CAPITOLATO TECNICO DELL APPALTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE PAGHE E CONSULENZA DEL LAVORO. Articolo 1 (Descrizione dell appalto: l oggetto)

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1 CAPITOLATO TECNICO DELL APPALTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE PAGHE E CONSULENZA DEL LAVORO Articolo 1 (Descrizione dell appalto: l oggetto) 1. L appalto ha ad oggetto la prestazione, a cura dell Appaltatore, di tutte le attività descritte nei commi successivi, consistenti riassuntivamente nel servizio di gestione paghe e consulenza del lavoro, in particolare: 1.1. nel servizio di elaborazione paghe e contributi, relativi adempimenti contributivi/fiscali, gestione dei documenti annessi, con particolare riferimento a: - elaborazione delle buste paga; - gestione dei processi per l elaborazione dei modelli di calcolo mensili e annuali redatti a norma di legge, relativi a tutti i diversi adempimenti fiscali, contributivi e previdenziali; - gestione di tutti gli adempimenti inerenti gli eventi di malattia e infortunio (calcolo dei comporti e carenza); 1.2. nelle attività di elaborazione di reportistica ai fini direzionali, di controllo della gestione e di consuntivazione, con particolare riferimento all elaborazione di budget di previsione annuale, di prechiusura e di consuntivo per dipendente, suddiviso per centro di costo; 1.3. in altre attività di consulenza normativa ordinaria, mediante pareri e consulti. Le attività di servizio devono essere svolte secondo ciò che è di seguito indicato e che si deve intendere anche non esaustivo Servizio di elaborazione paghe e contributi, relativi adempimenti contributivi/fiscali, gestione dei documenti annessi, comprese tutte le correlate attività. 1) Cedolini paga. Inserimento a sistema dei dati necessari all elaborazione e predisposizione dei cedolini paga per ogni categoria contrattuale (dipendenti, collaboratori, stagisti, e altri) relativamente alle competenze mensili o periodiche, alle mensilità supplementari (13ma mensilità, 14ma mensilità ed eventuali premi) e ad eventuali conguagli determinati da competenze inerenti la variazione di rapporto di lavoro (quali l emissione del cedolino di conguaglio definitivo per chiusura del rapporto di lavoro). L elaborazione mensile del cedolino paga deve prevedere il controllo dei dati ricevuti dalla Fondazione Centro per la Conservazione ed il Restauro dei Beni Culturali La Venaria 1

2 Reale (CENTRO) e il successivo loro caricamento/inserimento (ad es. file presenze, variabili mensili, dati anagrafici, ecc.). Per lo svolgimento delle attività a cadenza mensile legate all elaborazione dei cedolini paga, in considerazione della prassi vigente nel CENTRO, è necessario rispettare le seguenti tempistiche (inderogabili): ricevimento, entro i 3 giorni lavorativi successivi alla consegna dei cartellini mensili da parte del CENTRO, dei cedolini paga dei dipendenti e del supporto ai fini del pagamento delle retribuzioni; ai fini dell espletamento delle attività sopra descritte, il CENTRO invia entro data da concordare gli elaborati necessari allo svolgimento delle attività descritte. Il numero indicativo di cedolini paga mensile è stimato mediamente nel numero di 60, ricavato sulla base dei cedolini degli ultimi 2 anni. 2) Validazione degli elaborati. Ogni elaborato prodotto deve essere validato o controllato dall appaltatore. In particolare deve essere garantito il controllo riguardante: la totalità dei cedolini paga elaborati; la corretta applicazione, per ogni singola componente del costo del lavoro, degli istituti relativi; la congruenza della somma degli importi evidenziati dai singoli output rispetto alle risultanze totali progressive di ciascun istituto/elemento del costo del lavoro; la piena corrispondenza tra gli output generati e le prescrizioni normative; la congruenza e la correttezza dei dati a valle dell elaborazione rispetto all elaborazione stessa. 3) Contenuto e comunicazione dei cedolini paga. Elaborazione dei cedolini paga corredati di scheda ore relativa al mese di erogazione, da inviare ad ogni dipendente tramite mail generata automaticamente, oppure da reperire su piattaforma dedicata, comunque secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia di trattamento dei dati. Il cedolino paga deve comunque contenere, oltre alle informazioni obbligatorie di legge, i seguenti dati: progressivo TFR accantonato ed eventuali anticipazioni erogate; importo trattenute con debito residuo; ferie e permessi maturati e goduti e anni precedenti; banca ore maturate e godute e anni precedenti. Inoltre, deve essere garantita al CENTRO la possibilità di chiedere l esposizione di altri eventuali campi che il CENTRO stesse dovesse ritenere utile. 2

3 4) Assistenza all Ufficio Personale del CENTRO per chiarimenti su modalità di inserimento dei dati, nonché utilizzo delle voci e dei campi, secondo la procedura di gestione delle paghe. 5) Sviluppo della nota contabile mensile suddivisa per centro di costo e commessa, ai fini della registrazione in contabilità generale e contabilità analitica, secondo le esigenze segnalate man mano dall ufficio personale e puntualmente condivise. 6) Invio all Ufficio Personale del file con tracciato utilizzabile per il pagamento di stipendi e compensi attraverso l importazione da internet banking del tracciato xml, o altro compatibile con i sistemi bancari, almeno 4 giorni lavorativi prima del giorno di pagamento ai dipendenti, che attualmente avviene il 5 del mese successivo, salvo che non cada di giorno festivo o prefestivo perché in tali casi la consegna va anticipata. 7) Invio all Ufficio Personale del file predisposto per l importazione tramite internet banking relativo ai bonifici da effettuarsi per i casi di destinazione del TFR ad assicurazioni private, file contenente per ogni singolo dipendente le informazioni richieste dall assicurazione stessa. Il Centro si impegna a comunicare le richieste avanzate dalle assicurazioni beneficiarie. 7) Supporto e assistenza su procedure e normativa fiscale e previdenziale. 8) Monitoraggio degli eventuali adeguamenti normativi/contrattuali, segnalazione all Ufficio Personale dell entrata in vigore ed efficacia dei medesimi, gestione delle conseguenti modifiche della procedura paghe. 9) Predisposizione file con marca temporale per LUL elettronico, aggiornamento e stampa mensile nelle modalità e nei tempi previsti dalle vigenti disposizioni. 10) Invio all Ufficio Personale dei cedolini paga in formato elettronico. 11) Invio all Ufficio Personale delle CU in formato elettronico. 12) Invio al personale dipendente attraverso specifica piattaforma ad accesso individuale, o altro strumento informatico adeguato alla necessità, in conformità con quanto disposto dalla normativa in materia di trattamento dei dati, di tutta la documentazione: cedolini paga mensili, da pubblicarsi entro max il giorno successivo alla data di erogazione dello stipendio; scheda con calendario ore mensili lavorate; CU, da pubblicarsi entro i tempi previsti dalla normativa vigente; DM10, da pubblicarsi ogni novembre per consentire a ogni dipendente di aggiornare la propria posizione per le detrazioni fiscali; modello in bianco editabile per la richiesta di assegni familiari, da indirizzarsi ai dipendenti che avessero presentato domanda l anno precedente; modulistica per la scelta del TFR; ogni altro documento utile. 3

4 La pubblicazione di ogni documento deve essere preceduta da un avviso recapitato a ciascun dipendente tramite mail, contenente il relativo link. 12) Gestione di ogni adempimento contributivo/fiscale ai sensi di legge, quali in via esemplificativa e non esaustiva: a) determinazione e gestione dei conguagli annuali contributivi/fiscali; b) predisposizione e redazione dei modelli contributivi/fiscali: Modello F24 per pagamento dei contributi mensili, da inviare all Ufficio Personale al massimo entro i 2 giorni lavorativi successivi alla consegna dei cartellini mensili da parte del CENTRO in formato elettronico al fine dell importazione diretta tramite internet banking tramite file xml, o comunque tracciato compatibile coni sistemi bancari; CU dipendenti, con conseguente invio telematico agli Enti preposti e trasmissione della relativa copia all Ufficio Personale; Mod. 770 dipendenti, con conseguente invio telematico agli Enti preposti e trasmissione della relativa copia all Ufficio Personale; denuncia salari INAIL; assistenza fiscale ai dipendenti in riferimento a CU e ANF (con annessa pratica di calcolo); conguaglio contributivo/fiscale e ratei lavoratori dimessi/licenziati; prospetto collocamento obbligatorio (l. 68/99 disabili) e relative comunicazioni obbligatorie in caso di assunzioni; denuncia annuale personale rapporto uomo/donna (pari opportunità), laddove ne ricorrano le condizioni previste dalla normativa vigente in materia; c) gestione degli adempimenti e della documentazione necessaria all instaurazione, alle variazioni e alla chiusura del rapporto di lavoro: svolgimento delle pratiche di assunzione rapporto di lavoro/tirocinio, distacco del lavoratore, cessazione a vario titolo o licenziamento, presso gli Enti preposti; denunce di infortuni INAIL, pratiche malattia e maternità; monitoraggio gestione comparti malattie, calcolo maternità; elaborazione denuncia, prosecuzione, chiusura e dati salariali infortunio; variazioni inquadramento azienda c/o Istituti; variazione tipologia contrattuale (tempo pieno/t. parziale, proroghe cotrattuali, ecc.); consulenza specifica all Ufficio Personale in merito a casistiche particolari; gestione Fondi previdenziali e pensionistici (comprese la gestione modulistica verso i Fondi previdenziali, la gestione riepilogo trattenute, l invio dati mensili ai 4

5 gestori dei Fondi, nonché l invio all Ufficio Personale del prospetto e dettaglio per pagamento trattenute mensili); gestione reportistica trattenute sindacali; gestione anticipi (TFR e/o stipendi); gestione cessioni del quinto dello stipendio; gestione dello scadenziario dei contratti a tempo determinato, degli incarichi di collaborazione, degli stage e altri; la comunicazione di avviso di scadenza deve pervenire all Ufficio Personale, in caso di contratti entro i 6 mesi, entro la settimana precedente la scadenza, per gli altri invece entro il mese precedente la scadenza o comunque sempre con congruo anticipo rispetto alla scadenza nei casi di contratti di breve durata; scadenziario relativo a l. 104, e altre diposizioni temporanee. 13) Predisposizione e trattazione pratiche contributive e assicurative, istruzioni e modulistica Istituti previdenziali ed assicurativi (INPS, INAIL, e altri) e Centro per l impiego, anche mediante intervento diretto dell appaltatore presso le sedi dei predetti Enti aventi competenza territoriale per il CENTRO, quali in via esemplificativa e non esaustiva: a) pratiche relative a trasferte all estero in ambito comunitario; b) prospetto calcolo autoliquidazione INAIL (entro il 15 gennaio di ogni anno, con conseguente invio telematico agli Enti preposti e trasmissione della relativa copia all Ufficio Personale); C) Elaborazione ed invio all Inps Uniemens Attività di elaborazione per reportistica ai fini direzionali, di controllo della gestione e di consuntivazione. 1) Elaborazione del prospetto di costo del lavoro previsionale annuo (budget), suddiviso per nominativo, per centro di costo, per commessa ove presente, per tipologia contrattuale (dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi, stagisti, amministratori e altri) e voci retributive, contributive e accessorie (retribuzione annua lorda, TFR, variabile, benefit, premi di risultato e relativa contribuzione, competenze e contributi conto ditta INPS, INAIL, previdenza integrativa, buoni pasto) da elaborare entro il 30 settembre di ogni anno. 2) Predisposizione prospetto accantonamento TFR azienda e TFR fondo tesoreria Inps al 31 dicembre di ogni anno, suddiviso per lavoratore e raggruppato per centro di costo e 5

6 commessa ai fini della registrazione in contabilità generale e contabilità analitica entro il 15 gennaio dell'anno successivo. 3) Predisposizione prospetto imposta sostitutiva rivalutazione TFR al 31 dicembre di ogni anno, suddiviso per lavoratore e raggruppato per centro di costo e commessa ai fini della registrazione in contabilità generale e contabilità analitica entro il 15 gennaio dell'anno successivo. 4) Aggiornamento del budget (forecast) almeno 2 volte l anno: - la prima entro il 30 luglio con riferimento al consuntivo al 30 giugno; - la seconda al 15 ottobre con riferimento al consuntivo al 30 settembre; 5) Elaborazione dei seguenti prospetti di consuntivazione, da consegnare entro il mese di febbraio di ogni anno e alle scadenze della consegna del forecast e del budget : prospetto del costo del lavoro effettivo, distinto per singolo dipendente o aggregato per cdc o per commessa, mensile/infrannuale/annuale, riconciliato con le note contabili e suddiviso per voci retributive con file organizzabili secondo diverse esigenze: retribuzione annua lorda, variabile, benefit, premi di risultato e relativa contribuzione, competenze e contributi conto ditta (INPS, INAIL), previdenza integrativa, buoni pasto, polizze sanitarie, costo del lavoro straordinario nominativo e/o per cdc; prospetto mensile/infrannuale/annuale delle ore straordinarie/accantonate in banca ore, distinto per nominativo e per cdc; prospetto mensile/infrannuale/annuale delle ore effettive lavorate, distinto per nominativo e cdc, al fine di adempiere alla normativa sulla trasparenza amministrativa, che prevede la pubblicazione dei tassi di assenteismo (D.L.gs 33/2013 e s.m.i.), nonché a quella relativa alla sicurezza sul lavoro (T.U. 81/2008 e s.m.i.) in merito allo stress lavoro correlato; prospetto ratei 13ma e 14ma, ferie, permessi residui non goduti al 31 dicembre di ogni anno, suddiviso per lavoratore e raggruppato per centro di costo e commessa ai fini della registrazione in contabilità generale e contabilità analitica; prospetto situazione ratei ferie, permessi ex festività non goduti al 31 dicembre di ogni anno, suddiviso per lavoratore e raggruppato per centro di costo e commessa; prospetto dei costi del personale impiegato in progetti a contributo comunitario/statale/regionale consuntivati sulla base delle voci di costo e delle metodologie di calcolo ammesse alla consuntivazione e con produzione della più idonea documentazione di supporto; prospetto conteggio degli straordinari mensile progressivo nell anno, suddiviso per dipendente. 6

7 6) Aggiornamento mensile dei seguenti conteggi: straordinari con rilevazione di eventuali esuberi; banca ore ferie permessi ex festività 7) Elaborazione di preventivi dei costi del personale impiegati in progetti a contributo comunitario/statale/regionale, simulati sulla base delle voci di costo e delle metodologie di calcolo ammesse alla consuntivazione e individuazione della più idonea documentazione da produrre a supporto dei calcoli effettuati. 8) Realizzazione di ogni simulazione richiesta sulla base di elementi programmatici e previsionali forniti dalla Direzione dell Ente e dall Ufficio Personale: le simulazioni saranno effettuate secondo previsioni di variazioni retributive (contratti, piani di gestione), contributive, normative e di organico nel corso dell esercizio di riferimento. 9) Elaborazione, su richiesta dell Ufficio Personale, di singoli preventivi dei costi del personale ai fini di assunzioni, variazioni di livello, e altro. 10) Determinazione per singola risorsa e/o per centro di costo, del costo orario medio del dipendente/collaboratore/stagista su base giornaliera, mensile e/o annua. 11) Elaborazione dati per rilevamenti da parte di istituti statistici. La reportistica, sopra elencata, va fornita, a cura dell appaltatore, anche in formato Excel, oppure in altro formato convertibile in Excel Attività di consulenza varia. Il CENTRO si riserva la facoltà di chiedere all'appaltatore la prestazione di attività di consulenza ulteriore a quella indicata ai precedenti punti 1.1. e 1.2., da rendere, a seconda delle esigenze, attraverso riscontro telefonico o con incontri presso la sede del CENTRO o anche mediante pareri scritti, con riferimento a tematiche specifiche. È ricompresa le consulenza in materia di diritto del lavoro inerente la normativa ordinaria e specifica del CNLL applicato (cd. FEDERCULTURE). La consulenza varia riguarda i casi di normale amministrazione e consiste nelle attività di seguito elencate in maniera esemplificativa e non esaustiva: 1) aggiornamenti su normativa di legge, novità amministrative e giurisprudenziali in materia di lavoro, tramite invio all Ufficio Personale di circolari, pareri, scadenziari in formato elettronico; 2) consulenza lavoristica all Ufficio Personale su fattispecie particolari o concernenti norme di legge, norme di contratto collettivo applicato o prassi operative; 3) assistenza in caso di visite ispettive degli Organi di Controllo; 4) prima assistenza generica per la valutazione del ricorso ad ammortizzatori sociali; 7

8 5) rapporti disciplinari, inquadramenti, trattamenti economici, gestione di permessi parentali, maternità, permessi, stage, ecc. 6) revisione e aggiornamento dei format contrattualistici adottati e da adottarsi in base alla normativa vigente durante il rapporto, relativamente alle seguenti casistiche di seguito elencate anche in maniera non esaustiva: assunzioni, per inserimento, proroga, distacco, cambio mansione, promozioni, una tantum, cessazione. Le attività di consulenza sopra indicate devono essere fornite entro un congruo termine in relazione alla complessità della richiesta, come meglio specificato di volta in volta nella stessa richiesta di consulenza avanzata dal CENTRO. Su espressa richiesta dell Ufficio Personale, le suddette consulenze possono essere rese anche presso la sede del CENTRO senza ulteriori oneri a carico di quest ultimo. Per lo svolgimento delle attività sopra indicate l appaltatore garantisce al CENTRO, altresì, un servizio di assistenza telefonica nel normale orario di lavoro, nei giorni lavorativi dal lunedì al venerdì, per tutta la durata del contratto. Articolo 2 (Descrizione dell appalto: la gestione delle diverse forme contrattuali) 2.1. Tipologie contrattuali. Nell arco dell anno il CENTRO si avvale di diverse forme contrattuali e su indicazione dello stesso appaltatore adotta di volta in volta quella più idonea, tra i contratti di collaborazione a progetto, gli stage, curricolari ed extra curricolari, le borse di studio, le prestazioni occasionali, sempre da valutare secondo la normativa vigente Gestione delle diverse tipologie contrattuali. Ogni qualvolta sia necessario ricorrere a collaborazioni, ci si indirizza verso la forma contrattuale più idonea indicata dall appaltatore in ottemperanza alla normativa vigente. L elaborazione di cedolini riferiti a queste tipologie contrattuali avviene nel mese di riferimento con l elaborazione dei cedolini dei dipendenti a tempo indeterminato e determinato. 8

9 Articolo 3 (Descrizione dell appalto: la dotazione organica e i contratti applicati) 1. Oggi il CENTRO ha in forza: n. 47 dipendenti a tempo indeterminato e n. 1 a tempo determinato per sostituzione maternità; n. 3 dipendenti invalidi assunti a tempo indeterminato di cui 1 assunto al di fuori delle assunzioni obbligatorie; n. 1 dirigente aderente al cd. contratto industria. 2. Il Centro applica il CCNL Federculture 3. Nel corso di ogni esercizio il CENTRO si avvale indistintamente di collaborazioni a progetto e lavoratori a tempo determinato con una media mensile di +/- 8 risorse. 4. Il CENTRO attiva regolarmente stage curricolari ed extra curricolari, finanziati da enti esterni o dal Centro stesso. Oggi il CENTRO può attivare simultaneamente fino a 5 stage remunerati come ente ospitante. 5. Nel corso dell anno il Centro, all interno della sua attività formativa, attiva corsi che possono prevedere borse di studio. 6. Dall anno 2017 il Centro ha istituito un premio legato al raggiungimento di obiettivi, con la possibilità di tramutarlo in cd. servizi Welfare Articolo 4 (Durata dell appalto) 1. La durata dell appalto è di n. 48 mesi. 2. Il servizio inizierà il 1 febbraio 2019 e terminerà il 31 gennaio Alla scadenza del contratto, e comunque entro il 31 gennaio 2023, l appaltatore fornisce al CENTRO - secondo quanto previsto dalla normativa all epoca vigente per contenuto, modi e tempi - le elaborazioni per l esercizio dell anno 2022, riferite ai dati di consuntivazione come previsto all articolo 1, par. 1.2., comma 1, comma 2 e comma 6. e assicura tutti i corretti adempimenti riferiti all esercizio 2022 Articolo 5 (Valore dell appalto) 1. Il valore presunto complessivo del contratto d appalto per tutte le attività di servizio sopra indicate è pari a Euro (oltre a IVA, oneri fiscali e previdenziali), per n. 48 mesi. 2. Tale importo è stato definito in base ai prezzi e tariffe medie di mercato per le prestazioni richieste, al numero medio di rapporti lavoro attivi nel mese, al numero di mensilità, alla durata del servizio, nonché all esperienza maturata col precedente appaltatore. 9

10 3. Le prestazioni di servizio sopra indicate non comportano il prodursi di rischi da interferenze; pertanto non è dovuta la redazione del DUVRI e gli oneri di sicurezza sono pari a zero. Articolo 6 (Affiancamento al precedente appaltatore) 1. Nel mese di febbraio 2019, e comunque nel primo mese di servizio, il nuovo appaltatore - nell interesse di entrambe le parti - si raccorderà con il precedente appaltatore per il necessario coordinamento, compreso ogni conseguente trasferimento di dati e informazioni, tenendo sempre informato il CENTRO. 2. Il nuovo appaltatore garantisce il corretto avvio del servizio dal 1 febbraio 2019, e comunque dal momento di consegna e avvio del servizio, senza che il CENTRO possa incorrere in alcuna responsabilità derivante da tale attività di coordinamento per fatto del nuovo o del precedente appaltatore, salvo in tutti i casi il risarcimento di ogni eventuale danno. 3. La quantificazione economica di tale attività di coordinamento rientra nel prezzo proposto nell offerta economica dal nuovo appaltatore, che dunque ne deve tenere conto, senza che per essa il CENTRO debba alcunché in più al nuovo appaltatore. Articolo 7 (Penali. Recesso.) 1. Per ogni ritardo, errore e altro inadempimento in violazione delle prescrizioni contrattuali l appaltatore è tenuto al pagamento di una penale pari a Euro Il CENTRO contesta per iscritto la condotta all appaltatore entro 10 giorni dalla conoscenza del fatto. L appaltatore può presentare al CENTRO le sue controdeduzioni per iscritto entro 10 giorni dalla ricezione della contestazione. Trascorso inutilmente tale termine e comunque entro 10 giorni dalla ricezione delle controdeduzioni, il CENTRO comunica all appaltatore la sua motivata decisione e l applicazione o meno delle penali. 3. Il Centro detrae l importo della penale applicata dagli importi delle fatture non ancora liquidate. 4. L'importo complessivo delle penali determinate ai sensi dei commi precedenti non può superare il 10% (dieci per cento) dell'importo contrattuale; qualora si superi tale percentuale, trova applicazione l'articolo 108, d.lgs. n. 50 del 2016 in materia di risoluzione del contratto. 10

11 5. Resta fermo per il CENTRO l eventuale risarcimento di ogni danno derivante dalla condotta dall appaltatore, quand anche per essa il CENTRO non abbia applicato alcuna penale. 6. Resta altresì fermo per il CENTRO il diritto di recesso ex art. 109, d.lgs. n. 50 del Articolo 8 (Sistema informatico per rilevamento presenze) 1. La rilevazione delle presenze e degli orari di ingresso/uscita, compresa la registrazione delle ore/giornate di assenza (per le diverse tipologie: ferie, malattia, maternità, permessi, ecc.) è gestita dal Centro col software LORA (della ditta Elex del gruppo Sistemi Torino), tramite il quale l Ufficio Personale fornisce all appaltatore tutti i dati necessari alla gestione del rapporto economico del singolo dipendente e l emissione della busta paga. 2. L appaltatore deve utilizzare un software compatibile, restando a suo carico qualsiasi costo sostenuto per adeguare i propri software a quello del CENTRO. 11