1 Alla scoperta. di Word

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1 1 Alla scoperta di Word Familiarizza con la nuova interfaccia Avviare Word L interfaccia di Word I nuovi strumenti di lavoro Le visualizzazioni di Word Il nuovo formato Open XML La Guida in linea di Word

2 Word 2010 Familiarizza con la nuova interfaccia Uno degli aspetti più innovativi della nuova versione di Microsoft Office 2010 è l arrivo di una nuova e rivoluzionaria interfaccia utente, che aggiunge alla Barra multifunzione già introdotta con Office 2007 la nuovissima Visualizzazione Backstage. Le applicazioni della suite, Word, Excel, PowerPoint, Access e Outlook (ma anche Project, SharePoint Designer, SharePoint Workspace, Publisher, InfoPath e OneNote), ti propongono un nuovo look, che non è soltanto una novità estetica, ma è soprattutto un nuovo modo per lavorare. Nell ultimo decennio (almeno) le applicazioni erano realizzate basandosi sul principio del WYSIWYG (What You See Is What You Get), ossia quello che vedi è quello che fai. Ora la nuova interfaccia realizzata da Microsoft e che presto farà scuola, è orientata a quello che vuoi fare è quello che vedi, ossia gli strumenti di Office 2010 si modellano alle tue esigenze proponendoti intelligentemente lo strumento giusto al momento giusto, nel contesto delle operazioni che stai realizzando. 12 Jacob Nielsen, il padre dell usabilità, ci raccontava come le scelte sulle interfacce dei prodotti di Microsoft Office 2007 abbiano portato alla luce progettazioni e approcci più orientati al compito, portando così alla lenta morte il WYSIWYG (What You See Is What You Get). Nasce così il nuovo concetto di WYGIWYS (What You Get Is What You See). Per chi è interessato a leggere l intervento di Nielsen: Inizialmente, se sei abituato a utilizzare la versione 2003 di Word (o precedente), potresti trovarti disorientato davanti al nuovo aspetto delle applicazioni, osservando in maniera interrogativa la scomparsa di menu e barre degli strumenti... Ma niente paura: dopo pochi minuti di fronte ai nuovi strumenti inizierai a lavorare più produttivo che mai! Le motivazioni del cambiamento Durante le attività di impostazione del progetto della versione di Microsoft Office 2007, il team di sviluppo di Microsoft si è trovato come nelle occasioni precedenti a pensare alle nuove funzionalità da inserire nelle applicazioni. Nuove funzionalità rispondenti sempre più ai bisogni degli utenti. In questa fase di analisi del fabbisogno gli analisti di Microsoft hanno condotto un sondaggio su di un gruppo di utenti, chiedendo loro quali nuove funzionalità avrebbero desiderato in Office Il risultato del sondaggio è stato a dir poco eclatante: l 80% delle funzionalità desiderate erano già presenti all interno delle applicazioni delle precedenti versioni di Office!

3 1: Alla scoperta di Word I comandi c erano, ma erano troppo nascosti per la maggior parte degli utenti. Con l uscita delle nuove versioni delle applicazioni di Microsoft Office i comandi, le barre degli strumenti e i menu aumentavano rendendo i programmi sì più ricchi, ma anche più articolati e complessi da utilizzare (vedi figura 1.1: l evoluzione delle voci di menu delle diverse versioni di Microsoft Word). Figura 1.1 L evoluzione del numero delle voci di menu all interno di Microsoft Word. Da qui l intuizione che ha fatto comprendere che non serviva tanto aggiungere nuovi strumenti e funzionalità, quanto renderli più accessibili e di immediato utilizzo. Gli sforzi del team si sono così concentrati verso la ricerca di nuovi modi per rendere più semplice l utilizzo dei programmi, offrendo maggiore raggiungibilità ai comandi un tempo troppo nascosti... Con Office 2010 il lavoro avviato con la versione 2007 si è ulteriormente arricchito, sostituendo il vecchio menu File o menu Office con la nuovissima Visualizzazione Backstage, dove sono state riorganizzate tutte le funzionalità di gestione del file. Avviare Word A computer acceso, per avviare Word 2010 puoi fare clic sul pulsante Start e, se non trovi già il collegamento a Word 2010 sul menu Start, scegli Tutti i programmi, quindi Microsoft Office e fai clic su Microsoft Word 2010 (vedi figura 1.2). Su Microsoft Windows XP, Windows Vista e Windows 7, se lavori frequentemente con Word 2010, lo troverai presente tra le icone corrispondenti ai programmi di uso frequente direttamente sul menu Start che appare quando fai clic sul pulsante Start. 13

4 Word 2010 Figura 1.2 L avvio di Word 2010 dal menu Start di Windows 7. Se non dovessi trovare il collegamento a Word 2010, puoi ricostruirlo seguendo le indicazioni di Windows per la creazione dei collegamenti. Un altra soluzione, su Windows XP, è fare clic sul pulsante Start e scegliere Esegui, quindi puoi digitare il comando winword e confermare OK. Se invece lavori su Windows Vista o su Windows 7 è ancora più facile: digita semplicemente la parola Word sulla casella di Ricerca immediata dopo aver fatto clic sul pulsante Start. Su Windows 7, una volta aperto il menu Start potrai osservare l eventuale presenza di una freccia sul lato destro del collegamento a Microsoft Word 2010, con la possibilità di aprire velocemente attraverso di esso i documenti utilizzati recentemente. L interfaccia di Word Una volta avviato Word 2010 devi prendere confidenza con la sua interfaccia. In particolare puoi notare la presenza della Barra multifunzione, elemento comune alle applicazioni di Office 2007 e 2010 che sarà al centro di tutte le tue attività, sostituendo le funzionalità delle vecchie barre dei menu e degli strumenti delle precedenti versioni del programma. 14

5 1: Alla scoperta di Word La finestra del programma Le componenti principali della finestra di programma di Word 2010 sono (vedi figura 1.3): il Pulsante Office Backstage, il successore del menu File delle vecchie versioni di Word, che consente l accesso alla Visualizzazione Backstage, contenente tutti i comandi per il salvataggio, l apertura, la stampa e la gestione dei documenti; la Barra multifunzione, che contiene tutte le funzionalità del programma, strutturando i comandi in Schede; la Barra di accesso rapido, che serve da scorciatoia per accedere ai comandi utilizzati più di frequente, quali il salvataggio veloce e le funzionalità per annullare o ripetere l ultima operazione eseguita; l Area del documento, una finestra entro la quale potrai lavorare sul documento. Come in ogni finestra di Windows avrai la possibilità di far scorrere il contenuto attraverso le Barre di scorrimento della finestra o potrai ingrandire, ridurre la dimensione o chiudere la finestra attraverso i pulsanti di gestione collocati in alto a destra. Inoltre hai la possibilità di cambiare la visualizzazione corrente attraverso i pulsanti per le visualizzazioni e lo Zoom collocati nella parte in basso a destra della finestra; la Barra di stato, collocata nella parte inferiore della finestra, è utile per ottenere informazioni specifiche sullo stato del documento, quale per esempio la pagina in cui ti trovi o la lingua con cui stai scrivendo e sulla quale si basa il controllo ortografico. Figura 1.3 L interfaccia di Microsoft Word

6 Word 2010 I nuovi strumenti di lavoro Ma se menu e barre degli strumenti non esistono più (e non è nemmeno possibile farli ricomparire con qualche sorta di Classic View, come accadeva con Windows XP ) che cosa li sostituirà? La Barra multifunzione L elemento principale della nuova interfaccia è la Barra multifunzione, una sorta di nastro (nelle versioni inglesi di Office è chiamato Ribbon) che raccoglie tutte le funzionalità e i comandi raggruppandoli per Schede (vedi figura 1.4). Figura 1.4 Il dettaglio della Barra multifunzione di Word In Word 2010 la Barra multifunzione è composta da sette Schede di base legate ai principali ambiti d utilizzo (Home, Inserisci, Layout di pagina, Riferimenti, Lettere, Revisione e Visualizza), a cui si aggiungono quelle legate ai contesti particolari (nel particolare raffigurato in figura 1.4 puoi notare anche la presenza della scheda Strumenti immagine). Scheda Home, contiene tutti i comandi di utilizzo più frequente all interno di un documento, quali per esempio le funzionalità per copiare o spostare il testo, i comandi per la formattazione del carattere e del paragrafo e di gestione degli stili di formattazione. Scheda Inserisci, contiene tutti gli elementi che è possibile inserire in un documento, come tabelle, immagini, diagrammi, grafici e caselle di testo a parti rapide e capolettera, collegamenti ipertestuali, intestazioni e piè di pagina. Scheda Layout di pagina, consente di impostare l aspetto dei documenti, scegliendo le opzioni relative all impostazione della pagina e ai temi di Office (tipi di carattere, combinazione di colori e così via). Scheda Riferimenti, include tutti i comandi per i riferimenti, quali per esempio le note, il sommario e gli indici, le didascalie e la gestione delle fonti. Scheda Lettere, consente di governare tutte le funzionalità collegate alla stampa unione per realizzare lettere tipo, buste ed etichette collegando il documento a origini dati di varia natura. Scheda Revisione, include il correttore ortografico e il servizio di ricerca. In questa scheda sono inoltre disponibili i comandi per l inserimento di commenti e per la revisione del documento, consentendo di visualizzare, accettare o rifiutare le tue revisioni e quelle dei colleghi. 16

7 1: Alla scoperta di Word Scheda Visualizza, consente di passare in modo rapido a una diversa visualizzazione del documento, di attivare il righello e la mappa del documento e di disporre nella finestra tutti i documenti aperti. Quando ti trovi in contesti di lavoro particolari, per esempio quando selezioni un immagine, vedrai aggiungersi una Scheda contestuale dedicata ai comandi per la gestione delle immagini. Oppure se selezioni una tabella vedrai comparire gli strumenti per la strutturazione e la formattazione delle tabelle (vedi figura 1.5). Figura 1.5 Particolari delle Schede contestuali per la gestione di immagini e tabelle sulla Barra multifunzione. Ti è quindi sufficiente selezionare l elemento su cui desideri lavorare e Word 2010 penserà al resto, facendo via via comparire le schede più appropriate, contenenti i comandi più significativi per il contesto in cui ti trovi. Dopo aver scelto una scheda della Barra multifunzione, prova a posizionare il puntatore del mouse su di essa e prova a ruotare la rotellina del mouse (se il tuo mouse ne è provvisto ), vedrai così scorrere velocemente le diverse schede, aiutandoti così nella ricerca veloce del comando che stai cercando. Visualizzazione Backstage La nuova Visualizzazione Backstage ti offre la possibilità di gestire tutte le operazioni legate ai file in un nuovo strumento dove sono state riorganizzate e ottimizzate tutte le funzionalità di apertura, salvataggio, stampa e condivisione dei documenti. Se fai clic sul Pulsante Office Backstage, collocato nella parte sinistra della Barra multifunzione, vedrai aprirsi la Visualizzazione Backstage (vedi figura 1.6), all interno della quale puoi scegliere la visualizzazione facendo clic sulla corrispondente funzione della colonna a sinistra. Oltre alle azioni classiche, rappresentate dai pulsanti Salva, Salva con nome, Apri e Chiudi, puoi scegliere tra le diverse visualizzazioni: Informazioni, è la scheda predefinita della Visualizzazione Backstage e riassume numerose informazioni utili sul documento aperto. Al centro della visualizzazione puoi osservare i dettagli sul formato del file, sulle autorizzazioni, sullo stato della condivisione del file, sulla cronologia delle versioni e dei salvataggi automatici. Sulla parte destra della visualizzazione si trovano le informazioni sulle proprietà del documento, sull ultima modifica e sull autore del file (con eventuale collegamento alle funzionalità di comunicazione istantanea offerte da Office Communicator). 17

8 Word 2010 Recente, ti permette di accedere alla cronologia degli ultimi documenti utilizzati, facilitandone così il ritrovamento e l apertura. Nuovo, ti offre la possibilità di creare un nuovo documento partendo da un documento vuoto o da un modello. La scelta dei modelli potrai effettuarla partendo sia dai modelli installati sul tuo computer sia da quelli resi disponibili attraverso il sito Web Office Online. Stampa, riassume tutte le funzionalità per la stampa del documento e per la sua Anteprima di stampa. Inoltre sono raccolte in questa visualizzazione anche tutte le funzionalità per l impostazione della pagina, che ti permettono di scegliere il formato e l orientamento della pagina, i margini e il numero di pagine da riprodurre su ciascun foglio stampato. Salva e invia, ti offre numerose modalità per condividere il documento con amici e colleghi. Troverai qui la possibilità di inviare il file tramite posta elettronica, di pubblicarlo su di un sito Microsoft SharePoint, di trasformarlo in un file PDF o XPS, o infine di pubblicare il documento sul Web, come per esempio un articolo del tuo Blog. Guida, attraverso questa visualizzazione puoi consultare la Guida il linea per ottenere supporto dal manuale elettronico di Word 2010, oppure puoi accedere alle funzionalità per aggiornare Word 2010 con gli ultimi updates. Figura 1.6 Un immagine della nuova Visualizzazione Backstage. La Visualizzazione Backstage si completa con la possibilità di gestire la configurazione delle Opzioni di Word 2010 e con il pulsante Esci, per uscire dall applicazione. 18

9 1: Alla scoperta di Word Le Raccolte Le Raccolte costituiscono il punto centrale delle applicazioni riprogettate e ti forniscono un insieme di risultati precisi tra cui scegliere durante l utilizzo di un documento, un foglio di calcolo, una presentazione o un database di Access. Presentano infatti un semplice e intuitivo insieme di risultati possibili, anziché una finestra di dialogo complessa contenente numerose opzioni. Le Raccolte semplificano il processo di creazione di un documento, offrendoti un set di soluzioni già pronte da utilizzare per realizzare documenti dall aspetto professionale oppure da sfruttare come base di partenza per poi applicare le tue personalizzazioni e arricchire il documento con il tuo tocco creativo personale. Naturalmente, così come per le schede della Barra multifunzione, anche le Raccolte sono legate al contesto delle operazioni che stai portando avanti, offrendoti sempre una scelta tra le opzioni più adatte al contesto in cui ti trovi. Quando ti trovi in presenza di una Raccolta troverai sempre una prima scelta di possibili opzioni (quelle solitamente più utilizzate), ma avrai la possibilità di scorrere la visualizzazione della raccolta con un semplice clic del mouse sulla freccetta rivolta verso il basso, oppure potrai fare clic sulla freccetta Altro, collocata immediatamente al di sotto di quella di scorrimento, per estendere la visualizzazione della raccolta (vedi figura 1.7). Figura 1.7 La visualizzazione estesa di una raccolta. 19

10 Word 2010 La Barra di accesso rapido Se il pulsante File è l ultimo ricordo dei vecchi menu, la Barra di accesso rapido è senza dubbio l ultimo residuato delle barre degli strumenti. Word 2010, così come le altre applicazioni principali di Office 2010, ti presenta all interno della Barra di accesso rapido (vedi figura 1.8) solo tre pulsanti: quello per il salvataggio veloce, quello per annullare l ultima operazione e quello per ripeterla. In realtà è anche possibile personalizzare il contenuto della Barra di accesso rapido, offrendoti la possibilità di aggiungere altri comandi per arricchire lo strumento di accesso veloce ai comandi da te più utilizzati. Figura 1.8 Particolare della Barra di accesso rapido e del Pulsante Office Backstage. L Anteprima automatica In Word 2010, così come anche nelle altre applicazioni di Office 2010, è ora presente una funzionalità di Anteprima automatica (Live Preview), che ti permette di visualizzare sullo schermo un intuitiva anteprima di quello che sarà il risultato finale della tua operazione, sia che si tratti di una modifica di formattazione sia di inserimento di una tabella o di un altro elemento. Per scoprire questa nuova funzionalità, prova a selezionare una porzione di testo e prova a scorrere il puntatore del mouse sui diversi tipi di carattere: otterrai un anteprima automatica del risultato finale senza neppur dover fare clic con il mouse. Il clic del mouse, come sempre, servirà a confermare la scelta, dopo averne apprezzato il risultato in anteprima. Le visualizzazioni di Word Word 2010 ti offre diverse modalità di visualizzazione: tutte accessibili attraverso la scheda Visualizza della Barra multifunzione (vedi particolare in figura 1.9). Figura 1.9 Particolare della scheda Visualizza della Barra multifunzione. Le visualizzazioni sono diversi modi per rappresentare il documento sullo schermo (non agiscono sul documento stampato) e si adattano alle diverse esigenze la- 20

11 1: Alla scoperta di Word vorative, quindi, a seconda del tipo di documento su cui ti troverai a lavorare, potrai scegliere la visualizzazione più adatta. In alternativa alla scheda Visualizza della Barra multifunzione, puoi cambiare rapidamente visualizzazione del documento attraverso i pulsanti per la selezione delle visualizzazioni collocati in basso a destra. Layout di stampa La visualizzazione Layout di stampa è la visualizzazione predefinita di Word 2010 ed è pensata per mostrare a video il documento in forte somiglianza al documento che andrai a stampare. È naturalmente pensata per lavorare su documenti destinati alla stampa e questa sua precisa rappresentazione richiede risorse al tuo computer. Lettura a schermo intero La visualizzazione Lettura a schermo intero è una delle visualizzazioni potenziate in Word 2010 (vedi figura 1.10). Figura 1.10 La visualizzazione Lettura a schermo intero. Questa modalità di lavoro sfrutta la tecnologia ClearType, che trasforma i caratteri a video e la loro spaziatura per rendere più leggibili i testi. Questa caratteristica si apprezza particolarmente quando si lavora su monitor a cristalli liquidi (LCD). Ti consiglio di utilizzare questa modalità di visualizzazione quando ti troverai a revisionare documenti scritti da altri e quando leggerai documentazione o manuali (e-book) sullo schermo. 21

12 Word 2010 La visualizzazione Lettura a schermo intero mostrerà a video un documento re-impaginato, senza rispettare la strutturazione per pagine del documento in stampa, ma rappresentando il testo e le eventuali immagini a Schermate, ossia a pagine video. Fai attenzione se noterai qualche differenza tra quanto vedrai sul monitor e quello che ti aspetti di stampare... questa visualizzazione non è pensata per documenti che devono essere stampati! Dalla visualizzazione Lettura a schermo intero puoi anche utilizzare diversi strumenti, che in parte sono scorciatoie ai normali comandi di Word 2010 e in parte sono funzionalità legate a questo particolare contesto di lavoro. Se fai clic sul pulsante Opzioni di visualizzazione hai a disposizione un ricco menu di funzioni per: personalizzare la visualizzazione del documento; modificare la dimensione del carattere a video; consentire la digitazione e quindi la modifica del testo; attivare le funzionalità per la revisione del documento. Nella parte in alto a sinistra della finestra hai invece a disposizione una serie di comandi per la gestione del documento a partire dal salvataggio, alla stampa e alle funzionalità per commentarlo. Layout Web La visualizzazione Layout Web è studiata per chi utilizza le funzionalità di Word 2010 per creare o modificare pagine Web. In particolare ti offre a video una rappresentazione molto simile a quella che verrà utilizzata dal Browser (per esempio Microsoft Internet Explorer) per rappresentare il contenuto del sito che ospiterà la pagina. Questa visualizzazione è quella ottimale se stai lavorando con un documento contenente collegamenti ipertestuali e altri componenti tipici delle pagine Web. Struttura La visualizzazione Struttura è pensata per chi lavora con documenti voluminosi e strutturati, come per esempio un manuale o una tesi di laurea. La strutturazione in capitoli e paragrafi, utilizzando gli opportuni Stili di formattazione, è enfatizzata da una rappresentazione gerarchica del documento. Questa struttura permette di comprimere o espandere la visualizzazione di interi capitoli, facendoti visualizzare soltanto la porzione di documento su cui stai lavorando. Inoltre quando lavori su questa visualizzazione hai a disposizione la scheda Struttura della Barra multifunzione, attraverso la quale gestire questa particolare modalità di lavoro (vedi figura 1.11). Per uscire dalla visualizzazione Struttura puoi scegliere di passare a un altra visualizzazione oppure puoi fare clic sul pulsante Chiudi sulla scheda Struttura della Barra multifunzione. 22

13 1: Alla scoperta di Word Figura 1.11 La visualizzazione Struttura e la scheda Struttura della Barra multifunzione. Non ti consiglio di lavorare sulla visualizzazione Struttura se stai rifinendo il documento in vista della stampa... per fare questo passa alla visualizzazione Layout di stampa! Bozza La visualizzazione Bozza, erede della vecchia visualizzazione Normale delle precedenti versioni di Word, è studiata per lavorare su documenti di medio-grandi dimensioni in fasi di lavoro ancora non definitive, quando cioè non sei ancora pronto per la stampa o per la consegna del tuo lavoro. Questa modalità di lavoro sacrifica, a favore della velocità e fluidità di scorrimento del documento, l elevata precisione di visualizzazione del documento. Lo Zoom Puoi trovare il comando Zoom sia attraverso la scheda Visualizza della Barra multifunzione sia direttamente sulla parte in basso a destra dello schermo. Il valore espresso in percentuale è la rappresentazione in scala del documento sullo schermo, quindi se scegli 100% significa che visualizzerai un documento in scala 1:1, esattamente come potrai immaginare di vederlo stampato nella realtà. Fai però attenzione, perché la modifica dello Zoom, come per gli altri comandi sulla scheda Visualizza della Barra multifunzione, non varia la dimensione dei caratteri in stampa. Se provi a scorrere il cursore dello strumento Zoom sulla parte in bas- 23

14 Word 2010 so a destra dello schermo e imposti il valore 150%, noterai il testo del tuo documento ingrandirsi sullo schermo: questo non avrà però conseguenze sulla stampa. Attraverso la scheda Visualizza della Barra multifunzione, scegliendo il comando Zoom, puoi accedere alla finestra Zoom (vedi figura 1.12). Qui troverai la possibilità di impostare diversi valori di Zoom, anche personalizzati. È particolarmente comoda l impostazione Larghezza, che aiuta a visualizzare l intera larghezza del documento: come se usassi la macchina da scrivere... se ti ricordi come è fatta. Figura 1.12 La finestra Zoom per personalizzare l ingrandimento del documento in visualizzazione. Riquadro di spostamento Se stai lavorando su di un documento strutturato in capitoli e paragrafi, come per esempio un report o una tesi di laurea, e stai utilizzando gli stili di formattazione per i titoli dei capitoli e dei paragrafi, allora il Riquadro di spostamento è una delle più comode novità di Word 2010! Puoi attivarlo attraverso la scheda Visualizza della Barra multifunzione, facendo così comparire sulla sinistra del documento un comodo strumento per navigare la struttura del documento (vedi figura 1.13). Figura 1.13 Particolare del Riquadro di spostamento. 24

15 1: Alla scoperta di Word Il nuovo formato Open XML Una delle novità di Office 2010, e di conseguenza di Word 2010, è l arrivo di un nuovo formato di salvataggio per i file, evoluzione di quanto già introdotto con Office La nuova versione del formato aggiunge a quanto già introdotto da Word 2007 la possibilità di aprire simultaneamente il file su più computer, offrendo l opportunità di modificare contemporaneamente il medesimo file (multiediting). Il nuovo formato è aperto (Open Standard), uscendo dalle logiche di formato proprietario che contraddistinguevano in passato il formato di salvataggio delle applicazioni di Microsoft, garantendo così la possibilità di interagire (creazione, lettura e modifica) anche attraverso applicazioni personalizzate e non solo Microsoft. Quindi addio ai vecchi file.doc,.xls e.ppt e benvenuto ai nuovi formati.docx,.xlsx e.pptx. Il nuovo formato per i file consiste in un formato Open XML (Extensible Markup Language) compresso. Oltre al vantaggio di essere facilmente interoperabile da altre applicazioni e dagli sviluppatori, otterrai così il vantaggio immediato di avere archivi meno ingombranti una volta salvati sul tuo computer. Se sei curioso di esplorare il nuovo formato dei file di Office 2010, prova a salvare un file da Word sul tuo computer, quindi (verificando di aver attivato le opzioni di Windows per visualizzare le estensioni dei file) prova a rinominarlo come file.zip. Per esempio rinomina il file da Lettera.docx a Lettera.zip e conferma la scelta della modifica di associazione (il file ora non verrà più aperto da Word 2010 ma sarà associato allo strumento Cartelle compresse di Windows o a un altro strumento di compressione per il file presente sul tuo PC). Apri il file zippato ed esplorane il contenuto: noterai che tutti i dati e le formattazioni sono ora file leggibili (documenti XML ed eventuali immagini) e modificabili (sapendo dove mettere le mani ). Per maggiori informazioni sul nuovo formato aperto per i file di Office 2010 consulta il sito: Gestire la compatibilità tra le diverse versioni di Office Periodicamente, in occasione dell uscita di una nuova versione di Microsoft Office, ci si trova di fronte alla problematica dei nuovi formati di file. Si tratta probabilmente di una conseguenza inevitabile, pensando all inserimento di nuove funzionalità all interno delle applicazioni e alla necessità di prevedere formati di file in grado di memorizzarne le caratteristiche. Il problema che emerge non è però di poco conto: gestire la transizione in azienda, dove spesso si dispone di un parco eterogeneo di versioni installate di Offi- 25

16 Word 2010 ce, e più in generale gestire l impossibilità da parte delle versioni precedenti di aprire i nuovi formati dei file. Una strada sempre possibile è quella di scegliere di salvare il lavoro con il precedente formato del file (per esempio anziché utilizzare il nuovo formato.docx decidere di utilizzare il vecchio formato.doc), ma così si perderanno molti dei benefici legati alle nuove versioni... La strada migliore è quella di installare sui computer con le vecchie versioni di Office i filtri necessari per la conversione dei file, garantendo così la corretta apertura dei file di Office 2010 anche dalle precedenti versioni delle applicazioni. Questi filtri di conversione sono naturalmente gratuiti e disponibili sul sito Web di Microsoft. Per semplificare agli utenti questo tipo di attività, quando cerchi di aprire un nuovo file di Office 2010 da una versione precedente delle applicazioni (per esempio quando cerchi di aprire un file.docx con Word 2003), sarà lo stesso programma a segnalarti che per aprire correttamente il documento servirà scaricare lo strumento per la conversione dei file (vedi figura 1.14). Rammenta che questo comportamento avviene così come descritto se il tuo Office 2003 è correttamente aggiornato attraverso il sito Office Updates. Figura 1.14 La finestra di richiesta per l installazione dei filtri di conversione durante l apertura di un file.docx da Word Nei contesti lavorativi aziendali, dove spesso non tutti gli utenti hanno libero acceso a Internet o possono installare componenti sui propri PC, è possibile utilizzare gli abituali strumenti per la distribuzione del software, quali per esempio WSUS (Windows Software Updates Server). I formati dei file di Word 2010 Sulla tabella trovi sintetizzati tutti i nuovi formati per i file di Word Estensione Descrizione.DOCX Normali file di Word DOCM.DOTX.DOTM File di Word 2010 (.DOCX) contenente macro. File di Modello di documento. File di Modello di documento (.DOTX) contenente macro. 26

17 1: Alla scoperta di Word La Guida in linea di Word Uno dei costanti tentativi di Microsoft, versione dopo versione, è quello di migliorare la Guida in linea di Word e degli altri applicativi di Microsoft Office System. Dalla versione 95 è stato introdotto il sistema di ricerca naturale, che facilita il reperimento delle informazioni all interno del manuale elettronico del programma. Con Office 97 è nato l Assistente di Office, un simpatico (anche se a volte un po invasivo) aiutante a cui rivolgere i tuoi quesiti. L Assistente di Office era talmente utile che a partire da Office è stato rimosso. La struttura della Guida di Word 2010 (vedi figura 1.15) è ipertestuale, ti capiterà quindi di trovare di tanto in tanto un collegamento che ti farà raggiungere approfondimenti o argomenti collegati. Figura 1.15 La Guida in linea di Word Una delle caratteristiche della Guida è la capacità di fornire approfondimenti anche su Internet, sul sito dove troverai utili suggerimenti ed esempi relativi al contesto della tua ricerca di aiuto. La Guida è studiata per rilevare automaticamente se è disponibile una connessione a Internet e ti permette quindi di estendere la tua consultazione agli argomenti pubblicati sul sito Web, oppure ai soli materiali presenti sul tuo PC in assenza della connettività. Nelle aziende è possibile anche personalizzare i contenuti della Guida per fornire indicazioni ancora più pratiche, quali le istruzioni per ottenere il supporto dall Help Desk aziendale. 27

18 Word 2010 Cercare sulla Guida in linea Per fare apparire la finestra della Guida di Word fai clic sul pulsante? (in alto a destra sulla finestra) e scegli l argomento di tuo interesse dal sommario iniziale, oppure digita in linguaggio naturale la tua domanda nell apposita casella di ricerca. Prova per esempio a digitare la domanda «come salvo un file?». La Guida in linea ti mostrerà i risultati della sua ricerca in un apposita pagina dei risultati (vedi figura 1.16). Questi sono tutti collegamenti ipertestuali ad altrettante pagine della Guida di Word 2010 ed eventualmente anche al sito Office Online se sei connesso a Internet. Figura 1.16 La finestra dei risultati della ricerca sulla Guida in linea. Attivazione del prodotto Word 2010 e più in generale Microsoft Office, dopo l acquisto deve essere Attivato. Questa semplice attività può essere effettuata attraverso Internet, compilando un breve questionario, o telefonicamente. Dopo l installazione puoi avviare Word 2010 senza averlo attivato per un numero limitato di volte, dopo di che il programma bloccherà alcune delle funzionalità principali del prodotto. L attivazione dei prodotti è importante anche per poter accedere agli aggiornamenti e ai service packs che ti garantiscono di utilizzare un prodotto con il minor numero di errori (bugs) e con maggiore sicurezza. 28

19 1: Alla scoperta di Word Microsoft Office sul Web Come accennato, Microsoft ha realizzato un ricco sito Web dedicato a Office Il sito è pieno di risorse gratuite, anche in lingua italiana, che possono aiutarti nella costruzione dei documenti con Word Sul sito sono anche presenti modelli e raccolte di immagini (ClipArt) supplementari a quelle installate con Office Per accedere al sito Microsoft Office Online (vedi figura 1.17) puoi sfruttare le numerose funzionalità integrate ai programmi di Office 2010, oppure puoi utilizzare Internet Explorer all indirizzo Figura 1.17 Il sito Web Microsoft Office Online. 29