Presiede il Coordinatore Svolge funzione di Segretario verbalizzante il Dott. Gabriele Panella

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1 In videoconferenza - a Varese presso la sala riunioni corpo rotondo in Via Ravasi 2, a Como presso la sala riunioni del Prorettorato al V piano di Via Valleggio 11 - si è riunito alle ore del 9 ottobre 2002 il Comitato Tecnico Scientifico del Sistema Bibliotecario di Ateneo. Presiede il Coordinatore Svolge funzione di Segretario verbalizzante il Dott. Gabriele Panella Sono Presenti (P), Assenti (A), Giustificati (G): Prof. Alberto Sdralevich (P) Prof. Giancarlo Bertocco (P) Prof. Giorgio Binelli (P) Prof. Carlo Dell Orbo (P) Prof. Giovanni Palmisano (P) Prof. Maria Paola Viviani Schlein (P) Dott. Marta Ferrari (P) Dott. Alessandra Bezzi (P) Dott. Susanna Mornati (P) Dott. Gabriele Panella (P) ORDINE DEL GIORNO 1) Comunicazioni 2) Provvedimenti per il personale 3) Verifica delle previsioni di spesa ) Deliberazioni in merito al 10% del finanziamento non ancora distribuito alle biblioteche 5) Rinnovo contratti banche dati e ratifica impegni pluriennali 6) Proposta di bozza di regolamento per i servizi delle biblioteche 7) Proposta di bozza di convenzione con le Università di Milano Bicocca e Ospedale di Circolo di Varese 8) Esigenze servizi per nuova offerta didattica dell'insubria AA 2002/2003 9) Autorizzazioni alla spesa e variazioni di bilancio 10) Varie ed eventuali

2 1. Comunicazioni 1.1 Il giorno 8 ottobre è stato ufficialmente inaugurato lo spazio dedicato all uso prevalente di docenti e ricercatori nella sala 3 della biblioteca di Scienze di Como. 1.2 Il 5 ottobre si è concluso il trial di trenta giorni per BIOSIS su piattaforma SilverPlatter per gli utenti della componente di Biologia della biblioteca Biomedica. 1.3 Su richiesta del Comitato Tecnico Scientifico di Medicina, è stata realizzata l attivazione dell'accesso, a titolo gratuito, alla banca dati Sanitaria Farmaceutica GioFil, e al servizio di fornitura di articoli di riviste della Biblioteca dell Area di Ricerca del CNR di Bologna in regime di reciprocità. 1.4 Progetto Tatoo Sono state installate le memorie aggiuntive necessarie alla configurazione dei terminali. E' in corso di ultimazione la configurazione a distanza del software aggiuntivo per i collegamenti ad Internet, affidata al SIC come da accordi del 24 gennaio u.s. 2. Provvedimenti per il personale 2.1 Si è richiesta al Consiglio di Amministrazione l autorizzazione per la copertura temporanea del posto D1 Elaborazione Dati per la sede di Como del SiBA tramite una collaborazione coordinata continuativa per supplire le necessità di assistenza delle biblioteche per il periodo vacante. Per la sede di Varese si è ancora in attesa dell'espletamento del concorso riservato che si spera possa essere ultimato entro novembre. 2.2 Nella seconda metà di novembre si espleteranno le procedure concorsuali per il personale C1 area biblioteche per la copertura dei posti in organico attualmente vacanti e suppliti da collaborazioni coordinate e continuative. 2.3 Il 14 ottobre p.v. è stata fissata una riunione dello staff SiBA nel cui ordine del giorno sono previsti, fra l altro, la prima valutazione dell attività svolta dal personale della cooperativa Eurocoop e sull impatto dei nuovi orari sull utenza. 2.4 Dal prossimo novembre la Signora Pina Teora presterà servizio presso la Biblioteca di Economia e in sua sostituzione presso la sede del SiBA di Varese prenderà servizio la Signora Sara Visconti. 3. Verifica delle previsioni di spesa 2002

3 3.1 Vengono ripresentate ai membri del Comitato le tabelle con la previsione di spesa per il 2002 del SiBA e delle Biblioteche (Allegato n. 1), predisposta lo scorso marzo e aggiornata al 9 ottobre con l'indicazione di quanto già impegnato dalle strutture a questa data. Sono state distinte in due colonne le previsioni di spesa formulate ad inizio anno e quelle, aggiornate ad ottobre, allineate all'effettiva capacità di spesa sulle voci di acquisto monografie, attrezzature e spese generali. Dall esame della tabella risulta che il SiBA ha utilizzato completamente l avanzo dell anno 2001 e prevede di esaurire completamente anche la dotazione Le biblioteche di Medicina, Biologia, Economia hanno utilizzato completamente l avanzo 2001 (che in gran parte era costituito dai fondi accantonati per il rinnovo degli abbonamenti alle riviste che non era stato possibile effettuare nell anno di pertinenza) e formulato previsioni di spesa tali da raggiungere (Biologia ed Economia) o superare (Medicina) la quota di dotazione assegnata in aprile. La biblioteca di Giurisprudenza presenta ancora un rilevante avanzo 2001, oltre all'avanzo dell'intera quota di dotazione Come richiesto nell'ultima riunione del Comitato, la Prof. Viviani presenta due piani di impiego dei fondi (Allegati n. 2 e 3), pari a circa per il recupero catalografico del pregresso, e per l'acquisto di scaffalature di tipo "compactus" per la nuova sede di Via Oriani. Entrambe le spese sono previste per il 2003, ed esauriscono i fondi disponibili. Sono inoltre previsti nuovi abbonamenti a riviste, che aumenteranno la spesa corrente. La biblioteca di Scienze di Como, superando le difficoltà dello scorso anno, ha raggiunto una capacità di spesa pari alla propria dotazione, impiegando completamente il cospicuo avanzo 2001 e metà circa della quota Il Prof. Palmisano presenta un piano di impiego dei fondi (Allegato n. 4), pari a circa per l'integrazione del patrimonio bibliografico nella Sala 3 di recente apertura e le necessità del nuovo corso di laurea in Scienze dei beni e delle attività culturali. Altri verranno impiegati per l'integrazione degli arredi nella medesima sala, esaurendo così integralmente i fondi disponibili. Il piano verrà realizzato entro la fine dell'anno corrente, compatibilmente con i vincoli contabili relativi agli impegni. In conclusione, il Comitato prende atto che tutte le biblioteche hanno speso interamente i fondi assegnati per il 2002; prende pure atto che gli avanzi ancora disponibili per due di esse (Scienze di Como e Giurisprudenza) saranno utilizzati nel corso del 2003 per far fronte a necessità straordinarie. 4. Deliberazioni in merito al 10% del finanziamento non ancora distribuito alle biblioteche 4.1 Sulla base dell andamento dei bilanci delle biblioteche, come deliberato nella riunione dello scorso 17 aprile, viene proposto di ripartire una quota della riserva del 10% accantonato ( ) in maniera proporzionale al loro fabbisogno fra le biblioteche che presentano necessità di spesa superiori alla quota di dotazione precedentemente assegnata. In base alle osservazioni scaturite durante la discussione di cui al punto precedente, il Comitato all'unanimità decide di assegnare a Medicina, a Biologia, a Economia, e di destinare i restanti al SiBA per la copertura dei costi di gestione 2003 del nuovo sistema di automazione delle Biblioteche ed altri costi comuni alle Biblioteche. 4.2 Si illustra brevemente la situazione finanziaria complessiva del Sistema Bibliotecario per il 2002 (ultimo foglio dell'allegato 1), rilevando che occorre fare una previsione delle necessità per il 2003.

4 Si decide di portare questo punto in discussione nella prossima riunione del Comitato. Si chiede alle Commissioni delle singole Biblioteche di far pervenire al più presto la segnalazione delle loro esigenze e stime del fabbisogno. 5. Rinnovo contratti banche dati e ratifica impegni pluriennali 5.1 Il Comitato ratifica il rinnovo per il periodo dicembre 2002 novembre 2003 alla banca dati GeoRef acquisita tramite CILEA per un importo di 2793 che graverà sulla dotazione di Scienze Como. La scelta di un nuovo fornitore permette di operare un risparmio di circa Si discutono brevemente altre necessità segnalate dal Comitato di Biologia. Per quanto riguarda l'accesso alle riviste dell'ieee, si rileva che è possibile utilizzare il contratto stipulato dal Politecnico, e si propone di fornire da Como gli articoli necessari agli informatici di Varese. Un periodo di osservazione dell'entità delle richieste può consentire di emettere un giudizio più motivato rispetto all'opportunità di impiego della somma necessaria per l'attivazione degli abbonamenti. A proposito delle riviste edite da Wiley, si attende ancora la chiusura della trattativa con l'editore avviata dal CILEA. Per quanto riguarda una valutazione dei pacchetti collegati a BioMedNet, si suggerisce di inoltrare una prima richiesta di preventivo al fornitore abituale delle riviste delle Biblioteca Biomedica. 6. Proposta di bozza di regolamento per i servizi delle biblioteche 6.1 Il Comitato dopo ampio ed articolato dibattito, durante il quale vengono esaminate le osservazioni pervenute dal Comitato Tecnico Scientifico di Biologia e dal Coordinatore nonché tutti gli elementi contenuti nella proposta di regolamento, con particolare attenzione ai punti con maggiore portato di novità ed alle maggiori possibilità di controllo e distinzione nell articolazione dei servizi grazie al nuovo sistema di automazione, approva la nuova proposta di regolamento con alcune correzioni (Allegato n. 5). 7. Proposta di bozza di convenzione con le Università di Milano Bicocca e Ospedale di Circolo di Varese 7.1 Il Direttore, secondo il mandato ricevuto dal Comitato, ha provveduto a trasmettere al Direttore del Sistema Bibliotecario dell Università di Milano Bicocca per osservazioni la bozza di convenzione approvata nella riunione dello scorso 18 settembre. La Commissione Biblioteche dell Università di Milano Bicocca ha espresso parere positivo sulla proposta richiedendo due modifiche al testo relative alla precisazione, da inserire nell'art. 6) Richiesta e fornitura documenti, che il servizio e' rivolto esclusivamente a docenti, ricercatori e personale tecnico e non è esteso agli studenti e l'eliminazione dell' art 7) Servizio Interbibliotecario perché tale funzione riguarda la carta dei servizi di ciascuna università, e non è ipotizzabile che un sistema bibliotecario eroghi i servizi di ILL/DD per utenti dell'altra università. Il testo integrato (Allegato n. 6) con queste osservazioni è stato trasmesso ai membri del Comitato i quali lo approvano.

5 7.2 Il Prof. Binelli comunica che il Comitato tecnico Scientifico di Biologia ha preso visione della bozza di convenzione Insubria-Ospedale di Circolo di Varese e si riserva di esprimere un parere in merito una volta chiarito in una discussione congiunta fra i membri dei due Comitati gli aspetti relativi alla valutazione dell'impatto strutturale e organizzativo che tale operazione avrà sulla vita dell'attuale biblioteca e chiarimenti in merito alle modalità di impiego della somma forfettaria che l'ospedale erogherebbe su base annua a favore della Biblioteca di Medicina attualmente ospitata dalla Biblioteca di Scienze. Il Prof. Dell Orbo rappresentante del Comitato di Medicina accoglie la richiesta ricordando come già in passato ci sia stata particolare attenzione nell impiego dei fondi agli interessi complessivi della Biblioteca Biomedica. 8. Esigenze servizi per nuova offerta didattica dell'insubria AA 2002/ Il prof. Binelli rappresentante della componente di Biologia della Biblioteca Biomedica illustra ai presenti una breve relazione (Allegato n. 7) sulla attuale situazione della Facoltà di Scienze di Varese sottolineando come la creazione e consolidamento delle offerte formative relative a Informatica e Scienze della Comunicazione e quindi l aumentato fabbisogno di risorse e spazi per gli utenti necessitino di soluzioni a breve termine. Nel corso della discussione che si apre sulla relazione della Commissione di Biologia si rileva come il problema delle nuove utenze sia ben presente al Comitato, e sia già stato portato all attenzione degli organi di governo dell Ateneo dal Coordinatore. Occorre verificare se nel medio periodo la ristrutturazione delle Aule Seppilli possa essere una soluzione adeguata sia per l ampliamento degli spazi e la crescita della biblioteca Biomedica sia per le esigenze di Scienze della Comunicazione e Informatica. A più breve termine potrebbe essere ipotizzata come soluzione tampone l utilizzo da parte di Scienze della Comunicazione e Informatica della Biblioteca di Economia nel nuovo prefabbricato a Bizzozero, ampliando opportunamente lo spazio attualmente previsto. Si sottolinea come, in ogni caso, debba essere mantenuta la linea seguita finora dal SiBA, che ha puntato sulla coesione fra le strutture e sulla limitazione nel numero di biblioteche. Questa politica ha permesso economie di scala, razionalizzazione nell uso delle risorse umane e finanziarie, ampliamento e miglioramento qualitativo dei servizi offerti all utenza assolutamente impensabili in condizioni di frantumazione e parcellizzazione di sedi e conseguenti risorse. 8.2 Dopo breve discussione riguardo alla richiesta presentata nella scorsa riunione dal Comitato Tecnico Scientifico di Biologia di acquistare 2 personal computer ed una stampante laser da destinare alla sede di Busto Arsizio presso i locali dell ufficio di segreteria da cui emergono elementi di dubbio riguardo alla reale efficacia di distribuire attrezzature in sedi presso cui non siano previsti spazi e risorse di personale adeguati per il corretto utilizzo e dove risulta essere presente una sala informatica con 25 postazioni, il Comitato ritiene opportuno che il SiBA effettui un sopralluogo nella sede in maniera da acquisire informazioni esaustive prima di prendere una decisione definitiva in merito. 9. Autorizzazioni alla spesa e variazioni di bilancio

6 9.1 Il Segretario Amministrativo illustra brevemente le variazioni di bilancio (Allegato n. 8). Il Comitato approva unanime. 9.2 Situazione patrimoniale: si è giunti ad un accordo con l Amministrazione riguardo all inventariazione di attrezzature ed arredi acquistati con i fondi di dotazione delle biblioteche del SiBA. Per una maggiore efficienza nella gestione e nell organizzazione delle attività istituzionali del SiBA si ritiene opportuno razionalizzare l impiego delle attrezzature. Con l introduzione del nuovo software di gestione delle biblioteche ALEPH si rende necessario un intervento centralizzato da parte del SiBA. Per questo motivo le attrezzature e le risorse disponibili nelle varie biblioteche verranno utilizzate e coordinate dal SiBA: sono stati individuati degli spazi nelle sedi di Varese e Como dove il SiBA raccoglierà e gestirà in autonomia le attrezzature delle singole biblioteche provvedendo alla loro distribuzione, anche momentanea, secondo le esigenze. Il SiBA pertanto provvederà all inventario di tali beni sulla base dei buoni di carico anche se i beni sono stati acquisiti su fondi delle singole biblioteche. Il Comitato approva unanime. 10. Varie ed eventuali 10.1 In data 8 ottobre 2002 è pervenuta al SiBA da parte dell Amministrazione centrale richiesta di parere del Comitato Tecnico Scientifico in merito alla proposta di convenzione con EAEME (Allegato n. 9) che prevede la realizzazione di archivi elettronici nel settore ambientale presso l Università. Il Comitato approva unanime. La prossima riunione del CTS viene fissata per martedì 5 novembre p.v. alle ore in videoconferenza. Alle ore 18.30, non essendovi altro da discutere, il Coordinatore ringrazia i presenti e dichiara chiusa la seduta. IL COORDINATORE (prof. Alberto Sdralevich) IL DIRETTORE (Dott.ssa Alessandra Bezzi) IL SEGRETARIO VERBALIZZANTE (dott. Gabriele Panella)