La fattura elettronica e sua conservazione

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1 La fattura elettronica e sua conservazione Che cos è la FatturaPA? La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.. Tal è la definizione rinvenibile sul sito definizione laconica che, tuttavia, suggerisce già un primo dato di fatto, ovvero che come si vedrà meglio di qui a poco la fatturapa è una species del più ampio genus delle fatture elettroniche. Esaminando il dettato normativo contenuto nell art. 21, comma 1 del DPR 633/72, come modificato dall'art. 1, comma 325, lett. d) legge 24 dicembre 2012 n. 228, notiamo come la fattura elettronica viene definita come quella fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Ai nostri fini, l art. 21 va rapportato con quanto disposto dall art. 39 del medesimo DPR 633/72, intitolato Tenuta e conservazione dei registri e documenti che prevede, al comma 3: le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze, adottato ai sensi dell art. 21 comma 5 del Dl 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) rimandando ad uno o più decreti del Ministro dell Economia e delle Finanze per la definizione delle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. Per complicare la comprensione della normativa fiscale in materia, il Legislatore, accanto al concetto di fattura elettronica, utilizza quello di fattura creata in formato elettronico (art. 39, comma 3 DPR 633/72): sorge la domanda se tali denominazioni vengono utilizzate per riferirsi al medesimo atto, oppure ineriscono a due diverse tipologie di fatture. Rispondere al presente interrogativo in un modo o nell altro, ha effetti diversi sulla fatturazione elettronica, che ex art. 21 DPR 633/72, viene emessa e ricevuta in formato elettronico. L art. 39, infatti, nel richiamare le fatture create in formato elettronico, unitamente a quelle cartacee, prevede che queste possono essere conservate elettronicamente. La contrapposizione tra il dettato normativo di cui all art. 21 che impone un obbligo di conservazione elettronica delle fatture, sembra cozzare con quanto previsto dal successivo art. 39 che prevede una mera facoltà di conservazione per le fatture create in formato elettronico, unitamente a quelle cartacee. La contrapposizione è meramente apparente: infatti il Legislatore ha voluto distinguere, all interno della normativa fiscale, ipotesi distinte, applicando ad esse una diversa regolamentazione in ordine alla loro conservazione (obbligo versus facoltà). Non tutte le fatture create in modalità elettronica, infatti, possono essere considerate fatture elettroniche ai sensi dell art. 21: le fatture ad esempio elaborate in formato elettronico, tramite un software di contabilità o un elaboratore di testi, ma inviate e ricevute su carta, non sono fatture elettroniche. La medesima fattura cartacea, però, scannerizzata, inviata e ricevuta tramite posta elettronica, può essere agevolmente intesa quale fattura elettronica. La FatturaPA, però, pur rientrando tra le fatture elettroniche, ha natura e caratteristiche peculiari, che ne fanno una species rispetto al più ampio genus della fattura elettronica. La FatturaPA ha, infatti, le seguenti caratteristiche: Avv. Fabio Salomone Pag. 1 a 11

2 a) il contenuto è rappresentato, in un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l unico accettato dal Sistema di Interscambio; b) L autenticità dell origine e l integrità del contenuto sono garantite tramite l apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura; c) la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Quindi non tutte le fatture elettroniche possono essere utilizzate nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato, nei confronti delle quali la Legge finanziaria 2008 (Legge n.244 del 24 dicembre 2007) ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), sistema informatico di supporto al processo di ricezione e inoltro delle fatture elettroniche alle Amministrazioni destinatarie. La fatturapa è quindi un file con estensione XML contenente tutti i dati relativi al soggetto emittente, al soggetto destinatario, le somme dovute, le causali del pagamento, gli estremi per il pagamento, ecc. Questo file, debitamente firmato elettronicamente, con forma digitale qualificata, viene inviato allo SDI a mezzo posta elettronica certificata per la sua analisi, verifica e, in caso di assenza di problemi, trasmissione all Amministrazione che ne dovrà curare il pagamento, previa verifica, da parte di quest ultima, della fondatezza della richiesta medesima (il sistema infatti verifica la regolarità formale della fattura e non la fondatezza della richiesta di pagamento e la correttezza delle somme ivi richieste). Sezionale unico o sezionale separato? La previgente dizione dell art. 4 del D.M. MEF 23 gennaio 2004, comma 2 che prevedeva Il processo di conservazione di cui al comma 1 può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia assicurato l ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta ha generato una prassi interpretativa da parte dell Agenzia delle Entrate che riteneva necessaria la separazione in distinti sezionali delle registrazioni IVA relative alle fatture elettroniche da quelle relative a fatture analogiche (cartacee). La dizione non vi sia soluzione di continuità comportava l ulteriore conseguenza che qualora la fattura elettronica fosse stata redatta proseguendo la numerazione del sezionale analogico, l intera documentazione fiscale analogica e elettronica, doveva andare obbligatoriamente in conservazione sostitutiva, per non interrompere quella continuità logica della numerazione delle fatture prevista dalla norma. Questa prassi veniva ritenuta logica soprattutto alla luce delle procedure di controllo che avrebbero dovuto sottoporre a controllo documenti in parte analogici ed in parte conservati in modalità elettronica. A seguito dell'abrogazione del DM MEF del 2004 e l'emanazione del DM MEF del 17 giugno 2014 la questione della separazione dei sezionali parrebbe essere venuta meno, così come non si fa più alcun cenno sia ai concetti di ordine cronologico che alla continuità delle registrazioni. Attualmente, quindi, la numerazione delle fatture dovrebbe essere effettuata facendo riferimento esclusivamente al dettato contenuto nell art. 21, co. 2 del DPR 633/72 come modificato dalla Finanziaria del 2013 (articolo 1, comma 325, lettera d della legge 24 dicembre 2012, n. 228) che prevede sul punto che: "2. La fattura contiene le seguenti indicazioni: a) data di emissione; b) numero progressivo che la identifichi in modo univoco; " Avv. Fabio Salomone Pag. 2 a 11

3 Secondo la nuova formulazione della norma, quindi, la fattura deve contenere un numero progressivo che la identifichi in modo univoco; si evidenzia inoltre che non viene più espressamente menzionato l'obbligo che la numerazione progressiva sia riferita ad un anno solare. I problemi interpretativi che la dizione della norma ha generato, rispetto ad una prassi ormai consolidata riguardante la numerazione delle fatture sia analogiche che digitali, ha indotto immediatamente l Agenzia delle Entrate ad emanare la Risoluzione 1/E del 10 gennaio 2013 per chiarire che l'identificazione univoca delle fatture è compatibile con qualsiasi tipologia di numerazione progressiva che garantisca l identificazione univoca della fattura, se del caso, anche mediante riferimento alla data della fattura stessa Ad esempio, fermo restando l obbligo di indicare in fattura la data, si ritengono ammissibili le seguenti modalità di numerazione progressiva all interno di ciascun anno solare: Fatt. n. 1, Fatt. n. 2 ; Fatt. n. 1/2013 (oppure n. 2013/1), Fatt. n. 2/2013 (oppure n. 2013/2). L interpretazione letterale della norma fa intendere che non solo non esista più l obbligo di distinguere i sezionali analogici da quelli elettronici, ma soprattutto che sia venuto meno anche l obbligo di portare in conservazione sostitutiva la fatturazione analogica unitamente a quella elettronica, qualora quest ultima fosse stata emessa con numerazione collegata a quella cartacea. Sarà interessante verificare come la prassi dell Agenzia delle Entrate vorrà intendere queste nuove disposizioni, soprattutto con riferimento alla conservazione sostitutiva della documentazione fiscale, genericamente intesa, ovvero non limitata al solo argomento fatturazione elettronica. La conservazione della fattura elettronica La fatturapa, così come in generale la fattura elettronica e come del resto qualunque altra fattura, deve essere conservata. La natura elettronica del documento impone tuttavia particolari modalità di conservazione: secondo quanto previsto dall art. 39, la fattura elettronica deve essere conservata in modalità elettronica. Che cosa significa questo? Diciamo subito che le fatture elettroniche non possono essere conservate in modalità analogica, ovvero mediante stampa delle stesse su supporto cartaceo. Tale modalità è infatti palesemente contra legem. La normativa fiscale (art. 39 DPR 633/72) rinvia infatti al CAD ed a regolamenti ministeriali: Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e sorge quindi il problema di comprendere in quale maniera la normativa fiscale si coordini con le regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) e come la normativa regolamentare in materia di conservazione (Decreto MEF 17 giugno 2014) vada ad influire sulle concrete modalità di conservazione delle fatture emesse in favore delle Amministrazioni dello Stato. Le modalità di conservazione, quindi, non sono libere, ma debbono seguire, ai sensi del citato art. 39, le prescrizioni di cui al D.M. 17/06/2014 (che ha sostituito il precedente D.M. del 23/01/2004), intitolato Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Esaminiamo ora in cosa consistono tali modalità. Autenticità, integrità, leggibilità L art. 2 del DM MEF 17/06/2014 prevede al comma 1 che ai fini tributari, la formazione, l emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche Avv. Fabio Salomone Pag. 3 a 11

4 adottate ai sensi dell art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, e dell art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica. Le regole tecniche, come detto, sono quelle dettate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014 Supplemento Ordinario n. 20. Tali regole vanno coordinate con quanto dispone il comma 3, quarto periodo, dell art. 21 del D.P.R. 633/72 secondo cui Il soggetto passivo assicura l autenticità dell'origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell'origine e l integrità dei dati. Ai fini della conservazione, per rispettare il dettato di cui all art. 21, il soggetto passivo deve assicurare: a) l autenticità dell origine b) l integrità del contenuto c) la leggibilità della fattura Questi tre requisiti debbono perdurare per tutto l intero processo di conservazione della fattura, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. L art. 21 si riferisce genericamente alla fattura tout court: la mancanza di aggettivazione rende la norma applicabile sia alla fatturazione elettronica che a quella cartacea. I tre requisiti possono essere garantiti mediante: a) sistemi di controllo di gestione, b) ovvero tramite firma elettronica qualificata o digitale c) ovvero mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica di dati d) ovvero mediante altre tecnologie comunque idonee a garantire l autenticità dell origine e integrità dei dati. La norma adotta una formulazione aperta, non indica cioè una particolare preferenza per uno dei mezzi ivi indicati, ma si limita ad indicare possibili (e come tali non vincolanti) metodi, atti comunque a garantire l osservanza della regola: non importa quale mezzo si utilizzi, purché questo garantisca l autenticità del documento, la sua integrità e la sua leggibilità. Stando così le cose, la elencazione formulata dall art. 21 deve intendersi sicuramente meramente esemplificativa; la indicazione espressa però dei tre metodi, consente di poter sostenere che essi legittimamente possono ritenersi strumenti idonei alla perfetta esecuzione dell obbligo di cui all art. 21: l uso della firma elettronica qualificata, in altri termini, garantisce pienamente le esigenze previste dalla norma. L apposizione della firma digitale sulla fattura, ed in generale su un qualsiasi documento, consente inoltre di comprovare oltre ogni ragionevole dubbio l identità del soggetto che lo ha emesso (autenticità); consente altresì di attestarne la mancata alterazione (integrità). Un discorso a parte va fatto per il requisito della leggibilità. Esso infatti, non può essere collegato direttamente alla firma digitale (ma neanche agli altri metodi indicati dalla norma): in mancanza di una espressa precisazione del suo contenuto da parte del Legislatore nell art. 21, va sicuramente collegato alla idoneità del documento ad essere aperto su qualunque piattaforma, senza problemi di compatibilità tra sistemi operativi o software. Parrebbe quindi corretto ritenere che la norma imponga una regola generale riferibile al mero formato del documento, con una sorta di rinvio implicito ai c.d. formati standard. Avv. Fabio Salomone Pag. 4 a 11

5 Nel caso specifico della FatturaPA, l adozione del formato.xml consente di ritenere osservata anche questa esigenza primaria nell ambito della conservazione dei documenti fiscali, in quanto i file XML contengono semplice testo marcato capace di interagire con applicazioni molto differenti tra loro, garantendo così la portabilità del file su più sistemi operativi e su diversi software, riducendo così il rischio della obsolescenza del documento informatico. A conferma di quanto appena detto sta la definizione di leggibilità contenuta nelle Regole Tecniche in materia di conservazione di cui al DPCM 3 dicembre 2013: «insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l intero ciclo di gestione dei documenti». Occorre quindi che il formato digitale utilizzato per la conservazione dei documenti informatici, ai fini fiscali, debba garantire, per tutta la durata del processo di conservazione, l accessibilità e fruibilità al contenuto del documento stesso: il formato XML come detto rispetta, quindi, perfettamente i canoni normativi e regolamentari. L accesso automatizzato, stampa e copia L art. 39 del DPR 633/72, ancora, prevede che il soggetto passivo assicura, per finalità di controllo, l accesso automatizzato all archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuto, compresi quelli che garantiscono l autenticità e l integrità delle fatture di cui all art. 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. Questa norma indica ulteriori requisiti per una corretta conservazione delle fatture elettroniche: a) la metodologia utilizzata deve garantire l accesso automatizzato all archivio ovvero deve consentire l elaborazione elettronica dello stesso da parte di un computer, attraverso un software di controllo. Da qui l esigenza di utilizzare, per la redazione dei documenti fiscali, uno standard capace di essere letto ed utilizzato senza limitazioni di sistema: ancora una volta il formato.xml pare da solo idoneo a garantire tale possibilità. Il concetto di accesso automatizzato altro non è se non l astratta possibilità che i sistemi informatici siano comunque in grado di poter elaborare i dati e le informazioni contenuti nella documentazione fiscale oggetto di conservazione, a prescindere dalla fisica visibilità per l occhio umano o per la relativa agevole comprensibilità, come quando si accede ad una documentazione cartacea. b) Tutti i dati contenuti nella documentazione fiscale, ivi compresi quelli relativi alla garanzia dell autenticità e integrità (e quindi quelli relativi alla firma digitale/marca temporale) devono poter essere stampati; c) Gli stessi dati debbono poter essere trasferiti, con le medesime caratteristiche di integrità e autenticità (e quindi muniti di firma digitale e marca temporale) su un altro supporto informatico (cd, dvd, penna usb, ecc.). Il luogo di conservazione L archivio delle fatture ed in genere dei documenti fiscali può essere situato, per espressa previsione normativa (art. 39, comma 3 DPR 633/72) anche all estero: il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il concetto di assistenza riguarda la facoltà di esercizio della potestà amministrativa tributaria transfrontaliera, nel senso che la conservazione dei documenti in territorio straniero non deve costituire impedimento all accesso e all acquisizione dei documenti fiscali oggetto di conservazione. Avv. Fabio Salomone Pag. 5 a 11

6 Il sistema di conservazione Nel nostro ordinamento manca del tutto una definizione esaustiva di sistema di conservazione, il che rende difficilissima l interpretazione e la conseguente applicazione della norma. Nell allegato 1 del DPCM 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione è presente una definizione di sistema di conservazione, inteso quale «sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all art. 44 del Codice (CAD)»: il riferimento però all art. 44 del CAD non ci aiuta a comprendere il senso del sistema di conservazione, in quanto la norma, a ben vedere, si occupa solo dei requisiti funzionali della conservazione (identificazione, autenticità, leggibilità, reperibilità dei documenti, ecc.), senza entrare nel merito della conservazione: essa, in altri termini, non fornisce alcun elemento utile a comprendere come è strutturata concretamente una conservazione a norma. Piuttosto, è interessante rilevare che la norma, focalizzata sulle finalità della conservazione, parrebbe dettare solo un principio generale, ovvero quello di stabilire che è consentito l utilizzo di qualsiasi strumento che sia comunque in grado di rispettare i requisiti previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione dei documenti fiscali. A conferma di ciò, l art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 recita: «il sistema di conservazione assicura la conservazione, tramite l adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità». I requisiti richiesti dalla norma, quindi, sono meramente funzionali e non strumentali: l importante non è come si attua la conservazione, ma che essa risponda alle esigenze individuate dal Legislatore, purché ciò avvenga nel rispetto delle Regole Tecniche sulla conservazione. In altri termini, il legislatore non indica nel dettaglio come conservare: si limita ad indicare cosa conservare e quali finalità deve perseguire la conservazione in punto di possibilità di reperire i documenti informatici conservati e di avere certezza circa la relativa integrità, affidabilità e leggibilità. È possibile ipotizzare una conservazione domestica della fatturazione elettronica? Le Regole Tecniche sulla conservazione dei documenti informatici sono sicuramente complesse e necessitano sicuramente di uno strumento informatico per la organizzazione dei dati da conservare. Da ciò consegue che l attività di conservazione non può prescindere dall utilizzo di un software capace di elaborare i documenti portati in conservazione, ma non è detto che il servizio di conservazione debba necessariamente essere svolto in modalità outsourcing. Il Decreto MEF del 17 giugno 2014 Una chiave di lettura possibilista la si trova nel Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, intitolato Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. L art. 3, intitolato Conservazione dei documenti fiscali, ai fini della loro rilevanza fiscale, prevede che: 1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che: a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; Avv. Fabio Salomone Pag. 6 a 11

7 b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali. 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. 3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4 ter, del decreto legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n Se le Regole tecniche appaiono complesse e articolate, l art. 3 sembra semplificare notevolmente il livello degli adempimenti minimi, atti comunque ad assolvere gli obblighi normativi. Infatti, accanto al generale obbligo di rispetto contenuto nel comma 1 dell art. 3, il comma 2 stabilisce uno standard minimo di obbligo che comunque va rispettato da chi intenda attuare il processo di conservazione: questo deve garantire almeno l espletamento delle funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni sulle voci cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. L architettura utilizzata per la conservazione dei documenti, deve consentire, oltre alla ricerca semplice, anche quella per associazioni logiche, ad esempio denominazione + data, cognome + partita IVA: in buona sostanza dovrebbe consentire l utilizzo degli operatori booleani nell espletamento dell attività di ricerca, al fine di restringere i risultati a quelli effettivamente utili nell attività di verifica. L art. 3, inoltre, aggiunge un dato molto importante che non è presente nelle disposizioni sin qui esaminate: ovvero l obbligo di apporre al pacchetto di archiviazione un riferimento temporale opponibile ai terzi, ovvero una marca temporale, in modo da chiudere temporalmente ed in maniera definitiva il processo di conservazione di un determinato pacchetto di fatture. L art. 3 comma 1, lettera a) comunque richiama le regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013, per cui occorre, per chiudere il ragionamento, verificare se queste frappongano tali e tanti ostacoli alla creazione di un sistema di conservazione inhouse, tanto da giustificare l affidamento in outsourcing del processo di conservazione della documentazione fiscale, in particolare delle fatture elettroniche. Le Regole Tecniche L art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 fornisce alcune informazioni utili al nostro interrogativo. Innanzitutto indica chiaramente che accanto ai documenti informatici ed amministrativi informatici e al fascicolo informatico (questi ultimi riguardanti più specificamente la Pubblica Amministrazione ed il protocollo informatico della PA), che dovranno essere oggetto di archiviazione, il sistema deve prevedere la creazione e l inserimento nel pacchetto di conservazione, dei metadati associati ai medesimi documenti, i cui all allegato 5 del Decreto. Cosa sono i metadati? Tecnicamente il metadato è un insieme di informazioni che agevolano la funzione di archiviazione e di ricerca, possono essere descrittivi, gestionali e strutturali: Nel mondo digitale, data la labilità dell informazione elettronica, questi tipi di metadati assumono un importanza preponderante ai fini della conservazione permanente degli oggetti digitali: essi possono documentare i processi tecnici associati alla conservazione permanente, fornire informazioni sulle condizioni e i diritti di accesso agli oggetti digitali, Avv. Fabio Salomone Pag. 7 a 11

8 certificare l autenticità e l integrità del contenuto, documentare la catena di custodia degli oggetti, identificarli in maniera univoca (Fonte: Wikipedia) L allegato 5 al DPCM 3/12/2013 indica 3 tipologie di metadati minimi da inserire in uno o più file xml da collegare ai medesimi documenti: a) Quelli relativi al documento informatico; b) Quelli relativi al documento amministrativo informatico c) Quelli relativi al fascicolo informatico o all aggregazione documentale informatica. Metadati minimi del documento informatico 1) Identificativo del documento informatico (IDDocumento): tale dato, costituito da 20 caratteri alfanumerici, deve essere univoco e persistente, associato in maniera univoca e permanente al documento informatico, in modo da consentirne l identificazione; 2) Data di chiusura (datachiusura): indica il momento in cui il documento è stato reso immodificabile (data di apposizione della firma digitale/marca temporale) 3) Oggetto (oggettodocumento): questo metadato consente di inserire, in un campo massimo di 100 caratteri, la descrizione del contenuto del documento 4) Soggetto produttore (soggettoproduttore): ovvero l autore del documento informatico, nel nostro caso, chi ha emesso la fattura elettronica, con specificazione di: a. Nome b. Cognome c. Codice fiscale 5) Destinatario (destinatario): ovvero il soggetto a cui è stata inviata la fattura elettronica, con specificazione di: a. Nome b. Cognome c. Codice fiscale Questi metadati minimi sono i medesimi richiamati dalla disposizione contenuta nell art. 3 Decreto MEF del 17 giugno 2014: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. Segnaliamo che, quanto all identificativo del documento informatico (IDDocumento) parrebbe sussistere una discrasia tra la norma tecnica sulla conservazione e quella relativa alla formazione della FatturaPA. Per quest ultima, infatti, è previsto che debba essere rispettata la seguente nomenclatura: dove: Codice Paese Identificativo univoco del Trasmittente _ Progressivo univoco del file o o il Codice Paese va espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code; l Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all estero). La lunghezza di questo identificativo è di: 11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT, 2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti, Avv. Fabio Salomone Pag. 8 a 11

9 o il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi da A a Z e da 0 a 9. Il separatore degli elementi che compongono il nome file è il carattere underscore ( _ ), codice ASCII 95. L estensione del file assume il valore.xml oppure.xml.p7m in base al tipo di firma utilizzata (a tal proposito consultare la sezione Firmare la FatturaPA). Esempi: o ITAAABBB99T99X999W_00001.xml o IT _00002.xml.p7m o FR _00003.xml La nomenclatura dei file, così come descritta, viene mantenuta nella fase di inoltro all Amministrazione. Nel caso di file archivio deve essere rispettata la stessa nomenclatura usata per il file FatturaPA utilizzando l'estensione.zip. (fonte: Ciò vuol dire che il campo ID documento non può corrispondere al nome file della fattura e neanche al file archivio.zip, dacché il primo è necessariamente costituito da 20 caratteri, laddove per i secondi sono previste diverse lunghezze del nome-file. Al di là di questi rilievi, che non paiono davvero insuperabili, nulla si frappone in maniera decisiva alla possibilità di organizzare la conservazione domestica delle fatture elettroniche. Proseguendo nell analisi delle Regole Tecniche, entrando nel merito della conservazione, esaminiamo come va fatta e quali sono le condizioni perché la stessa venga ritenuta a norma. L art. 5 delle Regole Tecniche consente espressamente che la conservazione può essere svolta: a) all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare. La conservazione, però, deve essere articolata secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. La norma ci dice, in buona sostanza, che una cosa è l archiviazione documentale, effettuata anche in formato digitale, altro è invece la conservazione dei documenti informatici. Il sistema di conservazione, infatti, individua non soltanto l oggetto della conservazione e le modalità della stessa, ma anche i soggetti qualificati che sono deputati allo svolgimento di compiti ben precisi e distinti: il produttore, l utente e il responsabile della conservazione. Il produttore è il soggetto (persona fisica o giuridica) che ha emesso la fattura o, in generale, ha formato il documento da conservare. Il produttore è altresì tenuto a produrre il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. L utente è colui (persona, ente o sistema) che interagisce con il sistema di conservazione al fine di fruire delle informazioni contenute nei documenti conservati. Il responsabile della conservazione è il soggetto responsabile delle attività contemplate nell art. 9 comma 1 delle Regole Tecniche del sistema di conservazione. Quest ultimo soggetto è titolare di una serie notevole di incombenze e, conseguentemente, di responsabilità dirette, personali ed anche penali. Di solito, quando si parla di responsabile della Avv. Fabio Salomone Pag. 9 a 11

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