LA PREPARAZIONE E L INVIO TELEMATICO DEL BILANCIO D ESERCIZIO E DELL ELENCO SOCI CON L UTILIZZO DEL SOFTWARE FEDRA O ALTRI PROGRAMMI COMPATIBILI

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1 LA PREPARAZIONE E L INVIO TELEMATICO DEL BILANCIO D ESERCIZIO E DELL ELENCO SOCI CON L UTILIZZO DEL SOFTWARE FEDRA O ALTRI PROGRAMMI COMPATIBILI di Claudio Venturi Sommario: 1. Premessa. 2. Preparazione del bilancio su carta La redazione del bilancio e dei suoi allegati Le dichiarazioni da apporre sul bilancio e sugli allegati e le novità introdotte dalla finanziaria Le dichiarazioni inerenti l imposta di bollo Termini per l invio telematico La suddivisione dei file Le operazioni da compiere. 3. Preparazione del bilancio su Fedra. 4. Modello (RP) Riepilogo Funzioni e finalità del modello Compilazione del modello 5. Firma dei documenti Aprire un documento da firmare Ricercare un documento da firmare Aprire un documento per verificare le firme Verifica dei firmatari Possibili errori di apposizione firma. 6. Firma della distinta Preparazione della distinta Firma della distinta. 7. Spedizione del bilancio. 8. Arrivo alla Camera di Commercio: protocollazione e archiviazione ottica dei documenti. 1. PREMESSA Dopo ben tre proroghe 1, la trasmissione telematica delle domande, delle denunce e degli atti al Registro delle imprese dovrebbe partire a pieno regime il 1 novembre Per quanto riguarda le modalità di invio telematico dei bilanci d esercizio si sono susseguiti tre decreti dirigenziali: 21 marzo 2001, 19 marzo 2002 e 20 marzo Tutti e tre i decreti hanno introdotto almeno tre novità essenziali: 1. tutti documenti che compongono il bilancio che devono essere inviati telematicamente possono essere sottoscritti con firma digitale da parte di un solo amministratore, il quale garantisce la conformità dei documenti informatici agli originali, che devono comunque essere conservati per dieci anni. 2. Qualora all invio telematico provveda un soggetto diverso dall amministratore, individuato come intermediario, anche questi dovrà sottoscrivere la distinta con la propria firma digitale. 1 L avvio fu fissato inizialmente per il 9 dicembre 2001, poi venne rinviato per ben tre volte: prima al 9 dicembre 2002, poi al 30 giugno 2003 e infine al 31 ottobre Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 1/12

2 3. I documenti da depositare (bilancio, relazioni, verbale di assemblea, ecc.) non dovendo possedere carattere di originali con firme autenticate, né di copie autentiche, né di estratti autentici, possono essere validamente rappresentati da documenti digitali conformi ai documenti analogici trascritti e sottoscritti sui libri sociali. Questo documenti digitali possono consistere sia nella memorizzazione digitale dell immagine del documento analogico originale sia nella riproduzione su file (in formato PDF o TIFF) del contenuto trascritto nei documenti originali. Ad ogni documento digitale conforme dovrà essere aggiunta una dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà, resa dall amministratore (o da un professionista abilitato), nella quale si dichiari la conformità del documento informatico a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società. 2. PREPARAZIONE DEL BILANCIO 2.1. La redazione del bilancio e dei suoi allegati Il deposito annuale di una copia del Bilancio contabile all ufficio del Registro delle imprese è uno dei tanti obblighi che danno luogo all'inoltro, da parte di una società, di una pratica RI. I lineamenti normativi essenziali che regolano la formazione del bilancio d esercizio sono quelli dettati negli articoli 2423 e ss. del Codice civile. Alla luce di questi articoli si ricava che i documenti essenziali costituenti, nel loro insieme, un Bilancio sono: a) il Bilancio vero e proprio, a sua volta costituito da: a1 - il Prospetto Contabile (Stato Patrimoniale + Conto Economico) a2 - la Nota Integrativa; b) la Relazione degli Amministratori sulla gestione (se il bilancio viene redatto nella forma ordinaria); c) la Relazione del Collegio Sindacale (se esiste); d) il Verbale dell Assemblea dei soci sull approvazione bilancio; e) la Relazione della Società di Certificazione (se richiesta). Nella prassi operativa di redazione e sottoscrizione di un bilancio, si possono distinguere i seguenti due casi: A. Originale in forma cartacea. Tutti i documenti indicati in precedenza vengono redatti in forma cartacea; Ognuno di essi viene sottoscritto in maniera autografa dai soggetti obbligati indicati in precedenza. B. Originale in forma informatica. Tutti i documenti indicati in precedenza vengono redatti in forma informatica, in uno dei formati ammessi ( PDF, TIF o TXT ); Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 2/12

3 Su ognuno di essi deve essere riportata una dichiarazione di conformità all originale riportato nei libri della società e una dichiarazione relativa al pagamento dell imposta di bollo (si veda il punto 2.2.) Ognuno di essi dovrà essere sottoscritto in maniera digitale da un solo amministratore, il quale dovrà garantire la conformità dei documenti informatici agli originali trascritti sui libri sociali. Per le norme generali sulla redazione del bilancio e dell elenco soci, si rimanda alla Sezione LA CAMERA DI COMMERCIO Adempimenti e servizi > Registri > Registro delle imprese > La redazione e la pubblicazione del bilancio d esercizio e dell elenco soci presso il Registro delle imprese Le dichiarazioni da apporre sul bilancio e sugli allegati e le novità introdotte dalla finanziaria 2004 L art. 2, comma 54 della legge 24 dicembre 2003, n. 350 (legge finanziaria 2004) ha aggiunto, per quanto riguarda l invio telematico degli atti e documenti al Registro delle imprese, due nuovi commi all art. 31 della legge 24 novembre 2000, n. 340: il comma 2-quater e il comma 2-quinquies. Con il comma 2-quater si stabilisce che il bilancio d esercizio (con tutti i prescritti allegati) e l elenco soci possono essere trasmessi telematicamente o presentati su supporto informatico da tre categorie di professionisti: dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali, a tre precise condizioni: a) che risultino iscritti nei rispettivi Albi o Ordini professionali; b) che siano in possesso di dispositivo di firma digitale; c) che siano appositamente incaricati dai legali rappresentanti della società. Con il comma 2-quinquies si attribuiscono ai medesimi professionisti due precisi compiti: 1) di attestare, sulla copia da inviare telematicamente, che i documenti di cui al precedente comma (bilanci e suoi allegati, elenco soci) sono conformi agli originali depositati presso la società; 2) di poter inviare telematicamente o di presentare su supporto informatico, oltre i bilanci, tutti gli altri atti societari per la cui redazione la legge non preveda espressamente l intervento del notaio Anche in questo caso valgono le tre condizioni indicate in precedenza. Dalla normativa appena citata e dalle indicazioni fornite recentemente da Unioncamere si può stabilire che gli iscritti negli albi professionali dei dottori commercialisti, dei ragionieri e dei periti commerciali muniti della propria firma digitale - allo scopo incaricati dai legali rappresentanti della società, sono legittimati: a) ad effettuare il deposito del bilancio d esercizio e degli altri documenti di cui all art del Codice Civile; b) ad attestare la conformità dei documenti trasmessi agli originali depositati presso la società. Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 3/12

4 Questi soggetti, per dimostrare di essere delegati alla trasmissione telematica della pratica, possono non utilizzare il Modello procura, ma a due condizioni: a) che riportino nel Modello NOTE la seguente dichiarazione: La presente pratica telematica viene presentata dal sottoscritto dottore commercialista / ragioniere / perito commerciale, iscritto nell Ordine / Albo della Provincia di al n., non sussistendo nei suoi confronti alcun provvedimento disciplinare in corso che ne impedisca l esercizio della professione, quale incaricato dai legali rappresentanti della società, ai sensi dell art. 2, comma 54, della legge 24 dicembre 2003, n b) che sottoscrivano la distinta con la propria firma digitale. Tutti gli altri soggetti diversi da quelli previsti sopra (quali consulenti del lavoro, agenzie, associazioni di categoria, ecc.) potranno inviare telematicamente le pratiche ma solamente utilizzando il Modello procura. In questo caso, questi soggetti non sono tenuti ad attestare la conformità agli originali dei documenti allegati, in quanto tale attestazione è già inserita nel Modello procura (lett. B). Qualora la trasmissione telematica venga effettuata direttamente dall obbligato in possesso di firma digitale, l attestazione di conformità dei documenti trasmessi agli originali depositati presso la società e trascritti nei libri sociali andrà effettuata dallo stesso soggetto obbligato apponendo in calce al documento la seguente dicitura: Il sottoscritto legale rappresentante dichiara, ai sensi degli articoli 38 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, che il presente documento informatico, che si trasmette ad uso del Registro delle imprese, è conforme al documento cartaceo trascritto e sottoscritto nei libri e nelle scritture contabili tenute dalla società. Possono formare oggetto di trasmissione telematica mediante utilizzo della firma digitale anche la copia dell elenco soci, di cui al comma 3 dell articolo 2435 C.C Le dichiarazioni inerenti l imposta di bollo Come si è detto in un apposita pubblicazione 2, gli obblighi fiscali alla presentazione telematica dei documenti da depositare sono assolti in misura fissa e in modo virtuale, sulla base dell autorizzazione del Ministero dell economia e delle finanze rilasciata alla Camera di Commercio o al soggetto interessato, oppure previa dichiarazione del soggetto interessato alla locale Agenzia delle Entrate, resa ai sensi dell art. 2 del D.M. n. 127 del Pertanto, sui documenti che compongono il bilancio, oltre alla dichiarazione di conformità di cui si è parlato nel paragrafo precedente, dovrà essere riportata, a seconda dei casi, una delle seguenti dichiarazioni inerenti l imposta di bollo: 2 Si veda, in questa sezione: L imposta di bollo per le domande, le denunce e gli atti da inviare telematicamente. Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 4/12

5 A. Imposta di bollo assolta in modo virtuale su autorizzazione n. rilasciata dalla Direzione Regionale delle Entrate di, il / /. B. Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di Commercio di - Autorizzazione n. del / /, emanata da. C. Imposta di bollo assolta in modo virtuale su dichiarazione presentata alla Direzione Regionale delle Entrate di il / /. Secondo alcune Camere di Commercio questa dichiarazione può anche essere omessa Termini per l invio telematico Il bilancio d esercizio va depositato presso il Registro delle imprese, entro 30 giorni dalla data di approvazione da parte dell assemblea, anche nel caso il verbale di approvazione del bilancio sia soggetto a registrazione. In questo caso, il verbale di assemblea potrà essere accompagnato dalla copia della ricevuta (Mod. 8) comprovante la richiesta di registrazione La suddivisione dei file Con le nuove versione di Fedra è possibile allegare il bilancio d esercizio formato da un unico file contenente il prospetto contabile, la nota integrativa, il verbale di assemblea, le eventuali relazioni ed allegati. Tutto questo faciliterà anche l apposizione della firma digitale da parte del legale rappresentate, il quale dovrà così firmare una sola volta un unico file Le operazioni da compiere Una volta redatto il bilancio e i suoi allegati, le operazioni da compiere per l invio telematico sono le seguenti: 1. Procedere alla conversione dei file in uno dei formati ammessi (PDF o TIFF) per poterli poi firmare digitalmente; 2. Compilare la modulistica attraverso il programma Fedra (modello B, eventuale Intercalare S, modello RP); 3. Firmare digitalmente gli atti e i documenti che si allegano alla pratica; Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 5/12

6 4. Inviare la pratica attraverso Telemaco, collegandosi al sito internet: ATTENZIONE: L operazione dell apposizione della firma digitale sui documenti, di cui al n. 3, può essere effettuata anche successivamente durante la compilazione del Modello RP. 3. COMPILAZIONE DELLA MODULISTICA FEDRA Per la compilazione della Modulistica Fedra, si rimanda al Manuale Fedra Parte Seconda Modello B. 4. FIRMA DEI DOCUMENTI Come norma generale, gli eventuali allegati alla pratica possono essere firmati o meno a seconda della loro tipologia. Per questo è previsto un apposito campo obbligatorio da selezionare su ogni occorrenza, una volta ultimate le operazioni di firma. Per quanto riguarda il bilancio d esercizio, dalla terza occorrenza in poi, tutti gli allegati vanno firmati digitalmente. Per le modalità di apposizione della firma digitale attraverso il programma Di.Ke si rimanda al Manuale Fedra, Parte Terza, Capitolo LO SCARICO PER LA SPEDIZIONE TELEMATICA E LA FIRMA DELLA DISTINTA Quando si ritiene di aver completato la pratica relativa al bilancio si deve procedere allo scarico per l invio telematico. (Figura n. 1) Selezionando l icona Scarica per spedizione telematica, dalla versione comparirà la seguente nuova maschera Modalità di presentazione (Vedi: Figura n. 1). Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 6/12

7 Per quanto riguarda le modalità di scarico della pratica per l invio telematico e la firma della distinta si rimanda al Manuale Fedra, Parte Terza, Capitolo SPEDIZIONE DEL BILANCIO Per la spedizione telematica del bilancio d esercizio è necessario collegarsi al sito Internet La prima maschera che si apre è la seguente (Vedi: Figura n. 2): (Figura n. 2) Per procedere dovranno essere inseriti, negli appositi spazi; la propria Userid e Password e cliccando successivamente su Entra si aprirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 3). Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 7/12

8 (Figura n. 3) Sulla parte sinistra della maschera sono riportate le varie possibilità offerte: Invio telematico Deposito bilanci Download Software Invio di Prova Per procedere all invio telematico del bilancio con modalità diversa dal bilancio-online (di cui abbiamo parlato in un apposito capitolo), si dovrà cliccare su Invio telematico, e comparirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 4). Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 8/12

9 (Figura n. 4) Sulla parte sinistra della maschera, sotto Invio telematico vengono riportate le varie possibilità offerte: Visura di lavoro Spedizione Lista errate Lista annullate Lista in istruttoria Lista evase Spedizione 24Ore Registro protesti Conversione documenti. Per procedere all invio telematico del bilancio che si è precedentemente preparato su Fedra o simili si dovrà cliccare su Spedizione e attendere il caricamento dell Applet (un programma Internet che verifica le pratiche presenti sul proprio Personal Computer che rende possibile l'invio alla Camera di Commercio). La maschera che compare è la seguente (Vedi: Figura n. 5): Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 9/12

10 (Figura n. 5) Cliccando successivamente su Spedizione pratiche comparirà la seguente maschera (Vedi: Figura n. 6): (Figura n. 6) In questa maschera vengono visualizzate le pratiche che il programma Telemaco ha trovato nella mia stazione di lavoro, e precisamente nella cartella Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 10/12

11 C:\PRTELE\DATI e lo stato in cui esse si trovano (pronte per l invio o parcheggiate), con indicato il numero degli allegati che compongono la pratica. Prima di procedere, vediamo anche in questo caso di spiegare le funzioni principali presenti in questa maschera. Scheda Con questa funzione lo stato della pratica (numero pratica, numero REA, codice fiscale, dati identificativi della pratica). (Figura n. 7) Allega Con questa funzione è possibile verificare gli atti e documenti che sono allegati alla pratica (nome del file, descrizione e stato) (Vedi: Figura n. 8). (Figura n. 8) Selezionando una o più pratiche e agendo sul bottone Spedisci (Vedi: Figura n. 6) avverrà l effettivo invio di tutte le pratiche che il sistema troverà inserite con lo stato pronta. Pertanto, le pratiche che non sono ancora pronte per essere spedite dovranno essere con lo stato parcheggiata (Vedi: Figura n. 6). Importi Cliccando su importi si avrà la possibilità di attivare alla protocollazione automatica. Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 11/12

12 Dell argomento abbiamo parlato in un apposito capitolo, a cui facciamo rinvio 3. Configura Con questa funzione si può cambiare momentaneamente l indirizzo della posta elettronica che si è comunicato al momento della sottoscrizione di Telemaco Pay. Si tenga presente che, dopo l invio, si ripristina automaticamente l indirizzo precedente comunicato nel contratto Telemaco Pay. Per cambiare definitivamente l indirizzo di posta elettronica è necessario collegarsi al sito > Amministra il tuo conto > inserisci modifica. (Figura n. 9) L avvenuta ricezione della pratica da parte della Camera di Commercio verrà confermata via . Tale comunicazione assolve la stessa funzione della ricevuta di ritorno di una raccomandata postale e dunque blocca i termini per il deposito. Una volta avvenuta la spedizione della pratica, è sempre possibile conoscere lo Stato di avanzamento della pratica stessa, oltre che con le ricevute che il sistema invia automaticamente (ricevimento, protocollazione, evasione definitiva), mediante gli appositi bottoni (Vedi le Figure n. 4) Per la gestione delle correzioni, si rimanda all apposita trattazione, sempre su questa sezione, dal titolo: L invio telematico di atti e denunce al Registro delle imprese La gestione delle correzioni. 3 Sempre in questa Sezione: La protocollazione automatica delle pratiche trasmesse per via telematica al Registro delle imprese. Tuttocamere Trasmissione telematica - Bilancio d esercizio 10 Maggio Pag. 12/12