pagare in altro modo i servizi/beni fomiti quali: rifornimento di carburante, servizi a terra eccetera? No se la somma è messa a disposizione del comandante dell'aereo con consegna da parte di un intermediario abilitato su ordine scritto della società. Per esempio utilizzando l'agenzia bancaria aeroportuale. Pagamento secondo gli usi conunerciali Una fattura di importo superiore al limite di 999,99 euro può 100 ll;,- 1!. ' "1"'" ''. "'.1"".,...'''' "" -.! essere saldata secondo i normali usi commerciali e cioè in contanti a giorni? Sì, purché il frazionamento risulti da una dilazione risultante da un accordo preventivo tra le parti, fermo restando in ogni caso il potere discrezionale dell'autorità amministrativa procedente di verifìcare se la dilazione configuri un frazionamento artificioso e, in quanto tale, vietato...-; Un sì condizionato ai versamenti reali Un pagamento in contanti di una fattura di euro mediante rate mensili da 900 euro è regolare oppure viola le norme sull'uso del contante essendo considerata operazione frazionata? Il comportamento prospettato non sarebbe, in linea di principio, ammesso. Tuttavia, nel caso in cui sia previsto contrattualmente un pagamento rateizzato, la violazione al divieto non dovrebbe configurarsi in quanto perché non si tratta di un frazionamento artificioso, salvo diversa valutazione dell'autorità amministrativa procedente. Sotto la lente i singoli trasferimenti Possono essere pagate in contanti nella stessa data più fatture di uno stesso fornitore ciascuna di importo inferiore ai mille euro? In presenza di più fatture, è possibile il pagamento in contanti quando ciascun trasferimento, collegato alla singola fattura, è inferiore alla soglia dei 999,99 euro.. l',, Limiti all'erogazione di quote sulle giocate La percentuale sulle giocate effettuate, corrisposta al gestore come compenso. può essere erogata in contanti da parte dei proprietari degli apparecchi di gioco quando si recano a prelevare le somme complessivamente giocate? No, in quanto il compenso erogato in contanti al gestore rappresenta, quando oltre la soglia dei 999,99 euro, una violazione del divieto al trasferimento. Assegno trasferibile per pagare la colf Se lo stipendio alla colf è superiore alla soglia si può pagare con assegno non trasferibile? E la colf è tenuta ad aprire un conto corrente? Si può pagare la colf: per importi oltre soglia, con assegno non trasferibile in quanto è garantita la tracciabilità dei pagamenti. La beneficiaria dell'assegno potrà recarsi presso un istituto bancario e ottenere il cambio in contanti dell'assegno. L'accordo tra le parti blinda l'acconto Acquisto di un divano con prezzo di 2mila euro che verrà consegnato dopo un mese. Al momento dell'ordine il commerdante ha richiesto di lasciare un acconto di 500 euro. Si può versare in contanti? Il pagamento dell'acconto in contanti sembra possibile, in quanto la prassi commerciale conferma che il comportamento non ha scopo fraudolento. Tuttavia, le modalità di pagamento frazionato devono scaturire da un preventivo accordo tra acquirente e venditore risultante da un atto o da un documento. Il suggerimento è comunque quello di evitare operazioni di frazionamento con pagamento in contanti superiore al limite. Possibile il saldo cash inferiore a mille euro t possibile pagare un acquisto presso un negozio di importo superiore a mille euro, con carta di credito fino al limite utilizzabile e la restante parte in contanti? Si, se la restante parte in contanti è sotto la soglia dei mille euro...., / Trasferimenti tracciati per il figlio all'estero Un padre può erogare al figlio minorenne (e senza un'autonoma posizione fiscale) una somma in contanti oltre soglia per frequentare un corso di lingua inglese all'estero? N o, secondo le indicazioni arrivate dal ministero dell'economia il trasferimento configura comunque una violazione del divieto. Il padre dovrà mettere a disposizione del figlio la somma tramite lul intennediario abilitato. 30

4 Bonifico per il pranzo di matrimonio Gli sposi vogliono pagare il conto del pranzo di nozze con l regali (contanti) ricevuti dagli invitati. Devono utnizzare mezzi traccia bili? Se la causale della prestazione è unica (pranzo di nozze) sarebbe necessario che il pagamento avvenga con strumenti tracciabili, come per esempio un bonitìco. Non sembra legittima l'emissione di tante ricevute per gruppi di invitati, e per importi sotto soglia dei mille euro, perché potrebbe essere contestato al ristoratore di avere eluso il divieto di ricevere pagamenti in contanti. Ricevuta differenziata per ogrucommensrue La cena di gruppo di amici viene pagata dividendo tra i partecipanti l'importo complessivamente dovuto. Possono essere ricevuti pagamenti in contanti?...:;> A differenza del pranzo di,. nozze dell'esempio precedente, l'ipotesi della cena tra amici configura una pluralità di committenti. Il pagamento in contanti pro quota potrebbe essere possibile se il ristoratore emette tante ricevute quanti sono i pagatori che utilizzano il contante sotto la soglia. Sì ru viaggio di nozze da amici e familiari Parenti e amici pagano all'agenzia di viaggi singole quote per la prenotazione di un viaggio di nozze agli sposi. Viene poi emessa un'unica fattura agli sposi. L'agenzia può accettare pagamenti In contanti inferiori a mille euro a fronte di un pacchetto turistico di valore superiore? Sì, possono essere accettati pagamenti, singolarmente considerati, sotto soglia dei mille euro se per ogni contributo viene rilasciata al donatore una ricevuta di quietanza per l'importo versato. Il contratto di compravendita deve inoltre intestato agli sposi così come la relativa fattura complessiva. Per l'agenzia di viaggi occorre inoltre conservare per cinque anni copia della quietanza rilasciata a ciascun donatore insieme alla fattura emessa a nome degli sposi. Compro oro, non c'è un limite settimanrue Costituisce violazione n pagamento in contanti dell'oro ceduto dal cliente che si reca presso un punto vendita, due o più volte nell'arco di una settimana, effettuando distinte cessioni di valore complessivo superiore ai mille euro? No, in quanto si n atta di distinte e autonome operazioni commerciali realizzate nell'arco di una settimana a condizione che, per ogni singola cessione, l'importo in contanti sia inferiore ai mil1e euro e venga contestualmente etl'ettuato il pagamento...,,...,. Al supermercato più volte al giorno Se nello stesso giorno vengono effettuati più acquisti dallo stesso supermercato, si può pagare In contanti anche se l'importo complessivo è superiore a mille euro? Sì, il consumatore che effettua più acquisti nell'arco della stessa giornata presso un supermercato può effettuare più pagamenti in contanti a condizione che l'importo dei singoli pagamenti non sia di per sé uguale o superiore a mille euro. -=:_ (.) Nessun problema se l'affitto è sotto soglia Un contratto di locazione prevede un corrispettivo di 11mila euro annui. SI può pagare mensilmente In contanti senza incorrere in sanzioni? Sì, è possibile pagare mensilmente in contanti in quanto l'importo mensile è inferiore alla soglia massima di mille euro ' '... : ; Stop ai canoni sopra il limite È ammesso l'incasso in contanti di due o più canoni mensili di locazione, singolarmente inferiori ai mille euro, ma che cumulativamente superano la soglia? No, perché l'importo trasferito in unica soluzione è superiore a mille euro. Al contrario, si può pagare in contanti le singole mensilità in quanto inferiori alla soglia, a condizione che tale ripartizione sia prevista contrattualmente. L'F24 sul conto non crea problemi È possibile fare addebitare in conto corrente un pagamento F24 di un soggetto diverso per un importo superiore alla soglia di 999,99euro? Sì, perché il movimento di denaro risulta tracciato a seguito dell'addebito della somma di denaro sul conto corrente bancario. Il divieto è esteso rula girata di cambiali Il limite dell'uso di contanti vale anche per la girata di cambiali? Sì, il divieto vale anche per la girata di cambiali. L'assegno nominativo è cambiabile in banca Un assegno nominativo e non trasferibile può essere cambiato In denaro contante in banca? Sì, in quanto l'intervento di un intermediario abilitato quale la banca determina il venire meno del divieto all'utilizzo del contante. Non esiste inoltre alcun limite al prelevamento per cassa in contanti dal proprio conto corrente: quello che è vietato è il trasferimento per contanti oltre la soglia di 999,99 euro n a soggetti "privati" senza l'intervento di un intermediario. Per il soggetto fallito c'è un'alternativa Un soggetto fallito, con divieto di aprire un conto corrente bancario per 5 anni, può incassare il suo stipendio con assegno non trasferibile? Sì, può ricevere l'assegno non trasferibile e cambiar lo in contanti presso lo sportello bancario. Bollettini postali pagabili in contanti Possono essere pagati In contanti dei bollettini postali per un importo pari o superiore a mille euro? Sì, perché i pagamenti italiane. avvengono tramite Poste Incasso del circolare con meno paletti Un cittadino può incassare un assegno circolare emesso a suo nome per un importo superiore alla soglia? Sì, l'unico limite posto dalla norma sulla circolazione degli assegni riguarda l'apposizione della clausola di non trasferibilità.... :\.. Prelievo libero allo sportello Si può prelevare allo sportello bancario oltre mille euro? L'operazione verrà segnalata ai fini antiriciclaggio? Si può prelevare perché l'operazione è effettuata tramite un intermediario tìnanziario. Quest'ultimo può decidere di segnalare l'operazione se in base alle informazioniasslrnteariguardo ha unfondatosospettoche il trastèrimento realizzi o ha realizzato un ipotesi diriciclaggio. -<. '... Regole più severe sui libretti al portatore I certificati di deposito bancari al portatore superiori a mille euro dovevano essere estinti o adeguati entro n 31 marzo 2012 come i libretti di deposito al portatore? 31

5 No, la nonna riguarda esclusivamente i libretti di risparmio al portatore. Il conto condominiale accoglie i versamenti Le quote per le spese sostenute dai singoli proprietari sulle parti comuni (e non superiori al limite dei 999,99 euro) possono essere versate anche in contanti sul conto intestato al condominio? Sì, in quanto i proprietari effettuano il versamento in contanti attraverso una modalità di pagamento traccia bile. a cura di Alessandro Mastromatteo e Benedetto Santacroc:e 32