ORGANIZZARE UN EVENTO

Transcript

1 ORGANIZZARE UN EVENTO Preparazione del progetto Brief Lista dei desideri Piano di comunicazione Organizzazione Descrizione dei singoli eventi Presentazione del progetto Presentazione in Power Point Preventivo Piano commerciale Comunicazione Con la stampa Con gli utenti In field Valutazione Raccolta dati Decisioni Domande Strumenti

2 Preparazione del progetto

3 Brief Il brief è un documento che raccoglie le informazioni, gli obiettivi e le richieste del cliente, finalizzati al piano di comunicazione. Il tutto ordinato e razionalizzato da chi lo scrive, in genere l'account o il responsabile di progetto. CCC Capire il cliente Mettersi nei panni di chi legge Essere schematici PREPARAZIONE DEL PROGETTO

4 Brief Intestazione Background Obiettivi Target Sintesi del progetto Tono di voce della comunicazione Parole chiave Vincoli Lettura del cliente tra le righe PREPARAZIONE DEL PROGETTO

5 La lista dei desideri Senza regole Quello che mi piace Quello che sarebbe perfetto ma.. Quello che non c entra niente ma ce l ho a disposizione PREAPRAZIONE DEL PROGETTO

6 La lista dei desideri Fesival della matematica Keith Devlin Stefano Benni Gli exhibit dell Exploratorium Alessandro Bergonzoni Proof con la regia di Peter Brook Dalai Lama PREPARAZIONE DEL PROGETTO

7 La lista dei desideri Festival PREPARAZIONE DEL PROGETTO

8 Piano di comunicazione Nelle agenzie di comunicazione il piano di comunicazione è il documento che l'account manager scrive dopo aver incontrato il cliente, scritto il brief, fatto una riunione con il team di creativi per decidere il da farsi. Conoscere il metodo Vecchi progetti Campagna stampa Sito web brochure Benchmarking Cliente Prodotto Competitor Settore merceologicopreaprazione DEL PROGETTO

9 Piano di comunicazione Struttura L idea sintesi del brief Gli obbiettivi Il target Le strategie I messaggi chiave Quando e dove Le iniziative Il progetto Il programma La comunicazione PREAPRAZIONE DEL PROGETTO

10 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA L IDEA Perché un festival della matematica La matematica produce reazioni contrastanti in CHI NON LA CONOSCE: noia, fastidio, ammirazione, soggezione, paura, fascino. Nell opinione comune il matematico passa le sue giornate a giocare coi numeri e a disegnare figure geometriche. E quasi sempre un disadattato o quanto meno vive fuori dalla realtà. Quando è stanco di pensare chiede a un computer di risolvere problemi che lui non sarebbe altrimenti in grado di risolvere. PER I MATEMATICI, la matematica è la chiave interpretativa della realtà, è una disciplina in continua evoluzione, è il parco delle meraviglie, il regno della libertà, della fantasia e del gioco e il computer è, talvolta, un inutile strumento al suo servizio. I matematici hanno in generale una vita normale fatta di studio, insegnamento, relazioni sociali e altri interessi. Fanno fatica a raccontare quello che fanno e talvolta non ci provano nemmeno. Noi vogliamo mettere in comunicazione questi due universi

11 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA Gli obiettivi e il target Vogliamo far riflettere su alcuni pregiudizi relativi alla matematica e ai matematici e avvicinare un pubblico di non esperti a una disciplina che in generale mette soggezione per la difficoltà del suo linguaggio e la sua astrattezza. Molti fra coloro che reputano la matematica inavvicinabile in realtà ne sono attratti e affascinati. Vorrebbero saperne di più ma sono scettici rispetto alle loro reali possibilità di comprensione. Noi vogliamo mostrare loro che questo scetticismo è in parte infondato. Per questo ci rivolgiamo a un pubblico di ogni età purché curioso e scettico nel tempo stesso nei confronti della matematica

12 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA Le strategie Per dare della matematica un immagine più leggera intendiamo innanzi tutto far divertire il pubblico. Per questo abbiamo pensato a spettacoli teatrali, cinematografici e gastronomici. Per far capire che la matematica può essere qualcosa di molto astratto e concreto al tempo stesso vogliamo coinvolgere il pubblico in piccoli esperimenti fai da te con eventuali spiegazioni, se richieste. Per avvicinare il pubblico alla cultura matematica, alla sua storia e ai suoi operatori abbiamo pensato ad alcuni incontri con esperti e a uno spettacolo multimediale/talk-show nel quale il pubblico possa intervenire e esprimere i suoi dubbi.

13 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA Messaggi chiave Non solo numeri La matematica non si occupa solo di numeri e figure geometriche e non si riduce al semplice calcolare. E molto più astratta di questo e, nel contempo, molto più concretamente presente nella vita di tutti i giorni di quanto non si creda. Che divertimento La matematica può essere vista come un grande gioco. Forse non tutti sanno che i matematici si divertono nel farla. Futuro remoto La matematica ha un passato ricco e travagliato, un presente vivace e attivo, un futuro pieno di affascinanti nuove possibilità. Matematica è cultura La matematica è un attività umana e un fenomeno sociale che fa parte della cultura umana. Non si può vantarsi di non conoscerla. Il lato umano Il matematico non è necessariamente un disadattato. I suoi bisogni e la sua vita sono del tutto simili a quelli di un qualsiasi altro intellettuale.

14 Organizzazione

15 Descrizione eventi Dettaglio di tempi e andamento e contenuto Biografia di eventuali partecipanti Legame diretto con gli obbiettivi Motivazioni Confronto con altre esperienze analoghe Elenco di tutto quello che serve PRESENTAZIONE DEL PROGETTO

16 Talk-show Matematica in salotto il + e il MESSAGGI Non è che un matematico può essere creativo tanto quanto un artista? Cosa pensa un artista della matematica? I matematici sono esseri umani? I matematici fanno paura? ORGANIZAZIONE DEL PROGETTO

17 Talk-show Matematica in salotto il + e il STRUTTURA Tipo Maurizio Costanzo Show Proiezione di filmati matematici Stile della divagazione e intervento del pubblico Lettura di brani scelti ORGANIZAZIONE DEL PROGETTO

18 Talk-show Matematica in salotto il + e il OSPITI Bruno Gambarotta (giornalista) Roberto Lucchetti (matematico) Piergiorgio Odifreddi (logico) Mimmo Sorrentino (regista teatrale) Lucia Vasini (attrice) ORGANIZAZIONE DEL PROGETTO

19 Talk-show Matematica in salotto il + e il ORGANIZAZIONE DEL PROGETTO

20 Exhibit Matematica con le mani C hi fa da sè fa x 3 MESSAGGI La matematica pervade la nostra vita quotidiana La natura risponde a precise leggi matematiche La matematica non è così astratta La matematica si può fare con le mani La matematica non morde ORGANIZAZIONE DEL PROGETTO

21 Exhibit Matematica con mani C hi fa da sè fa x 3 STRUTTURA Exhibit meccanici Presenza di animatrici Pannelli esplicativi Testi di approfondimento ORGANIZAZIONE DEL PROGETTO

22 Exhibit Matematica con le mani C hi fa da s è fa x 3 OSPITI Bolle di sapone (superfici minime) Nodi (teoria dei nodi) Grani e granaglie (teoria del caos) Origami (simmetrie) Specchi (simmetrie e riflessioni) ORGANIZAZIONE DEL PROGETTO

28 Film Matematica al cinema In teoria...si gioca MESSAGGI I matematici sono genio e sregolatezza? Matematica e cinema Le nuove discipline Le strategie matematiche ORGANIZAZIONE DEL PROGETTO

29 Film Matematica al cinema In teoria...si gioca STRUTTURA Introduzione al film Proiezione film La vera storia di John Nash Incontro su teoria dei giochi ORGANIZAZIONE DEL PROGETTO

30

31

32 Presentazione del progetto

33 Presentazione Contenuti del piano di comunicazione Più immagini che parole Presenza del logo/titolo su tutte le slide Pulita, semplice, leggera Elementi grafici Provarla PRESENTAZIONE DEL PROGETTO

34 FES TIVAL DE LLA MATEMATIC A (2002)

35 FES TIVA L DELLA MA TEMA TIC A 2002 MATEMATIC A OPINIONE C OMUNE arida, noiosa, meccanica e inutile numeri e far di conto MATEMATIC A S EC ONDO I MATEMATIC I chiave interpretativa della realtà, in continua evoluzione, regno della libertà, della fantasia e del gioco.

36 FES TIVA L DELLA MA TEMA TIC A 2002 mettere in comunicazione i due punti di vis ta FES TIVAL Parliamo del + & del g iug no E x-ospedale P sichiatrico P aolo P ini

37 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) OBIETTIVI Minare qualche pregiudizio Vincere la soggezione

38 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) STRATEGIE Divertire Coinvolgere il pubblico Creare stupore e curiosità

39 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) TARGET Giovani e giovanissimi SCETTICI CURIOSI

40 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) MESSAGGI CHIAVE 1,2,3,4,,n NON SOLO NUMERI MATEMATICA.CHE BEL GIOCO FUTURO REMOTO MATEMATICA È CULTURA IL LATO UMANO DELLA MATEMATICA

41 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) INIZIATIVE MATEMATICA IN SALOTTO MATEMATICA CON LE MANI MATEMATICA A TEATRO MATEMATICA AL CINEMA MATEMATICA IN FUMETTO MATEMATICA A TAVOLA

42 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) MATEMATICA IN S ALOTTO IL PIU E IL MENO TALK S HOW: B.Gambarotta, P. Odifreddi, R. Lucchetti, M. S orrentino, L.Vas ini PROIEZIONI CINEMATOGRAFICHE PERFORMANCE TEATRALI

43 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) MATEMATICA CON LE MANI C HI FA DA S E FA X 3 B OLLE DI S APONE NODI GRANI E GRANAGLIE S PECCHI ORIGAMI

44 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) MATEMATICA A TEATRO MATEFOR IC AME NTE Da Mistretta a Gödel (CRT) B ACKS TAGE CON IL REGIS TA

45 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) MATEMATICA AL CINEMA IN TEOR IA... S I G IOC A ROB ERTO LUCCHETTI GIOCA CON NOI A BEAUTI FUL M I ND

46 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) MATEMATICA A TAVOLA G US TAR E LA MATEMATIC A MENU Mousse di salmone con radice di rafano su carre di pane Rombi di pasta all amatriciana Mousse di cioccolato

47 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) MATEMATICA IN FUMETTO G ULP, B ANG, C R AS H... MATH!

48 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA (2002) PROGRAMMA PRIMA SERATA Chi fa da se fa x 3 Gustiamo la matematica Backstage con il regista Da Mistretta a Gödel SECONDA SERATA Chi fa da se fa x 3 Gustiamo la matematica Il più e il meno TERZA SERATA Chi fa da se fa x 3 Gustiamo la matematica R.Lucchetti gioca con noi A beautiful mind

49 Preventivo Costi interni Costi generali Costi di organizzazione Costi di comunicazione Costi di ideazione Guadagno della struttura Entrate presunte PREPARAZIONE DEL PROGETTO

50 Preventivo Costi interni Talk-show Cadauno Cadagiorno Totale Compenso artisti (7 persone) Viaggio artisti Pernottamento artisti Vitto artisti Retroproiettore + schermo + tecnico Seggiole (500) Hostess (3) Luci + fonica + tecnico Microfoni

51 Preventivo Costi interni Exhibit (per 5 sere) Cadauno Cadagiorno Totale Costo Exhibit (7) Pannelli stampa (18) 1000 Supporti noleggio Montaggio e smontaggio Luci Compenso animatori (9 per 8 ore per 5 gg) Vitto per animatori (18 per 5 sere) Costi di allestimento Tensostruttura a tettoia Pieghevoli (5000) ,

52 Preventivo Costi generali Costi generali cadauno cadagiorno totale Palco per 5 gg SIAE per 5 gg Permessi varii 2000 Cancelleria 200 Stand di libri con libraio (per 5 sere) 0 Punto informazione (stand) Hostess (5 al giorno) Coordinatore Hostess Affitto locali Spese assicurative e di sicurezza Internet point I.V.A.

53 Preventivo Costi di organizzazione Compenso produttori Compenso coordinatore Compenso ricerca sponsor 10% Rimborsi spese produttori e coordinatore PREPARAZIONE DEL PROGETTO

54 Preventivo Costi di comunicazione Volantini illustrativi Locandine Manifesti Spot radiofonici Promocard Grafico pubblicitario Cartellonistica Ufficio stampa PREPARAZIONE DEL PROGETTO

55 Piano commerciale L'esclusiva merceologica Presenza del marchio su comunicati, "newesletter", volantini, manifesti Presenza del marchio su mailing e sito internet dell evento Presenza all evento di giornalisti e troupe televisive Piena e totale collaborazione dell ufficio stampa, comunicazione e pubbliche relazioni PRESENTAZIONE DEL PROGETTO

56 C omunicazione

57 Con la stampa Comunicati stampa Interviste radiofoniche Interviste televisive COMUNICAZIONE

58 Comunicato stampa L ABC La struttura La forma Vendere l idea I tempi I modi COMUNICAZIONE

59 Comunicato stampa L ABC Accuratezza Brevità Chiarezza COMUNICAZIONE

60 Comunicato stampa LA STRUTTURA Titolo Sommarietto Incipit Notizia 5 w Specificazioni contenuti Eventuale riepilogo Recapiti COMUNICAZIONE

61 Comunicato stampa LA FORMA Quando scriverà un articolo, si ricordi che ogni frase ha un soggetto, un predicato, un complemento oggetto. Se una volta sentirà il desiderio di usare un aggettivo venga prima a chiedermi il permesso. Sintassi all americana No gerundi Massimo 3 righe Blocchi di testo Corsivo e neretto COMUNICAZIONE

62 Comunicato stampa LA FORMA visitatori ( rispetto all anno scorso) e espositori, su una superficie espositiva netta di metri quadrati: sono i primi i numeri di Smau, la 36^ Esposizione internazionale dell Information & Communications Technology, che si è chiusa ieri a Fiera Milano La 36^ edizione di Smau, l esposizione internazionale dell Information & Communications Technology, si è chiusa oggi a Milano con un grande successo di pubblico. La manifestazione si è dunque confermata come un momento irrinunciabile per comprendere le tendenze tecnologiche, scientifiche e culturali del settore e un occasione unica per entrare nel grande mercato del Mediterraneo

63 Comunicato stampa VENDERE L IDEA Numeri e statistiche Provocazioni Messaggi chiave Legame con l attualità Elementi di novità COMUNICAZIONE

64 Comunicato stampa I tempi Quotidiani Settimanali e supplementi Mensili Radio Televisione COMUNICAZIONE

65 Comunicato stampa I modi Senza attachment Biglietto da visita Telefonata prima Telefonata dopo COMUNICAZIONE

66 Parliamo del + e del FESTIVAL DELLA MATEMATICA Comunicato stampa n.1 Milano, 3 giugno 2002 I matematici sono davvero tutti matti? Nel dubbio stiamo organizzando un FESTIVAL DELLA MATEMATICA in un ex-ospedale psichiatrico, il Paolo Pini di Milano (ingresso via Ippocrate 45) dal 25 al 27 giugno Si chiamerà Parliamo del + e del e si svolgerà tutte le sere, dalle 19 all una di notte circa, all interno del festival di cultura e spettacolo Da vicino nessuno è normale (15 giugno-28 luglio) divenuto ormai un appuntamento consolidato dell estate milanese. Ci saranno film, spettacoli teatrali, exhibit interattivi, dibattiti con gli autori, cene matematiche, giochi e un talk-show sul tema Il matematico, mica è matto (anagramma di MATEMATICA). Questo è l anno giusto! Basti pensare ai film A beautiful mind e Enigma e agli spettacoli teatrali Infinities, e Da Mistretta a Gödel andati in scena quest anno a Milano. In questi giorni si sta cominciando a girare in Inghilterra il film Proof, protagonista Gwineth Paltrow, tratto dall omonima pièce teatrale, grande successo delle ultime stagioni di Brodway.

67 Parliamo del + e del Ai non matematici la matematica produce reazioni contrastanti: noia, fastidio, ammirazione, soggezione, paura, fascino. Nell opinione comune il matematico FESTIVAL DELLA MATEMATICA passa le sue giornate a giocare coi numeri e a disegnare figure geometriche. E quasi sempre un disadattato, o quanto meno vive fuori dalla realtà. Senza un computer non saprebbe come cavarsela. Per i matematici, la matematica è la chiave interpretativa della realtà, è una disciplina in continua evoluzione, è il parco delle meraviglie, il regno della libertà, della fantasia e del gioco e il computer è, talvolta, un banale strumento al suo servizio. I matematici hanno in generale una vita normale fatta di studio, insegnamento, relazioni sociali e altri interessi. Fanno fatica a raccontare quello che fanno e talvolta non ci provano nemmeno. Il festival nasce per mettere in comunicazione questi due universi. Il pubblico scoprirà che sono meno separati di quanto creda. Per questo potrà innanzi tutto divertirsi rendendosi conto che la matematica ha un aspetto ludico e affascinante, tutt altro che minaccioso: piccoli esperimenti interattivi, giochi, dibattiti con matematici professionisti, mostre saranno a disposizione di tutti. L iniziativa è patrocinata dal Museo della Scienza e della Tecnica di Milano e dal Dipartimento di Matematica F. Enriques di Milano.

68

69 Con gli utenti Volantini Pieghevoli Manifesti Striscioni Autobus Promocard Mail COMUNICAZIONE

70

71 In field Pannelli illustrativi Schede da asportare Schede fisse Pieghevoli Registrazioni Richiesta informazioni COMUNICAZIONE

72

73

74

75

76 Dati Nome Cognome Indirizzo Cap.Città Prov. Tel. Cell Info raccolta da Data Desidera essere informato sui prossimi eventi? sì no Desidera essere informato sulle pubblicazioni? sì no Note

77 Lo studio delle bolle e delle lamine di sapone è solo un esempio del problema complesso delle superfici minime, che a sua volta rientra in un campo di ricerca della matematica noto come Calcolo delle variazioni (si occupa di trovare le linee, curve, superfici per le quali una certa funzione assume valori stazionari, massimi o minimi). Il più semplice esempio di superficie minima è il piano. Superfici minime più complicate sono rappresentate dalla catenoide (Fig.1) e dall elicoide (Fig.2). Esistono poi forme molto più complesse scoperte in anni recenti. La sfera, ad esempio, non è una superficie minima in senso matematico; essa rappresenta il solido che possiede la minor area di superficie fra tutti i possibili solidi di uguale volume. La sfera cioè ha il minimo rapporto area superficiale/volume.

78 Un po di matematica Costruire i nodi: nodi, nodi equivalenti, somma connessa e link In matematica un nodo è una curva chiusa semplice nello spazio tridimensionale. Di conseguenza il nodo più semplice possibile è la circonferenza: si chiama nodo banale, ma lo si può anche chiamare nodo banale non-nodo. Altri nodi con cui abbiamo a che fare tutti i giorni o che in generale ci sono famigliari, sono il nodo semplice, il nodo delle scarpe, il nodo scorsoio e il nodo di Savoia (vedi tabella). Provate a farli, ad unire i capi liberi e a trafficarci un po al fine di ottenere il non-nodo (ovviamente non vale tagliare e rincollare!). Sicuramente con qualcuno di questi ci riuscirete e con altri no. inoltre verificherete da voi che alcuni nodi si Nodi equivalenti riconducono allo stesso nodo (in matematica si dice che due nodi sono equivalenti se esiste una deformazione continua dello spazio (isotopia) che manda l uno nell altro. Vi facilito con una tabellina

79 nodo quotidiano come si fa nodo semplice nodo delle scarpe nodo matematico Nodo trifoglio sapete farlo da voi? Nodo trifoglio nodo scorsoio Nodo banale nodo Savoia Nodo figura otto

80 V alutazione

81 Raccolta dati Tempi previsti e reali Costi previsti e reali Guadagni previsti e reali Affluenza prevista e reale Inconvenienti Riscontro stampa VALUTAZIONE

82 Decisioni Parametri del successo Livello di accuratezza Risorse Utente VALUTAZIONE

83 Domande Obbiettivi Aspettative Extra-benefit Cosa è andato bene Cosa è andato male Guadagni Cosa cambiare Come far meglio VALUTAZIONE

84 Strumenti Diario Questionario Rassegna stampa Indagine Riunione VALUTAZIONE

85

86

87

88

89 Non avere paura!!

90 Festival della Scienza GENOVA Acqua, aria terra e fuoco

91 Festival della Scienza GENOVA Acquario virtuale

92 Festival della Scienza GENOVA Gioca all inventore

93 Festival della Scienza GENOVA La polizia scientifica all opera