Guida utente di WebEx Meeting Center (WBS31)

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1 Prima pubblicazione: 05 aprile 2016 Ultima modifica: 05 aprile 2016 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

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3 SOMMARIO Pianificazione di una riunione 1 Panoramica sulla pianificazione di una riunione 1 Scelta di un livello di sicurezza per una riunione pianificata 2 Pianificazione di una riunione con lo Strumento di pianificazione rapida 2 Pianificazione di una riunione con lo Strumento di pianificazione anticipata 3 Riferimento rapido per lo Strumento di pianificazione 3 Come consentire a un altro utente di pianificare riunioni per proprio conto 7 Accettazione e rifiuto delle richieste di iscrizione 7 Gestione dei modelli di riunione 8 Riunioni immediate con Meet Now 9 Uso dell'autenticazione ANI/CLI per la connessione audio 10 Autenticazione ANI/CLI 10 Pianificazione di una riunione con autenticazione ANI/CLI 10 Specifica di un numero di telefono per l'autenticazione della chiamata in ingresso 11 Specifica di un PIN di autenticazione per l'account organizzatore 11 Modifica dei numeri memorizzati 11 Partecipazione a una riunione 13 Partecipazione da un invito 13 Accesso dal sito di WebEx con un account 14 Accesso dal sito di WebEx senza un account 14 Accesso da un dispositivo mobile 15 Accesso a una riunione nella sala personale 15 Accesso da un sistema di videoconferenza 16 Accesso da un'applicazione di videoconferenza 16 Visualizzazione delle informazioni sulla riunione WebEx 16 Aggiunta di una riunione al calendario 17 Risoluzione dei problemi di partecipazione a una riunione 19 Partecipazione a una riunione 19 Utenti Internet Explorer su PC 19 iii

4 Sommario Utenti Firefox o Chrome su PC 19 Utenti Mac 20 Iscrizione a una riunione WebEx 21 Perché occorre iscriversi per una riunione? 21 Iscrizione da un invito 21 Iscrizione dal sito di WebEx 22 Organizzazione di una riunione - Attività di riferimento rapido 23 Attività di riferimento rapido per l'organizzazione di una riunione 23 Gestione di note, verbali riunioni e sottotitoli codificati 27 Gestione di note, verbali riunioni e sottotitoli codificati 27 Uso di WebEx Audio 29 Panoramica 29 Connessione a WebEx Audio 29 Attività di riferimento rapide di WebEx Audio 30 Gestione di video 33 Panoramica 33 Riferimento rapido sulla funzionalità video 33 Condivisione di contenuto su un computer remoto 35 Condivisione di contenuto 35 Attività di riferimento rapido per la condivisione di un computer remoto 36 Condivisione di contenuto in Meeting Center - Procedure consigliate 38 Condivisione di contenuto in modalità a schermo intero 38 Risoluzione dei problemi di aspetto del colore nel contenuto condiviso 39 Esecuzione di un sondaggio in una riunione WebEx 41 Sondaggi 41 Creazione di un questionario in Windows 41 Creazione di un questionario in Mac 42 Attività di riferimento rapido per l'esecuzione di un sondaggio 42 Tasti di scelta rapida e accessibilità per WebEx Meeting Center 45 Accesso alla finestra della riunione con la tastiera 45 Uso dell'elenco partecipanti 46 Copia di testo dal pannello Chat 47 Inserimento di testo in una casella di input 47 Accesso al pannello Controlli riunione durante la condivisione 48 Supporto delle funzioni di lettura dello schermo 48 iv

5 Sommario Gestione delle informazioni in WebEx personale 49 Iscrizione per un account utente 49 Importazione ed esportazione delle informazioni di contatto 50 Creazione di una lista di distribuzione 51 Visualizzazione dell'elenco di riunioni 51 Gestione di file nelle cartelle personali 52 Modifica del profilo utente 53 Modifica delle preferenze WebEx 53 Generazione dei report 54 Informazioni sui report 55 v

6 Sommario vi

7 CAPITOLO 1 Pianificazione di una riunione Panoramica sulla pianificazione di una riunione, pagina 1 Scelta di un livello di sicurezza per una riunione pianificata, pagina 2 Pianificazione di una riunione con lo Strumento di pianificazione rapida, pagina 2 Pianificazione di una riunione con lo Strumento di pianificazione anticipata, pagina 3 Riferimento rapido per lo Strumento di pianificazione, pagina 3 Come consentire a un altro utente di pianificare riunioni per proprio conto, pagina 7 Accettazione e rifiuto delle richieste di iscrizione, pagina 7 Gestione dei modelli di riunione, pagina 8 Riunioni immediate con Meet Now, pagina 9 Uso dell'autenticazione ANI/CLI per la connessione audio, pagina 10 Panoramica sulla pianificazione di una riunione È possibile pianificare una riunione WebEx utilizzando lo Strumento di pianificazione anticipata o lo Strumento di pianificazione rapida. Si ha poco tempo a disposizione? Utilizzare lo Strumento di pianificazione rapida. È sufficiente inserire solo alcuni dettagli per iniziare. La riunione necessita di ulteriori opzioni, come ad esempio un maggiore livello di sicurezza o l'assegnazione di privilegi? Utilizzare lo Strumento di pianificazione anticipata e aggiungere il livello di dettaglio desiderato. Nota È possibile passare dallo Strumento di pianificazione anticipata allo Strumento di pianificazione rapida o viceversa in qualsiasi momento. Tutte le informazioni inserite vengono salvate nell'altro strumento di pianificazione. 1

8 Scelta di un livello di sicurezza per una riunione pianificata Pianificazione di una riunione Scelta di un livello di sicurezza per una riunione pianificata Sono previsti diversi modi per rendere più sicura la riunione. Richiedere una password per l'accesso: Nella pagina Informazioni richieste dello Strumento di pianificazione anticipata e nello Strumento di pianificazione rapida. A seconda delle impostazioni del sito, potrebbe essere richiesta una password. È possibile accettare la password generata dal sistema o crearne una nuova. Evitare di elencare la riunione nel calendario delle riunioni: Per partecipare a una riunione non in elenco, il partecipante deve fornire un numero di riunione univoco condiviso dall'organizzatore. Il numero di riunione non è elencato sul sito di WebEx. Nella pagina Informazioni richieste dello Strumento di pianificazione anticipata. Non inserire la password della riunione negli inviti a mezzo Nella pagina Informazioni richieste dello Strumento di pianificazione anticipata. Richiedere ai partecipanti di eseguire l'accesso: Per partecipare alla riunione, ciascun partecipante deve disporre di un account sul sito di WebEx. Nella pagina Invita partecipanti dello Strumento di pianificazione anticipata. Pianificazione di una riunione con lo Strumento di pianificazione rapida Passaggio 1 Accedere al sito di WebEx. Passaggio 2 Andare a Organizza una riunione > Pianifica una riunione. Passaggio 3 Se viene visualizzato Strumento di pianificazione anticipata, selezionare Strumento di pianificazione rapida. Passaggio 4 Inserire i dettagli della riunione e selezionare Avvia o Pianifica. Viene visualizzata la pagina Riunione pianificata a conferma della pianificazione della riunione. Si riceverà anche un messaggio contenente le informazioni sulla riunione. 2

9 Pianificazione di una riunione Pianificazione di una riunione con lo Strumento di pianificazione anticipata Pianificazione di una riunione con lo Strumento di pianificazione anticipata Passaggio 1 Accedere al sito di WebEx. Passaggio 2 Andare a Organizza una riunione > Pianifica una riunione. Passaggio 3 Se viene visualizzato Strumento di pianificazione rapida, selezionare Strumento di pianificazione anticipata. Passaggio 4 Seguire le indicazioni per inserire i dettagli per la riunione, quindi selezionare Avanti per continuare alla pagina successiva. Nota Se si dispone di WebEx Meeting Center WBS31, è possibile richiedere ai partecipanti di accedere con l'autenticazione Single Sign-On prima di unirsi alla riunione. Ora è possibile limitare la riunione ai soli partecipanti invitati. La procedura guidata dello Strumento di pianificazione anticipata guida l'utente attraverso nove pagine per la pianificazione della riunione. Passaggio 5 Nella pagina di revisione, controllare i dettagli della riunione e selezionare Avvia o Pianifica. Viene visualizzata la pagina Riunione pianificata a conferma della pianificazione della riunione. Si riceverà anche un messaggio contenente le informazioni sulla riunione. Riferimento rapido per lo Strumento di pianificazione Nella tabella seguente vengono descritti gli elementi dello Strumento di pianificazione anticipata che potrebbero richiedere un'ulteriore spiegazione. Opzione Password riunione Conferma password Codici di verifica I partecipanti possono unirsi alla riunione [x] minuti prima dell'ora di inizio Descrizione Richiede ai partecipanti di inserire la password impostata per unirsi alla riunione. Ciascun partecipante alla riunione riceve un messaggio di invito che include la password, a meno che non venga richiesto di non inserire password nei messaggi di invito. Le impostazioni del sito potrebbero richiedere una password per la riunione. È possibile accettare la password generata dal sistema o crearne una nuova. Una password può contenere al massimo 16 caratteri e non contenere spazi o qualsiasi altro carattere tra quelli seguenti: \ ` / & < > = [ ]. Identifica reparto, progetto o altre informazioni che la propria organizzazione desidera associare alle riunioni. I codici di verifica possono essere opzionali od obbligatori, in base all'impostazione definita dall'amministratore del sito. Consente ai partecipanti di unirsi alla riunione entro un determinato numero di minuti prima dell'inizio della riunione. Nota Se si deseleziona la casella di controllo o se si imposta questa opzione su 0 minuti, è necessario avviare la riunione prima che i partecipanti possano accedervi. 3

10 Riferimento rapido per lo Strumento di pianificazione Pianificazione di una riunione Opzione I partecipanti possono anche connettersi a WebEx Audio Ricorrenza Descrizione Se si consente ai partecipanti di unirsi alla riunione prima dell'ora di inizio, è possibile anche consentire ai partecipanti di unirsi a una conferenza WebEx Audio prima dell'inizio della riunione. Impostare la conferenza WebEx Audio nella pagina seguente. Nessuno: Specifica che la riunione non si ripeterà Giornaliero: Ripete automaticamente la riunione ogni giorno fino alla data di fine selezionata. Ogni [x] giorni: Ripete la riunione dopo il numero di giorni specificato. Ogni giorno feriale: Ripete la riunione ogni giorno, da lunedì a martedì. Settimanale: Ripete la riunione dopo il numero di settimane specificato fino alla data di fine selezionata. Ogni [x] settimane il: Specifica il giorno della settimana per la ripetizione della riunione e il numero di settimane prima che la riunione si ripeta. Sabato - Domenica: Specifica l'ultimo giorno in cui si terrà la riunione. È possibile selezionare uno o più giorni. Mensile: Ripete automaticamente la riunione ogni mese fino alla data di fineselezionata. Giorno [x] ogni [y] mesi: Specifica il giorno del mese in cui ripetere la riunione e il numero di mesi prima che la riunione si ripeta. [x] [x] ogni [y] mesi: Specifica la settimana e il giorno della settimana in cui ripetere la riunione e il numero di mesi prima che la riunione si ripeta. Annuale: Ripete automaticamente la riunione ogni anno fino alla data finale specificata. Ogni [mese] [giorno]: Specifica il mese e la data in cui ripetere la riunione ogni anno. [x] [giorno] di [mese]: Specifica la settimana, il giorno della settimana e il mese in cui ripetere la riunione ogni anno. 4

11 Pianificazione di una riunione Riferimento rapido per lo Strumento di pianificazione Opzione Seleziona tipo di conferenza Descrizione WebEx Audio Specifica che la riunione comprende una conferenza con audio integrato. WebEx Audio (audio ibrido) offre ai partecipanti la flessibilità di connettersi all'audio mediante il computer o un telefono. Altro servizio di teleconferenza Indica che la riunione comprende una teleconferenza fornita da un altro servizio. Immettere qualsiasi istruzione necessaria per l'accesso alla conferenza. Le istruzioni appaiono su pagina Informazioni riunione sul sito di WebEx invito scheda Info della finestra Riunione finestra di dialogo Connetti ad audio nelle finestre Riunione dei partecipanti Conferenza audio Cisco Unified MeetingPlace Specifica che la riunione comprende una conferenza audio integrata con l'account di conferenza audio Cisco Unified MeetingPlace. Se si seleziona questa opzione, scegliere il tipo di conferenza: I partecipanti effettuano la chiamata I partecipanti ricevono una richiamata: il partecipante deve disporre di una linea telefonica diretta per ricevere una chiamata dal servizio di conferenza. Tuttavia, un numero di chiamata in ingresso è sempre disponibile nella finestra della riunione. Usa solo VoIP Indica se si desidera impostare una conferenza con VoIP integrato per la riunione. Partecipante Richiedi ai partecipanti di verificare i rich media player prima di unirsi alla riunione Agenda È possibile nominare uno o più partecipanti come organizzatori alternativi. Un organizzatore alternativo può avviare la riunione e agire come organizzatore. Un organizzatore alternativo deve disporre di un account utente sul sito di Meeting Center. Richiede ai partecipanti di verificare che Flash Player e Windows Media Player siano installati sul computer. Imposta l'agenda della riunione. È possibile inserire fino a 2500 caratteri, inclusi spazi e segni di punteggiatura. L'agenda viene visualizzata nella pagina Informazioni sulla riunione per la riunione sul sito di WebEx. Condividi automaticamente la presentazione o il documento una volta che il partecipante si unisce alla riunione Selezionare una presentazione o un documento da condividere automaticamente, dopo che un partecipante si è unito alla riunione. Questa opzione è utile se si consente ai partecipanti di unirsi alla riunione prima dell'organizzatore. Il file selezionato deve essere in formato UCF (Universal Communications Format) e risiedere nelle cartelle personali sul sito di WebEx. 5

12 Riferimento rapido per lo Strumento di pianificazione Pianificazione di una riunione Opzione Avvia automaticamente Descrizione Fa in modo che le diapositive delle presentazioni e le pagine dei documenti vengano avviate automaticamente nel visualizzatore di contenuto. Selezionare questa opzione solo se la presentazione o il documento contiene più pagine o diapositive. Non selezionare questa opzione solo se la presentazione o il documento contiene file multimediali in formato UCF. Riproduzione continua: Disponibile solo se si seleziona Avvia automaticamente. Specifica che una presentazione condivisa o un documento verranno riavviati quando si raggiunge la fine e riprenderà l'avanzamento automatico delle pagine. Avanza di una pagina ogni [x] secondi: Disponibile solo se si seleziona Avvia automaticamente. Consente di selezionare la frequenza a cui le diapositive o le pagine avanzeranno automaticamente. Consenti ai partecipanti di controllare il file: Consente ai partecipanti di navigare autonomamente nella presentazione o nel documento nei propri visualizzatori di contenuto. Le diapositive o le pagine non avanzano automaticamente. Selezionare questa opzione solo se la presentazione o il documento contiene un'unica diapositiva o pagina o se contengono qualsiasi oggetto UCF rich media, come ad esempio oggetti audio o video. Video Abilita sottotitoli codificati Specifica che le opzioni video sono disponibili nella finestra Riunione durante la riunione. Attiva il video ad alta qualità: Il video può avere una risoluzione fino a 360p (640x360). Tuttavia, la qualità del video che i partecipanti possono inviare e ricevere dipende alla webcam di ciascun partecipante, dalle capacità del computer e dalla velocità di rete. Attiva il video ad alta definizione: Consente ai partecipanti di inviare o ricevere video HD con una risoluzione massima di 720p. Tuttavia, la qualità del video che i partecipanti possono inviare e ricevere dipende alla webcam di ciascun partecipante, dalle capacità del computer e dalla velocità di rete. Visualizza anteprime video: Consente ai partecipanti di passare dalla visualizzazione dell'elenco dei partecipanti alle anteprime video dei partecipanti. Se l'opzione è disattivata, i partecipanti visualizzano solo il video dell'oratore video e la propria vista personale. Consente a un partecipante, il responsabile dei sottotitoli, di trascrivere le note durante una riunione. I sottotitoli codificati sono utili nel caso in cui alcuni partecipanti non udenti assistano alla riunione. In modalità predefinita l'organizzatore è anche il responsabile dei sottotitoli, ma è possibile nominare responsabile dei sottotitoli un altro partecipante durante la riunione. Il responsabile della riunione pubblica i sottotitoli codificati nella finestra Riunione di tutti i partecipanti, dopo che il responsabile dei sottotitoli ha premuto il tasto Invio sulla propria tastiera. Per questo motivo le note vengono solitamente pubblicate una riga alla volta. L'organizzatore può inviare una trascrizione dei sottotitoli codificati ai partecipanti in ogni momento. 6

13 Pianificazione di una riunione Come consentire a un altro utente di pianificare riunioni per proprio conto Opzione Abilita rich media UCF per i partecipanti Annota Contatta l'operatore privatamente Descrizione Consente ai partecipanti di condividere file multimediali in formato Universal Communications Format (UCF) durante la riunione, sia in una presentazione multimediale UCF o come file multimediali UCF autonomi. L'organizzatore di una riunione che ricopre anche il ruolo di relatore può sempre condividere file multimediali UCF, se viene selezionata o meno questa casella di controllo. Nota Le opzioni degli avvisi si applicano solo se viene selezionata una teleconferenza integrata sulla pagina Teleconferenza nello Strumento di pianificazione anticipata. Consente di aggiungere note a tutti i documenti o presentazioni condivise oppure scrivere e disegnare su lavagne condivise che appaiono nei relativi visualizzatori di contenuto, utilizzando la barra degli strumenti che appare sopra al visualizzatore. Le annotazioni di un partecipante sono visibili a tutti i partecipanti. Durante la conferenza comporre in qualunque momento il numero 00 per contattare l'operatore del proprio servizio di teleconferenza. Disponibile solo se il proprio sito comprende l'opzione per l'operatore privato. Come consentire a un altro utente di pianificare riunioni per proprio conto Se qualcun altro pianifica una riunione al proprio posto, la riunione appare comunque nell'elenco delle riunioni. È possibile avviare e organizzare la riunione come se fosse stata pianificata personalmente. Passaggio 1 Accedere al sito di WebEx. Passaggio 2 Andare a WebEx personale > Preferenze. Viene visualizzata la pagina Preferenze. Passaggio 3 In Opzioni di pianificazione all'interno della sezione Autorizzazione alla pianificazione, selezionare Seleziona organizzatore per scegliere da un elenco di tutti gli utenti con account sul proprio sito di WebEx. Passaggio 4 Selezionare Aggiorna. Accettazione e rifiuto delle richieste di iscrizione Passaggio 1 Accedere al sito di WebEx. Passaggio 2 Andare a WebEx personale > Riunioni personali. 7

14 Gestione dei modelli di riunione Pianificazione di una riunione Viene visualizzato un elenco delle riunioni pianificate. Passaggio 3 Selezionare il collegamento all'argomento della riunione. Viene visualizzata la pagina Riunioni personali. Passaggio 4 Selezionare Partecipanti. Viene visualizzata la pagina Partecipanti iscritti con un elenco dei partecipanti iscritti alla riunione. Passaggio 5 Per approvare le richieste di iscrizione, selezionare la casella relativa a ciascun partecipante che si desidera accettare, quindi selezionare Accetta. Passaggio 6 Per rifiutare le richieste di iscrizione, selezionare la casella relativa a ciascun partecipante che si desidera rifiutare, quindi selezionare Rifiuta. Gestione dei modelli di riunione Se ci si incontra con lo stesso gruppo di persone e si pianifica spesso una riunione con gli stessi codici di verifica, impostazioni audio e altre opzioni della riunione, è possibile salvare tali impostazioni in un modello. Successivamente, al momento di pianificare un'altra riunione, sarà possibile selezionare tale modello da qualsiasi pagina dello Strumento di pianificazione rapida o lo Strumento di pianificazione anticipata. Sono previsti tre metodi per utilizzare modello di riunione esistente: Usare il modello senza salvare le modifiche apportate Apportare modifiche alle impostazioni del modello e salvare le modifiche nello stesso modello Apportare modifiche alle impostazioni del modello e salvare le modifiche in un altro modello Passaggio 1 Accedere al sito di WebEx. Passaggio 2 Andare a Organizza una riunione > Pianifica una riunione. Passaggio 3 Selezionare il modello da utilizzare dall'elenco Imposta opzioni utilizzando un modello. Passaggio 4 (Opzionale) Apportare le modifiche alle impostazioni in qualsiasi pagina. Passaggio 5 (Opzionale) Per salvare il modello, selezionare Salva come modello. Viene visualizzato un elenco di modelli Passaggio 6 Sovrascrivere il modello o salvarlo come nuovo: Per sovrascrivere il modello con le modifiche, selezionare il modello che si desidera sovrascrivere, quindi selezionare Salva. Per salvare le modifiche in un nuovo modello, nella casella Nome modello, digitare un nome per questo nuovo modello, quindi selezionare Salva. Passaggio 7 Completare la pianificazione della riunione come al solito. 8

15 Pianificazione di una riunione Riunioni immediate con Meet Now Riunioni immediate con Meet Now Occorre tenere una riunione ora? Con il comando Meet Now possibile avviare riunioni immediate in modo semplice. È possibile avviare riunioni immediate dal sito di WebEx attraverso il comando Meet Now. Per impostazione predefinita, le riunioni immediate avviate con il comando Meet Now si svolgono nella sala riunioni personale. Se non si desidera utilizzare la sala riunioni personale per le riunioni immediate, disattivare l'opzione Usa la sala riunioni personale per tutte le riunioni immediate nella sezione Impostazioni "Meet Now" delle Preferenze. Se si dispone degli Strumenti di produttività WebEx, è possibile effettuare tutto direttamente dal desktop. Attività Modificare le impostazioni predefinite per le riunioni immediate. Azione 1 Accedere al sito di WebEx. 2 Andare a WebEx personale > Preferenze. 3 In Impostazioni "Meet Now", modificare le opzioni predefinite per le riunioni immediate. Avviare una riunione immediata dal sito di WebEx. 1 Accedere al sito di WebEx. 2 Andare a Meeting Center > Organizzazione di una riunione. 3 Selezionare Organizza una riunione ora. Avviare una riunione immediata dai collegamenti degli Strumenti di produttività WebEx. Effettuare una delle seguenti operazioni per avviare una riunione immediata: Selezionare Meet Now nel pannello Strumenti di produttività WebEx. Se il pannello non si apre, aprirlo dal collegamento Strumenti di produttività WebEx sul desktop oppure dal menu Start di Windows. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona Strumenti di produttività WebEx nella barra delle applicazioni e selezionare Meet Now. Selezionare Meet Now nella barra degli strumenti WebEx in Microsoft Outlook. 9

16 Uso dell'autenticazione ANI/CLI per la connessione audio Pianificazione di una riunione Uso dell'autenticazione ANI/CLI per la connessione audio Autenticazione ANI/CLI L'autenticazione CLI (Caller Line Identification) o ANI (Automatic Number Identification) si basa sull'id chiamante. Vediamo come funziona. 1 Il numero di telefono chiamato per accedere alle riunioni viene aggiunto alle preferenze WebEx. 2 Quando si chiama, si accede alla parte audio della riunione. 3 Il sistema verifica il numero chiamato in base al numero aggiunto alle preferenze WebEx. 4 In seguito alla verifica, si viene indirizzati alla riunione corretta senza dover inserire un numero di riunione. Se si dispone di un account organizzatore e il sito è abilitato per ANI/CLI, è possibile: Pianificare una riunione con autenticazione teleconferenze con chiamata in ingresso abilitate per ANI/CLI. Specificare un numero di telefono da autenticare quando si chiama per accedere a qualsiasi conferenza audio abilitata ANI/CLI. Tuttavia, l'autenticazione viene eseguita solo se si è stati invitati per durante il processo di pianificazione. Specificare un PIN audio per evitare usi illeciti del numero. Pianificazione di una riunione con autenticazione ANI/CLI Passaggio 1 Accedere al sito di WebEx. Passaggio 2 Andare a Organizza una riunione > Pianifica una riunione. Viene visualizzata la pagina Pianifica riunione. Passaggio 3 Selezionare Modifica conferenza audio. Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni conferenza audio. Passaggio 4 Se non è già stata selezionata, selezionare Attiva autenticazione CLI della conferenza audio per le chiamate in ingresso dei partecipanti. Passaggio 5 Pianificare la riunione come al solito. 10

17 Pianificazione di una riunione Specifica di un numero di telefono per l'autenticazione della chiamata in ingresso Specifica di un numero di telefono per l'autenticazione della chiamata in ingresso È possibile impostare l'autenticazione per qualsiasi numero di telefono elencato nel profilo utente. Passaggio 1 Accedere al sito Web di Meeting Center. Passaggio 2 Andare a WebEx personale e selezionare Preferenze. Passaggio 3 Nella sezione Audio, selezionare Imposta oppure, se sono già state impostate le opzioni audio, espandere la sezione Audio. Passaggio 4 In Numeri di telefono personali, accanto al numero di telefono che si desidera autorizzare, selezionare Autenticazione chiamata in ingresso. Passaggio 5 Selezionare Salva. Specifica di un PIN di autenticazione per l'account organizzatore Passaggio 1 Accedere al sito di WebEx. Passaggio 2 Andare a WebEx personale e selezionare Preferenza. Passaggio 3 Nella sezione Audio, selezionare Imposta oppure, se sono già state impostate le opzioni audio, espandere la sezione Audio. Passaggio 4 In Numeri di telefono personali, inserire un PIN a 4 cifre nella casella PIN:. box. Passaggio 5 Selezionare Salva. Modifica dei numeri memorizzati Prima di iniziare Non accedere alla parte audio di una riunione finché non sono stati modificati i propri numeri. Qualsiasi modifica non viene applicata fino al successivo accesso. 11

18 Modifica dei numeri memorizzati Pianificazione di una riunione Non è possibile partecipare a una conferenza audio per telefono mentre si modificano i numeri di telefono. Passaggio 1 Partecipare alla riunione dal computer ma non effettuare la chiamata. Passaggio 2 Nella pagina Quick Start, selezionare l'icona Altro... Passaggio 3 Selezionare Richiamare, oppure se è già presente un numero nell'elenco sotto "Richiamare", selezionare Richiamare a un altro numero. Passaggio 4 Selezionare l'elenco e selezionare Gestisci numeri di telefono. Passaggio 5 Selezionare Modifica per aggiornare i numeri di telefono del profilo WebEx personale oppure su Cancella per eliminare i numeri di telefono Passaggio 6 Selezionare Salva. 12

19 CAPITOLO 2 Partecipazione a una riunione Partecipazione da un invito , pagina 13 Accesso dal sito di WebEx con un account, pagina 14 Accesso dal sito di WebEx senza un account, pagina 14 Accesso da un dispositivo mobile, pagina 15 Accesso a una riunione nella sala personale, pagina 15 Accesso da un sistema di videoconferenza, pagina 16 Accesso da un'applicazione di videoconferenza, pagina 16 Visualizzazione delle informazioni sulla riunione WebEx, pagina 16 Aggiunta di una riunione al calendario, pagina 17 Partecipazione da un invito Passaggio 1 Selezionare l'url nell'invito . Viene visualizzata la pagina Informazioni sulla riunione. Passaggio 2 Inserire le informazioni richieste e selezionare Partecipa. Il pulsante Partecipa potrebbe essere inattivo se ai partecipanti non è consentito accedere alla riunione prima dell'organizzatore. Una volta che l'organizzatore si è unito alla riunione, il pulsante Partecipa è disponibile. Passaggio 3 Scegliere la connessione audio. È possibile ricevere una chiamata sul telefono, effettuare una chiamata oppure utilizzare il computer per connettersi all'audio della riunione. Se previsto dal proprio sito, è possibile connettersi all'audio e al video anche utilizzando un sistema di videoconferenza oppure ricevere una chiamata dalla riunione sul sistema di videoconferenza. 13

20 Accesso dal sito di WebEx con un account Partecipazione a una riunione Accesso dal sito di WebEx con un account Passaggio 1 Accedere al sito di WebEx. Passaggio 2 Andare a Partecipa a una riunione > Sfoglia riunioni. Viene visualizzato il calendario delle riunioni. Passaggio 3 Se la riunione è visualizzata nell'elenco, selezionare il pulsante Partecipa. Passaggio 4 Se la riunione non è visualizzata, potrebbe essere non in elenco: a) Andare a Partecipa a una riunione, selezionare Riunione non in elenco. b) Inserire il numero della riunione e selezionare Partecipa. Passaggio 5 Nella pagina Informazioni sulla riunione, immettere le informazioni richieste e selezionare Partecipa. Il pulsante Partecipa potrebbe essere inattivo se ai partecipanti non è consentito accedere alla riunione prima dell'organizzatore. Una volta che l'organizzatore si è unito alla riunione, il pulsante Partecipa è disponibile. Passaggio 6 Scegliere la connessione audio. È possibile ricevere una chiamata sul telefono, effettuare una chiamata oppure utilizzare il computer per connettersi all'audio della riunione. Se previsto dal proprio sito, è possibile connettersi all'audio e al video anche utilizzando un sistema di videoconferenza oppure ricevere una chiamata dalla riunione sul sistema di videoconferenza. Accesso dal sito di WebEx senza un account Passaggio 1 Andare al sito di WebEx. Passaggio 2 Inserire il numero della riunione e selezionare Partecipa. Viene visualizzata la pagina Informazioni sulla riunione. Passaggio 3 Inserire le informazioni richieste e selezionare Partecipa. Il pulsante Partecipa potrebbe essere inattivo se ai partecipanti non è consentito accedere alla riunione prima dell'organizzatore. Una volta che l'organizzatore si è unito alla riunione, il pulsante Partecipa è disponibile. Passaggio 4 Scegliere la connessione audio. È possibile ricevere una chiamata sul telefono, effettuare una chiamata oppure utilizzare il computer per connettersi all'audio della riunione. Se previsto dal proprio sito, è possibile connettersi all'audio e al video anche utilizzando un sistema di videoconferenza oppure ricevere una chiamata dalla riunione sul sistema di videoconferenza. 14

21 Partecipazione a una riunione Accesso da un dispositivo mobile Accesso da un dispositivo mobile È possibile accedere a una riunione da un dispositivo mobile su cui sia installata l'app Cisco WebEx Meetings. Passaggio 1 Avviare l'app Cisco WebEx Meetings. Passaggio 2 Toccare Partecipa a riunione. Passaggio 3 Scegliere la connessione audio. È possibile ricevere una chiamata sul telefono, effettuare una chiamata oppure utilizzare il computer per connettersi all'audio della riunione. Se previsto dal proprio sito, è possibile connettersi all'audio e al video anche utilizzando un sistema di videoconferenza oppure ricevere una chiamata dalla riunione sul sistema di videoconferenza. Accesso a una riunione nella sala personale Passaggio 1 Effettuare una delle seguenti operazioni: Se si è ricevuto un invito , selezionare il collegamento nel messaggio . Viene visualizzata la pagina Informazioni sala riunioni personale dell'organizzatore. Copiare l'url della sala riunioni personale e incollarlo nella barra degli indirizzi del browser, quindi premere Invio. Viene visualizzata la pagina Informazioni sala riunioni personale dell'organizzatore. Sul sito di WebEx, immettere l'id sala riunioni personale dell'organizzatore. Nota È possibile trovare l'id sala riunioni personale dell'organizzatore nell'url della sala personale. Ad esempio, nomeorganizzazione.webex.com/meet/mrossi. Il nome utente è mrossi. Viene visualizzata la pagina Informazioni sala riunioni personale. Passaggio 2 Selezionare Partecipa. Passaggio 3 Scegliere la connessione audio. È possibile ricevere una chiamata sul telefono, effettuare una chiamata oppure utilizzare il computer per connettersi all'audio della riunione. Se previsto dal proprio sito, è possibile connettersi all'audio e al video anche utilizzando un sistema di videoconferenza oppure ricevere una chiamata dalla riunione sul sistema di videoconferenza. 15

22 Accesso da un sistema di videoconferenza Partecipazione a una riunione Accesso da un sistema di videoconferenza È possibile avviare o accedere a una riunione CMR Cloud da qualsiasi sistema video supportato, come Cisco o Polycom. Passaggio 1 Aprire la tastiera virtuale oppure ottenere il controllo remoto per il sistema di videoconferenza. Passaggio 2 Selezionare Chiama o Nuova chiamata. Passaggio 3 Selezionare il pulsante della tastiera e comporre l'indirizzo video. Passaggio 4 Seguire le indicazioni del sistema. Accesso da un'applicazione di videoconferenza È possibile avviare la riunione utilizzando un'applicazione video come Cisco Jabber Video. Passaggio 1 Aprire l'app. Passaggio 2 Inserire l'indirizzo video. Passaggio 3 Selezionare Avvia, Chiamata o il comando appropriato per l'avvio di una videochiamata. Passaggio 4 Seguire le indicazioni. Visualizzazione delle informazioni sulla riunione WebEx Prima di partecipare a una riunione, è possibile ottenere informazioni su di essa, come il nome dell'organizzatore, l'indirizzo , il numero della riunione e l'agenda. Per visualizzare le informazioni sulla riunione, effettuare una delle operazioni seguenti: Se si è ricevuto un invito , selezionare il collegamento nel messaggio per visualizzare le informazioni della riunione. Andare al calendario delle riunioni dell'organizzatore sul sito di WebEx: a) Andare a Partecipa a una riunione > Sfoglia riunioni. b) Nel calendario delle riunioni, individuare la riunione e selezionare il collegamento. c) Inserire una password, se richiesta. d) Per visualizzare l'agenda della riunione, selezionare Visualizza agenda. 16

23 Partecipazione a una riunione Aggiunta di una riunione al calendario Aggiunta di una riunione al calendario Se l'applicazione di calendario supporta lo standard icalendar, è possibile aggiungervi una riunione pianificata. Se un organizzatore annulla la riunione, il messaggio di annullamento ricevuto contiene un'opzione che consente di rimuovere la riunione dall'applicazione di calendario. Se si riceve un invito , selezionare il collegamento per aggiungere la riunione al calendario oppure aprire e accettare il file icalendar allegato (.ics). Altrimenti, aggiungere la riunione al calendario attraverso il sito di WebEx: Passaggio 1 Accedere al sito di WebEx. Passaggio 2 Andare a Partecipa a una riunione > Sfoglia riunioni. Viene visualizzato il calendario delle riunioni. Passaggio 3 Individuare la riunione e selezionare il collegamento. Passaggio 4 Inserire una password, se richiesta. Viene visualizzata la pagina Informazioni sulla riunione. Passaggio 5 Selezionare Aggiungi al calendario. 17

24 Aggiunta di una riunione al calendario Partecipazione a una riunione 18

25 CAPITOLO 3 Risoluzione dei problemi di partecipazione a una riunione Partecipazione a una riunione, pagina 19 Utenti Internet Explorer su PC, pagina 19 Utenti Firefox o Chrome su PC, pagina 19 Utenti Mac, pagina 20 Partecipazione a una riunione Quando si seleziona il collegamento per partecipare alla riunione, l'applicazione WebEx Meeting Manager viene scaricata automaticamente sul computer. In caso contrario, ricercare una possibile soluzione negli argomenti seguenti. Utenti Internet Explorer su PC Ricercare un prompt di installazione del componente aggiuntivo ActiveX giallo, spesso nella parte inferiore dello schermo. Selezionarlo e seguire le istruzioni riportate sullo schermo per installare il componente aggiuntivo. Se la propria organizzazione non consente ActiveX, contattare l'amministratore WebEx per assistenza. Al termine dell'installazione, la riunione viene avviata automaticamente. Utenti Firefox o Chrome su PC Ricercare un messaggio relativo a Java; spesso, viene richiesto di scaricare e installare la versione più aggiornata. È possibile seguire le istruzioni visualizzate a schermo per installare Java; tuttavia, la soluzione più rapida è selezionare Installa l'applicazione per riunioni nella parte inferiore della pagina. Se la propria organizzazione non consente download Java, contattare l'amministratore WebEx per assistenza. Al termine dell'installazione, la riunione viene avviata automaticamente. 19

26 Utenti Mac Risoluzione dei problemi di partecipazione a una riunione Utenti Mac Passaggio 1 Ricercare una richiesta di download e installazione di un componente aggiuntivo. Passaggio 2 Selezionare Scarica e installa componente aggiuntivo per scaricare il file Cisco_WebEx_Add-On.dmg. Passaggio 3 Eseguire il file: In Chrome, selezionare il file scaricato dalla barra nella parte inferiore dello schermo. In Safari, selezionare il file dalla sezione Download. In Firefox, è aprire direttamente il file o salvarlo in una posizione a scelta. Passaggio 4 Seguire le istruzioni visualizzate sullo schermo. Al termine dell'installazione, la riunione viene avviata automaticamente. 20

27 CAPITOLO 4 Iscrizione a una riunione WebEx Perché occorre iscriversi per una riunione?, pagina 21 Iscrizione da un invito , pagina 21 Iscrizione dal sito di WebEx, pagina 22 Perché occorre iscriversi per una riunione? L'iscrizione consente all'organizzatore di ottenere informazioni sui partecipanti, limitare l'accesso e proteggere le informazioni della riunione. Non tutte le riunioni richiedono l'iscrizione. Se la riunione la richiede, è possibile eseguire l'iscrizione dall'invito o dal sito di WebEx. L'organizzatore dovrà approvare l'iscrizione, fatto ciò, si riceverà un' di conferma iscrizione. A questo punto, sarà possibile partecipare alla riunione una volta avviata. Se la riunione è già in corso e l'organizzatore ha scelto l'approvazione automatica di tutte le richieste di iscrizione, si accede immediatamente alla riunione. Iscrizione da un invito Passaggio 1 Aprire il messaggio e selezionare Esegui iscrizione. Viene visualizzata la pagina Informazioni sulla riunione. Passaggio 2 Selezionare Esegui iscrizione. Viene visualizzata la pagina Iscrizione. Passaggio 3 Completare il modulo di iscrizione e selezionare Iscriviti ora. Viene visualizzata la pagina Conferma iscrizione. 21

28 Iscrizione dal sito di WebEx Iscrizione a una riunione WebEx Iscrizione dal sito di WebEx Passaggio 1 Andare al sito di WebEx. Passaggio 2 Si dispone di un account WebEx: a) Accedere. b) Andare a Partecipa a una riunione > Sfoglia riunioni. Viene visualizzato il calendario delle riunioni. Passaggio 3 Se non si dispone di un account WebEx: a) Inserire il numero della riunione e selezionare Partecipa. b) Selezionare Esegui iscrizione; viene visualizzato il calendario delle riunioni. Passaggio 4 Selezionare Esegui iscrizione per la riunione a cui si desidera partecipare. Viene visualizzata la pagina di iscrizione. Passaggio 5 Completare il modulo di iscrizione e selezionare Iscriviti ora. Viene visualizzata la pagina Conferma iscrizione. 22

29 CAPITOLO 5 Organizzazione di una riunione - Attività di riferimento rapido Attività di riferimento rapido per l'organizzazione di una riunione, pagina 23 Attività di riferimento rapido per l'organizzazione di una riunione La finestra della riunione consente di gestire tutti gli aspetti della riunione e consente ai partecipanti di entrare in chat, inviare video, condividere informazioni e interagire con gli altri tramite documenti, presentazioni, lavagne, applicazioni e altro. Nota Se si organizza una riunione che include sistemi di TelePresence, le seguenti funzioni WebEx non sono disponibili: Sondaggio Trasferimento file Chat (con i partecipanti alla sala TelePresence) Attività Azione Invitare partecipanti a una riunione in corso Dalla scheda Quick Start, selezionare Invita e invia promemoria, selezionare il metodo di invito, quindi inserire le informazioni richieste. Disattivare i segnali acustici di entrata e uscita Selezionare Partecipante > Segnale acustico di entrata e uscita. Modificare un messaggio di benvenuto Selezionare Riunione > Messaggio di benvenuto. 23

30 Attività di riferimento rapido per l'organizzazione di una riunione Organizzazione di una riunione - Attività di riferimento rapido Attività Registrare la riunione Rinominare un utente che effettua una chiamata in ingresso Modificare gli avvisi acustici Modificare il suono riprodotto quando qualcuno accede a un messaggio di chat Concedere o revocare i privilegi Designare un altro partecipante come relatore Designare un altro utente come organizzatore Reclamare il ruolo di organizzatore Rimuovere un partecipante da una riunione Limitare l'accesso alla riunione Ripristinare l'accesso alla riunione Ottenere informazioni su una riunione in corso Abbandonare una riunione Terminare una riunione Azione Selezionare Registra. Suggerimento Mettere in pausa e riprendere la registrazione come necessario anziché interromperla e riavviarla per evitare la creazione di più file di registrazione. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome nell'elenco Partecipanti e selezionare Rinomina. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul titolo Partecipanti e selezionare Avvisi sonori. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul titolo Chat e selezionare Avvisi sonori. Selezionare Partecipante > Assegna privilegi, quindi selezionare o deselezionare l'opzione appropriata. Trascinare la sfera di WebEx sul relatore successivo. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome o sulla miniatura, quindi selezionare Cambia ruolo in > Organizzatore. Selezionare il proprio nome dall'elenco Partecipanti, quindi selezionare Partecipante > Richiedi restituzione ruolo organizzatore e inserire le informazioni richieste. Fare clic con il pulsante destro del mouse nell'elenco Partecipanti e selezionare Espelli. Selezionare Riunione > Limita accesso. Nota Questa opzione impedisce a chiunque di partecipare alla riunione, inclusi coloro che sono stati invitati ma non vi si sono ancora uniti. Selezionare Riunione > Ripristina accesso. Selezionare Riunione > Informazioni. Selezionare File > Abbandona riunione. Selezionare File > Termina riunione. 24

31 Organizzazione di una riunione - Attività di riferimento rapido Attività di riferimento rapido per l'organizzazione di una riunione Attività Inviare un messaggio con la trascrizione della riunione Azione Selezionare File > Invia trascrizione, inserire le informazioni richieste e inviare il messaggio . Nota Se sono stati salvati durante la riunione, è possibile anche allegare i seguenti elementi: Documenti condivisi Chat Questionario sondaggio Risultati sondaggio Note pubbliche o sottotitoli codificati acquisiti o pubblicati durante la riunione. La trascrizione viene inviata a tutti i partecipanti che hanno specificato i relativi indirizzi al momento dell'accesso. I partecipanti solo audio non vengono elencati nella trascrizione. 25

32 Attività di riferimento rapido per l'organizzazione di una riunione Organizzazione di una riunione - Attività di riferimento rapido 26

33 CAPITOLO 6 Gestione di note, verbali riunioni e sottotitoli codificati Gestione di note, verbali riunioni e sottotitoli codificati, pagina 27 Gestione di note, verbali riunioni e sottotitoli codificati Prima di iniziare la gestione e l'acquisizione dei verbali, tenere presenti alcune considerazioni: Se a tutti i partecipanti è consentita l'acquisizione dei verbali, non potranno pubblicare le relative note per altri durante la riunione ma sarà possibile salvarle. Un singolo verbalizzatore può pubblicare note in qualsiasi momento durante la riunione o inviare la trascrizione di una riunione a tutti i partecipanti. Un responsabile dei sottotitoli può pubblicare sottotitoli in tempo reale durante una riunione e può inviare a tutti i partecipanti una trascrizione con i sottotitoli. La funzione di verbalizzazione non è disponibile in ambiente Mac. Attività Azione Nomina di un verbalizzatore Nel pannello Partecipanti, fare clic con il pulsante destro sul partecipante, quindi selezionare Cambia ruolo in > Verbalizzatore. Viene visualizzato un indicatore a forma di matita a destra del nome del partecipante. Nomina di un responsabile dei sottotitoli Nel pannello Partecipanti, fare clic con il pulsante destro sul partecipante, quindi selezionare Cambia ruolo in > Responsabile sottotitoli codificati. Un indicatore di sottotitoli codificati appare a destra del nome del partecipante. 27

34 Gestione di note, verbali riunioni e sottotitoli codificati Gestione di note, verbali riunioni e sottotitoli codificati Attività Abilitazione dei sottotitoli codificati Note pubbliche (verbali della riunione) Impostazione di sottotitoli codificati Azione Nella finestra della riunione, selezionare Riunione > Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni riunione visualizzata, selezionare o deselezionare Abilita sottotitoli codificati. Se si è l'unico verbalizzatore per una riunione, digitare le note nel pannello Note della finestra della riunione. Le note non saranno visibili agli altri fintanto che non sono pubblicate. Se si è il responsabile dei sottotitoli codificati per una riunione, digitare i sottotitoli codificati nel pannello Sottotitoli codificati della finestra della riunione. È possibile utilizzare una tastiera standard o una tastiera stenografica e software di traduzione automatica. I sottotitoli codificati sono visibili agli altri quando si preme il tasto Invio o si seleziona Pubblica. 28

35 CAPITOLO 7 Uso di WebEx Audio Panoramica, pagina 29 Connessione a WebEx Audio, pagina 29 Attività di riferimento rapide di WebEx Audio, pagina 30 Panoramica È possibile utilizzare il telefono o il computer per ascoltare e parlare in una riunione WebEx: Telefono: è possibile utilizzare il servizio di richiamata, se supportato dal proprio sito, per ricevere una chiamata dalla riunione; altrimenti, è possibile chiamare per accedere. Nota Questa opzione solitamente offre una trasmissione vocale di buon livello, ma comporta alcuni costi. Computer: con una cuffia collegata al computer, è possibile accedere alla parte audio della riunione. Nota Questa opzione talvolta provoca trasmissioni disturbate o un flusso vocale irregolare, ma non comporta alcun costo. È possibile passare tra i diversi tipi di connessione audio senza o con un minimo di interruzioni. Connessione a WebEx Audio Per eseguire la connessione all'audio per la prima volta: Passaggio 1 Nella pagina Quick Start, selezionare l'icona Connetti ad audio. 29

36 Attività di riferimento rapide di WebEx Audio Uso di WebEx Audio Viene visualizzata la finestra di dialogo Connessione audio. Passaggio 2 Selezionare una delle opzioni per la connessione all'audio: Richiamare: Il sistema richiama l'utente consentendo il risparmio dei costi di una telefonata interurbana. Includere il prefisso e il numero di telefono locale di sette cifre. Non è possibile ricevere il servizio Richiamare, se la propria organizzazione utilizza numeri di interno oppure se il servizio non è supportato dal proprio sito. Chiamerò: Chiamare il numero di telefono elencato e inserire le informazioni richieste. Chiama utilizzando il computer: La connessione viene eseguita attraverso Internet. Quando si esegue la connessione all'audio, il metodo di connessione audio utilizzato in precedenza viene selezionato. Ad esempio, se in precedenza è stato utilizzato il servizio Richiamare, la volta successiva che si utilizza WebEx, viene visualizzato il pulsante Richiamare con l'ultimo numero di telefono utilizzato. Per eseguire la connessione con un metodo diverso o con un altro numero di telefono, selezionare l'icona Altro ( ) sotto il pulsante Connessione audio selezionato nella pagina Quick Start. Verranno visualizzate le stesse opzioni selezionate per la prima connessione all'audio. Attività di riferimento rapide di WebEx Audio Attività Modificare la connessione audio corrente Azione 1 Nella pagina Quick Start, selezionare Connesso ad audio. 2 Selezionare Scambia audio. 3 Effettuare una delle seguenti operazioni: Se si è al telefono, selezionare Chiamata utilizzando il computer. Se si è al computer, selezionare Richiamare o Chiamerò. Ricevere una chiamata dalla riunione a un numero diverso 1 Selezionare Connesso ad audio. 2 Selezionare Disconnetti audio. 3 Selezionare l'icona Altro ( ) sotto il pulsante Connessione audio selezionato nella pagina Quick Start. 4 Selezionare Richiamare a un altro numero, quindi inserire o selezionare il nuovo numero. 30

37 Uso di WebEx Audio Attività di riferimento rapide di WebEx Audio Attività Regolare le impostazioni del microfono e dell'altoparlante Azione 1 Visualizzare le opzioni di disattivazione audio: In Windows: fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco dei partecipanti. In Mac: selezionare Ctrl+clic nell'elenco dei partecipanti. 2 È possibile effettuare quanto segue: Come organizzatore Per disattivare l'audio di tutti i partecipanti quando accedono alla riunione, selezionare Disattiva all'ingresso. Per disattivare o riattivare l'audio di tutti i partecipanti tranne se stessi, selezionare Disattiva tutti. Per disattivare l'audio di qualcuno in particolare, selezionare Disattiva audio o Attiva audio. Come partecipante Selezionare l'icona Attiva o Disattiva per attivare o disattivare il microfono. Chiedere di intervenire Annullare una richiesta di intervento Disconnetti audio Nel pannello Partecipanti, selezionare Alza la mano. Nel pannello Partecipanti, selezionare Abbassa la mano. 1 Selezionare Connesso ad audio. 2 Selezionare Disconnetti audio. 31

38 Attività di riferimento rapide di WebEx Audio Uso di WebEx Audio 32

39 CAPITOLO 8 Gestione di video Panoramica, pagina 33 Riferimento rapido sulla funzionalità video, pagina 33 Panoramica WebEx Meeting Center supporta video ad alta definizione (HD) con risoluzione di 720 pixel e ad alta qualità con risoluzione di 360 pixel. Le opzioni video possono essere impostate da un amministratore del sito o da un organizzatore durante la pianificazione o nella riunione. Nota Se la riunione Meeting Center include sistemi di TelePresence, le seguenti funzioni non sono disponibili: Sondaggio Trasferimento file Chat con i partecipanti alla sala TelePresence Riferimento rapido sulla funzionalità video Attività Azione Avviare o interrompere il video Selezionare l'icona del video accanto al nome. L'icona diventa verde quando si avvia il video. Visualizzare i video di tutti i partecipanti nella vista Selezionare Visualizza tutti i partecipanti in vista a schermo intero a schermo intero nell'angolo superiore destro della visualizzazione video. 33

40 Riferimento rapido sulla funzionalità video Gestione di video Attività Impostare le opzioni della webcam come contrasto, nitidezza e luminosità Nota Le opzioni variano a seconda della webcam in uso. Abilitare o disabilitare l'avvio automatico dei video in tutte le riunioni Bloccare l'attenzione su un partecipante per tutti i partecipanti (solo organizzatore) Azione Windows: nella parte superiore destra del pannello Partecipanti, selezionare l'icona Imposta opzioni video. Mac: nella parte inferiore destra del pannello Partecipanti, selezionare l'icona Imposta opzioni video. nella parte superiore destra del pannello Partecipanti, selezionare l'icona Imposta opzioni video. 1 Selezionare il nome del partecipante che appare nella visualizzazione del video. 2 Nella finestra di dialogo Blocca attenzione su un partecipante: Per passare continuamente all'oratore che parla a volume più alto, selezionare Oratore attivo. Per mantenere l'attenzione su un determinato oratore, selezionare Partecipante specifico, quindi selezionare il nome del partecipante. Visualizzare i dati audio e video mentre ci si trova nella finestra Riunione Visualizzare i dati audio e video mentre ci si trova nella visualizzazione video a schermo intero Selezionare Riunione > Audio e statistiche video... Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla visualizzazione dell'oratore attivo, quindi selezionare Audio e statistiche video... 34

41 CAPITOLO 9 Condivisione di contenuto su un computer remoto Condivisione di contenuto, pagina 35 Attività di riferimento rapido per la condivisione di un computer remoto, pagina 36 Condivisione di contenuto in Meeting Center - Procedure consigliate, pagina 38 Condivisione di contenuto in modalità a schermo intero, pagina 38 Risoluzione dei problemi di aspetto del colore nel contenuto condiviso, pagina 39 Condivisione di contenuto I relatori possono condividere qualsiasi tipo di contenuto durante una riunione. Se si desidera condividere Selezionare... Tutti i dati presenti sullo schermo del computer. Condividi > Schermo Un file che non deve essere modificato durante la riunione. Condividi > File (incluso video) Ad esempio, un video o una presentazione. Un'applicazione o un file che deve essere modificato Condividi > Applicazione durante la riunione. Ad esempio, visualizzazione delle funzionalità di una nuova applicazione o dimostrazione di come disegnare forme 3D nel software grafico. Un'area di lavoro vuota in cui collaborare con altri partecipanti alla riunione utilizzando strumenti di testo e grafici per evidenziare, aggiungere note e creare immagini di base. Condividi > Lavagna 35

42 Attività di riferimento rapido per la condivisione di un computer remoto Condivisione di contenuto su un computer remoto Se si desidera condividere Un sito Web in cui i partecipanti possono interagire con pagine Web in modo indipendente nei relativi visualizzatori di contenuto mentre usufruiscono di effetti multimediali, video e audio sul sito Web. Un sito Web in cui guidare i partecipanti tra diverse pagine Web, ma in cui gli effetti multimediali, i video e i suoni non sono riproducibili. File o applicazioni su un computer remoto e sul quale è installato l'agente Access Anywhere. Ad esempio, se si è in viaggio e si desidera dimostrare un'applicazione software disponibile su licenza solo sul computer dell'ufficio. L'intera finestra della finestra ma nessuna altra parte dello schermo del computer. Selezionare... Condividi > Contenuto Web Condividi > Browser Web Condividi > Computer remoto Condividi > Finestra Riunione personale Attività di riferimento rapido per la condivisione di un computer remoto Operazioni preliminari Accertarsi di aver installato Access Anywhere Agent sul computer remoto. Se non si è l'organizzatore originale della riunione, accedere al Web di Meeting Center prima di partecipare alla riunione. Nota Se sul computer remoto è attivo uno screen saver protetto da password, il servizio riunioni lo chiude automaticamente una volta fornito il codice di accesso o la password. 36

43 Condivisione di contenuto su un computer remoto Attività di riferimento rapido per la condivisione di un computer remoto Attività Avviare la condivisione del computer remoto Azione 1 Selezionare Condividi > Computer remoto. Viene visualizzata la finestra di dialogo Access Anywhere. 2 In Computer remoti, selezionare il computer. 3 In Applicazioni, selezionare l'applicazione. Se si imposta il computer remoto in modo da poter accedere all'intero schermo, l'opzione Contenuto viene visualizzata in Applicazioni. 4 Selezionare Connetti e completare il metodo di autenticazione, codice di accesso o codice telefonico, scelto al momento dell'impostazione del computer per Access Anywhere. Condividere ulteriori applicazioni su un computer remoto condiviso 1 Nel pannello Controlli riunione, selezionare il pulsante con la freccia rivolta verso il basso, quindi selezionare Condividi applicazione remota. 2 Selezionare l'applicazione e selezionare OK. Dopo aver scelto un'altra applicazione da condividere, tutte le altre applicazioni precedentemente selezionate rimangono aperte. Interrompere la condivisione del computer remoto 1 Per garantire la privacy e la sicurezza del computer remoto: Chiudere qualsiasi applicazione avviata durante la sessione di condivisione. Specificare una password per lo screen saver e impostarlo in modo che venga visualizzato dopo brevi periodi di inattività, ad esempio 1 minuto. Spegnere il computer, se non si desidera effettuare nuovamente l'accesso in remoto. 2 Nel pannello dei controlli della riunione, selezionare Interrompi condivisione. Accedere, bloccare o sbloccare il computer remoto Nel pannello Controlli riunione, selezionare il pulsante con la freccia rivolta verso il basso, quindi selezionare Invia Ctrl+Alt+Canc. 37

44 Condivisione di contenuto in Meeting Center - Procedure consigliate Condivisione di contenuto su un computer remoto Condivisione di contenuto in Meeting Center - Procedure consigliate I seguenti suggerimenti sono utili per condividere il contenuto in maniera più efficace: Per risparmiare tempo, aprire qualsiasi applicazione si desideri condividere prima dell'inizio della riunione. Per disporre della massima quantità di larghezza di banda, chiudere qualsiasi applicazione non necessaria o che utilizza larghezza di banda, come programmi di messaggistica immediata o programmi che ricevono audio o video dal Web. Evitare di sovrapporre un'applicazione o browser Web condiviso a un'altra finestra sullo schermo del computer. Viene visualizzato un motivo a tratteggio incrociato nelle finestre di condivisione dei partecipanti nel punto in cui l'altra finestra si sovrappone all'applicazione o al browser condiviso. Se si desidera passare tra la visualizzazione del software condiviso e la finestra della riunione, sospendere la condivisione del software prima di tornare alla finestra della riunione e riavviare la condivisione una volta tornati all'applicazione condivisa. Se si dispone di più monitor, quando si condivide un'applicazione o un browser Web, i partecipanti possono visualizzare il contenuto condiviso indipendentemente dal monitor che si sta utilizzando. Se si sposta l'applicazione o il browser Web su un altro monitor, sarà ancora visibile ai partecipanti. Se si desidera condividere un documento, ad esempio Microsoft Word o Excel, si può migliorare l'esperienza dei partecipanti alla riunione utilizzando la condivisione dei file anziché la condivisione di applicazioni. Animazioni e transizioni non sono supportate per utenti Office 2013 che condividono diapositive PowerPoint in condivisione file. Al contrario, utilizzare la condivisione dell'applicazione o dello schermo. In qualità di relatore, utilizzare i controlli della pagina nella parte superiore della scheda condivisa per spostarsi avanti e indietro in un documento. È anche possibile impostare un intervallo di tempo specifico prima che un documento avanzi automaticamente andando al menu Visualizza e selezionando Avanza pagine automaticamente. Condivisione di contenuto in modalità a schermo intero Quando si condivide in modalità a schermo intero, i controlli della sessione sono disponibili nel pannello Controlli riunione nella parte superiore dello schermo. Con il pannello Controlli riunione, è possibile controllare una riunione come se ci si trovasse nella finestra della riunione, è possibile attivare il pannello Chat o mettere in pausa e riprendere la registrazione. Inoltre, è possibile accedere alle opzioni di condivisione nel pannello Controlli riunione: Condividi: Accedere al menu di condivisione per passare tra le diverse modalità di condivisione, senza tornare alla finestra della riunione. Assegna: Designare un altro partecipante come relatore, passare il controllo remoto, assegnare privilegi o consentire automaticamente ai partecipanti di controllare il software condiviso. Se si cambia relatore durante la condivisione, la condivisione verrà interrotta e tutti i partecipanti torneranno alla finestra della riunione. 38

45 Condivisione di contenuto su un computer remoto Risoluzione dei problemi di aspetto del colore nel contenuto condiviso Annota: Visualizzare gli strumenti di annotazione disponibili per annotare il contenuto nella visualizzazione a schermo intero. Altre opzioni: Visualizzare il software condiviso a schermo intero, gestire il layout dei pannelli, visualizzare il pannello Note, accedere alle opzioni audio, sincronizzare la visualizzazione a schermo intero di tutti i partecipanti, invitare e inviare promemoria ai partecipanti o terminare l'evento. Risoluzione dei problemi di aspetto del colore nel contenuto condiviso Il colore del contenuto condiviso non appare correttamente. Ad esempio, i gradienti di colore possono apparire come fasce di colore. Per impostazione predefinita, le immagini del software condiviso utilizzano la modalità colore a 16 bit. Questa modalità offre una rappresentazione accurata del colore per la maggiore parte delle applicazioni condivise. Potrebbe essere necessaria la modalità True Color per catturare i dettagli, ma ciò potrebbe incidere sulle prestazioni della condivisione dell'applicazione. In Windows 1 Interrompere la sessione di condivisione. 2 Nella finestra della riunione, selezionare Riunione > Opzioni. 3 Selezionare la scheda Modalità True Color. 4 Selezionare Abilita modalità True Color. 5 Selezionare una delle seguenti opzioni: Imaging superiore (migliore qualità del colore, ma caricamento più lento) Migliori prestazioni (caricamento più rapido, ma qualità inferiore del colore) 6 Selezionare OK o Applica. In Mac 1 Nella finestra della riunione, selezionare Meeting Center > Preferenze. 2 Selezionare Visualizza. 3 Selezionare una delle seguenti opzioni: Migliore qualità delle immagini (migliore qualità del colore, ma caricamento più lento) Migliori prestazioni (caricamento più rapido, ma qualità inferiore del colore) 4 Selezionare OK. 39

46 Risoluzione dei problemi di aspetto del colore nel contenuto condiviso Condivisione di contenuto su un computer remoto 40

47 CAPITOLO 10 Esecuzione di un sondaggio in una riunione WebEx Sondaggi, pagina 41 Creazione di un questionario in Windows, pagina 41 Creazione di un questionario in Mac, pagina 42 Attività di riferimento rapido per l'esecuzione di un sondaggio, pagina 42 Sondaggi In qualità di relatore, è possibile effettuare un sondaggio creando e condividendo un questionario. I sondaggi sono utili per diversi scopi, come ottenere un feedback, richiedere voti o verificare la conoscenza. Creazione di un questionario in Windows Passaggio 1 Aprire il pannello Sondaggio in una riunione. Passaggio 2 Nella sezione Domanda, selezionare uno di questi tipi di domanda: Se si desidera selezionare più risposte da un elenco di possibilità, selezionare Scelta multipla, quindi selezionare Risposte multiple. Se si desidera selezionare una risposta da un elenco di possibilità, selezionare Scelta multipla, quindi selezionare Risposta singola. Se si desidera digitare una risposta breve, selezionare Risposta breve. Passaggio 3 Selezionare Nuovo, quindi selezionare la domanda. Passaggio 4 Nella sezione Risposta, fare clic su Aggiungi, quindi digitare una risposta. Per digitare un'altra risposta, fare clic su Aggiungi. 41

48 Creazione di un questionario in Mac Esecuzione di un sondaggio in una riunione WebEx La domanda e le risposte vengono visualizzate nell'area Quesiti sondaggio. Passaggio 5 Per aggiungere altre domande, ripetere i passaggi da 2 a 4. Creazione di un questionario in Mac Passaggio 1 Aprire il pannello Sondaggio in una riunione. Passaggio 2 Selezionare l'icona Aggiungi una domanda e digitare la domanda. Passaggio 3 Selezionare l'icona Aggiungi una risposta e digitare la risposta. Passaggio 4 Per aggiungere altre risposte, ripetere il punto 3. Passaggio 5 Per aggiungere altre domande, ripetere il punto 2. Passaggio 6 Per modificare il tipo di domanda, selezionare Fare clic qui per modificare il tipo di domanda, quindi effettuare una delle operazioni seguenti: Se si desidera selezionare più risposte da un elenco di possibilità, selezionare Risposte multiple. Se si desidera selezionare una risposta da un elenco di possibilità, selezionare Risposta singola. Se si desidera digitare una risposta breve, selezionare Risposta breve. Attività di riferimento rapido per l'esecuzione di un sondaggio Attività Modificare il tipo di domanda Modificare una domanda o una risposta Eliminare una domanda o una risposta Riorganizzare domande o risposte Eliminare un intero questionario Azione Selezionare la domanda, quindi selezionare il nuovo tipo di domanda nella sezione Domanda, quindi selezionare Modifica tipo. Selezionare la domanda o la risposta, selezionare l'icona Modifica, quindi apportare le modifiche desiderate. Selezionare la domanda o risposta, quindi selezionare l'icona Elimina. Selezionare la domanda o la risposta, quindi selezionare l'icona Sposta in alto o Sposta in basso. Selezionare Cancella tutto. 42

49 Esecuzione di un sondaggio in una riunione WebEx Attività di riferimento rapido per l'esecuzione di un sondaggio Attività Visualizzare un timer durante il sondaggio Azione 1 Aprire la finestra di dialogo Opzioni sondaggio effettuando una delle seguenti operazioni: Windows: selezionare Opzioni nella parte inferiore del pannello Sondaggio. Mac: selezionare l'icona Opzioni nella parte inferiore destra del pannello Sondaggio. 2 Selezionare Visualizza, quindi inserire la durata prevista nella casella Sveglia e selezionare OK. Aprire un sondaggio 1 Con il questionario del sondaggio visualizzato nel pannello Sondaggio, selezionare Apri sondaggio. 2 Al termine del sondaggio, selezionare Chiudi sondaggio. Altrimenti, se è stato specificato un orario, il sondaggio si chiude automaticamente. Condividere i risultati del sondaggio con i partecipanti Salvare un questionario del sondaggio durante la riunione. Salvare i risultati di un sondaggio Aprire un file del questionario del sondaggio per visualizzare il questionario sul pannello Sondaggio Nella sezione Condividi con i partecipanti, selezionare una o entrambe le opzioni Risultati sondaggio e Singoli risultati, quindi selezionare Applica. Selezionare File > Salva > Domande sondaggio e seguire le indicazioni. Selezionare File > Salva > Risultati sondaggio e seguire le indicazioni. Altrimenti, per salvare i risultati di più sondaggi in un singolo file, selezionare Salva > Risultati di tutti i sondaggi e seguire le indicazioni. Selezionare File > Salva > Apri domande sondaggio e seguire le indicazioni. 43

50 Attività di riferimento rapido per l'esecuzione di un sondaggio Esecuzione di un sondaggio in una riunione WebEx Attività Specificare opzioni per i risultati del sondaggio Azione 1 Selezionare Opzioni nella parte inferiore del pannello Sondaggio. 2 Selezionare una o entrambe le opzioni per l'inclusione nei risultati dei sondaggi: Comprendi la mancata risposta, per includere i partecipanti che non forniscono alcuna risposta. Mostra numero di risposte, per visualizzare il numero di partecipanti che hanno risposto rispetto al numero complessivo dei partecipanti al sondaggio. Per includere solo i partecipanti che hanno risposto, non selezionare Comprendi la mancata risposta. 44

51 CAPITOLO 11 Tasti di scelta rapida e accessibilità per WebEx Meeting Center Accesso alla finestra della riunione con la tastiera, pagina 45 Uso dell'elenco partecipanti, pagina 46 Copia di testo dal pannello Chat, pagina 47 Inserimento di testo in una casella di input, pagina 47 Accesso al pannello Controlli riunione durante la condivisione, pagina 48 Supporto delle funzioni di lettura dello schermo, pagina 48 Accesso alla finestra della riunione con la tastiera Gli utenti di sistemi operativi Windows con esigenze particolari o che sono utenti esperti possono spostarsi all'interno della finestra della riunione utilizzando i tasti di scelta rapida. Alcuni di questi tasti di scelta rapida sono standard nell'ambiente Windows. Premere Per F6 Passare tra l'area del contenuto e l'area dei pannelli Ctrl+Tab Passare tra i documenti aperti nell'area del contenuto della finestra della riunione Spostarsi all'interno dell'area dei pannelli Spostarsi tra le schede nelle finestre di dialogo seguenti: Invita e invia promemoria Preferenze Opzioni riunione Privilegi partecipante 45

52 Uso dell'elenco partecipanti Tasti di scelta rapida e accessibilità per WebEx Meeting Center Premere Maiusc+F10 Per Utilizzare i menu di scelta rapida, visualizzabili con il pulsante destro del mouse, dei pannelli e degli elementi seguenti: Pannello Partecipante Pannello Chat Pannello Note Pannello Sottotitoli codificati Finestra Trasferimento file Lavagna condivisa e schede file Utilizzare l'elenco partecipanti Copiare il testo dal pannello Chat Tab Tasti freccia Alt+F4 Barra spaziatrice Spostarsi tra gli elementi, quali pulsanti, campi e caselle di controllo all'interno di una finestra di dialogo o di un pannello Spostarsi tra le opzioni nelle finestre di dialogo Chiudere una finestra di dialogo Selezionare o deselezionare una casella di opzione Inserire il testo in una casella di input Invio Ctrl+A Ctrl+Alt+Maiusc Ctrl+Alt+Maiusc+H Eseguire il comando del pulsante attivo (solitamente sostituisce il clic del mouse) Copiare il testo dal pannello Chat Visualizzare il pannello Controlli riunione in modalità a schermo intero Nascondere controlli della riunione, pannelli e notifiche Uso dell'elenco partecipanti La finestra Partecipanti fornisce un menu a cui si accede facendo clic sul pulsante destro del mouse che consente di agire su un partecipante a seconda del proprio ruolo nella riunione. In qualità di organizzatore o relatore, è possibile eseguire azioni quali assegnare il ruolo di relatore a un'altra persona o disattivare il microfono di un altro partecipante se troppo rumoroso. Nel caso in cui non si ricopra il ruolo di relatore o di organizzatore, è possibile eseguire azioni quali chiedere di diventare relatore o disattivare il proprio microfono. 46

53 Tasti di scelta rapida e accessibilità per WebEx Meeting Center Copia di testo dal pannello Chat Premere F6 sulla tastiera per passare dall'area del contenuto al pannello Partecipanti. Utilizzare i tasti freccia in alto e in basso per passare al partecipante appropriato. Selezionare Maiusc+F10 per aprire il menu popup su un partecipante specifico. Utilizzare i tasti freccia in alto e in basso per spostarsi tra le opzioni disponibili. Copia di testo dal pannello Chat Nel pannello Chat è disponibile un menu popup che consente di copiare il testo dall'area della cronologia della Chat. Passaggio 1 Verificare se il cursore si trova nella parte della finestra Riunione corretta, effettuando quanto segue: Premere F6 per spostarsi dall'area del contenuto all'area dei pannelli della finestra Riunione. Premere Ctrl+Tab per spostarsi tra i pannelli fino al pannello Chat. Premere il tasto Tab per spostarsi nell'area Cronologia chat. Passaggio 2 Con il cursore nell'area della cronologia della Chat, selezionare Maiusc+F10 per aprire il menu popup. Passaggio 3 Per selezionare una parte del testo, spostare il cursore con i tasti freccia e utilizzare Maiusc-[Freccia] per evidenziare il testo. In alternativa, è possibile utilizzare Ctrl+A per selezionare tutto il testo della chat. Inserimento di testo in una casella di input Passaggio 1 Spostarsi tra le domande utilizzando il tasto Tab. Passaggio 2 Spostarsi tra le risposte utilizzando i tasti freccia Su e Giù. Passaggio 3 Spostare il cursore sul testo nell'area di input e utilizzare la barra spaziatrice o il tasto Invio per poter digitare la risposta. Passaggio 4 Fare clic su Invio o Esc per terminare la modifica. 47

54 Accesso al pannello Controlli riunione durante la condivisione Tasti di scelta rapida e accessibilità per WebEx Meeting Center Accesso al pannello Controlli riunione durante la condivisione Durante la condivisione il pannello Controlli riunione è parzialmente nascosto nella parte superiore dello schermo. Passaggio 1 Immettere Ctrl+Alt+Maiusc per visualizzare il pannello Controlli riunione. Dopo che viene visualizzato il pannello, l'evidenziazione iniziale è sull'icona Partecipanti. Passaggio 2 È possibile effettuare quanto segue: Utilizzare il tasto Tab per cambiare visualizzazione Utilizzare Invio per attivare una funzione Selezionare i tasti Alt+Tab per tornare all'area di condivisione dal pannello Controlli riunione. Se si sta condividendo un file, selezionare la sfera WebEx per ritornare all'area di condivisione. Se si sta condividendo un'applicazione, selezionare l'applicazione per attivarla nuovamente. Se si sta condividendo lo schermo, selezionare l'applicazione che si desidera condividere. Passaggio 3 Per passare dal pannello Controlli riunione a un altro pannello aperto, come l'elenco dei partecipanti, premere il tasto F6. Supporto delle funzioni di lettura dello schermo Cisco WebEx supporta il software di lettura schermo JAWS per i seguenti elementi: Menu applicazione e menu a discesa Titoli di file condivisi e titoli di schede Pulsanti della pagina Quick Start, nomi dei pulsanti e descrizioni dei comandi Pulsanti della barra Pannello e Pannelli, nomi dei pulsanti e descrizioni dei comandi Pannello Annotazione e barre degli strumenti Barre degli strumenti dell'area del contenuto della riunione condivisa Pulsanti del pannello Controlli riunione, nomi dei pulsanti e descrizioni dei comandi 48

55 CAPITOLO 12 Gestione delle informazioni in WebEx personale Iscrizione per un account utente, pagina 49 Importazione ed esportazione delle informazioni di contatto, pagina 50 Visualizzazione dell'elenco di riunioni, pagina 51 Gestione di file nelle cartelle personali, pagina 52 Modifica del profilo utente, pagina 53 Modifica delle preferenze WebEx, pagina 53 Generazione dei report, pagina 54 Informazioni sui report, pagina 55 Iscrizione per un account utente Dopo aver ottenuto un account utente, è possibile utilizzare le funzioni WebEx personale sul Web. È possibile modificare il profilo utente per modificare la password e fornire informazioni personali aggiuntive, quindi specificare le preferenze del sito, come la home page e il fuso orario predefiniti. Se l'amministratore del sito ha attivato la funzione di iscrizione autonoma, è possibile registrarsi in qualsiasi momento per un account sul sito Web del servizio WebEx. Nota Se l'iscrizione autonoma non è disponibile per il sito di WebEx, contattare l'amministratore per ottenere un account. Passaggio 1 Andare al sito di WebEx. Passaggio 2 Nella barra di navigazione, selezionare Imposta > Nuovo account. Viene visualizzata la pagina di iscrizione. Passaggio 3 Fornire le informazioni richieste. Passaggio 4 Selezionare Registrati ora. 49