AGENZIA DI VIAGGIO CONVENZIONATA CARLSON WAGONLIT ITALIA S.R.L.

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1 AGENZIA DI VIAGGIO CONVENZIONATA CARLSON WAGONLIT ITALIA S.R.L. Il servizio prevede l'utilizzo della piattaforma CWT Book2go all'indirizzo : Le modalità di prenotazione sono due: la prima "online" è self service (SBT) la seconda "offline" (BTC) è di tipo assisted. Per entrambe tuttavia, ai fini dell'emissione dei titoli di viaggio e/o dei voucher per gli altri servizi, è comunque previsto l'intervento dell'agenzia che opera negli orari di esercizio (8:30 18:30 selfservice; 8:30 19:00 assisted) giorni lavorativi; Ogni utente verrà profilato dalla CWT e riceverà le credenziali di accesso alla piattaforma CWTBook2go, sul proprio profilo ogni utente potrà/dovrà inserire tutte le sue informazioni utili e necessarie a rendere efficiente il servizio. Tutte le carte alate o di agevolazioni particolari, le sue preferenze durante i voli (per esempio il posto in cui sedersi), le preferenze di compagnie aeree o di tratte particolari etc; tutte queste informazioni una volta inserite verranno trattate dall agenzia in fase di proposte di viaggio e tutte le agevolazioni (punti o altro) saranno riconosciute sulle varie carte personali. Ogni modifica rispetto alla mail personale dovrà essere comunicata alla propria segreteria affinchè provveda alle opportune comunicazioni all agenzia in fase di inoltro settimanale del file di profilazione sede. La modalità on line SELF SERVICE non prevede costi di agenzia e le transazioni saranno pagate dall Ente tramite il servizio di BTA (Business travel Account con American Express) per l'acquisto di alcuni servizi (Hotel, noleggio auto ed alcuni voli low-cost) potrà essere richiesta una carta di credito personale, a tal proposito l INFN tramite AMEX permette di ottenere, su richiesta, una carta di credito corporate a zero costi valida fino alla durata contrattuale a valere sui singoli c/c degli utenti INFN (per i dettagli vedi il sito di AC nelle utilities - American Express spese a carico dell INFN). In questa modalità si deve concludere la transazione e mandare all agenzia entro gli orari di apertura dell agenzia stessa (dalle 8:30 alle 18:30 dal lun-ven) affinchè quanto da noi identificato come acquisto possa essere emesso come titolo di viaggio. Tutto quello che sfora questi orari NON verrà formalizzato e quindi si dovrà riproporre la richiesta self-service il giorno successivo oppure andare immediatamente in modalità assisted. La modalità offline ASSISTED prevede invece il pagamento di una fee, il cui costo è modulato come segue: 1) per prenotazioni standard(fatte cioè in data non inferiore a 6 gg. lavorativi antecedenti la data di partenza) 4,05 2) per prenotazioni urgenti(fatte cioè in un periodo compreso tra una data non superiore a 5 gg. lavorativi e non meno di 5 Ore antecedenti la data di partenza e, comunque, entro le ore 13 del giorno di partenza (ove la partenza sia successiva alle ore 18.00) 9,40 3) per prenotazioni in emergenza cioè fatte al di fuori dell'orario di esercizio dell'agenzia sopra indicati, via telefonoal n , 14,50 La modalità assisted prevede una risposta da parte dell agenzia, via mail al vostro indirizzo di posta, di almeno 3 possibili soluzioni di viaggio. In caso di annullamenti e/o modifiche la transazione sarà sempre assisted per il costo della fee vedi parte finale della TRAVEL POLICY INFN allegata. Nel caso di missioni le cui spese siano a carico di strutture diverse dalla propria NON è possibile usare la modalità di prenotazione self-service ma solo la modalità Assisted, dando indicazioni circa la struttura che pagherà la missione, (nel campo appositamente creato nella procedura). 1

2 A scopo cautelativo è inoltre consigliabile inviare anche una mail a: (per il testo della mail vedi comunicazioni inoltrate alle varie segreterie amministrative dal RUP dr.ssa Michela Pischedda). BIGLIETTERIA FERROVIARIA NAZIONALE TRENITALIA Per la prenotazione ed emissione di biglietti e carnet ferroviari NON usare l'agenzia; potete sfruttare il link al sito di Trenitalia (che abbiamo fatto inserire sul portale dell agenzia stessa) ed usare la prenotazione diretta. Per accedere al portale Trenitalia occorre preventivamente essere stati accreditati, tale accreditamento avviene ad opera della vostra struttura e di un suo locale amministratore/trenitalia appositamente nominato. Ogni utente una volta accreditato otterrà le credenziali di accesso e un PIN (strettamente personale) per gli acquisti. Ogni utente sul proprio profilo potrà inserire eventuali carte frecce/o agevolazioni particolari e ad ogni acquisto i punti saranno caricati direttamente sulle carte inserite. L'accordo diretto INFN/TRENITALIA consente di non pagare fee e di garantire al ns. Ente uno sconto sul fatturato, si invitano quindi tutti gli utenti a non utilizzare compagnie concorrenti a Trenitalia. Anche sul portale Trenitalia la biglietteria è pagata direttamente dall INFN (tramite una BTA con Amex). Gli acquisti della biglietteria per missioni per conto di sezioni diverse dalla propria devono essere effettuati utilizzando il profilo JOLLY/sezione pagante che vi verrà dato dalla sezione pagante su vostra richiesta in apertura dell autorizzazione missione. BIGLIETTERIA FERROVIARIA INTERNAZIONALE L accordo INFN/Trenitalia non prevede (per ora) l emissione dei biglietti internazionali i quali, quindi, andranno richiesti all agenzia CWT in modalità assisted. Una volta ottenuto il codice del biglietto da parte dell agenzia, il biglietto dovrà essere stampato presso le varie stazioni ferroviarie. (stiamo lavorando per capire come si possa migliorare questo aspetto del servizio). Alcuni dati utili per l utente: Servizio Clienti CWT: https://portal.carlsonwagonlit.com Per prenotazioni di voli, biglietti ferroviari, pernottamenti in hotel, noleggi auto, emissioni di visti e per qualsiasi altra esigenza legata alle tue trasferte di lavoro, ecco i tuoi contatti: Link per i tool online Telefono: Fax: Branch Manager: Giovanna D Angelo Orari di esercizio Ufficio Prenotazioni: Lun-Ven, Customer Satisfaction : In questa importante sezione trovi l indirizzo mail cui manifestare la tua soddisfazione per il servizio reso da CWT oppure per segnalare eventuali criticità che hai incontrato durante un viaggio o nell elaborazione di una proposta di viaggio. Help Desk Tecnico CWT: Per problematiche tecniche legate all utilizzo degli strumenti online CWT (CWT Portal, CWT Portrait, CWT Book2Go) INOLTRE: Per essere sempre informato sulle ultime novità e sui trend di settore, consulta il nostro sito internet: e iscriviti alle nostre newsletter inviando una a 2

3 Travel Policy dell Istituto Nazionale di Fisica Nucleare Introduzione Il presente documento recepisce le disposizioni alle quali dovrà attenersi la CWT in materia di gestione dei servizi legati alle missioni del personale dell INFN. La CWT a partire dalla data di sottoscrizione del contratto con l INFN prenota, emette, consegna titoli di viaggio e fornisce report dettagliati sui titoli relativi a: Biglietteria aerea (nazionale, internazionale, intercontinentale); Biglietteria ferroviaria Biglietteria marittima; Prenotazioni alberghiere (nazionali ed internazionali di alberghi). La CWT, inoltre, effettua: altri servizi legati ai viaggi per motivi di servizio: cancellazione e rimborso di titoli non utilizzati dal viaggiatore servizio di rilascio visti Ambito di Applicazione Il presente documento verrà applicato da tutto il personale della CWT preposta alla gestione delle trasferte del personale dell INFN a tutto il personale autorizzato a recarsi in missione in Italia e all estero, il quale dovrà attenersi alle disposizioni contenute nel presente documento. Travel policy L Agenzia di viaggio provvede all individuazione della miglior soluzione di viaggio secondo i seguenti parametri: 3

4 SELF BOOKING TOOL a) low cost SERVIZIO ASSISTED b) easy (tariffa economy bloccata, non rimborsabile e non modificabile) Biglietto aereo nazionale e internazionale: Le soluzioni di viaggio (inclusi i low cost) verranno riportate in ordine di prezzo c) easy flex (tariffa economy modificabile e rimborsabile con penali di importo variabile) d) confort full flex (tariffa economy completamente modificabile e rimborsabile senza penali) solo su richiesta Eventuali deroghe sono ammesse per indisponibilità di posti su un volo che renda necessario il passaggio a classe superiore, o del soggetto che si reca in missione per imprevisti occorsi durante il viaggio stesso. Classe Economy Biglietto aereo intercontinentale voli no stop Dipend. VIP Classe Economy Classe Business per i voli di durata superiore a 5 ore Consentita Business su motivazioni particolari (mediche o di altro genere) Classe Business per i voli di durata superiore a 5 ore Economy su richiesta Viaggi in nave (compresi aliscafo e nave veloce): non applicabile Biglietto I classe. Biglietto ferroviario: non applicabile Prima o Seconda Classe su richiesta dell utente, tariffa Base Auto a nolo, Italia ed Estero: auto a nolo di media cilindrata (Compact) con assicurazioni obbligatorie (esposte in ordine di prezzo) auto a nolo di media cilindrata (Compact) con assicurazioni obbligatorie L uso di Furgoni è consentito su esplicita richiesta e per motivate esigenze di trasporto materiale e /o attrezzature Pagamento diretto (Carta Individuale a garanzia) Pagamento CWT 4

5 SELF BOOKING TOOL SERVIZIO ASSISTED limite in policy EURO 200 al giorno limite in policy EURO 200 al giorno comprensivo di prima colazione, qualora la stessa sia inserita in tariffa comprensivo di prima colazione, qualora la stessa sia inserita in tariffa Albergo Italia: Possibile la ricerca per indirizzo di destinazione logisticamente compatibile con il luogo della trasferta indicato. Pagamento diretto (Carta Individuale a garanzia) Pagamento CWT Qualora non fosse possibile reperire strutture con prezzi rientranti nei massimali sopra indicati (ad esempio in occasione di fiere, congressi ed in periodi di criticità similari), si potrà utilizzare una struttura/camera con costo superiore. Questi casi dovranno essere opportunamente dettagliati da una dichiarazione scritta rilasciata da CWT. esposti in ordine di prezzo proposte nel massimale convenzionale di EURO 200 comprensivo di prima colazione, qualora la stessa sia inserita in tariffa comprensivo di prima colazione, qualora la stessa sia inserita in tariffa Albergo Estero: Pagamento diretto (Carta Individuale a garanzia) Pagamento CWT Qualora non fosse possibile reperire strutture con prezzi rientranti nei massimali sopra indicati (ad esempio in occasione di fiere, congressi ed in periodi di criticità similari), si potrà utilizzare una struttura/camera con costo superiore. 5

6 entro le ore del giorno lavorativo precedente la prima partenza, richieste di annullamenti e modifiche dovranno essere inserite nel tool Annullamenti e variazioni richieste urgenti entro gli orari di esercizio del Team (Lun-Ven, ) dovranno essere inviate per richieste urgenti fuori gli orari di esercizio del Team dovranno essere comunicate telefonicamente al servizio di emergenza CWT In base alle tempistiche di ricezione, le variazioni sono effettuate con le stesse modalità operative previste per la prenotazione: servizio standard/urgente (tramite tool o mail) o servizio di emergenza (tramite numero telefonico di CWT) CWT provvederà ad effettuare rimborsi parziali/totali, dove previsto NB: il servizio di emergenza potrà effettuare modifiche che prevedano penali o integrazione di tariffa solo se preventivamente e permanentemente autorizzati da INFN 6

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