Automatizzare la Gestione delle Trasferte Trend e vantaggi

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Raffaella Spinelli
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1 Automatizzare la Gestione delle Trasferte Trend e vantaggi

Introduzione Chi non ha mai sentito parlare di una soluzione di Gestione delle Trasferte e delle Note Spese, anche chiamata TEM (Travel & Expense Management) in inglese?

2 Introduzione Chi non ha mai sentito parlare di una soluzione di Gestione delle Trasferte e delle Note Spese, anche chiamata TEM (Travel & Expense Management) in inglese? Queste soluzioni sono ovunque e sempre più aziende hanno cominciato ad adottarle per snellire i processi aziendali legati alle trasferte, migliorare la trasparenza e ridurre i costi. L automatizzazione coinvolge vari processi e consiste in diverse azioni volte ad ottenere una maggior efficienza in tutta l azienda: definizione di una travel policy chiara ed efficace, di cui va garantito il rispetto da parte di tutti i dipendenti, e introduzione di software per automatizzare le attività amministrative e rendere prenotazioni e redazione di note spese semplici e veloci. Ma quante sono le aziende che automatizzano la gestione delle trasferte? Il seguente report mira a fornire una panoramica del mercato dei viaggi d affari in Italia, ad illustrare le ragioni per cui le imprese non adottano una soluzione TEM automatizzata, analizzandone gli attuali processi aziendali, mostrando inoltre i benefici del gestire le trasferte e le relative spese in maniera automatizzata.

3 Qual è la situazione attuale della Gestione delle Trasferte?

I Viaggi d Affari in Italia nel 2017 30,8 milioni 30,8 mld di viaggi realizzati (+3,5% sul 2016) di spesa per viaggi d affari (+5,1% sul 2016) +3,9% dei

4 I Viaggi d Affari in Italia nel ,8 milioni 30,8 mld di viaggi realizzati (+3,5% sul 2016) di spesa per viaggi d affari (+5,1% sul 2016) +3,9% dei viaggi sul mercato nazionale +2,9% dei viaggi sul mercato internazionale +2,7% dei viaggi legati al MICE Fonte: Nuovo Osservatorio sui Viaggi d Affari 2018

5 I Viaggi d Affari in Italia nel 2017 Treno e Aereo vengono scelti in maniera equivalente dai viaggiatori +4% dell escursionismo d affari L Automobile è la preferita dai business traveller Riduzione della durata media di viaggi nazionali ed europei Fonte: Nuovo Osservatorio sui Viaggi d Affari 2018

6 Quali costi vanno sostenuti? Le Spese di Trasferta contano per il 3% delle company revenues E sono la 2 /3 spesa sul bilancio aziendale (Fonte: Aberdeen Group) Ottimizzazione degli spostamenti Analisi dei comportamenti delle persone Aumento della sicurezza Sostenibilità Rimborsi spese Spese di rappresentanza Spese di gestione del parco auto Costi di processo

7 Travel Policy e automatizzazione delle TEM: una vasta gamma di vantaggi

Come ottimizzare le trasferte RISPETTO DELLE POLITICHE AZIENDALI CONTROLLO DEI COSTI I dipendenti rispettano i vincoli imposti dall azienda?

8 Come ottimizzare le trasferte RISPETTO DELLE POLITICHE AZIENDALI CONTROLLO DEI COSTI I dipendenti rispettano i vincoli imposti dall azienda? Prenotano biglietti aerei e hotel attraverso i canali ufficiali? Rispettano i limiti di spesa imposti? I contratti con i fornitori sono vantaggiosi? Hai sotto controllo la visibilità di spesa? Vengono utilizzati i venditori scelti? Vengono utilizzati i metodi di pagamento predefiniti? SICUREZZA DEI TRASFERTISTI CONTRATTI CON I FORNITORI Qual è il tuo potere di negoziazione? Quali sconti e risparmi hai ottenuto? I trasfertisti sono soddisfatti? Hai informazioni/contatti aggiornati sui dipendenti? Conosci mete/spostamenti dei trasfertisti? Fonte: 2017 «Measuring your corporate travel KPIs» report, CWT

(Fonte: Report «Better Business, Smarter Travel», Amadeus) Rendere accessibili i documenti di policy a tutti Comunicare la policy in

9 Perché e come gestire la Travel Policy? Far rispettare la Travel Policy ad almeno l 80% dei dipendenti può ridurre il costo totale indiretto per trasfertista fino al 23% (Fonte: Report «Better Business, Smarter Travel», Amadeus) Rendere accessibili i documenti di policy a tutti Comunicare la policy in modo chiaro e rilevante Inserire alert per comportamenti non conformi Responsabilizzare i responsabili per il controllo Fornire ai responsabili i dati sui sottoposti Essere chiari Educare i trasfertisti Coinvolgere i responsabili

Come compilano le note spese i dipendenti? Mentre la maggioranza delle aziende sta già usando un software TEM, molte di loro stanno ancora utilizzando metodi manuali con documenti cartacei.

10 Come compilano le note spese i dipendenti? Mentre la maggioranza delle aziende sta già usando un software TEM, molte di loro stanno ancora utilizzando metodi manuali con documenti cartacei. Tutto ciò comporta uno spreco di tempo, denaro e accuratezza oltre ad un maggior rischio che i dipendenti non seguano le politiche di viaggio aziendali. Fonte: «2017 Travel and Expense Management Report», PayStream Advisors

11 Quanto spendi per ogni nota spesa? Il costo medio di ogni nota spesa varia a seconda del processo utilizzato nel gestire trasferte e costi e sul relativo livello di automatizzazione. MANUALE $ PARZIALMENTE AUTOMATIZZATO $ COMPLETAMENTE AUTOMATIZZATO 6.85 $ Fonte: «2017 Travel and Expense Management Report», PayStream Advisors

12 Perchè le aziende adottano una soluzione TEM? Le aziende intervistate hanno deciso di adottare una soluzione automatizzata di gestione delle trasferte principalmente a causa di inefficienze, costi elevati e minor trasparenza legati ai processi manuali. Fonte: «2017 Travel and Expense Management Report», PayStream Advisors

13 Per quali motivi vari settori adottano una soluzione TEM? Fonte: «2017 Travel and Expense Management Report», PayStream Advisors

14 Per quali motivi vari settori adottano una soluzione TEM? Mentre nella sanità c è sempre una ridondanza di carte, e adottare una soluzione automatizzata di gestione delle trasferte può risolvere il problema, aziende di altri settori hanno priorità diverse. Gli istituti finanziari vedono nella riduzione dei costi una delle ragioni principali per adottare una soluzione automatizzata, mentre le aziende manifatturiere sono spinte da un aumento della visibilità di spesa. Fonte: «2017 Travel and Expense Management Report», PayStream Advisors

15 Quali sono i vantaggi di una soluzione TEM? I tre vantaggi principali tendono ad avere effetti positive nel lungo periodo, visto che con una soluzione automatizzata TEM le aziende riescono a identificare ciò che non funziona, come spreco di denaro, inefficienze e attività fraudolente dei propri dipendenti. Una volta che la soluzione automatizzata viene adottata, infatti, la produttività e la competitività aumentano, i lavoratori sono più soddisfatti e i costi si riducono. Fonte: «2017 Travel and Expense Management Report», PayStream Advisors

16 È ora di automatizzare la Gestione delle Trasferte!

Funzioni Pre-Travel Prenoti aerei, hotel e trasporti

itinerari vengono trasferiti automaticamente nel

Spese Riduci i costi e sfrutti gli sconti basati sui

17 Funzioni Pre-Travel Prenoti aerei, hotel e trasporti usando solamente venditori approvati e qualificati Gli itinerari vengono trasferiti automaticamente nel sistema aziendale di gestione di Trasferte e Note Spese Riduci i costi e sfrutti gli sconti basati sui volumi d acquisto e le offerte per clienti fidelizzati Scopri di più

18 Funzioni Pre-Travel Nessun bisogno, al termine del viaggio, di richiedere l approvazione dei rimborsi per spese non autorizzate Invio dei piani di viaggio per approvazione Inclusione di politiche di viaggio aziendali, venditori preferiti e limiti di spesa Scopri di più

19 Funzioni On-Travel Integrazione con la geolocalizzazione della flotta aziendale Caratteristiche avanzate per assicurare controllo e invio delle spese sostenute Multilingua / multivaluta / multiazienda Scopri di più

20 Funzioni On-Travel Funzionalità di cattura delle ricevute Invio e approvazione delle spese in tempo reale, durante la trasferta Compatibilità con diversi dispositivi Scopri di più

21 Post-Travel e Analisi Compilazione, controllo, autorizzazione dei rimborsi e integrazione con bilanci e cedolini Pagamenti online e integrazione con carte di credito Verifica del rispetto delle politiche di viaggio aziendali Scopri di più

22 Post-Travel e Analisi Informazioni sulle abitudini aziendali di spesa per le trasferte Accesso in tempo reale a metriche, dati e reportistica Identificazione di problemi e inefficienze e pianificazione immediata di soluzioni Scopri di più

23 Il software che crea successo

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