CONVALIDA DEI METODI DI PROVA

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1 CONVALIDA DEI METODI DI PROVA Dott. Tommaso Miccoli Milano, 4-5 Novembre

2 Secondo UNI EN ISO 17025: 2005 la convalida è: La conferma attraverso esame e l apporto di evidenza oggettiva che i requisiti particolari per l utilizzazione prevista sono soddisfatti". Secondo ISO 9000:2005 la convalida invece è: Conferma, sostenuta da evidenze oggettive (p.to 3.8.1) che i requisiti (p.to 3.1.2) relativi a un utilizzo o ad una applicazione specifici previsti sono stati soddisfatti. 2

3 BISOGNI Riscontro oggettivo di aver realizzato proprio ciò che si voleva realizzare 3

4 Nel definire un progetto per lo sviluppo di un metodo di prova, non bisogna solo considerare aspetti cogenti e tecnici ma anche temporali, economici, e più in generale aspetti riguardanti risorse che potranno avere un peso rilevante nella futura applicazione del metodo di prova in fase di produzione. Ad esempio, la scelta di una tecnica di prova o di un apparecchiatura di misura può costituire non solo un aspetto tecnico ma coinvolgere anche dettagli organizzativi e gestionali, quali i tempi necessari all'esecuzione della prova e di conseguenza aspetti di costi da addebitare ai clienti 4

5 ORGANIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IN FASE DI SVILUPPO La norma UNI EN ISO per quanto attiene la documentazione e le registrazioni ne prevede i requisiti ai punti 4.3 e 4.13 per tenerle sotto controllo Nel punto richiede la definizione delle Responsabilità e regole per la raccolta ed archiviazione dei dati di validazione? Si possono utilizzare metodi semplici, snelli ma chiaramente in grado di correlare attività e dati a supporto della validazione effettuata 5

6 ORGANIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IN FASE DI SVILUPPO Le diverse tipologie di documenti dovrebbero essere raccolte in Fascicoli/ File del processo di"sviluppo e validazione del metodo" che consentiranno di documentare l'attività svolta. Nella fase dello Studio di Fattibilità potrebbe non essere necessario rendere disponibili tutti i documenti di progetto in quanto a volte si tratta di veri e propri tentativi sperimentali effettuati allo scopo di individuare le strade più idonee da seguire. In questa fase potrebbe essere sufficiente archiviare informazioni sintetiche dei dati prestazionali ottenuti nella fase dello studio di fattibilità(es. tabelle, grafici etc.). Ciò allo scopo di consentire un accesso veloce alle informazioni necessarie durante i riesami e nello stesso tempo non appesantire l'archiviazione dei documenti. 6

7 ORGANIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IN FASE DI SVILUPPO Nella macrofase della Validazione, invece, vanno conservate tutte le registrazioni, i fogli di calcolo, gli output strumentali, le tabelle, etc. in quanto tale documentazione costituisce la struttura che andrà a supportare i dati prestazionali del metodo riportati nella dichiarazione di validazione. L' organizzazione del fascicolo di progettazione, ad es. in cartelle/files, dovrebbe garantire la possibilità di un aggiornamento continuo e indipendente rispetto all intero dossier in modo tale da costituire di fatto un documento autonomo inserito nella raccolta completa. Diventa fondamentale gestire la configurazione complessiva che porterà, al congelamento di tutta la documentazione raccolta allorquando si completerà lo sviluppo con la 7

8 ORGANIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IN FASE DI SVILUPPO Fascicolo Validazione MI 01 rev.2 8

9 ORGANIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IN FASE DI SVILUPPO Diventa fondamentale gestire la configurazione complessiva che porterà, al congelamento di tutta la documentazione raccolta allorquando si completerà lo sviluppo con la validazione 9

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11 STUDIO DI FATTIBILITA La descrizione dello studio di fattibilità è stata volutamente trattata in forma semplificata per non vincolare gli utilizzatori a schemi predefiniti trattandosi di una fase molto variabile in funzione sia della tipologia del metodo da sviluppare, sia della cultura e tipo di strumenti presenti all interno dell Organizzazione interessata. Rappresenta la macro-fase preliminare alla validazione vera e propria ed ha lo scopo di acquisire indicazioni in merito alla sostenibilità del progetto del metodo di prova sia in termini economici sia in termini di sperimentazione tecnica. 11

12 STUDIO DI FATTIBILITA Operativamente lo studio di fattibilità consiste in una fase sperimentale atta a verificare la reale fattibilità delle ipotesi formulate in fase di sviluppo operativo delle specifiche iniziali del metodo ed arrivare, di conseguenza, a definire più puntualmente i dati e requisiti di base per la successiva fase di validazione. Tale fase si può considerare conclusa con il rilascio del documento che costituirà i dati e requisiti di base della successiva fase di validazione(documento in ingresso). 12

13 STUDIO DI FATTIBILITA Lo studio di fattibilità può essere anche non effettuato nei casi in cui si possiedono già informazioni sufficientemente credibili per redigere i dati e requisiti di base. Tale disponibilità può riguardare tutti i dati o solo parte di essi perciò in funzione di ciò, lo studio di fattibilità può essere avviato per tutti i dati riportati nelle specifiche iniziali del metodo o solo per alcuni di essi. Infatti, ad esempio, se le conoscenze possedute e derivanti da esperienze precedenti portano a definire, con ragionevole confidenza, che solo alcune specifiche iniziali necessitano di studio preliminare(ad esempio la sensibilità ed il recupero che il metodo di prova dovrà garantire per uno specifico analita) lo studio di fattibilità riguarderà solo tali caratteristiche mentre le altre informazioni saranno direttamente inserite nei "Dati e requisiti di base" per la successiva fase di validazione. 13

14 STUDIO DI FATTIBILITA Gli elementi di ingresso di tale fase dovrebbero essere costituiti oltre che dalle caratteristiche generali del metodo di prova (esigenze da soddisfare in relazione all'utilizzo, vincoli derivanti da requisiti cogenti, previsioni di tipo economico basate sulle potenziali richieste del mercato) anche da informazioni desunte dalla documentazione tecnica esistente (metodi similari, articoli già pubblicati, esperienze precedenti etc.). I risultati di queste valutazioni iniziali dovrebbero essere comunque sintetizzati in una scheda riepilogativa delle considerazioni finali a cui si è giunti e la documentazione tecnica a cui si fa eventualmente riferimento. 14

15 STUDIO DI FATTIBILITA Lo studio di fattibilità può essere suddiviso in tre fasi e precisamente: - fase iniziale - fase di messa a punto - fase finale. 15

16 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase Iniziale Inizia con le esigenze di sviluppare un nuovo metodo di prova in quanto non disponibile, tra quelli già emessi da Enti di Normazione Ufficiali un metodo di prova appropriato che possa essere utilizzato tal quale e termina con l identificazione delle caratteristiche, tutte o parte, da sottoporre a studio di fattibilità In genere nella fase iniziale si effettua una ricerca bibliografica tendente a verificare l esistenza di documentazione tecnica quale metodi similari, articoli tecnici, esperienze precedenti, etc.. Nei casi in cui non si riescano a reperire informazioni utili alle esigenze suddette e si dovrà procedere in maniera completamente autonoma, quasi certamente sarà necessaria l effettuazione dello studio di fattibilità in forma completa. Tale approccio, in alcuni ambiti, definisce questa tipologia di metodi come"metodi interni" o metodi in house. 16

17 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase Iniziale In particolare ci si orienterà in modo più o meno significativo verso quelle caratteristiche che più direttamente sono collegate con le esigenze che hanno originato le esigenze della progettazione. Ad esempio se si ha l esigenza di estendere su matrici differenti l utilizzo di un metodo di prova, per prima cosa si verificheranno quegli aspetti tecnici legati direttamente all effetto matrice, esempio recupero, interferenze, ecc.. Saranno quindi queste caratteristiche ad essere sottoposte allo studio di fattibilità tralasciando per il momento le altre che, potrebbero entrare in gioco direttamente nella fase di validazione e tralasciate nello studio di fattibilità (esempio stima della precisione e calcolo dell incertezza di misura). 17

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19 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase Iniziale Dovrebbe essere generato un documento contenente le informazioni riguardanti, ad esempio, i seguenti aspetti: - esigenze finali da soddisfare in relazione all utilizzo previsto; - limiti di costo analitico in relazione al mercato/volumi previsti; - vincoli derivanti da requisiti cogenti; - matrici interessate; - parametri, grandezze, campi di misura da sottoporre a prova; - intervallo di linearità; - sensibilità analitica; - incertezza di misura. - tecnica da utilizzare; - parametri critici da monitorare; - apparecchiature da utilizzare; - reagenti e materiali di riferimento necessari; -misure di sicurezza particolari da osservare oltre a quelle già identificate; - ogni altra informazione ritenuta utile per la fase in questione. - altri vincoli; 19

20 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase di Messa a Punto Il passaggio tra la fase iniziale e quella di messa a punto dovrebbe essere supportato da un riesame. In genere il riesame rappresenta un momento di confronto tra le interfacce organizzative e tecniche interessate alla progettazione e sviluppo del metodo. Ha l obiettivo di valutare non solo gli aspetti inerenti le attività tecniche da effettuare, ma anche di identificare le risorse necessarie ed i tempi richiesti per lo svolgimento delle attività. In ingresso al riesame sono resi disponibili i documenti, appunto da riesaminare, ed in uscita vengono prese decisioni in merito al rilascio della documentazione tecnica, costituita dalle specifiche relative alle attività da sviluppare, una pianificazione relativa ai tempi necessari al loro completamento e l identificazione delle risorse che sono necessarie. Del riesame approvato dovrebbe essere reso disponibile un documento, rappresentato dal verbale della riunione normalmente strutturato in partecipanti, argomenti trattati e decisioni prese. 20

21 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase di Messa a Punto Nello specifico il riesame iniziale dello studio di fattibilità ha come scopo quello di approvare l avvio dell omonima macrofase valutando gli aspetti più rilevanti relativi alle attività da compiere ed ai tempi previsti per il loro svolgimento attraverso anche la valutazione delle risorse necessarie. In uscita dal riesame dovrebbero essere rilasciate le specifiche iniziali del metodo, costituite dal documento finale della fase iniziale arricchito dalla pianificazione delle fasi e dei tempi necessari alla messa a punto del metodo stesso. Qualora nel corso della riunione di riesame dovessero emergere situazioni di incompatibilità tra richieste formulate ed esigenze individuate, possono essere modificate tali richieste modificando le specifiche di partenza adattandole alle nuove esigenze. Tali variazioni possono essere relative a esigenze di indisponibilità di strumentazione, di competenze, di tempi inadeguati, di costi, etc. 21

22 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase di Messa a Punto Possiamo quindi affermare che la fase di messa a punto comincerà nel momento in cui saranno note le informazioni sulle attività di tipo tecnico da effettuare e si concluderà con la disponibilità dei dati relativi alle informazioni raccolte nella fase sperimentale che serviranno, nella fase finale, per la stesura della bozza del metodo di prova. Tali dati possono essere sottoposti a riesame prima di passare alla fase finale dello studio di fattibilità. Le attività operative inerenti la fase di messa a punto dipendono ovviamente dalla tipologia del metodo da sviluppare e possono riguardare le seguenti attività: 22

23 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase di Messa a Punto Fase di lettura Strumentale Riguarderà le prove preliminari sul composto puro in quanto fondamentali per la determinazione delle seguenti caratteristiche: condizioni operative strumentali, sensibilità strumentale; linearità della curva di taratura; linearità del campo di applicazione e le prove preliminari su matrici reali fondamentali per verificare la presenza di effetti matrice; confermare o meno le condizioni operative; scegliere le modalità di taratura. Fase Preparativa Nella fase preparativa dovrebbero essere effettuate le attività che riguardano le prove preliminari per il trattamento del campione, fondamentali per la determinazione della quantità del campione, delle modalità di estrazione e concentrazione, la valutazione preliminare delle prove di recupero. Saranno inoltre effettuate le prove su matrici reali addizionate con concentrazioni note dell'analita o con materiali di riferimento, fondamentali per la determinazione dell accuratezza del metodo di prova. Queste consisteranno nella pianificazione ed effettuazione di una serie di prove sulla matrice reale dove è stato aggiunto il principio da ricercare utilizzando materiali di riferimento e/o materiali di riferimento certificati. 23

24 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase di Messa a Punto Prove di ripetibilità su campioni reali Sono effettuate sulle matrici dei campioni reali che si intende sottoporre a prova. Dovrebbero essere effettuate su almeno 2 livelli di concentrazione degli analiti cercati per ciascuna matrice. In pratica si verifica la rispondenza/scostamento con i valori target definiti nelle specifiche iniziali identificando un piano per un eventuale intervento. Stima preliminare incertezza estesa E una attività che può essere anche non effettuata a questo livello dello sviluppo. Dipenderà dalle informazioni possedute e dagli obiettivi da ottenere. Qualora si decida di effettuarla si dovranno valutare tutti i differenti contributi dell incertezza estesa ed individuare le componenti più significative su cui intervenire qualora il risultato non fosse accettabile. Si dovrà infine identificare un piano per la sua eventuale riduzione. 24

25 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase Finale La fase finale dello studio di fattibilità non viene effettuata qualora a conclusione della messa a punto si valuterà che non è possibile procedere alla validazione del metodo per ragioni tecnico-economiche che dovrebbero essere esplicitate in un riesame. Qualora si valuti positivamente il proseguo della attività di validazione si procederà alla classificazione accurata delle informazioni raccolte che dovranno consentire la stesura del documento "Dati e requisiti di base. I dati e requisiti di base potranno essere sviluppati su un unico documento o su più documenti. Potranno contenere informazioni maggiori rispetto a quanto necessario per la bozza del metodo di prova in quanto possono essere riportate informazioni inerenti aspetti organizzativi e di assicurazione qualità che potrebbero essere fuori dal campo descrittivo del metodo di prova vero e proprio. Le informazioni relative ai dati e requisiti di base della validazione dovrebbero riguardare tutte o parte delle seguenti informazioni: 25

26 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase Finale CARATTERISTICHE DI TIPO GENERALE DEL METODO DI PROVA Esigenze finali da soddisfare in relazione all utilizzo previsto; Tempi massimi di progetto; Risorse realmente disponibili; Risorse eventualmente necessarie; Limiti di costo analitico in relazione al mercato/volumi previsti; Prestazioni richieste alle apparecchiature necessarie; Metodi di registrazione delle osservazioni e dei risultati; Misure di sicurezza da osservare; Identificazione fasi critiche soggette a verifica; Vincoli derivanti da requisiti cogenti; Altri vincoli; Modalità per la qualifica degli operatori; Modalità per la definizione delle esigenze di rivali dazione Modalità per la definizione delle esigenze dei riesami della validazione; Modalità per la pianificazione dei controlli di processo e programmi di Assicurazione Qualità. 26

27 STUDIO DI FATTIBILITA - Fase Finale CARATTERISTICHE TECNICHE DEL METODO DI PROVA Matrici interessate; Parametri, grandezze, campi di misura da sottoporre a prova; Materiali di riferimento necessari; Condizioni ambientali e/o stabilizzazioni necessarie; Identità; Specificità/selettività; Limite di rilevabilità (LR) e limite di quantificazione (LQ) Intervallo di linearità; Sensibilità analitica; Precisione (ripetibilità, precisione intermedia, riproducibilità); Esattezza; Incertezza di misura; Identificazione caratteristiche critiche per la validazione soggette a verifica e/o riesame; Modalità per la verifica e conferma della validazione 27

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29 Bozza redatta in base al documento "Dati e requisiti di base", tenendo conto degli argomenti elencati nella fase iniziale dello studio di fattibilità e contenente: condizioni ambientali richieste; descrizione della procedura con riferimento a: misure di sicurezza da osservare; verifiche prima di iniziare la prova; apposizione di etichette/marchi; manipolazione, trasporto, conservazione e preparazione del campione da esaminare; verifiche del buon funzionamento dell apparecchiatura e sua eventuale taratura; misurazione dell analita sul campione preparato; registrazione dei risultati di prova; criteri e/o requisiti per l accettazione dei risultati e modalità da osservare in caso di non accettazione; presentazione dei risultati; incertezza di misura. 29

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32 La documentazione di progetto può essere semplicemente una cartellina (fisica/file) con il nome della fase e le date in cui sono state effettuate le attività. La pima pagina può essere costituita dal riepilogo dei risultati delle verifiche Fascicolo Validazione MI 01 rev.2 32

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36 RIESAME DELLA CONVALIDA DI UN METODO DI ANALISI A valle dell avvenuta convalida del metodo, la norma UNI EN ISO/IEC 17025:2005 identifica il riesame della stessa convalida e la riconvalida, adempimenti non sempre appropriatamente identificati ed assolti. Il riesame, il cui flusso è schematizzato nella Fig è tipicamente un attività svolta dalle interfacce organizzative e tecniche (si veda nota in ), allo scopo di verificare le caratteristiche di prestazione del metodo convalidato rispetto alle esigenze che doveva e deve soddisfare. A valle di tale attività si possono confermare i dati riportati nella dichiarazione di convalida oppure rivederli sulla base dei risultati analitici e dei dati di assicurazione della qualità raccolti durante l applicazione del metodo. Si sottolinea il fatto che in sede di riesame della convalida non occorre eseguire alcuna attività sperimentale (prove in doppio, prove su materiali di riferimento, etc.), ma si devono esaminare esclusivamente i dati di prestazione raccolti e correlarli ai requisiti da soddisfare. 36

37 RIESAME DELLA CONVALIDA DI UN METODO DI ANALISI Qualora nel riesame dovesse emergere che alcune caratteristiche di prestazione del metodo riportate nella dichiarazione di convalida rispondono solo in parte agli obiettivi da soddisfare, occorrerà procedere ad una riconvalida del metodo per gli aspetti non soddisfatti. E il responsabile della progettazione e dello sviluppo del metodo di prova a riportare, sulla stessa dichiarazione di convalida, quali siano le modalitàelafrequenzadiraccoltadeidatichesiritengonopiùcriticiper l esecuzione del suo riesame. Se tale attività sarà stata condotta adeguatamente, le operazioni di riesame saranno molto semplici ed efficaci. In caso contrario, il riesame stesso potrebbe trascurare elementi significativi delle prestazioni del metodo, quali ad esempio: 37

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40 Grazie per l Attenzione 40