ARCHIVISTICA III.0 Gli standard per la descrizione archivistica in ambiente informatico. Overview

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1 ARCHIVISTICA III.0 Gli standard per la descrizione archivistica in ambiente informatico. Overview Lezione 8 DOTT.SSA SERENA FALLETTA

2 ISAD(G) International Standard for Archival Description (1) 1990: ICA > Commissione per la stesura di regole di descrizione internazionali Dichiarazione dei principi relativi alla descrizione archivistica: corpus di norme per a. elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate e autoesplicative b. facilitare la ricerca e lo scambio di informazioni c. rendere possibile la condivisione (integrazione e cooperazione) d. da usare in unione agli standard nazionali esistenti o come base per il loro sviluppo Regole generali per la descrizione archivistica con carattere sistematico, utilizzabili per qualunque documento arch. e livello di descrizione, indipendentemente dalla tipologia o dal supporto della documentazione

3 ISAD(G) International Standard for Archival Description (2) basate su principi teorici riconosciuti (respect des fonds / metodo storico) Descrizione archivistica multi-livellare Dal generale al particolare Modello gerarchico dei livelli di ordinamento

4 ISAD(G) International Standard for Archival Description (3) REGOLE DELLA DESCRIZIONE MULTI- LEVEL: DESCRIZIONE DAL GENERALE AL PARTICOLARE INFORMAZIONI PERTINENTI AL LIVELLO DI DESCRIZIONE COLLEGAMENTO TRA DESCRIZIONI NON RIPETIZIONE DELLE INFORMAZIONI Ciascuna regola consiste di componenti definite: nome dell'elemento enunciazione della sua funzione enunciazione della regola esempi STRUTTURA ISAD: Introduzione Glossario Principi generali Aree (7) Elementi (26) Modelli grafici esempi

5 ISAD(G) 1. Area dell'identificazione Identificazione univoca (obbligatori): Ø Codice del paese (ISO 3166 Codes for the rapresentation of names of countries) Ø Ø Codice dell'istituzione archivistica Segnatura locale Titolo originale / attribuito Data/e: di accumulazione / di formazione Date estreme (ISO 8601:1988: Data elements) Livello di descrizione Consistenza e supporto dell'unità

6 ISAD(G) 2. Area delle informazioni sul contesto Denominazione del soggetto produttore Ø forma standardizzata Storia istituzionale/amministrativa o nota biografica Storia archivistica Modalità di acquisizione o versamento

7 ISAD(G) 3. Area delle informazioni su contenuto e struttura Ambiti e contenuto: cronologici/geografici, tipologia documentaria, materie Procedure, tempi e criteri di valutazione e scarto Incrementi previsi Criteri di ordinamento: per docc. el. si riportano info o riferimenti all'architettura di sistema

8 ISAD(G) 3. Area delle informazioni su contenuto e struttura

9 ISAD(G) 4. Area delle informazioni su accesso e utilizzo Disponibilità e condizioni giuridica (durata del periodo di esclusione) Limitazioni alla riproduzione (copyright) Lingua (ISO e ISO 639-2: International Standards f o r Languages Codes) e/o scrittura (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts) Strumenti di ricerca

10 ISAD(G) 5. Area delle informazioni su docc. collegata Esistenza e localizzazione degli originali Esistenza e localizzazione di copie Unità di descrizione collegate Bibliografia

11 ISAD(G) 6. Area delle note / 7. Area di Controllo 6. Informazioni particolari che non possono essere inserite in altre aree 7. come, quando e da chi è stata redatta la descrizione + convenzioni e data

12 ISAD(G) Elementi obbligatori Per lo scambio di informazioni a livello internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi: l l l l l l segnatura o codice identificativo denominazione o titolo soggetto produttore data/date consistenza dell unità di descrizione livello di descrizione

13 ISAAR (CPF) International Standard for Archival Authority Record fort Corporate Bodies, Persons and Families Regole generali per elaborare record di autorità archivistici che descrivano enti, persone, famiglie (soggetti produttori) RELAZIONE MOLTI A MOLTI: ad un soggetto produttore possono corrispondere più complessi archivistici e viceversa u Arricchimento informativo u Principio della descrizione distinta ma in relazione u visione pluridimensionale che tiene conto dei processi di sedimentazione e trasmissione u controllo della forma e del contenuto delle chiavi di accesso

14 ISAAR (CPF) Record di autorità Il record di autorità è costituito da una denominazione (intestazione d autorità o forma normalizzata del nome o del termine utilizzato come chiave d accesso) e da una serie di elementi descrittivi ad essa relativi che descrivono l entità identificata o rinviano ad altre intestazioni d autorità. Componenti (27 elementi descrittivi / 4 aree): l intestazioni/punti di accesso di autorità controllati e standardizzati l l l descrizione del soggetto (storia biografica o amministrativa), responsabilità e attività documentarie riferimenti incrociati in quanto collegamenti a descrizioni di documenti/archivi prodotti da soggetti produttori collegati controllo della descrizione

15 ISAAR (CPF) 1. Area dell'identificazione 1.1 Tipo di record d'autorità archivistico: ente, persona, famiglia 1.2 Intestazione di autorità: forma standardizzata Scopo: Elaborare una chiave d accesso autorizzata che identifichi univocamente un ente, una persona, o una famiglia. Regola: Indicare la forma normalizzata del nome dell entità descritta in conformità ad ogni pertinente convenzione o regola nazionale e internazionale applicata dall agenzia che ha predisposto il record d autorità. Usare date, luoghi, giurisdizioni, professioni, appellativi ed altri qualificatori che siano appropriati a distinguere la forma autorizzata del nome da quelle di altre entità che abbiano denominazioni simili. Specificare separatamente nell elemento Norme e/o convenzioni (5.4.3) quali regole sono state applicate 1.3 Intestazione parallela Scopo: Segnalare le varie forme sotto cui la Forma autorizzata del nome può comparire in altre lingue o in altra/e scrittura/e Regola: Indicare la forma parallela del nome in conformità ad ogni convenzione o norma nazionale o internazionale applicata dall agenzia responsabile della redazione del record d autorità, comprese le suddivisioni necessarie e/o le qualificazioni richieste da quelle convenzioni o norme. Precisare nell elemento Norme e/o convenzioni (5.4.3) quali regole sono state applicate.

16 ISAAR (CPF) 1. Area dell'identificazione 1.4 Termine/i non prescelto/i Scopo: Segnalare le forme normalizzate del nome dell ente, della persona o della famiglia che sono state elaborate in conformità a regole diverse rispetto a quelle utilizzate nella formulazione della forma autorizzata del nome. Ciò può facilitare la condivisione dei record d autorità fra diverse comunità professionali. Regola: Riportare le forme standardizzate del nome dell entità descritta in conformità con altre convenzioni o regole. Precisare le regole e/o, se opportuno, il nome dell agenzia che ha formulato queste forme normalizzate del nome. 1.5 Intestazione/i d'autorità correlata/e Scopo: Segnalare ogni altro nome dell ente, persona o famiglia non utilizzato in altra parte dell Area dell identificazione. Regola: Riportare gli altri nomi con i quali l entità può essere conosciuta, quali: a) altre forme del medesimo nome, per esempio acronimi; b) altri nomi di enti, per esempio quelli derivati dal mutamento di denominazione nel corso del tempo e le relative date; c) altri nomi di persone o famiglie, per esempio quelli derivanti dal mutamento del nome nel corso del tempo, compresi gli pseudonimi, i nomi da ragazza, ecc., con le relative date; d) nomi e titoli pre e postnominali di persone e famiglie, per esempio titoli nobiliari od onorifici posseduti da un singolo individuo o da una famiglia 1.6 Codice identificativo (ISO 3166 per gli Stati)

17 ISAAR (CPF) 2. Area della descrizione Informazioni sulle vicende biografiche o la storia dell'ente in formato libero o strutturato 2.1. Date di esistenza (istituzione, estinzione, scioglimento) e luogo/luoghi di esistenza (istituzione, competenza, indirizzo) 2.2. Storia 2.3. Luogo/Sedi 2.4. Stato giuridico 2.5. Funzioni e attività 2.6. Mandato, fonte di autorità (professione, ambito di attività nel caso delle persone) 2.7. Articolazione interna/ genealogia 2.8. Contesto generale (es. nazionalità, religione)

18 ISAAR (CPF) 3. Area delle relazioni/collegamenti Identifica relazioni con altri enti, persone e/ o famiglie 3.1. Titoli e identificatori delle fonti collegate 3.2. Tipologie delle fonti 3.3. Natura delle relazioni 3.4. Date delle fonti e/ o delle relazioni

19 ISAAR (CPF) 3. Area delle relazioni/collegamenti

20 ISAAR (CPF) 3. Area delle relazioni/collegamenti

21 ISAAR (CPF) 4. Area di controllo ed elementi obbligatori Codice identificativo del record di autorità Note dell archivista: descrivere come il record è stato redatto (notizie sulle fonti consultate) Regole o convenzioni utilizzate: informazioni sulle convenzioni s e g u i t e p e r c r e a r e i r e c o r d d autorità Data: indicazione delle date di creazione o di aggiornamento della voce esempio di utilizzo ISAAR per descrizione soggetto produttore: archivi/soggetti-produttori/ente/ MIDB0002E7/ ELEMENTI OBBLIGATORI tipologia del soggetto produttore forma autorizzata del nome date di esistenza codice identificativo del record di autorità

22 ISAD(G) e ISAAR (CPF) Relazioni

23 LINEE GUIDA ICA: applicare gli standard agli strumenti di ricerca Nel novembre 1997, il Comitato sugli standard descrittivi del Consiglio internazionale degli archivi (ICA/CDS) dette vita ad un sottogruppo con il mandato di elaborare un analisi degli strumenti di ricerca tradizionali esistenti e di proporre linee guida per la loro elaborazione e presentazione alla luce degli standard di descrizione Nel settembre 1999: Guidelines for the Preparation and Presentation of Finding Aids (trad. it.: a cura di Francesca Ricci, è stata pubblicata sulla Rassegna degli Archivi di Stato, LXIII/1 (2003),pp , e in: pdf) linee guida per elaborazione e presentazione descrizioni archivistiche basate sui seguenti principi: a) consentire l accesso al materiale archivistico fornendo agli utenti informazioni relative ad esso; b) produrre strumenti di ricerca accurati, coerenti ed autoesplicativi; c) presentare il contesto e il contenuto del materiale archivistico descritto applicando le regole della descrizione multilivellare

24 Il concetto di finding aid system finding aid system: realizzazione di sistemi in cui ogni strumento (dalle tradizionali descrizioni di fondi alle liste d autorità, gli indici, i tesauri, ecc.) sia progettato in raccordo con gli altri così da completarsi, accrescersi e supportarsi reciprocamente (es. Atlante Storico degli Archivi Italiani)

25 Classificare gli strumenti di ricerca sul modello ICA a) Strumenti di ricerca che includono descrizioni a livello di fondo e/o di sub-fondo. b) Strumenti di ricerca che includono descrizioni di materiale archivistico a tutti i livelli, fino al livello del fascicolo. C1) Strumenti di ricerca con descrizioni di documenti presentati come ultimo livello della descrizione di un fondo nel suo complesso. C2) Strumenti di ricerca con descrizioni di documenti presentati come singole entità senza il contesto gerarchico di cui sono parte

26 NIERA (EPF) - Norme italiane per la descrizione di record di autorità (enti, persone, famiglie) Traduzione italiana di ISAAR per produrre: - chiavi di accesso normalizzate - regole di redazione delle intestazioni Nate in seno al MIBACT, in accordo con regioni e province autonome, con la CEI, per la promozione e realizzazione del SAN La DGA, per definire i criteri di elaborazione di liste di autorità relative ai soggetti produttori d archivio, con decreto n. 58 del 2010 ha istituito la Commissione nazionale per l elaborazione del codice normativo per i soggetti produttori d archivio Accolgono la necessità di descrivere separatamente le entità in relazione con la documentazione archivistica e le informazioni di contesto, collegandole con informazioni provenienti da altri ambiti descrittivi (biblioteche, musei etc.) prima sezione: regole per la compilazione del record di autorità delle entità; collegamenti e le relazioni; seconda sezione: soggetto produttore di archivi nella letteratura archivistica +allegati, elaborati e appendici

27 GLI ALTRI STANDARD DESCRITTIVI

28 ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (1) Ø Standard per la descrizione del soggetto conservatore Ø Prima versione elaborata dal Committee on Best Practices and Professional Standards (2007; pubbl. 2008) Ø Il soggetto conservatore come possibile punto di accesso Ø Importante per la costruzione di un sistema cui partecipano più soggetti conservatori Ø Regole per la descrizione normalizzata dei soggetti conservatori Ø Produce anche in questo caso record di autorità "lo scopo principale dello standard è facilitare la descrizione degli istituti la cui funzione primaria è conservare gli archivi e renderli accessibili ad un pubblico indifferenziato. Tuttavia, anche altre entità, quali istituti culturali (biblioteche, musei), imprese, famiglie o persone possono detenere archivi. Questo standard, o un appropriato sottoinsieme di suoi elementi, può essere applicato a tutte le entità che offrono accesso agli archivi "

29 ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (2) STRUTTURA IN 6 AREE Trad. Ita. dm_0/anai/anaicms// ANAI/000/0111/ANAI pdf

30 ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings 1) area dell identificazione a. Codice identificativo b. Forma autorizzata del nome c. Forme parallele del nome (altre lingue) d. Altri nomi e. Tipo (specificare il tipo di soggetto conservatore secondo diversi criteri) 2) area delle informazioni relative ai contatti a. Indirizzo b. Telefono, Fax, c. Sito web d. Responsabile

31 ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings 3) area della descrizione a. Contesto geografico e culturale b. Storia c. Struttura amministrativa d. Politica delle acquisizioni e. Edificio f. Fondi conservati g. Strumenti di ricerca e pubblicazioni 4) area delle informazioni relative all accesso a. Orario di apertura al pubblico b. Condizioni di ammissione c. Accessibilità persone diversamente abili d. Modi di accesso

32 ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings 5) area delle informazioni relative ai servizi a. Servizio di consulenza b. Servizio di riproduzione c. Altri servizi (caffetteria, bar, boutiques, esposizioni permanenti o temporanee) 6) area di controllo a. Codice identificativo della descrizione b. Codice identificativo del responsabile della descrizione c. Regole e/o convenzioni d. Livello di elaborazione della descrizione e. Livello di dettaglio (descrizione elementare, media, completa) f. Data (di creazione, revisione, distruzione della scheda) g. Lingua(e) e scrittura(e) utilizzate nella descrizione Italiano:ita h. Fonti consultate per la descrizione i. Note relative all aggiornamento della descrizione (autori)

33 ISDF International Standard for Describing Functions Ø guida per la descrizione di funzioni di enti coinvolti nella produzione e nella conservazione di archivi Ø riconduce una medesima funzione a soggetti diversi che l abbiano esercitata nel corso del tempo, partecipando alla produzione o alla tenuta di un determinato complesso archivistico Ø collega in modo esplicito la produzione di determinati complessi archivistici ad una specifica funzione svolta dal rispettivo soggetto produttore Ø 26 elementi descrittivi in 4 aree 1) area dell'identificazione (chiave d'accesso normalizzata) 2) area delle informazioni sul contesto 3) area delle relazioni 4) area di controllo Obbligatori: tipologia della funzione (1.1) forma/e autorizzata/e del nome (1.2) codice identificativo della descrizione della funzione (4.1)

34 Innovazioni introdotte dagli standard Ø garantiscono la qualità e l'omogeneità delle descrizioni Ø regole per la descrizione multilivellare, con restituzione gerarchica delle informazioni Ø teorizzazione della descrizione separata e correlata di fondi e soggetti produttori Ø individuazione e normalizzazione degli elementi descrittivi (una formalizzazione del contenuto delle diverse pratiche descrittive tradizionali)

35 STANDARD DI DESCRIZIONE TECNICI XML BASED: EAD / EAC

36 EAD ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION (1) Ø prima fase: necessità di scambio di informazioni: siti GOPHER Ø seconda fase: HTML e SGML: creare link tra record Ø terza fase: 1993 Berkley: DTD EAD > standard di codifica per strumenti di ricerca elettronici ANN Arbor Accords: lo strumento di ricerca è composto da 1) segmento con info sullo strumento in sè 2) l'effettivo strumento (header) con informazioni gerarchiche e aggiuntive

37 EAD tappe evolutive 1a versione: 1995, con il nome di FINDAID DTD 2a versione (alpha): 1996, con il nome di EAD DTD 3a versione (beta): settembre a versione (1.0): a versione: settembre a versione: SAA TCWG EAD: è in corso di definizione EAD XML Schema beta version

38 EAD q modello dati (DTD/XML schema) per il dominio archivistico q composto da una struttura e da elementi descrittivi q identifica nel testo elementi come nomi o date anche ai fini di indicizzazione q compatibile con ISAD(G) q nasce per il recupero retrospettivo di strumenti di corredo cartacei e la loro diffusione in rete q ma è adeguato anche alla loro creazione ex novo q NON è uno standard per il contenuto dei dati (come ISAD e ISAAR) ma una struttura in cui inserirli q è platform indipendet q è uno standard per la struttura dei dati degli strumenti di corredo che consente interscambio e accessibilità a lungo termine q è un formato di comunicazione

39 EAD - Struttura 146 elementi flessibili in 2 blocchi principali

40 EAD - caratteristiche q ogni livello eredita le informazioni del livello superiore (annidamento) per non ripetere le informazioni q può identificare nel testo elementi come nomi e date per information retrieval q è possibile associare allo strumento di descrizione gli oggetti descritti, digitalizzati, o collegamenti ipertestuali, tramite l'elemento DAO (Digital Archival Object) Per gli elementi che compongono il modello cfr. ; per le linee guida su EAD cfr. entrambe a cura di SAA e LC

41 EAC Encoded Archival Context q supporta la creazione di file con informazioni di contesto e autorità relative ai soggetti produttori, in parallelo con ISAAR q modello dati per la codifica in formato XML per persone, enti e famiglie q permette il collegamento tra entità

42 EAC Struttura eacheader: elementi identificativi del record, storia del suo mantenimento, dichiarazioni su lingue, regole e fonti, <eacid> (each identifier) identificatore univoco, obbligatorio <mainhist> (maintenance history) documenta la creazione, l importazione, l aggiornamento e la revisione della descrizione (obbligatorio) <languagedecl> (language declaration) opzionale <ruledecl> (rules declaration) opzionale <sourcedecl> (source declaration) opzionale, indica le fonti utilizzate <authdecl> (authority declaration) opzionale, indica eventuali liste di autorità condesc: context description, descrizione del soggetto produttore <identity> obbligatorio, nome o i nomi assunti da un soggetto <desc> opzionale, caratteristiche del soggetto <eacrels> opzionale, descrizioni di individui, famiglie od enti collegati <resourcerels> opzionale, riferimenti a fonti o records archivistici, bibliografici o museali collegati <funactrels> opzionale, descrizioni di funzioni o attività collegate. identity: area dell identificazione, che contiene gli elementi necessari all identificazione di persone, enti e famiglie (nomi e dati aggiuntivi) EAD-CPF:

43 Perchè usare EAD ed EAC? v è possibile elaborare qualsiasi fonte di informazione archivistica per la sua diffusione in formato elettronico v viene esplicitata una struttura di tipo gerarchico v è possibile elaborare una struttura normalizzata per la codifica di fonti appartenenti ad una stessa tipologia v è possibile conservare, gestire e aggiornare i dati intervenendo direttamente sul documento XML che è un semplice file di testo v viene facilitato lo scambio di informazioni, o interoperabilità e portabilità tra dati e formati, ossia possibilità di leggere i documenti Web con qualsiasi browser e su qualsiasi piattaforma

44 I vantaggi di una codifica standard u L utilizzo di modelli dati standard permette di raccogliere all interno di una struttura comune inventari e strumenti di ricerca di tipo tradizionale e nuove raccolte di metadati archivistici u La raccolta e l incremento dei dati non cambia nel tempo, e viene effettuato in base alle risorse finanziarie disponibili u La codifica tramite XML permette l utilizzo e l accesso molteplice di dati informativi: La consultazione tramite pagine HTML L accesso e la consultazione tramite motori di ricerca XML La realizzazione di output di stampa tipografici (PDF) Il riutilizzo in altri sistemi informativi (SAN, Sistema archivistico nazionale) u i fogli di stile XSL permettono di avere diverse modalità di rappresentazione

45 Relazioni tra gli standard archivistici

46 Conclusioni Ø La descrizione archivistica è un processo dinamico Ø L'uso degli strumenti informatici ha reso evidente questo principio Ø La descrizione è anche un processo organico e non frammentato che si misura come un insieme di oggetti complessi Ø Senza adeguati strumenti descrittivi gli archivi rimangono conglomerati di informazioni inanimate e di difficile utilizzazione