Gli standard per la descrizione archivistica

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1 Gli standard per la descrizione archivistica Triennio. Modulo B Linda Giuva 29/11/2008 1

2 IL SIGNIFICATO E IL RUOLO DEGLI STANDARD 29/11/2008 2

3 Definizione di standard Sono insiemi di norme e procedure finalizzati alla semplificazione dell operatività quotidiana, alla condivisone di regole e comportamenti all interno di una comunità unicità nel policentrismo e nella flessibilità delle iniziative Riutilizzo cooperazione In ambiente informatico sono orientati allo sviluppo dell interoperabilità tra sistemi 29/11/2008 3

4 Gli standard professionali Uno standard professionale è un insieme di norme fissate sulla base di un accordo interno a una categoria professionale per uniformare una procedura tecnica. Il processo di elaborazione di uno standard è complesso perché richiede cooperazione multidisciplinare e modalità di manutenzione e aggiornamento delle regole. 29/11/2008 4

5 Gli standard descrittivi 29/11/2008 5

6 La finalità della descrizione archivistica Rappresentare il fondo e le sue partizioni, rendendo esplicite le relazioni tra le aggregazioni documentarie e la struttura amministrativa (il contesto di produzione) e identificando - in modo uniforme e imparziale - il contenuto funzionale delle unità archivistiche, nonché i sistemi di organizzazione del materiale documentario. 29/11/2008 6

7 La descrizione richiede un progetto scientifico La descrizione presuppone l elaborazione di un progetto di natura scientifica e un grado adeguato di formalizzazione del linguaggio utilizzato (ad esempio l uso di termini controllati per comunicare in modo uniforme e comprensibile le informazioni relative alla consistenza) e un modello per la rappresentazione delle informazioni descrittive 29/11/2008 7

8 I vantaggi nell uso di standard descrittivi Eliminazione di incertezze di natura formale nella produzione di strumenti di ricerca leggibilità e confrontabilità di strumenti diversi incoraggiamento dei programmi di cooperazione nazionale e internazionale 29/11/2008 8

9 Gli standard non risolvono... la natura problematica della descrizione archivistica in relazione : alla identificazione della struttura del fondo archivistico alla definizione di criteri di periodizzazione Le scelte soggettive dell archivista non escludono la possibilità di adottare criteri comuni e utilizzare, nel rispetto della metodologia e della pratica consolidate, strumenti generali di rilevazione dei dati di contesto e di contenuto dei fondi e delle unità archivistiche 29/11/2008 9

10 L evoluzione degli standard descrittivi Lo Statement of principle della Commissione ad hoc per la descrizione archivistica del Consiglio internazionale degli archivi (1992) International Standard for Archival Description (ISAD-G) nel 1996 e riviste nel 2000 International Standard for Archival Authority Record(ISAAR) ultima versione /11/

11 ISAD (INTERNATIONAL STANDARD FOR ARCHIVAL DESCRIPTION) 29/11/

12 Finalità delle ISAD L International Standard for Archival Description ha la finalità di fornire norme generali (un quadro concettuale di riferimento e criteri efficaci) per l elaborazione di descrizioni archivistiche, da utilizzare in unione agli standard nazionali esistenti o come base per lo sviluppo di standard nazionali. Lo standard è utilizzabile per descrivere il patrimonio archivistico indipendentemente dalla tipologia o dal supporto della documentazione. Non si forniscono direttive per la descrizione di materiali speciali (ad esempio i sigilli, le registrazioni sonore o i materiali audiovisivi), per i quali già esistono specifiche regole descrittive riconosciute internazionalmente. 29/11/

13 Evoluzione dello standard ISAD La prima edizione (Ottawa 1994) è stata predisposta dalla Commissione ad hoc sugli standard di descrizione del Consiglio internazionale degli archivi (ICA/DDS). La seconda edizione (Stoccolma 1999, trad. it., Firenze 2000: %20traduzione%20vitali.pdf) è il risultato del lavoro di revisione condotto, in collaborazione con gruppi di lavoro nazionali, dal Comitato per gli standard di descrizione che ha sostituito la precedente Commissione ad hoc nel /11/

14 Obiettivi specifici Assicurare l elaborazione di descrizioni coerenti, adeguate e autoesplicative facilitare il recupero e lo scambio di informazioni sulla documentazione archivistica permettere la condivisione di informazioni di autorità (successivamente garantita con l elaborazione di regole ad hoc, lo standard ISAAR), e rendere possibile l integrazione di descrizioni elaborate da istituzioni archivistiche diverse all interno di un sistema informativo unificato. 29/11/

15 Lo standard ISAD in sintesi Le norme sono quindi regole generali per la descrizione archivistica che hanno carattere sistematico: sono utilizzabili per qualunque tipo di documento archivistico e per qualunque livello di descrizione. 29/11/

16 Struttura dello standard Lo standard ISAD è costituito da un insieme di regole che stabiliscono i principi generali della descrizione e identificano e definiscono tutti gli elementi descrittivi che (diversamente combinati) consentono di rappresentare compiutamente una entità archivistica (fondo, serie, sotto-serie, unità archivistica, ecc.) Gli elementi descrittivi sono 26, organizzati in 7 aree di informazioni descrittive. 29/11/

17 I principi teorici di base la descrizione archivistica è multilivellare modello gerarchico dei livelli di ordinamento procede dal generale al particolare (dall analisi del fondo a quello delle sue componenti strutturali, le serie, le sotto-serie, ecc.) (cfr. appendici A/1 e A/2) le informazioni devono essere pertinenti e non ridondanti le descrizioni devono essere collegate 29/11/

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19 Le aree di informazioni descrittive 1. Area dell identificazione (informazioni per identificare l unità di descrizione) 2. Area delle informazioni sul contesto (informazioni relative alla provenienza e alla storia della sua conservazione) 3. Area delle informazioni sul contenuto e sulla struttura (informazioni relative al contenuto e all ordinamento dell unità di descrizione) 4. Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione (informazioni relative alla disponibilità dell unità di descrizione) 5. Area delle informazioni sulla documentazione collegata (informazioni sulla esistenza di documentazione che ha relazioni significative con l unità descritta) 6. Area delle note (informazioni particolari e informazioni che non possono essere inserite in altre aree) 7. Area di controllo della descrizione (informazioni relative a come, quando e da chi la descrizione è stata redatta) 29/11/

20 Elementi descrittivi essenziali Per lo scambio di informazioni a livello internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi: segnatura o codice identificativo denominazione o titolo soggetto produttore data/date consistenza dell unità di descrizione e livello di descrizione 29/11/

21 Esempi di descrizione Isad Archivio di persona: Gaetano Salvemini (p. 98 e segg.) Archivio di istituzione: Ospedale di Venezia 29/11/

22 LO STANDARD INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL AUTHORITY RECORD FOR CORPORATE BODIES, PERSONS AND FAMILIES: ISAAR (CPF) 29/11/

23 Rapporto fondo-soggetto produttore Identita /rispecchiamento (Cencetti) uno a uno lineare, mono-dimensionale, statica Complesso e multiforme (Valenti e Pavone) Complessi processi di trasmissione degli archivi molti a molti multidimensionale, dinamica 29/11/

24 Descrizione separata e collegata Isaar propone un modello di descrizione archivistica nel quale le informazioni sui soggetti produttori sono gestite separatamente da quelle dei complessi archivistici ma messe in relazione con queste ultime secondo modalita specifiche ed al livello descrittivo appropriato 29/11/

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26 I file di autorità archivistici le liste di autorità sono informazioni relative ai soggetti produttori di archivi Tali informazioni sono parte integrante ma distinta della descrizione archivistica Presuppongono un sistema informativo unico o coordinato basato sul principio della descrizione separata dei soggetti produttori e dei complessi documentari Consentono percorsi di navigazione articolata e offrono riferimenti bibliografici essenziali 29/11/

27 Le origini dello standard ISAAR Lo standard si ispira alla tradizione già sperimentata in ambito bibliotecario, in particolare alle norme IFLA: Guidelines for authority and reference entries e a norme ISO sul trattamento degli indici, sulla produzione di thesauri e di riferimenti bibliografici E stato predisposto nel 1994 dalla citata Commissione ad hoc del Consiglio internazionale degli archivi L ultima versione è del /11/

28 finalità generali e sulla specificità dello standard archivistico Le norme ISAAR non svolgono solo una funzione di supporto, ma sono parte integrante del sistema descrittivo (Savoja, Lo standard ISAAR, in Bollettino d informazioni,1999, 2, pp. 34), perché forniscono sui soggetti produttori informazioni descrittive essenziali, molto più ricche di quelle bibliografiche (storia, funzione, organizzazione interna, mandato, biografia, ecc.) I due complessi descrittivi (descrizione dell archivio e descrizione del soggetto produttore, ma anche delle tipologie di soggetti, di aree territoriali, ecc., cioè delle informazioni di contesto) possono/debbono distinguersi, specializzarsi, correlarsi, consentendo percorsi di navigazione articolati e commisurati alle esigenze della ricerca (Savoja cit., p. 36) sfruttando al meglio le possibilità offerte dalle attuali tecnologie di gestione basi dati Lo standard ISAAR considera solo una parte delle condizioni necessarie per favore lo scambio di informazioni di autorità archivistiche: è infatti necessario sviluppare standard nazionali e, soprattutto, elaborare un formato adeguato di comunicazione a livello internazionale. 29/11/

29 Il record d autorità E costituito da una denominazione (intestazione d autorità o forma normalizzata del nome o del termine utilizzato come chiave d accesso) e dalla descrizione dell entità identificata. ISAAR è uno standard (definizione di regole) per la creazione di authority files che comprendano record di autorità di soggetti produttori (enti, persone, famiglie), cioè record di autorità archivistici 29/11/

30 Obiettivi specifici di ISAAR fornire regole generali per la istituzione di file di autorità archivistici fornire uno strumento per la normalizzazione di termini usati come punti di accesso nelle descrizioni archivistiche (in particolare per la denominazione di enti, persone, famiglie) fornire uno strumento che faciliti e assista la consultazione da parte dell utente creare una guida per creare collegamenti fra file di autorità 29/11/

31 La struttura del record di autorità Gli elementi descrittivi sono organizzati in 3 aree: 1. Area del controllo d autorità 2. Area delle informazioni 3. Area delle note 29/11/

32 Esempi Isaar e di sistemi con descrizione separate Depero p. 71 e segg Archivio di Stato di Firenze Sistema unificato delle Sovrintendenze archivistiche (SIUSA) 29/11/

33 LO STANDARD ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION: EAD 29/11/

34 Un nuovo standard per comunicare descrizioni archivistiche EAD è uno standard per lo scambio delle descrizioni archivistiche in un formato XML, L XML è un formato indipendente da ogni piattaforma informatica, è un linguaggio di marcatura che consente di distinguere, mediante simboli, le varie parti (logiche) di una descrizione e di rappresentarle in modo strutturato mediante l uso di strumenti descrittivi collegati, tra cui una DTD (Document Type Definition) in un ambiente universale. 29/11/

35 Il valore aggiunto di EAD Oltre a identificare tutte le componente essenziali della descrizione archivistica EAD consente: di prevedere di volta in volta la presenza di informazioni aggiuntive di predisporre sistemi descrittivi in formato indipendente dal software di concordare a livello nazionale, internazionale o locale tipologie predefinite di strumenti di ricerca sia per quanto riguarda la struttura interna che le relazioni tra le componenti individuate. 29/11/

36 DESCRIZIONE ARCHIVISTICA, STANDARD E AUTOMAZIONE 29/11/

37 La crisi dell autoreferenzialità degli strumenti di ricerca Gli strumenti descrittivi elaborati per il controllo intellettuale e l accesso alle diverse componenti del patrimonio culturale degli istituti sono destinati a superare l autoreferenzialità e i confini tradizionali del passato e a diventare elementi distinti di un unico sistema informativo all interno del quale i diversi segmenti, pur costituiti secondo specifiche metodologie, possano combinarsi in forme efficaci potenziando reciprocamente il proprio contenuto informativo e generando nuovo conoscenze (Vitali, RAS, 1999, p. 58) 29/11/

38 I requisiti funzionali tecnologici e archivistici dei prodotti software per la descrizione archivistica Rispetto della struttura gerarchica della descrizione e degli standard (es. definizione del rapporto tra fondo e soggetto produttore) Flessibilità nella definizione dei livelli di aggregazione, ridefinibili in corso d opera Assegnazione automatica delle segnature archivistiche a insiemi di unità (sviluppo di funzioni di ordinamento) Possibilità di procedere a schedature di dettaglio (solo se necessario) Indicizzazione di tutti i campi individuati 29/11/

39 I requisiti funzionali tecnologici e archivistici dei prodotti software per la descrizione archivistica Consultabilità e aggiornamento continuo dei dizionari di campo Modalità di ricerca adeguate alla complessità del materiale archivistico (ricerca a testo libero articolata, ricerca in base ai campi e in base all albero gerarchico, risultati sempre contestualizzati) 29/11/

40 I requisiti funzionali tecnologici e archivistici dei prodotti software per la descrizione archivistica Possibilità di consultazione di più fondi/banche dati e dei file associati (possibilità di effettuare ingrandimenti e riduzioni) Report di stampa agili e completi (diversificati per funzionalità e automatizzabili: inventario analitico o sommario (per fondo o per serie), scheda, singola ricerca Capacità di associare alla base di dati descrittiva anche contenuti multimediali di qualsiasi tipo (immagini di documenti originali, di inventari e rubriche, file di testo, suoni, filmati, ecc.) 29/11/

41 Vantaggi dell automazione Flessibilità Rapidità nella ricerca Interoperabilità e condivisione Accesso asincrono 29/11/

42 Criticità dell automazione Difficoltà di definire requisiti e regole già nella fase di progettazione come capita con il lavoro tradizionale scrive Carucci (Catalogo, 21) -, anche con l informatica nonostante l impegno per prevedere a monte le scelte logiche e operative le idee si chiariscono solo alla fine del lavoro, quando non sempre risulta agevole apportare ulteriori modifiche. La pretesa esaustività dei nuovi strumenti impone sforzi maggiori per un più stretto rigore formale e per una, a volte impossibile, prefigurazione delle soluzioni logiche (Carucci, 20) 29/11/