Oggetto: Orario di lavoro Timbrature Codici da digitare al lettore delle presenze e Funzioni di estrazione dati.

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1 Prot.n Firenze, li 12 novembre 2009 Circ. n. 35 Ai Dirigenti Ai Responsabili delle Unità Amministrative Ai Responsabili degli Uffici Ai Referenti del Servizio Presenze Al Personale tecnico e amministrativo Sede Oggetto: Orario di lavoro Timbrature Codici da digitare al lettore delle presenze e Funzioni di estrazione dati. A partire dal prossimo mese di dicembre sarà possibile registrare l assenza temporanea dalla sede abituale di servizio e visualizzare nuovi dati relativi a timbrature e giustificativi. A) RILEVATORE DELLE PRESENZE CODICI DA DIGITARE Al fine di assicurare una gestione semplice ed efficace della rilevazione presenze, sono stati attivati i seguenti codici: codice verso timbratura causale 1 Entrata Pausa pranzo 2 Uscita Assemblea 3 Uscita Permesso breve 4 Uscita Permesso sindacale 5 Uscita Pausa da prestazione lavorativa 6 Uscita Attività fuori sede Con l utilizzo di detti codici si delimita un arco orario che deve necessariamente collocarsi tra la prima timbratura di ingresso della giornata lavorativa e l ultima timbratura di uscita. 1

2 Ad es: Orario tabellare Entrata ore 8 cod. 3 Uscita ore 11 Entrata ore 13 Uscita ore 14 Il codici devono essere digitati solo in uscita, ad eccezione della pausa pranzo che viene digitato in entrata. In mancanza di una coppia valida di timbrature che rispetti la sequenza Uscita/Entratail Sistema non effettua alcuna contabilizzazione, ma segnala l anomalia nel Log degli errori della funzione Gestione Tabulato Sede. Permessi orari Il Sistema consente di contabilizzare, all interno dell orario tabellare e in presenza di una coppia valida di timbrature (U/E), il permesso per assemblea 2, il permesso breve 3, il permesso sindacale 4. Se i codici vengono digitati in archi orari esterni all orario tabellare, pur in presenza di una coppia valida di timbrature (U/E), il Sistema non contabilizza il relativo arco orario. Es: Orario tabellare: 8 15,12 Uscita ( cod. 2/3 o 4) Ore 15,20 Entrata Ore 16,00 Arco orario non contabilizzato 15,20 16,00 Attività fuori sede Per quanto attiene, invece, all attività fuori sede, il corrispondente codice (codice 6) può essere digitato anche in un arco orario parzialmente o completamente esterno all orario tabellare. 1 Con tale termine si indica l arco orario in cui si colloca la prestazione nella singola giornata lavorativa. Per il personale di cat. EP è l arco orario che risulta al Sistema presenze e non quello determinato trimestralmente con la programmazione individuale che peraltro è oggetto di continue modifiche. 2 Art. 16 del CCNL del 16 ottobre Art. 34 del CCNL del 16 ottobre CCNQ del 7/8/

3 Pausa da prestazione lavorativa La pausa prevista dall art. 25, commi 6 e 7 del CCNL del 16 ottobre è effettuabile attraverso la digitazione del codice 5 in uscita. L arco orario delimitato dalla timbratura di uscita con il codice 5 e dalla timbratura di entrata, non è contabilizzato come orario di lavoro in quanto la pausa non è retribuita. L assenza non decrementa il tetto annuo previsto per i permessi brevi. Nella medesima giornata lavorativa, l assenza relativa alla pausa da prestazione lavorativa non può essere inferiore a 10 minuti, né superiore a 30 minuti. In particolare: in caso di timbrature che delimitano un arco orario inferiore a 10 minuti, il Sistema presenze contabilizza 10 minuti. in caso di timbrature superiori a 30 minuti, i primi 30 minuti vengono automaticamente imputati alla causale pausa da prestazione lavorativa e l assenza relativa all arco orario eccedente dovrà essere giustificata dal dipendente ad altro titolo. Il personale potrà verificare la timbratura effettuata, sia via web sia attraverso il codice F1 da tastierino che consente di visualizzare l ultima timbratura registrata 6. L arco orario superiore ai 30 minuti non regolarizzato non consentirà la validazione mensile del Tabulato sede. 5 Art. 25, comma 7 e 8 del CCNL del 16 ottobre 2008: 7. Qualora l'orario di lavoro giornaliero ecceda il limite di sei ore il lavoratore deve beneficiare di un intervallo per pausa, le cui modalità e la cui durata sono stabilite dai contratti collettivi integrativi, ai fini del recupero delle energie psico-fisiche e della eventuale consumazione del pasto anche al fine di attenuare il lavoro monotono e ripetitivo. 8. Nelle ipotesi di cui al comma precedente, in difetto di disciplina collettiva integrativa che preveda un intervallo a qualsivoglia titolo attribuito, al lavoratore deve essere concessa una pausa, anche sul posto di lavoro, tra l'inizio e la fine di ogni periodo giornaliero di lavoro, di durata non inferiore a dieci minuti e la cui collocazione deve tener conto delle esigenze tecniche del processo lavorativo, come previsto dal d. lgs , n Si digita F1, e si passa il badge indifferentemente in entrata o in uscita. Vengono visualizzati i dati relativi all ultima timbratura (ora- verso della timbratura, codice digitato). 3

4 Documentazione da conservare agli atti dell Ufficio Resta ferma la competenza del Dirigente o del Responsabile della struttura di verificare la legittima fruizione sia delle causali di assenza (permesso breve permesso sindacale o assemblea) sia di presenza (attività fuori sede) avendo cura di conservare agli atti dell Ufficio il relativo giustificativo cartaceo del dipendente interessato. B) FUNZIONI DI ESTRAZIONE DATI 1. Riepilogo giustificativi ( Da menù Estrazioni ) Con questa implementazione, è possibile visualizzare, per il singolo dipendente, tutte le causali di assenza giornaliere e infra giornaliere fruite in un arco di tempo relativo a più mesi o anni solari. Nell area del risultato sono riportati sia i singoli giorni di fruizione con l orario di inizio e fine della singola assenza, sia il numero totale di giorni o ore fruite. Questa estrazione consente di monitorare le assenze giornaliere e infra giornaliere nonchè di verificare il numero di ore o giorni ancora disponibili. In futuro tali dati saranno consultabili anche via web da parte del singolo dipendente. Le modalità tecniche per l estrazione di detti dati sono indicate nell Allegato A. 2. Timbrature e Giustificativi ( Da menù Estrazioni ) Sono state predisposte, inoltre, altre due funzioni di estrazioni dati utilizzabili dal Referente delle presenze. In particolare con l estrazione Timbrature è possibile visualizzare, per tutti i dipendenti ed anche per più mesi, le timbrature della giornata lavorativa e la causale digitata al tastierino numerico. 4

5 Con l implementazione Giustificativi è possibile verificare, anche in relazione a più mesi ed anni solari, i dati relativi ai giustificativi di tutti i dipendenti afferenti alla medesima struttura e la relativa contabilizzazione. Al fine di rendere più trasparente la procedura per la fruizione degli istituti indicati nell allegata legenda, sono state predisposte le presenti implementazioni con l auspicio che queste innovazioni possano contribuire al miglioramento del servizio. m.a.noce F.to IL DIRIGENTE AREA RISORSE UMANE Dott.ssa Maria Orfeo 5

6 RIEPILOGO GIUSTIFICATIVI Allegato A La funzione consente di visualizzare per il singolo dipendente tutti i giustificativi fruiti in un arco di tempo definito. Si accede alla maschera dalla barra menù Estrazioni, voce Riepilogo giustificativi. Appare la maschera: Riepilogo giustificativi Nell Area di ricerca (Ricerca Dipendenti) sono presenti i seguenti campi: Data inizio Data fine in cui digitare le date dell arco temporale richiesto (anche più mesi o anni) Dipendente in cui digitare nominativo o matricola. L Area del risultato è composta da due parti: a sinistra : Giustificativi, comprendenti: Giorno, Causale, Inizio, Fine, Durata, Contabilizzato EP in cui sono visualizzati tutti i singoli giustificativi ordinati cronologicamente (un ordine diverso può essere richiesto con click del mouse sulla piccola barra iniziale, ad es. su Causale) a destra: Totali con : Causale, Totale, Totale contabilizzato EP in cui compaiono, per ogni giustificativo, i totali fruiti ( a ore e minuti, o a giorni). Pulsanti compaiono in alto a destra: Cerca e cancella; in basso a destra: Stampa e Chiudi. Allegato A pag. 1