Utilizzo di dispositivi mobili. Guida di valutazione

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1 Utilizzo di dispositivi mobili Guida di valutazione Pubblicato: settembre 2003

2 Sommario Introduzione...3 Funzionalità mobili di Exchange Server Funzionalità mobili di Outlook Ottimizzazione di Outlook 2003 in condizioni di larghezza di banda ridotta...5 Utilizzo di Outlook per l accesso alle informazioni aziendali via Internet...6 Funzionalità mobili di Outlook Web Access...8 Caratteristiche di Outlook Web Access per connessioni con larghezza di banda ridotta...8 Utilizzo di Outlook Web Access per l accesso alle informazioni aziendali via Internet...9 Supporto di Exchange Server 2003 per i dispositivi mobili...11 Conclusioni...14 Ulteriori risorse...15

3 Introduzione Gli utenti di dispositivi mobili sono spesso costretti ad affrontare particolari difficoltà tecniche. Nonostante l esigenza di mantenersi in contatto con colleghi e clienti, in modo da poter condividere le informazioni come avviene normalmente in ufficio, l uso di dispositivi mobili implica condizioni estremamente variabili, con differenti livelli di connettività con la rete aziendale. Gli scenari di connettività che possono presentarsi a coloro che utilizzano dispositivi mobili includono: Accesso completo all azienda tramite una rete LAN o WAN Connessione a banda larga Connessione di accesso remoto Connessione wireless ( WiFi, GPRS e 1XRTT) Impossibilità di connettersi (in aereo o in zone in cui non è presente alcuna copertura wireless) Per risolvere queste difficoltà, le aziende possono mettere a disposizione degli utenti mobili un ambiente in cui è possibile passare facilmente da un tipo di connessione all altro, senza difficoltà o eventuali perdite di dati. Di seguito sono descritti i vantaggi per le organizzazioni che adottano soluzioni basate su dispositivi mobili per assicurare agli utenti un efficiente utilizzo delle informazioni e tempi di risposta più rapidi. Riduzione dei periodi di inattività La possibilità di accedere alla posta elettronica e ad altri tipi di messaggi tramite dispositivi mobili assicura la massima produttività in qualsiasi momento. Anche durante gli spostamenti o in altri periodi di inattività, è possibile impiegare in modo produttivo il proprio tempo. I dispositivi mobili assicurano agli utenti maggiore efficienza e flessibilità nello svolgimento delle proprie attività lavorative. Aumento dell efficienza del personale di vendita e di assistenza presso i clienti La riduzione dei tempi associati ai processi operativi garantisce al personale maggiore produttività. La possibilità di registrare i dati all origine contribuisce ad aumentare la velocità di acquisizione e la precisione delle informazioni necessarie per gestire un organizzazione, ad esempio nel caso dell inserimento di ordini, del controllo dei livelli di magazzino, della raccolta dei dati nelle sperimentazioni sui farmaci, della registrazione dei prodotti distribuiti o dell acquisizione di dati in tempo reale sullo stato di salute dei pazienti. Disponibilità dei dati appropriati al momento opportuno È possibile utilizzare servizi di notifica, quali quelli per posta elettronica, per essere avvisati circa i cambiamenti in corso all interno dell azienda oppure a livello di mercato. Un accesso più rapido a dati operativi più precisi consente infatti di prendere decisioni più tempestive e mirate. Possibilità di acquisire e mantenere personale altamente qualificato La possibilità di accedere a efficienti soluzioni basate su dispositivi mobili offre l opportunità 3

4 di valorizzare le capacità del personale. Il lavoro risulta inoltre più gratificante, poiché queste soluzioni riducono il tempo necessario per le attività più banali o ripetitive. Riduzione del volume e del peso del materiale da trasportare Nonostante le dimensioni estremamente ridotte, i dispositivi basati su Microsoft Windows Mobile consentono di memorizzare grandi quantità di dati. Questi piccoli dispositivi wireless offrono pertanto numerosi vantaggi senza costringere coloro che devono già trasportare ad esempio campioni di prodotti e documentazione per i clienti a portare con sé anche apparecchiature pesanti o ingombranti. Integrando funzionalità wireless e per la gestione dei dati, un singolo dispositivo Pocket PC o Smartphone può sostituire più dispositivi specifici, come il cellulare, l agenda elettronica, il cercapersone, la calcolatrice, il registratore e il walkie talkie. Disponibilità di diversi formati per i materiali di formazione Grazie al supporto per audio, video, file Flash, ebook e documenti di testo, i dispositivi Windows Mobile permettono ai dipendenti di portare sempre con sé materiali di training e di riferimento in diversi formati, come ad esempio manuali di istruzioni per le riparazioni presso un cliente, informazioni mediche per il personale sanitario o aggiornamenti aziendali mensili. Riduzione dei tempi di formazione Grazie alla tecnologia Exchange ActiveSync e a Microsoft Outlook Mobile Access, che ora presenta un interfaccia utente simile a quella di Microsoft Office Outlook, qualunque utente di PC desktop può imparare a utilizzare i dispositivi portatili senza particolari difficoltà ed essere immediatamente operativo. Maggiore rapidità di sviluppo delle soluzioni mobili Gli sviluppatori possono sfruttare l esperienza acquisita con gli strumenti di sviluppo per PC per creare soluzioni mobili per dispositivi basati su Windows Mobile. Numerose funzionalità integrate in Microsoft Exchange Server 2003 sono progettate appositamente per il supporto di soluzioni aziendali a valore aggiunto basate su dispositivi mobili. Le funzionalità di Exchange Server 2003 riguardano tre aspetti principali: Ottimizzazione delle prestazioni in condizioni di larghezza di banda ridotta e in modalità non in linea. Accesso unificato ai dati dei programmi PIM (Personal Information Manager) aziendali, via Internet o reti Intranet, da un ampia gamma di dispositivi. Supporto incorporato per dispositivi basati su Windows Mobile, telefoni cellulari dotati di browser e dispositivi che supportano Exchange ActiveSync. In questo white paper verranno esaminate le funzionalità per utenti mobili offerte da Exchange Server 2003, incluse quelle di Microsoft Office Outlook 2003, Microsoft Office Outlook Web Access 2003, Exchange ActiveSync e Outlook Mobile Access. 4

5 Funzionalità mobili di Exchange Server 2003 In tutti i server Exchange front end e back end basati su Exchange Server 2003 sono integrate funzionalità mobili. La maggior parte delle funzionalità mobili disponibili in precedenza in Mobile Information Server 2002 ora viene infatti distribuita come parte di Exchange 2003, insieme alle nuove caratteristiche per utenti mobili non disponibili nelle versioni precedenti di Exchange. Questo approccio integrato offre i seguenti vantaggi: Non è necessario eseguire il deployment di un infrastruttura specifica per le funzionalità mobili, né acquistare o gestire server dedicati. Le funzionalità per dispositivi mobili sono supportate da tutti i server Exchange back end e front end. È possibile utilizzare le funzionalità di Outlook, Outlook Web Access ed Exchange ActiveSync per impostazione predefinita. Sono inoltre disponibili Outlook Mobile Access e le notifiche di aggiornamento, anche se tali opzioni non sono attive per impostazione predefinita. I costi di amministrazione risultano ridotti, poiché per la gestione di caratteristiche avanzate come l attivazione delle funzionalità mobili in base all utente o all organizzazione di Exchange è possibile utilizzare gli stessi strumenti utilizzati per gestire gli account utente e i server Exchange. In Exchange 2003 caratteristiche come la compressione dei dati, l accesso tramite HTTP e l esecuzione della sincronizzazione con Outlook 2003 sono supportate per impostazione predefinita. Funzionalità mobili di Outlook 2003 Gli utenti di dispositivi mobili si trovano spesso in situazioni in cui le connessioni wireless, come GPRS o 1xRTT, non sono disponibili o la larghezza di banda di rete e la velocità effettiva sono insufficienti, ad esempio perché sono costretti a utilizzare una normale linea telefonica fissa. Exchange Server 2003, utilizzato insieme ad Outlook 2003, offre numerose funzionalità che consentono di garantire la produttività degli utenti mobili anche in situazioni di questo tipo. Ottimizzazione di Outlook 2003 in condizioni di larghezza di banda ridotta Outlook è il client più utilizzato nelle situazioni in cui è possibile disporre di un accesso continuo a un server Exchange attraverso la rete aziendale. Outlook 2003 è progettato per offrire le massime prestazioni con Exchange 2003, sia in modalità on line che off line, grazie alla possibilità di regolare le prestazioni rilevando la velocità della connessione di rete, oltre che attraverso l ottimizzazione del traffico di rete e la compressione dei dati. In Outlook 2003 è stata inoltre introdotta la nuova modalità cache di Exchange, che consente di memorizzare i dati nella cache per consentire di accedervi localmente nel client, salvaguardando l utente finale dalle possibili interruzioni della connessione di rete. Utilizzando una copia locale 5

6 della cassetta postale, in Outlook 2003 è possibile passare senza problemi dalla modalità on line alla modalità off line e viceversa senza essere costretti a riavviare il programma. Grazie ai miglioramenti a livello di prestazioni e alla nuova modalità cache, Outlook 2003 assicura agli utenti la massima efficienza anche su connessioni remote o su canali di rete lenti e non affidabili, come le connessioni dati wireless basate su 1xRTT e GPRS. Grazie alla modalità cache gli utenti di Outlook 2003 hanno a disposizione numerose opzioni per ottimizzare le prestazioni e ridurre la quantità totale di dati scambiati fra il server Exchange 2003 e il client Outlook È possibile scegliere manualmente o automaticamente se visualizzare i messaggi, i messaggi completi di intestazioni o solo le intestazioni. Se si sceglie di visualizzare solo le intestazioni dei messaggi in arrivo, vengono indicate anche le dimensioni dei messaggi e degli allegati, per consentire all utente di stabilire quali elementi scaricare in caso di connessione lenta. Se si utilizza l impostazione automatica, le prestazioni di Outlook 2003 vengono adattate in base alla velocità della rete, visualizzando le anteprime dei messaggi oppure i messaggi completi, a seconda della situazione. Grazie al miglioramento delle prestazioni e alla maggiore semplicità di utilizzo, ora è possibile utilizzare Outlook 2003 anche in viaggio, senza risentire dei problemi derivanti dall utilizzo di reti lente o connessioni inefficienti e della maggiore complessità generalmente legata all utilizzo del programma al di fuori dell ufficio. Grazie ai significativi miglioramenti apportati alla compressione MAPI, la combinazione di Outlook 2003 ed Exchange 2003 consente di ridurre l utilizzo complessivo della larghezza di banda, con una superiore velocità di trasmissione dei dati agli utenti finali e una riduzione del numero dei tentativi di comunicazione e del volume di byte trasmessi in rete. Utilizzo di Outlook per l accesso alle informazioni aziendali via Internet Oltre a dover affrontare i problemi derivanti dall utilizzo di reti con larghezza di banda limitata, spesso non è possibile connettersi con un dispositivo mobile direttamente alla rete aziendale (ad esempio quando si utilizza la rete interna di un altra azienda o ci si connette da un Internet point o da una camera d albergo). Con le versioni precedenti di Exchange, per connettersi a Internet utilizzando il client Outlook completo è necessaria una connessione aziendale di accesso remoto o una rete privata virtuale VPN (Virtual Private Network). Con Outlook 2003 eseguito in Microsoft Windows XP, invece, ora è possibile connettersi tramite Internet a un server Exchange 2003 in esecuzione in Windows Server 2003 senza connessione RAS o rete VPN. Con Outlook 2003 è infatti possibile connettersi con facilità via Internet al proprio server Exchange utilizzando il protocollo HTTP o HTTPS. L utilizzo di connessioni HTTP in Outlook 2003 apre nuove opportunità per i computer portatili wireless e i Tablet PC. Anche se la copertura delle reti wireless può essere discontinua, quando si utilizza questa nuova funzionalità con reti lente o poco affidabili non è necessario ripristinare di continuo la connessione RAS (Remote Access Service) o VPN, perché Outlook 2003 la ristabilisce automaticamente non appena la rete risulta nuovamente disponibile. Inoltre, dal momento che in alcuni casi il sovraccarico derivante dall utilizzo di connessioni VPN può rallentare la rete, questa 6

7 nuova funzionalità permette di migliorare la produttività e velocizzare le comunicazioni all interno dell organizzazione, ridurre i costi delle infrastrutture VPN e il tempo necessario per le attività di supporto e assistenza generalmente associate alle reti private virtuali. Nella tabella 1 sono riepilogate le funzionalità per dispositivi mobili offerte dall integrazione di Outlook 2003 con Exchange Server Tabella 1 Funzionalità mobili nuove e migliorate di Outlook 2003 Funzionalità mobili di Outlook 2003 Nuove caratteristiche Modalità cache di Exchange Accesso HTTP da Outlook Compressione MAPI Compressione del buffer Monitoraggio delle prestazioni di Outlook I client Outlook 2003 che utilizzano la modalità cache di Exchange possono svolgere la maggior parte delle attività legate alla posta elettronica dal computer client locale. Questo consente di ridurre il numero delle richieste di dati inviate al server e di migliorare le prestazioni per gli elementi archiviati nella copia locale della cassetta postale o nel file.ost. Dopo il download di una copia completa della cassetta postale dell utente, l utilizzo della modalità cache di Exchange consente di ridurre sensibilmente il consumo di larghezza di banda fra il client e il server. Questo migliora in modo significativo l esperienza degli utenti finali di Outlook che lavorano in modalità remota o nelle filiali ed evita di riavviare l applicazione utilizzando un profilo off line in caso di interruzione della connessione di rete. Negli ambienti che utilizzano il servizio RPC Proxy di Windows Server 2003 ed Exchange Server 2003, i client Outlook 2003 sono in grado di stabilire la connessione tramite il protocollo HTTP o HTTPS, riducendo in tal modo la necessità di ricorrere a rete VPN o al servizio RAS. Di conseguenza, se gli utenti remoti hanno solo la necessità di accedere alle informazioni di messaggistica aziendali, non è necessario effettuare il deployment di un infrastruttura VPN. Questo consente di ridurre i costi e migliorare la protezione, impedendo agli utenti remoti di accedere all intera rete. I metodi di connessione utilizzati in Outlook Web Access e Outlook Mobile Access risultano pertanto unificati. Quando si utilizzano Exchange Server 2003 e Outlook 2003, tutto il contenuto delle cassette postali viene compresso nel server Exchange prima dell invio delle informazioni ai client Outlook Questo riduce sensibilmente il consumo di larghezza di banda fra il client e il server, consentendo un ulteriore consolidamento del sito Exchange. Poiché, dopo la compressione, tutte le informazioni inviate dai server Exchange 2003 ai client Outlook 2003 risultano compresse in pacchetti buffer più grandi e maggiormente ottimizzati, il numero delle richieste da e verso i server Exchange risulta ridotto. Il personale IT ha la possibilità di migliorare il monitoraggio dei problemi e di definire un piano per ottimizzare l esperienza degli utenti. I client Outlook raccolgono le informazioni sulla latenza e sugli errori riscontrati e le inviano ai server Exchange Tali dati vengono conservati nell archivio informazioni e trascritti nel registro eventi e nei contatori delle prestazioni, dove sono accessibili tramite Microsoft Operations Manager (MOM). Il personale IT può esaminare direttamente il registro eventi di Exchange oppure leggere queste informazioni con uno strumento di terze parti, per stabilire in quali circostanze i client remoti presentano problemi di prestazioni a causa delle limitazioni della larghezza di banda o dell inefficienza della connessione. 7

8 Funzionalità mobili di Outlook 2003 Caratteristiche migliorate Sincronizzazione incrementale delle modifiche Sincronizzazione intelligente delle modifiche Scarto degli elementi non corretti Reporting pre-sincronizzazione Nelle versioni precedenti, se il processo di sincronizzazione off line veniva interrotto, era necessario ripeterlo dall inizio. La sincronizzazione incrementale delle modifiche consente di riprendere il processo di sincronizzazione dal punto dell interruzione, anziché ripetere l intero processo. Per gli elementi che sono stati segnati come letti, non letti, contrassegnati o che hanno subito altri tipi di modifiche lievi, viene restituita al server solo l intestazione in cui è indicato il cambiamento, mentre nella precedente versione di Outlook veniva restituito al server l intero messaggio, incluso il corpo. Durante la sincronizzazione, gli elementi segnati come non validi o in conflitto vengono spostati in una cartella apposita, per consentire il proseguimento del processo di sincronizzazione. Nell angolo inferiore destro dell interfaccia utente di Outlook 2003 è presente un indicatore di stato che consente di verificare se la cartella è aggiornata e mostra informazioni dettagliate sulla sincronizzazione, come il numero delle intestazioni di nuovi messaggi e il volume complessivo delle informazioni ancora da sincronizzare. Funzionalità mobili di Outlook Web Access Outlook Web Access era disponibile anche nelle versioni precedenti di Exchange, ma con Exchange Server 2003 offre prestazioni ancora superiori, oltre ad essere più sicuro e più semplice da utilizzare, grazie alla sua maggiore somiglianza con Outlook La versione di Outlook Web Access disponibile in Exchange 2003 è stata notevolmente migliorata introducendo una nuova interfaccia utente e servizi che in precedenza erano disponibili solo nella versione completa di Outlook. Le nuove funzionalità includono uno strumento per il controllo ortografico, visualizzazioni aggiuntive, la crittografia S/MIME per i messaggi di posta elettronica, la firma automatica, i menu di scelta rapida accessibili con il pulsante destro del mouse, i contrassegni rapidi, la possibilità di impostare regole di posta elettronica e la cartella per la posta indesiderata. Caratteristiche di Outlook Web Access per connessioni con larghezza di banda ridotta Outlook Web Access costituisce la soluzione ottimale per molti ambienti con larghezza di banda ridotta. Nella versione di Outlook Web Access disponibile in Exchange 2003 sono state introdotte importanti modifiche che consentono di migliorare le prestazioni del client, quali: Riduzione della larghezza di banda Per limitare il volume di byte trasmesso nelle sessioni utente comuni, sono state introdotte modifiche come la rimozione degli spazi, l abbreviazione dei nomi di variabile e l ottimizzazione dei dati necessari per ogni riga visualizzata. 8

9 Riprogettazione dell interfaccia utente In Exchange 2003 l aggiornamento della visualizzazione è più veloce dell 80%, rispetto a Exchange Questo consente di ridurre il traffico di rete di quasi 24 Kbps per ogni messaggio spostato o eliminato. Il nuovo elenco delle cartelle e gli aggiornamenti apportati alla tecnologia delle visualizzazioni consentono di ridurre il traffico di rete di quasi 110 Kbps per ogni sessione utente comune. Miglioramento delle prestazioni per l utente Con l autenticazione basata su form, i file necessari ad Outlook Web Access vengono scaricati in background mentre l utente digita nome e password, migliorando il processo di visualizzazione dell interfaccia utente. Inoltre, il download di alcuni script viene rimandato fino al momento in cui tali script risultano effettivamente necessari. Questo consente di risparmiare quasi 10 secondi durante il processo di accesso remoto. Compressione di rete Outlook Web Access supporta la compressione Gzip tra Internet Information Server (un componente sottostante di Exchange Server 2003) e il client basato su browser. Sono state inoltre introdotte ulteriori modifiche per semplificare l attivazione e la gestione di questa funzionalità con il Gestore di sistema di Exchange. Per il traffico di rete crittografato con SSL, la riduzione delle dimensioni dei dati è dell ordine del 40-60%, a seconda del traffico utente individuale. Nel complesso, queste modifiche offrono un ambiente di accesso remoto più veloce di quasi il 70% rispetto a Exchange 2000 SP3. Altre operazioni comuni, quali l eliminazione e lo spostamento dei messaggi, risultano più veloci di oltre il 60% per gli utenti remoti o connessi a una rete wireless di accesso remoto o con larghezza di banda limitata, come GPRS o 1xRTT. Utilizzo di Outlook Web Access per l accesso alle informazioni aziendali via Internet Poiché in molte aziende vengono adottati criteri di protezione estremamente rigidi, molti utenti di dispositivi mobili non possono utilizzare Outlook Web Access per connettersi a un server Exchange da punti di accesso non aziendali, come computer condivisi o postazioni Internet pubbliche. Questo limite dipende in parte dall impossibilità di chiudere la finestra del browser, che impedisce di chiudere la sessione in modo sicuro. In Exchange 2003 è tuttavia possibile impostare un time out per chiudere automaticamente le sessioni di posta elettronica anche nel caso in cui la finestra del browser debba rimanere aperta. Questo permette di utilizzare Outlook Web Access anche in condizioni un tempo non consentite dai criteri di protezione aziendali. Inoltre, in Outlook Web Access ora è possibile bloccare gli allegati per evitare che gli utenti ricevano particolari tipi di file per posta elettronica. È infatti possibile disattivare selettivamente gli allegati visualizzati all esterno del firewall. Nella tabella 2 sono riepilogate le funzionalità mobili di Outlook Web Access. 9

10 Tabella 2 Funzionalità mobili nuove e migliorate di Outlook Web Access Funzionalità mobili di Outlook Web Access Nuove caratteristiche Miglioramenti introdotti nell interfaccia utente per semplificare l utilizzo Protezione avanzata Basato su Internet Explorer 5.01 e versioni successive, Outlook Web Access presenta una nuova interfaccia utente, detta avanzata, simile per funzionalità e caratteristiche all interfaccia utente del prodotto Outlook 2003 completo. All interfaccia utente di Outlook Web Access sono state aggiunte le funzionalità elencate di seguito: Visualizzazione su due righe, menu di scelta rapida, possibilità di inoltrare le convocazioni di riunione, visualizzazione delle notifiche nel riquadro di spostamento, possibilità di aggiungere elementi ai contatti, possibilità di impostare il numero degli elementi da visualizzare in ogni pagina, supporto per il layout bidirezionale per arabo ed ebraico (richiede Internet Explorer 6.0), estensione del supporto delle icone nella visualizzazione della posta, possibilità di controllare il criterio con cui i messaggi vengono segnati come letti nel riquadro di lettura, visualizzazione delle cartelle pubbliche in una finestra separata del browser. Controllo ortografico sul lato server per italiano, inglese, francese, tedesco, spagnolo e coreano. Accesso alla finestra delle proprietà dell Elenco indirizzi globale dai messaggi di posta elettronica o dalle convocazioni di riunione, visualizzazione delle impostazioni di riservatezza sulla barra delle informazioni, possibilità di inoltrare o rispondere alle convocazioni di riunione, possibilità di aprire il calendario in una nuova finestra da una convocazione di riunione, in modo da poter controllare contemporaneamente la pianificazione e i dati della convocazione di riunione. Interfaccia utente di gestione per le regole lato server, contrassegni rapidi, elenco attività personale e firma dei messaggi. Per migliorare la protezione sono state aggiunte le seguenti funzionalità: Il timeout di inattività della sessione, che si avvale dell autenticazione basata su form, garantisce il supporto per la disconnessione sicura e per la disconnessione a tempo, dopo un periodo di inattività prefissato, anche nel caso in cui il browser venga lasciato aperto e con una sessione attiva con il server. Supporto di S/MIME (richiede Internet Explorer 6.0 e Microsoft Windows 2000 o versione successiva). Blocco dei beacon Web, per evitare di inviare le conferme degli indirizzi di posta elettronica ai mittenti della posta indesiderata. Quando un utente fa clic su un collegamento ipertestuale contenuto nel corpo di un messaggio di posta elettronica, Outlook Web Access protegge le informazioni riservate impedendone la lettura da parte del sito Web visitato. È possibile bloccare l accesso a tutti gli allegati o a particolari tipi di file e consentire l accesso agli allegati solo mediante server specifici. Per migliorare ulteriormente la protezione e il deployment è possibile utilizzare Exchange Server 2003 con il Feature Pack 1 di Internet Security and Acceleration (ISA) Server 2000, che offre funzionalità come i filtri di preautenticazione di base e procedure guidate di pubblicazione sul Web che semplificano il deployment. 10

11 Funzionalità mobili di Outlook Web Access Caratteristiche migliorate Miglioramento delle prestazioni Le modifiche introdotte in Outlook Web Access consentono di migliorare in modo sostanziale le prestazioni di gestione della posta elettronica, riducendo il traffico legato all aggiornamento delle visualizzazioni dopo le operazioni più comuni. Ad esempio, se si utilizza l accesso remoto, l eliminazione o lo spostamento di un elemento risulta più veloce di oltre il 60% rispetto alla versione di Outlook Web Access disponibile in Exchange La nuova pagina di accesso consente di scegliere fra la versione di base (per i browser Netscape e le versioni di Internet Explorer precedenti la 5.01) e avanzata (per Internet Explorer versione 5.01 o successiva) del client Outlook Web Access. In condizioni di larghezza di banda limitata, la versione di base del client può offrire prestazioni superiori. L amministratore di Exchange può inoltre attivare la compressione GZip, che può offrire un sostanziale incremento di prestazioni agli utenti di Outlook Web Access che si connettono da una postazione remota o che utilizzano reti con larghezza di banda ridotta. Quando la compressione è attiva, l accesso remoto risulta più veloce di quasi il 70%, rispetto a Exchange 2000 SP3. Supporto di Exchange Server 2003 per i dispositivi mobili Per accedere alle informazioni memorizzate in Exchange 2003 è possibile utilizzare un ampia gamma di dispositivi, che possono contenere informazioni off line sincronizzate in precedenza. Tuttavia l accesso alle informazioni avviene sempre più spesso on line e tramite connessioni wireless, attraverso telefoni cellulari o PDA. Proprio per questo, Microsoft ha introdotto in Exchange 2003 molte nuove tecnologie che in precedenza erano disponibili in Mobile Information Server 2002 e ha creato le condizioni per utilizzare una gamma di dispositivi ancora più ampia con Exchange Exchange ActiveSync è una tecnologia server che consente ai dispositivi basati su Windows Mobile di sincronizzare con Exchange la posta in arrivo, il calendario e i contatti in modalità remota, anziché utilizzando un PC desktop, un alloggiamento e un software desktop per la sincronizzazione. In alcuni casi, ad esempio con i dispositivi Smartphone basati su Windows Mobile o con i dispositivi Pocket PC Phone Edition, è possibile eseguire la sincronizzazione direttamente tramite il modem wireless incorporato. In Exchange 2003 è stata inoltre introdotta la possibilità di sincronizzare dispositivi basati su Windows Mobile inviando un messaggio di notifica all operatore cellulare, che a sua volta lo invia al dispositivo portatile per avviare il processo di sincronizzazione. Questa notifica di aggiornamento consente all utente mobile di mantenere aggiornate le informazioni nel proprio dispositivo, migliorando in tal modo la propria produttività e riducendo i tempi di sincronizzazione dei dati. Sono stati inoltre introdotti miglioramenti per gli utenti che desiderano leggere la posta elettronica direttamente nei dispositivi portatili basati su browser o con telefoni cellulari che utilizzano browser HTML, xhtml o chtml. Outlook Mobile Access offre anche un ambiente 11

12 avanzato per l accesso alle informazioni di gestione dei dati personali di Exchange tramite browser dai dispositivi portatili. Nella tabella 3 sono riepilogate le caratteristiche del supporto per i dispositivi mobili. Tabella 3 Nuove caratteristiche per il supporto di dispositivi mobili in Exchange Server 2003 Supporto per dispositivi mobili in Exchange 2003 Nuove caratteristiche Supporto per dispositivi basati su Windows Mobile tramite Exchange ActiveSync Supporto server incorporato per la sincronizzazione tramite connessione wireless con i dispositivi abilitati per Exchange ActiveSync, quali quelli basati su Windows Mobile 2002 e 2003 (dispositivi Microsoft Pocket PC e Smartphone). La sincronizzazione può essere effettuata su richiesta o pianificata, in base a varie impostazioni del dispositivo, e include l accesso remoto alla posta elettronica, al calendario e ai contatti. Utilizzato insieme ad Outlook Mobile Access, consente di accedere alle attività e all Elenco indirizzi globale. Di seguito è riportato un elenco completo delle funzionalità di Exchange ActiveSync: Supporto incorporato in Exchange Server senza necessità di server aggiuntivi per la sincronizzazione mobile o sistemi di reindirizzamento per i computer desktop. Trasferimento di dati con una connessione protetta, direttamente dal dispositivo mobile al server e viceversa. I dati non vengono memorizzati su server intermedi né nella rete aziendale né in quella dell operatore cellulare. Sincronizzazione diretta della posta elettronica, del calendario e dei contatti fra Exchange e i dispositivi mobili. Ottimizzazione per l utilizzo efficiente su reti con larghezza di banda ridotta e latenza elevata. Supporto della sincronizzazione per più caselle di posta elettronica. Utilizzo di tecnologie standard, come le connessioni di rete HTTPS e il formato di dati XML. Supporto per un ampia gamma di tecnologie di rete sottostanti, incluse GPRS, 1xRTT e Supporto di WBXML (Wireless Binary XML) per la trasmissione compressa di elementi XML. Supporto della sincronizzazione avviata dai dispositivi mediante i seguenti metodi: manuale, pianificato o in risposta a una notifica del server. Per semplificare il software client, la logica della sincronizzazione viene interamente gestita sul lato server, inclusa la risoluzione dei conflitti. Supporto del download parziale dei messaggi di posta elettronica. Il client stabilisce quale parte di ogni elemento ricevere inizialmente e, successivamente, può richiedere l elemento completo. Supporto di varie opzioni per il download degli allegati di posta elettronica, inclusi il download automatico, manuale e su richiesta. È possibile configurare il download automatico in base alla dimensione o al tipo di file. Supporto dei limiti di tempo per l archiviazione sul lato dispositivo della posta elettronica e degli elementi del calendario, per ridurre l utilizzo della memoria. Ad esempio, è possibile scegliere di archiviare solo i messaggi di posta elettronica degli ultimi tre giorni e gli elementi di calendario delle ultime due settimane. Il filtraggio in base ai limiti di tempo viene gestito dal server e non è necessario applicare filtri sul client. Supporto dell inoltro e della risposta ai messaggi di posta elettronica direttamente dal server, senza download e upload dei messaggi. 12

13 Supporto per dispositivi mobili in Exchange 2003 Supporto del ripristino dagli errori di comunicazione. Sincronizzazione di più dispositivi mobili con gli stessi dati del server. Supporto delle notifiche di aggiornamento Supporto per i dispositivi basati su browser che utilizzano Outlook Mobile Access Utilizzando sia le notifiche di aggiornamento che la sincronizzazione via etere è possibile mantenere automaticamente aggiornati tutti i dispositivi che supportano Exchange ActiveSync (funzionalità attualmente supportata nei dispositivi basati su Windows Mobile 2003). Quando viene ricevuto un nuovo messaggio nella Posta in arrivo dell utente, Exchange 2003 invia una notifica all operatore cellulare, che avvisa a sua volta il dispositivo e richiede la sincronizzazione. Pertanto, quando si utilizza il dispositivo, quest ultimo risulta sempre aggiornato. L utente può inoltre personalizzare il processo di notifica impostando le preferenze relative agli orari di maggiore e minore attività. Come Outlook Web Access, anche Outlook Mobile Access offre agli utenti mobili l accesso al server Exchange tramite browser HTML, xhtml, chtml e da browser PDA come Pocket Internet Explorer, disponibile nei dispositivi basati su Windows Mobile. Outlook Mobile Access supporta le cartelle di posta elettronica, il calendario, i contatti, le attività e la ricerca nell Elenco indirizzi globale o nei contatti personali, per esempio: Outlook Mobile Access consente di visualizzare il contenuto della cassetta postale, del calendario, dei contatti, delle attività e delle cartelle di Exchange. Da Outlook Mobile Access è possibile cercare voci nell elenco indirizzi globale. È possibile scrivere un nuovo messaggio di posta elettronica utilizzando il menu principale di Outlook Mobile Access. Il menu Preferenze consente di cambiare lingua, fuso orario e formato di data e ora, oltre che di cambiare password e attivare o disattivare l impostazione dei messaggi come letti. Outlook Mobile Access offre funzionalità di posta elettronica complete, incluse la scrittura di nuovi messaggi, la lettura, la risposta, la risposta a tutti, l inoltro, l eliminazione, l applicazione di contrassegni ai messaggi e l impostazione dei messaggi come non letti. Dalla visualizzazione dei dettagli dei messaggi, è possibile passare al messaggio precedente o successivo, chiudere il messaggio o tornare alla schermata principale. La visualizzazione Calendario consente di vedere il giorno attuale, il giorno precedente o successivo oppure un giorno specificato. Tutti gli elementi di calendario possono essere accettati, impostati come provvisori, rifiutati, inoltrati ed eliminati. È inoltre possibile rispondere al mittente, rispondere a tutti e visualizzare i dettagli. Outlook Mobile Access consente di visualizzare le nuove attività e le attività più importanti. Dalla visualizzazione Contatti di Outlook Mobile Access è possibile cercare contatti, crearne di nuovi, esaminare l elenco dei contatti, visualizzare informazioni dettagliate sui contatti e tornare alla pagina iniziale. 13

14 Conclusioni Gli utenti mobili costituiscono una risorsa essenziale per numerose organizzazioni. Il fatto di disporre di personale geograficamente flessibile può infatti determinare un notevole aumento della produttività, assicurando la massima flessibilità nello svolgimento delle attività produttive. Tuttavia, è possibile cogliere questi vantaggi solo garantendo agli utenti una reale produttività e riducendo al minimo le difficoltà tecniche associate all utilizzo dei dispositivi mobili. I miglioramenti apportati in Exchange Server 2003 consentono di raggiungere questo obiettivo. Tramite Exchange 2003, Outlook 2003, Outlook Web Access, Exchange ActiveSync e Outlook Mobile Access, gli utenti di dispositivi mobili possono: Comunicare quando e dove necessario Outlook 2003 è stato progettato per offrire prestazioni ottimali con Exchange 2003 e garantire agli utenti il migliore ambiente on line e off line. La possibilità di lavorare in modo produttivo e di comunicare quando e dove è necessario consente agli utenti di risparmiare tempo e ridurre i costi di comunicazione, oltre che di individuare più facilmente nuove opportunità di business. Risparmiare tempo e ridurre i costi di comunicazione, utilizzando Outlook 2003 da Internet senza ricorrere a una rete VPN Grazie alla possibilità di accedere a Exchange 2003 da Outlook attraverso una connessione HTTP, senza utilizzare una rete VPN, ora è possibile effettuare l accesso anche da un portatile, attraverso una connessione wireless. È possibile utilizzare questa nuova caratteristica per aumentare la produttività e velocizzare le comunicazioni all interno dell organizzazione, ridurre i costi delle infrastrutture VPN e il tempo necessario per le attività di supporto e assistenza generalmente associate alle reti private virtuali. Mantenersi in contatto con i colleghi accedendo a Exchange da dispositivi portatili Si supponga che, con le versioni precedenti, per controllare la posta elettronica o per cercare la prossima riunione nel calendario mentre ci si trova lontano dal proprio ufficio siano necessari da 15 a 30 minuti in più al giorno. La nuova tecnologia Exchange ActiveSync di Exchange Server 2003 consente invece di sincronizzare direttamente tramite una connessione wireless la posta elettronica, il calendario e i contatti con Pocket Outlook, in dispositivi Pocket PC, Pocket PC Phone Edition e Smartphone basati su Windows. I dispositivi mobili basati su browser possono connettersi a Exchange Server 2003 tramite browser HTML, chtml e xhtml. 14

15 Effettuare l accesso in modo facile e veloce Utilizzando praticamente qualsiasi computer, PDA o telefono cellulare in grado di accedere a Internet tramite browser, è possibile inviare e ricevere messaggi di posta elettronica con le versioni di Outlook Web Access e Outlook Mobile Access disponibili in Exchange Effettuare l accesso in qualsiasi situazione, tramite Outlook Web Access Le nuove funzionalità e la nuova interfaccia utente della versione di Outlook Web Access disponibile con Exchange 2003 rendono l ambiente utente molto più simile a quello della versione completa di Outlook Outlook Web Access offre maggiore flessibilità nella connessione alle reti aziendali, consentendo un accesso a Exchange più sicuro e disponibile da qualsiasi computer dotato di browser. Tutti questi vantaggi contribuiscono ad aumentare le potenzialità di utenti e organizzazioni. Ulteriori risorse Per ulteriori informazioni su Exchange Server 2003, visitare Per una panoramica su Exchange Server 2003, consultare il documento Introduzione a Exchange Server 2003, disponibile all indirizzo Per informazioni tecniche su Exchange Server 2003, visitare la pagina dedicata alle risorse tecniche per Exchange Server 2003, all indirizzo Per ulteriori informazioni su Microsoft Office 2003, visitare Per ulteriori informazioni sulle soluzioni mobili basate su Microsoft Windows, visitare i seguenti siti: Per commenti e suggerimenti su questo white paper: inviare un messaggio di posta elettronica in lingua inglese, indicando con un valore compreso tra 1 (scarso) e 5 (ottimo) il giudizio assegnato al contenuto del documento, all indirizzo: exchdocs@microsoft.com specificando nell oggetto Feedback: Mobile Access Using Microsoft Exchange Server

16 2003 Microsoft. Tutti i diritti riservati. Questa pubblicazione è puramente informativa. MICROSOFT NON OFFRE ALCUNA GARANZIA, ESPLICITA O IMPLICITA SUL CONTENUTO. Microsoft, Windows, Windows Mobile, Windows Server, ActiveSync e Outlook sono marchi registrati di Microsoft Corporation. Gli altri marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società. Microsoft - Centro Direzionale S. Felice - Pal. A - Via Rivoltana, Segrate (MI) Visitateci su Internet Servizio Clienti , infoita@microsoft.com