SOGI s.n.c. di Matteo Bruschetta & Nicola Pippa

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1 SOGI s.n.c. di Matteo Bruschetta & Nicola Pippa Stradone Alcide de Gasperi, 16 Sant Ambrogio di Valpolicella 37015, Verona P.IVA: Tel: Cell: Fax: La SOGI SNC, azienda software house e servizi per la scuola ed aziende, vuole presentarle un prodotto di grande utilità per l invio dei fax a costo zero. FaxMail è un software utilizzabile via Internet tramite il browser. Tramite FaxMail si può inviare centinaia di Fax ed tramite una interfaccia grafica molto semplice e intuitiva. L'intero sistema è stato sviluppando pensando all'utente finale: FaxMail è uno strumento molto potente che ti farà risparmiare molto tempo! Per accedere a faxmail in versione gratuita abbiamo creato un accesso per soddisfare la Vostra necessità di testare il nostro prodotto. 1

2 L accesso a faxmail avviene attraverso qualunque portale web, accedendo alla pagina sotto riportato. La prima schermata si presenta come segue Inserendo username e password si accede al proprio account dove le regole descritte dall amministratore delineano quale server di invio, gruppo ed appartenga l utente che accede. Una volta accreditati, il programma presenta a lato un menù tendina come qui di fianco riportato, dove troviamo: Sezione dei nuovi fax o mail; Report dei fax o mail; Rubrica con contatti e gruppi; Impostazioni; Utilizzo server; Crea intestazione; Aiuto 2

3 Nuovo fax Per inviare un fax basta seguire la seguente procedura passo a posso: 1. Oggetto dell'invio; l oggetto non appare nel fax inviato, ma solo nel report, quindi qualunque cosa scriviate, non verrà visualizzata dal destinatario. Visto che spesso gli rinvii sono necessari perché possiamo trovare un utente con fax spento, o senza carta, o n sbagliato, consigliamo di scrivere nell oggetto il riferimento corto e chiaro con un numero progressivo, così sapremo a quale invio corrisponde il report, per esempio, un invio alla scuole di Verona scriverò verona 1, il rinvio scriverò verona 2, ecc. 2. Destinatari; I destinatari possono essere importati selezionando un intero gruppo precedentemente creato, selezionando singolarmente i contatti dal database o inserendo dei numeri non presenti nella lista nazionale. Di seguito troverete nell area rubrica come si creano i contatti. 3

4 3. Allegati; Il sistema da la possibilità di inviare un file PDF precedentemente creato, incorporandolo nel fax stesso. Si possono inserire più allegati, saranno inviati mantenendo l ordine di inserimento. Consigliamo vivamente a pensare che chi riceve un fax ha un sistema bianco e nero, quindi tanto colori forti potrebbero diventare tinta unica, impedendo la lettura del fax. Inoltre tanti bordi o sfondi portano ad un eccessivo consumo di toner fax da parte della scuola. 4. Testo del messaggio. Questa area permette di creare un testo personalizzato attraverso un editor online. Possiamo scrivere o copiare testo da word, inserire immagini, o formattare un testo a nostro piacimento, creare una intestazione o una premessa a del materiale che intendiamo inviare. Se non scriviamo niente su questa area, il fax utilizzerà solo il file in allegato come prima pagina, se inseriamo qualunque testo, la prima pagina avrà ciò che è stato scritto in questo editor, la seconda avrà il file in allegato. 5. Inserire intestazione Grazie a questo comando potremo inserire intestazioni precedentemente create, o parti di testo o firme in immagine, si possono inserire più elementi. 6. Invia una volta terminata la compilazione del fax, si procede a premere invio. 4

5 NuovA La procedure per l invio delle è identico a quello del fax, cambia solo nei seguenti passaggi: Ricevuta di ritorno; spuntare se si vuole o meno ricevere la ricevuta di conferma lettura della . Ricordiamo che sta a discrezione di chi riceve le confermare la lettura, quindi non è un dato certo della non avvenuta lettura di una mail. Possiamo destinare la di ricevuta di ritorno nell area impostazioni, dove si può modificare password ed per ricevuta di ritorno. Oggetto: in questo caso l oggetto APPARE a chi riceve le , quindi non serve scrivere diciture brevi, e non servono rinvii, quindi scrivere un oggetto chiaro per chi dall altra parte leggerà la Mittente: è il nome che appare a chi riceve la , questo viene deciso dall amministratore. Allegati: gli allegati possono essere molti, e non serve mandare solo file in formato pdf, ma in qualunque formato che riteniamo utile al ricevente, ricordandoci che dall altra parte chi legge le deve avere un medesimo programma che gli permetta di visualizzare il contenuto da noi inviato. 5

6 RUBRICA In questa area abbiamo la possibilità di creare i gruppi di invio e abbinarvi i rispettivi contatti; questi possono essere già presentidi GRUPPI In questa sezione si possono creare i gruppi attribuendogli un nome di riferimento che ci aiuti nella identificazione ogni qual volta cerchiamo i destinatari dei nostri fax o . I criteri utilizzabili sono: La scelta della scuola; ci sono elementi da spuntare sulla voce Infanzia, Primaria, Secondaria I grado, Secondaria II grado, se non si spunta nulla significa che cercherà tutte le scuole, se si spunta una di queste voci, il gruppo creato sceglierà come scuole quelle appartenenti al gruppo scelto. Regione; se si sceglie col menù una regione, a questa verranno mandati fax ed a tutte le scuole di quella regione Provincia; sempre a menù tendina ci sono tutte le provincie di Italia. O si scrive sopra al riquadro del menù l iniziale della provincia ed in automatico parte la ricerca, o si sfoglia l elenco. Ricordiamo che se inseriamo una regione ed una provincia che non corrispondono, non verrà inviato nessun file, quindi consigliamo di selezionare o solo regioni, o solo provincia. Tipo di scuola; se può scegliere a quale tipologia di istituto intendiamo dare comunicazione Solo dati csv; se si sceglie nwuesta opzione, i dati del gruppo saranno importati in contatti da un file csv. Utile per creare gruppo docenti, o colleghi, ecc. CONTATTI Nella sezione contatti selezionando il gruppo tramite un menù a tendina posto in basso a destra si possono visualizzare i contatti al suo interno. Qui troveremo i contatti creati dall amministratore e quelli creati dall utente che accede con il proprio account. Nella parte inferiore della pagina sono stati inseriti dei filtri per una ricerca veloce nel database, che non vanno a modificare le impostazioni del gruppo, permettendo una ricerca veloce, più selettiva e dettagliata dei contatti. Per importare dei contatti da csv basta scegliere il gruppo in cui si vogliono inserire i dati e cliccare il pulsante Importa da csv che farà apparire una finestra per la scelta del file csv, a questo punto 6

7 cliccando sul pulsante importa verrà visualizzata una seconda finestra nella quale si decide che colonne assegnare alle voci che andranno a memorizzarsi nel database. Il file csv non deve contenere nelle intestazioni delle colonne caratteri speciali o accentati, e deve essere delimitato da ; esempio: COMUNE;INDIRIZZO;CAP;TELEFONO;FAX; ; AFFI;Via della Repubblica, 9;37010; ; ;servizi@comune.affi.vr.it; ALBAREDO D'ADIGE;P.zza V. Emanuele II, 1;37041; ; ;urp@comune.albaredoadige.vr.it; Una volta selezionati i contatti, vedremo il caricamento degli stessi con i dati che li compongono. Solo l amministratore o chi gode di questi diritti può modificare i dati, inserirne di nuovi nel database o eliminarli. L aggiunta IMPOSTAZIONI In questa sezione l'utente può cambiare la propria password e impostare la e- mail per le ricevute di ritorno. Utilizzo server In questa sezione l'utente può controllare se ci sono invii in corso nel/nei server a lui assegnati: verranno visualizzati il/i server, il nome dell'utente che sta inviando, il numero dei fax e l'oggetto dell'invio. Quindi si può vedere lo stato di invio del proprio fax o quanti fax sono in coda 7

8 CARTA INTESTATA In questa sezione l'utente può creare delle intestazioni o dei contenuti standard da poter caricare nel messaggio al momento di un'invio. Come si vede si possono aggiungere più intestazioni, crearle facilmente con l editor online, inserire immagini, tabelle, documenti già pronti. FAX inviati Nella sezione fax inviati sulla sinistra dello schermo verranno visualizzate delle cartella che indicanti la lista dei fax inviati ordinati per data. Come si vede, aggiungendo per oggetto un numero progressivo ci aiuta a elaborare il rinvio. Cliccando su un singolo invio e attendendo il recupero delle informazioni si possono visualizzare i dettegli dell'operazione: Nella sottosezione Report vedremo sullo schermo il numero di fax che sono stati inviati e i fax che sono falliti. Nella parte inferiore troviamo tre pulsanti, che in ordine, servono ad annullare l'invio se è ancora in corso, visualizzare il report dell'invio, e rinviare i fax falliti. Nella sottosezione Riepilogo vengono visualizzati l'oggetto dell'invio, i destinatari, gli allegati e il corpo del messaggio. Cliccando il pulsante rinvio dei fax falliti in fax inviati si passerà nella sezione nuovo fax dove verranno caricati tutti i dati (Oggetto, allegati, messaggio) della precedente operazione e i numeri degli invii falliti; A questo punto, dopo aver modificato l oggetto aggiungendo un numero conseguivo, basterà cliccare sul pulsante invia per far partire una nuovo invio. 8

9 inviate Nella sezione inviate sulla sinistra dello schermo verrà visualizzata la lista delle inviate in ordine di data. Cliccando su un singolo invio e attendendo il recupero delle informazioni si possono visualizzare i dettegli dell'operazione: Nella sottosezione Report vedremo sullo schermo il numero di che sono state inviate. Nella parte inferiore troviamo due pulsanti, che in ordine, servono ad annullare l'invio se è ancora in corso e visualizzare il report dell'invio. Nella sottosezione Riepilogo vengono visualizzati l'oggetto dell'invio, i destinatari, gli allegati e il corpo del messaggio. TABELLA DI RIEPILGO Terminati gli invii dei fax e delle , il sistema crea un file di riepilogo in pdf, il quale riporta in anteprima oggetto, gli allegati lincabili, il corpo del messaggio con anteprima della prima pagina del fax o della , di seguito elenco delle scuole. Se abbiamo spedito un fax troveremo nominativo della scuola, telefono, fax, Regione, Provincia, inviato ( si o no) e in caso di errore di invio troveremo la dicitura dell errore, che può essere la mancanza della linea, o n occupato, o altro. Se abbiamo spedito una , troveremo nominativo della scuola, , telefono, Regione, Provincia. Il rinvio delle non è previsto in quanto non possiamo sapere quali non sono corrette. 9

10 Utente amministratore L' utente amministratore oltre a visualizzare tutte le sezioni sopraelencate ha la possibilità di accedere in altre quattro pagine. Accounts; In questa sezione l'amministratore gestisce l'accesso degli utenti inserendo l'username, la password, nome e cognome, e due indirizzi , il primo è l ufficiale che appare a chi riceve le tue e- mail o dove si riceve la tabella riepilogo dei fax o , il secondo è l indirizzo dove pervengono le conferme di lettura delle . Assegnazione gruppi; In questa sezione l'amministratore assegna dei gruppi da lui creati a determinati utenti; Gli utenti che avranno l'accesso a questi gruppi potranno visualizzarli in sola lettura, qualsiasi altro tipo di azione (modifica/cancella) non verrà considerata dal sistema. Assegnazione server; In questa sezione l'amministratore assegna ad ogni utente determinati server per permettere l'invio dei fax, quindi avremo un segretario provinciale avrà un solo server, un segretario regionale ne utilizzerà di più. Gestione orari modem; In questa sezione si può controllare l'attivazione e la disattivazione dei modem presenti nei vari server, con la possibilità anche di determinare in quali ore del giorno è possibile l'invio dei fax. 10