Guida per gli END italiani in Commissione europea

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1 Guida per gli END italiani in Commissione europea Comité de Liason des Experts Nationaux Détaches (CLENAD) Sezione italiana Febbraio 2003 Sommario 1. Introduzione 2. Il Clenad e la Sezione Italiana Clenad 3. Il Primo giorno in Commissione 4. L alloggio a Bruxelles 4.1 La ricerca della casa 4.2 Il contratto di affitto 5 La banca 5.1 Apertura del conto bancario 5.2 Mezzi di pagamento 6 Formalità amministrative 6.1 Iscrizione al comune e permesso di soggiorno 6.2 Il trasferimento del veicolo, Immatricolazione auto, assicurazione auto 6.3 La patente di guida 6.4 Imposte 7 Vivere a Bruxelles 7.1 I trasporti 7.2 Treni, aerei, sconti 7.3 Circolare in automobile 7.4 La posta 7.5 Integrazione della famiglia

2 7.6 La scuola 7.7 La copertura contro i rischi di incidenti e malattie 8 I servizi della Commissione 8.1 Salute (v. 7.7) 8.2 Diritti e obblighi degli END presso la Commissione (v. anche normativa comunitaria) 8.3 Il servizio A04 della DG ADMIN 8.4 Il Clenad 8.5 Le missioni 8.6 La formazione professionale 9 Il ruolo della Rappresentanza Permanente Italiana presso la Commissione Europea 9.1 RPI-Commissione europea 9.2 RPI-END 9.3 END-RPI-Amministrazioni nazionali 9.4 Rinnovo del distacco 9.5 Ritorno nell amministrazione distaccante La presente Guida è stata redatta e aggiornata da Giulio Guarracino, Massimo Serpieri, Claudia Fusco, Guido Ferraro e Lorenza Colletti. 1. Introduzione La presente guida è stata redatta dagli Esperti Nazionali Distaccati della Sezione Italiana del CLENAD, per facilitare l inserimento professionale e personale dei nuovi END italiani nella Commissione europea. Vi consigliamo di leggere questa Guida prima del vostro arrivo a Bruxelles, in quanto molte delle informazioni utili si trovano solo sulla rete intranet della Commissione e risultano quindi inaccessibili dall esterno della Commissione stessa. Vi consigliamo anche di prendere contatto con uno dei membri della Sezione Italiana del CLENAD, che potrà aiutarvi nei vostri primi passi nella Commissione. La DG ADMIN-A04 settore END (rue Montoyer 34-8/54, tel , oppure dall interno della Commissione, tel ) mette a disposizione degli END una guida (Guida END DG ADMIN). Alcune delle informazioni contenute in tale guida sono qui integralmente riprese, per facilitare la comprensione delle procedure della Commissione.

3 Questa guida costituisce un primo documento per i nuovi END italiani, perciò saremo lieti, tramite i vostri suggerimenti, di aggiornare regolarmente le informazioni in essa contenute. 2. Il Clenad e il Consiglio direttivo della Sezione Italiana Clenad Il Clenad è l organizzazione che riunisce gli Esperti Nazionali Distaccati (END) presso la Commissione europea e le altre istituzioni comunitarie. E un organizzazione indipendente e apolitica con il ruolo di assistere e di rappresentare i circa 700 END al servizio delle istituzioni europee. Ogni END italiano è membro di diritto della Sezione italiana del CLENAD. Gli END italiani eleggono una volta l anno un consiglio direttivo composto da un presidente e da alcuni consiglieri (generalmente 5) che si riunisce regolarmente a Bruxelles. Le sue principali attività sono: scambiare informazioni e mantenere i contatti con il Ministero degli Affari esteri (Direzione generale per l integrazione europea) e con la Rappresentanza permanente d Italia presso l Unione europea, nonché con le amministrazioni e gli organismi da cui provengono gli END (prima, durante e dopo il distacco); promuovere la figura dell END presso le amministrazioni pubbliche e private in Italia; promuovere il dibattito sul ruolo individuale e la funzione potenziale degli END italiani al fine di contribuire al rafforzamento della posizione del sistema Italia presso le istituzioni comunitarie; alimentare una banca dati permanente con gli ex ed i nuovi END che possa servire alle amministrazioni italiane interessate a determinate tematiche e/o profili professionali. E fondamentale una partecipazione continua ed attiva dei vari END italiani per alimentare le varie attività del CLENAD nel suo complesso. Informazioni sugli END si possono ottenere sui seguenti siti: Sito ufficiale del CLENAD. Si compone di una parte di libero accesso (normativa in vigore e informazioni generali) e di una parte riservata ai soli END in servizio con specifica password. Sito ufficiale del Ministero degli Affari esteri con l elenco dei posti vacanti per END. Sito ufficiale della Rappresentanza permanente d Italia presso l Unione europea. Sito Ufficiale della Commissione europea - Direzione generale Personale e Amministrazione Tutte le informazioni relative al regime applicabile agli END si trovano al seguente indirizzo intranet della Commissione: La disciplina relativa agli END è contenuta nella decisione della Commissione del 30 aprile 2002 (C(2002) 1559) emendata dalla decisione della Commissione del 31 gennaio 2003 (C(2003)406) per quel che riguarda l aggiornamento annuale delle retribuzioni.

4 Contact points Il punto di contatto per maggiori informazioni è il presidente della sezione italiana del CLENAD: Presidente G. Ferraro 3. IL PRIMO GIORNO ALLA COMMISSIONE Nel giorno indicato nella lettera di distacco (normalmente il 1 o il 16 del mese) dovrete recarvi presso il servizio END della DG ADMIN per effettuare le formalità amministrative per l avvio della vostra esperienza in Commissione. (Vi consigliamo di arrivare qualche giorno prima a Bruxelles, in particolare per aprire un conto bancario, necessario per poter fornire subito un numero di conto alla Commissione). Vi saranno dati due documenti importanti: il certificato di lavoro presso la Commissione ed una domanda per la Carta di servizio. Il certificato di lavoro è fondamentale per vari fini (iscrizione al comune, al servizio sanitario, etc.) La Carta di servizio è un tesserino munito di foto che consente l accesso a tutti gli edifici dalle istituzioni. Dovrete poi recarvi al Bureau delle Carte di servizio per ritirare la vostra Carta ed il badge per l auto che vi permetterà di accedere per la durata del vostro contratto a tutte le Direzioni Generali della Commissione Europea. Quindi, insediativi nella vostra DG di assegnazione, sarà necessario iscrivervi all annuario telefonico della Commissione (Gestel); senza questa iscrizione che richiede circa una settimana non potrete avere il vostro login per utilizzare computer, ed accesso ad Internet. Il personale di segreteria dell ufficio vi fornirà ogni utile informazione. Si consiglia, in via prioritaria, di effettuare prima possibile: 1) l apertura del conto bancario (per le ragioni sopra indicate); 2) una volta scelto l alloggio, l iscrizione al comune di residenza (v. par. 6.1). 4. L ALLOGGIO A BRUXELLES 4.1 La ricerca della casa Se siete già residenti a Bruxelles, potete saltare questa sezione della guida. Qualora invece si trattasse del vostro primo soggiorno a Bruxelles e per mancanza di tempo avete scelto una soluzione provvisoria ammobiliata che vi dia il tempo di riflettere per trovare una sistemazione più stabile, qui di seguito potete trovare alcune informazioni su come muovervi per trovare un alloggio. Vi sono molti alloggi disponibili a Bruxelles, ammobiliati e non. Prima di tutto è utile procurarsi una cartina della città. Il servizio Accoglienza della Commissione (rue Guimard, 10 tel Bruxelles) non dispone più direttamente di immobili da affittare, ma può comunque fornire qualche utile consiglio. I giornali Vlan (in francese) del mercoledì (http://www.vlan.be) e The Bulletin (in inglese) del giovedì (http://www.thebulletin.be) contengono numerosi annunci, come anche I siti internet di varie agenzie immobiliari quali Immoweb (http://www.immoweb.be) o Le Soir (http://immo.lesoir.be). Troverete annunci anche sul sito Web della Commissione e sui pannelli di affissione presso le mense (per esempio al Consiglio). Attenzione: i prezzi aumentano e i piccoli appartamenti sono piuttosto rari! Numerose sono anche le

5 agenzie immobiliari (che non ricevono alcuna commissione da parte dell affittuario). Potete anche visitare i quartieri che vi interessano e leggere gli annunci di affitto arancioni posti in prossimità degli immobili, che solitamente descrivono con dovizia di particolari l appartamento in questione e forniscono un numero di telefono presso cui prendere contatto. Tenete presente che, di norma, gli appartamenti non ammobiliati sono, comunque, forniti di cucina e bagno accessoriati. In attesa di trovare il vostro alloggio ideale, potrete affittarne uno ammobiliato (a settimana o mese) o affittare un flat hotel. Tra l altro è da notare che questa formula può essere vantaggiosa per coloro che non hanno figli e che tornano spesso in Italia, per quanto riguarda una serie di formalità descritte in seguito (servizio di pulizia; fornitura di biancheria; nessuna formalità per l abbonamento al telefono, al cavo, ecc.; nessuna formalità di dichiarazione al comune e nessuna domanda di permesso di soggiorno; nessuna imposta locale o canone radio-televisione; nessuna spesa per la registrazione del contratto di affitto; possibilità di negoziare una interruzione del contratto di affitto durante le vacanze superiori a 2 o 3 settimane; possibilità di recesso anticipato senza penalità; Fate i dovuti calcoli e confronti. Tra gli indirizzi cui rivolgersi si segnalano Les Citadines (avenue de la Toison d Or 61-63, tel ) e Orion (quai du Bois à Brûler 51, tel fax ). Non è peraltro da escludere il temporaneo ricorso ad uno dei vari ostelli presenti in città, che rappresentano una soluzione assai economica ed informale ancorché poco adatta a lunghe permanenze (http://www.laj.be oppure Un mini-vocabolario potrà esservi utile per evitare inconvenienti: flat = studio penthouse = appartamento all ultimo piano dell immobile duplex = appartamento strutturato su due piani, ovvero l ultimo più la mansarda maison = appartamento su più piani e con scale interne terrasse = balcone chambre intérieure = stanza senza finestre f.o = foyer ouvert = caminetto (non necessariamente funzionante) tentures = doppi tendaggi tapis-plan = moquette trois pièces en enfilade = tre stanze una dietro l altra (quella centrale non ha finestre e di solito costituisce l accesso alle altre due) Numerosi sono gli appartamenti ammobiliati, poche invece le villette. La scelta del quartiere La città di Bruxelles è costituita da 19 comuni, tutti bilingue. Fuori della città, invece, vi sono comuni neerlandofoni. Per la scelta della sistemazione, consultate anche le altre rubriche della Guida: trasporti, scuole,ecc. Potrete acquisire informazioni preziose da amici e colleghi anche se la maniera più semplice resta quella di girare a piedi per i quartieri prescelti, esaminando le offerte e le infrastrutture disponibili. 4.2 Il contratto di affitto Prima di affittare una casa o un appartamento vuoto, occorre innanzitutto sapere che la durata normale dei contratti è di 9 anni e che le regole possono essere diverse da quelle italiane. I seguenti uffici potranno esservi di aiuto: Bureau de liaison Bruxelles-Europe, avenue d Auderghem Bruxelles, tel , fax dove potrete avere informazioni preliminari e soprattutto consigli sul contratto prima della firma. Bureau d accueil della Commissione, rue Guimard, Bruxelles, tel dove ugualmente potrete avere informazioni preliminari (hanno anche contratti-tipo di breve e lunga

6 durata da utilizzare come modello). L Office National des Locataires, rue Royale 192, 1000 Bruxelles, tel , fornisce consigli, a pagamento, prima della firma del contratto. Esistono alcune pubblicazioni sui contratti di locazione, tra i quali, il libro 49 question sur la location, edizioni Delcart, Bruxelles; il fascicolo loyers (più sintetico), edito dal Ministero della Giustizia belga; i fogli informativi disponibili presso il Bureau de liaison Bruxelles-Europe. Durata del contratto Tenuto conto della durata legale dei contratti di affitto di appartamenti vuoti, bisogna tenere presente che, in caso di recesso anticipato dal contratto, occorre dare un preavviso con tre mesi di anticipo (se il mese è iniziato, deve essere pagato) e occorre versare un indennità di recesso. Secondo le disposizioni di legge, se il contratto è di 9 anni, l indennità sarà pari a tre, due o un mese di affitto, a seconda che il recesso avvenga rispettivamente nel corso del primo, secondo o terzo anno di contratto. Se firmate un contratto di durata pari o inferiore ai tre anni, dovete assolutamente inserire nel contratto di affitto la cosiddetta clause diplomatique, nell eventualità che ritorniate in Italia prima della scadenza del contratto. In tal modo, pagherete un indennità di recesso da negoziare eventualmente al momento della firma del contratto. A volte è possibile concordare direttamente con il proprietario una durata minima del contratto più breve. Attenzione: se non prendete questa precauzione, dovrete pagare l affitto fino alla scadenza del contratto. Potrete cercare un altro locatario che prosegua il vostro contratto ma il proprietario ha facoltà di non accettare tale successore. Dato che non esiste un unico tipo di contratto, è opportuno farsi consigliare dal Bureau d Accueil. L état des lieux La constatazione dello stato dell appartamento è una formalità indispensabile che può essere effettuata di comune accordo tra proprietario e locatario oppure affidata ad un esperto (in questo caso la spesa viene divisa a metà). Dopo aver ricevuto la relazione sullo stato dei luoghi, avrete un mese di tempo per contestarla. Ricordate che non dovete accettare di entrare in un appartamento in cattivo stato, poiché l inquilino precedente ha versato una indennità di risarcimento dei danni. Se nell appartamento vi è una caldaia individuale o un camino, sarà opportuno informarsi sulla data dell ultima manutenzione e pulizia. Queste operazioni sono a carico del locatario e vanno eseguite con frequenza annuale. La garanzia locativa In generale, una garanzia locativa è sempre richiesta. Può essere negoziata con il proprietario ed essere pari al massimo a tre mesi di affitto. Dovrà essere costituita nel mese successivo alla firma del contratto, in uno dei seguenti modi (non versarla direttamente nelle mani del proprietario): - cauzione bancaria che la banca effettua, trattenendo le spese di gestione e una percentuale annuale (può variare da banca a banca) - conto risparmio bloccato presso la banca. L ammontare versato e gli interessi maturati vi saranno restituiti alla scadenza del contratto, con l accordo del proprietario e dopo eventuale deduzione delle somme a quest ultimo dovute. E spesso possibile effettuare la garanzia locativa presso la banca ove si ha il conto. Le charges In aggiunta all affitto mensile (che di solito dovrà essere versato al proprietario tramite bonifico bancario) viene solitamente richiesto il versamento di una cifra mensile di entità varia, nota come

7 charges, che rappresenta una sorta di acconto forfettario su spese comuni quali acqua, pulizia delle scale, manutenzione dell ascensore, ecc: in certi casi essa può arrivare a comprendere anche corrente e gas. Una volta all anno si procederà alla verifica delle spese effettivamente sostenute, effettuando un conguaglio con quanto già versato. Registrazione del contratto La registrazione del contratto è obbligatoria. Il proprietario potete chiedere comunque al Bureau d Accueil - vi fornirà l indirizzo dell ufficio presso il quale effettuare, a pagamento, tale formalità. La registrazione é fondamentale in caso di vendita dell appartamento che avete affittato: la legge belga prevede che il locatario abbia sei mesi di tempo per la ricerca di un nuovo appartamento. Ma senza la registrazione il contratto non é opponibile a terzi e pertanto tale diritto non può esser fatto valere (con la conseguenza che potreste essere costretti a lasciare l appartamento immediatamente). Migliorie, deterioramenti, lavori Ricordate che qualsiasi miglioria apportata all appartamento non vi darà diritto ad alcun indennizzo o compensazione da parte del proprietario. Al contrario, qualsiasi deterioramento vi sarà addebitato alla fine del contratto in modo molto preciso (ogni buco o macchia saranno contati e addebitati). In caso di lavori da effettuare nel corso del contratto, sappiate che la legislazione belga non protegge molto il locatario: il proprietario, infatti, deve provvedere nel termine di 40 giorni ma non è prevista (salvo ricorso in tribunale) alcuna diminuzione del canone di affitto durante il periodo dei lavori. Per questo si consiglia, ancora una volta, di essere molto attenti al momento di negoziare il contratto e di rivolgersi agli uffici summenzionati. In caso di difficoltà la procedura normale è il ricorso al giudice conciliatore (dopo messa in mora indirizzata al proprietario) Raccolta dei rifiuti Attenzione: la raccolta dei rifiuti ha luogo due volte alla settimana ed è differenziata (sacchi gialli per la carta, blu per la plastica e bianchi per i rifiuti misti), quindi pensate anche a dove accumularli quando visitate gli appartamenti. Il trasloco La Commissione rimborsa le spese di trasloco a determinate condizioni (vedere la guida END della DG ADMIN). Se siete stati nominati per meno di due anni, la Commissione non vi rimborserà le spese di trasloco ma riceverete il pagamento forfetario mensile di un viaggio di andata e ritorno dal vostro luogo di origine a Bruxelles (sia che esso avvenga o meno). Se invece siete nominati per due o più anni, potete scegliere tra la soluzione appena descritta (pagamento mensile di un viaggio) e il rimborso delle spese di trasloco oltre al pagamento forfetario per voi ed i membri della famiglia con voi residenti, di un viaggio annuale di andata e ritorno dal vostro luogo di origine a Bruxelles (due viaggi se la distanza tra i due luoghi supera i 725 km). Per avere diritto al rimborso, il trasloco deve aver luogo entro il termine massimo di sei mesi dall entrata in servizio e meno di tre mesi dopo il termine del vostro incarico. Prima di effettuare il trasloco dovrete ricevere l autorizzazione della Commissione. La domanda di rimborso delle spese di trasloco si presenta presso il settore END della DG ADMIN. Occorre allegare alla domanda due preventivi di due imprese diverse, nei quali deve essere indicato precisamente: la lista dei mobili e degli effetti personali la cubatura stimata le spese di imballaggio, carico e scarico le modalità di trasporto le spese di trasporto, incluso l eventuale elevatore

8 il valore dichiarato dei beni trasportati le imposte e l ammontare dell assicurazione il costo totale dell operazione e l eventuale costo per la sosta del camion (se se ne occupa direttamente l impresa di traslochi). Le formalità doganali sono effettuate dall impresa di trasloco. La Commissione approva uno dei due preventivi e si riserva il diritto di limitare il rimborso se i preventivi sono superiori ai prezzi abitualmente praticati.. Le spese vengono pagate dall END che poi riceve il rimborso da parte della Commissione. L assicurazione L assicurazione è obbligatoria, anche se il proprietario non ne esige la prova. Alcuni END hanno stipulato contratti con le Generali oppure direttamente con la propria banca. Se vi rivolgete ad una compagnia belga, sappiate che per ottenere la copertura di tutti i rischi inerenti l abitazione e la garanzia responsabilità civile per danni causati dalle persone, anche al di fuori dell abitazione, dovrete sottoscrivere numerose polizze. In caso di trasferimento, il recesso avviene di diritto. Occorre informarsi prima della firma circa le modalità finanziarie del recesso e dare il preavviso del vostro trasferimento. Nell elenco telefonico potrete trovare nomi e indirizzi delle compagnie assicurative, delle quali alcune trattano abitualmente con il personale della Commissione. In caso di problemi con la vostra compagnia belga, potete rivolgervi all Office de controle des Assurances, avenue de Cortemberg Bruxelles, tel Apertura dei contatori del gas, elettricità e acqua Nella Guida degli END della DG ADMIN troverete gli indirizzi dei diversi servizi. Per aprire i contatori, dovrete avere l attestazione di servizio rilasciata dalla Commissione, del contratto di affitto e di una fotocopia del vostro documento di identità. In alcuni comuni potrebbero chiedervi anche la domanda di registrazione presso il comune stesso. Per queste formalità potete rivolgervi al Bureau de liaison Bruxelles-Europe, avenue d Auderghem Bruxelles, tel , che vi aiuterà a prendere appuntamento con le diverse amministrazioni e che è comunque disponibile a fornire informazioni e consulenza per ogni tipo di servizio pubblico. Il telefono Per l allaccio telefonico della linea fissa rivolgetevi alle agenzie BELGACOM. Le fatture riportano in dettaglio le chiamate internazionali anche se non richiesto. Diversi operatori specializzati propongono tariffe ridotte per le chiamate internazionali. Durante le ore di lavoro, per le conversazioni private, potrete ottenere la linea esterna digitando un codice che vi verrà attribuito dalla Commissione previa presentazione di apposita domanda (chiedete al personale della vostra segreteria). Le telefonate effettuate utilizzando tale codice sono a carico dell END e decurtate dell IVA; il relativo pagamento verrà effettuato mediante un bollettino bancario che riceverete periodicamente al vostro ufficio. 5. LA BANCA 5.1 Apertura del conto bancario Le banche sono chiuse il sabato e durante la settimana effettuano orario continuato ma chiudono presto. Potete scegliere una banca vicina alla vostra sede di lavoro e chiedere di inviarvi gratuitamente le comunicazioni presso il vostro ufficio (la trasmissione presso altri indirizzi avviene a titolo oneroso). Le banche presenti nel quartiere della Commissione lavorano abitualmente con il personale della Commissione e spesso accordano alcune facilitazioni (come, ad

9 esempio, un anticipo senza spese per la vostra installazione). Una delle possibili banche a cui rivolgersi è la filiale belga della Monte dei Paschi, (Sig. Fiorentino - Tel , la cui sede è vicino alla fermata della metro Arts-Loi, Rue Joseph II, 24: in essa la presenza di personale parlante lingua italiana ed assai sensibile alle esigenze degli END può facilitare non poco la trattazione delle varie pratiche. Come già accennato, è necessario aprire subito un conto bancario da indicare alla Commissione per il versamento delle indennità, che avviene in Euro alla fine di ogni mese. La Commissione verserà, al vostro arrivo, un anticipo di 75 giorni sulle indennità giornaliere future più due indennità e mezza del mensile di viaggio, anche se materialmente l accredito di norma avviene almeno due-tre settimane dopo del vostro insediamento. Prima di aprire il conto potete rivolgervi all ufficio del CLENAD per consigli utili. Documenti necessari per aprire un conto bancario La maggior parte delle banche chiederà l attestazione di servizio della Commissione, che vi viene consegnata dal settore END. Non sempre vi sarà richiesto di effettuare un deposito. Dal momento che il settore END vi chiederà al momento dell arrivo un numero di conto, alcune banche accettano di aprirvi un conto per non residenti dietro presentazione di un documento di identità, che potrà essere successivamente trasformato in conto per residenti: è spesso utile fornirsi di una copia di un qualche documento che attesti la prossima entrata in servizio presso la Commissione. 5.2 Mezzi di pagamento Le carte Bancontact o Eurocard sono indispensabili presso i distributori di benzina, nelle ore di chiusura e sono utili per gli acquisti in genere ed in particolare nei supermercati. La carta Visa è accettata nei ristoranti, hotels e negozi (eccetto i supermercati). In Belgio gli assegni sono poco usati. E possibile chiedere un nuovo libretto degli assegni prima dell esaurimento del precedente. Dal 1997 esiste una nuova carta, Proton (portafoglio elettronico) ricaricabile presso gli sportelli automatici delle banche, che vi permette di pagare piccoli acquisti e funziona senza codice segreto. Un mezzo di pagamento molto utilizzato in Belgio è il versamento dal vostro conto a quello del creditore. Riceverete fatture e note di pagamento per posta, accompagnate da apposito modulo da consegnare in banca compilato. E possibile anche effettuare i versamenti dagli sportelli automatici delle banche. Infine, potete chiedere la domiciliazione bancaria delle fatture (elettricità, telefono, gas, ecc.). Attenzione al termine breve entro il quale potete contestare le fatture e dovete pagare. 6. LE FORMALITÀ AMMINISTRATIVE 6.1 Iscrizione al comune e permesso di soggiorno In base alla legge belga, siete tenuti ad avere un permesso di soggiorno. Lo stesso vale per i membri della vostra famiglia che vi accompagnano. Il permesso di soggiorno può essere richiesto dalla polizia in caso di controlli e sempre in caso di incidente d auto. E necessario per svolgere una serie di altre formalità, come il trasferimento e l immatricolazione di un veicolo in Belgio, la richiesta di abbonamento per elettricità, gas e talvolta per l acqua, l iscrizione alle biblioteche, mediateche, ecc. La domanda di iscrizione va presentata presso il Servizio stranieri della Maison communale del vostro comune di residenza. I documenti necessari per l iscrizione sono: documento di identità di ciascuno dei membri della famiglia, attestazione di servizio presso la Commissione, prova della copertura sociale (il modello 106 o il 128 dovrete averlo già compilato in Italia presso la vostra ASL), prova del domicilio, foto e règlement des droits. Alcuni comuni richiedono anche i certificati di nascita e di matrimonio dei vari membri della famiglia corredati di traduzione ufficiale in francese

10 (che può essere effettuata in Italia presso il Ministero degli Affari Esteri oppure in loco rivolgendosi ad uno dei traduttori giurati con firma depositata presso il Consolato d Italia in Bruxelles, Rue Livourne, 28, tel , fax , per un costo indicativamente pari ad almeno 30 Euro a foglio). La procedura di iscrizione spesso è lunga, comportando, ad esempio, contatti e controlli da parte dei locali uffici di Polizia, e il Bureau de liaison Bruxelles-Europe potrà aiutarvi. Dovrete informare il comune anche quando lascerete il Belgio. 6.2 Il trasferimento del veicolo, L assicurazione auto, L immatricolazione dell auto Dovete recarvi al Ministero dei trasporti (rue de la Loi Bruxelles, tel ). Se l auto è nuova, dovrete portare: l attestazione di servizio della Commissione, la prova della vostra iscrizione al comune, un modulo compilato dal rivenditore presso il quale avete acquistato l auto, un bollo fiscale che si acquista alla posta, un attestazione del vostro precedente assicuratore sulla quale figuri il bonus, l attestazione della nuova compagnia di Bruxelles. Riceverete le targhe e il certificato di immatricolazione. Per informazioni, rivolgersi al Ministero dei Trasporti. Se acquistate un auto d occasione sappiate che il venditore non è tenuto ad effettuare alcun controllo tecnico prima della vendita, per cui esigete dal venditore questa formalità. Con il certificato di conformità del controllo tecnico potrete rivolgervi al vostro assicuratore che vi consegnerà le targhe ed il certificato di immatricolazione. Le auto immatricolate in Belgio da più di 5 anni devono essere sottoposte ogni anno al controllo tecnico. Puo darsi che la vostra compagnia assicurativa accetti di garantire il vostro veicolo anche a Bruxelles. Le società AGF e UAP, per esempio, lo fanno e sono presenti in tutta Europa. Per portare la vostra auto a Bruxelles, rivolgetevi al Servizio du protocole et des privilèges (ORB 4/06, tel , dalle 9 alle 12. Si acquistate un auto in Belgio, consultate più compagnie di assicurazione. In generale i premi sono elevati, ma alcune offrono condizioni particolari al personale della Commissione. E consigliabile anche presentare un attestazione del precedente assicuratore perché alcune compagnie tengono conto del precedente bonus. Se volete trasferire un veicolo, il Bureau du protocole et des privilèges della Commissione (tel ) vi fornirà i moduli necessari e tutte le informazioni utili. Il trasferimento comporterà il cambio di immatricolazione e la stipula di una nuova assicurazione ed esigerà alcune formalità doganali, un esame tecnico e la messa a norma del veicolo. Tutte queste operazioni sono a pagamento e richiedono tempi abbastanza lunghi. Potete chiedere ai garagistes di effettuare per voi l esame tecnico dietro pagamento di un supplemento di prezzo. Infine, ricordate che l uso dell autoradio è soggetto al pagamento di un tassa. 6.3 La patente di guida Non è più necessario cambiare la vostra patente con una belga entro sei mesi. La perdita o il furto della patente va dichiarata alla polizia belga. 6.4 Imposte Come END, la vostra é un indennità di soggiorno che non é imponibile né in Belgio né in Italia. Ogni anno vi perverrà la richiesta di pagamento delle imposte da parte del Ministero delle Finanze belga, alla quale risponderete utilizzando un formulario d uso che vi verrà inviato dal Clenad. 7. VIVERE A BRUXELLES 7.1 I trasporti a Bruxelles

11 Metro, tram, autobus e treni urbani permettono di spostarsi agevolmente. I tempi di attesa sono ragionevoli tranne nel week-end e la sera. Gli orari sono affissi alle fermate e nelle stazioni del metro. Esistono abbonamenti mensili e annuali e sconti sull acquisto dei biglietti da 10 corse, validi per metro, tram e bus. Per informazioni, rivolgersi alla STIB tel e consultare il sito I taxi sono numerosi, affidabili e a prezzi abbastanza accessibili ed è possibile ottenerne rapidamente uno telefonando, ad esempio, ai Taxi verts (tel ): solitamente accettano anche di effettuare piccoli trasporti di materiale (valige, scatoloni). Per trasportare oggetti un po più voluminosi esistono, invece, dei corrieri espressi (es. Courrier express levering Tel ) per prenotare l uso di piccoli mezzi furgonati ( camionette ). 7.2 La rete ferroviaria belga, l aeroporto di Bruxelles, gli sconti Con il treno ci si sposta comodamente in tutto il territorio belga. A Bruxelles vi sono più stazioni, dalle quali è possibile prendere treni grandi linee : in particolare, se dovete andare a Lussemburgo, utilizzate le stazioni di Bruxelles-Schuman e Bruxelles-Quartier Léopold, che si trovano nel quartiere della Commissione. La SNBC offre numerose tariffe ridotte. I biglietti Thalys si possono comprare anche su Internet (www.snbc.be, rubriques Thalys e télévents). La SNBC vi richiamerà per conferma e potrete pagare per telefono con la carta e ritirare il biglietto prima di partire oppure direttamente alla stazione. Il collegamento con l aeroporto di Zaventem è assicurato da un treno navetta che passa per le stazioni di Bruxelles Nord, Centrale e Midi (2,50 ). Recentemente la Commissione ha messo a disposizione un servizio bus-navetta (n 12) che collega, con partenze ogni mezz ora, il quartiere europeo all aeroporto (2,50 ). 7.3 La circolazione in automobile e la sosta L auto resta un mezzo comodo e Bruxelles offre numerosi parcheggi. Gli immobili della Commissione dispongono di parcheggio interno. E necessario abituarsi alla guida in città con la precedenza a destra molto estesa. 7.4 La posta Gli uffici postali sono in genere aperti dalle 9 alle 17, ma alcuni effettuano orari più lunghi e sono aperti il sabato mattina. L ufficio postale della Gare du Midi (rue de Fosny) è aperto 24 ore su 24. I francobolli si acquistano quasi esclusivamente presso gli uffici postali o, in piccole quantità, presso i giornalai (anche quelli interni alla Commissione). 7.5 L integrazione della famiglia Il servizio accoglienza della Commissione organizza incontri per le famiglie dei funzionari alle quali possono partecipare anche le famiglie degli END per favorirne l inserimento. 7.6 Le scuole Il Bureau d accueil della Commissione vi fornirà tutte le informazioni ed i moduli relativi all iscrizione alle scuole europee di Bruxelles, nonché alle altre scuole internazionali e belghe. Vista la perenne mancanza di posti che affligge le scuole, in particolare quelle della Commissione, la ricerca va effettuata con estrema tempestività e costanza. Per informazioni sulla scuola europea, in particolare sulle due aventi sezioni in lingua italiana, si rimanda al sito 7.7 Copertura sociale. La copertura contro i rischi di incidente e malattia

12 Come accennato al par. 6.1 in Belgio potrete beneficiare della copertura sociale a condizione, pero, di aver presentato il MOD E 106 o il MOD E 128 (istituito recentemente per i lavoratori dipendenti o autonomi che non intendono cancellare la residenza nel proprio paese) rilasciato dalla vostra ASL di appartenenza. Pertanto, appena ricevuto il certificato di lavoro dalla Commissione ed ottenuto dalla ASL il MOD E106 o il MOD E 128, dovrete scegliere una Mutualité (ci sono 5-6 maggiori compagnie presso le quali potrete informavi oltre che presso i colleghi di lavoro). La Commissione ha sottoscritto un contratto globale di copertura dei rischi nei casi di decesso e invalidità permanente in seguito ad incidente ed assicura il rimborso complementare delle spese d ospedale, mediche e farmaceutiche derivanti da incidenti. L assicurazione vi copre durante l attività professionale e nel tempo libero, per tutta la durata del vostro distacco. Per maggiori informazioni potete rivolgervi al CLENAD o al settore END. In caso di incidente, bisogna immediatamente chiedere la constatazione di un medico e avvertire il settore END, tel Gli END possono avere accesso al dispensario ed al servizio medico d urgenza della Commissione ed hanno diritto alla visita medica annuale se è prevista dall amministrazione di appartenenza. Se avete bisogno, in casi di urgenza e gravi, di aiuto menagère e di cure a domicilio, potete prendere contatto con il CPAS del vostro comune o con la Croix Jaune et Blanche (tel ). Potete anche rivolgervi al Bureau de liaison Bruxelles-Europe (tel ). La Commissione ha sottoscritto un contratto globale Europe-Assistance che vi garantisce durante le missioni Il numero del servizio pubblico medico d urgenza è I servizi della Commissione 8.1 Salute (v. par. 7.7) 8.2 Diritti e obbligazioni degli END presso la Commissione Questa parte della guida è complementare alla guida END della DG ADMIN. Sul sito intranet della Commissione potete consultare la parte dello Statuto dedicata agli END. Una decisione della Commissione del 26 luglio 1998, emendata il 9 febbraio 2001 determina le regole applicabili agli END. In generale siete sottoposti alle regole della Commissione, salvo nei casi in cui la situazione degli END non deroghi allo statuto. In particolare, siete sottoposti al dovere di discrezione e riservatezza. 8.3 Il servizio A04 della DG ADMIN E il settore che gestisce gli Esperti Nazionali Distaccati. Questo ufficio mette a vostra disposizione una guida, i moduli per l iscrizione presso il comune di residenza e l attestazione di assunzione che vi permette di regolarizzare la vostra posizione rispetto al sistema di sicurezza sociale. A questo ufficio vi dovrete rivolgere in caso di incidente per poter beneficiare della copertura assicurativa; Questo ufficio organizza in collaborazione con il CLENAD e con il Bureau de liaison Bruxelles- Europe una riunione ogni terzo lunedi del mese, per i nuovi END. La riunione è occasione di incontrare gli altri END e di risolvere le difficoltà delle prime settimane. 8.4 Il Comitato di collegamento degli Esperti Nazionali Distaccati CLENAD (V. ANCHE PAR.2)

13 Il CLENAD ha il compito di trattare tutte le questioni relative agli esperti nazionali distaccati presso i servizi delle istituzioni comunitarie, di coordinare gli sforzi di questi servizi, di rafforzarne l azioni e di rappresentarli presso le autorità comunitarie, le amministrazioni degli Stati membri e i datori di lavoro del settore privato e parastatale (estratto dello statuto CLENAD). Oltre all esame di problemi specifici degli esperti (diritti individuali, fiscalità, condizioni di soggiorno, ecc.), il CLENAD contribuisce ad animare il soggiorno a Bruxelles degli esperti. Appuntamenti regolari vengono organizzati: per esempio, diversi commissari vengono inviati a partecipare a dibattiti su temi di attualità (moneta unica, trattato di Amsterdam, ecc.). Il CLENAD organizza riunioni per accogliere i nuovi esperti e gestisce un programma di scambi linguistici. Le azioni del Comitato sono comunicate e proseguite a livello delle sezioni nazionali, che intervengono appunto nell ambito delle questioni nazionali. 8.5 Le missioni a) La procedura Al fine di potersi recare in missione per esercitare le proprie funzioni, dovete sempre ottenere preventivamente l autorizzazione alla missione da parte del vostro superiore gerarchico prima che essa sia trasmessa al servizio missioni della vostra DG ed eventualmente ad altre DG (es. DG Allargamento per missioni nei paesi dell allargamento). Per tutti gli END, salvo quelli della DG Ricerca, è il Bureau missioni ad essere competente. b) Biglietti, hotel, prenotazioni La Commissione gestisce a disposizione del personale una banca dati contenente vari hotel dove sarà possibile soggiornare durante le missioni. Tuttavia siete liberi di scegliere l hotel di vostra preferenza, nei limiti delle tariffe accettate dalla Commissione (da verificare con il proprio superiore gerarchico). Le prenotazioni dei biglietti ferroviari, aerei ecc. possono essere fatte attraverso la convenzione di alcune agenzia di viaggi con la Commissione (vedere elenco telefonico interno). Le segretarie svolgono di norma questa funzione. I biglietti sono spediti dalla agenzie direttamente al vostro ufficio e quando sono acquisiti prima della missione stessa autorizzata, sono pagati direttamente dalla Commissione. Durante le vostre missioni sappiate che le spese di taxi non sono rimborsate salvo casi specifici regolamentati. c) Anticipo di missione e rimborso Partendo in missione avete la scelta tra l anticipo dell 80% sui vostri costi di missione ed il rimborso delle spese sostenute (che purtroppo avviene dopo un periodo lungo di tempo dal vostro ritorno). L anticipo vi è versato sotto forma di assegno o tramite bonifico bancario e il rimborso avviene tramite bonifico bancario. Al ritorno dalla missione, dovrete compilare un giustificativo delle spese (anche nel caso in cui abbiate goduto di un anticipo) e trasmettere tale giustificativo al servizio incaricato delle missioni, accompagnato da tutti i giustificativi rimborsabili (hotel, biglietti treni, carte di imbarco anche nel caso di norma in cui sia la Commissione ad aver pagato tali biglietti). d) Recupero dei giorni Nel caso di missioni di lunga durata, è possibile recuperare dei giorni di congedo. e) Combinare un congedo con una missione Esiste la possibilità di unire un congedo ad una missione ed in tal caso non bisogna dimenticare di fare la domanda di congedo prima della partenza. In alcuni casi, a seconda dei giorni di congedo, potrete essere tenuti a pagare parte del vostro biglietto (necessario informarsi preventivamente sulle regole in vigore). f) Europe-Assistance Per tutta la durata della missione sarete coperti da un contratto stipulato con Europe-Assistance, mediante il quale beneficerete dell assistenza in caso di malattia o incidente, di un assistenza viaggio e di un servizio informazioni.

14 E importante avere sempre con voi il numero di telefono di tale servizio ( ); il numero di fax ( ); il numero della polizia ( ). 8.6 Formazione professionale a) Corsi Con la riforma della Commissione, maggiore importanza viene data alla formazione professionale del personale permanente e non permanente (tra cui gli END) in servizio presso la Commissione. I corsi organizzati dalla Commissione sono aperti per gli END, nel limite dei posti disponibili. Oltre ai classici corsi di lingua (periodici o intensivi) e corsi di formazione informatica, esiste un elenco completo di corsi di vario tipo cui è possibile partecipare, previa autorizzazione del superiore gerarchico (ad esempio, la gestione dello stress, miglioramento delle capacità di negoziazione, miglioramento della capacità di esposizione in pubblico, ecc.). Presso la vostra unità sarà disponibile una guida ai corsi di formazione e sarete regolarmente avvertiti tramite note interne delle azioni di formazione disponibili. Per seguire un corso, sarà necessario compilare un apposito modulo da far controfirmare al vostro superiore gerarchico, da effettuarsi tramite l apposito sistema denominato SYSLOG disponibile sul sito intranet della Commissione. b) I corsi di lingua del Consiglio Nel limite dei posti disponibili, potrete seguire anche i corsi di lingua del Consiglio, informandovi presso il servizio di perfezionamento professionale del Consiglio. c) Gli scambi linguistici tra END Per sfruttare tale possibilità dovrete indirizzarvi al CLENAD che organizza tali scambi tra colleghi. 9. IL RUOLO DELLA RAPPRESENTANZA PERMANENTE ITALIANA PRESSO L UNIONE EUROPEA (RPI) Se non avete ancora avuto modo di prendere contatto con la Rappresentanza Permanente, tra le prime attività a Bruxelles dovrete sicuramente recarvi alla RPI (Rue du Marteau, 11, metro Arts-Loi, tel fax , ) alla quale è possibile rivolgersi anche per informazioni di carattere generale. Potrete anche inviare tramite posta interna, distribuita in modo giornaliero, la corrispondenza indirizzata alla RPI. 9.1 I rapporti tra la RPI e la Commissione Europea La funzione essenziale della RPI consiste nel preparare in ogni ambito di attività le deliberazioni del consiglio dei ministri, formulate in ambito dai gruppi tecnici di lavoro e del COREPER. La RPI è per questo motivo in contatto permanente con la Commissione ed ha come compito istituzionale la difesa degli interessi italiani presso le istituzioni comunitarie e quindi anche presso la Commissione. La Rappresentanza gestisce ed elabora i flussi di informazioni dalle istituzioni europee, trasmette le posizioni italiane a tali istituzioni e svolge un ruolo di interfaccia tra le amministrazioni nazionali e le istituzioni europee. 9.2 I rapporti tra la RPI e gli END italiani I vostri rapporti con l amministrazione italiana passano di norma attraverso la RPI. Di norma riceverete la corrispondenza amministrativa della vostra amministrazione attraverso l intermediazione della RPI. Il Consigliere della RPI che per competenza è direttamente responsabile del vostro settore di attività, sarà propenso ad ascoltare le vostre proposte e vi aiuterà a gestire più rapidamente le vostre nuove funzioni presso la Commissione. Prendete contatto con tale responsabile appena

15 possibile. Esiste poi un consigliere della RPI a disposizione degli END italiani per tutte le questioni legate alla vostra situazione amministrativa durante il periodo di distacco. 9.3 I rapporti tra END e le amministrazioni distaccanti A seconda della tipologia di rapporto pubblico o privato, esiste una molteplicità ed eterogeneità tra singolo END ed amministrazione distaccante. E importante essere vigilanti l anno precedente la fine del distacco per poter riprendere nell ente di provenienza le funzioni desiderate. 9.4 Domanda per il rinnovo del distacco E importante con il dovuto anticipo rivolgervi all assistente del vostro direttore generale, affinché sia fatta domanda per il rinnovo del distacco. Tale domanda è trasmessa dalla Commissione alla vostra amministrazione di origine attraverso la RPI. Per tutte le DG eccetto la DG Ricerca questa domanda è fatta attraverso la DG ADMIN, che deve essere interpellata dall assistente del Direttore generale. Per la DG Ricerca la domanda è fatta dalla DG stessa, seguendo la propria procedura. Dovete allegare copia della domanda di rinnovo fatta attraverso la Commissione affinché essa motivi la propria domanda. Potrete quindi indirizzare una copia della domanda alla vostra amministrazione per permetterle di prendere tutte le misure per concedere il rinnovo. Sarete quindi avvertiti dalla vostra amministrazione che dovrà indirizzare una lettera secondo un modello standard della Commissione. Attraverso tale scambio di corrispondenza tra la Commissione e l ente distaccante si formalizza il rinnovo del distacco. E importante sapere che la decisione di rinnovo del distacco può essere formalizzata anche successivamente alla data effettiva di rinnovo. 9.5 Il ritorno dell END presso l amministrazione distaccante La vostra amministrazione che vi ha messo a disposizione per un periodo limitato deve poter contare sul vostro ritorno alla data precisa alla fine del vostro distacco. E per questo auspicabile che voi prendiate contatto con il servizio personale della vostra amministrazione d origine almeno sei mesi prima della fine del distacco. Sarà importante quindi fare attenzione alle prospettive professionali offerte presso la vostra amministrazione in quanto non è garantito che possiate occupare al rientro il posto che occupavate prima della partenza, in quanto potrebbero essere intervenute delle modifiche professionali.

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