Guida rapida per l utilizzo del servizio OwnCloud-MIUR (versione 1.6)

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1 Sommario Introduzione... 2 L utilizzo dell OwnCloud con il browser Istruzioni per l installazione del client OwnCloud... 4 Utilizzo del client OwnCloud per il caricamento dei giustificativi contabili pag. 1

2 Introduzione Lo scopo del servizio OwnCloud, parallelo al processo di rendicontazione, è mettere a disposizione dei soggetti attuatori uno spazio accessibile per l archiviazione dei giustificativi di spesa dei SAL dei progetti esecutivi. In tale modo la documentazione è subito accessibile a tutti gli utenti coinvolti nella fase istruttoria di valutazione dei SAL con notevole risparmio di tempo, avendo eliminato la trasmissione fisica del CD/DVD al MIUR e la duplicazione di questo in n copie di divulgazione da recapitare agli esperti valutatori. Tale soluzione permette la condivisione immediata dei documenti garantendo comunque la sicurezza e riservatezza degli stessi. Gli utenti possono accedere allo spazio per l archiviazione e consultazione dei documenti tramite il client da installare sulla workstation utente, oppure tramite il browser all indirizzo La soluzione con il client è la migliore dal punto di vista prestazionale nel caso di grossa mole di dati da trasmettere e lentezza del collegamento Internet, poiché il caricamento e la sincronizzazione avviene in background senza presidio della macchina, nel caso che questa sia spenta la sincronizzazione riprenderà all accensione da dove si è interrotta. La configurazione e gestione del client è più complessa del browser e si è vincolati ad una macchina di riferimento. La soluzione di accesso con il browser è quella consigliata poiché permette di accedere al servizio da qualsiasi postazione senza che questa sia opportunamente configurata ed è più facile comprenderne il funzionamento. Inoltre è comunque possibile inviare file con il metodo drag and drop per gruppi di file/cartelle fino a un massimo di 100 alla volta per 500MB. Non è possibile interrompere un caricamento in corso e riprenderlo poi dal punto dell interruzione. I browser collaudati, consigliati che consentono il caricamento dei documenti in modalità drag and drop sono: Opera, Chrome. Questa guida illustra sinteticamente l utilizzo del servizio tramite i browser Opera, Chrome e l installazione e utilizzo del client per il collegamento e invio dei documenti sull OwnCloud-MIUR. Rimandiamo alla lettura del manuale ufficiale, che ogni utente trova nel suo spazio, per l approfondimento di tutte le caratteristiche del servizio OwnCloud. pag. 2

3 AVVISO IMPORTANTE per il trasferimento dei documenti: per il servizio OwnCloud il nome del documento è composto dal nome del documento stesso più il nome di tutte le cartelle all interno delle quali è incapsulato il documento stesso. Poiché il nome non potrà superare i 260 caratteri altrimenti il trasferimento fallisce, si consiglia di controllare la struttura sorgente dei documenti, eliminare le cartelle ridondanti e usare nomi brevi di circa 20/30 caratteri al massimo. L utilizzo dell OwnCloud con il browser. Collegandosi all indirizzo accedere al servizio, la user e la password sono tra loro uguali e sono uguali alla user di SIRIO. Dopo il 1 accesso si consiglia di cambiare subito la password. Individuare la cartella del progetto che interessa, cliccata la cartella si accede alle sottostanti dei SALxx, accedere al SAL che interessa. A questo punto è possibile trasferire i documenti che si hanno a disposizione con modalità drag e drop o tramite il comando carica. Vedere l appendice Allegato 1 della "Guida operativa per le modalità di presentazione e verifica degli stati avanzamento lavori (SAL)" redatta dal MIUR per l organizzazione dei documenti nel CD/DVD. I documenti inviati all OwnCloud non potranno essere successivamente cancellati: nel caso di documento da sostituire inserire un nuovo documento con un suffisso nel nome che indica la nuova versione di un documento già presente. pag. 3

4 Istruzioni per l installazione del client OwnCloud 1. Cliccare sul link 2. Nella sezione Install Desktop Clients cliccare sul pulsante relativo al sistema operativo installato sul proprio PC (le immagini che seguono fanno riferimento al sistema operativo Windows) 3. Cliccare sul pulsante Esegui per eseguire il set up (l operazione dura qualche minuto) 4. Rispondere Si alla domanda Consentire al programma seguente di apportare modifiche al computer? 5. Apparirà la seguente finestra. Premere Avanti pag. 4

5 6. Premere Avanti 7. Premere Installa (l operazione dura qualche minuto) pag. 5

6 8. Una barra mostrerà l avanzamento dell installazione. 9. Premere Avanti pag. 6

7 Premere Fine Guida rapida per l utilizzo del servizio OwnCloud-MIUR (versione 1.6) 10. Premere Fine pag. 7

8 11. Ora occorre procedere con la configurazione per la connessione all OwnCloud- MIUR 12. Nella casella di testo Indirizzo server, dopo digitare owncloudmiur.cineca.it/owncloud e poi premere il pulsante Successivo pag. 8

9 13. Inserire nel campo Nome utente la username usata su SIRIO e ripeterla nel campo Password (al primo accesso si consiglia di modificare la password). Poi premere il pulsante Successivo pag. 9

10 14.Cliccare sul pulsante posto accanto all icona Cartella locale per scegliere il percorso locale in cui caricare la documentazione che vogliamo inoltrare all OwnCloud (oppure accettare quella proposta). Infine premere il pulsante Connetti 15. Apparirà la seguente maschera pag. 10

11 Cliccando su Apri owncloud nel browser si può accedere al server OwnCloud tramite il browser. Cliccando su Apri cartella locale si consulta la cartella scelta al passo precedente, nel mentre aggiornata con la struttura da usare per il caricamento dei documenti del progetto di vostra competenza come di seguito illustrato nell esempio. Inoltre, nella cartella è presente un manuale esaustivo che illustra le caratteristiche dell OwnCloud. 16. Cliccare su Fine per terminare la configurazione. Utilizzo del client OwnCloud per il caricamento dei giustificativi contabili. Una volta installato il client, il caricamento dei documenti contabili sul cloud avviene semplicemente copiandoli nella cartella locale indicata, suddividendoli secondo le modalità indicate nell appendice Allegato 1 della "Guida operativa per le modalità di presentazione e verifica degli stati avanzamento lavori (SAL)" redatta dal MIUR e di seguito riportata. I documenti caricati localmente saranno automaticamente sincronizzati sull OwnCloud; quindi anche nel caso di grandi dimensioni i documenti saranno inviati all OwnCloud in background, è sufficiente che la postazione sia accesa e collegata alla rete Internet. Inoltre, in caso di interruzione, la sincronizzazione sarà ripresa automaticamente dal punto in cui si è interrotta. La disponibilità dei documenti a tutti gli altri utenti abilitati sarà immediata durante la sincronizzazione/caricamento, senza necessità che questa operazione sia conclusa per l intero SAL. pag. 11

12 I documenti inviati all OwnCloud non potranno essere successivamente cancellati: il servizio gestisce le duplicazioni ed il versionamento dei documenti. pag. 12

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