GUIDA OPERATIVA. Elenco delle ULSS integrate DOGE. ULSS 4 Alto Vicentino - Thiene. ULSS 7 Pieve di Soligo (Conegliano) ULSS 8 Asolo CGM DOGE.

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1 GUIDA OPERATIVA Elenco delle ULSS integrate DOGE ULSS 1 Belluno ULSS 2 Feltre ULSS 3 Bassano Del Grappa ULSS 4 Alto Vicentino - Thiene ULSS 5 Ovest Vicentino ULSS 6 Vicenza ULSS 7 Pieve di Soligo (Conegliano) ULSS 8 Asolo ULSS 9 Treviso ULSS 13 Mirano ULSS 14 Chioggia ULSS 17 Este ULSS 18 Rovigo ULSS 20 Verona ULSS 21 Legnago 1 of 22

2 INDICE RECAPITI SUPPORTO TECNICO AL PROGETTO DOGE 3 1 INSTALLAZIONE Verifiche preliminari 4 Requisiti minimi di sistema Requisiti hardware e di connettività Attivazione postazione di lavoro e requisiti minimi Installazione postazione medico Installazione in multiutenza (postazioni di collaboratore/segreteria o medicina di gruppo) Installazione istanza CGM su SQL Server Configurazione postazione medico in multiutenza Configurazione postazione collaboratore/segreteria IMPOSTAZIONI DATABASE AVVIO 12 2 Attivazione VPN 13 3 Utilizzo dei Servizi DOGE Integrati Prescrizione Prescrizione farmacologica e di prestazioni su postazione medico Prescrizione su postazione collaboratore/segreteria 16 4 I Servizi ALLINEAMENTO ANAGRAFICHE NOTIFICHE DOCUMENTI DA CONFERMARE DOCUMENTI INVIATI Impostazione - PARAMETRI Impostazioni Cambio password Impostazioni Database 22 2 of 22

3 RECAPITI SUPPORTO TECNICO AL PROGETTO DOGE Assistenza Help Desk PHRONESIS Per supporto all installazione add-on o domande operative sull integrazione del gestionale di cartella con il Progetto contattare il nostro servizio di assistenza tecnica CGM Italia ai numeri: da rete fissa: numero verde da rete fissa e mobile: / Servizi Informatici ULSS In caso di problematiche esterne al gestionale di cartella clinica ovvero mancato raggiungimento dei servizi DOGE (server in manutenzione, server non disponibile o altro), mancato raggiungimento dei flussi previsti dalla piattaforma aziendale DOGE, gestione credenziali DOGE (username, password, rinnovo credenziali ecc), mancato funzionamento eventuali linea VPN contattare il seguenti recapiti: ULSS 21 Legnago: ULSS 3 Bassano Del Grappa: SegreteriaCED@aslbassano.it ULSS 4 Alto Vicentino - Thiene: ULSS 5 Ovest Vicentino: ULSS 6 Vicenza: ULSS 7 Pieve di Soligo (Conegliano): ULSS 9 Treviso: ULSS 14 Chioggia: helpdesk@asl14chioggia.veneto.it ULSS 17 Este: /.3 helpdesk@ulss17.it ULSS 20 Verona: lorenzo.sabaini@ulss20.verona.it ULSS 21 Legnago: of 22

4 1 INSTALLAZIONE 1.1 Verifiche preliminari Prima di procedere con l installazione è necessario verificare che i dati anagrafici del medico, presenti nel gestionale di cartella clinica, siano corretti e completi in particolare: Intestazione, Cognome, Nome e Codice Fiscale Luogo dove ha sede lo studio Regione ASL di appartenenza Per la verifica avendo il gestionale di cartella clinica aperto: Fare clic su Archivio, Utenti e privilegi di accesso Specificare il codice di accesso nell apposito riquadro e fare clic su OK Fare doppio clic sul nome dell utente di cui si desidera verificare i dati Verificare l esattezza dei dati riportati o eventualmente modificarli Verificare di essere in possesso delle credenziali di accesso al sistema TS per i servizi MEF ( ricevute in particolare: Codice di accesso ossia il codice fiscale del medico; Password Verificare di essere in possesso delle credenziali DOGE (username e password) fornite dalla ULSS. Sarà necessario rinnovare tali credenziali trascorsi 90 giorni dal loro primo utilizzo (o rinnovo). Per ulteriori informazioni consultare il paragrafo Impostazioni Cambio password. Per qualsiasi informazioni circa le credenzali DOGE contatti il servizio informatico della sua ULSS. 4 of 22

5 Requisiti minimi di sistema Si riportano di seguito i requisiti minimi di sistema necessari per l utilizzo dei servizi DOGE. Sistemi operativi: - Windows XP (con la presenza di Service Pack 3 o superiori) - Windows Vista SP2 - Windows Requisiti hardware e di connettività - Processore: Pentium da 1,4 GHz (requisito minimo); Pentium da 2 GHz o superiore (raccomandato); - RAM: 2 GB (requisito minimo); 4GB (raccomandato) ; - Disco rigido: minimo 20 Gb di spazio su disco disponibile - Linea ADSL attiva Attenzione L installazione richiede i privilegi di amministratore di sistema. Se l utente non ha i privilegi di amministratore di sistema occorre richiedere l intervento del gestore del PC Attivazione postazione di lavoro e requisiti minimi Prima di procedere con l installazione di sul proprio PC è necessario informarsi presso la propria ULSS se è necessaria l installazione del software di "Cisco VPN Client" sul proprio PC o se il proprio PC è già configurato in tal senso. 5 of 22

6 1.2 Installazione postazione medico 1. Aprire la connessione internet 2. Fare clic sul link per prelevare il file di installazione: 3. Alla domanda Eseguire o salvare il file? fare clic su Salva 4. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva 5. Attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop 6. Fare doppio clic sull icona PhwDoge.exe 7. Se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui 8. Se vengono rilevate componenti di Windows non disponibili sul computer ne viene richiesta l installazione 9. Fare clic su Installa e successivamente su Avanti 10. Fare clic su Installa 6 of 22

7 11. Selezionare l utente per cui si desidera installare l applicativo e fare clic su OK 12. Attendere il completamento delle operazioni e fare clic su Fine 7 of 22

8 1.3 Installazione in multiutenza (postazioni di collaboratore/segreteria o medicina di gruppo) Se si lavora in multiutenza è necessario: 1. Installare sulle postazioni medico (una o più in medicina di gruppo) seguendo le istruzioni descritte al paragrafo Installare sulla postazione server (postazione dove sono presenti gli archivi di Phronesis) una specifica istanza CGM su database Microsoft SQL Server 2008 seguendo le istruzioni descritte al paragrafo Configurare le postazioni medico seguendo le istruzioni descritte al paragrafo Configurare le postazioni collaboratore/segreteria seguendo le istruzioni descritte al paragrafo Si precisa che: 1. i servizi possono essere installati sulle postazioni medico e sulle postazioni di collaboratore; 2. è necessario essere in possesso di una licenza per ciascun utente per cui deve essere installato Installazione istanza CGM su SQL Server Aprire la connessione internet 2. Fare doppio clic sul link per prelevare il file di installazione (dimensione circa 100 Mb): 3. Alla domanda Eseguire o salvare il file? fare clic su Salva 4. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva 5. Attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop 6. Chiudere tutti gli applicativi aperti, antivirus compreso 7. Fare doppio clic sull icona CgmSqlInstanceSetup_x86 (oppure CgmSqlInstanceSetup_x64 a seconda del Sistema Operativo utilizzato) 8. Se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui 9. Verrà verificata la presenza di eventuali componenti di Windows da aggiornare 10. Fare clic su Installa 11. Le operazioni proseguiranno in maniera del tutto automatica 12. Verrà richiesto il riavvio del computer; rispondere Sì ed attendere lo spegnimento 13. Al riavvio la procedura di installazione riprenderà in automatico 14. Fare clic su Esegui ed a seguire su Installa 8 of 22

9 15. Attendere l installazione di Microsoft SQL Server 2008 R2 express 16. Al termine parte in automatico l installazione dell Istanza CGM SQL Server 17. Fare clic su Avanti ed a seguire su Installa 18. Attendere il completamento delle operazioni ed al termine fare clic su Fine Completata l installazione occorrerà configurare le postazioni medico e segreteria come descritto nei paragrafi a seguire. ATTENZIONE: Un computer può essere utilizzato solo in configurazione mono-utenza o multi-utenza. Una volta impostato il computer in multiutenza la stessa configurazione verrà ereditata per tutti gli altri utenti che utilizzano lo stesso computer (ad esempio nei casi in cui esiste un solo computer utilizzato da due medici) Configurazione postazione medico in multiutenza Nella sezione di Impostazioni di occorrerà configurare il database di riferimento. La configurazione delle impostazioni viene richiesta al primo avvio del modulo come descritto al paragrafo 1.44 oppure è possibile dalla specifica sezione dell Add-On come descritto al paragrafo Selezionare Configurazione di gruppo 2. In Postazione server viene automaticamente proposto il nome del computer server su cui sono presenti i database. Se il medico ha già utilizzato come unico utente (mono-utenza) ed ora sta configurando il gruppo (multiutenza) è possibile effettuare il passaggio dai dati (operazione consigliata) operando come segue: 9 of 22

10 1. Nella sezione Importazione dati fare clic su Importa 2. Verrà richiesto di selezionare il database dal quale importare i dati e si aprirà automaticamente la cartella che comunemente lo contiene dopo una installazione standard (per Phronesis %appdata%\cgm\integra\doge\f) 3. Selezionare il database DOGEDb.sdf 4. Fare clic su Apri 5. Attendere l importazione e fare clic su OK Configurazione postazione collaboratore/segreteria Verifiche preliminari Phronesis riconosce un accesso come collaboratore/segreteria se questo avviene con una utenza dedicata Installazione Sulla postazione di collaboratore/segreteria occorrerà effettuare l installazione di seguendo le istruzioni descritte per l installazione medico al paragrafo Impostazione parametri Al termine occorrerà configurare la postazione o in fase di primo avvio del modulo come descritto al paragrafo 1.4 oppure dalla specifica sezione dell Add-On come descritto al paragrafo of 22

11 1.4 IMPOSTAZIONI Al primo avvio del gestionale di cartella clinica, dopo l installazione di, viene richiesto di configurare i servizi che si desidera attivare. Occorre inoltre compilare i dati relativi a Nodo ULSS di riferimento (selezionare la propria ULSS) Credenziali di accesso ai servizi DOGE e credenziali di accesso al sistema TS (MEF) 11 of 22

12 1.5 DATABASE Se si utilizza l applicativo in multiutenza (medicina di gruppo oppure postazioni aggiuntive per lo stesso medico (segreteria, infermeria, ) è necessario selezionare la configurazione di gruppo come descritta al paragrafo AVVIO I servizi DOGE si avviano in automatico all avvio del gestionale di cartella clinica. Si potrà infatti notare la presenza dei servizi DOGE nella tray area. 12 of 22

13 2 Attivazione VPN Il progetto DOGE per alcune ULSS prevede un collegamento diretto ai server della ULSS di riferimento per poter usufruire dei servizi di integrazione. Per poter realizzare questo collegamento protetto viene installata, all atto della Attivazione della Postazione di Lavoro, una connessione VPN. ATTENZIONE: se la postazione risulta già configurata per l accesso internet alla rete aziendale tale l attivazione della linea VPN non è necessaria. Per maggiori informazioni contattare il servizio informatico della propria ULSS. Prima di avviare il lavoro con il gestionale di cartella clinica è pertanto necessario avviare questa connessione VPN operando come segue: Avviare il software Cisco VPN Client facendo doppio clic sulla relativa icona presente sul desktop Fare clic sul pulsante Connect partirà la richiesta di collegamento selezionata e, dopo qualche istante, verrà richiesto di inserire Username e Password dell operatore che sta richiedendo l accesso alla rete ULSS inserire Username e Password, fare clic su OK ed attendere qualche istante prima di essere effettivamente connessi all indirizzo selezionato nella barra delle applicazioni di Windows comparirà l icona dell avvenuto collegamento 13 of 22

14 Se la VPN non risulta attiva (o in caso di temporanea interruzione dei servizi), nella barra delle applicazioni del computer verrà visualizzata l icona aperta. In questo caso non si avranno impatti nelle funzionalità primarie di gestione della cartella clinica per cui è possibile aprire Phronesis per continuare le operazioni di studio. E comunque consigliabile ripristinare la connessione VPN appena possibile per fruire di tutte le altre funzionalità (check della prescrizione prima della stampa, invio dei documenti accumulati in coda, interrogazione delle anagrafiche, etc...). Per ripristinare il collegamento protetto, è necessario cliccare due volte sulla relativa icona e successivamente sul pulsante Connect, come descritto in precedenza 14 of 22

15 3 Utilizzo dei Servizi DOGE Integrati Dopo l installazione e l attivazione dei Servizi DOGE non si riscontrerà nessuna variazione nell utilizzo dell applicativo Phronesis se non nella sezione di Prescrizione. 3.1 Prescrizione All atto della stampa della ricetta, verrà richiesta la firma digitale affinché il documento possa essere inviato al concentratore DOGE. Vediamo adesso nel dettaglio il processo prescrittivo Prescrizione farmacologica e di prestazioni su postazione medico 1. Registrare la prescrizione di un farmaco in classe A, oppure di una prestazione specialistica concedibile in Phronesis, come di consueto 2. fare clic sull icona per stampare la ricetta 3. contestualmente alla stampa della prescrizione apparirà a video il documento clinico in formato elettronico corrispondente alla prescrizione cartacea stampata 4. dopo aver controllato l esito della stampa e la correttezza del documento clinico, per inviare la prescrizione fare clic sul pulsante Invia documento Sulla ricetta appena stampata sarà riportato il codice IUP che identifica il documento clinico in formato elettronico legato alla specifica ricetta cartacea. 15 of 22

16 3.1.2 Prescrizione su postazione collaboratore/segreteria Se la prescrizione viene realizzata da una postazione non medico (segreteria, infermeria, ) ed i Servizi sono stati configurati per lavorare in multiutenza nel momento della stampa della prescrizione compare la richiesta di selezione del medico firmatario Una volta selezionato il medico è possibile decidere se la richiesta deve essere eseguita per tutte le prescrizioni (Chiedi sempre) oppure tutte le prescrizioni verranno firmate dal medico selezionato o dal medico del paziente. In questi ultimi due casi la richiesta non verrà riproposta. Al termine fare clic su Seleziona. La stampa verrà realizzata e apparirà a video il relativo documento. Fare clic sul pulsante Accoda per firma. 16 of 22

17 4 I Servizi Il componente interagisce in maniera integrata con il software di cartella clinica per quanto riguarda le funzionalità di base di registrazione prescrizione. Tuttavia, il componente offre anche alcuni servizi aggiuntivi rispetto al software di cartella clinica, che possono essere richiamati selezionando dal menu Progetti. I possono essere richiamati sia con una cartella clinica di paziente aperta, che non. Nel caso in cui i Servizi DOGE vengano richiamati con una cartella clinica di paziente attiva in Phronesis, sarà indicato il paziente per il quale richiamare alcune funzioni. Nel caso in cui venga avviato senza nessuna scheda paziente attiva, sarà utile accedere comunque a funzioni non legate al paziente: allineamento anagrafiche, documenti da firmare, inviati, in uscita, falliti. 4.1 ALLINEAMENTO ANAGRAFICHE Attraverso è possibile scaricare dall anagrafe regionale le nuove scelte ed implementare in tempo reale nel gestionale di cartella clinica eventuali modifiche accorse sull assistito (come ad esempio cambio di indirizzo). Per far ciò operare come descritto di seguito: 1. Avviare i e selezionare Allineamento anagrafiche 17 of 22

18 2. Fare clic su Richiedi elenco assistiti 3. Partirà la procedura di richiesta anagrafiche al termine della quale verrà visualizzato un prospetto delle informazioni elaborate. Fare clic su OK 4. verranno visualizzate le informazioni anagrafiche che è possibile integrare in Phronesis 18 of 22

19 - Nel riquadro in alto a sinistra verranno proposti tutti gli assistiti che l integrazione ha riconosciuto come associati al medico. - nel riquadro i basso a sinistra verranno visualizzati tutti i pazienti che ha scaricato ma che non sono stati individuati nel gestionale di cartella clinica Phronesis. Per importare il paziente, selezionarlo e fare clic sul pulsante Importa in Phronesis - nel riquadro in basso a destra verranno visualizzati i pazienti che sono presenti in Phronesis ma che hanno dati da modificare rispetto all anagrafe regionale. Anche in questo caso per importare la modifica selezionare l assistito e fare clic sul pulsante Importa in Phronesis. Facendo clic con il destro si ha anche la possibilità di selezionarli tutti assieme. 4.2 NOTIFICHE E possibile recuperare le notifiche di dati anagrafici (variazione sui dati anagrafici degli assistiti). Per far ciò operare come descritto di seguito: 19 of 22

20 1. Avviare i 2. Selezionare Notifiche a sinistra e successivamente fare clic sul pulsante Scarica elenco notifiche Le notifiche scaricate (scelte, revoche, modifiche di dati anagrafici) verranno automaticamente integrate in Phronesis. 4.3 DOCUMENTI DA CONFERMARE Nella sezione Da confermare vengono posizionati tutti i documenti prodotti da postazioni di segreteria ed inviati alla firma del medico. Tali documenti devono essere inviati dal medico successivamente. Verranno evidenziati in rosso i documenti che sono stati creati in data precedente a quella in corso. 20 of 22

21 4.4 DOCUMENTI INVIATI Il documento inviato sarà visualizzato momentaneamente fra i documenti in uscita. L invio dei documenti avviene in background ed a tempi stabiliti dall applicazione. Se si desidera forzare l invio fare clic su Invia ora. Automaticamente i documenti vengono inviati e passano così nell elenco dei documenti inviati. Se si verificano errori non bloccanti in fase di invio (ad esempio errori di connessione) il componente tenterà nuovamente l invio fino a quando lo stesso non va a buon fine. Se si verificano errori bloccanti (ad esempio la prescrizione non è valida) il documento sarà spostato in Invii Falliti. Sarà possibile eventualmente ritentare l invio selezionando l elemento e cliccando Riprova Invio. 4.5 Impostazione - PARAMETRI Il componente richiede una minima interazione da parte dell utente, circa le impostazioni di configurazione iniziali. Per fare questo, avvii il componente (vedi cap. 4) e selezionare Impostazioni-> Parametri dal menu di sinistra. 21 of 22

22 4.5.1 Impostazioni Cambio password La password di accesso ai Servizi ha una durata di 90 gg. al termine del quale deve essere sostituita. Per effettuare la sostituzione delle credenziali DOGE contattare il Servizio Informatico della propria ULSS di appartenenza. A questo punto avviare Phronesis ed indicare la nuova password all interno dell add-on (Progetti, ). Anche la psw di accesso al SAC (Servizi SOGEI) ha una durata di 90 giorni pertanto ogni qual volta che tale psw scade è necessario poi riportare quella nuova nelle impostazioni dell add on (Parametri-Impostazioni-Servizi SAC/NRE) Impostazioni Database Se la postazione è stato configurata per essere utilizzata in regime di multiutenza (come da par ) abilitare il check Configurazione di gruppo 22 of 22