V 2 IP breve manuale d'uso

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1 V 2 IP breve manuale d'uso Indice V2IP semplicità d'uso...2 Caratteristiche e funzionalità...3 Requisiti e specifiche tecniche...9 Recapiti supporto tecnico...10 V2IP_GuidaUtente odt - 1

2 V 2 IP semplicità d'uso Prima di accedere alla vostra V 2 IPmeeting room assicuratevi di avere con voi un set di cuffie (anche dei semplici auricolari vanno bene). L uso delle cuffie consente una migliore esperienza, evitando un fastidioso ritorno d audio che si innescherebbe tra altoparlanti e microfono in assenza delle stesse. Inoltre per una migliore rispondenza della vostra macchina, assicuratevi di non avere altre applicazioni aperte. Una volta raggiunta la vostra V 2 IPmeeting room vi troverete in questa finestra. La prima cosa da fare è impostare la propria lingua scegliendola dal menù a tendina sulla parte in alto a destra della finestra. Impostata la lingua, la seconda operazione consiste nell attivare il canale audio, cliccando una volta sull icona in alto a sinistra raffigurante le cuffie. Una piccola finestra di popup vi chiederà il permesso di attivare la comunicazione audio: acconsentite. Entrati in room anche con l audio sarete in grado di comunicare con gli altri partecipanti. Se sentite solo una musica di sottofondo, vuol dire che siete arrivati per primi e nessun altra connessione audio è aperta. Se volete potete attivare anche la connessione video, attraverso l apposita icona sempre in alto a sinistra, raffigurante una webcam. Anche in questo caso una piccola finestra di popup vi chiederà il permesso di attivare la comunicazione video: acconsentite. V2IP_GuidaUtente odt - 2

3 Caratteristiche e funzionalità Nella descrizione che segue ci si riferirà al moderatore come all'utente responsabile della sessione, ossia l'utente al quale sono demandate prerogative quali: disabilitare il microfono dei partecipanti; chiudere il canale audio ai partecipanti (disabilita il microfono e gli altoparlanti/cuffie); concedere e togliere lo status di presentatore ai partecipanti Nella descrizione che segue ci si riferirà a presentatore come all'utente che in un determinato momento ha la gestione della presentazione e può caricare documenti e condividere lo schermo. Al presentatore sono affidate le seguenti funzionalità: importare documenti sulla lavagna di presentazione utilizzare gli strumenti della lavagna di presentazione (sfogliare le pagine, ingrandire l'immagine, utilizzare la matita, evidenziare etc.) attivare la condivisione dello schermo Di seguito riportiamo una breve descrizione delle funzionalità correlate alle varie icone e pulsanti: a) Comandi generali di impostazione e gestione consente di attivare/disattivare il canale audio (altoparlanti/cuffie e microfono); consente di attivare/disattivare il canale video (web-cam); consente al presentatore di condividere il proprio schermo; ricordiamo che la condivisione dello schermo richiede molta più banda; consente di impostare la lingua di gestione dell'aula; consente di uscire dalla room; consente di resettare le posizioni di tutte le finestre aperte sul sistema (presente in basso a destra). V2IP_GuidaUtente odt - 3

4 2) Finestra Web Partecipanti Questa finestra contiene l'elenco dei partecipanti alla riunione, ne evidenzia il ruolo e lo stato durante le varie fasi della riunione. indica il ruolo di moderatore del meeting, ovvero colui che è designato a gestire la riunione ed ha potere di dare e togliere l'audio ad ogni singolo partecipante, riceve le richieste di intervento tramite alzata di mano e può dare e togliere ai partecipanti la gestione della lavagna per la presentazione di documenti. è abbinata a chi tra i partecipanti, in quel momento, ha lo stato di presentatore e dunque la gestione della lavagna e della presentazione. consente al moderatore di cedere il controllo della lavagna ad un altro partecipante; consente ai partecipanti di chiedere la parola, utile nel caso in cui il moderatore abbia temporaneamente disattivato il microfono ai partecipanti; V2IP_GuidaUtente odt - 4

5 c) finestra Voce Partecipanti questa finestra indica lo stato dell'audio dei partecipanti; in particolare: precede il nome del partecipante e consente al coordinatore di disattivarne il microfono, nel qual caso il pulsante si trasformerà in.un ulteriore click riattiva l'audio. visibile sulla finestra solo con funzione mouse over, consente di espellere dal canale audio un utente, ossia disabilitare sia il microfono che gli altoparlanti/cuffie dell'utente consente al moderatore di disattivare il microfono a tutti i partecipanti ad esclusione di chi ha lo stato di presentatore; Il pulsante consente di fissare lo stato del canale audio di un partecipante, per cui se successivamente si cliccasse mute/unmute all non si modificherebbe lo stato del canale audio di questo partecipante; V2IP_GuidaUtente odt - 5

6 d) finestra lavagna la lavagna è gestibile solo da chi ha lo stato di presentatore: consente di caricare un documento presente ne proprio pc sulla lavagna; consentono di avanzare o retrocedere tra le pagine del documento caricato; consente di aprire delle miniature delle pagine del documento caricato al fine di poter scorrere il documento stesso; consente di zoomare il documento presente in lavagna consente di resettare lo zoom; consente di aprire il pannello strumenti della lavagna; una volta aperto il pannello strumenti, troverete i seguenti pulsanti: attiva la matita; attiva lo strumento quadrato ; attiva lo strumento cerchio ; ripulisce la slide dagli eventuali segni inseriti; annulla l'ultimo segno inserito; cambia il colore della matita; modifica lo spessore della matita; V2IP_GuidaUtente odt - 6

7 e) finestra di chat La chat di V2IPmeeting consente di comunicare in modo pubblico e privato con i partecipanti alla chat. La finestra apre di default la sola chat pubblica contraddistinta dal tag Tutti. Premendo il tag + troverete l'elenco delle chat private disponibili ed una serie di settaggi per la vostra chat. Potrete infatti scegliere la dimensione del font, la vostra lingua di chat e se volete una traduzione simultanea della chat nel caso gli altri partecipanti dovessero scrivere in una lingua diversa della vostra. E' importante scegliere la vostra lingua anche in questa finestra i modo da consentire la traduzione simultanea agli altri partecipanti qualora l'avessero attivata. Cliccando sul nome dei partecipanti si apriranno ulteriori chat, ciascuna contraddistinta da un tag con il nome del partecipante. V2IP_GuidaUtente odt - 7

8 Il testo inserito sulla pannello di chat tutti sarà pubblico e quindi visto da tutti; il testo inserito in un pannello di chat di un singolo partecipante sarà privato e visto solo dal partecipante in oggetto. Un pannello di chat colorato in giallo indica un messaggio in attesa di esser letto. Il taso consente di cambiare colore al carattere della chat V2IP_GuidaUtente odt - 8

9 Requisiti e specifiche tecniche Per un utilizzo ottimale di V 2 IPmeeting si consiglia che i propri sistemi rispondano ai seguenti requisiti: 1. requisiti relativi ai computer degli utenti risoluzione video consigliata 1024x768 pixel o superiore; scheda audio con cuffie e/o altoparlanti (si consiglia l'utilizzo delle cuffie per evitare eco e ridondanza del traffico dati); connettività Internet a banda larga (ADSL o superiore), la velocità in download e upload non dovrebbe essere inferiore a 320 Kbps; 2. requisiti sulle configurazioni dei browser Internet Explorer ver.7.x o superiore, Mozilla Firefox 3.0 (disponibile per tutti i sistemi operativi) o superiore. cookie abilitati, per il salvataggio sul PC di alcune informazioni inviate dal server; abilitazione della visualizzazione di popup; Javascript e supporto XML abilitati; plugin Flash Player: versione o superiore; JRE (Java runtime environment) indispensabile se si vuole abilitare anche la funzione di desktop-sharing, consigliato Java SE6/JRE 1.6, versione minima Java 5 (JRE 1.5); 3. configurazioni dei sistemi di packet filtering, router, proxy e firewall accesso alla porta 80, dati erogati su protocollo HTTP; accesso alla porta 1935, dati erogati su protocollo RTMP (Real Time Messaging Protocol); accesso alla porta 9123 necessaria per l'utilizzo della funzione di desktop sharing. V2IP_GuidaUtente odt - 9

10 Per quanto riguarda i documenti/files utilizzabili durante i meeting, i formati compatibili sono: documenti in pdf; documenti open-office; documenti Microsoft Office, nei formati doc, xls e ppt; immagini jpg e png. Il numero di pagine del singolo file non deve superare le 100 unità, inoltre per documenti di dimensione superiore ai 5 Mbyte va tenuto presente che l'upload (caricamento sulla piattaforma) può richiedere tempi lunghi in funzione della banda a disposizione dell'utente. Durante la presentazione di un documento, i tempi di transizione da una pagina all'altra potrebbero variare, alcune pagine contenenti loghi o grafica potrebbero richiedere più tempo per essere visualizzate. Recapiti supporto tecnico Per qualunque dubbio, informazione o richiesta di supporto vi invitiamo a contattare il servizio di Help Desk, disponibile tutti i giorni dalle 09:00 alle 18:00 ai numeri e , oppure via tramite l'indirizzo V2IP_GuidaUtente odt - 10

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