Servizio di ricezione e conservazione delle fatture elettroniche PA

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1 CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO Servizio di ricezione e conservazione delle fatture elettroniche PA YouPA Pubbliche Amministrazioni Identificazione dei soggetti fornitore, Intermediario e mandatario Il servizio oggetto delle presenti condizioni generali è posto in vendita da Menocarta.net, rete d impresa con sede in via Laurentina 569, Roma, Codice Fiscale n , di seguito indicata come Fornitore. Il ruolo di Intermediario per il servizio YouPA Pubbliche Amministrazione è ricoperto dalla società EWITNESS ITALIA S.R.L., di seguito per brevità denominata anche ewitness, azienda aderente alla rete d impresa Menocarta.net in qualità di partner tecnologico della rete, con sede legale in Milano (MI), Via Turati n. 29, cap , codice fiscale e numero di iscrizione presso il Registro delle Imprese di Milano , ed iscritta al R.E.A. della C.C.I.A.A. di Milano al numero Il soggetto Mandatario all emissione della fattura al Cliente per la prestazione del servizio oggetto del contratto è la società SI.GED. - SERVIZI INFORMATICI E DI GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE S.R.L., azienda aderente alla rete d impresa Menocarta.net con sede legale in Padova (PD), Via Porciglia 14, cap 35121, codice fiscale e numero di iscrizione presso il Registro delle Imprese di Padova , ed iscritta al R.E.A. della C.C.I.A.A. di Padova al numero ; 1) DEFINIZIONI: Ai fini del presente contratto, i termini sotto riportati hanno il seguente significato: Cliente: è il soggetto che utilizzerà il Servizio YouPA Pubbliche Amministrazioni per la gestione e conservazione delle fatture elettroniche PA ricevute dal Sistema di Interscambio (SdI); Conservazione: l insieme delle attività finalizzate alla conservazione di tutte le FatturePA e delle relative notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio; FatturaPA (o Fattura Elettronica): sola tipologia di fattura elettronica che può essere accettata dal Cliente, Pubblica Amministrazione che, secondo le disposizioni di legge e di regolamento, è tenuta ad avvalersi del Sistema di Interscambio. Per fatturapa si intende una fattura elettronica avente le seguenti caratteristiche: formato XML, firma elettronica qualificata o digitale del soggetto emittente (a garanzia dell autenticità, dell origine e dell integrità del contenuto), identificazione del codice univoco ufficio a cui è destinata la fattura oltre che dei codici CIG (codice identificativo di gara) e CUP (codice unico di progetto); Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione: processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione veicolato dal Sistema di Interscambio (SDI) secondo quanto previsto dall'art. 1 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244 e dai suoi decreti di attuazione. Il tracciato della FatturaPA deve soddisfare quanto previsto dalla normativa di riferimento ed in particolare dalle specifiche tecniche previste dal DM n. 55 del 3 Aprile 2013.

2 Firma elettronica qualificata: firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; Firma digitale: particolare tipologia di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, che consente al titolare di rendere manifesta e di verificare la provenienza e integrità di un documento informatico; Fornitore: soggetto erogatore del servizio che vende ai propri clienti secondo quanto previsto dal contratto di fornitura del servizio e dalle presenti condizioni generali; Manuale di Conservazione: documento descrittivo delle regole e delle procedure operative adottate dal sistema di conservazione in conformità alle vigenti regole tecniche; Pacchetto di archiviazione: file XML strutturato secondo lo standard SinCRO UNI 11386:2010 firmato e marcato digitalmente (XADES-T) dal delegato del Responsabile della conservazione. È rappresentato dall aggregato di uno o più Pacchetti di versamento attribuiti univocamente a un determinato Cliente e contiene le impronte dei documenti informatici suddivisi per tipologia univoca, arricchite dai metadati propri della tipologia rappresentata e richiesti dalla vigente normativa; Pacchetto di distribuzione: contiene il documento digitale o l insieme dei documenti digitali, corredati di tutti o parte dei metadati previsti nel pacchetto di archiviazione. In linea con la vigente normativa, il pacchetto di distribuzione è strutturato nel modello dati come il pacchetto di archiviazione. La differenza sta nella sua destinazione, in quanto è concepito ai fini della fruizione dell utente finale per il caso di esibizione; Responsabile della Conservazione: soggetto responsabile dell erogazione del servizio di conservazione che gestisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione delle fatture elettroniche, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione. Tale ruolo dovrà essere ricoperto da una figura interna alla Pubblica Amministrazione od enti equiparati, Clienti del servizio. Servizio: il servizio, oggetto del Contratto, di ricezione, gestione e conservazione digitale a norma delle FatturePA e dei messaggi di notifica/ricevute ricevuti dal Cliente per il tramite del Sistema di Interscambio (SdI), erogato in favore del Cliente e secondo le condizioni previste nel contratto di fornitura (di seguito anche Contratto ) e nelle presenti condizioni generali; Sistema di Interscambio: denominato in seguito anche SdI, è il sistema informatico istituito dal Ministero dell Economia e delle Finanze, gestito dall Agenzia delle Entrate e deputato a ricevere le FatturePA conformi alle specifiche tecniche richieste, a effettuare controlli formali sui flussi ricevuti e a inoltrare le FatturePA alle Pubbliche Amministrazioni destinatarie; Intermediario: soggetto terzo intermediario deputato alla ricezione dei file fatturapa per conto dell Amministrazione Pubblica destinataria. 2) MODALITÀ DI SOTTOSCRIZIONE E PERFEZIONAMENTO DEL CONTRATTO 2.1 Il Contratto tra il Fornitore e il Cliente deve considerarsi concluso esclusivamente al termine delle operazioni di formalizzazione del contratto per la fruizione del Servizio. 2.2 Le operazioni di formalizzazione si considerano concluse mediante la corretta esecuzione delle operazioni di: a) sottoscrizione del Contratto e delle Condizioni generali di contratto mediante apposizione di firma elettronica qualificata;

3 b) esecuzione del pagamento, come ai punti 3 e 4 delle presenti Condizioni generali. Al termine delle operazioni di formalizzazione del Contratto e di pagamento del Servizio, il Fornitore provvederà a inviare al Cliente una di conferma contenente le credenziali di accesso al Servizio. 3) CORRISPETTIVI 3.1 I corrispettivi annui per l utilizzo del servizio YouPA Pubbliche Amministrazioni, unitamente ai limiti quantitativi, sono indicati sul sito Il corrispettivo dovrà essere versato con le modalità indicate nel portale e-commerce. 4) MODALITÀ DI PAGAMENTO E RIMBORSO 4.1 Per poter usufruire del Servizio YouPA, il Cliente è tenuto al pagamento degli importi indicati, da effettuarsi contestualmente alla sottoscrizione del Contratto. 4.2 Tutti i pagamenti dovranno avvenire esclusivamente per mezzo bonifico, Paypal o carta di credito. 4.3 Ogni eventuale variazione del corrispettivo richiesto per l erogazione del Servizio sarà preventivamente comunicata al Cliente a mezzo o altra modalità telematica. 4.4 Dette variazioni saranno valide ed efficaci nei confronti del Cliente esclusivamente con riferimento all'acquisto del Servizio effettuato successivamente alla data delle predette comunicazioni. 5) DURATA E VALIDITÀ DEL CONTRATTO 5.1 La durata del Contratto è di dodici mesi decorrenti dalla data di perfezionamento dello stesso, che si ritiene coincidente con la data di apposizione della firma digitale da parte del Cliente. 5.2 Allo scadere dei suddetti dodici mesi, il Contratto sarà tacitamente rinnovato per ulteriori 12 mesi, salvo disdetta di una delle parti da inviarsi almeno 30 giorni prima della scadenza mediante mail o lettera raccomandata a.r In caso di disdetta del Contratto, il servizio di conservazione delle Fatture Elettroniche ricevute dal Cliente continuerà sino alla scadenza degli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo diverso accordo delle parti. 6) CONDIZIONI DI FORNITURA DEL SERVIZIO 6.1 Ai fini della corretta erogazione del Servizio, il Cliente si impegna ad utilizzare gli strumenti operativi messi a disposizione dal Fornitore e ad attenersi a tutte le procedure e condizioni indicate nel Contratto e nelle presenti Condizioni Generali. 6.2 Il Servizio YouPA Pubbliche Amministrazioni è offerto tramite apposito portale web accessibile attraverso il sito web indicato al Cliente quale strumento di accesso e gestione del Servizio, previa registrazione e acquisto tramite portale e-commerce raggiungibile all indirizzo - il Cliente accede all interfaccia web dedicata al Servizio di fatturazione elettronica PA utilizzando le credenziali a lui fornite al termine delle operazioni di formalizzazione del Contratto; - l Intermediario si impegna a ricevere dal Sistema di Interscambio, tramite canale accreditato e opportunamente impostato dal Cliente come canale trasmissivo secondo le modalità indicate dal Fornitore, la FatturaPA inviata dal fornitore del prodotto/servizio oggetto di fatturazione; - il Cliente visualizza la fatturapa ricevute dal Sistema di Interscambio e può emettere notifica di accettazione o di rifiuto della stessa;

4 - l Intermediario si occupa dell emissione degli esiti di accettazione o rifiuto verso il Sistema di Interscambio, e della ricezione e pubblicazione di tutti i messaggi di notifica e delle ricevute da parte del Sistema di Interscambio; - l Intermediario ewitness, quale Responsabile del servizio di Conservazione, provvede alla conservazione a norma delle fatturepa trasmesse e di tutta la messaggistica di ritorno da parte del Sistema di Interscambio; 6.4 In ogni caso, l Intermediario non potrà essere ritenuto responsabile per i casi di mancata ricezione della FatturaPA dallo SDI, dovuti a forza maggiore o a cause non imputabili all Intermediario medesimo. 7) LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ 7.1 Il Fornitore e l Intermediario non assumono alcuna responsabilità per disservizi imputabili a sopravvenuta causa di forza maggiore, nel caso non riescano a dare esecuzione all ordine nei tempi previsti dal contratto ovvero si vengano a trovare nella condizione di non poter prestare il Servizio in tutto o in parte. 7.2 Il Fornitore e l Intermediario non potranno ritenersi responsabili verso il Cliente, salvo il caso di dolo o colpa grave, per disservizi o malfunzionamenti connessi all utilizzo della rete internet al di fuori del controllo proprio o di suoi sub-fornitori. 7.3 Il Fornitore e l Intermediario non saranno inoltre responsabili in merito a danni, perdite e costi subiti dal Cliente a seguito del mancato perfezionamento del processo di fatturazione per la Pubblica Amministrazione e/o corretta esecuzione del Contratto per cause a loro non imputabili. In ogni caso, il Fornitore sarà tenuto esclusivamente al rimborso del solo importo percepito per la fruizione del Servizio senza ulteriore risarcimento del danno. 7.4 Il Fornitore e l Intermediario non assumono alcuna responsabilità per l'eventuale uso fraudolento ed illecito che possa essere fatto da parte di terzi o del Cliente medesimo, delle credenziali di accesso al Servizio e dei bonifici o altri mezzi utilizzati all'atto del pagamento, qualora dimostrino di aver adottato tutte le cautele necessarie in base alla ordinaria diligenza. 7.5 Il Fornitore e l Intermediario, infine, non potranno essere in nessun caso ritenuti responsabili per ritardi e/o interruzioni nell'erogazione del Servizio causati da: a) errata utilizzazione del Servizio da parte del Cliente o di un suo delegato e/o mancato rispetto dei termini (di controllo, verifica dei documenti) stabiliti nel Contratto di fornitura del Servizio e nelle presenti Condizioni Generali, per lo svolgimento delle attività di pertinenza del Cliente medesimo; b) malfunzionamento di hardware, software o dispositivi elettrici utilizzati dal Cliente e non mantenuti dal Fornitore per l erogazione del Servizio; c) utilizzazione da parte del Cliente di apparecchiature non omologate o prive delle eventuali autorizzazioni applicabili. 7.6 Il Cliente da altresì atto che, con specifico riferimento al Servizio, l'attività di competenza del Fornitore e dell Intermediario non comprende gli adempimenti fiscali successivi al momento della ricezione della FatturaPA, diversi dalla conservazione a norma della FatturaPA e delle relative notifiche e/o ricevute. Sono pertanto espressamente escluse, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le attività, entro i termini di legge, relative alla tenuta della contabilità e alla registrazione delle fatture passive, alla liquidazione e al pagamento delle stesse, che rimangono di esclusiva competenza del Cliente. 8) OBBLIGHI DEL CLIENTE 8.1 Al fine di ottenere un accettazione integrale e sostanziale del Servizio, al Cliente è richiesto di sottoscrivere digitalmente il Contratto e le presenti condizioni tramite apposizione di firma elettronica qualificata.

5 8.2 Ai fini della corretta erogazione del servizio, il Cliente si impegna a: a) impostare il canale trasmissivo SDIFTP del Fornitore quale canale predefinito per la ricezione delle fatture PA, nelle modalità indicate al Cliente dallo stesso Fornitore; b) gestire le procedure di ricezione, emissione dei messaggi di esito e conservazione a norma delle fatture elettroniche trasmesse dallo SdI tramite portale YouPA Pubbliche Amministrazioni ; c) nominare un Responsabile della conservazione interno; d) attenersi a tutte le procedure e condizioni tecniche previste dalla normativa vigente in materia di fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione. 8.3 Il Cliente è consapevole che il Servizio YouPA, nelle parti in cui elabora dei dati o riempie automaticamente dei campi informativi, costituisce uno strumento di mero ausilio allo svolgimento delle attività previste ai fini della corretta gestione delle fatturepa ricevute, dell emissione di notifiche di esito e della conservazione a norma delle fatture e delle relative notifiche e ricevute. Pertanto, egli è tenuto a controllare dati, informazioni ed elaborazioni ottenuti tramite il Servizio. 8.4 Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenni il Fornitore e l Intermediario da ogni eventuale pretesa, azione, responsabilità, danno, costo, spesa o pregiudizio da parte di terzi (in particolare degli Operatori Economici) derivante dall utilizzo del Servizio YouPA Pubbliche Amministrazioni, dipendente, connesso o consequenziale all'erroneo inserimento di dati ovvero all improprio utilizzo del portale. 8.5 È onere del Cliente monitorare lo stato di ricezione delle FatturePA, monitorare lo stato di conservazione delle FatturePA ricevute, conoscere ed applicare la normativa vigente, anche di natura fiscale, connessa alla ricezione della FatturaPA. 9) OBBLIGHI DEL FORNITORE Fatto salvo quanto specificamente previsto a carico del Fornitore nei precedenti punti e nel Contratto, da intendersi qui espressamente richiamati, lo stesso si impegna a prestare il Servizio con la massima diligenza, buona fede e correttezza secondo quanto concordato e secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento. 10) COMUNICAZIONI E ASSISTENZA Le comunicazioni scritte del Fornitore dirette al Cliente avverranno tramite all indirizzo fornito dal Cliente in fase di formalizzazione del Contratto. Il Cliente è pertanto tenuto ad indicare l indirizzo di posta elettronica al quale desidera che siano inviate le comunicazioni del Fornitore. Qualora si rendesse necessario, verrà fornito un servizio di assistenza a cui è possibile accedere unicamente attraverso i canali indicati sul sito e precisamente: - numero telefonico a pagamento indicato sul sito; - form da compilare online nell apposita sezione della piattaforma YouPA Pubbliche Amministrazioni. 11) TRATTAMENTO DEI DATI Ai sensi dell'art.13 del D.Lgs. 30 giugno 2003 n.196, il Fornitore informa il Cliente che i dati che lo riguardano formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata per finalità amministrative, gestionali, commerciali, promozionali e per garantire il corretto adempimento del presente contratto.

6 I dati forniti dal Cliente saranno trattati dal Fornitore nel rispetto della normativa sopra richiamata per finalità di esecuzione degli obblighi contrattuali principalmente con strumenti elettronici ed informatici. Tali dati saranno memorizzati sia su supporti informatici, cartacei, che su ogni altro tipo di supporto considerato idoneo secondo le norme contenute nel Disciplinare tecnico allegato B al Codice Privacy. Il conferimento di tali dati è obbligatorio e la loro incompleta o inesatta indicazione potrà comportare la mancata o parziale esecuzione del rapporto disciplinato dalle presenti condizioni generali. I dati personali relativi al trattamento in questione dovranno essere comunicati esclusivamente ai soggetti per mezzo dei quali l'erogazione del Servizio è resa possibile. Potranno venire a conoscenza dei dati personali i seguenti soggetti: a) il Responsabile del trattamento dei dati; b) soggetti preposti alle sedi e unità locali (comunque denominate) del Fornitore, in qualità di incaricati del trattamento dei dati e/o delegati al procedimento di conservazione; c) soggetti, anche esterni al Fornitore, addetti alla gestione e manutenzione degli strumenti informatici ed elettronici di quest'ultimo in qualità di incaricati del trattamento dei dati. 12) FORO COMPETENTE Il Fornitore instaura i rapporti con il Cliente in ottemperanza alla legge italiana. I rapporti disciplinati dal presente Contratto e dai suoi allegati sono regolati dal diritto italiano. Per ogni controversia che dovesse sorgere in conseguenza del presente contratto è competente esclusivamente il foro di Milano. 13) CESSIONE DEL CONTRATTO Il Fornitore può sempre cedere a terzi il contratto in oggetto; la semplice comunicazione al Cliente del trasferimento del contratto equivale a notifica agli effetti dell articolo 1264 c.c.. 14) DISPOSIZIONI FINALI Il presente contratto abroga e sostituisce in toto ogni eventuale precedente accordo, verbale o scritto, intervenuto in precedenza tra le parti e concernente l oggetto di questo contratto. Il Cliente prende atto che l apposizione della propria firma digitale ai sensi dell art. 21 e seguenti del D.lgs 82/05 alle presenti Condizioni Generali di Contratto costituisce non solo accettazione dello stesso, ma altresì espressa e specifica approvazione, dopo attenta lettura, ai sensi e per gli effetti degli artt e 1342 del codice civile, delle seguenti clausole: 4. MODALITÀ DI PAGAMENTO E RIMBORSO; 7. LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ; 8. OBBLIGHI DEL CLIENTE; 9. OBBLIGHI DEL FORNITORE; 12. FORO COMPETENTE; 13. CESSIONE DEL CONTRATTO.